PROTOKOL KERJA

SURAT MENYURAT

1. Kertas Rasmi Jabatan

1.1
Lambang / Jata :
Kerajaan Negeri
Kerajaan Persekutuan
Jabatan
1.2

Alamat Jabatan / Pejabat :

Alamat Lengkap
NomborTelefon
Nombor Faks
Nombor e-mail

1.3

Kertas Bercetak:
Pad surat
Cetakan Komputer

2.

Tatacara Penulisan Surat Rasmi

2.1
Nombor Fail
Fail Jabatan / Pejabat
Fail Penerima (jika membalas surat)
2.2

Tarikh :
Surat ditandatangani
Surat dihantar

2.3

Alamat Penerima:
Umum - kepada Ketua Jabatan
-

Khusus / U.P. :
* Untuk perhatian seseorang pegawai

Khusus Atas Nama

* Sampul surat tidak boleh dibuka
* Hantar terus kepada pegawai berkenaan

2.4

Melalui : (dengan salinan)

Ketua Jabatan Penerima
Ketua Jabatan Pengirim

2.5

Kata Mula :
-

secara umum:
- Tuan
- Puan

secara khusus:
Y.B. (Yang Berhormat)
Y.Bhg (Yang Berbahagia)
Y.Mulia (Yang Mulia)

2.6

Tajuk Surat
-

2.7

Nombor Perenggan
-

2.8

Satu tajuk satu surat

Tajuk yang sama jika menjawab

Perenggan pertama tidak bernombor

Perenggan seterusnya bernombor
(2,3 bukan (i), (ii) ..)

Memulakan Surat :
(I)
Dengan hormatnya
(ii)
Merujuk kepada perkara di atas ..
(iii) Merujuk kepada surat tuan
(iv)
Berhubung perkara di atas ..
(v)
Saya diarahkan

2.9.

Mengakhiri Surat :
i)

Perenggan terakhir; tanpa nombor perenggan :

Sekian, terima kasih

ii)

Moto:
Berkhidmat Untuk Negara

iii)

Slogan / Tema :
Ikut arahan / pekeliling
Majulah Sukan Untuk Negara
Bahasa Jiwa Bangsa
Memertabatkan Profesion Keguruan
Tanggungjawab Bersama
Perpaduan Pemangkin Pembangunan
Ummah

2.10.

Tandatangan
-

2.11.

Initial Ringkas :
-

2.12.

Saya yang menurut perintah

Nama dan Jawatan
Jika bagi pihak Ketua Jabatan :
*
Nama (yang menandatangani)
*
Jawatan Ketua Jabatan

Pendraf : huruf besar

*
(AH Abdul Hamid)
Jurutaip : huruf kecil
*
(ss Suzila Sahar)

Alamat Sampul Surat:

Sama dengan alamat di surat
Alamat Pengirim /Jabatan

3.
3.1

Merekod Surat
Surat Masuk :
-

3.2

Rekod dikertas minit dengan dakwat biru / hitam

Surat diedar dengan fail
Bilangan surat dinomborkan sebelah kanan dan
bulatkan.
Surat Keluar:
-

Rekod dikertas minit dengan dakwat merah.

Bilangan surat dinomborkan sebelah kanan dan
bulatkan.
Jika dihantar dengan tangan direkodkan dalam
Buku Kiriman Tangan
Jika berdaftar direkodkan dalam
Buku Surat Berdaftar