FactuSOL

Índex
La gestió de la compravenda
Descàrrega i instal·lació de l’aplicació..................................................... 2
Pantalles d’inici de l’aplicació.................................................................. 3
Configuració del sistema ........................................................................ 7

Nova empresa ............................................................................................................. 9

Creació de l’empresa ............................................................................ 10
Personalització de l’empresa ............................................................... 11
Altes de proveïdors .............................................................................. 12
Representants comercials .................................................................... 13
Altes de clients ..................................................................................... 14
Control de magatzem ........................................................................... 15

Circuit de compres
Comanda .............................................................................................. 19
Albarà i Factura ........................................................................................
Pagament ..................................................................................................

Circuit de vendes
Pressupost, comanda ............................................................................ 21
Albarà i Factura .........................................................................................
Cobrament ................................................................................................

Liquidació agent comercial ...........................................................................................

Còpies de seguretat .................................................................................................. 24

Requeriments d’instal·lació i us ................................................................................ 25

Gestió administrativa
MP03 Operacions administratives de compraventa

1
 FactuSOL
La gestió de la compravenda
En el mercat hi ha una gran quantitat d’aplicacions informàtiques dedicades a la gestió de les tasques relacionades
amb el procés de la compravenda, però en la majoria dels casos, el seu funcionament. Des del punt de vista de
l’usuari, es força similar.

FactuSOL és un programa lliure, pensat principalment per a petites i mitjanes empreses (pimes), i és adaptable a
multitud d’activitats. Està pensat especialment per gestionar el magatzem i totes les operacions de compravenda.

Les principals gestions que facilita l’aplicació seran:

- Gestió de tot el cicle de vendes i cobraments.

- Gestió de tot el cicle de compres i pagaments.
- Gestió de l’estoc amb secciones, famílies, tarifes, talles, colors, etc ... que faciliten la ordenació, la venda i el
càlcul del preu de venda.
- Administració de les factures i dels cobraments/pagaments.
- Generació d’informes.
- Comunicacions amb l’exterior

Descàrrega de la instal·lació de FactuSOL

Per descarregar el programa FactuSOL, cal anar al web oficial http://www.sdelsol.com/ . En aquesta pàgina hi ha
altres programes per gestionar altres operacions d’una empresa, comptabilitat, nòmines ...

Un cap descarregat el fitxer, només caldrà executar-lo. S’obrirà l’assistent d’instal·lació i haureu d’anar seguint les
instruccions.

Quan la instal·lació hagi finalitzat, per defecte apareixerà a l’escriptor de la icona d’accés directe que obra el
programa.

Heu de tenir present que les versions es van renovant amb el pas del temps i, per aquest motiu, hi poden haver
petites variacions entre els apunts i la versió descarregada.

2
 FactuSOL
Pantalles d’inici de l’aplicació.

En el missatge de benvinguda podem visionar un vídeo

amb el més important de l’aplicació, també podem
descarregar un manual complert i registrar l’aplicació
per poder anar actualitzant les versions (requereix
pagament).

- Ignora la finestra i entra a l’aplicació.

- Desplega el botó principal.
- Iniciar sesión de trabajo

Empresa seleccionada
principal Navegadors
Botó Principal principal
principal Pissarra notes

Cintes d’accions principal

Còpies seguretat
principal
principal

Accés ràpid a la gestió

principal
Video orientació
principal

Accés a la web
de FactuSOL
principal
En les Opcions d’ajuda de l’aplicació es pot trobar
informació ampliada sobre les configuracions generals
que s’apliquen a totes les empreses creades en el
programa.

3
 FactuSOL
La millor manera de treballar, introduir les dades i completar les gestions, és a través de les set cintes, Compres,
Vendes, Magatzem, Administració, Internet, Informes i Utilitats, amb els diferents grups i botons agrupats segons les
accions que ofereixen en cada cinta.

En Compres complimentarem les fitxes dels proveïdors juntament amb les comandes realitzades.

A través de vendes, a mes de les fitxes dels clients podrem gestionar totes les operacions relacionades amb la venda
i cobrament.

Per la elaboració dels documents de compravenda, l’aplicació disposa d’eines similars tan per les operacions de
compres com per les operacions de vendes. Aquestes eines estan distribuïdes en tres nivells de finestres:

- La finestra d’operació: compres, vendes.

- La finestra del tipus de document: comanda, albarà, factura

4
 FactuSOL
- Les finestres del document seleccionat: una comanda determinada, un albarà concret, una factura ... El
document seleccionat també pot visualitzar-se en tres finestres diferents: Detall, Total i Altres dades

5
 FactuSOL
Magatzem gestiona i controla les mercaderies del magatzem, confecciona l’inventari valorat de les existències i
gestiona el procés de fabricació.

A través de la cinta d’Administració es gestiona els pagaments, cobraments, liquidacions agents i altres dades
generals de l’empresa.

A Internet ens ajuda en la gestió a través de internet, enviar i rebre comandes i altra documentació.

El control documental físic el podran realitzar a través de la cinta Informes.

A Utilitats hi ha les eines per gestionar utilitats.

6
 FactuSOL
Configuració del sistema

Podem consultar l’empresa de demostració per provar les diferents opcions sense cap mena de por. La guia és molt
resumida però pots anar provant i també utilitzar el menú d’ajuda (F11).

La impressora.

Per configurar la impressora a partir del botó Principal, prem la opció de FactuSOL i en la finestra que s’obra, al
panell esquerra permet modificar les configuracions generals, entre elles les Opcions de impressió i afegir noves
impressores.

- Canviar el Logotip per les factures i els

pressupostos.
- Selecciona una imatge d’usuari.
- Configura les capçaleres dels informes: nom de
l’empresa, data, hor.
- Configura la capçalera i peu de pàgina.

El correu electrònic

Desprès de configurar-lo correctament ens servirà per enviar documents als clients i proveïdors de forma automàtica
des del programa. L’aplicació configura per enviar correus amb el gestor instal·lat en l’equip.

7
 FactuSOL
Disseny de documents (factures, pressupostos, etc.)

Els models inclosos podran modificar-se si no es

corresponen a les nostres necessitats. Pots
canviar el document que vulguis: pressupost,
factura, albarà ... Podràs incloure el teu logo i
nom de l’empresa.

Configuració dels impostos.

Abans de començar hauràs de comprovar

que els percentatges de l’IVA siguin els
correctes, així com les retencions a compte,
si calen.

Aquesta opció està en la cinta de Utilitats, en

el grup de Configuració.

Definir el número de decimals.

El programa està configurat per treballar amb dos decimals en els preus unitaris i en les quantitats. Pots modificar-ho
fins a 4 decimals.

La opció està en el mateix lloc anterior: Utilitats / Configuracions / Unitats

8
 FactuSOL

Nova empresa.

Per accedir a la fitxa de l’empresa, editar-la, modificar-la, afegir dades, es a través de la cinta Administració, grup
empresa, icona Dades.

Començar la introducció de les dades, articles, clientes, proveïdors, facturar etc ...

Ja es poden començar a introduir dades referents a l’empresa. Segons el tipus d’empresa caldrà indicar unes dades o
altres pel control del magatzem. Si és necessari gestionar el magatzem es fa a través de la cita Magatzem i caldrà
tenir en compte:

 Si gestiones varis magatzems, s’hauran de crear abans de començar. (Cinta Magatzem, grup Articles, icona
Magatzem).
 Si tens varies Tarifes de venda, has de crear-les. (Magatzem / Preus / Tarifes).
 Secciones i Famílies organitzar-les abans de donar d’alta els articles. (Magatzem / Articles / Seccions o
Famílies)
 Crea els articles, al mateix temps pots donar d’alta el Proveïdors. ( Magatzem / Articles / Articles)
 Introdueix un inventari inicial. (Magatzem, Magatzem Inventari)

A mesura que vagis introduint dades veuràs quines altres opcions necessites.

9
 FactuSOL
Creació de l’empresa.
Per treballar en una empresa, primer cal crear-la i introduir totes les seves dades fiscals, identificatives i de
configuració. Cal indicar la informació en les tres pestanyes:

- Dades generals de l’empresa

- Altres dades
- Configuracions, entre les quals hi ha la modificació dels tipus d’IVA i algunes opcions que determinaran com
es gestionen els articles: per talles, per series, per colors, pet lots ...

Per crear-la de nou o recuperar una empresa existent cal anar al Botó Principal i escollir la opció.

Per modificar les dades de l’empresa existent cal anar a la cinta Administració en el grup Empresa, botó Dades.

Activitat, dades de l’empresa:

- Elion SL – NIF B-60504030

- c/ Roma, 23 – 08140 Caldes de Montbui
- Tel 938652121 Fax 938652222
- Correu e.mail: elion@elion.com
- Imatge logo:
- Configurar els tipus de IVA

10
 FactuSOL
Personalització de l’empresa
Una vegada hem creat l’empresa l’haurem de configurar segons les nostres necessitats i donar d’alta els elements
necessaris com articles, proveïdors i clients ...

Cal però establir un ordre determinat ja que aquest elements estan enllaçats entre si i en crear-los, alguns demanen
informació d’alguns altres.

Ordre aconsellable:

- Configuració de les opcions que vulguem fer servir: moneda, divises, bancs
- Creació dels fitxer bàsics d’ordre indicat:
o Magatzems, seccions, famílies. Tarifes de preus,
o Dades de compres: formes de pagament, representants ...
o Dades de vendes: formes de cobrament, transportistes ...
o Clients, proveïdors
o Articles
o Representants
- Visualització i modificació de les diferents opcions que ja venen predeterminades.
- Inventari inicial, si l’empresa ja té estocs.
- Inici de la gestió diària.

Cal tenir en compte que tots els processos de compres i de vendes parteixen d’una empresa on hi ha ja inclosa tota
aquesta informació. L’aplicació inclou moltes altres opcions que podran ser utilitzades o no, segons en convinguin.

Establir les formes de pagament o cobrament

Es poden establir diferents formes de pagament o cobrament, per exemple, al comptat, amb targeta, xec,
transferència, domiciliació a 30 dies, a 30 i 60 ... Quan dones d’alta una forma de pagament automàticament serveix
també com a forma de cobrament.

Es farà a traves de la Cinta de Compres o la cinta de

Vendes, grup Auxiliar,
icona Formes de cobro/pago

11
 FactuSOL

Activitat, formes de pagament i cobrament:

Venciments Dies entre Forma de

Codi Descripció
venciments pagament
COM comptat 1 - Efectiu
090 90 dies 1 - -
369 30, 60 i 90 dies 3 30 -
TCR Targeta de crèdit 1 - -
TRAN Transferència bancària 0 - -
- Import proporcional.
- Calcular en dies.

Altes de proveïdors.

Per introduir les dades de nous Proveïdors pots fer-ho a partir de la Pantalla d’inici o bé amb la Cinta de Compres i la
icona Proveïdors del grup Proveïdors.
S’obra una pestanya per poder indicar totes les dades i característiques del Proveïdors.

Fitxes dels proveïdors

Data de creació de les fitxes
Per visualitzar les fitxes dels proveïdors segons ordre alfabètic

12
 FactuSOL
Activitat: donar d’alta els proveïdors.

Camps Proveïdor 1 Proveïdor 2 Proveïdor 3

Codi 200 201 202
Nom ALFA SL BISTURÍ SA CASPIO SCP
NIF/DNI B69812378 A12345678 C98765432
Adreça Av Diagonal,43 c/ Víncle, 22 c/ La Piedra, 45
Població Barcelona Barcelona Madrid
Província 008 008 0028
Codi Postal 08023 08040 28210
País ESPA ESPA ESPA
Forma de pagament 090 369 TRAN

Representants comercials

Per introduir les dades dels

representants o agents comercials
que treballen en la nostra empresa,
pots fer-ho amb la Cinta de Vendes i
la icona Agents del grup Agents.
S’obra una pestanya per poder
indicar totes les dades i condicions
concertades amb l’agent comercial.

Activitat: Altes dels representants comercials

Nom Joan Agido Pellicer

DNI 39147258
Adreça c/ Mina, 32
CP Població 08018 Barcelona
Tel 932013232
Comissió vendes 5%
Departament 01
Retenció IRPF 21 %

13
 FactuSOL
Altes de clients

Per introduir les dades de nous Clients pots fer-ho a partir de la Pantalla d’inici o bé amb la Cinta de Vendes i la icona
Clients del grup Clients. S’obra una pestanya de Clients específica per poder indicar totes les dades i característiques
del Client.

Últimes finestres obertes

Últims operacions realitzades amb els clients

Prem les tecles CTRL+C, i és possible obrir tots els registres dels clients. Cada client es visualitat en la fina el nom
fiscal, el nom comercial, telèfon, direcció, ... Al panell de l’esquerra pots filtrar llistats per clients que mes compren,
més habituals, ..., els nous del dial, de la setmana, ... A la dreta pots fer llistats ordenats per lletra de l’abecedari.

Per crear un nou client també pots fer-ho amb les tecles Alt+Insert. Per modificar les dades de un client creat es farà
amb Alt+V.

En la pantalla de edició del client, a més de la informació bàsica, pots enganxar la foto, assignar-li un agent
comercial, un banc principal, transportista, tarifa de preus ...

El botó de estadístiques en ofereix informes sobre diferents operacions realitzades amb el client com els productes
més comprats, la quantitat de comandes, les comandes pendents, les devolucions ...

Activitat: Altes dels clients.

Camps Client 1 Client 2 Client 3
Codi 100 101 202
Nom Alfred Roure Berta Bondia Climent Fornells
Nom comercial Electro Roure SL Casa Bondia Serveis Fornells
NIF/DNI B60926334 B09937709 G58273699
Adreça c/ San Cosme, 131 c/ Marqués, 26 c/ Consell de Cent, 146
Població 28200 Madrid 47122 Valladolid 08020 Barcelona
Codi Província 0028 0047 0008
Forma de pagament 369 090 090
Agent comercial Agido Agido Agido
Compte remeses 01 01 01
Tel 921 347 899 943 123 123 935 567 567
e.mail roure@gmail.com bbondia@gmail.com climent@gmail.com
Banc Banesto BBVA B Santander
0030 0125 1234567890 0182 0235 1234567890 0095 0257 123456789
14
 FactuSOL
Control de magatzem
Famílies d’articles

En previsió de crear un gran nombre de referències d’articles, requereix que aquestes es classifiquin en grups
d’articles anomenats Famílies.

Poden al mateix temps crear-se Seccions per agrupar les famílies. També de cada família poden desglossar-se
categories o subcategories. Clica Magatxzem i en el grup Articles pot veure totes les opcions.

A partir de la cinta Magatzem, prem

el botó Famílies
Codi 020 Gamma blanca
Codi 030 Audio/video

Tarifes de preus

Els preus de venda no son necessaris pel control del magatzem però si que ho són per calcular automàticament les
vendes, només caldrà indicar el percentatge de marge comercial per aplicar al cost de cada article. Pots assignat les
tarifes de preus tant als clients com als articles.

Tarifa 1 (predeterminada en l’aplicació)

Marge comercial 0 %. IVA no inclòs

L’aplicació ofereix la possibilitat d’actualitzar les tarifes de manera general a partir del grup Preus de la cinta
Magatzem. Es poden importar fitxers en format Excel o Calc.

15
 FactuSOL
Nous Articles

Amb les opcions de configuració d’articles es poden establir algunes rutines perquè s’executin automàticament en
crear els articles, de manera que faciliti la introducció de dades i recopili la màxima informació dels articles. Venes
alguns valors per defecte que es poden ampliar o modificar.

Des de la cinta Magatzem, prem la icona

Articles / Configuració.

El procés de creació de les fitxes d’articles és potser el més laboriós i compromès de la aplicació, ja que compren una
tasca d’estructuració i de recopilació d’informació que comporta un gran esforç en temps i treball.

Abans d’introduir les dades relacionades amb el magatzem, és molt important preveure el sistema de codificació
dels articles ja que és important determinar una classificació coherent que faciliti la localització dels articles.

Caldrà tenir en compte:

- Diversificació d’articles: donar d’alta diferents Famílies.
- Les famílies poden agrupar-se en gammes o Seccions.
- Codi de l’article, pots definir-ne quatre de diferents
o Codi de l’article: l’inicial, pot tenir fins a 13 caràcters que és aconsellable que siguin numèrics. Es
raonable que tingui un significat, per exemple, un article amb el codi nº 0201160 podria significar
(020 el codi de la família, 1 distinció d’inter o extern, 160 la potència de la màquina)
o Codi de barres: opcional, es poden assignar mentre es creen el articles o després.
o Codi equivalent, per simplificar la introducció de dades
o Codi curt, creat automàticament

Per introduir les dades de nous Articles pots fer-ho a partir de la Pantalla d’inici o bé amb la Cinta de Magatzem i la
icona Articles del grup Clients.
S’obra una pestanya específica d’Articles per poder indicar totes les dades i característiques de l’article.

Amb la tecla Articles s’obra la finestra que ens mostra tots els articles que tenim referenciats i una solapa d’accions
pròpia per poder crear i gestionar aquestes fitxes.

16
 FactuSOL
Per crear noves fitxes d’articles

Llistat d’articles Per seleccionar un filtre d’articles

Per actualitzar el llistat
A la finestra que s’obra pot indicar totes les
dades necessàries com general el codi de
barres, establir la família o categoria de
l’article, la imatge, el proveïdor, el preu de
cost, el descompte, el preu de venda al públic
(PVC), el preu al majorista i el preu als
distribuïdors, etc ...

Generar una llista d’articles.

En aquesta secció es despleguen els productes i

articles. Es visualitzen des de el menú de
l’esquerra. Els productes s’organitzen en forma
d’arbre amb categories i subcategories. El
productes fora estoc es visualitzen en color
vermell. Poden diferenciar-se totes les dades:

- El codi de barres, el nom i la descripció,

la família de productes, l’estoc actual, el
cost i els impostos ...

Per generar una llista dels productes, en Excel o Calc de OpenOffice, o en paper amb l’impressora, prem la icona
Llistat de la cinta Articles, grup Impressió.

Pots generar un llistat segons les necessitats: De tots els articles del magatzem, solament els articles en estoc o els
articles sense estoc, ..., ordenats per codi, descripció ...
17
 FactuSOL
Activitat: Nous articles

Estoc Estoc
Referència Descripció Família Preu cost % IVA % Benefici Estoc
mínim màxim
Rentadora càrrega
001 002 200 G 70 120 20 500
superior
002 Rentaplats 002 175 G 75 120 20 500

003 TV Plasma 40” 003 1000 G 80 80 5 80

004 DVD reproductor 003 100 G 50 150 50 800

Càmera fotogràfica
005 003 300 G 70 150 50 700
digital
006 Càmera vídeo digital 003 500 G 70 100 40 600

Altres dades:

- Imatge del producte: Enganxar-la

18
 FactuSOL
Circuit de compres

Comandes a proveïdors

La opció està ubicada en la cinta de Compres / Generar comandes. Hi ha dues opcions:

De manera automàtica clicant a Generar comanda

O be inserint línia a línia amb la

icona de Comandes a
Proveïdores

o bé s’obra una cinta nova per

indicar totes les
característiques de la
comanda.

Hi ha varis botons que permeten buscar el producte per la comanda, el proveïdor i altres.

Per les devolucions d’articles només cal prémer la icona de Devolucions i s’obra a cinta concreta per indicar les
característiques de la devolució.

19
 FactuSOL
Activitat: Noves comandes als Proveïdors

Número Condicions
de la Data Proveïdor Material de Quantitat Preu unitari
comanda pagament
1 02/01/xx 200 1 Habituals 10 210
1 02/01/xx 200 4 Habituals 15 90

2 08/01/xx 201 2 369 100 185

2 08/01/xx 201 5 369 85 320

3 11/01/xx 202 3 Habituals 80 1200

3 11/01/xx 202 6 Habituals 160 480

4 18/01/xx 200 2 090 200 200

4 18/01/xx 200 6 090 250 450
4 18/01/xx 200 3 090 190 1190

5 30/01/xx 201 1 Habituals 50 250

6 31/01/xx 202 5 Habituals 80 280

6 31/01/xx 202 4 Habituals 200 120

GENERAR UNA COMANDA

Acció:
 Compras / Pedidos a Porveedores / Nuevo
 Guardar

GENERAR UN ALBARÀ
Acció:
 Compras / Pedidos a Proveedores / Acciones /Entrada
 Compras / Entradas
 Canviar la data d’emissió i altres dades si escau
 Guardar

GENERAR UNA FACTURA

Acció:
 Comprar / Entradas / Acciones / Factura

GENERAR EL PAGAMENT
Acció:
 Compras / Facturas recibidas / Pago

20
 FactuSOL

21
 FactuSOL
Circuit de vendes

Realitzar un pressupost de venda

En la cinta de Vendes, icona pressupostos es visualitzen els registres amb la informació principal: número, data , nom
del client, total, venedor i l’estat, que podrà ser pendent, finalitzat o acceptat.

Fent clic a la icona de cada pressupost, es desplega

una vista ràpida amb els articles i els productes.

Comandes dels clients

Les comandes dels clients s’indiquen a partir de la cinta de vendes, igual que les compres. Un pressupost acceptat
genera una comanda de vendes. Des de la icona Emissió es pot emetre i imprimir el document, pots enviar-lo per
correu electrònic o bé emetre un document PDF. També ho pots fer directament des del document.

22
 FactuSOL
Activitat: Noves comandes dels clients.

Número de la Forma de Comissió

Data Proveïdor Material Quantitat Agent Paquets
comanda cobrament agent
1 04/01/xx 100 Habituals 85 01 3 4.5
1 04/01/xx 100 Habituals 95 01 3 5
1 04/01/xx 100 Habituals 180 01 3 3.25

2 07/01/xx 102 369

2 07/01/xx 102 369

3 10/01/xx 101 Habituals

3 10/01/xx 101 Habituals

4 18/01/xx 100 090

4 18/01/xx 100 090
4 18/01/xx 100 090

5 22/01/xx 102 Habituals

5 22/01/xx 102 Habituals

Albarans.

Per generar un albarà cal ...

Pg 55 al 61

Realitzar vendes a clients no registrats

Des de la cinta Vendes, Comanda de clients, icona Nou con si fos una comanda normal, però en el client indiques
Client comptat. De la mateixa manera pots donar d’alta un client nou amb totes les seves dades.

Es poden anar afegint els productes a la comanda amb la combinació de tecles Alt+Insert, s’afegeix una nova fila en
la vista del detall de cada producte.

Quan ja estan tots els productes pots visualitzar els total de la comanda amb la combinació Ctrl+T. A la finestra de
totals es finalitza la venda, es pot canviar la forma de pagament, ... Per guardar la comanda pots prémer F5

Crear bestretes de clients.

Per crear una bestreta (anticipo) del client, en la cinta de Vendes, grup clients Clients, prem la icona Anticipos i dona
d’alta un nou.

23
 FactuSOL
Busca el client, ingressa l’import i estableix la
bestreta a una factura, rebut o albarà, o deixar-ho
com a No aplicat.

La factura electrònica
65 a 66

24
 FactuSOL
Còpies de seguretat

La finalitat d’aquest procés és der una còpia de la informació introduïda en cada empresa fins aquest moment.

La còpia de seguretat ha de prendre’s com a part del treball diari, i en qualsevol sistema informàtic és l’única arma
per defensar-se de possibles desastres.

Prem: Botó principal / Seguretat / Còpies de seguretat

Dades que cal copiar:

- Dades de l’empresa
- Còpia complerta

Destí:
- Ruta de destí: per defecte
- Es pot modificar a través del botó Opcions de
FactuSOL del Menú sistema

Opcions:
- Sobreescriure una còpia
- Identificació, inclou a l’inici del nom del fitxer el
text FactuSOL
- Comprimit

Recuperació de les còpies de seguretat:

Amb l’opció del botó Seguretat / Restaurar còpies de seguretat

Amb l’opció de Assistent de còpies de seguretat es pot habilitar el procés de còpies de seguretat automàtiques.

25
 FactuSOL

Requeriments d’instal·lació i us.

Requisits mínims.

 Computadora amb processador de 1 GHZ.

 Windows XP, Vista o Windows 7.
 512 MB de memòria.
 Resolució de pantalla mínima de 1024x768 px.

Vídeos tutorials.

Índex de vídeos.

En este vídeo, podràs veure el funcionament bàsic per tenir més seguretat al començament a utilitzar-lo en la teva
empresa.

En el vídeo es veuen el temes següents:.

 Crear una nova fitxa de client.

 Realitzar un pressupost.
 Crear un albarà y facturar-lo.
 Crear una factura impresa amb el logo de la empresa.

Duració : 13 minuts.

http://www.youtube.com/watch?v=c_n33-zM5h8

26