Dokumen Perniagaan sebagai Sumber Maklumat

Jenis dan Fungsi Dokumen dalam Perniagaan

Borang Pesanan
Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk membuat pesanan
Tidak dicatat dalam mana-mana buku perakaunan

Invois
Dokumen digunakan dalam urusniaga jualan dan belian kredit
Direkodkan dalam Jurnal Belian dan Jurnal Jualan
Terdapat butiran penting termasuk :
1. Angkutan dibayar penjual menanggung kos pengangkutan
2. Diskaun niaga potongan diberi dalam harga senarai jika belian dalam kuantiti
yang banyak
3. Diskaun tunai potongan daripada jumlah bayaran jika dibuat dalam tempoh
tertentu (segera)
4. K.& K.diK sebarang kesilapan dan ketinggalan hanya boleh dibetulkan oleh
penjual melalui nota debit dan nota kredit.

Nota Debit
dokumen dihantar penjual kepada pembeli
menambah bayaran yang terkurang caj dalam invois asal
invois tambahan yang akan menambahkan hutang pembeli kepada penjual
Sebab-sebab invois terkurang caj:
i. Catatan tertinggal dalam invois spt caj angkutan, belanja pos, caj peti barang
ii. Invois terkurang caj kerana kesilapan pengiraan
iii. Faedah dikenakan kerana pembeli lewat menjelaskan bayaran
iv. Caj tambahan akibat pertukaran barang
Direkod dalam Jurnal Jualan jika nota debit salinan atau Jurnal Belian jika nota debit
salinan

Nota Kredit
Dokumen yang dihantar penjual kepada pembeli
Mengurangkan jumlah hutang dibayar disebabkan:
i. pembeli memulangkan bekas kosong yang dicaj dalam invois
ii. pembeli memulangkan barang rosak, salah jenama
iii. berlaku pengiraan dalam invois yang terlebih kira
vi. Elaun atau komisen diberikan kepada pembeli
Dicetak berwarna merah
Nota Kredit asal direkodkan dalam Jurnal Pulangan Belian manakala Nota Kredit
salinan direkodkan dalam Jurnal Pulangan Jualan


Penyata Akaun
Senarai semakan untuk mengingatkan penghutang tentang bayaran hutangnya
Menunjukkan urusniaga yang berlaku antara pembeli dan penjual bagi bulan
berkenaan
Cek
Kaedah pembayaran yang selamat kerana risiko kecurian dan penyelewengan dapat
diatasi
Direkod dalam Jurnal Pembayaran tunai / Buku Tunai

Keratan Cek
Dokumen rujukan menunjukkan bayaran dibuat dengan cek
Direkod dalam Buku Tunai / Jurnal Pembayaran tunai


Resit
Dikeluarkan sebagai bukti akuan penerimaan tunai/cek
Resit asal menunjukkan peniaga telah membuat pembayaran manakala resit rasmi
salinan adalah bukti peniaga menerima bayaran
Direkod dalam Buku Tunai / Jurnal Penerimaan dan Pembayaran Tunai

Slip Bank
Bukti peniaga membuat penyimpanan wang tunai / cek
Slip asal adalah simpanan bank manakala salinan adalah untuk peniaga sebagai
maklumat untuk direkodkan
Direkod dalam buku tunai / Jurnal Penerimaan Tunai


Makluman Debit
Dokumen / penyata yang dikeluarkan oleh bank untuk memaklumkan kepada
peniaga bahawa akaunnya telah didebit atau dikurangkan sejumlah tertentu dan
sebabnya
Peniaga mungkin dikenakan caj terhadap cek tak laku , bayaran buku cek, faedah
atas overdraf atau bank membuat pembayaran bagi pihak peniaga (perintah sedia ada)
spt premium insurans, yuran kelab, ansuran pinjaman, cukai Hasil Dalam Negeri
Direkodkan dalam Buku Tunai/ Jurnal Pembayaran Tunai

Makluman Kredit
Dokumen yang dikeluarkan oleh bank untuk memaklumkan kepada peniaga bahawa
akaunnya dikreditkan atau ditambahkan sejumlah tertentu dan sebabnya
Peniaga mungkin menerima dividen pelaburan, faedah simpanan atau menerima
bayaran dari penghutang melalui akaun bank ( pindahan kredit)
Direkodkan dalanm buku tunai / Jurnal Penerimaan Tunai


Bil Tunai
Apabila peniaga membeli secara tunai beli, beliau diberi bil tunai asal manakala jika
beliau menjual secara tunai, bil tunai salinan adalah dokumen buktinya
Direkodkan dalam buku tunai atau Jurnal Penerimaan dan Pembayaran tunai


Slip Daftar Tunai
Slip dikeluarkan melalui mesin daftar tunai penjual apabila pembeli membayar
secara tunai
Tiada nama pembeli
Direkod dalam Jurnal Penerimaan Tunai (salinan penjual) dan Jurnal Pembayaran
Tunai (slip asal)

Baucer Pembayaran
Dokumen sokongan bahawa pembayaran telah dibuat samada bayar belanja
perniagaan, bayaran hutang atau sebagainya
Direkodkan dalam buku tunai / Jurnal Pembayaran Tunai


Memo
Dokumen sokongan / dalaman bagi urusniaga berlaku antara pemilik dengan
perniagaannya
Digunakan apabila peniaga membuat ambilan wang, barangniaga , membawa masuk
aset sebagai modal tambahan
Direkodkan dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai (bagi ambilan tunai),
lain-lain urusniaga direkod dalam Jurnal Am

Penyata Gaji
Dokumen disediakan oleh majikan kepada pekerja
Bukti bayaran gaji telah dibuat (melibatkan pembayaran gaji terus keakaun bank
melalui pindahan kredit)
Direkod dalam Buku Tunai / Jurnal Pembayaran Tunai


Folio Pelanggan
Penyata yang menunjukkan rekod bayaran satu caj perkhidmatan seperti sektor
perhotelan
Berfungsi sebagai resit penerimaan wang daripada pelanggan
Salinan asal diberi kepada pelanggan dan salinan disimpan oleh peniaga
Direkodkan dalam Buku Tunai, Jurnal Penerimaan/Pembayaran Tunai

Bil bayaran
Bil dibekalkan oleh pembekal perkhidmatan
Bil telefon, air, letrik, ASTRO, internet dlll
Dijelaskan dengan cek/tunai dan keratan bil akan dikembalikan kepada peniaga
untuk tujuan rekod
Dikepilkan bersama baucer bayaran
Direkodkan dalam Buku Tunai/ Jurnal Pembayaran tunai

Slip pindahan wang
Kemudahan bank kepada pelanggan untuk memindahkan wang peniaga kepada
pihak ketiga secara elektronik
Perkhidmatan ditawarkan ialah Pindahan elektronik dan pindahan telegraf
Isi borang, serah kepada kerani dan wang dipindah secara automatik dalam dan luar
negra.

Pengecaman
NOTA PENGECAMAN DOKUMEN
Dalam melakukan pengecaman dokumen kita boleh mengenalpastinya mengikut urutan
berikut : 1. Buku Tunai, 2. Jurnal Khas dan 3. Jurnal Am.
1. BUKU TUNAI sekiranya terdapat perkataan TUNAI, CEK atau BANK dalam
dokumen tersebut, maka ianya mesti direkod dalam Buku Tunai.Contohnya : Resit,
Baucer Pembayaran, Keratan Cek, Borang Wang Masuk, Bil-bil Tunai, Makluman
Debit, Makluman Kredit & MEMO (jika terdapat Tunai/Cek/bank).
2. JURNAL KHAS hanya melibatkan dokumen INVOIS, NOTA DEBIT dan NOTA
KREDIT sahaja. Tetapi dengan syarat butirannya berkaitan BARANG NIAGA.

INVOIS & NOTA DEBIT (Barang Niaga)
- rekod dalam JURNAL JUALAN (jika dokumen salinan)
- rekod dalam JURNAL BELIAN (jika dokumen asal).
NOTA KREDIT (Barang Niaga)
- rekod dalam JURNAL PULANGAN JUALAN (jika dokumen salinan)
- rekod dalam JURNAL PULANGAN BELIAN (jika dokumen asal).
Jika butirannya BUKAN BARANG NIAGA maka ianya mesti direkod dalam
JURNAL AM.

3. JURNAL AM lain-lain dokumen yang tidak dapat memenuhi syarat Buku Tunai
dan Jurnal Khas di atas.
Contohnya: Catatan permulaan 1 hb, INVOIS bukan barang niaga, NOTA DEBIT
berkaitan dengan angkutan/bukan barang niaga, MEMO tidak melibatkan tunai, cek
atau bank.








Buku Catatan Pertama
Setelah pelajar menguasai kemahiran pengecaman dokumen, iaitu mengetahui setiap
dokumen perlu dicatat di Jurnal Am, Jurnal Khas ataupun Buku Tunai.
Maka di sini kita akan membincangkan cara cara untuk merekod atau mencatat ke
dalam Buku Catatan Pertama tersebut.
BUKU CATATAN PERTAMA DAN KEGUNAANNYA
1. Jurnal Am : (Invois bukan barang niaga, Memo, dll.)
Mencatat urusniaga-urusniaga berikut :
a) Catatan pembukaan.
b) Jualan dan belian aset tetap.
c) Urusniaga luar biasa.
d) Pembetulan kesilapan.
e) Pelarasan.
f) Catatan penutup.
g) Mencatat urusniaga-urusniaga selain daripada dibawah ini.
JURNAL KHAS
2. Jurnal Belian (Terima Invois @ Nota Debit) Merekodkan belian barang niaga secara
kredit.
3. Jurnal Jualan (Keluar Invois @ Nota Debit) Merekodkan jualan barang niaga secara
kredit.
4. Jurnal Pulangan Belian (Terima Nota Kredit) Merekodkan barang niaga yang
dipulangkan kepada pembekal.
5. Jurnal Pulangan Jualan (Keluar Nota Kredit) Merekodkan barang niaga yang
dipulangkan oleh pelanggan.
6. Buku Tunai (Salinan Resit, Resit dan Keratan Cek) Merekod semua penerimaan dan
pembayaran yang dibuat secara tunai dan cek. (Mengantikan Jurnal Penerimaan dan
Pembayaran Tunai)





LEJAR
Buku akaun yang digunakan untuk merekodkan urus niaga perniagaan.
Akaun berbentuk T.
Lajur tarikh Mencatat tarikh urus niaga
Lajur butir mencatat nama akaun
Lajur folio mencatat nombor rujukan Buku Catatan Pertama (mengesan catatan
dalam akaun)
Lajur jumlah mencatat nilai wang sesuatu urus niaga
Cara merekod urus niaga adalah berasaskan prinsip catatan bergu.
Akaun terbahagi DUA iaitu;
o Akaun Perorangan penghutang, pemiutang, ambilan dan modal
o Akaun Bukan Perorangan akaun nyata (akaun aset) dan akaun nominal
(akaun hasil dan belanja).
MENGIMBANG DAN MENUTUP AKAUN
1. Untuk mengetahui baki setiap akaun di akhir suatu tempoh.
2. Mengimbang akaun mencari perbezaan di antara jumlah debit dan jumlah kredit
dalam akaun.
3. Menutup akaun hasil dan belanja dengan memindahkannya ke Akaun Perdagangan
atau Akaun Untung Rugi.
4. Tujuan menutup akaun untuk ;
a. memulakan akaun hasil dan belanja dengan baki sifar pada suatu tempoh
perakaunan.
b. mengemaskini Akaun Modal; hasil menambahkan ekuiti pemilik dan belanja
mengurangkan ekuiti pemilik.
FOLIO
1. Rujukan untuk mengesan sumber catatan pertama atau pasangan catatan bergu
rujukan muka surat akaun dalam Buku Catatan Pertama dan lejar.
2. Mengurangkan kesilapan merekod atau terlupa melengkapkan catatan bergu.
3. Diisi jika pengeposan telah dilakukan iaitu memindahkan catatan dam Buku Catatan
Pertama ke lejar.





PEMBAHAGIAN LEJAR
1. Dua bahagian iaitu Lejar am dan Lejar subsidiari.
o Lejar Am meliputi :
(a) Akaun Nominal (akaun hasil dan belanja)
(b) Akaun Nyata (akaun aset semasa dan aset bukan semasa)
(c) Akaun penghutang dan pemiutang aset bukan semasa (akaun kawalan penghutang
dan akaun kawalan pemiutang)
(d) Akaun Modal
(e) Akaun Ambilan
o Lejar Subsidiari (lejar kecil) meliputi :
(a) Lejar Belian / Lejar Pemiutang
(b) Lejar Jualan / Lejar Penghutang
2. Tujuan pembahagian lejar;
a. Dapat menjalankan pengkhususan dan pembahagian kerja
b. Dapat menugaskan seorang eksekutif akaun untuk mengendalikan satu
bahagian lejar sahaja.
c. Mudah untuk menguruskan pengurusan dan pengawalan.
d. Dapat meningkatkan kecekapan dan mengurangkan kesilapan merekod.
e. Dapat mengurangkan bilangan akaun dalam lejar yang terlalu banyak dalam
lejar am.
Imbangan Duga
Merupakan satu senarai baki-baki akaun yang diambil daripada lejar am, lejar subsidiari dan
Buku Tunai pada suatu tempoh tertentu.
Fungsi Imbangan Duga untuk;
a. Menyemak ketepatan kemasukan catatan bergu
b. Menguji ketepatan pengiraan
c. Memudahkan penyediaan Akaun Perdagangan, Akaun Untung Rugi dan Kunci
Kira-kira
Jumlah di sebelah debit mesti sama dengan jumlah di sebelah kredit.
Mempunyai batasan atau had. (Imbangan Duga yang seimbang tidak bererti semua catatan
dalam lejar betul kerana mungkin terdapat beberapa kesilapan yang ketara atau tidak ketara
dalam Imbangan Duga tersebut)