FR

CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ CHI PHÍ

DỰ ÁN

1
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR

Quản lý chi phí dự án là quá trình bao gồm:

• Dự báo chi phí của dự án
• Xác định ngân sách cho dự án
• Quản lý, kiểm tra và điều chỉnh các vấn đề liên
quan đến chi phí trong suốt vòng đời của dự
án.

2
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR

▪ Nỗ lực lập kế hoạch quản lý chi phí diễn ra sớm ngay trong quá trình lập kế hoạch dự
án và tạo ra một khung nền tảng cho các hoạt động quản lý chi phí.
▪ Các quy trình quản lý chi phí cũng như các công cụ và kỹ thuật liên quan được ghi lại
trong kế hoạch quản lý chi phí.

Kế hoạch quản lý chi phí

Dữ liệu đầu vào Công cụ, kỹ thuật Kết quả

• Điều lệ dự án • Đánh giá của chuyên gia • Kế hoạch quản lý dự án

• Kế hoạch quản lý dự án • Phân tích dữ liệu
• Tài sản quy trình tổ chức • Các buổi họp
(OPAs)
• Nhân tố môi trường doanh
nghiệp
3
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR
5.1.1. Dữ liệu đầu vào

➢ Điều lệ dự án: Điều lệ dự án là một tài liệu mô tả những mục tiêu của dự án, thành
phần tham gia và trách nhiệm, các bên liên quan và xác định quyền hạn của người
quản lý dự án.
➢ Kế hoạch quản lý dự án: Là tài liệu bao gồm việc quản lý tiến độ và quản lý rủi ro của
dự án.
➢ Tài sản quy trình tổ chức: Là các kế hoạch, quy trình, chính sách, thủ tục và các cơ sở
kiến ​thức cụ thể và được sử dụng bởi tổ chức thực hiện. Những tài sản này ảnh hưởng
đến việc quản lý dự án.

4
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR
5.1.1. Dữ liệu đầu vào
➢ Các yếu tố môi trường doanh nghiệp: Đề cập đến các điều kiện không thuộc quyền
kiểm soát của nhóm dự án, nhưng gây ảnh hưởng, hạn chế hoặc dẫn dắt dự án. Những
điều kiện này có thể là nội bộ và/hoặc bên ngoài tổ chức.

Các yếu tố bên trong tổ chức:
• Văn hoá, cấu trúc và quản trị tổ chức.
• Phân bố địa lý các cơ sở và nguồn lực.
• Cơ sở hạ tầng.
• Phần mềm công nghệ thông tin.
• VNguồn lực sẵn có.
• Năng lực nhân viên.
Các yếu tố bên ngoài tổ chức:
• Điều kiện thị trường.
• Các ảnh hưởng và vấn đề về văn hóa xã hội.
• Các hạn chế pháp lý.
• Cơ sở dữ liệu thương mại.
• Nghiên cứu học thuật.
• Các tiêu chuẩn của chính phủ hoặc ngành.
• Xem xét về tài chính.
• Các yếu tố môi trường vật lý.

5
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR
5.1.2. Công vụ và kỹ thuật
➢ Đánh giá của chuyên gia: Chuyên gia hoặc nhóm chuyên gia với kiến thức chuyên
môn sâu rộng sẽ đánh giá dự án căn cứ vào:
• Các dự án tương tự
• Thông tin chuyên môn trong lĩnh vực, các nguyên tắc và phạm vi áp dụng
• Dự báo chi phí và ước tính ngân sách dự án
• Quản lý giá trị đạt được của dự án

6
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR
5.1.2. Công cụ và kỹ thuật
➢ Phân tích dữ liệu: Phân tích các lựa chọn thay thế có thể bao gồm việc xem xét các lựa
chọn để huy động vốn bao gồm: Tự huy động vốn, vốn chủ sở hữu hoặc vay nợ. Quá
trình phân tích dữ liệu cũng có thể bao gồm việc xem xét các cách để có được các
nguồn lực của dự án như sản xuất, mua, thuê hoặc cho thuê.
➢ Các buổi họp: Các nhóm dự án có thể tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch để phát triển
kế hoạch quản lý chi phí. Thành phần tham dự có thể bao gồm nhân sự quản lý dự án,
nhà tài trợ dự án, các thành viên nhóm dự án, các bên liên quan, người chịu trách
nhiệm về chi phí dự án và các chi phí cần thiết khác.

7
5.1. Lập kế hoạch quản lý chi phí FR
5.1.3. Kết quả lập kế hoạch
➢ Kế hoạch quản lý chi phí:
Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án và mô tả
cách thức thực hiện chi phí của dự án sẽ được lập kế hoạch, cơ cấu và kiểm
soát.
Các quy trình quản lý chi phí, các công cụ và kỹ thuật liên quan được ghi lại
trong kế hoạch quản lý chi phí.

8
5.2. Dự toán chi phí FR

➢ Dự toán chi phí là quá trình xây dựng một ước tính gần đúng về chi phí của các nguồn
lực cần thiết để hoàn thành công việc dự án. Lợi ích chính của quá trình này là nó xác
định nguồn lực tài chính cần thiết cho dự án. Quá trình này được thực hiện định kỳ
trong suốt dự án khi cần thiết.
➢ Dự toán chi phí là sự đánh giá định lượng về chi phí cần thiết đối với các nguồn lực cần
thiết để hoàn thành công việc hoạt động. Đó là một ước tính dựa trên thông tin được
biết tại một thời điểm nhất định. Những ước tính về chi phí bao gồm việc xác định và
xem xét các phương án chi phí thay thế để bắt đầu và hoàn thành dự án. Trong quá
trình dự toán cần cân nhắc sự đánh đổi giữa chi phí và rủi ro, chẳng hạn như sản xuất
so với mua, mua so với thuê và chia sẻ nguồn lực nhằm đạt được chi phí tối ưu cho dự
án.

9
5.2. Dự toán chi phí FR

Dự toán chi phí

Dữ liệu đầu vào Công cụ, kỹ thuật Kết quả

• Kế hoạch quản lý dự án
• Tài liệu dự án
• Các yếu tố môi trường doanh
nghiệp
• Tài sản quy trình tổ chức
• Đánh giá của chuyên gia
• Ước tính từ dự án tương tự
• Ước tính tham số
• Ước tính từ dưới lên
• Ước tính ba điểm
• Dự toán chi phí
• Nguyên tắc lập dự toán
• Cập nhật thông tin dự án

10

10
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.1. Dữ liệu đầu vào
➢ Kế hoạch quản lý dự án:
▪ Kế hoạch quản lý chi phí: Mô tả phương pháp ước tính theo mức độ chính xác cần
thiết cho dự toán
▪ Kế hoạch quản lý chất lượng: Mô tả các hoạt động và các nguồn lực cần thiết cho nhóm
quản lý dự án để đạt được các mục tiêu dự án
▪ Kế hoạch quản lý quy mô: Mô tả các công việc cần làm, cơ cấu phân chia công việc
Work breakdown structure (WBS)

11
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.1. Dữ liệu đầu vào
➢ Tài liệu dự án:
▪ Bài học kinh nghiệm: Mô tả các bài học kinh nghiệm, là kiến ​thức và hiểu biết có được
từ kinh nghiệm. Những bài học này có thể là những bài học tích cực, chẳng hạn như
một dự án được triển khai đúng thời hạn và đạt ngân sách, hoặc chúng có thể là tiêu
cực, chẳng hạn như chi tiêu vượt ngân sách và tạo ra các sản phẩm kém chất lượng.
▪ Tiến độ dự án: Là một kế hoạch trình bày những nhiệm vụ cần hoàn thành và phân bổ
nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ đó trong khung thời gian cụ thể. Tiến độ dự án
là một tài liệu thu thập tất cả những công việc cần thiết để bàn giao dự án đúng thời
gian.

12
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.1. Dữ liệu đầu vào
➢ Tài liệu dự án:
▪ Nguồn lực dự án: Yêu cầu về nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ trong dự án.
▪ Danh sách rủi ro: Là danh sách các rủi ro riêng lẻ đã được xác định của dự án, giúp nắm
bắt các chi tiết của rủi ro. Kết quả của việc thực hiện những quy trình phân tích định
tính, lập kế hoạch ứng phó rủi ro, thực hiện ứng phó rủi ro và giám sát rủi ro cũng sẽ
được ghi lại trong danh sách rủi ro.

13
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.1. Dữ liệu đầu vào
➢ Các yếu tố môi trường doanh nghiệp:
▪ Điều kiện thị trường: Mô tả sản phẩm, dịch vụ nào sẵn có trên thị trường. Khả năng
cung ứng của các loại vật tư cần thiết.
▪ Thông tin thương mại được công bố: Cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các vật tư, thiết
bị. Danh sách các cung cấp các nguồn lực với các thông tin liên quan.
▪ Tỷ giá hối đoái và lạm phát: Các dự án lớn và kéo dài cần xem xét đến yếu tố tỷ giá và
lạm phát để đám bảo có kế hoạch ngân sách phù hợp.

14
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.1. Dữ liệu đầu vào
➢ Tài sản quy trình tổ chức: Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy
trình Ước tính chi phí bao gồm nhưng không giới hạn:
▪ Chính sách ước tính chi phí
▪ Các mẫu dự toán chi phí
▪ Dữ liệu thông tin trong quá khứ và bài học kinh nghiệm.

15
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.2. Công cụ và kỹ thuật dự toán chi phí
➢ Đánh giá của chuyên gia: Chuyên gia có thể được lựa chọn theo cá nhân hoặc theo
nhóm, đây là những người có kinh nghiệm sâu sắc về các vấn đề liên quan đến dự án.
Dự vào các dự án tương tự trong quá khứ, các công trình nghiên cứu khoa học, các
nguyên tắc tài chính, các yêu cầu về nguồn vốn và nguồn lực, các chuyên gia sẽ đưa ra
các phương pháp để dự toán chi phí.
➢ Tổng hợp chi phí: Một kỹ thuật khác của dự toán chi phí đó là xem xét dự án theo theo
các nhóm công việc chia theo cấp bậc dựa vào cơ cấu phân chia công việc WBS.
➢ Ước tính tham số: Kỹ thuật này sử dụng mối quan hệ thống kê giữa các dữ liệu lịch sử
và các biến số khác (ví dụ: mét vuông trong xây dựng) để tính toán ước tính chi phí cho
công việc của dự án. Kỹ thuật này có thể tạo ra mức độ chính xác cao hơn tùy thuộc
vào độ phức tạp và dữ liệu cơ bản được xây dựng trong mô hình. Ước tính tham số có
thể được áp dụng cho toàn bộ dự án hoặc các phân đoạn của dự án, kết hợp với các
phương pháp ước tính khác.

16
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.2. Công cụ và kỹ thuật dự toán chi phí
➢ Ước tính từ dưới lên: Kỹ thuật này sẽ chia dự án tới các thành phần nhỏ tới mức
không thể hoặc không cần thiết phân chia thêm nữa. Sau đó, sẽ ước tính chi phí cho
những thành phần công việc đó, tới bước cuối cùng là tổng hợp để ra được dự toán chi
chi cho toàn bộ dự án. Đây là phương pháp đòi hỏi nhiều nỗ lực và tốn thời gian,
nhưng nó mang lại kết quả chính xác.
➢ Dự toán ba điểm: Với kỹ thuật này, chi phí của dự án được chia ra làm 3 kịch bản là
kịch bản xấu nhất (Pessimistic Cost – cP), kịch bản tốt nhất (Optimistic Cost – cO), kịch
bản bình thường (Most likely Cost – cM), sau đó dự toán của dự án sẽ được xác định
theo công thức:
▪ Phân phối tam giác: cE = (cO + cM + cP) / 3
▪ Phân phối Beta: cE = (cO + 4cM + cP) / 6 (Cho độ tin cậy cao hơn)

17
5.2. Dự toán chi phí FR
5.2.3. Kết quả dự toán chi phí
➢ Dự toán chi phí:
Dự toán chi phí bao gồm đánh giá định lượng về chi phí cần thiết để hoàn thành dự án,
cũng như số tiền dự phòng để giải quyết các rủi ro đã xác định và dự phòng cho các công
việc không xác định được từ kế hoạch.
Dự toán chi phí có thể được trình bày dưới dạng tóm tắt hoặc chi tiết. Chi phí được ước
tính cho tất cả nguồn lực được áp dụng cho dự toán chi phí. Điều này bao gồm lao động
trực tiếp, vật liệu,thiết bị, dịch vụ, cơ sở vật chất, công nghệ thông tin và các danh mục
đặc biệt như chi phí tài chính (bao gồm cả lãi suất), trợ cấp lạm phát, tỷ giá hối đoái hoặc
chi phí dự phòng.
➢ Cơ sở lập dự toán: Một tài liệu chi tiết về các tiền đề, hoặc cơ sở, từ đó các khía cạnh
quan trọng của một dự toán dự án được xây dựng bao gồm chi phí và lao động ước
tính, tính sẵn có vật chất, bất kỳ giả định hoặc sai lệch, bất kỳ nghiên cứu hoặc phân
tích sử dụng như một tài liệu tham khảo và bất kỳ chi tiết khác mà tác động đến những
ước tính về chi phí.
18
5.3. Ngân sách dự án FR

➢ Khái niệm:
▪ Ngân sách dự án là tài liệu có tính chất chỉ thị phản ánh các khoản thu, chi theo kế
hoạch, có sự phân bổ theo khoản mục trong một khoảng thời gian xác định trong thời
kỳ tồn tại của dự án.
➢ Ý nghĩa:
▪ Ngân sách là một kênh thông tin quan trọng, là một công cụ quản lý hữu hiệu.
▪ Ngân sách là một thước đo chuẩn để đo lường các kết quả hoạt động của các bộ phận
và các nhà quản lý trong tổ chức.
▪ Ngân sách là một công cụ hữu ích trong việc xác định những khác biệt so với kế hoạch,
mức độ của sự khác biệt và nguồn gốc của chúng.

19
5.3. Ngân sách dự án FR

➢ Phân loại ngân sách dự án:

Daøi haïn : Xaùc ñònh möùc ñoä toång hôïp cuûa ngaân saùch
trong töø vaøi thaùng ñeán vaøi naêm.

Ngaân Trung haïn : Trình baøy chi tieát baûn ngaân saùch daøi haïn
saùch trong khoaûng töø 12 thaùng ñeán 24 thaùng.

Ngaén haïn : Lieät keâ caùc hoaït ñoäng cuï theå vaø chi phí cuûa
döï aùn trong khoaûng thôøi gian ñeán 12 thaùng.
➢ Các giai đoạn lập ngân sách:
▪ Trong các giai đoạn của quá trình hình thành dự án, ngân sách được xác định với các
chức năng khác nhau với mức độ chính xác cũng khác nhau. Tuỳ theo các giai đoạn của
dự án mà ngân sách được xác lập một cách sơ bộ hoặc cụ thể.
20
5.3. Ngân sách dự án FR

➢ Dự toán ngân sách dự án:

▪ Dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối các nguồn quỹ cho các hoạt động dự án
nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí và tiến độ dự án.
▪ Dự toán ngân sách là việc xác định các chỉ tiêu giá trị của các công việc được thực hiện
trong phạm vi dự án, là quá trình hình thành việc phân chia kinh phí theo các hoạt
động, các khoản mục chi phí, theo thời gian thực hiện… và theo các dạng cơ cấu khác.

21
5.3. Ngân sách dự án
➢ Các bước lập dự toán ngân sách dự án:
Dữ liệu đầu vào
• Kế hoạch quản lý dự án
• Tài liệu dự án
• Tài liệu kinh doanh
• Các thỏa thuận, hợp đồng
• Nhân tố môi trường
doanh nghiệp
• Tài sản quy trình tổ chức
FR
Dự toán ngân sách
Công cụ, kỹ thuật Kết quả
• Đánh giá của chuyên gia • Chi phí cơ sở
• Tổng hợp chi phí • Nhu cầu cấp vốn cho dự
• Phân tích dữ liệu án
• Xem xét thông tin quá khứ • Cập nhật thông tin dự án
• Sự đối chiếu giới hạn tài
trợ
• Tài chính 22
22
 5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR
➢ Kiểm soát chi phí là quá trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật chi phí dự án
và quản lý các thay đổi đối với đường chi phí cơ sở. Lợi ích chính của quá trình này là
chi phí cơ sở được xác định được duy trì trong suốt dự án. Quá trình này được thực
hiện xuyên suốt dự án.
➢ Để kiểm soát chi chi dự án thì phương pháp giá trị đạt được được (EVM) được sử
dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, Người ta đưa ra khái niệm giá trị đạt được
BCWP (Budget Cost for Work Performed) của công việc đã đánh giá trạng thái của DA.
BCWP được tính bằng nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời
điểm hiện tại với chi phí dự trù để thực hiện công việc đó. Giá trị này là chi phí dự trù
thực hiện phần việc xét đến thời điểm cập nhật.
➢ So sánh giá trị đạt được BCWP với giá trị chi phí thực tế ACWP (Actual Cost for Work
Performed) để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.
➢ So sánh giá trị đạt được BCWP với chi phí ước tính thực hiện phần việc đúng như kế
hoạch đến thời điểm xét BCWS (Budget Cost for Work Schduled) để đánh giá hiệu quả
về mặt tiến độ.
23
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR
Phương pháp giá trị đạt được EVM
% coâng vieäc
% chi phí 100 200
90 180
Chi phí tích luõy
theo keá hoaïch
BCWS
80 160

70 140

60 120
ACWP
50 100
CV - Cheânh leäch chi phí
40 SV - Cheânh leäch khoái löôïng coâng vieäc 80

30 60

20 40
BCWP
10 20
TV - Cheânh leäch thôøi gian
0 0
Thôøi ñieåm caäp 24
% thôøi gian
nhaät
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR

➢ Chênh lệch về khối lượng công việc:

• Chênh lệch về khối lượng công việc SV (Schedule Variance) là sự khác biệt giữa BCWP
và chi phí thực hiện các công việc theo kế hoạch phải được thực hiện đến thời điểm
hiện tại BCWS
SV = BCWP – BCWS
• SV < 0 : Tiến trình của dự án chậm hơn tiến độ dự trù
• SV > 0 : Tiến trình của dự án nhanh hơn tiến độ dự trù
• SV  0 : Dự án đang thực hiện đúng tiến trình

25
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR

➢ Chênh lệch về chi phí:

• Theo đồ thị, chênh lệch về mặt chi phí CV (Cost Variance) là sự khác biệt giữa chi phí
dự trù thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện
công việc (ACWP)
CV = BCWP – ACWP
• CV < 0 : Dự án đang bị vượt chi phí
• CV > 0 : Dự án đang sử dụng dưới chi phí
• CV 0 : Dự án đang thực hiện đúng tiến trình

26
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR

➢ Chênh lệch về thời gian:

• Chênh lệch về thời gian TV (Time Variance) là hiệu số giữa thời gian dự trù để thực
hiện phần việc đã được hoàn thành STWP (Scheduled Time for Work Performed) và
thời gian thực sự thực hiện phần việc đó ATWP (Actual Time for Work Performed)
TV = STWP – ATWP
• TV < 0 : Chậm tiến độ
• TV > 0 : Vượt tiến độ
• TV 0 : Đúng tiến độ

27
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR

➢ So sánh theo tỷ số:

BCWP
Chênh lệch về chi phí : CPI =
ACWP

BCWP
Chênh lệch về khối lượng : SPI =
BCWS

STWP
Chênh lệch về thời gian : TPI =
ATWP

▪ Việc so sánh theo tỷ số thật sự hữu ích khi muốn so sánh giữa các dự án với nhau.

28
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR
➢ Ví dụ 1:
Chi phí dự trù để hoàn thành một hạng mục (BAC - Budget At Complection) là 1500 $.
Theo tiến độ dự trù, hạng mục này sẽ hoàn thành vào ngày thứ 9. Thực tế, đến ngày thứ
9 mới chi hết 1350$ và ước lượng chi phí mới đạt 2/3 khối lượng công việc. Xác định tình
trạng dự án theo chi phí và khối lượng công việc.
Chênh lệch chi phí :
CV = BCWP – ACWP = 1500 . (2/3) – 1350 = -350
Chênh lệch khối lượng công việc :
SV = BCWP – BCWS = 1500 . (2/3) – 1500 = -500
Chỉ số chi phí :
CPI = BCWP/ACWP = 1500 .(2/3)/1350 = 0,74
Chỉ số tiến độ :
SPI = BCWP/BCWS = 1500 .(2/3)/1500 = 0,67 29
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR
➢ Ví dụ 1:
Như vậy, cho đến thời điểm này, dự án đã được thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí
dự trù, và khối lượng công việc đã thực hiện ít hơn so với phần việc phải làm theo kế
hoạch.
Có thể kết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI để có chỉ số phản ánh tổng thể tình trạng của DA
gọi là chỉ số chi phí – tiến độ (CSI)
BCWP BCWP
CSI = (CPI).(SPI) = --------- x -----------
ACWP BCWS
Với ví dụ trên ta có :
{1500.(2/3)}2
CSI = ----------------- = 0,49
1350 . 1500 30
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR
➢ Dự báo chi phí của dự án
Với BAC là chi phí dự trù để hoàn thành toàn bộ công việc và BCWP là chi phí để thực
hiện phần việc đã làm thì chi phí ước tính để hoàn thành công việc còn lại ETC (Estimated
Cost to Complete) là :
BAC – BCWP
ETC = -------------------
CPI
Thay vào ví dụ trên :
BAC – BCWP 1500 – 1500.(2/3)
ETC = ------------------- = ----------------------- = 676
CPI 0,74

31
5.4. Kiểm soát chi phí dự án FR
➢ Dự báo chi phí của dự án
ETC = 676 là số tiền mà nhà thầu phải bỏ ra để hoàn thành phần công việc còn lại
Tổng chi phí ước tính để hoàn thành hạng mục (EAC) bằng tổng chi phí thực tế (ACWP)
cộng với chi phí ước tính để hoàn thành công việc còn lại (ECT)
EAC = ETC + ACWP = 676 + 1350 = 2026
Dự trù mức lãi (lỗ) của DA :
ΔP = BAC – EAC = 1500 – 2026 = - 526
Nhận xét : Nếu không có những cải thiện đáng kể thì khi kết thúc, DA sẽ bị lỗ một khoản
là 526$.

32