BRP: Panduan Pengurusan Pejabat

Oleh: A. Rahim Mahmod

REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI
Istilah: satu dokumen mustahak mengandungi segala maklumat seseorg
pegawai dr mula dilantik hingga akhir.
-Maklumat peribadi
-Maklumat perkhidmatan

Tanggungjwb Ketua Jabatan:

Btgjwb menentukn maklumat perkhidmatan pegawai direkod dgn teratur,
lengkap n terkini

Tggjwb Pegawai:
Perlu maklumkan maklumat diri sms melapor diri btugas dan btggjwb
memaklumkan segala perubahan agar sentiasa dikemaskini

Mklmt dlm rekod perkhdmatan:

• nama jawatan, tarikh lantikan, pengenalan dlm pkhd
• keputusan peperiksaan jabatan yg tidak kira lulus/ gagal
• tindakan tatatertib
• Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja
• Kursus dlm latihan yg dihadiri dan ikatan perjanjian(jika ada)
• Cuti yg beri kesan kpd perkhdmatn
• Semua jenis pinjaman kerajaan
• Kuniaan2 spt APC
• Pengisytiharan harta
• Kelayakn kemudahan lain berkala spt bantuan pakaian panas, pakaian
istiadat dll.

Penyelenggaraan
• Tak bleh dipinda tanpa kelulusan
• Mengambil tindakan sesuai bg menjamin reked dipercayai dan selamat -buat
salinan
• Kemaskini
• Rekod adalah bertaraf sulit

Surat menyurat
11 Ogos 2009
9:21
Definisi
Sejenis kom bertulis satu hala bg menyampaikan pesanan dr 1 pihak ke yg
lain.

Fungsi
-alat perhubungan
-Sebagai rekod
-Bahan bukti
-imej

Bentuk:
-poskad
Surat bisa
 Surat berdaftar
-surat akuan terima
-bungkusan

Jenis2
• Surat Tidak Rasmi:
• Surat Rasmi: alat kom bertulis ditulis oleh jabatan/individu utk berhubung scr
rasmi antara satu sama lain
• Memo: alat kom bertulis dalam jabatan sendiri utk bhubug scr rasmi.

Klasifikasi surat
• Terbuka
• Terhad
• Sulit
• Rahsia
• Rahsia besar
• Persendirian

Membuat surat
• Taip atas kertas rasmi jabatan
• Isi kandungan jelas
• No rujukan dan tajuk surat
• Berperenggan dan bernombor
• Isi surat jelas
• Satu surat satu perkara

Mengalamatkan surat
• Ketua organisasi
• Ketua pentadbir

Teknik/kaedah

• Rujukan dan tarikh (atas, kanan)

• Alamat poskod (highlight)
• Untuk perhatian
• Melalui (jika perlu)
• Salinan (jika perlu)

Format
• Pengenalan pengirim
• Ada no.rujukan fail
• Ada tajuk surat
• Isi surat (satu perkara shj)
• Akhir surat (harapan, nama pengirim dan jawatan)
• Jarak perenggan
• Jarak baris

Struktur bahasa
• Cam biasa (formal)

Menyediakan surat
• Kepala surat
• Nombor fail
 • Rujukan silang
• Kata2 hormat
• Tajuk surat
• Kandungan surat yang jelas
• Perenggan bernombor tanda pengkelasan
• Ditaip

Membuka Surat
• Cop tarikh terima
• Rekod
• Masukkan ke dlm fail berkenaan
• Minit

Menulis minit

MEMBUKA SAMPUL KECIL SEBAGAAI TINDAKAN SEMENTARA

1. FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN
2. SURAT YANG DITERIMA PERLU SEGERA
3. BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL BUKA FAIL SEMENTARA
4. BILA DIJUMPAI - MASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL

Rekod surat-surat yang diterima

a) Surat yang mempunyai pengelasan peringkat/keselamatan rekod dalam
daftar surat-surat.

Sebab-sebab Kelewatan
Proses penyediaan
• Surat lewat ditandatangani
• Surat lambat di poskan
• Surat berjendela tidak disediakan, alamat perlu di tapi atau diposkan
• Surat dikutip tidak mengikut jadual

• Proses Penghantaran
• Surat tidak diasingkan mengikut saiz dan alamat

• Proses Penerimaan dan Pengedaran

• Surat bagi agensi berselerek di ibu pejabat

Fail
11 Ogos 2009
11:00
Sistem Perfailan

DEFINISI
Proses m'klasifikasikan, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail2 bg
memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.

WARNA KULIT FAIL

Terhad Putih (catatan TERHAD)

 Sulit Hijau (catatan (SULIT)
Rahsia Merah Jambu
Berpalang
Rahsia Kuning berpalang
Besar merah

1. Pengelasan fail pejabat besar

a. Perlu sistematik
b. Menyiasat apa2 tuduhan
c. m'dapatkn khidmat nasihat drp Bhg Penyelarasan Pelaksanaan dan
Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri

2. Pengelasan pejabat kecil

a. Fail tdak perlu khidmat nasihat JPM
b. Sediakan huruf kod yg sesuai (k= kewangan)

3. Memberi tajuk fail

a. Diberi tajuk ringkas membyangkn isi
b. Satu fail = satu perkara
c. Fail2 baru tidak dibuka tanpa pengetahuan Bhg Pentaftaran fail.

4. Pengelasan Keselamatan fail

a. Tgjwb Ketua Jabatan
b. Terhad, sulit, rahsia
c. Disimpan dibilik fail tertutup
d. Ada masalah berhubung dgn Pegawai Keselamatan Kerajaan, JPM

5. Memakai kulit fail yg sesuai

a. Jabatan hendaklah menggunakan kulit yg direka Arkib Negara
b. Mudahkn jabatan patuhi peraturan Arkib negara - ttg pemindahan dan
pemusnahan rekod kerajaan

6. Merendahkn Peringkat Pengelasan Keselamatan fail

a. Ketua Jabatan perlu semak, jika perlu perlu rendahkan taraf utk
dipindah.dimusnah

7. Pendaftaran scr nombor dan abjad

8. Tahun buka fail Mustahak Dicatat pd Doket rekod Nombor
a. Masukkan tarikh fail dibuka pd kertas doket
b. Memudahkn tindakan memisah

9. Kertas Minit dan Surat2

a. Kandungan fail - kertas minit dan surat2 yg diterima
b. Kertas minit sebelah kiri dan surat2 sebelah kanan
c. Kertas minit - ditebuk

10.Merekod surat2 di kertas minit

SURAT MASUK
o Guna pen dakwat merah
o Catat tarikh penerimaan
 o Nama agensi pengirim

SURAT KELUAR
o Guna pen dakwat biru atau hitam
o Catat tarikh surat
o Catat nama agensi dihantar
11.Membuka fail sambungan
a. Tajuk dan nombor mesti sama
b. Jilid baru

12.Peringkat Tindakan Fail

b. Perlukan tindakan 'segera' atau 'sementara' - sematkan pd perkataan
berkenaan dan tanggalkan bila selesai

13.Catatan Pengedaran Perlu dibuat pd Rekod Nombor

14.Tanggungjwb Pegawai dlm Pengedaran Fail
15.Memulangkan fail
c. Jika perlu, beri tarikh dan Simpan Dlm Perhatian (SDP)
16.Pengedaran fail yg punyai pengelasan Keselamatan
d. Beg berkunci

17.Memelihara Fail dr keciciran

18.Mengasingkn fail2 Mati

Blh dibawa dan dilihat tp dlm kaw jabatan shj (fail peribadi, soalan periksa)

Hny blh dilihat oleh pegawai yg berkenaan shj (fail prestasi)

Hny blh dibaca tau diketahui oleh pegawai berkenaan shj
Maklumat sulit kerajaan. Jika didedahkan kpd pihak luar blh mengancam
kestabilan negara (fail pertahanan tentera

Rekod Kerajaan
11 Ogos 2009
11:38
Memelihara dan menyimpan rekod2 kerajaan

OBJEKTIF
• Mengenali dokumen Rekod Kerajaan
• Memahami prosedur penyimpanan dan kepentingannya
• Fahami peranan n tgjwb penjawat awam terhadap rekod kerajaan

Contoh rekod kerajaan

• Surat
• Buku
• Rekod daftar

• Mikrofilem
• Rakaman Suara
• Cd
• Peta

Kepentingan rekod Kerajaan

• Rekod Awam/Kerajaan adalah warisan negara yg m'ngandungi pelbagai
maklumat penting dan sejarah
• Sumber utama rujukan oleh kerajaan n awam

Tanggungjawab Ketua Jabatan

• Memelihara rekod kerajaan
• Tidak boleh musnahkan tanpa kebenaran Arkib Negara
• Melantik Pegawai Rekod Jabatan
• B'hubung dgn Arkib Negara

Pegawai Rekod Jabatan

o Dr kump kerja dan separa ikhtisas
o Berhubing dgn Arkib
o Jaga pelihara

Pemeliharaan Rekod
• Mesti dipelihara dgn baik
• Simpan di rak BESI/KAYU
• Rak 6 inci dr lantai
• Jika lembap - dianginkan, tdk blh dijemur
• Jika koyak - perlu ditampal guna tpg ubi kayu
• Jika berlapuk (cendawan) -dibersihkan
• Jika kertas/ lampiran tertanggal - sematkan semula

Ciri2 tempat simpanan rekod

• Kedudukn selamat dr banjir
• Kering, tidak berlubang
• Jauh dr serangga dan binatang
• Tertutup dr cahaya matahari
• Peredaran udara sesuai
• B ersih kemas
• Tidak salahguna bilik - bilik mesti khusus utk tujuan failan

PERANAN ARKIB NEGARA

1. Utk pelihara rekod kerajaan
2. Simpan rekod tidak aktif
3. Beri khidmat nasihat

Ciri2 rekod yg dihantar ke Arkib

• Rekod berusia lebih 20 thn
• Sudah dibuka

Prosedur pemindahan
• Senaraikan dlm borg khas