Buxhetimi i nje projekti

Cfare eshte buxheti dhe cilat jane

avantazhet e perdorimit te tij?
 Nje buxhet mund te perkufizohet si nje plan financiar
i nje projekti per nje periudhe te caktuar kohe.

 Perfshin vendosjen e objektivave per t’u arritur dhe

koordinimin e njerezve dhe apiratave te organizates.

 Buxheti financiar eshte nje menyre e ndarjes se

burimeve te nevojshme per te arritur objektivat
 Buxhetimi i duhur dhe kontrolli i kostove
jane elementet kyç per nje projekt te
suksesshem.
 Kur nje projekt nuk eshte financuar siç
duhet, cilesia e puneve dhe shpejtesia e
projektit mund te jenë te parametra
shume te ulet.
 Nga ana tjeter, menaxheri i projektit duhet
qe te mbaje nen kontroll kostot
 Cilat jane avantazhet e
buxhetimit?
Buxheti i nje projekti eshte i
nevojshem per :
Buxhetimi
 Te planifikuar dhe zbatuar objektivat
 Llogaritjen e te ardhurave dhe
Planifikimi
shpenzimeve te planifikuara
 Koordinimi i aktiviteteve
 Planet e komunikimit Rishikimi Monitorimi
 Motivimi i stafit duke percaktuar synime
te qarta (targets)
 Monitorimi dhe vleresimi i progresit
aktual
 Kush eshte pergjegjes per
buxhetimin?
 Menaxheri dhe stafi, i cili eshte pergjegjes per
realizimin e aktiviteteve, pergatisin buxhetin. Stafi
i finances perben burimin teknik dhe siguron se
proçesi i buxhetimit eshte kryer profesionalisht.

 Buxhetimi kerkon persona qe kane aftesi te mira

komunikimi.

 Eshte e nevojshme qe te degjohet me kujdes dhe

te negociohet si gjate planifikimit ashtu edhe
gjate monitorimit te nje buxheti.
 Cfare perfshihet ne buxhetim?
Buxhetet menaxhohen ne tre faza:
 Planifikimi: percaktimi i objektivave si dhe percaktimi se çfare
kjo do te thote ne termat e te ardhurave dhe shpenzimeve,
brenda kufizimeve te pergjithshme te buxhetit te projektit.
 Monitorimi: monitorimi sesi te ardhurat dhe shpenzimet
aktuale krahasohen me ato te planifikuara. Rishikim i
vazhdueshem percakton diferencat midis shifrave te planifikuara
dhe te realizuara. Cdo korrigjim ne zera behet ne baze te ketyre
monitorimeve.
 Rishikimi: vleresimi permes nje rishikimi te pergjithshem sesi
objektivat jane duke u arritur si dhe identifikimi i nje kuadri te ri,
nese eshte e nevojshme per periudhen ne vijim. Kjo behet ne
fund te ciklit te buxhetit dhe mund te jete fillimi i vitit te ri
financiar. Kjo perben nje mundesi per te ripare sesi proçesi i
planifikimit dhe monitorimit te buxhetimit mund te permiresohet.
 Lista e termave teknike te
perdorur ne nje buxhet
Terma Kuptimi
Accruals Rregullimet qe behen ne te ardhurat
dhe shpenzimet aktuale per zera qe i
referohen periudhes se buxhetit por
qe nuk jane marre ose nuk jane
paguar. Rregullimi ndihmon dhenien
e nje pamjeje “e ngjashme me” ne
krahasim me buxhetin
Shembuj
Qira-ja eshte percaktuar ne buxhet
per nje periudhe 6 mujore, por
krahasot me qirane aktuale te
paguar vetem per 4 muaj.
Nje rregullm “accruals” behet per te
shtuar nje shpenzim ekstra 2 mujor (
i cili nuk eshte paguar ende), tek
zerat aktuale per qellime krahasuese.

Buxheti – raportet e buxhetit,
raportet e variances menaxhimi i
llogarive
Buxheti kapital
Prodhohen rregullisht (zakonisht cdo
muaj apo tremuaj) per te krahasaura
buxhetin nga fillimi I vitit deri ne
periudhen e raportimit, me te
ardhurat dhe shpenzimet aktuale.
Nje parashikim ne terma afatgjate te
tilla si ndertesa, pajisje makineri,
dhe te ardhurat e organizates qe e
kane themeluar ate. Disa here
vecohen nga te ardhurat ose buxheti
korrent.
Nje raport prodhohet cdo 6 muaj per
te krahasuar buxhetin me te
ardhurat dhe shpenzimet aktuale 6
mujore.
Tre makineri te reja duhet te blihen
vitin tjeter dhe epr kete ato jane
perfshire ne nje buxhet kapitali.
Gjithashtu ketu mund te perfshihet
nje grant i dhene nga nje donator per
t’I blere ato.

Buxheti cash Ky buxhet tregon parate qe hyjne Buxheti cash per muajin mars tregon
dhe parate qe dalin, dhe balancen se ne fund te muajit llogaria bankare
cash/banke ne fund te cdo muaji. eshte 0.
Faktoret kufizues Arsyet se pse objektivat nuk Mungesa e stafit te
mund te realizohen kualifikuar per te zbatuar
projektin
Buxheti i te ardhurave Buxheti per te ardhurat dhe Buxheti i nje organizate per
shpenzimet qe mbulojne te ardhurat dhe shpenzimet
zera te tille si pagesa, qira,
grante, rroga dhe udhetime.
Disahere keto perfshijne
edhe zera afatgjate te tille
si kapitali
Buxheti sezonal, me faza, Vendosja e zerave te te Pagesa e qirase eshet bere
sipas peshes, profilit ardhurave dhe shpenzimeve ne avance ne muajin Janar,
te buxhetit ne muajin kur per 12 muajt e vit.
do te merren te ardhurat
apo behen shpenzimet dhe Ne kete menyre, shuma
jo t’i ndash totalin e tyre , totale e qirase se gjithe vitit
psh. 12 muaj dhe vendosja vendoset ne muajin Janar
e shums ne cdo muaj. ne buxhet.
varianca Diferenca midsi te Nese shpenzimet e
ardhurave dhe shpenzimeve udhetimit te percaktura ne
te percaktura ne buxhet me buxhet jane 10000$ dhe
ato aktuale shpenzimet aktuale jane
8000&, atehere varianca
eshte 2000$.
virement Transferimi i nje shume nga 5000 $ nuk jane te
nje ze i buxhetit ne nje nevojshme epr pages ne
 Hapat ne planifikimin e nje
buxheti
Ndiqni 6 hapa te thjeshte per te planifikaur nje buxhet:
1. Identifikoni objektivat e projektit
Perfshini shume staf ne kete faze
2. Percaktoani se cilet jane faktoret “kushtezues”
Faktore “kushtezues” jane ata qe kufizojne buxhetin. Mund te jete
mungesa e parave, burimeve njerezore ose te tjera dhe koha qe duhet per
te zbatuar projektin. Kujtoni kete faktor gjate te gjitha fazave te
planifikimit
3. Mblidhni te dhena
 Sigurohuni se i gjithe informacioni eshte mbledhur.
 Informacion mbi vitin e meparshem;
 Niveli i inflacionit
 Shumat e rritjes se pagave
 Vleresimet nga ofruesit – psh materialet per trajnime apo qera
 Niveli i te ardhurave apo mbeshtetja me grant
 Faktore te jashtem qe influencojne ne te ardhurat dhe
shpenzimet (psh kursi i kembimit)
 4. Percaktoni shumen qe do te merret
Sa eshte shuma e konfirmuar dhe cila eshte shuma e duhur? Jini realist
ne maksimum gjate fazes se vleresimit/parashikimeve dhe perdorni
edhe shenimet ne fund te buxhetit per te treguar per ndonje ze te
buxhet, kostimi i te cilit ende nuk eshte bere.
5. Percaktoni shumat qe do te harxhohen
Detajoni zerat ne tipe sipas ndonje nga formatet e buxheteve
ekzistuese. Nese projekti financohet nga ndonje donator e jashtem
eshte e nevojshme qe te siguroheni se sistemi i financimit tuaj te
brendshem eshte i njejte me ate te donatorit, sipas zerave te buxhetit.
6. Pergatit buxhetin
Listoni gjithe zerat e buxhetit nje e nga nje, duke u siguruar se totali i
te ardhurave dhe shpenzimeve jane te njejta dhe perfshini shenimet e
te gjitha llogaritjeve tuaja. Sapo te perfundoni buxhetin informoni
cdokush qe ka nevoje te dije mbi zerat e buxhetit. Eshte e
keshillueshme qe te hartoni buxhet mujor cash per gjithe periudhen e
zgjatjes se projektit. Ky do t’ju tregoje se nga vijne e nga shkojne
 Shembuj buxhetesh
(per projekte te ndryshme)
 Hapi 1: Hapi2: Hapi 4: Hapi 8: Hapi 11:
Hapi 6: Hapi 7: Hapi 9: Hapi 10:
Kopjo aktivitetet nga specifiko Specifiko Hapi 5 Vendosja e Vleresimi i
Vleresimi Identifikimi i Skedulimi Llogarit
skeduli i aktiviteteve kerkesat njesite Specifiko sasite kodit te kostos kostove te
kostove burimeve i kostove totalin
per burime per njesi te financimit mirembajtes

Aktivitetet/Burim Njesi Kosto Bur Kodi kostos Kosto per periudhe Total K
et a /njesi ime M
Sasite periudhe
fina
Q Q Q3 Q nci BE Qev Q1 Q2 Q3 Q4
1 2 3 4 mi

1.1.
Dizenjimi&zbati
mi i programit te
trajnimit te stafit
per kujdesin
ndaj pacientit
Nr. 2 1,000 BE 3.4 A/1.3 2,000 --- --- --- 2,000
5,000
Pajisjet Nr. 1 5,000 BE 3.4 a/1.4 5,000 --- --- --- 1,000
Kompjuter Nr. 2 500 BE 3.4 A/1.5 1.000 --- --- ---
Fotokopje
Printer

Pagat dhe
shperblimet 10,200
nj. 6 6 6 6 1,700 Qev 5.2 B/2.1 10,200 10,200 10,200 40,800
(lokal) 2,700
nj. 3 3 3 3 900 Qev 5.2 B/2.2 2,700 2,700 2,700 10,800
Stafi homolog
Stafi i zyres
Hapi 3:
Vendos burimet tek kategoria
Etj. e kostove
 SOURCES OF FUNDING

TOTAL EU CONTR NATIONA PRIVATE

COST IBUTION L PUBLIC
To % I I To % Ce Re
CONTRIB I Total %*
t * B N tUTION
* n g F
a V a t i I
l l r o s
a n
l a
l

Activities
Activity 1

contract
1.1
contract
1.2
Activity 2
contract
2.1
contract
2.2
……
 
TOTAL
* expressed in % of the Total
Cost
Skedul indikativ i zbatimit – (periudhat te ndara ne tre
muaj
(Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter))

Start of Signature of Project Completion

Contracts Tendering contract
Contract 1.1
Contract 1.2
Contract 2.1
Contract 2.2
……

All projects should in principle be ready for tendering in the 1 ST Quarter following the signature of the FA
 Buxheti i kerkuar (projekt i nje OJF paraqitur tek SORROS per financim)

Zerat e buxhetit Njesia Sasia Cmimi US$ Vlera US$

   

Faza e pare: pregatitja e studimit 2500

Pergatitja e manualit 1100

Pergatitja e moduleve te trajnimit 450

Pergatitja e modelit ne excel 150

Pergatitja dhe futja e informacionit ne internet Dite 4 50 200
Koordinator Muaj 2 300 600

   

Faza e dyte: Organizimi i seminareve 4920

Qera (3 dite x 130 US$: salla dhe projektori) Dite 3 130 390
Koktejl (3 sem x 30 pjesemarresx 3US$) Dite 3 90 270
Dosje (3 sem x 30 pjesemarres x 4 US$) Cope 90 4 360
Lektore (3 sem x 4 lektore x 100US$) Dite-persona 12 100 1200
Dieta Dite 40 15 600
Hotel Nete 30 25 750
Udhetim Dite 30 15 450
Koordinator Muaj 3 300 900
 Hapat e monitorimit te buxhetit
 Pasi ka filluar periudha buxhetore, eshte e rendesishme te monitorohet
buxheti per te pare sesi te ardhurat e shpenzimet jane te ngjashme me ato
te parashikuara. Kjo i lejon menaxherit qe te vleresojne ne cdo kohe
situaten financiare dhe çdo ndryshim apo variance te shqyrtohet dhe te
korrektohet.
Hapat kyçe jane:
 1. Pergatisni ose merrni informacion mbi buxhetin aktual.
Nje krahasim i buxhetit te zerave “aktual” normalisht pergatitet cdo muaj
ose cdo tre muaj. Kjo quhet “statusi aktual i buxhetit”.
Shembulli
Te tjere mund te jene “raporte financiare”, llogari menaxheriale” apo
“raporti i variances”. Ky informacion pergatitet nga stafi i zyres se financave
dhe me pas kalon tek personat pergjegjes per buxhetimin.
2. Monitoroni te ardhurat dhe shpenzimet rregullisht
Pergjegjesit duhet te identifikojne çdo ndryshim ne çdo ze, te te ardhurave
dhe shpenzimeve aktuale – pra variancen – dhe duhet te jene ne gjendje te
shpjegojne arsyet per kete.

KESHILLOHET te vendosni shenime tek zerat qe shpjegone variancen.

SHEMBULL 1 : NJE BUXHET DHE RAPORTI
Financiar, ME SHENIME, PER TREMUJORIN E
PARE TE VITIT
Trajnim per pergatitjen e nje buxheti dhe raportit financiar
Buxheti Buxheti buxheti Varianca % shenime
vjetor jan-mars aktual tre muaj variance
per 12 muaj tre muaj Jan-mars tre muaj
TE ARDHURAT
Grant 300 000 150 000 150 000 - - -

Shperblim 376 000 94 000 89 304 (4 969) 5% 1

Dhurime 50 000 12 836 5289 (7 547 (59%) 2

0
Interesat 2 050 - - - - 3

TOTALI I TE ARDHURAVE 728 050 256 836 244 593 (12 243) (5%)
SHPENZIMET
Programi i trajnimit

Pagesa e trajnuesve 224 000 85 600 47 251 38 349 45% 4

Materiale/printime 55 690 15 350 20 387 +(5037) (33%) 5

Qirate 107 860 42 750 41 299 1 451 3% -

Udhetimet/akomodimet 116 510 31 120 35 109 +(3989) (13%) 6

Shpenzime te tjera 34 080 8 520 3 201 51319 62% 7

Overheads

Rrogat e stafit 11 230 2 807 2 833 +(26) (1%) -

Qirate 82 000 20 500 20 500 - - -

Energjia 38 970 9 743 9 265 478 5% -

Shpenzime udhetimi 16 020 4 005 3 206 799 20% 8

Qira e aseteve 107 860 42 750 41 299 1451 3% -
Kostot e zyres 34 390 8 598 9 109 +(511) (6%) 9
Pagesat e auditit 7 300 - - - - -
 Shenime per te shpjeguar
buxhetin dhe raportin
 Aktivitetet e trajnimit jane 55% me pak se niveli i parashikuar ne tre muajt e
pare;
 Nje pjese e madhe e dhurimeve do te merren ne Maj dhe ne Nentor
 Interesat do te shtohen ne Qershor dhe Dhjetor
 32,370.00 e pagesave te trajniereve per kete periudhe do te paguhen ne Prill.
Duke perfshire kete, shpenzimet aktuale jane 7.5% nen buxhet, pjesa me e
madhe e te cilave shkaktohet nga reduktimi i aktiviteteve trajnuese gjate
periudhes.
 Materialet dhe printimet, per pjesen me te madhe te vitit, jane blere. Vleresohet
se shpenzimet aktuale do te jene pakez nen buxhet ne fund te periudhes
 Per shkak te mungeses se aktiviteteve trajnuese, disa nga stafi dhe vullnetaret
kane bere udhetime per te promivuar aktivitetet e projektit. Kjo ka rezultuar ne
kosto shtese te udhetimeve dhe te akomodimit
 Vleresimi “shpenzime te tjera” eshte nen buxhetin e parashikuar. Tashme eshte
parashikuar se shpenzimet lokale per kete ze do te jene 20,000.00
 Pritet te kete kosto shtese per udhetime ne tremujorin tjeter
 Mund te kete arsye te ndryshme per
varianca, psh:
1. Nuk eshte bere fature per nje pagese te paguar.
2. Diferencat ne kohe, ku nje ze tregon nje aktivitet qe ka
ndodhur ne vetem ne nje muaj, por buxheti tregon
shumen e ndare ne 12 muaj te vitit;
3. Perfshirja e nje pagese te bere ne avance megjithese
mallrat dhe sherbimet nuk jane marre
4. Buxheti nuk eshte pergatitur siç duhet
3. Marrja e veprimeve

Bazuar ne informacionin e monitorimit, veprime korrektuese duhet te merren, si

p.sh.: me poshte:

 Mos ndermerrni asnje veprim nese te ardhurat dhe shpenzimet aktuale jane
perkohesisht jo te sakta, por Shkruaje Drejt ne periudhen e mevonshme.
Sigurohuni qe eshte bere.
 Parashikoni se cfare do te ndodhe nese trendi aktual vazhdon per periudhen e
mbetur.
 Merrni masa per t’u siguruar se zerat e te ardhurave dhe shpenzimeve
konvergjojne me buxhetin origjinal. Mund te jete e nevojshme qe te ulni kostot,
te shkurtoni ndonje aktivitet apo program, te rrisni pagesat epr ose te merrni
nje grant te cilin nuk e kishit marre.
 Konsideroni faktin se mund te kete zera ne buxhet qe mund te jene mbi ose nen
parashikimin. P.sh.: nese tek “shpenzimet e buxhetit” nje ze si psh. udhetimet
transferohet tek nje ze tjeter i shpenzimeve si p.sh pagat.
 Informoni njerezit se cfare veprime duhet te behen per te qene brenda zerave te
buxhetit
 Cfare ndodh ne fund te vitit?
 Krahasimi i buxhetit dhe shpenzimeve aktuale eshte nje menyre e
rendesishme e matjes se progresit te projektit pergjate vitit.
Keshillohet te krahasohen shifrat e buxhetit vjetor me raporte
financiare ne fund te vitit;

 Avantazhi i raporteve financiare eshte se shifrat jane rregulluar per

te treguar nje krahasim “like with like”;

 Kjo menyre siguron nje buxhet 12 mujor dhe te ardhura dhe

shpenzime 12 mujore, te cilat mund te krahasohen me buxhetet e
viteve te kaluara ose mund te perdoren si baze per buxhetet e
ardhshme;

 Raportetet e prodhuara per nje projekt ne fund te vitit jane si ne

vijim
1. Raporti i llogarive te pagesave dhe
faturave
 Ky raport liston balancen bankare te hapur dhe
balancen cash te hapur, faturat ose parate qe hyjne
gjate vitit, pagesat ose parate qe dalin gjate vitit si
dhe balancen bankare dhe ate cash te mbyllur
 Nuk jane bere rregullime/pershtatje te transaksioneve
per te siguruar nje krahasim te vertete me buxhetin

Nese psh eshte paguar qira vetem per 10 muaj (e jo

12 muaj) gjate vitit, faturat dhe pagesat duhet te
tregojne vetem 10 muaj. Krahasimi me buxhetin nuk
behet ne keto raporte.
 shpenzimeve

 Perben nje raport vjetor qe eshte i krahasueshem me

buxhetin. Nje version i buxhetit dhe raportit financiar, i
pershtatur per te treguar te ardhurat e shpenzimet e
plota te 12 muajve. Kryesisht pershtatet per zera te
paguar ne avance.
 Nje krahasim “like with like” me buxhetin mund te behet.
 Llogaria e te ardhurave dhe shpenzimeve mund te
pershtatet edhe per te perfshire amortizimin, si. p.sh te
pajisjeve
 Nese amortizmi tregohet ne logarine e te ardhurave dhe
te shpenzimeve, atehere duhet ta vendosni edhe ne
buxhet
 Shembull 2 : Llogaria e te ardhurave dhe
shpenzimeve
 Trajnim per pergatitjen e te ardhurave dhe shpenzimeve ne fund te vitit
31 dhjetor
Buxheti

TE ARDHURAT
Grant 300 000 300 000
Shpermblim 323 192 376 000
Dhurime 70 298 50 000
Interesat 1 409 2 050
TOTALI I TE ARDHURAVE 694 899 728 050
SHPENZIMET
Programi i trajnimit
Pagesa e trajnuesve 232 490 224 000
Materiale/printime 53 246 55 690
Qirate 101 293 107 860
Udhetimet/akomodimet 99 579 116 510

Shpenzime te tjera 33 487 34 080

OVERHEADS
Rrogat e stafit 11 198 11230
Qirate 82 000 82 000
Energjia 37 135 38 970
Shpenzime udhetimi 14 213 16 020
Kostot e zyres 33 371 34 390
Pagesat e auditit 7300 7 300
 Ceshtjet per t’u shqetesuar nga llogaria e
te ardhurave dhe shpenzimeve
(shembulli me siper)
 Trajnimi per zhvillim tregon per nje deficit gjate vitit, me rreth 10 413.00. Eshte e veshtire te
thuash pse ndodh kjo vetem duke pare tek llogaria e te ardhurave dhe shpenzimeve.Per kete arsye
eshte e nevojshme te krahasohen keto te dhena me ato te buxhetit vjetor. Shumat e buxhetit , ne
kolonen e djathte, perbejne shumat e buxhetit vjetor nga shembulli 1. Nese te ardhurat dhe
shpenzimet e vitit te kaluar jane te vlefshme, atehere mund te behet nje krahasim i plote.

 Te ardhurat tregojne per nje renie per shkak te pagesave dhe interesave, te vena ne zerat e
buxhetit. Nje rritje ne dhurime eshte e pamjaftueshme per te kaluar kete renie te ardhurash.

 Me perjashtim te pagesave te trajnuese, shpenzimet e e buxhetit kane qene nen kontroll te plote.
Po atehere pse jane pegesat e trajnerve me te larta se ç’pritej? Nese jane bere me shume kurse
trajnimi se ç’ishte planifikuar, pse kostot e tjera nuk jane mbi shifrat e parashikuara ne buxhet?

 Pse ehste qiraja e premisave dhe shpenzimet e ushetimeve dhe akomodimeve me te ulta se ato te
planifikuara ne buxhet?

 Do te vazhdoje ky defiçit edhe per vitin tjeter? Si mund te shmanget kjo? Nese buxheti per vitin
tjeter eshte pergatitur, si mund te krahasojme shifrat e ketij buxheti me shifrat e llogarise se te
ardhurave dhe shpenzimeve?

Shenim:
 Shifrat e buxhetit normalisht nuk perfshihen ne llogarine e te ardhurave dhe shpenzimeve.
Gjithesesi, nese shifrat jane te vlefshme, eshte e rendesishme qe ato te krahasohen
 Keshilla kryesore per te
analizuar llogarine e te

ardhurave dhe shpenzimeve
Krahaso cdo ze ne llogarine e te ardhurave dhe shpenzimeve me:
 I shifrat korreponduese te vitit te kaluar
 II. Shumen e buxhetit per te njejtin vit
 III. Shumen e buxhetit per vitin ne vijim.
 Identifiko arsyet per cdo ndryshim midis shifrave dhe identifiko
sesa e arsyeshme eshte kjo. Bej pyetje rreth ndryshimeve te
“çuditshme”
 Pyet se sa e rendesishme eshte çdo ze i llogarise se te ardhurave
dhe shpenzimeve
 Bej nje pasqyre te detajuar per çdo shifer qe permban disa zera te
grupuara se bashku, p.sh per zerin “te tjera”.
 Donatoret duhet te kontrollojne se grantet e tyre jane vendosur si
te ardhura ne llogari dhe te bien dakort me shenimet e tyre
 Pyet se cfare duhet bere per te shmangur nje defiçit ne vitin e
ardhshem
 Kontrollo nese llogarite jane audituar dhe nga kush.
Literatura:
“Project Budgeting and Accounting”

www.erletshaqe.com