PERSEMBAHAN KUMPULAN KREATIF INOVATIF

DEPOT BEKALAN ARMADA

Projek: e-Demand

SKOP PERSEMBAHAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Penggunaan Kaedah Tindakan Pembetulan Pencapaian Hasil Projek Tindakan Penyeragaman Penilaian Kumpulan

PENGENALAN UNIT
Latar Belakang DBA
a. b. c. Depot utama TLDM Pembekalan alat ganti kepada Armada dan unit-unit TLDM Dilengkapi Automated Storage Retrieval System (ASRS)

Fungsi Dan Peranan DBA

a. Merancang Perolehan Alat Ganti b. Merancang Dan Mengawal Pengurusan Perbelanjaan Tahunan c. Pengurusan Kontrak Alat Ganti d. Pengurusan Pembelian e. Pemeriksaan Dan Penerimaan Alat Ganti

Fungsi dan Peranan DBA (sambungan)

e. f. g. h. i. j. Pengurusan Rumah Stor Pengeluaran Dan Penghantaran Menyediakan Perkhidmatan Katalog Menyediakan Perkhidmatan Teknikal Penyemakan Dan Penyelarasan Stok Pelupusan Peralatan

Struktur Organisasi Markas

Markas Pemerintahan Bantuan TLDM

Markas Materiel TLDM

Markas Bantuan Perkhidmatan

Markas Kejuruteraan TLDM

Depot Bekalan Armada Depot Bantuan TLDM Depot Peluru dan Bahan Letupan TLDM Depot Kenderaan TLDM

KD MALAYA Pusat Perkhidmatan Komuniti Pusat Kesenian TLDM Wisma Samudera PROTELA Lumut Muzium TLDM

Depot Senggara Armada UPS TLDM Lumut UPS TLDM Pasir Gudang Pusat Penyenyap Kapal

Struktur Organisasi DBA

PEGAWAI MEMERINTAH
BAHAGIAN PENGIRAAN & PENYELARASAN STOK (PPSO) TIMBALAN PEGAWAI MEMERINTAH/KOMANDER MATERIAL

BAHAGIAN PENTADBIRAN TENTERA/ PEG TADBIR URUSETIA (AO)

BAHAGIAN KATALOG (KATO)

BAHAGIAN KEWANGAN & PENTADBIRAN AWAM (FO)

BAHAGIAN KOMPUTER (EDPO)

BAHAGIAN KOORDINASI REFIT/ MATERIAL (RCO/MCO)

BAHAGIAN ASRS/TRAFIK/ KENDERAAN/ PEMULANGAN (PSK)

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN (LTO)

BAHAGIAN KAWALAN MATERIAL SATU (MC 1)

BAHAGIAN KAWALAN MATERIAL DUA (MC 2)

BAHAGIAN KAWALAN MATERIAL TIGA (MC 3)

Misi dan Wawasan DBA

MISI Mengurus segala bentuk bantuan logistik kepada Armada dengan efisien dan efektif bagi mendukung kepentingan strategik dan menentukan kesiagaan kapal-kapal TLDM sentiasa ditahap yang tinggi. WAWASAN Menjadi sebuah organisasi yang peka dan responsif terhadap keperluan logistik demi menjamin kecemerlangan Armada TLDM

Carta Organisasi Jabatan Koordinasi Material

Pegawai Materiel

Pegawai Koordinasi Materiel Pembaikan

Pegawai Koordinasi Materiel Operasi

Pegawai Katalog

Timb. Pegawai Koordinasi Materiel Pembaikan

Fungsi Jabatan Koordinasi Materiel

a. Menyelaras permohonan b. Stok atau pembaikan c. Menyemak, pengesahan dan mengawal d. Memajukan ke Bahagian Kawalan e. Memantau dan mengemaskini status f. Menjadi perantaraan

PENGENALAN JABATAN
Jenis Permohonan
a. b. c. d. Permohonan Kecemasan Permohonan Utama Permohonan Biasa Permohonan Khas Projek

PENGENALAN KUMPULAN
Kumpulan e-Demand
PENAUNG Pegawai Memerintah PENASIHAT Timb. Pegawai Memerintah

FASILITATOR

KETUA KUMPULAN

AHLI 1

AHLI 2

AHLI 3

AHLI 4

AHLI 5

GAMBAR

JAWATAN

NAMA

Fasilitator
Ketua Kumpulan

Lt Kdr Martini binti Mansor TLDM

Lt Kdr Mohd Khamarulzaim bin Khalid TLDM

Ahli 1

Lt Mohd Rosminizam bin Mohd Daud TLDM

Ahli 2 Ahli 3 Ahli 4 Ahli 5

Lt Azizul bin Ab Malek TLDM Lt Hasnul Azizi bin Zulkifle TLDM PW I TNL Mohd Nasir bin Abu Seman BM TNL Rosli bin Abdullah

LOGO KUMPULAN

KITARAN PDCA PROJEK e-DEMAND

PLAN (RANCANG) ACTION (TINDAKAN)
Tindakan Penyeragaman Tindakan Susulan
Penubuhan Kumpulan Mengenalpasti Projek/Masalah Menganalisa /Memilih Masalah Definasi Masalah Kumpul & Analisa Data Kaji Punca Masalah& Cadangan Penyelesaian

CHECK (SEMAK)
Analisa Pencapaian / Penilaian & Pengawasan Persembahan Kepada Pengurusan

DO (LAKSANA)
Pelan Tindakan Cadangan Penyelesaian Pelaksanaan Ujicuba Taklimat Persembahan Pengurusan

PEMILIHAN PROJEK
1. 2. 3. 4. Mengenalpasti Projek/Masalah Teknik Pemilihan Projek Tajuk Projek Asas Pemilihan Projek

Mengenalpasti Projek/Masalah
Maklumbalas Dari Anggota Jabatan

Maklumbalas dari Anggota Jabatan

a. Tidak lengkap b. Pengisian ambil masa yang lama c. Kos penghantaran d. Proses panjang e. Ruang penyimpanan yang besar f. Mudah rosak dan hilang g. Tenaga Kerja yang ramai h. Kelulusan Pegawai Memerintah i. Rekod manual

Keputusan Audit

Keputusan Audit
14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 13391 12689

Biasa
2361 731 KURANG LEBIH 7 7 HARI HARI KURANG LEBIH 14 14 HARI HARI Refit

STATISTIK PERMOHONAN YANG DIPROSES NOMBOR KAWALAN TAHUN 2012

Cadangan Pihak Pengurusan

Cadangan daripada Pihak Pengurusan

a. Sistem bagi mengurangkan masa & cepat proses

b. Peralatan sedia ada tanpa penambahan kos

c. Tanpa perlu penambahan anggota

Pemilihan Projek
Melalui Analisis SMART

Pemilihan Projek Melalui Force Ranking

Permasalah A B C D E Keputusan

Permohonan dari unit pemohon mengambil terlalu lama untuk diproses. BAT L8 menggunakan ruang yang luas untuk disimpan. BAT L8 perlu dihantar kembali ke unit asal sekiranya terdapat kesilapan pada permohonan.

4X5 1X5

3X4 1X4

1X3 3X3

4X2 3X2

4X1 2X1

47
26

2X5

4X4

4X3

1X2

2X1

32

Skala Perwajaran 1 2 3 4 -

Tidak Penting Kurang Penting Penting Sangat Penting

Kriteria A B C D E

Kesiriusan Fokus Pelanggan Penjimatan Kos Mudah Dilaksanakan Menepati Masa

Penyata Permasalahan
Permasalahan: Permohonan dari unit pemohon mengambil masa terlalu lama untuk diproses. Penyelesaian/Projek: Memproses 100 % permohonan Biasa dan Refit dalam masa yang telah ditetapkan dengan menggunakan peralatan sedia ada dan tanpa penambahan staf.

Huraian Projek
Teknik 5W + 1H

WHAT

WHO

WHEN

5W + 1H WHY WHERE

HOW

Apakah permasalahan yang berlaku? (what)

Permohonan menggunakan BAT L8 dari unit pemohonan lewat sampai kemudian dan mengambil masa yang lama untuk diproses oleh Jabatan Kordinasi Materiel untuk dicipta nombor kawalan.

Bila masalah ini berlaku? (when)

1. Ketika penghantaran 2. Sewaktu memproses permohonan

ASRS

Kapal/Unit

RCO/MCO

MC

Dimana masalah ini berlaku? (where)

1. Di unit pemohon 2. Di Pejabat Pos 3. Di Jabatan Koordinasi Materiel

Siapakah yang terlibat? (who)

1. Unit pemohon 2. Jabatan Koordinasi Materiel

Mengapa masalah ini terjadi? (why)

1. 2. 3. 4. 5. Jarak unit pemohon jauh Jumlah permohonan yang banyak Ketiadaan PM di pejabat unit pemohon Proses kerja yang panjang Bungkusan lewat

Bagaimana masalah ini terjadi? (How)

1. Setiap permohonan perlu dimasukan secara manual ke dalam SPIAV2. 2. BAT L8 dari unit dikumpulkan untuk ditandatangi oleh PM di pejabat kemudian baru dihantar ke DBA. 3. Menggunakan masa yang lama untuk menulis BAT L8 yang banyak 4. Kesilapan dalam pengisian BAT L8 perlu dikembalikan kepada unit asal untuk dibuat permohonan baru.

Asas Pemilihan Projek

Masalah: Proses Permohonan mengambil masa yang lama Unit Pemohon: Rutin pembaikan dan refit lambat siap.

Unit Lain: Tempoh operasi makin panjang .

Staf: Bebanan dan tekanan bertambah. Disebabkan: BAT L8 manual memerlukan proses yang panjang DBA: Aduan Pelanggan meningkat. Kos meningkat dan Imej terjejas TLDM: Hilang keupayaan pertahanan perairan. Negara: Keselamatan terjejas.

Akibat: Perolehan alat ganti lewat dilaksanakan.

Kesan

Jangka masa tiba alat ganti diterima oleh unit pemohon lewat.

Carta Perbatuan Kumpulan

OKT Mengenalpasti Projek Memilih Projek/ Masalah Mengumpul data dan Menganalisa Projek Penetapan Objektif dan Sasaran Cadangan Penyelesaian Persembahan dan persetujuan pihak pengurusan Pelaksanaan Penilaian dan pemantauan Penyeragaman PERANCANGAN SEBENAR 2012 NOV DIS JAN FEB MAC APR MEI 2013 JUN JUL OGOS SEP OKT NOV DIS 2014 JAN FEB

Objektif Projek
a. Mencari kaedah atau sistem bagi mengurangkan masa untuk memproses permohonan bermula dari unit pemohon sehingga ke Jabatan Koordinasi Materiel.

b. Mengurangkan penggunaan tenaga kerja dan menggunakan peralatan sedia ada di DBA dengan optimum. c. Mengurangkan aduan seterusnya meningkatkan prestasi Jabatan.

Hubungkait dengan Objektif Kualiti

100% permohonan yang diterima diproses nombor kawalan mengikut tempoh yang ditetapkan tidak termasuk permohonan-permohonan yang bermasalah: 1. Permohonan MATPREP dan TT2: 14 hari. 2. Permohonan Biasa: 7 Hari (1 Minggu).

Cadangan Penyelesaian
1. Turn-Key 2. Sistem e-Demand 3. Kiosk/Kaunter

Analisis SWOT
Cadangan Strength Weaknesses Opportunity Boleh menggunakan kepakaran dan peralatan sedia ada Threat Gangguan pada sistem dan pecah masuk dari anasir luar Kecelaruan semasa proses pembayaran Perlu penambahan staf untuk tugas Keputusan

Atas talian maka boleh Memerlukan e-Demand dicapai bila-bila masa peralatan dan dan dimana jua capaian internet
Permohonan berulang mungkin berlaku Wakil kapal perlu hadir di DBA

Diterima

Turn-Key

Senarai alat ganti terus daripada kontraktor atau kapal Maklumat alat ganti dapat diperolehi terus dari SPIAV2

Maklumat secara terus dari pihak yang menggunakan alat ganti

Boleh merujuk terus kepada setiap MC

Ditolak

Kiosk/ Kaunter

Ditolak

Analisis Rajah Pokok

Projek Cadangan Diterima Sebab Diterima

Memproses permohonan Biasa dan Refit secara atas talian dalam masa yang telah ditetapkan dengan menggunakan peralatan sedia ada dan tanpa penambahan staf.

Sistem e-Demand

Capaian pada bila-bila masa dan dimana jua Boleh menggunakan peralatan sedia ada Kawalan rekod yang mudah Menggunakan kepakaran sedia ada Tidak perlu tambah anggota Maklumbalas pantas Mudah dan cepat Paperless

Pelaksanaan Projek

BAT L8

e-Demand

Pelaksanaan Projek
E-Demand :
a. b. c. d. e. Atas talian Menggantikan BAT L 8 konvensional 1 Jan hingga 30 Apr 13 ujian Dibangunkan oleh Pegawai DBA Menggunakan peralatan sedia ada

Pelaksanaan Projek

Pengarahan Untuk Penggunaan Sistem EDemand.

Pelaksanaan Projek

Taklimat Penggunaan Sistem e-Demand

Pelaksanaan Projek

Sesi Penerangan Penggunaan e-Demand

Ujicuba Sistem e-Demand

Makluman Kerja-Kerja Penambahbaikan Selepas Ujicuba Selesai

Aduan Sebelum e-Demand

Siri A B C D E Punca-Punca Masalah Permohonan Lewat Jarak unit pemohon jauh Jumlah permohonan yang banyak Ketiadaan PM di pejabat unit pemohon Proses kerja panjang Bungkusan lewat Jumlah Kes Bilangan Kes/Bulan Sep 5 9 3 9 5 31 Okt 6 8 4 8 6 32 Nov 4 7 5 15 3 34 Dis 3 7 1 10 0 21 Jumlah 18 31 13 42 14 118

Rajah Pareto Sebelum e-Demand

45 40 35 30 25 20 31 42 100 88.98305085 77.11864407 61.86440678 18 120 100 80 60

KES
%

15
10

14
35.59322034

13

40
20 0

5
0 D B A E C

Rajah Pareto Ujicuba

Siri Punca-Punca Masalah Permohonan Lewat Bilangan Kes/Bulan Jan Feb Mac Apr Jumlah

A
B C D E

Jarak unit pemohon jauh

Jumlah permohonan yang banyak Ketiadaan PM di pejabat unit pemohon Proses kerja panjang Bungkusan lewat Jumlah Kes

0
2 1 3 0 6

0
3 3 1 0 7

0
1 1 1 0 3

0
1 0 1 0 2

0
7 5 6 0 18

Rajah Pareto Ujicuba

8 7 6 5 4 7 6 100 5 72.22222222 100 100 100 80 60 38.88888889 120

KES
%

3
2 1 0 B

40
20 0 0 E 0

Analisis Sebelum dan Selepas

PERKARA Sebelum e-Demand Selepas e-demand Perbezaan

PARETO 88.9% 100% 11.1%

JUMLAH ADUAN 118 18 100

Pencapaian Projek
1. Melalui Analisis Pareto 100% permohonan biasa dan refit proses dicepatkan. 2. Sasaran 100% dicapai selepas ujicuba. 3. Projek ini boleh dikekalkan dan perluasan perlu dilaksanakan.

Perbandingan Sebelum dan Selepas

Keanggotaan Jabatan
Jabatan Materiel Operasi Pembaikan Jumlah Sebelum
15 25 40

Selepas
5 20 25

Pengurangan
10 5 15

Mencipta Nombor Kawalan

BAT L 8

e-Demand

Penyimpanan Permohonan

BAT L 8

e-Demand

Kaedah Penyimpanan Rekod

BAT L 8

e-Demand

Menerimaan Permohonan

BAT L 8

e-Demand

Salinan Buku Rujukan

BAT L 8

e-Demand

Penolakkan Permohonan

BAT L 8

e-Demand

Status Permohonan

BAT L 8

e-Demand

Pengurangan Kos Operasi

2.

Pengurangan Kos Operasi (Setahun)

PERKARA
Alat Tulis Pen (100xRM 0.50) Kertas (300xRM10.00) Pos 40,000x10gm=400kg Pencetakan BAT L8 40,000xRM0.40 Salinan Buku Rujukan 20,000xRM0.10 Gaji Staf RM3000 Keseluruhan

BAT L8
RM 50.00 RM 3000.00 RM 12,000.00 RM 16,000.00 RM 2,000.00 40 = RM 120,0000 x 12 = RM 1,440,000.00 RM 1,473,050.00

E-DEMAND
Tiada

PERBEZAAN
RM 50.00 RM 3000.00 RM 12,000.00 RM 16,000.00 RM 2,000.00

Tiada Tiada Tiada 25= RM 75,000.00 x 12 = RM 900,000.00 RM 900,000.00

RM 540,000.00

RM 573,050.00

Pengurangan Masa
Siri (a) 1. 2. 3. 4. 5. Unit Pemohon Mengisi Tandatangan PM POS Jabatan Koordinasi Materiel Proses Data ke SPIAV2 Rekod Buku Keterangan (b) Sebelum (min) (c) 2 1 1920 5 2 Selepas (min) (d) 2 2 Penjimatan (min) (e) 1 1920 3 -

6.

Menyimpan dan Mengemaskini

5
1935 Min

2
6 Min

3
1929 Min

Jumlah Masa

Peningkatan Produktiviti
Perbandingan Peratusan Permohonan yang diproses mengikut masa.
120 100 80 60 40 20 0 2012 2013 14.99 5.45 6.07 1.1 94.55 93.93

98.9
Kurang 7 Hari

85.01

Lebih 7 Hari
Kurang 14 Hari Lebih 14 Hari

Kepuasan Hati Pelanggan

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Biasa Taraf Utama 2012 STOREDEM 2013 Pengeluaran Alatganti Hubungan dengan Pelanggan 68.12 62.25 64.75 58.25 72.61 79.75 81.84 69.2 78.75 80

TINDAKAN PENYERAGAMAN
a. b. c. d. e. f. PA TLDM PAPA BRL 1910 Perintah Tetap DBA Fail Meja ISO

Soal Jawab