OpenOffice Base

No editar manualmente esta tabla.

Título Tractament de les dades
Descripción Copyright © 2016 GESEM
Descripción Copyright © 2016 GESEM
Author Gesem
Organisation Gesem

Informes de dades
En aquest tema coneixerem el procés de creació i utilització dels informes de dades en el treball amb OpenOffice
Base.
Recorda que per practicar aquest tema has de tenir obert l'arxiu AI02_TEOL1_practica_teoria.odb.

Introducció
Durant aquest tema treballarem els informes que són una manera elegant i pràctica de presentar les dades d’una base
de dades.
Alguns dels objectes presentats fins ara permeten la impressió de dades però l’informe aporta un millor format i
algunes opcions com per exemple, la possibilitat de realitzar agrupacions de dades.

Un informe és la manera de presentar la informació organitzada segons les necessitats, ja sigui mitjançant criteris o
utilitzant formats o agrupacions.

L’avantatge de crear un informe per presentar el resultat és que l’informe es crea una única vegada: se li dóna el
format volgut i s’indica quins camps es volen mostrar i en quina situació. D’aquesta manera, l’informe es nodreix de la
taula de dades i, per tant, s’actualitza cada cop que es produeixen modificacions en aquesta.

OpenOffice també ens permet, en cas que resulti adient, crear informes estàtics. Aquests informes presenten una
fotografia fixa de les dades en el moment de la creació de l’informe i no varia encara que aquestes es modifiquin.

Com a editor dels informes Base utilitza el processador de textos Writer, de manera que presenta una manera molt
senzilla de modificar l’aspecte de l’informe, fent-ho tal com ho faríem si estiguéssim treballant en un document de text.

Assistent d’informes
OpenOffice Base disposa d’un assistent per la creació d’informes, ja que únicament s’ha de decidir quines dades volem
que apareguin, quina distribució i quin format tindran.

Per crear un informe amb l’assistent:

Com fer-ho?

1. Amb la base de dades AI02_TEOL1_practica_teoria.odb oberta, situar-se a l’apartat Informes, fer clic a
l’apartat Tareas a l’opció Usar el asistente para crear informe.
2. Com a exemple, crearem un informe que mostri les dades emmagatzemades a la taula CLIENTS.
3. Observar com s’obre l’assistent que, en primer lloc, sol·licita de quina taula o consulta són les dades que
es volen mostrar a l’informe. Triarem la taula CLIENTS. També s’haurà d’indicar quins camps d’aquesta
taula es desitgen incorporar a l’informe, triarem tots els camps que haurem d’anar passant a la dreta de la
pantalla mitjançant els botons centrals de la finestra.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

1/9
 OpenOffice Base

4. Prémer el botó Siguiente.

5. A continuació, l’assistent dóna la possibilitat de modificar el nom sota el que es mostraran els camps de la
taula a l’informe. Per exemple, en lloc de NOM indicarem que volem es mostri NOM DEL CLIENT. Per fer-
ho escriure aquest últim valor a l’apartat Etiqueta del camp Nom.

6. Prémer el botó Siguiente.

7. El següent pas, sol·licita si es vol generar algun nivell d’agrupament. Aquesta opció la treballarem més
endavant, per tant, ara farem clic al botó Siguiente.
8. Al quadre següent, l’assistent demana en quin ordre volem que es mostrin les dades de l’informe.
Observar que permet fer diferents nivells d’ordenació i determinar aquesta com a Ascendente o
Descendente. En el nostre cas, ordenarem pel camp NOM en ordre ascendent.

9. Prémer el botó Siguiente.

10. El següent pas de l’assistent, permet triar un format per les dades de l’informe i un altre per
l’encapçalament i peu de pàgina. Observar com a mida que es selecciona un tipus o un altre, aquest es
www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

2/9
 OpenOffice Base

mostra a l’informe que queda obert per darrera del quadre de diàleg. Triarem Predeterminado en tots
dos casos. També es pot indicar l’orientació del paper en vertical o horitzontal.

11. Prémer el botó Siguiente.

12. Per últim, l’assistent sol·licita quin nom se li vol assignar a l’informe, per exemple CLIENTS i quin tipus
d’informe es vol crear.
L’informe estàtic mostrarà sempre les dades que tenia la taula o consulta en el moment de creació de
l’informe, per tant, sempre mostrarà les mateixes dades independentment dels canvis que es realitzin a la
base de dades.
L’informe dinàmic cada cop que s’obri mostrarà les dades actuals, per tant varia segons les modificacions
fetes a la base de dades.
13. Triar l’opció Informe dinámico i Crear informe ahora. Fer clic al botó Finalizar.

14. Observar com es mostra l’informe creat amb les dades, en aquest cas, de la taula CLIENTS.
15. Si es desitja imprimir aquest llistat, únicament caldrà fer clic al menú Archivo i l'opció Imprimir.

Vistes d’un informe

Els informes, igual que els formularis, també ofereixen diferents tipus de presentació.
Un informe es pot visualitzar en:

- Vista Diseño
- Vista preliminar

Veurem, a continuació, com accedir a cadascuna d’aquestes vistes o tipus de presentació dels informes.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

3/9
 OpenOffice Base

Vista Diseño
S’utilitza la vista diseño per crear un informe en blanc o modificar l’estructura d’un informe existent, és a dir, afegir
controls, canviar el format de presentació, modificar la mida i la posició dels elements, etc.

Per presentar un informe en vista diseño:

1. Fer clic sobre el botó de Objetos Informes a la finestra Base de datos oberta.
2. Seleccionar l’informe desitjat.
3. Fer un clic amb el botó dret del ratolí a sobre i, del menú contextual que s’obre, seleccionar l’opció
Editar.
4. Per tancar la vista diseño, triar del menú Archivo l’opció Cerrar.

Vista Preliminar
Permet visualitzar les dades a la pantalla tal com es veuran un cop imprès l’informe.

Per visualitzar un informe en vista preliminar:

Com fer-ho?
1. Estant a la fitxa Informes, seleccionar l’informe del qual es vulgui veure la seva vista preliminar.
2. Fer un doble clic sobre l’informe per obrir-ho.
3. Un cop obert fer clic a la icona Vista preliminar.

Obrir, modificar i guardar un informe

Hem vist que podem obrir un informe en les seves diferents vistes. En aquest tema ens centrarem a la vista diseño,
que és la que ens permet realitzar modificacions respecte al format i la distribució dels elements que conté.

Recordar que sempre que es fan modificacions, per tal que aquestes siguin efectives, s’han de guardar els canvis
realitzats.

Obrir un informe
Per obrir un informe com a Vista Diseño:

Com fer-ho?
1. A la base de dades seleccionar al panell d’exploració l’informe que es vol visualitzar.
2. Prémer amb el botó dret sobre ell i seleccionar l’opció Editar.

Modificar un informe

Per modificar un informe o una part del mateix sempre s’ha de fer des de la Vista Diseño.

Tant l’eliminació com la incorporació de camps a un informe, així com la creació o eliminació de controls dins del
mateix, es consideren modificacions d’un informe.

Per modificar un informe:

Com fer-ho?
1. A la base de dades seleccionar al panell d’exploració l’informe que es vol visualitzar.
2. Prémer amb el botó dret sobre ell i seleccionar l’opció Editar.
3. Fer els canvis adients.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

4/9
 OpenOffice Base

Guardar un informe

Una cop modificat qualsevol aspecte de l’informe, per tal que es faci efectiu s’ha de guardar.

Per guardar els canvis d’un informe:

Com fer-ho?
1. Fer un clic al menú Archivo.
2. Seleccionar l’opció Guardar.

Informes agrupats
Les agrupacions als informes permeten presentar la informació agrupada pels valors d’un o diversos camps.
Com exemple, farem el mateix informe del punt anterior però agrupant les dades pel valor POBLACIÓ.

Per crear un informe amb l’assistent:

Com fer-ho?
1. Amb la base de dades AI02_TEOL1_practica_teoria.odb oberta, situar-se a l’apartat Informes, fer clic a
l’apartat Tareas a l’opció Usar el asistente para crear informe.
2. Observar com s’obre l’assistent que, en primer lloc, sol·licita de quina taula o consulta són les dades que
es volen mostrar a l’informe. Triarem la taula CLIENTS. També s’haurà d’indicar quins camps d’aquesta
taula es desitgen incorporar a l’informe, triarem tots els camps.

3. Prémer el botó Siguiente.

4. A continuació, l’assistent dóna la possibilitat de modificar el nom sota el que es mostraran els camps de la
taula a l’informe. Per exemple, en lloc de NOM indicarem que volem es mostri NOM DEL CLIENT. Per fer-
ho escriure aquest últim valor a l’apartat Etiqueta del camp Nom.
5. Prémer el botó Siguiente.
6. El següent pas, sol·licita si es vol generar algun nivell d’agrupament. Seleccionar a la columna Campos
el camp POBLACIO i mitjançant el botó amb fletxa traspassar-lo a la columna Agrupaciones.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

5/9
 OpenOffice Base

7. Continuar amb la resta de passos igual que al punt anterior. A l’última finestra, anomenarem a l’informe
Clients agrupats per població.
8. Observar com a l’informe que es crea els clients de la taula apareixen en grups segons el valor de
població que incorpora el registre.

Automàticament cada un dels grups creats es situa en una pàgina diferent de

l’informe.

Informes d’ etiquetes
Qualsevol base de dades del programa Base es pot registrar a OpenOffice. Aquest registre permet que es pugui
accedir a les dades des de qualsevol fitxer de text o de full de càlcul, de manera que es una utilitat molt pràctica per
exemple per utilitzar la informació per fer etiquetes. Així doncs si es necessita fer etiquetes a partir de les dades del
fitxer de Base en primer lloc caldrà registrar la base de dades.

Per registrar una base de dades:

Com fer-ho?
1. Obrir el programa OpenOffice Base i fer clic al menú Herramientas, seleccionar Opciones.
2. A Opciones, fer clic a OpenOffice.org Base i seleccionar Bases de datos.
3. Observar com es mostren al quadre de diàleg les bases de dades que ja estan registrades.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

6/9
 OpenOffice Base

4. Per registrar-ne una, fer clic al botó Nuevo i mitjançant el botó Examinar seleccionar el fitxer que
interessa registrar en aquest moment. En el nostre cas, seleccionarem
AIO2_TEOL1_practica_teoria.odb.
5. A Nombre registrado se li pot donar un nom diferent de l'actual del fitxer, amb el qual constarà al
registre.

6. Fer clic a Aceptar.

7. A la llista de bases de dades registrades s'ha afegit el nou fitxer.
8. Polsar Aceptar i la base de dades ja queda registrada als aplicatius d'OpenOffice.

A continuació, ja estem en disposició de crear fulls d'etiquetes amb les dades de la base de dades. Per exemple, fer
etiquetes per tots els clients de la nostra taula.

Per crear etiquetes:

Com fer-ho?
1. Obrir el programa OpenOffice Base i fer clic al menú Archivo, seleccionar Nuevo i Etiquetas.
2. En primer lloc, a la pestanya Etiquetas triar el format de l'etiqueta que es vol crear. És molt important que
les mides es corresponguin a les dels fulls d'etiquetes per imprimir.

3. A la fitxa Opciones, cal activar l'opció Sincronizar contenidos.

4. Fer clic al botó Nuevo documento.
5. En aquest moment s'obre un document de text amb una etiqueta. Caldrà indicar quina és la base de
dades que es farà servir com a origen de dades de les etiquetes. Per tant, fer clic al menú Ver i
seleccionar Fuentes de datos.
www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

7/9
 OpenOffice Base

6. Observar com s'obre a la part superior de la pantalla un requadre amb les bases de dades registrades a
OpenOffice.
7. Fer un doble clic a la base de dades AI02_TEOL1_practica_teoria.odb i tornar a clicar sobre Tablas i
Clients. Observar com ara es mostren les dades dels registres de la taula seleccionada.

8. A continuació, inserirem els camps de la taula que han de sortir a les etiquetes. Fer clic sobre la
capçalera del camp NOM i arrossegar-la cap a l'etiqueta. El camp es situa a l'etiqueta.
9. Seguir el mateix procediment per COGNOM, ADREÇA i POBLACIO.
10. Un cop situats tots els camps, s'ha d'indicar al programa que cada etiqueta mostrarà un registre diferent.
És a dir, que la segona etiqueta mostrarà el registre següent a la primera, la tercera mostrarà el registre
següent a la segona,.... Situar el cursor del ratolí al final de l'últim camp de la primera etiqueta.
11. Fer clic al menú Insertar , seleccionar l'opció Campos i Otros. Al quadre de diàleg que s'obre fer clic a la
pestanya Bases de datos.

12. Seleccionar el tipus de camp Registro Siguiente i fer clic al botó Insertar i Cerrar.
13. Un cop inserit el camp cal sincronitzar les etiquetes que és la manera d'indicar al programa que totes les
etiquetes tindran la mateixa estructura de la primera. Per tant, fer clic a Sincronizar etiquetas a la barra
flotant que apareix a la finestra d'etiquetes.

14. Per últim, a la llista de dades seleccionar els registres dels quals es volen crear etiquetes fent clic als
encapçalament de fila.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

8/9
 OpenOffice Base

Per seleccionar varis registres es poden utilitzar les tecles Maj (registres continus
a la taula) o Control (registres separats a la taula)

15. Fer clic a la icona Datos en campos de la barra d'eines de la llista de dades.

16. A continuació, ja es poden guardar o imprimir les etiquetes creades.

www.GESEM.net
infoempresa@mail.gesem.net
Tel 902 14 14 41

9/9