LATIHAN MODUL AGENCY ADMINISTRATOR

DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 2.0

(DDMS 2.0 )
 SKOP PEMBENTANGAN

PENGENALAN DDMS 2.0

PERANAN AGENCY ADMINISTRATOR

KAEDAH MENAWAN REKOD

MEWUJUDKAN PENGGUNA DAN GROUP

INSTALASI ADD-IN

KAEDAH MENAWAN REKOD DENGAN ADD-IN

2
 PENGENALAN DDMS 2.0

Projek di bawah National Key

Economic Areas (NKEA)
Communications, Content and
Infrastructure (CCI) Entry Point Diperluas ke 29
Projects (EPP6) eGovernment - Kementerian/ Jabatan/
Paperless Government. Agensi

2012 2015

2014 2016
Agensi perintis: Penambahbaikan Dan
MAMPU dan Pengukuhan Sistem
PEMANDU

3
 OBJEKTIF DAN FUNGSI

OBJEKTIF FUNGSI

 Meningkatkan kecekapan  Pengurusan rekod mengikut

capaian kepada maklumat dan
ketelusan pentadbiran.
 Meningkatkan kawalan ke
atas pengurusan rekod Sektor
Awam secara lebih sistematik.
kitaran hayat rekod Kerajaan
bermula dari pewujudan,
penyimpanan, penyenggaraan
dan pelupusan rekod secara
elektronik.

 Memelihara Memori Institusi

negara.

 Meningkatkan sistem
penyampaian kerajaan.

4
 ISU PENGURUSAN REKOD

Penggunaan ruang
03
simpanan
02 04
Masa untuk Kehilangan
capaian rekod memori
yang lama institusi

05
01
Kelestarian
ISU Penggunaan
kertas yang
rekod tinggi

5
5

5
 REKA BENTUK SISTEM

4 kategori Akta Arkib Pekeliling MS ISO 16175 Berpusat Capaian 24x7 Pelbagai Pelbagai Jenis
pengguna Negara Perkhidmatan (Cloud Platform Rekod
2003 Bilangan 5 Computing)
Tahun 2007

6
 STRUKTUR KLASIFIKASI FAIL

•Fungsi : Tanggungjawab utama/ khusus yang dilaksanakan

oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai objektif
penubuhannya (juga dikenali sebagai Perkhidmatan Teras)

•Aktiviti : Kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah

Pejabat Awam dalam mencapai Fungsi khusus
penubuhannya.

•Sub Aktiviti : Kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan

di bawah Aktiviti.

•Transaksi: Merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di

bawah sesuatu Sub Aktiviti.

7
 STRUKTUR KLASIFIKASI FAIL

500 –PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

500-2/ Perkhidmatan
500-2/1 Skim Perkhidmatan
500-2/1/1 Skim Perkhidmatan Pegawai Teknologi Maklumat

8
 KONSEP PENGURUSAN REKOD DALAM DDMS 2.0

Wujud Pelupusan
• File Classification Plan
(Create) (Disposition)
• Search Menu
• My Documents
• Create New Record • My Activities
• Hold
• Record & Scan • Minit
• Disposition
• Add-Ins DDMS 2.0

Guna & Selenggara

(Use & Maintenance)

9
 PERANAN AGENCY ADMINISTRATOR

• Semakan Firewall (membenarkan penghantaran emel)

• Mewujudkan pengguna baru
• Mengemaskini pengguna tidak aktif
• Mengemaskini keahlian pengguna dalam group
• Membuat instalasi
• Dynamsoft – scanning utility
• DDMS 2.0 Add – Ins untuk Microsoft Office

10
 LOG MASUK KALI PERTAMA

• NoKP@agensi
• Huruf Besar
• Huruf Kecil
• Nombor
• Simbol
• 8 – 12 aksara

11
PAPARAN DDMS 2.0

12
RECORD MANAGEMENT SITE

13
KAEDAH MENAWAN REKOD

14
MEMINITKAN REKOD

15
MENCARI REKOD

16
MEWUJUDKAN PENGGUNA BARU

17
TOGETHER WE TRANSFORM
ddms2.0@mampu.gov.my