PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

2.0 DOKUMEN SUMBER PERNIAGAAN

2.1 JENIS DAN FUNGSI DOKUMEN SUMBER

KEPENTINGAN

DOKUMEN sebagai sumber maklumat perakaunan memberi

PERNIAGAAN maklumat tentang sesuatu urus niaga
dijadikan bukti bagi sesuatu urus niaga
mengingatkan peniaga tentang hutang dalam urus
niaga
sebagai rujukan pada masa hadapan

Terbahagi kepada dua jenis iaitu;

1. Surat tanya
2. Sebut harga

1
Dokumen untuk rujukan
(tidak perlu dicatat dalam
buku perakaunan)
3.
4.
Katalog
Nota pesanan /
Pesanan belian
5. Nota serahan
6. Penyata akaun

1. Invois
2. Nota kredit
3. Nota debit

2
Dokumen sebagai sumber
maklumat (perlu dicatat
dalam buku perakaunan)
4.
5.
6.
Resit
Cek atau keratan cek
Baucar
7. Bil tunai
8. Makluman debit
9. Makluman kredit
10. Memo
11. Borang wang masuk

1|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

DOKUMEN PERNIAGAAN DAN FUNGSINYA

NO JENIS DOKUMEN FUNGSINYA

1 Surat tanya  Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan
maklumat barang-barang yang hendak dibeli.
 Maklumat yang diperlukan; harga barang, cara pembekalan,
diskaun dan cara pembayaran.
2 Sebut Harga  Dihantar oleh penjual kepada pembeli sebagai jawapan
kepada surat tanya.
 Maklumat yang diberi; harga barang yang hendak dibeli,
syarat penghantaran dan pembayaran.
3 Katalog  Penjual hantar bersama dengan sebut harga.
 Senarai harga bagi semua barang yang dibekalkan oleh
penjual.
4 Nota pesanan atau  Dihantar oleh pembeli kepada penjual yang mengandungi
Pesanan belian maklumat tentang barang yang hendak dibeli.
 Maklumat yang perlu ada; jenis barang, jenama, kuantiti,
harga, syarat serahan, syarat pembayaran dan kadar diskaun.
5 Nota serahan  Dihantar oleh penjual kepada pembeli bersama-sama dengan
barang.
 Membolehkan pembeli menyemak barang- barang yang
dihantar dan sebagai perakuan bahawa barang-barang telah
dihantar dengan selamat.
 Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang
tidak dinyatakan.
6 Penyata Akaun  Dihantar oleh penjual kepada pembeli.
 Nota makluman dan peringatan kepada penghutang yang
dihantar setiap akhir bulan.
 Maklumat terdiri daripada baki hutang pada awal bulan,
jumlah jualan, pulangan, bayaran dan baki hutang akhir bulan
yang perlu dijelaskan.

2|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

7 Invois  Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila penjual

membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset secara
kredit.
 Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual,
tarikh urus niaga, nombor invois, kuantiti dan harga, jumlah
belian, syarat serahan dan bayaran dan K. & K. di K.
 Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar kepada
pembeli dan Salinan pendua disimpan oleh penjual
8 Nota Kredit  Dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu
pembeli bahawa hutangnya akan dikurangkan (akaun
dikreditkan)
 Dihantar disebabkan oleh;
1. terdapat pulangan barang yang rosak, salah jenama atau tidak
berkualiti.
2. bayaran yang dikenakan terlebih daripada harga sepatutnya.
3. terdapat pulangan bekas kosong yang telah dikenakan
bayaran dalam invois.
4. jumlah hutang terlebih kerana salah pengiraan.
5. pembeli diberi elaun atau komisen.

9 Nota Debit (Invois  Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila bayaran yang
tambahan) dikenakan dalam invois terkurang.
 Akaun pembeli akan didebitkan untuk menambahkan harga
pada invois (hutang bertambah).
 Digunakan apabila;
1. Ada ketinggalan catatan dalam invois (kos angkutan)
2. Bayaran yang dikenakan terkurang
3. Faedah dikenakan ke atas bayaran lewat oleh pembeli
4. Jumlah hutang terkurang (kesilapan pengiraan)
5. Bayaran tambahan (pertukaran barang)
10 Resit  Dikeluarkan oleh penjual apabila menerima bayaran daripada

3|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

pembeli.
 Bukti penerimaan dan pembayaran yang telah dibuat.
11 Cek atau keratan cek  Cek digunakan untuk membuat pembayaran.
 Keratan cek digunakan sebagai rujukan dan sumber rekod.
12 Baucar  Dokumen dalaman yang disediakan oleh peniaga untuk
merekodkan segala jenis pembayaran.
 Bukti pembayran telah dibuat.
13 Bil Tunai / Slip  Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli bagi pembayaran
Daftar Tunai untuk belian barang niaga dengan wang tunai atau cek.
 Bukti bagi aset yang dibeli secara tunai atau perkhidmatan
yang dibuat secara tunai.
14 Makluman Debit  Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank.
 Memaklumkan akaun pemilik telah didebitkan (dikurangkan)
dengan satu jumlah tertentu berserta dengan sebab.
15 Makluman Kredit  Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank.
 Memaklumkan akaun pemilik telah dikreditkan
(ditambahkan) dengan satu jumlah tertentu berserta dengan
sebab.
16 Memo  Digunakan untuk merekod pengeluaran barang niaga atau
wang untuk kegunaan peribadi atau kegunaan perniagaan
atau memasukkan modal tambahan dalam perniagaan.
17 Borang Wang Masuk /  Borang yang dikeluarkan oleh bank untuk merekod urus
Slip Bank niaga menyimpan atau mengeluarkan wang oleh pelanggan.

2.2 PENYEDIAAN DOKUMEN SUMBER PERNIAGAAN

4|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

FORMAT DOKUMEN SUMBER PERNIAGAAN

 INVOIS

 Setelah penjual menerima pesanan belian daripada pembeli, penjual akan menghantar
barang niaga kepada pembeli bersama dengan nota serahan.
 Pembeli akan menyemak barang niaga yang diterima dengan nota serahan dan
menandatanganinya.
 Penjual pula akan menyediakan invois berdasarkan nota serahan yang disahkan oleh
pembeli.
 Invois merupakan dokumen perniagaan yang penting dalam urus niaga jual beli secara
kredit.
 Invois disediakan dalam tiga salinan, satu salinan asal dihantar kepada pembeli dan dua
salinan lain digunakan oleh penjual sebagai rujukan.

5|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 Invois adalah dokumen penting yang digunakan sebagai sumber rekod perakaunan.
Pembeli merekodkan butir-butir invois dalam Jurnal Belian manakala penjual
merekodkan butir-butir invois dalam Jurnal Jualan.
 Maklumat penting yang terdapat dalam invois ialah:
 Nama dan alamat penjual
 Nama dan alamat pembeli
 Tarikh invois disediakan
 Nombor invois, butir, kuantiti, harga seunit dan jumlah
 Syarat-syarat urus niaga seperti:
 Ang. dib - Singkatan bagi angkutan dibayar bermakna kos pengangkutan dibiayai
oleh penjual
 Diskaun tunai - Potongan yang diberi sebab bayaran dibuat dengan cepat, contoh
5% 10 hari bermaksud 5% diskaun tunai akan diberi jika pelanggan membayar
dalam tempoh 10 hari.
 K & K di K - Singkatan bagi kesilapan dan ketinggalan dikecualikan bermakna
sebarang kesilapan dan ketinggalan boleh dibetulkan dengan menggunakan nota
debit dan nota kredit.

6|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 NOTA KREDIT

 Nota Kredit merupakan dokumen yang dihantar untuk mengurangkan hutang pembeli.
 Dokumen ini akan dihantar apabila pembeli memulangkan bekas kosong, pembeli
memulangkan barang kerana rosak atau silap jenama dan jika ada kesilapan dalam
pengiraan invois.
 Nota Kredit disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli.
 Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.

7|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 NOTA DEBIT

 Nota Debit merupakan dokumen yang digunakan untuk menambahkan hutang pembeli
kerana mungkin invois yang dihantar terkurang catat.
 Nota Debit disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli.
 Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.

 RESIT RASMI

8|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 Resit merupakan dokumen bukti bayaran telah dibuat.

 Dokumen asal diberikan kepada pembayar dan salinan disimpan oleh penerima bayaran.
 Pembayar akan menggunakan resit asal untuk membuat catatan dalam Jurnal Pembayaran
Tunai atau Buku Tunai.
 Penerima bayaran akan menggunakan salinan resit untuk membuat catatan dalam Jurnal
Penerimaan Tunai atau Buku Tunai.

 CEK DAN KERATAN CEK

9|Page
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 Keratan cek merupakan pengesahan pembayaran yang dibuat dengan cek.

 Apabila cek dikeluarkan kepada penerima bayaran, keratan cek disimpan oleh peniaga
sebagai bukti bahawa bayaran telah dibuat.

 BAUCAR BAYARAN

10 | P a g e
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 Baucar Pembayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat

secara tunai atau cek.
 Antara kegunan baucar pembayaran ialah pembayaran gaji pekerja.
 Peniaga akan menyimpan dokumen salinan dan dokumen asal akan diberikan kepada
penerima pembayaran.

 BIL TUNAI

11 | P a g e
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 Bil Tunai merupakan dokumen untuk merekodkan:

 belian dan jualan barang niaga secara tunai atau cek.
 belian dan jualan aset bukan semasa secara tunai atau cek.
 Bil Tunai disediakan oleh penjual.
 Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli diberi dokumen asal.

12 | P a g e
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 MAKLUMAN DEBIT

 Makluman Debit merupakan

pemberitahuan oleh bank
bahawa akaun peniaga di bank
tersebut telah didebitkan atau
berlaku pengurangan deposit.
 Makluman Debit selalunya
akan dihantar oleh bank
melalui pos kepada peniaga.
 Peniaga perlu bertindak
dengan mengkreditkan Buku
Tunainya memandangkan
terdapat wang keluar.

 MAKLUMAN KREDIT

 Makluman Kredit merupakan

pemberitahuan oleh bank
bahawa akaun peniaga di bank
tersebut telah dikreditkan atau
berlaku penambahan deposit.
 Makluman Kredit selalunya
akan dihantar oleh bank
melalui pos kepada peniaga.
 Peniaga perlu bertindak
dengan mendebitkan Buku
Tunainya memandangkan
terdapat wang masuk.

13 | P a g e
 PENGURUSAN KEWANGAN UFM1112

 MEMO

 Memo merupakan dokumen peringatan urus niaga yang berlaku antara pemilik
perniagaan dengan perniagaan.
 Urus niaga yang menggunakan memo:
 pemilik mengambil barang niaga atau tunai untuk kegunaan sendiri,
pengiklanan atau derma.
 peniaga membawa masuk aset peribadi atau tunai ke dalam perniagaan.

 BORANG WANG MASUK / SLIP BANK

 Slip bank digunakan apabila peniaga membuat simpanan ke dalam Akaun Semasa
perniagaan di dalam bank.
 Slip bank disediakan oleh bank dan peniaga menyimpan slip bank asal.
 Urus niaga ini merupakan catatan kontra dalam Buku Tunai di mana wang tunai
perniagaan dimasukkan ke bank.

14 | P a g e