2.

1 Pengenalan Struktur Organisasi

Rajah variasi organisasi pengurusan projek (Turner A, 1990)
Klien Organisasi Pengurusan Projek Pengurusan Projek Luaran (External) Pengurusan Projek Dalaman (In House) Pengurusan Projek Dalaman dan Luaran sepasukan (In house & External) Penasihat

Organisasi untuk rekabentuk dan pembinaan Reka dan Bina Tradisional Pengurusan

Design Build

Turnkey package Sequential single Develop construct deal stage tendering

Accelerate stage tender

Construction management Management contracting

Design & manage

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

5 proses pengorganisasian 1. 2. 3. 4. 5. Menyenaraikan aktiviti kerja Pembahagian kerja Pengagregatan kerja (jabatan) Penyelarasan kerja Pengawasan & pengorganisasian kerja

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

3 jenis organisasi 1. Organisasi Fungsian 2. Organisasi Matrik 3. Orgaisasi Projek

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Fungsian Kaedah tradisi (perbankan, industri, syarikat)
1. 2. 3. 4. Kedudukan individu jelas jabatan / unit Tugas / fungsi individu ikut polisi / kedudukan dlm struktur Kedudukan individu ikut kemahiran / fungsi Ketua akan mengawasi, mengarah dan mengawal pencapaian setiap individu dlam organisasi

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Fungsian Ciri-ciri utama
1. 2. 3. 4. Arahan dari atas ke bawah (vertical line of command) Maklumbalas dari bawah ke atas Struktur organisasi adalah rigid Hierarki adalah jelas

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Fungsian
Kebaikan Keburukan

Unit / jab / bhgn yg bermasalah mudah dikenal pasti. Blh diatasi dgn segera
Kepakaran dpt disatukan / digbgkan bertukar pengetahuan, kemahiran & pengalaman di kal individu Fungsi serta kedudukan individu jelas

Ahli unit / jab / bhgn kadangkala memeningkan matlamat mereka sdri

Maklum balas mungkin perlahan kerana wujud level / unit / personal Boleh berlaku konflik jika projek dilakukan serentak (cth, pembahagian sumber yg kuat / dominan akan mempengaruhi) Sukar mentakrif semua keperluan individu menyebabkan objektif organisasi tdk tercapai

Membolehkan pengawasan disiplin dibuat dgn ketat

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Fungsian
KETUA EKSEKUTIF Perunding Luar PENGURUS BESAR

Jabatan Kewangan

Jabatan Pemasaran

Jabatan UndangUndang & Pentadbiran Tanah Jabatan Ukur Bahan Unit Procurement

Jabatan Perancang Korporat

Jabatan Audit

Jabatan Pembangunan & Pengeluaran

Jabatan Pengurusan Projek & Rekabentuk

Jabatan Pentadbiran & Sumber Manusia

Unit Rekabentuk Unit Pengeluaran Unit Pembangunan (teknikal)

Unit Pengurusan Projek

Jabatan Perancang Bandar & Pembangunan Industri

Unit Sumber Manusia

Unit Pentadibiran

Unit Latihan

Unit Kualiti & ISO

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Matrik
Organisasi matrik telah dihasilkan dari gabungan ciri-ciri organisasi fungsian dan organisasi projek. Apabila satu organisasi mengendalikan beberapa projek di satu masa dan juga melibatkan projek yang besar organisasi matrik adalah cadangan yang sesuai.

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Matrik

Kebaikan Pengunaan sumber lebih berkesan

Keburukan dual reporting boleh berlaku dan ini mungkin akan berlaku konflik

Penyampaian maklumat lebih tepat dan meluas

Menggalakan perkembangan pengetahuan di kalangan individu dlm unit fungsian

Konflik blh berlaku akibat kelewatan / over budget unit fungsian

Pembahagian sumber sukar apabila banyak projek dijalankan serentak

Mengurangkan percangagahan urusan Berlaku dominan apabila ada di antara line organisation bagi pengurus yg lebih menonjol dalam pengurus projek dan organisasi fungsian kakitanganfungsian

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Matrik
PENGURUS BESAR

Pengurus Plant/Materials

Pengurus Kewangan

Pengurus Purchasing

Pengurus Services

Tanggungjawab projek Pengurus Projek A

Pengurus Projek B Pengurus Projek C Tanggungjawab Tanggungjawab fungsian

Tanggungjawab projek

Tanggungjawab projek

Tanggungjawab

Tanggungjawab

fungsian

fungsian

fungsian

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Projek
Ciri-ciri yang ada pada organisasi ini, kuasa diterajui oleh pengurus projek. Integrasi di antara kepakaran yang ada dalam organisasi lebih efektif dan kuasa pengurusan projek ke atas semua unit/bahagian/jabatan diberikan kepada pengurus projek.

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Organisasi Projek
Kebaikan Bidang kuasa pengurus projek adalah meluas Semua unit / jabatan bertanggungjawab terus kepada pengurus projek Integrasi antara kepakaran adalah lebih efektif Penyelarasan lebih mudah Keburukan Pengunaan sumber yang tidak efektif

Tidaka ada career jangka masa panjang Pembahagian tugas tidak seimbang

Individu perlu menunjukan kepentingannya jika berlaku pertukaran pengurus

Kesemua sumber menumpu perhatian kepada projek

Tindakan boleh diambil dgn segera jika berlaku masalah

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Projek
KETUA EKSEKUTIF
PENGURUS PROJEK PENGURUS PROJEK PENGURUS PROJEK

Plant/Materials Purchasing Services Estimating

Plant /Materials Purchasing

Services

Estimating

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Klasifikasi Projek Pembinaan Jenis Pembinaan Pembinaan Berat Ciri-ciri jenis pembinaan
a. b. a. b. a. b. a. b. Melibatkan kawasan yang luas Cth: empangan, terowong, pelabuhan, lapangan terbang, jalanraya Kawasan tidak luas tetapi tinggi Cth: menara KL, pjbt kerajaan, kompleks Untuk industri Cth: kilang (memerlukan ruang yg luas, pengunaan steel Melibatkan laut Cth: platform minyak, kerja-kerja menghalang hakisan pantai, mendalamkan perairan dll

Pembinaan Bangunan (pembinaan mendatar) Pembinaan Perindustrian Pembinaan Marin

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

5 Cara pembinaan dilaksanakan
Bagaimana??? Dibuat sepenuhnya oleh pemilik Hanya pengurusan dibuat oleh pemilik Ciri-ciri??? a. b. a. b. Untuk projek kecil (r/b, selia, membina) Cth pemilik : KUiTTHO (bangunan asrama) Bhgn pengurusan dibuat oleh pemilik Utk pembinaan : upah buruh & agihkan kepada subkontraktor

Pembinaan melalui kontraktor utama

a. b.
c.

Paling meluas digunakan Firma rekabentuk & firma pembinaan merupakan syarikat yang berasingan Firma rekabentuk akan menyelia kerja-kerja kontraktor utama

bersambung

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Cara pembinaan dilaksanakan (sambungan)
Bagaimana??? Kontrak Turnkey Ciri-ciri??? a. b. c. d. Kontrak pengurusan pembinaan a. b. c. Fast track projek (masa pembinaan yang singkat) Design & built (reka & bina) Firma rekabentuk & pembinaan boleh syarikat yang sama Syrikat besar & mempunyai kepakaran Pengurus pembinaan bertindak bagi pihak pemilik Pengurus pembinaan menyelaras kerjakerja firma rekabentuk & pembinaan Penjimatan masa dan kos bagi pemilik

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Cara pembinaan dilaksanakan
Dibuat sepenuhnya

oleh pemilik

Pemilik

Kakitangan Pembinaan

Pengarah Projek

Tenaga Kerja Pembinaan

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Cara pembinaan dilaksanakan
Hanya pengurusan dibuat oleh pemilik

Pemilik

Kakitangan Pembinaan

Pengarah Projek

Tenaga Buruh (diupah)

Sub Kontraktor

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Cara pembinaan dilaksanakan
Pembinaan Melalui Kontraktor Utama

Pemilik

Firma Rekabentuk

(penyeliaan)

Kontraktor Utama

Sub Kontraktor

Tenaga Kerja Kontraktor

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Cara pembinaan dilaksanakan
Kontrak Turnkey Pemilik Firma Rekabentuk / Pembinaan

Tenaga Kerja Pembinaan

Kontraktor Utama

Sub Kontraktor

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Cara pembinaan dilaksanakan
Kontrak Pengurusan Pembinaan Pemilik

Firma Rekabentuk

Pengurus Pembinaan

Firma Pembinaan

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Pengurusan projek pada asasnya bermula daripada peringkat idea hingga siap. Pengurus projek mesti terlibat dari peringkat awal sehingga projek dapat disiapkan. Pembinaan sebuah projek adalah rumit kerana sifatnya yang dinamik dan sentiasa berubah-ubah. Tahap projek berubah daripada idea/konsep, kajian kemungkinan, perlaksanaan sehingga siap.

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Peringkat Idea (Planning)

Peringkat idea berlaku dalam perancangan pangkal untuk mengenal pasti keperluan pembinaan sebuah projek. Konsep permulaan/ idea akan digunakan untuk kajian kebolehlaksanaan serta keterangan pendek kemampuan yang diperlukan, gambaran proses dan seumpamanya. Proses mengenal pasti adalah seperti berikut :
1. Periksa semua pilihan dan buat pilihan yang paling utama 2. Periksa keperluan 3. Kenal pasti kedudukan dalam perancangan korporat 4. Apakah had projek yang akan dibiayai

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Peringkat Kajian Kemungkinan (Feasibility Analysis)

Kajian Kemungkinan akan mempertimbangkan kesesuaian proses, keperluan ruang, dan kemungkinan penggunaan rekabentuk piawai. Sekiranya kajian ini mendapati cadangan tidak boleh dilaksanakan contohnya dari segi kejuruteraan, cadangan akan dikembalikan ke bahagian permulaan untuk dikaji selidik semula. Carta alir proses kajian kemungkinan ditunjukkan oleh Rajah 2.5.

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Step 1

Carta alir proses kajian kemungkinan

Mula projek/idea Project Initation

Nilai matawang

Penjadualan

Belanjawan

Permintaan Pasaran

Program disemak semula kerana tidak praktikal

Tidak

Perlu laksana

Ya sambungan Rekabentuk??? Rekabentuk????

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

sambungan

Program disemak semula kerana tidak praktikal

Tidak

Perlu laksana

Ya Rekabentuk/ kejuruteraan konseptual dan strategi projek Reakbentuk atau parameter tertentu tidak bersesuaian Pelan awalan/ kasar projek

Anggaran projek (Kos & fasa)

Dapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan tertinggi

Sediakan rekabentuk terperinci

diluluskan

Step 2

Carta alir proses kajian kemungkinan

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Kajian Kemungkinan mempunyai beberapa peringkat: 1. Rekabentuk / Kejuruteraan Konseptual 2. Startegi Projek 3. Anggaran 4. Kelulusan

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Peringkat Kajian Kemungkinan

Rekabentuk/kejuruteraan Konseptual Tahap ini bertujuan membentuk gambarajah proses awal, susun atur awal, siasat kegunaan rekabentuk piawai dan merumuskan garis asas rekabentuk atau arahan rekabentuk.

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Peringkat Kajian Kemungkinan Strategi Projek Dalam strategi projek, penilaian akan dibuat terhadap : Rekabentuk dibuat sendiri atau diserahkan kepada kontraktor Penyelidikan bekalan bahan, iaitu bahan dibekalkan sendiri atau oleh Kontraktor Jumlah kontrak yang digambarkan dan fasa yang akan dijangkakan - Program keseluruhan projek - Penetapan skop projek dan merumuskan pelan projek

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Peringkat Kajian Kemungkinan Anggaran Anggaran dibuat untuk mendapatkan : - Ketetapan anggaran yang diperlukan Keterangan pembiayaan : jadual, model, hasil dan lain lain Penubuhan pangkalan data bagi merekodkan informasi masa lepas dan masa kini. - Kos pakej-pakej dan anggaran simpanan

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Peringkat Kajian Kemungkinan Kelulusan Kelulusan adalah tahap akhir dalam kajian kemungkinan di mana satu jawatankuasa pengurusan tertinggi akan menimbangkan perkara-perkara berikut sebelum diberi kelulusan : - Penilaian kewangan - Keterangan pembiayaan : jadual, modal, hasil dll - Penilaian akhir pilihan - Membuat pilihan utama dan mengesyorkan

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Rekabentuk terperinci

IDEA

KAJIAN KEMUNGKINAN
Jawatankuasa meluluskan rekabentuk dan perincian

PERLAKSANAAN

PENYIAPAN

Rekabentuk tidak lengkap

Pengukuran kuantiti & Anggaran harga kontrak

Penyediaan dokumen

Mesyuarat sebelum tender dan penerimaan tender

Carta alir proses pelaksanaan projek

Menilai tender

Kelulusan Ahli jawatankuasa perlantikan kontraktor

Tidak

Setuju

Ya

Perlantikan kontraktor

Pembinaan dimulakan

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

4 Peringkat Proses Perlaksaan 1. Rekabentuk Kejuruteraan 2. Persedian Tender dan Penilaian Tender 3. Persetujuan Perbelanjaan 4. Pentadbiran

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Rekabentuk Kejuruteraan

- Persetujuan spesifikasi rekabentuk terperinci - Perlaksanaan rekabentuk - Persediaan lukisan tender dan jadual bahan - Merekodkan perubahan daripada permulaan skop dan laporan - Kerap mengadakan mesyuarat kaji semula rekabentuk

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Persediaan tender dan penilaian tender

- Persediaan spesifikasi kontrak dan persetujuan syarat kontrak - Persediaan bil kuantiti - Anggaran nilai kontrak - Tender dikeluarkan dan adakan mesyuarat serta penilaian

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Persetujuan perbelanjaan

- Mengesyorkan kontraktor - Penilaian harga kontrak terakhir yang mungkin - Mendapatkan persetujuan untuk perbelanjaan - Lukisan pembinaan dikeluarkan dan tetapkan kontrak

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Pentadbiran

- Pengawalan harga dan kualiti kerja - Merekodkan sebarang perubahan - Kerap mengadakan penilaian dan persetujuan harga

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Peringkat Penyiapan

Peringkat penyiapan adalah peringkat pembinaan di mana kerja-kerja pemasangan dijalankan dan prestasi projek di awasi. Berikut adalah proses kerja untuk penyiapan.
- Pemasangan/ pembinaan - Persetujuan kerja - Mengawasi prestasi projek - Kerap mengadakan mesyuarat kemajuan dengan kontraktor - Penyerahan/ commissioning

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Peringkat atau proses penyerahan 1. Commissioning/ Penyerahan untuk operasi melalui 3 fasa; - Pre Commissioning pemeriksaan setiap unit tanpa bebanan untuk memastikan setiap komponen di pasang dengan betul - Mula/ start up Sistem diuji terhadap keupayaan tanggungan (kapasiti) - Percubaan / Trials Pengukuran hasil keluaran (output) dengan kapasiti Objektif utama penyerahan operasi bertujuan : - Membuktikan keupayaan yang diramalkan - Mendapatkan mode operasi yang memberi keuntungan - Untuk pemeriksaan dan kelulusan - Mengenalpasti halangan dan bahaya - Melatih operator - Untuk menyediakan pembayaran akhir

2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
IDEA KAJIAN KEMUNGKINAN PERLAKSANAAN PENYIAPAN

Peringkat atau proses penyerahan 2. Pembetulan Rekabentuk Perlu disebabkan rekabentuk dan spesifikasi kerja yang tidak lengkap atau perubahan terpaksa dibuat untuk penyesuaian dengan keadaan sebenar di tapak. Penyediaan As-Built Drawing. 3. Latihan staf Perlu untuk kemudahan operasi, selenggaraan dan sokongan teknikal. 4. Perjanjian Selenggaraan Menjadi tanggungjawab kontraktor untuk selenggara sebarang kecacatan (defects) selagi dalam tempoh perjanjian. 5. Sijil siap kerja dikeluarkan Klien bersetuju untuk mengambil alih projek dan tempoh masa kecacatan bermula.