NETSUITE

Vendor master – Trade Vendor

Toolkit
Nội dung chính
1. Cơ bản về Vendor master (Trade Vendor)
2. Xem danh sách, cách tải Vendor master về
3. Chỉnh sửa 1 vendor
4. Tạo mới 1 vendor bằng cách thủ công
5. Tạo mới vendor bằng file CSV
6. Điều chỉnh vendor bằng file CSV: chưa
7. Vô hiệu hóa một Vendor

2
1. Cơ bản về Vendor master (Trade Vendor)
• So với DFVN, Vendor master (Thông tin nhà cung cấp) trên NetSuite được gom lại trên một hệ thống,
thêm nhiều trường thông tin hơn, được quản lý một cách thống nhất trên một hệ thống. Trong giai
đoạn thử nghiệm thì Vendor code phải điền tay, nhưng sau khi đủ thông tin vendor thì Vendor code
sẽ được hệ thống tự tạo ra (áp dụng như quy tắc trên hệ thống cũ)
• Buying Admin sẽ thao tác trực tiếp trên NetSuite để tạo mới hoặc điều chỉnh các thông tin của
vendor, lưu ý thông tin tại Vendor master gồm nhiều bước upload và nhiều dạng thông tin liên
quan đến nhiều phòng ban
• Hiện tại trên NetSuite cung cấp nhiều vendor type (loại vendor), trong file này đang đề cặp đến
“Trade vendor”

3
 2. Xem danh sách, cách tải Vendor master về
• Có thể xem và tải toàn bộ thông tin của Vendor ở Vendors-> Lists > nhấn vào vendors
sẽ ra trang thông tin về vendor.
• Để xem và tải toàn bộ các cột thông tin, chọn View là “GVN – VENDOR MASTER”
• Tải về bằng cách nhấn biểu tượng hình Excel
• Có thể chỉnh sửa thủ công thông tin vendor bằng cách nhấn “Edit” tại dòng bất kỳ mà
mình muốn hoặc chọn View để xem bên trong vendor

Sửa - Edit/ Xem-View trực tiếp

*Tại dòng màu xám tên của cột thông tin vendor, có thể nhấn vào để Sort theo thứ tự 4
 2. Xem danh sách, cách tải Vendor master về
• Để tìm vendor bất kỳ, tại màn hình thông tin vendor, nhấn Ctrl và phím F để hiện ra
thanh công cụ tìm kiếm, dán SKU hoặc thông tin cần tìm kiếm, enter
• Hoặc dung công cụ Filter trên màn hình

• Hoặc tìm vendor bằng công cụ Vendor Search

5
 2. Xem danh sách, cách tải Vendor master về
• Để tìm vendor bất kỳ, tại màn hình thông tin vendor, nhấn Ctrl và phím F để hiện ra
thanh công cụ tìm kiếm, dán SKU hoặc thông tin cần tìm kiếm, enter
• Hoặc dung công cụ Filter trên màn hình

• Hoặc tìm vendor bằng công cụ Vendor Search

6
 3. Chỉnh sửa 1 vendor
• Tại màn hình Vendor, chọn hoặc tìm vendor cần edit. Hoặc có thể tìm vendor code trên
global search -> chọn edit

Tìm và chọn Edit

Hoặc

• Tìm và chỉnh sửa những thông tin cần thiết, sau đó nhấn SAVE

7
4. Tạo mới 1 vendor bằng cách thủ công
• Chọn Vendors -> Lists -> Vendors -> New

• Hoặc CSV import -> GVN – Vendor -> Add a New Vendor

• Hoặc tại màn hình Vendor List, chọn New Vendor

8
4. Tạo mới 1 vendor bằng cách thủ công
• Điền thông tin:
Vendor ID (nếu đem từ data cũ qua)
Company Name
Vendor Category
Vendor Sub-Category
Các thông tin cần thiết khác theo form New Vendor phòng Merchandise gửi….

• Nếu là Hộ Kinh Doanh hoặc pháp nhân nào mà thuế mua hàng =0 thì tick chọn vào ô BUSINESS
HOUSEHOLD

9
4. Tạo mới 1 vendor bằng cách thủ công
• Điền contact chính của công ty Email / Phone / Address
• Điền Contact của người phụ trách bên Vendor tại tab Relationship

10
4. Tạo mới 1 vendor bằng cách thủ công
• Điền Tax code + địa chỉ của Vendor tại tab Address

• Điền thông tin legal name, Primary currency, Tax Information, Bank details, Bank account

11
 4. Tạo mới 1 vendor bằng cách thủ công
• Tại tab TTA & Off TTA Percentage sẽ tạo TTA và off TTA (xem cụ thể ở toolkit của TTA)
• Có thể tạo Vendor trước, add TTA vào sau

• Tại tab Custom -> Delivery Matrix, input loại giao hàng (DC/ DSP) cho 5 khu vực của Guardian

• Sau khi điền đủ thông tin -> SAVE

12
5. Tạo mới vendor bằng file CSV
• Tạo hoặc chỉnh sửa vendor bằng CSV file giúp chỉnh sửa hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian
• Khi tạo trên NetSuite, sẽ có hiệu lực ngay (Khi chỉnh sửa Buying Admin căn cứ effective day
để vào NetSuite thực hiện)
• Chọn CSV Import > GVN – Vendor > CSV Template upload Vendor Master > chọn cả 2
Template rồi download (đây là 2 template cần thiết để import đủ thông tin của Vendor)

13
5. Tạo mới vendor bằng file CSV
• Chuẩn bị template: GVN_CSV_Vendor and related

Có 4 sheet, sau khi hoàn thiện từng sheet, copy nội dung vào excel -> xuất định dạng CSV-UTF8
từng sheet -> có 4 files, 4 files này tương ứng 4 đường link trên NetSuite
Lưu ý bỏ dòng tô xám đầu tiên, chỉ copy nội dung từ dòng thứ 2 (header của các cột)
• Vendor_Import: mỗi dòng tương ứng 1 vendor, status mặc định là Active, điền các thông tin
cần thiết, lưu ý cột Guardian buyer in charge phải điền giống account của Buyer đã tạo trên
NetSuite, thông tin nào không có thì bỏ trống
Sau khi import sheet này sẽ có Vendor code để điền tiếp vào các sheet tiếp theo

• Contact_Import: Mỗi dòng là 1 Vendor ứng với 1 Contact role, nếu vendor có nhiều thông tin
liên hệ thì có nhiều dòng, và mỗi dòng có Contact External ID khác nhau (thường là bằng
vendor code + số thứ tự của contact role)

• Delivery Channel: Mỗi vendor có 5 dòng, tương ứng 5 khu vực của Guardian là Hồ Chí Minh,
Bà Rịa Vũng Tàu, Đồng Nai, Đà Nẵng, Hà Nội

• Vendor Address_Import: Mỗi dòng tương ứng với 1 mã số thuế của Vendor, có thể 1 vendor
có nhiều mã số thuế khác nhau giữa các khu vực

14
5. Tạo mới vendor bằng file CSV
• Chuẩn bị template: GVN_CSV_Vendor and related
Có 4 sheet, sau khi hoàn thiện từng sheet, copy nội dung vào excel -> xuất định dạng CSV-UTF8
từng sheet -> có 4 files, 4 files này tương ứng 4 đường link trên NetSuite
Lưu ý bỏ dòng tô xám đầu tiên, chỉ copy nội dung từ dòng thứ 2 (header của các cột)
• Vendor_Import: mỗi dòng tương ứng 1 vendor, status mặc định là Active, điền các thông tin
cần thiết, lưu ý cột Guardian buyer in charge phải điền giống account của Buyer đã tạo trên
NetSuite, thông tin nào không có thì bỏ trống
Sau khi import sheet này sẽ có Vendor code để điền tiếp vào các sheet tiếp theo
Import tại: CSV import > GVN Vendor > CSV Vendor
• Contact_Import: Mỗi dòng là 1 Vendor ứng với 1 Contact role, nếu vendor có nhiều thông tin
liên hệ thì có nhiều dòng, và mỗi dòng có Contact External ID khác nhau (thường là bằng
vendor code + số thứ tự của contact role)
Điền xong -> import tại CSV import > GVN Vendor > CSV Vendor - Contact
• Delivery Channel: Mỗi vendor có 5 dòng, tương ứng 5 khu vực của Guardian là Hồ Chí Minh,
Bà Rịa Vũng Tàu, Đồng Nai, Đà Nẵng, Hà Nội
Điền xong -> import tại CSV import > GVN Vendor > CSV Vendor – Delivery Channel
• Vendor Address_Import: Mỗi dòng tương ứng với 1 mã số thuế của Vendor, có thể 1 vendor
có nhiều mã số thuế khác nhau giữa các khu vực
Điền xong -> import tại CSV import > GVN Vendor > CSV Vendor Address

15
5. Tạo mới vendor bằng file CSV
• Chuẩn bị template: GVN_CSV_VendorBankDetails

Có 2 sheet, sau khi hoàn thiện từng sheet, copy nội dung vào excel -> xuất định dạng CSV-UTF8
từng sheet -> có 2 files, 2 files này tương ứng 2 đường link trên NetSuite
Lưu ý bỏ dòng tô xám đầu tiên, chỉ copy nội dung từ dòng thứ 2 (header của các cột)

• 1. Bank details_Import: mỗi dòng tương ứng 1 Ngân hàng và chi nhánh của ngân hàng, kiểm
tra ngân hàng của nhà cung cấp là ngân hàng nào? Có trong file này chưa? Nếu chưa thì phải
tạo Bank Code cho ngân hàng này, nếu ngân hàng đã có rồi thì không cần làm bước này
Trường hợp cần tạo -> import tại CSV import > GVN Vendor > CSV Bank details

• 2. Vendor Bank Details_Import: Mỗi dòng là 1 Vendor ứng với 1 Bank account và 1 bank
details (bank detail đại diện cho tên ngân hàng)
Điền xong -> import tại CSV import > GVN Vendor > CSV Vendor Bank details

*Lưu ý: các bước import chọn file, next, next, next, run, OK giống như import CSV Item

16
5. Tạo mới vendor bằng file CSV: tham khảo

Cách upload file lên hệ thống:

• Chọn File cần upload (Select), đợi để hệ thống lấy file, nếu không có báo lỗi gì thì chọn Next

*Lưu ý: các bước import chọn file, next, next, next, run, OK giống như import CSV Item
Không cần chỉnh sửa ở các bước sau này

17
5. Tạo mới vendor bằng file CSV: tham khảo

Cách upload file lên hệ thống: Bước 5

• Sau khi upload thành công, hệ thống báo “Confirmation” như hình
• Để biết kết quả upload chọn Click to view the Import Job Status.
• Nếu quên chưa nhấn vào được, có thể
vào Setup > Import/Export > View CSV
Import Status

18
5. Tạo mới vendor bằng file CSV: tham khảo
Cách upload file lên hệ thống: Xem kết quả
• Sẽ có nhiều file trong trang này, chọn tìm tên file vừa upload (hoặc theo user name)
• Kết quả 100% là xong, kèm theo message là số record được import thành công và kèm
theo file CSV response
• Nếu kết quả sai: ví dụ “0 of 1 records imported successfully” -> nhấn “CSV Response”
tải file về để xem lỗi

19
5. Tạo mới vendor bằng file CSV: tham khảo

Cách upload file lên hệ thống: Xem kết quả

• Chỉnh sửa file lỗi, xóa cột Error và upload lại lên hệ thống
(vẫn bằng định dạng CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv)
Lưu ý: nên chỉnh từ file gốc .xls và save as thành CSV UTF-8, vì đối với những dữ liệu bằng
tiếng Việt có dấu thì trong file CSV trả lại từ hệ thống sẽ bị lỗi định dạng (không thể đọc
được, nên khi sửa trực tiếp có thể làm sai những dữ liệu dạng này)

Khi upload đã thành công thì trong Job Status sẽ hiện:

Trong quá trình upload, có thể chọn
CANCEL, tuy nhiên hệ thống chỉ
cancel những dòng nào mà hệ thống
chưa làm, chứ không phải là cancel
toàn bộ file, nên có rủi ro là hệ thống
có thể đã upload phần nào

Đã up lên thành công hết

Thành công 2/3 dòng đã up lên

20
5. Tạo mới vendor bằng file CSV: tham khảo

Cách upload file lên hệ thống: Xem kết quả

• Chỉnh sửa file lỗi, xóa cột Error và upload lại lên hệ thống
(vẫn bằng định dạng CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv)
Lưu ý: nên chỉnh từ file gốc .xls và save as thành CSV UTF-8, vì đối với những dữ liệu bằng
tiếng Việt có dấu thì trong file CSV trả lại từ hệ thống sẽ bị lỗi định dạng (không thể đọc
được, nên khi sửa trực tiếp có thể làm sai những dữ liệu dạng này)

Khi upload đã thành công thì trong Job Status sẽ hiện:

Trong quá trình upload, có thể chọn
CANCEL, tuy nhiên hệ thống chỉ
cancel những dòng nào mà hệ thống
chưa làm, chứ không phải là cancel
toàn bộ file, nên có rủi ro là hệ thống
có thể đã upload phần nào

Đã up lên thành công hết

Thành công 2/3 dòng đã up lên

21
6. Điều chỉnh vendor bằng file CSV: to be updated

22
 7. Vô hiệu hóa một Vendor
• Về quy tắc thì không được xóa vendor khi đã tạo trên NetSuite, để vô hiệu hóa vendor
mà không xóa thì chọn “Inactive” (tránh nhầm với chức năng thay đổi trạng thái
Vendor – active, to terminate, Termintaed). Vô hiệu hóa sẽ có hiệu lực ngay lập tức khi
chọn, vendor không thể đặt hàng hoặc thực hiện các giao dịch khác trên NetSuite.
• Tại trang thông tin vendor master, bật Edit > Đánh dấu tick tại cột Inactive của SKU nào
muốn vô hiệu hóa, sau đó tắt chức năng Edit
• Nếu không có dấu tick tại cột “Show Inactives” thì sẽ không tìm ra SKU đã bị vô hiệu
hóa, đánh dấu tick vào “Show Inactives” để biết SKU nào đang bị vô hiệu hóa.
• Có thể để vendor trở lại bình thường bằng cách bỏ tick ở cột Inactive

23
Thank you 

24