MQA-01(PA)_09April2018_Version1.

INFORMATION ON AREA 6: PROGRAMME MANAGEMENT

6.1 Programme Management

6.1.1 a) Describe the management structure and functions, and the main
decision-making components of the department, as well as the
relationships between them. How are these relationships made
known to all parties involved?

Fakulti diketuai oleh seorang Dekan yang berperanan sebagai peneraju

utama fakulti pengajian ini. Dekan dibantu oleh Ketua Sekolah Pengajian
dan Ketua Program yang bertanggungjawab menguruskan bahagian hal
ehwal pelajar di peringkat fakulti.

Pengurusan akademik juga dibantu oleh beberapa unit yang diletakkan di

bawah pengawasan Ketua Sekolah Pengajian. Di antara unit-unit tersebut
adalah:
(i) Unit Hal Ehwal Pelajar
(ii) UnitGraduasi dan Alumni
(iii) Unit Latihan Industri
(iv) Unit Peperiksaan
(v) Unit Pendaftaran
(vi) Unit Jadual Waktu
(vii) Unit Pemasaran
(viii) Unit Kualiti dan Pembangunan Akademik
(viiii) Unit Bengkel dan Operasi
(x) Unit TVET

Gabungan di antara Dekan, Ketua Sekolah Pengajiandan Ketua Program

akan bertindak untuk melancarkan operasi fakulti serta merangka
penambahbaikan yang perlu.

Struktur dan fungsi pengurusan ini dimaklumkan melalui Carta Organisasi

1
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

yang akan diedarkan secara online melalui emel dan aplikasi whatsapp
serta ditampal pada papan kenyataan. Carta organisasi ini turut
dihebahkan dan dimaklumkan melalui mesyuarat-mesyuarat jabatan yang
kerapkali diadakan.

Sila rujuk Lampiran 20 : Carta Organisasi Sekolah Pengajian

b) Indicate the type and frequency of department meetings.

Perjumpaan peringkat sekolah pengajian diadakan sebulan sekali

mengikut keperluan, manakala mesyuarat pengurusan tertinggi fakulti
diadakan 2 kali pada setiap semester.

6.1.2 Describe the policies and procedures that ensure accurate, relevant
and timely information about the programme which are easily and
publicly accessible, especially to prospective students.

Untuk memastikan maklumat berkenaan program dihebahkan kepada

masyarakat umum, pihak kolej telah menyediakan / mengadakan:
i. Brosur berkenaan program pengajian
ii. Laman web PPT yang memberi informasi terkini
iii. Iklan
iv. Pameran pemasaran

6.1.3 a) Describe the policies, procedures and mechanisms for regular

review and updating of the department’s structures, functions,
strategies and core activities to ensure continuous quality
improvement. Identify person(s) responsible for continuous quality
improvement within the department.

Struktur organisasi di dalam sebuah fakulti adalah terdiri daripada Dekan,

dibantu oleh Ketua Sekolah Pengajian dan Ketua Program; bagi memastikan
pelaksanaan aktiviti teras berjalan dengan lancar.

2
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

Aktiviti teras ini telah dikelompokkan kepada beberapa unit seperti

berikut:jadual waktu, pendaftaran, peperiksaan, graduasi dan alumni, kualiti
dan pembangunan akademik, latihan industri, TVET, makmal, bengkel dan
operasi, pemasaran dan hal ehwal pelajar.Setiap unit mempunyai set SOP
yang tersendiri dan terdapat PIC yang telah ditetapkan bagi setiap unit untuk
membuat semakan secara berkala bagi tujuan penambahbaikan berterusan.

Mesyuarat kajian semula SOP boleh dibuat oleh PIC, dengan kehadiran
Dekan dan Ketua Sekolah Pengajian, jika perlu. (Biasanya pada akhir
semester). Sebarang perubahan yang dibuat hendaklah dimaklumkan
kepada Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa).

Lampiran 21 : Carta Fungsi Sekolah Pengajian

Kakitangan yang terlibat di dalam proses penambahbaikan di dalam

fakulti:

Unit Skop Tugas Pegawai yang

bertanggungjawab
(PIC)
Jadual  Jadual Induk 
 Senarai Induk Pensyarah
Peperiksaan  Moderasi dan pemilihan 
(vetting) kertas soalan
peperiksaan akhir
 Analisa keputusan
peperiksaan akhir
Kualiti  Audit dalaman peringkat 
fakulti
 Mengemaskini/ penyimpanan
fail-fail ISO
Praktikum  Penempatan Praktikum 
 Pemilihan supervisor/ penyelia
 Mengadakan bengkel kepada
pelajar

3
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

 Mengadakan sesi
pembentangan laporan
Alumni  Menyediakan senarai graduan 
 Mengemaskini maklumat
alumni
Hal ehwal  Memantau aktiviti mentor-
pelajar mentee
 Menganjurkan aktiviti pelajar
 Memantau program Islamik
dan moral

b) Highlight the improvements resulting from these policies,

procedures and mechanisms.

Dengan mempunyai satu set SOP bagi setiap unit dapat memastikan
mekanisma rutin bagi setiap unit dapat dilaksanakan secara berkesan
walaupun berlaku perubahan PIC. Semakan SOP yang dibuat secara
berkala di antara PIC bersama dengan Dekan dan Ketua Sekolah Pengajian
adalah merupakan tindakan pembetulan dan pencegahan terhadap sebarang
isu yang mungkin timbul dalam jabatan. Ianya juga adalah untuk memastikan
peningkatan kualiti secara berterusan bagi keseluruhan jabatan.

6.1.4 Show evidence (such as terms of reference, minutes of meeting) that

the academic board of the department is an effective decision-making
body with adequate autonomy.

Pengurusan utama diperingkat fakulti terdiri daripada Dekan, Ketua Sekolah

Pengajian, Ketua Program dan Ketua-ketua Unit.

Arahan diperolehi secara terus daripada Dekan kepada Ketua Sekolah

Pengajian. Unit-unit diletakkan di bawah pengawasan dekan dan Ketua-
ketua Unit mempunyai kuasa penuh di dalam urusan yang berkaitan dengan
unit masing-masing selagi tidak bertentangan dengan undang-undang dan
peraturan fakulti dan kolej universiti.
4
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

Ketua Sekolah Pengajian mempunyai kuasa autonomi di dalam urusan

menyelaras penawaran kursus yang bersesuaian dan mengenalpasti
pensyarah yang berkelayakan untuk mengajar kursus yang ditawarkan dan
juga membantu dekan di dalam urusan-urusan berkaitan unit-unit selagi tidak
bertentangan dengan undang-undang dan peraturan fakulti dan kolej
universiti.

Melalui hasil usaha semua pihak yang terlibat, kesemua cadangan dan
keputusan dapat diselaraskan. Pendekatan sebegini akan memastikan
barisan pengurusan utama dapat menjadi satu badan pembuat keputusan
yang efektif dan efisien.

Rujuk Lampiran 22 : Tugas Dekan, Ketua Sekolah Pengajian dan

Ketua Program Pengajian

6.1.5 Describe the arrangements agreed upon by the HEP and its different
campuses or partner institutions - for example, collaborative
programmes, joint awards, collaborative research, student exchange
arrangements - to assure functional integration and comparability of
educational quality.

Tidak berkaitan

6.1.6 Show evidence of internal and external consultations, and market needs
and graduate employability analyses.

Terdapat pakar-pakar yang dilantik terdiri daripada pakar akademik dan

pakar daripada industri untuk menyemak kesemua aspek bagi program-
program yang dijalankan.

Lampiran 23 : Surat Penerimaan Lantikan Penasihat Luar

Manakala bagi tujuan peperiksaan akhir pula, terdapat moderator kursus

5
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

yang dilantik dari kalangan pensyarah dalaman (pensyarah yang mempunyai

pengetahuan dan pengalaman di dalam bidang yang sama tetapi bukan
pensyarah kursus tersebut) untuk menyemak soalan peperiksaan akhir dan
skema pemarkahan. Manakala contoh-contoh kertas soalan peperiksaan dan
skema pemarkahan turut dihantar kepada moderator kursus untuk semakan
dan maklumbalas.

Lampiran 24 : Borang Semakan Soalan Peperiksaan Akhir

Kajian pasaran akan dijalankan oleh Pejabat Jalinan Industri dan

Pembangunan Penyelidikan dalam mencari peluang pembangunan dalam
industri serta menetliti aspek kebolehpasaran graduat dalam jangka panjang.
Hasil penyelidikan ini akan dikongsi bersama Dekan program dan diambil
tindakan oleh fakulti.

6.2 Program Leadership

6.2.1 Explain the criteria for the appointment and job description of the
programme leader.

Ketua Program yang akan mengetuai program akan dilantik melalui

cadangan dari Dekan. Kemudian akan dibincangkan dan dilantik secara
rasmi oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa).

Calon Ketua Program hendaklah terdiri daripada bidang yang berkaitan

dengan program yang akan ditawarkan dan mempunyai kelayakan atau
pengalaman yang bersesuaian.

6.2.2 Indicate the programme leader of this programme. Describe the

qualifications, experiences, tenure and responsibilities of the
programme leader.

6
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

Perlantikan dalam pentadbiran akademik yang terdiri daripada Dekan, Ketua

Sekolah Pengajian dan Ketua Program dilakukan oleh Timbalan Naib
Canselor (Akademik dan Antarabangsa) untuk satu tempoh masa yang
ditetapkan. Manakala Ketua Unit dilantik oleh Dekan.

Bil Nama Kelayakan Akademik Pengalaman

.
1. Razita binti Ijazah Sarjana Muda Guru: 1995-2004
Abdullah Pendidikan Bahasa Arab Pensyarah: 2004 -
Kini

Lampiran 25 : Surat Lantikan Ketua Unit Program Diploma Pendidikan

Tahfiz al-Quran

6.2.3 Describe the relationship between the programme leader, department

and HEP on matters such as staff recruitment and training, student
admission, allocation of resources and decision-making processes.

Pihak fakulti / jabatan perlu menghantar perancangan sumber manusia yang

melibatkan kakitangan akademik dan bukan akademik kepada Jabatan
Pengurusan Sumber Manusia. Walaubagaimanapun, kelulusan daripada
pihak pengurusan perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh
mengeluarkan sebarang iklan perjawatan.
i. Pengambilan Pekerja dan Latihan

Polisi pengambilan kakitangan akademik adalah berdasarkan Manual

Pekerja Versi 08. Pihak fakulti / jabatan dan kolej universiti akan
hanya mengambil individu yang layak yang mempunyai kepakaran di
dalam bidang tertentu serta memenuhi kriteria yang telah ditetapkan
oleh kolej universiti. Pihak fakulti berperanan untuk membuat
pemilihan awal calon-calon yang berpotensi berdasarkan kepada
perancangan yang telah dibuat. Pemilihan terakhir dan tawaran akan
diuruskan oleh Jabatan Sumber Manusia.

Bagi kakitangan sedia ada, pembangunan dan latihan secara

berterusan telah pun dirancang di bawah program pembangunan
kakitangan dan akan dijalankan oleh Jabatan Sumber Manusia. Ini
7
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

bertujuan untuk menggalakkan para kakitangan untuk meningkatkan

lagi kemahiran mereka. Selain itu, fakulti / jabatan juga boleh
membuat permohonan untuk menghantar para pensyarah bagi
menyertai kursus-kursus yang berkaitan.

ii. Pengambilan Pelajar

Pengambilan pelajar adalah selaras dengan kriteria dan syarat

kemasukan yang telah ditetapkan oleh pihak kolej universiti dan juga
badan induk bagi program-program kerjasama. Pengambilan pelajar
dilakukan pada bulan Jun dan Disember setiap tahun bagi pelajar
diploma; bulan Februari dan September setiap tahun bagi pelajar
ijazah sarjana muda.

iii. Peruntukan Sumber dan Proses Membuat Keputusan

Kesemua perkara yang berkaitan dengan aspek kewangan adalah

terletak di bawah tanggungjawab Jabatan Kewangan dan pihak
pengurusan tertinggi. Setiap fakulti / jabatan akan diberikan
peruntukan yang telah diluluskan sewaktu pembentangan belanjawan
bagi menguruskan fakulti / jabatan dan juga perjalanan operasi.
Walaubagaimanapun, pihak fakulti / jabatan perlu mendapatkan
kelulusan pengurusan tertinggi kolej universiti terlebih dahulu
sebelum boleh menjalankan aktiviti-aktiviti yang dikategorikan
sebagai major.

6.3 Administrative Staff

6.3.1 a) Describe the structure of the administrative staff which supports

the programme.

Secara keseluruhannya kakitangan akademik disokong oleh kakitangan

pentadbiran termasuk kakitangan teknikal. Kakitangan pentadbiran

8
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

terlibat di dalam menguruskan urusan harian di fakulti / jabatan dan juga

kolej universiti. Antara tanggungjawab mereka adalah seperti
menguruskan tugas-tugas yang berkaitan dengan sumber manusia,
kewangan, rekod pelajar, khidmat sokongan pelajar dan tugasan
pentadbiran am. Manakala kakitangan teknikal pula bertanggungjawab
ke atas pelbagai makmal yang terdapat di kolej universiti di mana mereka
perlu memastikan kemudahan makmal berada dalam keadaan yang baik
dan membantu para pensyarah sewaktu sesi makmal berlangsung
(sekiranya perlu).

b) Explain how the number of the administrative staff is determined in

accordance to the needs of the programme and other activities.
Describe the recruitment processes and procedures. State the terms
and conditions of service.

Bilangan kakitangan pentadbiran ditentukan berdasarkan kepada nisbah

pelajar dan kakitangan serta nisbah antara kakitangan pentadbiran dan
kakitangan akademik. Nisbahnya adalah seperti berikut:

 Kakitangan : Pelajar: 1 : 25
 Kakitangan Pentadbiran: Kakitangan Akademik: 1 : 1

Buat masa ini, pihak fakulti / jabatan mempunyai kakitangan pentadbiran

yang mencukupi untuk membantu tugas-tugas pentadbiran bagi melancarkan
perjalanan program pengajian ini.

Pihak fakulti / jabatan perlu membuat permohonan keperluan pensyarah

berdasarkan kepada mata pelajaran dan kelayakan yang diperlukan kepada
Jabatan Sumber Manusia. Jabatan Sumber Manusia kemudiannya akan
mengiklankan kekosongan jawatan di laman web kolej universiti dan
seterusnya mengadakan sesi temuduga bagi calon-calon terpilih.

Panel temuduga bagi pemilihan calon boleh terdiri daripada Dekan,

pensyarah kanan dan Timbalan Naib Canselor(Akademik dan
Antarabangsa). Setelah proses pemilihan calon selesai dilakukan, Jabatan

9
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

Sumber Manusia akan mengeluarkan surat tawaran kepada mereka yang

berjaya.

c) State (in Table 8) the numbers required and that are available, job
category and minimum qualification for administrative staff of the
programme.

Table 8: Administrative staff for the programme

Number of
Minimum Current
No. Job Category staff
qualification number
required
1 Eksekutif Kursus Diploma 1 1

Ijazah Sarjana
Muda Pengurusan
2 Pustakawan
Maklumat 1 1

SPM / MLVK atau

SRP dengan
Penolong Penyelia pengalaman kerja 1 1
3
kampus di dalam bidang
yang berkaitan

Diploma Sains
Komputer /
Juruteknik/ Teknologi 1 1
Eksekutif Maklumat atau
4
Pengurusan SPM dan
Maklumat pengalaman kerja
dalam bidang
berkaitan

6.3.2 State the mechanisms and procedures for monitoring and appraising

10
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

the performance of the administrative staff of the programme.

Dekan akan menyelia dan menilai staf pentadbiran serta akademik program
tersebut melalui beberapa cara termasuk online e-appraisal yang akan
dilakukan sekali setahun.

Fakulti / jabatan akan menilai prestasi kerja para kakitangan berdasarkan

KRA dan KPI yang telah ditetapkan pada awal tahun dan akan disemak
semula pada pertengahan tahun.

6.3.3 Describe the training scheme for the advancement of the administrative
staff and show how this scheme fulfils the current and future needs of
the programme.

PPT komited di dalam usaha untuk meningkatkan dan mengekalkan tahap

kualiti dan standard kakitangan, di mana sebanyak 1% daripada gaji
kakitangan akan disumbangkan kepada dana PSMB dan akan digunakan
bagi tujuan latihan. PPT juga telah menjalankan beberapa siri kursus
dalaman mahupun luaran seperti seminar, bengkel yang bersesuaian
dengan bidang dan kapasiti setiap kakitangan akademik dan bukan
akademik.

6.4 Academic Records

6.4.1 a) State the policies and practices on the nature, content and security
of student, academic staff and other academic records at the
departmental level and show that these policies and practices are in
line with those of the HEP.

Semua rekod pelajar akan disimpan di pejabat fakulti yang berkunci. Semua
keluar masuk dokumen pelajar akan dicatatkan oleh eksekutif program serta
dimaklumkan kepada dekan. Hanya eksekutif program sahaja bertanggung
jawab dalam mengawal selia fail peribadi pelajar bagi memastikan
keselamatan maklumat peribadi pelajar dijamin.
11
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

6.4.2 Explain the policies and practices on retention, preservation and

disposal of student, academic staff and other academic records.

Berdasarkan Prosedur ISO Jabatan Sumber Manusia KYP: Prosedur 01:

Staff Recruitment, Resignation & Termination (QPAD01), tempoh simpanan
rekod bagi kakitangan akademik yang telah pun tamat perkhidmatan /
berhenti adalah selama 7 tahun. Manakala tempoh simpanan rekod pelajar
pula adalah selama 10 tahun di Unit Kemasukan Pelajar dan kemudiannya
akan dipindahkan ke Unit Alumni bagi tujuan rujukan.

6.4.3 Explain how the department maintains student records relating to their
admission, performance, completion and graduation.

Kesemua fail dan rekod pelajar telah pun diindekskan mengikut program
dalam fakulti. Proses pengindeks rekod pelajar akan dilakukan oleh eksekutif
program. Rekod yang telah diterima dari pelajar ketika pendaftaran
kemasukkan akan disahkan oleh pegawai pendaftar kolej universiti sebelum
dimasukkan ke dalam fail rekod peribadi pelajar.

Rekod prestasi pelajar dipantau menerusi penasihat akademik pelajar dan

akan diserahkan kepada eksekutif program untuk disimpan di dalam fail
peribadi pelajar setiap semester.

Kesemua urusan tamat belajar atau berhenti serta tangguh program akan
sentiasa dikemaskini di dalam sistem akademik pelajar dan direkodkan untuk
disimpan dalam fail peribadi pelajar.

6.4.4 Describe how the department ensures the rights of individual privacy
and the confidentiality of records.

Kesemua fail atau rekod telahpun diindekskan dan diletakkan di dalam almari
berkunci yang bersesuaian bagi menjamin keselamatan fail-fail tersebut.

12
 MQA-01(PA)_09April2018_Version1.1

Terdapat seorang kakitangan yang ditugaskan untuk menjaga kerahsiaan

rekod-rekod tersebut.

6.4.5 Describe the department’s review policies on security of records and

safety systems and its plans for improvements.

PPT telah membangunkan prosedur yang menjelaskan tentang kawalan

yang diperlukan ke atas identifikasi, penyimpanan, perlindungan, capaian,
tempoh simpanan dan penghapusan rekod-rekod. Keperluan rekod kualiti
yang spesifik boleh dikenalpasti melalui matriks bagi setiap prosedur.
Maklumat di dalam setiap matriks akan memastikan rekod tersebut mudah
difahami, mudah dikenali dan mudah untuk dicapai.
Dokumen yang membantu di dalam memastikan operasi yang efektif
dikenalpasti sebagai dokumen atau rekod kawalan. Kesemua dokumen /
rekod kawalan ini akan disemak, dikemaskini dan disahkan oleh individu
yang telah ditetapkan.

13