‫إدارة المشتريات‬

‫"مت تطوير هذه املنشورة بفضل دعم الشعب األمريكي من خالل الوكالة األمريكية للتنمية الدولية(‪ USAID( .‬حمتويات هذه املنشورة هي مسؤولية االستشاري‪ ،‬وال تعكس بالضرورة‬
‫وجهة نظر او اراء الوكالة األمريكية للتنمية أو حكومة الواليات املتحدة‪".‬‬
 ‫تعريف مصطلح «المشتريات»‬

‫يشير مصطلح "المشتريات" إلى‬

‫كامل عملية شراء السلع‬
‫واألعمال والخدمات‪ .‬وتشمل‬
‫هذه العملية دورة الشراء‬
‫الكاملة من تحديد االحتياجات‬
‫وصوًال إلى إجراءات انتهاء‬
‫العقد‪.‬‬

‫‪2/38‬‬
 ‫‪ .1‬مبادئ الشراء‬

‫‪ .2‬المراحل العامة لعملية الشراء‬

‫‪ .3‬استمارات الشراء‬

‫‪ .4‬مستويات ومتطلبات الشراء‬

‫‪ .5‬الشراء األحادي المصدر‬

‫‪3/38‬‬
 ‫‪ .1‬مبادئ الشراء‬

‫‪ .2‬المراحل العامة لعملية الشراء‬

‫‪ .3‬استمارات الشراء‬

‫مستويات ومتطلبات الشراء‬

‫‪ .5‬الشراء األحادي المصدر‬

‫‪4/38‬‬
5/38

‫يتعين على المنظمة معاملة جميع‬
‫مقدمي العروض بإنصاف وضمان‬
‫تزويدهم بالمستوى نفسه من‬
‫المعلومات عند إعداد عروض‬
‫األسعار أو المناقصات‪.‬‬
‫ال يجوز ألي موظف قبول أي‬
‫تكريم أو وسام أو خدمة أو هدية أو‬
‫مكافأة أو أي منفعة شخصية أخرى‬
‫من أي مورد أو متعاقد محتمل‪.‬‬
‫مبادئ الشراء‬
‫ينبغي على وثائق المناقصة أن‬
‫المنافسة العادلة‬ ‫الشفافية‬ ‫تقدم جميع المعلومات الالزمة‬
‫لتسهيل تقديم المناقصات المناسبة‬
‫والتنافسية‪.‬‬
‫مبادئ‬
‫الشراء‬
‫يجب تقييم عروض األسعار‬
‫والمناقصات ليس فقط على‬
‫مستوى القدرة التنافسية في‬
‫األسعار ولكن أيضا على مستوى‬
‫الفعالية من حيث‬
‫عوامل أخرى مثل نوعية‬
‫النزاهة‬ ‫التكلفة‬
‫المنتجات ‪ /‬الخدمات‪ ،‬الخ ‪...‬‬
‫‪6/38‬‬
 ‫تضارب المصالح‬

‫تضارب المصالح هو الحالة‬

‫التي تتنافس أو تتعارض فيها‬
‫مصلحة المنظمة مع مصالح‬
‫مالية أو شخصية ألحد أعضاء‬
‫الهيئة اإلدارية أو الموظفين‪.‬‬

‫‪7/38‬‬
 ‫‪ .1‬مبادئ الشراء‬

‫‪ .2‬المراحل العامة لعملية الشراء‬

‫‪ .3‬استمارات الشراء‬

‫‪ .4‬مستويات ومتطلبات الشراء‬

‫‪ .5‬الشراء األحادي المصدر‬

‫‪7/38‬‬
8/38
 ‫المراحل العامة لعملية الشراء‬
‫تحديد اإلحتياجات‬ ‫وضع المواصفات‪،‬‬ ‫تقييم وضع الميزانية‬
‫والبدء بالتخطيط‬ ‫الشروط المرجعية وبيان‬ ‫من أجل دعم‬
‫العمل‬ ‫المشتريات‬

‫تقييم عروض‬
‫األسعار‬
‫الواردة ‪ /‬تحديد‬ ‫تحضير مستندات‬ ‫تحديد الموافقات المسبقة‬
‫المورد الذي يقدم‬ ‫استدراج‬ ‫اختيار‬ ‫المطلوبة داخليًا بحسب‬
‫السلع ذات القيمة‬ ‫العروض‬ ‫طريقة للشراء‬ ‫المشروع‬
‫الفضلى‬

‫التفاوض ومنح العقد‬

‫الموافقات الداخلية‬ ‫الكشف على عمليات‬
‫والخارجية‬ ‫التسليم وقبولها للتأكد من‬ ‫إجراءات‬
‫امتثالها لطلب الشراء‬ ‫انهاء العقد‬
‫إدارة العقد‬

‫‪9/38‬‬
 ‫‪ .1‬مبادئ الشراء‬

‫‪ .2‬المراحل العامة لعملية الشراء‬

‫‪ .3‬استمارات الشراء‬

‫‪ .4‬مستويات ومتطلبات الشراء‬

‫‪ .5‬الشراء األحادي المصدر‬

‫‪11/38‬‬
 ‫طلب الشراء‬

‫طلب الشراء هو طلب يرسل إلى إدارة المشتريات في‬

‫المنظمة لشراء السلع أو الخدمات‪.‬‬

‫يحتوي عادًة على ما يلي‪:‬‬ ‫•‬

‫وصف وكمية السلع أو الخدمات التي سيتم شراؤها‬ ‫•‬
‫تاريخ التسليم المطلوب‬ ‫•‬
‫رقم الحساب الوارد في الجدول البياني للحسابات‬ ‫•‬
‫مبلغ المال المسموح إلدارة المشتريات بإنفاقه للسلع‬ ‫•‬
‫أو الخدمات‬
‫الموافقة ببدء عملية الشراء‪.‬‬ ‫•‬

‫‪12/38‬‬
 ‫موظف المشتريات‬ ‫سير عملية طلب الشراء‬

‫المدير التنفيذي‬ ‫يوافق المدير التنفيذي على طلب الشراء بعد التأكد من الحصول على الموافقة المسبقة‬
‫من قبل المشرف المباشر على المنشئ والمدير المالي‪.‬‬

‫المدير المالي‬ ‫يوقع المدير المالي في المنظمة طلب الشراء مع اإلشارة إلى أن التكلفة مسموح بها‪،‬‬
‫ومخصصة ومعقولة‪.‬‬

‫المشرف المباشر‬ ‫يراجع المشرف المباشر عن المنشئ طلب الشراء ويوافق على الطلب من خالل‬
‫التوقيع على استمارة طلب الشراء‪.‬‬

‫يمأل المنشئ (موظف) استمارة طلب الشراء مع اإلشارة إلى وصف البضائع‬
‫الموظف الذي يطلب‬ ‫والخدمات‪ ،‬والكمية المطلوبة‪ ،‬السعر المقدر‪ ،‬وتاريخ التسليم الخ ‪...‬‬
‫السلع ‪/‬الخدمة (المنشئ)‬
‫‪13/38‬‬
‫تس``تخدم المنظم``ة ع``ادة ن``وعين من طلب الش``راء‪ ،‬المبس``ط والمفص``ل‪ ،‬اس``تنادًا إلى القيم``ة النقدي``ة اإلجمالي``ة‬
‫للمشتريات‬

‫طلب شراء مبسط‬ ‫طلب شراء مفصل‬

‫‪14/38‬‬
 ‫طلب عروض األسعار‬

‫طلب عرض األسعار هو نوع من استدراج العروض التي تطلبها المنظمة من الموردين‬
‫الخارجيين لتقديم عرض بأسعار السلع وتسليمها وهو يحدد الحد األدنى المقبول به من حيث‬
‫الجودة والمواصفات والكميات المطلوبة من البضائع و ‪ /‬أو الخدمات معينة‪.‬‬

‫‪15/38‬‬
 ‫طلب عروض األسعار‬
‫يعتمد على إجمالي المشتريات وإجمالي القيمة المالية‬
‫يمكن لطلب عروض األسعار أن يكون‪:‬‬

‫‪x‬‬ ‫شفهي‬
‫عبر البريد اإللكتروني‬

‫‪x‬‬ ‫خطي‬ ‫بناء على طلب عرض أسعار رسمي‪ ،‬وخطي‬

‫ومفصل‬

‫‪16/38‬‬
 ‫طلب عروض األسعار‬

‫اإلعداد‬ ‫موظف المشتريات‬

‫المراجعة‬ ‫المدير المالي‬

‫الخبير الفني‬
‫(إن وجد)‬

‫الموافقة‬ ‫المدير التنفيذي‬

‫‪17/38‬‬
18/38
 ‫يجب أن يتضمن طلب عرض األسعار وصفًا واضحًا ودقيقًا للسلع ‪ /‬الخدمات المطلوبة‪.‬‬

‫في حال المناقصة ينبغي وضع طلب عرض أسعار رسمي وخطي يشمل الحد األدنى من المعلومات التالية‪:‬‬

‫‪‬الموعد النهائي لتقديم عرض األسعار‬ ‫أسس االختيار ‪ /‬معايير التقييم‬ ‫‪‬‬

‫‪‬مدة التسليم ‪ /‬األداء‬ ‫معلومات الكفالة (إن وجدت)‬ ‫‪‬‬

‫‪‬التعليمات المقدمة إلى مقدمي العروض‬ ‫معلومات حول التحويل المصرفي‬ ‫‪‬‬

‫‪‬عملة عرض األسعار‬ ‫سندات األداء‬ ‫‪‬‬ ‫متطلبات الجهات المانحة الخاصة‬
‫‪‬نوع العقد الناتج‬ ‫طريقة تقديم عرض األسعار‬ ‫‪‬‬

‫‪‬شروط التسليم ‪ /‬األداء‪ :‬مواصفات موقع‬ ‫شروط الدفع‬ ‫‪‬‬

‫ومواعيد التسليم‬
‫معلومات إضافية‪ :‬زيارة الموقع‪ ،‬جلسة‬ ‫‪‬‬
‫‪‬صالحية عروض األسعار‬ ‫التفسير‪ ،‬توجه األسئلة‪ ،‬في حال‬
‫‪‬الحد األدنى من مؤهالت مقدمي العروض‬ ‫وجودها‪ ،‬إلى ‪...‬‬

‫‪19/38‬‬
 ‫عرض األسعار المقدم من البائع‬

‫عرض األسعار هو التزام من جانب البائع‬

‫لتوريد المواد و ‪ /‬أو الخدمات بكميات‬
‫ومواصفات محددة وبسعر ثابت‪ .‬يتألف‬
‫عرض األسعار من بنود تحدد إجمالي كمية‬
‫المواد أو الخدمات المعروضة وتاريخ‬
‫تسليمها‪.‬‬

‫يجب أن تكون عروض األسعار التي يتم‬

‫ان عروض األسعار الخطية ضرورية‬
‫جمعها من مختلف الموردين قابلة للمقارنة‬
‫بشكل دائم‬

‫‪20/38‬‬
 ‫مصفوفة اختيار القيمة االفضل‬

‫‪21/38‬‬
 ‫المحتوى‬

‫‪ .1‬التعريف‬

‫‪ .2‬معايير اإلختيار‬

‫‪ .3‬أساليب اإلختيار‬

‫‪ .4‬لجنة اإلختيار‬

‫‪22/38‬‬
 ‫مصفوفة اختيار القيمة االفضل‬
‫التعريف‬

‫اختي‪M‬ار الم‪M‬ورد ال‪M‬ذي ي‪M‬وفر أك‪M‬بر ق‪M‬در ممكن من المنفع‪M‬ة‬

‫وفقًا لمعايير اإلختيار المحددة‪.‬‬
‫التأك‪M‬د من ض‪M‬مان أفض‪M‬ل قيم‪M‬ة من خالل مراع‪M‬اة النوعي‪M‬ة‬
‫وسمعة المورد وليس فقط المورد األدنى سعرًا‪.‬‬

‫‪23/38‬‬
‫سؤال‪ :‬ما هي المعايير التي يمكن استخدامها لتقييم عروض األسعار المختلفة؟‬

‫‪24/38‬‬
 ‫أساليب اإلختيار‬
‫السعر األدنى المقبول من الناحية التقنية‬
‫… يتم تقييم معايير االختيار التقنية على أساس مقبولة ‪ /‬غير‬
‫مقبولة (دون إعطائها عالمات )‬
‫… يمنح العرض لمقدم السعر األدنى الذي قدم اقتراحًا مقبوًال من‬
‫الناحية التقنية‬
‫… ال يسمح المفضاالت‪ .‬ال حاجة للحكم‪ ،‬في حال وجد اقتراح‬
‫مقدم العرض "مقبوال" من الناحية التقنية‬
‫… يكون مناسبًا لشراء السلع أو الخدمات األساسية حيث من‬
‫المتوقع أن تكون المواصفات التقنية بسيطة (مثل اللوازم‬
‫المكتبية)‪.‬‬
‫‪25/38‬‬
‫المفاضلة‬
‫… يتم تقييم معايير االختيار التقنية وتسجيلها‪ .‬وتولى أهمية نسبية‬
‫لكل عامل‪.‬‬
‫… يسمح للمنظمة بقبول عروض أسعار غير تلك األدنى سعرًا‪.‬‬
‫تكون القدرة الفنية أو الجودة مساوية أو أكثر أهمية من التكلفة‬
‫أو السعر المقترح‪.‬‬
‫… يسمح بالمفضاالت بين معايير االختيار التقنية ‪ ./‬أفضل قيمة‬
‫… يكون مناسبًا عندما تكون من مصلحة المنظمة إرساء العرض‬
‫على مقدم الطالب األدنى سعرًا‪.‬‬
 ‫لجنة اإلختيار‬

‫> بالنسبة إلجمالي القيمة النقدية للمشتريات التي تتجاوز مبلغ معين (استنادًا إلى سياسة المشتريات للمنظمة) يجب إنشاء‬
‫لجنة الختيار عروض األسعار‪ ،‬والعروض‪ ،‬أو المقترحات المقدمة‪.‬‬

‫يتعين على لجنة اإلختيار القيام بما يلي‪:‬‬

‫… ضمان تقييم عروض األسعار استنادًا فقط إلى المعايير الواردة‬

‫في استدراج العروض إن وجدت‬
‫… اختيار المصدر أو المصادر التي تعتبرها المنظمة األفضل‬
‫من حيث القيمة‬
‫… توثيق عملية التقييم واالختيار باستخدام استمارة مصفوفة‬
‫اختيار القيمة األفضل‬
‫… االلتزام بسرية المعلومات الواردة في عروض األسعار‪.‬‬

‫‪26/38‬‬
 ‫التكلفة‬
‫التكلفة‬

‫الجودة‬
‫الجودة‬ ‫السرعة‬
‫السرعة‬ ‫الفعالية‬
‫الفعالية‬

‫التمرين ‪:4‬‬
‫مصفوفة اختيار القيمة األفضل‬ ‫‪27/38‬‬
 ‫أمر الشراء‬

‫أمر الشراء هو‬

‫وثيقة تضعها‬
‫المنظمة للسماح‬
‫بالقيام بعملية‬
‫الشراء‪ .‬ويصبح‬
‫عقدًا ملزمًا للفريقين‬
‫فور الموافقة عليه‬
‫من قبل البائع‪.‬‬

‫‪28/38‬‬
 ‫أمر الشراء‬

‫يحدد الوصف‪ ،‬والكميات واألسعار والخصومات‪ ،‬وشروط الدفع وتاريخ األداء أو الشحن‪ ،‬واألحكام والشروط األخرى ذات‬
‫الصلة‪ ،‬كما يحدد بائع معين‬

‫ضروري لجميع المواد التي تم شراؤها والتي تتجاوز إجمالي قيمة مالية معينة تبعًا لسياسة المشتريات في المنظمة‬

‫يجب ان يتم توقيعه وختمه من قبل البائع واإلدارة العليا المعينة من قبل المنظمة استنادًا إلى تفويض سلطة يمنح من قبل هذه‬
‫األخيرة‬

‫يجب أن يتضمن دائمًا القانون المطبق وأسلوب لتسوية المنازعات‬

‫‪29/38‬‬
 ‫سير عملية أمر الشراء‬

‫المورد المختار‬ ‫قبول على أمر الشراء ‪ :‬يراجع المورد أمر الشراء ويوافق عليه من خالل توقيعه‬
‫ووضع ختمه عليه‪.‬‬

‫المدير التنفيذي‬ ‫الموافقة على أمر الشراء ‪ :‬يراجع المدير التنفيذي أمر الشراء ويوافق عليه من خالل‬
‫توقيعه ووضع ختم المنظمة عليه‪.‬‬

‫تعديل أمر الشراء‪ :‬يراجع المدير المالي وأمين صندوق أمر الشراء بحثًا عن أي أخطاء‬
‫المدير المالي‬
‫حسابية‬

‫وضع أمر الشراء‪ :‬فور االنتهاء من جميع مراحل عملية الشراء والتعاقد وفقًا لقوانين‬
‫موظف المشتريات‬ ‫وقواعد المنظمة‪ ،‬يضع موظف المشتريات أمر الشراء‬

‫‪30/38‬‬
 ‫استمارة أمر الشراء‬
‫يتضمن أمر الشراء المعلومات التالية‪:‬‬

‫‪‬القيمة االجمالية للشراء‬

‫‪‬تاريخ السريان‬
‫‪‬تاريخ تسليم السلع ‪ /‬مدة أداء الخدمات‬
‫‪‬اسم المورد وعنوانه‬
‫‪‬مكان التسليم ‪ /‬القبول ‪ /‬الدفع‬
‫‪‬الوصف‬
‫‪‬الكمية‬
‫‪‬سعر الوحدة‬
‫‪‬الضريبة على القيمة المضافة‬
‫‪‬المجموع‬
‫‪‬الشروط‬
‫‪‬شروط الدفع‬
‫‪‬المواصفات‬
‫‪‬موافقة المشتري والمورد‬

‫‪31/38‬‬
 ‫‪ .1‬مبادئ الشراء‬

‫‪ .2‬المراحل العامة لعملية الشراء‬

‫‪ .3‬استمارات الشراء‬

‫‪ .4‬مستويات ومتطلبات الشراء‬

‫‪ .5‬الشراء األحادي المصدر‬

‫‪32/38‬‬
 ‫التمرين ‪:5‬‬
‫ماذا يجب أن يتضمن ملف‬
‫مشتريات ذات قيمة نقدية‬
‫إجمالية تبلغ ‪ $ 60000‬؟‬

‫‪33/38‬‬
 ‫مستويات ومتطلبات الشراء‬
‫المصدر‬ ‫عروض‬ ‫استدراج‬
‫الطلب‬ ‫اإلختيار‬ ‫العقد‬ ‫مطلوب دائما‬
‫الحدود‬ ‫الوحيد‬ ‫األسعار‬ ‫العروض‬

‫أقل من‬ ‫غير مطلوب‬ ‫غير مطلوب‬ ‫طلب شراء مبسط‬ ‫ال يوجد‬ ‫ال يوجد‬
‫‪$500‬‬

‫‪> $500‬‬ ‫طلب عرض أسعار شفهي أو‬ ‫طلب شراء مبسط‬ ‫مذكرة اختيار‬ ‫ال يوجد‬
‫عروض أسعار خطية ‪3‬‬ ‫خطي مبسط‬
‫‪≤$2,500‬‬

‫‪> $2,501‬‬ ‫عروض أسعار خطية ‪3‬‬

‫طلب عرض أسعار خطي‬ ‫طلب شراء مفصل‬
‫مصفوفة اختيار أفضل قيمة‬ ‫أمر الشراء‬
‫(عبر البريد اإللكتروني)‬
‫‪≤$10,000‬‬
‫فاتورة‬
‫يجب تبريره دائمًا‬
‫لجنة اإلختيار‬

‫تقرير اإلختيار‬ ‫إيصال‬

‫إثبات على قبول الخدمات‬

‫‪> $10,001‬‬ ‫عروض أسعار خطية ‪3‬‬ ‫طلب عرض أسعار رسمي‬ ‫طلب شراء مفصل‬ ‫مصفوفة اختيار أفضل قيمة‬ ‫أمر الشراء‬ ‫والسلع‬
‫‪≤$15,000‬‬ ‫وخطي ومفصل‬

‫لجنة اإلختيار‬

‫تقرير اإلختيار‬

‫عروض أسعار خطية ‪3‬‬ ‫طلب عرض أسعار رسمي‬ ‫طلب شراء متطور‬ ‫مصفوفة اختيار أفضل قيمة‬ ‫أمر الشراء‬
‫‪> $15,001‬‬ ‫وخطي ومفصل‬
‫لجنة اإلختيار‬
‫إعالن عام‬
‫تقرير اإلختيار‬
‫‪34/38‬‬
 ‫‪ .1‬مبادئ الشراء‬

‫‪ .2‬المراحل العامة لعملية الشراء‬

‫‪ .3‬استمارات الشراء‬

‫‪ .4‬مستويات ومتطلبات الشراء‬

‫‪ .5‬الشراء األحادي المصدر‬

‫‪35/38‬‬
‫إن تبرير الشراء األحادي المصدر ضروري عند موافقة المنظمة على استدراج عروض شركة واحدة فقط ‪.‬‬
‫ويعتبر الشراء األحادي المصدر دائمًا الخيار األخير للمشتريات ولكن هو مقبول في حال تقديم سبب وجيه‪.‬‬
‫يتعين على المنظمة أن تفسر سبب عدم إمكانية المنافسة‪.‬‬

‫‪36/38‬‬
 ‫معايير تبرير الشراء‬
‫األحادي المصدر‬
‫معرفة المعايير التي تؤثر على تبرير الشراء األحادي المصدر‬
‫معرفة المعايير التي تؤثر على تبرير الشراء األحادي المصدر‬

‫خبرة‪ ،‬خلفية ومستوى‬

‫خبرة‪ ،‬خلفية ومستوى‬
‫تعليمي فريد‬
‫تعليمي فريد‬
‫الحاجة إلى معدات‬
‫الحاجة إلى معدات‬
‫مشابهة مستخدمة مسبقًا‬
‫فريق عمل لطيف‬ ‫مشابهة مستخدمة مسبقًا‬
‫فريق عمل لطيف‬
‫المورد معين من قبل‬
‫شعار أو موقع‬ ‫المورد معين من قبل‬
‫شعار أو موقع‬ ‫مصدر التمويل‬
‫إلكتروني ملفت‬ ‫مصدر التمويل‬
‫إلكتروني ملفت‬
‫قرار طبي ‪ /‬جراحي‬
‫توصيات شخصية‬ ‫قرار طبي ‪ /‬جراحي‬
‫توصيات شخصية‬

‫ثانوي‬ ‫ملموس ومتين‬ ‫‪37/38‬‬

‫ثانوي‬ ‫ملموس ومتين‬
‫شكرا‬

‫‪38/38‬‬