Tajuk 1

Perolehan Pematuhan prosedur perolehan Kaedah Pembelian

Terimaan Bekalan

Sinopsis Tajuk ini akan membolehkan anda mengetahui perkara-perkara dalam pengurusan alatan, bahan dan kewangan yang cekap dan efektif : Perolehan Pematuhan prosedur perolehan Kaedah Perolehan / Pembelian Terimaan Bekalan

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit ini, anda seharusnya dapat: 1. menjelaskan konsep pengurusan alatan,bahan dan kewangan yang cekap dan efisien. 2. 3. 4. mengenal pasti tujuan-tujuan pengurusan alatan,bahan dan kewangan menerangkan aspek penting dalam proses perolehan alatan dan bahan menyatakan beberapa pematuhan prosedur perolehan stok dan bahan untuk kegunaan bengkel Kemahiran Hidup 5. menerangkan proses penerimaan barang stok.

1.0

PEROLEHAN Pengurus sekolah dan pegawai yang diberi kuasa bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua perolehan dan perbelanjaan yang dilakukan daripada Kumpulan Wang Sekolah. Mereka juga hendaklah memahami dan mematuhi peraturan-peraturan yang ada bagi: a. Menentukan satu system perolehan yang teratur dan sempurna. b. Memastikan pengurusan perbelanjaan dibuat dengan cekap dan berkesan. c. Memastikan pengurusan perolehan mematuhi kehendak undang-undang dan peraturan-peraturan sedia ada. d. Mengelakkan daripada dikenakan tindakan surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam urusan perolehan

1.1

ASPEK PENTING DALAM PROSES PEROLEHAN Perancangan Perancangan perolehan yang baik dengan mengambilkira peruntukan yang di perolehi oleh pihak sekolah akan dapat mengelakkan pembaziran.

Sebelum membuat pembelian Pengurus Sekolah dinasihatkan:a) Memastikan baki peruntukan di Buku Tunai adalah mencukupi dengan i. mengambil kira tanggungan yang belum dibayar sebelum membuat pesanan. b) Menentukan kuantiti yang hendak dibeli dengan mengambil kira keperluan murid, guru dan kakitangan sekolah berdasarkan perkara berikut:1. 2. 3. 4. Stok yang masih ada. Kegunaan purata sebulan Kekerapan penggunaan Tarikh barangan akan dibekalkan

c) Pembelian akan memberi faedah kepada sekolah. d) Memastikan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

memainkan peranan yang aktif dalam membuat perancangan perolehan sekolah. e) Ketua bidang/panitia mata pelajaran perlu membuat permohonan pembelian kepada Pengurus Sekolah menggunakan borang Nota Minta

untuk tujuan kawalan pembelian yang lebih berkesan . f) Mematuhi pekeliling pembelian harta modal yang sedang berkuatkuasa: Menggunakan peruntukan LPBT/LPK sekolah a) Tidak melebihi RM10,000 adalah dibenarkan di peringkat sekolah. b) Amaun melebihi RM10,000 perlu mendapat kelulusan Ketua PTJ. Menggunakan peruntukan PCG a) Sekolah Menengah- nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi RM10,000 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG matapelajaran dan bukan mata pelajaran(tidak termasuk LPBT/LPK) yang mana lebih rendah. 1.3 PEMATUHAN PROSEDUR PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.

Walaubagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada kontrak Pusat sekiranya jumlah pesanan itu adalah tidak mencapai had pesanan minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi barangan berkenaan. Bekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat, pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai bekalan/perkhidmatan tersebut.

1.4

KAEDAH PEROLEHAN / PEMBELIAN ALATAN DAN BAHAN

Menentukan kuantiti yang dibeli- Mengambil kira keperluan murid,guru dan kakitangan sekolah berdasarkan stok, kegunaan purata sebulan, tarikh barangan akan dibekalkan & kekerapan penggunaan.

Ketua Bidang Matapelajaran /Ketua Panitia Matapelajaran perlu membuat permohonan pembelian kepada PengetuaMenggunakan Nota Minta untuk kawalan pembelian yang lebih berkesan.

Bekalan perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus kepada pembekal

Semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pesanan Sekolah (DKS 005) kecuali pembayaran yang dibayar melalui Panjar Wang Runcit

Peralatan yang hendak dibeli disemak menggunakan Delivery Order (DO) yang dihantar oleh pembekal -ikut spesifikasi item dan kuantiti yang diperlukan.

Setelah menerima barang/peralatan , pastikan menerima invois daripada pembekal. Ketua Panitia mata pelajaran dikehendaki memasukkan dalam stok mengikut kategori peralatan:-Daftar Harta Modal dalam KEW.PA-2 -Daftar Inventory dalam KEW.PA-3 -KEW.J3 dan KEW.J4 (untuk Barang Habis Guna)

Setelah selesai urusan penstokan, serahkan invois ke pejabat untuk urusan pembayaran.

1. Terangkan kaedah perolehan / pembelian alatan dan bahan mengikut prsosedur pengurusan kewangan dengan betul.

Menentukan kuantiti yang dibeli Ketua Bidang Matapelajaran /Ketua Panitia Matapelajaran perlu membuat permohonan pembelian kepada Pengetua Bekalan perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus kepada pembekal Semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pesanan Sekolah Peralatan yang hendak dibeli disemak menggunakan Delivery Order (DO) yang dihantar oleh pembekal Setelah menerima barang/peralatan , pastikan menerima invois daripada pembekal.
Setelah selesai urusan penstokan, serahkan invois ke

pejabat untuk urusan pembayaran.

1.5

TERIMAAN BEKALAN a) PENERIMAAN Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut di penuhi : i. Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. ii. iii. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan.

 Rekod Penerimaan. i. Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil serahan, inbois dokumen penghantaran yang sah. ii. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada kepastian barang telah lengkap diterima. iii. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak, kad kawalan stok dan sistem SPS. iv. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal. v. i. Semua rekod penerimaan perlu difailkan di fail khas penerimaan barang. Pemulangan Barang-Barang Yang Belum Guna. Barang-barang yang telah dikeluarkan dari stor tetapi belum digunakan dan hendak dikembalikan ke Stor hendaklah dimasukkira sebagai stok biasa Carta alir proses penerimaan barang stok. Rajah 9 | Carta Alir Penerimaan Barang Stok
Pembekal Penerimaan Barang

atau sebarang

Penerimaa Barang| Pastikan penerimaan barang beserta DO.

Jika barang tidak cukup atau rosak| Maklumkan kepada pembekal dan mohon bekalkan kuantiti yang berselisih

Semak Barang diterima beserta dokumen

Rekod Penerimaan Barang

Rekod Penerimaan| Barang yang telah di semak direkod dilam sistem. Pastikan kategori dan jenis barang dipilih dengan betul

Susun barang di lokasi yang ditetapkan

Failkan dokumen penerimaan barang

Tamat

1.

Mengapakah proses penerimaan bekalan perlu dilaksanakan ?

Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan.