PESEMBAHAN KUMPULAN KREATIF INOVATIF

DEPOT BEKALAN ARMADA

Projek: E-Demand

SKOP PERSEMBAHAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Penggunaan Kaedah Tindakan Pembetulan Pencapaian Hasil Projek Tindakan Penyeragaman Penilaian Kumpulan

1.1 PENGENALAN UNIT

Latar Belakang DBA
a. b. c. Depot utama TLDM Pembekalan alat ganti kepada Armada dan unit-unit TLDM Dilengkapi Automated Storage Retrieval System (ASRS)

1.1 PENGENALAN UNIT

Fungsi dan Peranan DBA a. Merancang Perolehan Alat Ganti b. Merancang dan Mengawal Pengurusan Perbelanjaan Tahunan. c. Pengurusan Kontrak Alat Ganti d. Pengurusan Pembelian e. Pemeriksaan Dan Penerimaan Alat Ganti

1.1 PENGENALAN UNIT

Fungsi dan Peranan DBA (sambungan) e. Pengurusan Rumah Stor f. Pengeluaran Dan Penghantaran g. Menyediakan Perkhidmatan Katalog h. Menyediakan Perkhidmatan Teknikal i. Penyemakan Dan Penyelarasan Stok j. Pelupusan Peralatan

1.1 PENGENALAN UNIT

Struktur Organisasi
Markas Pemerintahan Bantuan TLDM

Markas Materiel TLDM

Markas Bantuan Perkhidmatan

Markas Kejuruteraan TLDM

Depot Bekalan Armada Depot Bantuan TLDM Depot Peluru dan Bahan Letupan TLDM Depot Kenderaan TLDM

KD MALAYA Pusat Perkhidmatan Komuniti Pusat Kesenian TLDM Wisma Samudera PROTELA Lumut Muzium TLDM

Depot Senggara Armada UPS TLDM Lumut UPS TLDM Pasir Gudang Pusat Penyenyap Kapal

1.1 PENGENALAN UNIT

Struktur Organisasi DBA
PEGAWAI MEMERINTAH
BAHAGIAN PENGIRAAN & PENYELARASAN STOK (PPSO) TIMBALAN PEGAWAI MEMERINTAH/KOMANDER MATERIAL

BAHAGIAN PENTADBIRAN TENTERA/ PEG TADBIR URUSETIA (AO)

BAHAGIAN KATALOG (KATO)

BAHAGIAN KEWANGAN & PENTADBIRAN AWAM (FO)

BAHAGIAN KOMPUTER (EDPO)

BAHAGIAN KOORDINASI REFIT/ MATERIAL (RCO/MCO)

BAHAGIAN ASRS/TRAFIK/ KENDERAAN/ PEMULANGAN (PSK)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN (LTO)

BAHAGIAN KAWALAN MATERIAL SATU (MC 1)

BAHAGIAN KAWALAN MATERIAL DUA (MC 2)

BAHAGIAN KAWALAN MATERIAL TIGA (MC 3)

1.1 PENGENALAN UNIT

Misi dan Wawasan DBA MISI Mengurus segala bentuk bantuan logistik kepada ARMADA dengan efisien dan efektif bagi mendukung kepentingan strategik dan menentukan kesiagaan kapal-kapal TLDM sentiasa ditahap yang tinggi. WAWASAN Menjadi sebuah organisasi yang peka dan responsif terhadap keperluan logistik demi menjamin kecemerlangan Armada TLDM

1.2 PENGENALAN JABATAN

Carta Organisasi Jabatan Koordinasi Material
Pegawai Materiel

Pegawai Kordinasi Materiel Pembaikan

Pegawai Kordinasi Materiel Operasi

Pegawai Katalog

Timb. Pegawai Kordinasi Materiel Pembaikan

1.2 PENGENALAN JABATAN

Fungsi Jabatan Koordinasi Material a. Menyelaras permohonan b. Stok atau pembaikan c. Menyemak, pengesahan dan mengawal d. Memajukan ke Bahagian Kawalan e. Memantau dan mengemaskini status f. Menjadi perantaraan

1.2 PENGENALAN JABATAN

Jenis Permohonan
a. b. c. d. Permohonan Kecemasan Permohonan Utama Permohonan Biasa Permohonan Khas Projek

1.3 PENGENALAN KUMPULAN

Kumpulan EDemand
PENAUNG Pegawai Memerintah PENASIHAT Timb. Pegawai Memerintah FASILITATOR

KETUA KUMPULAN

AHLI KUMPULAN 1

AHLI KUMPULAN 2

AHLI KUMPULAN 3

1.3 PENGENALAN KUMPULAN

GAMBAR JAWATAN Fasilitator NAMA Lt Kdr Martini binti Mansor TLDM Lt Mohd Rosminizam bin Mohd Daud TLDM

Ketua Kumpulan Ahli 1 Ahli 2 Ahli 3 Ahli 4

Lt Azizul bin Ab Malek TLDM Lt Hasnul Azizi bin Zulkifle TLDM PW I TNL Mohd Nasir bin Abu Seman BM TNL Rosli bin Abdullah

KITARAN PDCA PROJEK EDEMAND

PLAN (RANCANG) ACTION (TINDAKAN)
Tindakan Penyeragaman Tindakan Susulan Penubuhan Kumpulan Mengenalpasti Masalah Menganalisa / Memilih Masalah & Persembahan Pengurusan (1) Definasi Masalah Tetapkan Tema & Tentukan Sasaran Projek Kumpul & Analisa Data Kaji Punca Masalah& Cadangan Penyelesaian

CHECK (SEMAK)
Analisa Pencapaian / Penilaian & Pengawasan Persembahan Kepada Pengurusan (3)

DO (LAKSANA)
Pelan Tindakan Cadangan Penyelesaian Taklimat Persembahan Pengurusan (2) Pelaksanaan Ujicuba

2.0 PEMILIHAN PROJEK

A. Mengenal pasti Projek
2.1 Mengenalpasti Projek

2.2 Teknik Pemilihan Projek

2.3 Tajuk Projek 2.4 Asas Pemilihan Projek

2.1 Mengenalpasti Projek

A. Maklumbalas dari Anggota Jabatan

2.1 Mengenalpasti Projek

Maklumbalas dari Anggota Jabatan
a. Tidak lengkap b. Mengambil masa yang lama c. Kos penghantaran d. Proses panjang e. Ruang yang besar untuk disimpan f. Mudah rosak dan hilang g. Temaga Kerja yang ramai h. Keperluan Pegawai Memerintah untuk hadir i. Rekod manual

2.1 Mengenalpasti Projek

B. Keputusan Audit

2.1 Mengenalpasti Projek

Keputusan Audit
SIRI PERMOHONAN (a) 1 STATUS PROSES (b) (c) KURANG 24 JAM STOREDEM LEBIH 24 JAM KURANG 3 HARI MOHON BEKAL LEBIH 3 HARI KURANG 1 MINGGU BIASA LEBIH 1 MINGGU KURANG 14 HARI REFIT LEBIH 14 HARI JAN (d) 235 5 334 25 914 84 546 150 FEB (e) 162 8 501 10 736 373 500 119 MAC (f) 130 13 699 21 704 149 203 150 APR (g) 55 9 222 10 755 210 277 0 MEI (h) 70 5 516 8 750 110 405 125 JUN (i) 354 23 205 6 535 241 396 150 JUL (j) 201 13 550 25 810 232 2443 0 OGO (k) 281 3 386 7 1357 205 1463 5 SEP (l) 136 15 205 53 2562 93 2585 5 OKT (m) 286 19 542 87 1653 203 1589 18 NOV (n) 209 20 610 78 1378 153 1732 3 DIS (o) 307 37 382 59 1237 308 550 6 JUMLAH (p) 2426 170 5152 389 13391 2361 12689 731 PERATUS (%) (q) 93.45% 6.55% 92.98% 7.02% 85.01% 14.99% 94.55% 5.45%

STATISTIK PERMOHONAN YANG DIPROSES NOMBOR KAWALAN TAHUN 2012

2.1 Mengenalpasti Projek

C. Cadangan daripada Pihak Pengurusan

2.1 Mengenalpasti Projek

C. Cadangan daripada Pihak Pengurusan a. Satu sistem bagi mengurangkan masa b. Peralatan sedia ada tanpa penambahan kos c. Tanpa perlu penambahan anggota

2.2 Pemilihan Projek

Analisis SMART
Permasalah yang diutarakan Specific Data tidak spesifik Permohonan diterima tidak lengkap. Measurable Achievable Realistic Kekeliruan oleh unit Time specific Tidak boleh diatasi dalam Keputusan Ditolak Boleh dengan Tidak boleh mengira setiap kerana permohonan permohonan diterima dari

dalam mengisi masa yang setiap diterapkan

unit pengguna ruangan. Data yang ada Bungkusan Pos BAT L8 yang. dihantar tidak boleh Boleh dikira Tidak boleh diatasi. Tidak Boleh di atasi. Ditolak

mengambil masa yang lama untuk diproses.

kenalpasti

masa

Tanggungjawa
b pejabat pos.

Ya

Tidak.Kos bergantung

Boleh diatasi dengan

Tidak

Tidak

Ditolak

Kos penghantaran ditanggung oleh Pegawai Sendiri.

kepada jumlah membuat berat dan akan tuntutan dan sentiasa berubah menggunakan kemudahan sedia ada.

Permohonan dikumpulkan terlebih dahulu sebelum dihantar serentak menyebabkan terlalu lama masa untuk dikumpulkan.

Ya

Tidak boleh diukur

Boleh dengan Tidak menghantar secara berperingkat

Tidak

Ditolak

2.2 Pemilihan Projek

Analisis SMART (Sambungan)
Permasalah yang diutarakan Specific Ya Measurable Tidak boleh diukur kerana kesilapan manusia Ya Boleh diukur Achievable Boleh dengan latihan dan pendedahan sewajarnya. Boleh dicapai Ya Ya Diterima Realistic Ya Time specific Tidak Keputusan Ditolak

Staf DBA yang memproses permohonan perlu

memasukkan secara manual ke dalam SPIAV2 dan sering berlaku kesilapan kemasukkan data. Permohonan dari unit pemohon mengambil terlalu lama untuk sampai ke DBA. BAT L8 menggunakan ruang yang luas untuk disimpan. BAT L8 perlu dihantar kembali ke unit asal sekiranya terdapat kesilapan pada permohonan. BAT L8 mudah rosak dan hilang sewaktu berpindah tugas staf. BAT L8 manual memerlukan tenaga kerja yang

Ya

Ya

Boleh

Ya

Ya

Diterima

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Dietirima

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Tidak

Ditolak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ditolak

ramai diisi oleh unit pengguna.

Keperluan Pegawai Memerintah untuk hadir di pejabat bagi menangatangani BAT L8 sebelum dihantar ke DBA. Rekod manual bagi setiap BAT L8 yang diterima adalah terlalu mengambil masa yang lama. Ya Tidak tidak Tidak Tidak Ditolak Ya Ya Ya Tidak Ya Ditolak

2.2 Pemilihan Projek

Force Ranking.
Permasalah
Permohonan dari unit pemohon mengambil terlalu lama untuk diproses. BAT L8 menggunakan ruang yang luas untuk disimpan. BAT L8 perlu dihantar kembali ke unit asal sekiranya terdapat kesilapan pada permohonan.

Keputusan

4X5

3X4

1X3

4X2

4X1

47

1X5

1X4

3X3

3X2

2X1

26

2X5

4X4

4X3

1X2

2X1

32

Skala Perwajaran 1 2 3 4 -

Tidak Penting Kurang Penting Penting Sangat Penting

Kriteria A B C D E

Kesiriusan Fokus Pelanggan Penjimatan Kos Mudah Dilaksanakan Menepati Masa

2.3 Tajuk Projek

Tajuk Dipilih: Sistem E-Demand

Permasalahan: Permohonan dari unit pemohon mengambil masa terlalu lama untuk diproses.

2.3 Tajuk Projek

Huraian Projek
Teknik 5W + 1H digunakan bagi menghuraikan permasalah dengan lebih lanjut dan terperinci. WHAT WHO 5W + 1H WHY WHERE WHEN

HOW

2.3 Huraian Tajuk Projek

Apakah permasalahan yang berlaku?

(what)
Permohonan menggunakan BAT L8 dari unit pemohonan lewat sampai kemudian dan mengambil masa yang lama untuk diproses oleh Jabatan Kordinasi Materiel untuk dicipta nombor kawalan.

2.3 Huraian Tajuk Projek

Bila masalah ini berlaku? (when)
1. Sewaktu bungkusan pos dari unit pemohon ke DBA. 2. Sewaktu proses kemasukan data pemohonan ke dalam SPIAV2.
ASRS

Kapal/Unit

RCO/MCO

MC

2.3 Huraian Tajuk Projek

Dimana masalah ini berlaku? (where)
1. Di unit pemohon. 2. Di Pejabat Pos. 3. Di Jabatan Koordinasi Materiel.

2.3 Huraian Tajuk Projek

Siapakah yang terlibat? (who)
1. Unit pemohon. 2. Jabatan Koordinasi Materiel.

2.3 Huraian Tajuk Projek

Mengapa masalah ini terjadi? (why)
1. Jarak unit pemohon jauh. 2. Jumlah permohonan yang banyak. 3. Ketiadaan PM di pejabat unit pemohon.

2.3 Tajuk Projek

Bagaimana masalah ini terjadi? (How)
1. Setiap permohonan perlu dimasukan secara manual ke dalam SPIAV2. 2. BAT L8 dari unit dikumpulkan untuk ditandatangi oleh PM di pejabat kemudian baru dihantar ke DBA. 3. Menggunakan masa yang lama untuk menulis BAT L8 yang banyak. 4. Kesilapan dalam pengisian BAT L8 perlu dikembalikan kepada unit asal untuk dibuat permohonan baru.

2.4 Asas Pemilihan Projek

Masalah: Permohonan mengambil masa yang lama

Unit Pemohon: Rutin pembaikan dan refit lambat siap.

Unit Lain: Tempoh operasi makin panjang .

Disebabkan: BAT L8 manual memerlukan proses yang panjang

Staf: Bebanan dan tekanan bertambah.

DBA: Aduan Pelanggan meningkat. Kos meningkat dan Imej terjejas

TLDM: Hilang keupayaan pertahanan perairan. Negara: Keselamatan Negara terjejas.

Akibat: Perolehan alat ganti lewat dilaksanakan.

Kesan

Jangka masa tiba alat ganti diterima oleh unit pemohon lewat.

3.0 PENJELASAN PROJEK

Carta Perbatuan Kumpulan
2012 OKT NOV DIS JAN
Mengenalpasti Projek Memilih Projek/ Masalah Mengumpul data dan Menganalisa Projek Penetapan Objektif dan Sasaran Cadangan Penyelesaian Persembahan dan persetujuan pihak pengurusan
Pelaksanaan Penilaian dan pemantauan Penyeragaman

FEB

MAC APR

MEI

2013 JUN JUL

OGOS SEP OKT NOV

DIS

2014 JAN FEB

PERANCANGAN SEBENAR

3.1 Objektif Projek

Berlandaskan kepada KPI dan juga penyataan masalah maka dapat ditetapkan objektif untuk projek ini: a. Mewujudkan satu sistem atas talian bagi mengurangkan masa untuk memproses permohonan bermula dari unit pemohon sehingga ke Jabatan Kordinasi Materiel. b. Mengurangkan penggunaan tenaga kerja dan menggunakan peralatan sedia ada di Depot dengan optimum. c. Meningkatkan prestasi Jabatan seterusnya meningkatkan imej DBA.

3.2 Pelaksanaan Projek

E-Demand :
a. b. c. d. Atas talian Menggantikan BAT L8 1 Jan hingga 30 Apr 13 ujian digunapakai hingga ke hari ini

3.2 Pelaksanaan Projek

BAT L8

EDemand

3.2 Pelaksanaan Projek

Pengarahan Untuk Penggunaan Sistem EDemand.

6.0 Pencapaian Projek

1 Dijadikan contoh dalam BRL 64 Manual Pengurusan Kreativiti dan Inovasi TLDM

6.0 Pencapaian Projek

2. Pengurangan Kos Operasi

6.0 Pencapaian Projek

2. Pengurangan Kos Operasi (Setahun)
BAT L8
Alat Tulis Pen (100xRM 0.50) Kertas (300xRM10.00) Pos 40,000x10gm=400kg Pencetakan BAT L8 40,000xRM0.40 Salinan Buku Rujukan 20,000xRM0.10 Gaji Staf RM3000 Keseluruhan

EDemand
Tiada
Tiada Tiada Tiada 20 = RM 60,000.00 x 12 = RM 720,000.00 RM 720,000.00

Perbezaan
RM 50.00 RM 3000.00
RM 12,000.00 RM 16,000.00 RM 2,000.00 RM 360,000.00 RM 393,050.00

RM 50.00 RM 3000.00
RM 12,000.00 RM 16,000.00 RM 2,000.00

30 = RM 90,0000 x 12 = RM 1,080,000.00
RM 1,113,050.00

6.0 Pencapaian Projek

2. Pengurangan Masa
Sebelum (min) (c) Selepas (min) (d) Penjimatan (min) (e) Siri (a) Keterangan (b)

Unit Pemohon 1.
2. 3.

Menulis
Tandatangan PM POS Jabatan Koordinasi Materiel Proses Data ke SPIAV2 Rekod Buku Menimpan dan Mengemaskini

2
1 1920

2
-

1 1920

4. 5.
6.

5 2
5 1935 Min

2 2 6 Min

3 3 1929 Min

Jumlah Masa

6.0 Pencapaian Projek

2. Peningkatan Hasil Kerja
(a) 1 (c) KURANG 24 JAM STOREDEM LEBIH 24 JAM KURANG 3 HARI MOHON BEKAL LEBIH 3 HARI KURANG 1 MINGGU BIASA LEBIH 1 MINGGU KURANG 14 HARI REFIT LEBIH 14 HARI (b) (d) 235 5 334 25 914 84 546 150 (e) 162 8 501 10 736 373 500 119 (f) 130 13 699 21 704 149 203 150 (g) 55 9 222 10 755 210 277 0 (h) 70 5 516 8 750 110 405 125 (i) 354 23 205 6 535 241 396 150 (j) 201 13 550 25 810 232 2443 0 (k) 281 3 386 7 1357 205 1463 5 (l) 136 15 205 53 2562 93 2585 5 (m) 286 19 542 87 1653 203 1589 18 (n) 209 20 610 78 1378 153 1732 3 (o) 307 37 382 59 1237 308 550 6 (p) 2426 170 5152 389 13391 2361 12689 731 (q) 93.45% 6.55% 92.98% 7.02% 85.01% 14.99% 94.55% 5.45%

Jumlah

91.50%

STATISTIK PERMOHONAN YANG DIPROSES NOMBOR KAWALAN TAHUN 2012

6.0 Pencapaian Projek

2. Peningkatan Hasil Kerja
SIRI PERMOHONAN (a) 1 STATUS JAN PROSES (b) (c) (d) KURANG 24 235 JAM STOREDEM LEBIH 24 5 JAM KURANG 3 334 HARI MOHON BEKAL LEBIH 3 25 HARI KURANG 1 914 MINGGU BIASA LEBIH 1 84 MINGGU KURANG 14 546 HARI REFIT LEBIH 14 150 HARI FEB (e) 60 8 482 58 910 0 929 2 MAC (f) 122 11 745 11 740 6 3133 1 APR (g) 72 1 859 6 MEI (h) 48 0 3 1 JUN (i) 105 3 470 8 JUL (j) 177 0 877 28 1262 53 959 1 OGO (k) 43 0 713 51 503 49 914 0 SEP (l) 409 0 814 32 338 71 1471 0 OKT (m) 95 0 467 82 1852 386 1248 1 NOV (n) 29 0 444 88 1916 102 1248 1 DIS (o) 72 0 575 79 1472 78 402 0 JUMLAH PERATUS (%) (p) 1467 28 6783 469 13146 849 14167 157 (q) 98.13% 1.87% 93.53% 6.47% 93.93% 6.07% 98.90% 1.10%

1120 1050 1069 6 8 6 586 0

1492 1239 1 0

JUMLAH PURATA

96.12%

STATISTIK PERMOHONAN YANG DIPROSES NOMBOR KAWALAN TAHUN 2013

7.0 TINDAKAN PENYERAGAMAN

1. Pengemaskinian BRL dan Perintah berkaitan: a. b. c. d. e. f. PA TLDM PAPA BRL 1910 Perintah Tetap DBA Fail Meja ISO