Ch9 - Quan Ly Giao Tiep

Quản lý dự án phần mềm
Bài 9:
Quản lý giao tiếp trong dự án
Đã học (QL HR)
• Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực

• Quy trình quản lý nguồn nhân lực cho dự án
• Một số nguyên lý cơ bản về quản lý nguồn nhân
lực: Maslow, Herzberg, lý thuyết X, Y, Z, v.v.
• Lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
• Xây dựng và quản lý nhóm dự án
• Một số đặc thù quản lý nhân lực CNPM
Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 2
Nội dung
• Tầm quan trọng của quản lý giao tiếp

• Một số nguyên lý cơ bản để giao tiếp tốt
• Lập kế hoạch quản lý giao tiếp
• Quản lý giao tiếp trong dự án
• Giám sát quá trình giao tiếp trong dự án
• Một số phương pháp giao tiếp trong các dự án
phần mềm
Tầm quan trọng của quản lý giao tiếp
• Giao tiếp tốt góp phần quan trọng vào thành công của dự án
• Giao tiếp không tốt  ảnh hưởng xấu đến dự án
Một số ví dụ
• Phân tích và đặc tả yêu cầu:

– Giao tiếp tốt với KH và end users giúp xác định yêu
cầu rõ ràng và chính xác
– Ngược lại: rất nguy hiểm cho dự án
• Phối hợp giữa đội dự án:
– Đảm bảo các chức năng được phát triển chất lượng
• Kiểm thử chấp nhận
– Giao tiếp tốt giúp phát hiện sớm các lỗi
• …
Một số nguyên lý cơ bản
• Tập trung vào những gì mà cá nhân và nhóm cần

• Sử dụng phương pháp chính thức và không chính
thức để giao tiếp
• Cung cấp các thông tin một cách hiệu quả và kịp thời
• Đưa ra ngữ cảnh để nói về các thông tin không tốt
• Hiểu và làm chủ được các kênh giao tiếp
• …
Tập trung vào những gì mà cá nhân và nhóm
cần
• Cần hiểu các thành viên hoặc nhóm dự án

– Kết hợp thông tin giữa những đầu việc họ phải đảm
nhận và đặc điểm tính cách của mỗi cá nhân
– Các thành viên có thể thuộc vào các nhóm tính cách
khác nhau  dễ xảy ra xung đột
– Các thành viên rất đa dạng về văn hóa, thói quen,
kiến thức, …
• Ta cần có nhiều phương pháp giao tiếp
• Có phương pháp phản hồi và nhận phản hồi
Sử dụng phương pháp chính thức và không
chính thức
• Chính thức: quy định làm việc và phương pháp giao tiếp
trong dự án
– Không áp dụng một cách máy móc, dập khuôn
• Cần chủ động phát triển các mối quan hệ tin cậy với các
thành viên
– Thông qua các buổi nói chuyện không chính thức giữa các
thành viên hoặc thông qua những buổi liên hoan nhỏ, các
hoạt động thể thao, …
– Góp phần làm mềm hóa các mối quan hệ chính thức, tăng
cường quan hệ giữa các bên liên quan,nâng cao chất lượng
và hiệu quả của DA
Cung cấp các thông tin một cách hiệu quả và
kịp thời
• Thông tin quan trọng của dự án cần được tài liệu

hóa và gửi tới các bên liên quan một cách nhanh
nhất
– Kết luận về các chức năng quan trọng của SP
– Các giải pháp được thống nhất, …
• Tt quan trọng cần ngay lập tức thông báo
– Tổ chức họp nhanh (~5-10’)
Đưa ra ngữ cảnh để nói về các thông tin
không tốt
• Tin xấu là không tránh khỏi vì quá trình triển khai

dự án có rất nhiều vấn đề phát sinh
• PM có trách nhiệm thông báo, dẫn dắt các thành
viên xử lý và giải quyết các vấn đề xảy ra
– Thông báo cho các bên liên quan
– Đưa ra rõ ngữ cảnh của tin xấu, làm giảm tác động
– Giúp các thành viên vừa nhìn nhận đúng vấn đề, vừa
có ý thức nâng cao chất lượng công việc và vẫn giữ
được tinh thần làm việc tốt
Hiểu và làm chủ được các kênh giao tiếp
• Các kênh giao tiếp:

– Lời nói, ngôn ngữ không lời, viết và hình ảnh
• Tùy thuộc vào từng đối tượng giao tiếp, thiết lập phong
cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp
• VD:
– Giao tiếp với lãnh đạo: các hình thức giao tiếp trang trọng như
nói chuyện trực tiếp, gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu
tiên
– Khi làm việc nhóm, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu
quả hơn một email dày đặc thông tin, …
–…
Lập kế hoạch quản lý giao tiếp
• Là tài liệu hướng dẫn cách thức trao đổi thông tin
trong dự án
– Cách thức trao đổi thông tin khá giống nhau trong
các dự án
– Cần chuẩn bị một kế hoạch quản lý giao tiếp trong
từng dự án cụ thể
• Giao tiếp trong một dự án nhỏ hoàn toàn khác với
giao tiếp trong dự án vừa và lớn
KH quản lý giao tiếp gồm:
• Cách thức trao đổi về yêu cầu với các bên liên quan
• Các thông tin cần thiết khi trao đổi như định dạng, nội
dung, mức độ chi tiết
• Người tạo ra thông tin và người tiếp nhận
• Các pp và CN để truyền tải thông tin
• Tần suất giao tiếp và thời gian trả lời
• Thủ tục đưa một vấn đề lên các cấp cao hơn
• Cách thức cập nhật kế hoạch giao tiếp
• DS thuật ngữ thường dùng
Quản lý giao tiếp trong dự án
• Chiếm một phần lớn trong công việc của PM

• Là quản lý quá trình tạo và phân phối thông tin về
dự án tới những người có trách nhiệm
• Mục tiêu: cần đảm bảo các thông tin cần thiết đến
được người có trách nhiệm một cách kịp thời với
định dạng phù hợp
– Đảm bảo mọi người liên quan có được thông tin cần
thiết để có thể hoàn thành công việc được giao
Phương pháp viết hình thức
• Hợp đồng, cam kết,

thanh lý, …
• Tài liệu đặc tả yêu cầu
• Tài liệu thiết kế
• Tài liệu kiểm thử
• Biên bản các cuộc họp
• Tất cả các loại tài liệu dự
án khác
Có xác nhận chính thức
Giao tiếp phi hình thức
• Không phải việc gì cũng cần viết ra tài liệu, …

– Có nhiều vấn đề cần trao đổi, thảo luận, xin ý kiến …
trước khi thống nhất
• Giao tiếp phi hình thức chiếm phần lớn
– Gặp trực tiếp, gọi điện, online meeting, Chat, …
• Cần tóm tắt các trao đổi thành tài liệu hoặc cập
nhật vào các công cụ quản lý đầu việc để chốt
– Kết hợp giữa phi hình thức và viết hình thức
Giao tiếp phi hình thức
• Phần lớn thời gian của PM là dùng để giao tiếp

– Quá trình giao tiếp không chỉ thông qua viết hay nói
– Ngôn ngữ cơ thể, cảm xúc, cách thức phản hồi, …
• Ảnh hưởng đến chất lượng của quá trình giao tiếp
• Ngôn ngữ cơ thể
– Các cử chỉ chân, tay, nét mặt và các biểu hiện khác của cơ
thể khi ta truyền đạt thông điệp
• Ngôn ngữ cảm xúc: vui vẻ/tức giận/…
• Phản hồi tích cực:
– Nhắn cho người gửi: chúng ta đang tiếp nhận thông tin
Ngôn ngữ cơ thể
Giám sát quá trình giao tiếp trong DA
• Quá trình thu thập thông tin quan trọng:

– Tiến độ của các gói bàn giao, tình trạng của các công
việc, các vấn đề phát sinh, …
• Gửi thông tin quan trọng tới các bên liên quan
– Ra quyết định chính xác và kịp thời
– Mỗi bên liên quan có các mối quan tâm khác nhau
• Cần chọn lọc, sắp xếp  có ích cho mỗi loại đối tượng
Quan tâm của lãnh đạo cấp cao
• Tiến độ dự án đang như thế nào?

• Dự toán về ngân sách của dự án?
• Sự hài lòng của KH đối với mỗi gói bàn giao?
• Các vấn đề phát sinh từ các nội dung trên cần
thông báo kịp thời
Quan tâm của thành viên DA
• Quan tâm nhiều đến khối lượng công việc còn lại,
chất lượng mã nguồn, các yêu cầu chi tiết của các
chức năng đang được triển khai, …
• Cần cung cấp (qua các cuộc họp nhanh):
– Tình trạng dự án, mong đợi của KH về SP/các chức
năng, số lượng lỗi, yêu cầu chất lượng SP, …
•  Có cái nhìn đúng đắn về hiện trạng của dự án và các
công việc
•  Tự điều chỉnh và hướng đến mục tiêu của dự án
Quan tâm của các bên liên quan khác
• Có các thông báo kịp thời đến các bên liên quan
về các mốc của dự án có liên quan đến họ
• Có kế hoạch đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên
• Cập nhật tt dự án vào CSDL dự án của tổ chức
– Cập nhật đầy đủ thông tin
– Bằng chứng cho việc chứng minh các hoạt động của
dự án
– Giúp cải thiện các dự án trong tương lai
Một số phương pháp giao tiếp
• Trực tiếp (face to face)

• Thư điện tử
• Trao đổi trực tuyến (chat, điện thoại, họp trực
tuyến, …)
• Chia sẻ tài liệu trực tuyến
Tổng kết
• Tầm quan trọng của quản lý giao tiếp

• Một số nguyên lý cơ bản để giao tiếp tốt
• Lập kế hoạch quản lý giao tiếp
• Quản lý giao tiếp trong dự án
• Giám sát quá trình giao tiếp trong dự án
• Một số phương pháp giao tiếp trong các dự án
phần mềm
Bài tập về nhà

Ch9 - Quan Ly Giao Tiep

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ch9 - Quan Ly Giao Tiep

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Quản lý dự án phần mềm

• Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực

• Tầm quan trọng của quản lý giao tiếp

• Phân tích và đặc tả yêu cầu:

• Tập trung vào những gì mà cá nhân và nhóm cần

• Cần hiểu các thành viên hoặc nhóm dự án

• Thông tin quan trọng của dự án cần được tài liệu

• Tin xấu là không tránh khỏi vì quá trình triển khai

• Các kênh giao tiếp:

• Chiếm một phần lớn trong công việc của PM

• Hợp đồng, cam kết,

• Không phải việc gì cũng cần viết ra tài liệu, …

• Phần lớn thời gian của PM là dùng để giao tiếp

• Quá trình thu thập thông tin quan trọng:

• Tiến độ dự án đang như thế nào?

• Trực tiếp (face to face)

• Tầm quan trọng của quản lý giao tiếp

You might also like