Filipino sa Piling Larang

PA G S U L AT N G
MEMORANDUM, ADYENDA, at
K AT I T I K A N N G P U L O N G
JAMMIE A. ESGUERRA
Guro sa Filipino
MEMORANDUM
o MEMO
Ang memo ay karaniwang isinusulat
para sa mga taong nasa loob ng
isang organisasyon o kompanya.
Gayunman, may mga memo din na
ipinapadala sa labas ng kompanya o
organisasyon sa pamamagitan ng e-
mail o kaya telefax.
Gamit ng Memo
1. Paghingi ng impormasyon
2. Pagkompirma sa kumbersasyon
3. Pag-aanunsiyo ng mga pagbabago sa mga pulong
4. Pagbati sa kasamahan sa trabaho
5. Pagbubuod ng mga pulong
6. Pagpapadala ng ma dokumento
7. Pag-uulat sa pang-araw-araw na gawain
Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang
sining. Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang
liham. Kadalasang ito ay maikli lamang na ang
pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa
isang tiyak na alintuntunin na dapat isakatuparan gaya
halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa,
o pagsunod sa bagong Sistema ng produksiyon o
kompanya . Ito rin ay maaaring maglahad ng isang
impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o
pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.
• Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklatna Writing in the
Discipline (2014), ang mga kakilala at malalaking kompanya
at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored
stationery para sa kanilang memo tulad ng sumusunod:
- Puti – ginagamit sa mga pangkalahatng kautusan,
direktiba, o impormasyon.
- Pink o rosas – ginagamit naman para sa request o order
na nanggagaling sa purchasing accounting department
- Dilaw o luntian – ginagamit naman para sa mga memo na
nanggaling sa marketing at accounting department
• Sa pangkalahatanayon din kay Bargo
(2014), may tatlong uri ng memorandum
ayon sa layunin nito.
a. Memorandum para sa kahilingan
b. Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon
 Katawan ng Memorandum o Memo
• PAGSULAT NG PANIMULA
1. Ipakilalaang suliranin o isyu sa panimulang bahagi. Bigyan ang
kinauukulan ng pahapyaw o pasilip sa konteksto sa likod ng aksiyong
nais ipagawa sa kanila. Ito ang thesis statement ng memo, na siyang
nagtataglay ng paksa at naglalahad kung bakit ito mahalaga.
2. Ilagay lamang ang impormasyong kailangan. Hindi ito dapat maging
mahaba. Maging mapanghikayat tungkol sa ipinaliliwanag na
problema upang maniwala at kamubinsi ang mambabasa.
3. Karaniwan ang haba ng panimula ay nasa ¼ kabuuang haba ng
memorandum.
 Pagsulat ng Buod
• Ang ibinubuod sa isang memorandum ay ang
pangunahing aksiyong nais ipagawa ng
nagpapadala sa mambabasa. Nagtataglay ito
ng ilang ebidensya bilang pansuporta sa mga
rekomendasyong ibinibigay ng nagpapadala. Sa
isang napakailing memo, hindi na kinakailangan
ang buod; isinasama na ito sa pagtalakay na
nasa gitnang bahagi nito.
Padron ng Memorandum
 Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Memorandum

1. Makikita a letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, intituyon,

o organiayon gayun din ang lugar kung aan matatagpuan ito at
minan maging ang bilang ng numero ng telepono.
2. Ang bahaging “Para a/Para Kay/Kina” ay naglalaman ng pangalan
ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng
memo.
3. Ang bahagi naming “Mula Kay” ay naglalaman ng
pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo.
4. A bahaging Peta, iwaan ang paggamit ng numero gaya
ng 11/25/18 o 30/09/18. a halip ang buong pangalan ng
buwan o ang dinaglat na alita nito tulad ng Nobyembre o
Nob. Kaama ang araw at taon upang maiwaan ang
pagkalito.
5. Ang bahaging Paka ay mahalagang maiulat nang payak,
malinaw, at tuwiran upang agad maunawaan ang nai
ipabatid nito.
6. Kadalaang ang “Menahe” ay maikli lamang ngunit kung ito ay iang
detalyadong memo kailangang ito ay nagtataglay ng umuunod:

a. itwayon – ditto makikita ang panimula o layunin ng memo.

b. Problema – nakaaad ang uliraning dapat pagtuunan ng panin. Hindi
lahat ng memo at nagtataglay nito.
c. Oluyon – nagaaad ng inaaahang dapat gawin ng kinauukulan.
d. Paggalang o Paaalamat – wakaan ang memo a pamamagitan ng
pagppaalamat o pagpapakita ng paggalang.
Mga Halimbawa ng Memorandum
7. Ang huling bahagi ay ang “Lagda” ng
nangpadala. Kadalaang inilalagay ito a ibabaw ng
kanyang pangalan a bahaging “Mula kay”
AGENDA o
ADYENDA
AGENDA o ADYENDA
• Ayon kay Sudapraet (2014, ang adyenda ang
nagtatakda ng mga pakang tatalakayin sa pulong.
Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong
adyenda ang isa sa mga susi sa matagumpay na
pulong.
Kahalagahan ng Adyenda
1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga
impormasyon:
a. Paksang tatalakayin
b. Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. Oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad
ng pagkakasunud-sunod ng mga paksang tatalakayin at
kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang
mahalaga upang matiyak ang lahat ng paksang
tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga
kasapi sa pulong na maging handa sa mga
paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang Malaki upang
manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin
sa pulong.
 Mga Hakbang sa pagsulat ng Adyenda
1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya
naman ay isang e-mail na nagsasaad na magkaroon ng
pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa
ganitong arw, oras, at lugar.
2. Ilahad ang memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang
katibyan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman
kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon.
• Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring
ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang
concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng
minute na kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag
ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala na o nalikom
na. higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng agenda
ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan
makikita ang agenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras
kung gaano ito katagal pag-uusapan.
• Ang taong naatasang gumawa ng agenda ay kailangang
maging matalino at mapanuri kung ang mga isinumiteng
agenda o paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong.
Kung sakaling ito ay malayo sa p[aksang pag-uusapan,
ipagbigay-alam sa taong nagpadala nito na ito ay maaaring
talakayin sa susunod na pulong.
4. Ipadala ang sipu ng adyenda sa mga taong dadalo, mga
dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay
muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kalian at
saan ito gaganapin.
5. Sundin ang agenda sa paggawa ng pulong.

(Pagbibigay ng halimbawa ng Agenda)

Nakasulat sa manila paper
 Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Agenda
1.Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi
ng mga adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na
mahahalagang paksa.
3. Manatili ng iskedyul ng adyendangunit maging flexible kung
kinakailangan.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa
sipi ng adyenda.
5. Ihanda ang mga kinakailangang dokumento kasama ang
adyenda.
 KATITIKAN NG
PULONG
(Minutes of the Meeting)
 Katitikan ng Pulong
• Ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na
katitikan ngulong. Ito ay kalimitang isinasagawanang
pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng
lahatng mahahalagang detalayeng tinalakay sa pulong.
• Ito ang nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng
samahan, kompanya, o organisasyon na maaaring magamit
bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin o
sanggunian para sa mag susunod na pagpaplano at
pagkilos.
 Pangunahing gampanin ng katitikan ng pulong ang sumusunod:
1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa nagpagpasyahan sa
pulong.
2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahanat responsibilidad ng
bawat miyembro ng pulong.
3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga
inaasahang Gawain na nakalatang sa kanila, gayundin ang mga
takdan petsa na inaasahan nilang matapos ang Gawain.
4. Nababatid din kung sino-sino ang aktibo at hindi aktibong
nakadadalo sa pulong.
5. Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong.
 Pangunahing hakbang sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong
1. Paunang pagpaplano – ang isang planadong pulong ay
nagdudulot ng mainam na resulta sa samahan at sa buong
miyembro nito. Higit sa lahat, napapadali nito ang paraan ng
pagtatala ng kalihim lalo at kung detalyadong naisasaayos ng
tagapamuno ang hanay ng mga usapin. Upang matamo ang
paunang pagpaplano, kinakailangang tukuyin ang mga usapin
o agenda; haba ng pulong; oras; iskedyul; at lugar kung saan
gagawin ang pagpupulong; mga usapin na bibigyan ng higit
na payoridad; at mga inaasahang mosyon o pagpapasya.
2. Pagrerekord ng mga napag-usapan – bago
simulant ang recording, alamin muna kung ano-
anong impormasyon o datos ang kinakailangang
maitala. Tandaan, hindi lahat ng napag-usapan ay
kailangang maging bahagi ng katitikan ng pulong,
lalo na kung ang mga ito ay maliliit at hindi
gaanong mahalagang mga ideya. Gayunman, sa
pangkalahatan, ang katitikan ng pulong ay
kakikitaan ng sumusunod na mga bahagi:
1. Iskedyul at oras ng pulong;
2. Talang mga dumalo, hindi nakadalo, nahuli, at naunang
umalis;
3. Pagwawasto ng ginawa sa mga nakaraang katitikan ng
pulong;
4. Resulta ng mga kapasyahang isinagawa;
5. Mga hakbang na isasagawa;
6. Mga usapin mula sa nakaraang pulong at mga bagong
usapin; at
7. Iskedyul ng susunod na pulong.
3. Pagsulat ng napag- usapan o transaksyon –
ang kalihim ang may tungkuling magtala ng
katitikan. Sa sandaling atapos angpulong, mainam
na maisulat niya agad ang impormasyon batay sa
isinagawang recording upang sariwa pa sa alaala
niya ang lahat ng impormasyon. Kailangang tiykaing
naitala niya ang mahahalagang kapasyahan,
mosyon, at mga dapat na maisagawa.
4. Pamamahagi ng sipi ng katitikan ng pulong –
bilang opisyal na tagapagtala, bahagi ng
responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng
katitikan ng pulong sa mga opisyal ng samahan. Bago
itoisagawa,inaasahan na ito ay nalagdaan na niya at
nabatid ng tagapamuno para a pagpapatibay ng
kapulungan, ang pamamahagi ng sipi ay maraming
pamamaraan gaya ng hard copy, e-copy, o shared
copy gamit ang cloud-based tool.
5. Pag – iingat ng sipi o pagtatabi - isa rin
ito sa maaaring responsibilidad ng tagapagtala –
ang makapagtabi ng sipi bilang reperensya sa
hinaharap. Makabubuti ito sa isang samahan
upang mabalikan nila ang kasaysayan at pag-
unlad ng kanilang organisasyon.
21 Gabay para sa Mabisang Pagsulat ng Katitikan ng Pulong
1. Ihain ang mga usapin bago paman simulant ng
nakaiskedyul na pulong.
2. Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong.
3. Ilatag ang mga usapin o agenda.
4. Piliin ang pinakamainam na metodo (laptop, notebook,
recording, at iba pa)
5. Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan.
6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye.
7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong.
8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin anh
kanilang pangangailangan.
9. Bukod sa pangangailangan, mainamna gawing pamilyar
ang sarili sa mga tanggapanna kanilang kinakatawan.
10. Gumawa ng template ng katitikan upang mapabilis ang
proseso ng pagtatala.
11. Makinig nang may pag-iingat upang walang makaligtaang
detalye.
12. Itamalamang ang katotohanan at iwasan ang
pagkuha sa mga opinyong walang tiyak na batayan.
13. Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat.
14. Maging tiyak.
15. Itala ang mga mahahalagang mosyon.
16. Itala rin ang mag hindi natapos na usapin,
gayundin ang mga nabinbing talakayan.
17. Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong.
18. Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye.
19. Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang
katitikan upang walang makaligtaang datos.
20. Basahing mabuti ang katitikan bagoito ipamahagi.
Mainam na tiyak at tumpak ang lahat ng detalye gaya
ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya, at mga
mosyon.
21. Hingin ang aprubal ng tagapamuno ng pulong bago
ito pamahagi.
Pormat ng Katitikan ng Pulong
Pagbibigay ng halimbawang kopya ng Katitikan ng Pulong
(nasa bond paper)