MINIT MESYUARAT

JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

AKAUN (JPKA) BIL. 2/2012
(SUKU TAHUN PERTAMA TAHUN 2012)

12 April 2012 (Khamis)

9.00 Pagi 5.15 Petang
Balai Gadang, JPNNS

Urusetia:
UNIT KEWANGAN
JABATAN PELAJARAN NEGERI SEMBILAN

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

MINIT MESYUARAT
JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) BIL. 2/2012
Tarikh

12 April 2012

Masa

9.00 Pagi 5.15 Petang

Tempat

Balai Gadang, JPNNS

Pengerusi

Y.Bhg. Dato Abdul Halim bin Abdul Razak

Pengarah Pelajaran Negeri Sembilan

Pengerusi Ganti

Puan Hajah Kalsom binti Khalid

Timbalan Pengarah Pelajaran Negeri Sembilan

KEHADIRAN
1.

Tuan Maswadi bin Mohamat

Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan

2.

Puan Hajah Ipun binti Shamsudin

Ketua Sektor Pengurusan Sekolah

3.

Tuan Mohd Wazir bin Hamzah

Ketua Sektor Pendidikan Islam

4.

Puan Radziah binti Abdul Manap

Ketua Sektor Pengurusan Akademik

5.

Tuan Haji Hashim bin Haron

Ketua Sektor Psikologi dan Kaunseling

6.

Encik Mohd Shohimi bin Abdul Halim

Wakil Ketua Sektor Pengurusan Maklumat (ICT)

7.

Puan Maznah binti Abu Bakar

Wakil Pegawai Pelajaran Daerah Seremban

8.

Tuan Mohd Azwar Iqbal bin Tahir

Pegawai Pelajaran Daerah Port Dickson

9.

Tuan Haji Hamzah bin Abu

Pegawai Pelajaran Daerah Tampin

10.

Tuan Haji Mat Rohani bin Kamar

Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Pilah

11.

Encik Anuar bin Mat Isa

Wakil Pegawai Pelajaran Daerah Jempol/Jelebu

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

12.

Y.Bhg.Datin Hajah Naemah binti Ahmad Dahalan

Pegawai Pelajaran Daerah Rembau

13.

Encik Sezali bin Mohamad Kamal

Ketua Unit Pra Sekolah

14.

Encik Azmi bin Basir

Ketua Unit Sekolah Rendah

15.

Encik Misri bin Mistama

Ketua Unit Sekolah Menengah

16.

Puan Hajah Rohani binti Atan

Penyelia Kanan Asrama

17.

Encik Quddus bin Abdullah

Wakil Ketua Unit Pusat Ko-Kurikulum

18.

Encik Baharin bin Sabar

Ketua Unit Hal Ehwal Murid (HEM)

19.

Encik Abdul Aziz bin Bujang

Ketua Unit Pembangunan

20.

Tuan Haji Ariff bin Ariffin

Wakil Ketua Unit Ko-Kurikulum

21.

Encik Abdul Halim bin A.Hamid

Wakil Ketua Unit Latihan dan Kemajuan Staf

22.

Puan Aizon binti Ismail

Wakil Ketua Unit Perjawatan dan Perkhidmatan

23.

Puan Junaidah binti Mohd Salleh

Wakil Ketua Unit Sukan

24.

Encik Saflan bin Abd Manap

Ketua Unit Kurikulum

25.

Puan Azah Shariza binti Abdul Aziz

Wakil Ketua Unit Pendidikan Khas

26.

Encik Azizi bin Abdul Rahim

Penolong Pengarah Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

27.

Cik Zaidah binti Omar

Akauntan

28.

Encik Mohd Azman Shah bin Mohd Pechih

Penolong Akauntan Kanan

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

29.

Encik Norhafizan bin Mohamed

Penolong Akauntan Sektor Penilaian dan Peperiksaan

30.

Puan Nor Salna binti Al-Muddin

Penolong Akauntan PPD Seremban

31.

Puan Nor Hanida binti Karim

Penolong Akauntan PPD Port Dickson

32.

Cik Kamaliah binti Tajul Arus

Penolong Akauntan PPD Kuala Pilah

33.

Encik Muhammad Emdi bin Saim

Penolong Akauntan PPD Jempol/Jelebu

34.

Cik Dewi Susilawarty binti Ismail

Penolong Akauntan PPD Tampin

35.

Puan Noorzitah binti Ayob

Ketua Pembantu Tadbir PPD Rembau

URUSETIA
1.

Puan Azliza binti Alwi

Pegawai Eksekutif Unit Kewangan

TURUT HADIR
1.

Puan Kasmah binti Haji Mahmud

Penyelia Unit Pendidikan Swasta

2.

Puan Faridah binti Jalil

Pembantu Tadbir (Kew) Sektor Pendidikan Islam

TIDAK HADIR DENGAN MAAF

1.

Tuan Mohd Isah bin Ismail

Ketua Sektor Jaminan Kualiti

2.

Tuan Haji Amir Sharifuddin bin Ahmad

Ketua Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

3.

Tuan Pkharuddin bin Ghazali

Ketua Sektor Penilaian dan Peperiksaan

4.

Tuan Mohamad Radzi bin Haji Abd. Wahab

Ketua Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas

5.

Encik Mohd Zin bin Shaari

Ketua Unit Pentadbiran Am

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

6.

Puan Siti Nabilah binti Ahmad Rostam

Penolong Pengarah Unit Kewangan

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

1.

PERUTUSAN PENGERUSI
Pengerusi mengucapkan salam dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.
Mesyuarat pada kali ini adalah kali kedua bagi tahun 2012 yang bertujuan untuk
membincangkan laporan prestasi perbelanjaan sehingga 31 Mac 2012. Seterusnya pengerusi
menarik perhatian ahli mesyuarat kepada perkara-perkara berikut:
1.1

Teguran Audit
(a) Pengerusi memaklumkan Jabatan Audit Negara dan Audit Dalam KPM serta
SPRM telah membuat semakan dan pengauditan ke atas dokumen kewangan
jabatan.
(b) Pengerusi memutuskan supaya semua teguran daripada pihak berkenaan perlu
diambil serius dan dibuat penambahbaikan. Semua akaun Sektor/PPD/Unit yang
tidak didaftarkan perlu ditutup dengan segera berdasarkan teguran daripada audit.
Makluman

1.2

Kawalan Perbelanjaan
(a) Pengerusi memaklumkan semua pihak perlu memastikan perbelanjaan dibuat
secara berkesan dan berhemat. Pelaksanaan sesuatu program/aktiviti/projek
hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan dan mestilah
jelas punca kuasa. Bagi memastikan perbelanjaan tahun 2012 dilaksanakan
dengan terancang, berikut adalah antara tindakan-tindakan yang akan/perlu
diambil:
i. Kawalan Perbelanjaan hendaklah dibuat dengan teliti melalui pemantauan
berkala supaya tidak berlaku perbelanjaan tanpa peruntukan dan
perbelanjaan melebihi peruntukan.
ii. Aktiviti/program yang hendaklah dilaksanakan mestilah secara berhemat,
mengikut takwim dan perjanjian program.
iii. Mesti memberi penekanan kepada return of investment
dan
mengadakan kajian impak dalam sesuatu aktiviti/program yang
dilaksanakan.
v. Unit Kewangan dan Unit Akaun diminta untuk memberikan peringatan
kepada mana-mana unit atau pegawai yang didapati tidak mengikut
prosedur kewangan yang sedang berkuatkuasa. Peringatan tersebut perlu
dikeluarkan secara bertulis seperti memo dan surat.
Makluman

1.3

Pelaksanaan Tugas Rasmi Secara Pakej

(a) Pengerusi mengingatkan semua ahli mesyuarat supaya Program/Aktiviti yang
dilaksanakan secara pakej:-

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

i.
ii.
iii.
iv.

v.

Dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang sedang

berkuatkuasa.
Pembayaran hendaklah dibuat berdasarkan kehadiran peserta dan bukan
berdasarkan tempahan awal.
Pengesahan kehadiran perlu dibuat sebelum tarikh program/aktiviti.
Mengelakkan melaksanakan program/aktiviti di hotel yang sama dalam
tempoh masa yang terdekat dan memastikan perolehan tidak melebihi
RM50,000.00 di setiap hotel.
Setelah selesai pakej dilaksanakan, dokumen-dokumen yang berkaitan
perlu disediakan dan difailkan untuk rujukan termasuk berkenaan kajian
impak program/aktiviti.
Makluman

1.4

Pemantauan
(a) Pengerusi memutuskan setiap Ketua Sektor dan PPD hendaklah sentiasa
memantau pelaksanaan program/aktiviti yang dilaksanakan oleh unit-unit di bawah
seliaan masing-masing.
(b) Pemantauan berkenaan contractual item perlu dijalankan dengan lebih kerap agar
perkhidmatan yang diberikan mengikut kontrak dan pemotongan bayaran dibuat
bagi perkhidmatan yang tidak mengikut syarat kontrak. Pemantauan berkenaan
aset di sekolah-sekolah juga perlu dibuat bagi memastikan pengurusan aset di
sekolah-sekolah mengikut prosedur yang betul.
(c) Pengerusi memutuskan supaya surat lantikan bagi pemantauan pakej perlu
dikeluarkan dan memastikan pemantauan dilaksanakan dengan segera dan
disediakan laporan pemantauan.
Makluman

1.5

Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pematuhan Bil. 1/2012

(a) Pengerusi memaklumkan Mesyuarat Audit dan Pematuhan Bil. 1/2012 telah
diadakan oleh Bahagian Audit Dalam KPM pada 2 April 2012 dan terdapat
beberapa perkara penting yang perlu diambil perhatian iaitu:i. Memberi perhatian serius dan peka terhadap pekeliling/ surat pekeliling dan
arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa terutama:
a. Memastikan perbelanjaan awam dibuat dengan cermat dan berhemat
dengan mengutamakan nilai untuk wang (value for money)
b. Mengambil langkah-langkah meningkatkan keberkesanan perbelanjaan
awam dan mengutamakan keberhasilan (outcome) dalam melaksanakan
sesuatu program dan aktiviti.
c. Pemantauan terhadap kontrak perkhidmatan kebersihan, kawalan
keselamatan dan bekalan makanan bermasak asrama perlu

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

dipertingkatkan bagi memastikan kerajaan mendapat perkhidmatan

terbaik sejajar dengan nilai perkhidmatan yang dibayar.
d. Pengurusan kewangan perlu dipertingkatkan dan dimantapkan di
peringkat JPN dan PPD untuk mengekalkan dan mempertahankan
anugerah 4 bintang Akauntabiliti Indeks bagi kecemerlangan pengurusan
kewangan yang dicapai di peringkat kementerian.
e. Tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menyediakan jawapan dan
tindakan susulan bagi setiap laporan Ketua Audit Negara (KAN) melalui
surat edaran JPA bertarikh 22.11.2011. Tindakan susulan akan diambil
terhadap mana-mana Ketua Jabatan yang tidak membuat laporan
terhadap pegawai yang didapati melakukan kesalahan berdasarkan
Laporan KAN.
ii. Mulai Tahun 2012, Perbendaharaan Malaysia telah memindahkan sebahagian
besar aktiviti one-off kepada program khusus di bawah Dasar Sedia Ada
(DSA), memandangkan aktiviti one-off adalah untuk setahun sahaja. Program
Khusus diwujudkan dan diletakkan di bawah DSA sebagai langkah
memantapkan kawalan dan pemantauan perbelanjaan. Antara aktiviti KPM
yang terlibat :a. Bantuan Makanan Asrama
b. Bantuan Geran Perkapita
c. Elaun Murid Berkeperluan Khas
d. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM
e. Penyelenggaraan Bangunan
Rujuk Arahan Pegawai Pengawal Bil.1/2012 : Peruntukan Belanja
Mengurus (B41) KPM (04.01.2012)
Pindah peruntukan melibatkan Program Khusus tidak dibenarkan
kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan selaras dengan
Pekeliling Perbendaharaan Bil.1/2012.
(b) Pengerusi juga memaklumkan teguran-teguran audit adalah seperti berikut:i. Fail Meja Disediakan tetapi tidak lengkap (seperti objektif jabatan, carta
organisasi dan senarai semak)
ii. Pemeriksaan Mengejut Daftar diselenggara tetapi tidak mengikut kekerapan
yang ditetapkan.
iii. Pembayaran hendaklah dibuat berdasarkan kerja-kerja yang telah
dilaksanakan sahaja.
iv. Mewujudkan Jawatankuasa Audit & Pematuhan di Peringkat PPD.
v. Membuat pemantauan ke atas projek-projek yang dilaksanakan di daerah
masing-masing.
Makluman

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

1.6

Sistem Kecemerlangan Pengurusan Kewangan (SKPK)

(a) Pengerusi memaklumkan SKPK merupakan:i. Sebuah aplikasi yang dibangunkan untuk membantu Pengarah/PPD dan
Pengetua memantau dan menilai prestasi pengurusan kewangan di setiap
PTJ.
ii. Dibangunkan berdasar sistem rating berlandaskan Indek Akauntabiliti yang
disediakan oleh Jabatan Audit Negara.
iii. Penilaian prestasi dibuat berdasarkan markah yang diperolehi oleh PTJ dari
soalan-soalan yang dijawab secara online mengikut tempoh penilaian
(Kendiri).
(b) Pengerusi juga memaklumkan Bengkel Pelaksanaan SKPK akan diadakan oleh
Bahagian Audit Dalam KPM pada 16 April 2012.
Makluman

1.7

Sistem Maklumat Sekolah (SMS)

(a) Pengerusi memaklumkan SMS merupakan:i. SMS adalah aplikasi bagi membantu Pengarah/PPD/Pengetua mengesan
kedudukan kewangan sekolah (Geran Perkapita Bagi Akaun Kerajaan dan
Akaun Asrama). KWK/KWA
ii. Peruntukan, baki terimaan dan belanja dalam Buku Tunai perlu
dimasukkan/key in ke dalam sistem.
iii. Data perlu dimasukkan mengikut urutan bulan dan tidak boleh berpatah balik.
(b) Pengerusi juga memaklumkan Bengkel Pelaksanaan SMS akan diadakan oleh
Bahagian Audit Dalam KPM pada 16 April 2012.
Makluman

1.8

Tuntutan Pemandu
(a) Pengerusi memaklumkan telah menerima tuntutan pemandu untuk pengesahan
dan didapati terdapat salinan buku log yang disertakan terdapat tugas-tugas
seperti menghantar dokumen ke rumah pegawai dan mengambil pegawai di
rumah bagi menghadiri mesyuarat.
(b) Pengerusi memutuskan supaya perkara ini disemak semula samaada tugastugas di atas boleh dianggap sebagai tugas rasmi atau tidak.
Tindakan : Unit Akaun

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

2.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Bil.1/2012 bagi Laporan
Suku Tahun Keempat Tahun 2011 (AKB) bertarikh 8 Februari 2012 disahkan tanpa pindaan.
Dicadang untuk disahkan
Disokong

3.

:
:

Encik Azmi bin Basir

Semua Ahli Mesyuarat

PERKARA BERBANGKIT
3.1

Enrolmen Murid Perluasan Pra Sekolah

Mesyuarat dimaklumkan Unit Prasekolah telah menghantar data enrolmen murid
peluasan prasekolah pada tarikh 7 Mac 2012 secara memo dan email kepada
Akauntan Unit Akaun.
Makluman

3.2

Permit Mengajar
Mesyuarat dimaklumkan kadar yang dikenakan kepada Pengusaha Institusi
Pendidikan Swasta (IPS) adalah berdasarkan Akta Pendidikan 1996 (Akta 550).
Kadar-kadar bayaran seperti berikut:P.U(A) 414/72-Kaedah Pelajaran (Kindergarten dan sekolah asuhan)
(Pendaftaran) 1972
Permohonan Pendaftaran sebagai Kindergarten dan sekolah Asuhan
i.
Permohonan Pendaftaran
RM5.00
Pengeluaran Perakuan Pendaftaran
ii.
RM2.00
(Sah laku permit selama setahun)
Permohonan Pendaftaran sebagai Pengelola/Pekerja
i.
Permohonan
RM5.00
Permit Pengelola/Pekerja
ii.
RM2.00
(Sah laku permit selama setahun)
Permohonan Pendaftaran Guru Tadika
i.
Permohonan
RM5.00
Permit Guru
ii.
RM2.00
(Sah laku permit selama setahun)
P.U.(A)534/97-Peraturan-peraturan Pendidikan
(Peraturan Institusi Pendidikan 1997)
Permohonan Pendaftaran
i.
Sekolah
RM300.00
ii.
Pusat Tuisyen/Kemahiran
RM150.00
Permohonan Untuk Memperbaharui Perakuan Pendaftaran
i.
Sekolah
RM100.00
ii.
Pusat Tuisyen/Kemahiran
RM50.00
Permohonan Untuk Menukar Alamat Premis @ Membuat Pembaharuan
i.
Sekolah
RM50.00
ii.
Pusat Tuisyen/Kemahiran
RM50.00

10

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

Permohonan Untuk Mendapatkan Salinan

i.
Perakuan Pendaftaran
ii.
Perakuan Pendaftaran Sementara
Permohonan Pendaftaran Guru
i.
Permohonan
Permit Guru
ii.
(Sah laku permit selama setahun)
Membaharui semua permit IPS

RM10.00
RM10.00
RM5.00
RM2.00
RM2.00
Makluman

3.3

Penjelasan Perbelanjaan Kurang 95%

Mesyuarat dimaklumkan Semua PPD dan semua Ketua Aktiviti telah mengemukakan
penjelasan perbelanjaan kurang 95% bagi suku tahun keempat tahun 2011 ke Unit
Kewangan mengikut tarikh yang ditetapkan.
Makluman

3.4

Peruntukan Pembayaran Gaji dan Imbuhan Tahunan GSTT CFS Tahun 2011
(a) Mesyuarat dimaklumkan prestasi perbelanjaan peruntukan pembayaran gaji
dan imbuhan tahunan GSTT Contract For Service di semua PPD adalah rendah
seperti berikut:
i. PPD Seremban 25.77% berbaki RM764,756.83
ii. PPD Port Dickson 34.96% berbaki RM143,095.42
iii. PPD Jempol/Jelebu 43.98% berbaki RM248,482.40
iv. PPD Kuala Pilah 68.67% berbaki RM155,353.44
v. PPD Tampin 52.09% berbaki RM181,026.82
vi. PPD Rembau 46.70% berbaki RM54,434.19
(b)

Mesyuarat dimaklumkan seramai 66 orang telah menolak tawaran dan unjuran

keperluan peruntukan yang dibuat adalah tinggi.
Makluman

3.5

Mesyuarat Penyelarasan dan Penyemakan Baki Setiap Bulan

Mesyuarat dimaklumkan mesyuarat tersebut akan mula dilaksanakan selepas tarikh
Mesyuarat JPKA Bil. 2/2012 diadakan memandangkan kebanyakkan peruntukan mula
diterima pada bulan Mac dan ini mendapat persetujuan daripada Y.Bhg. Dato
Pengarah Pelajaran.
Makluman

11

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

3.6

Pembayaran Gaji Guru INTERIM

Mesyuarat dimaklumkan surat makluman mengenai pembayaran gaji Guru INTERIM
telah diedarkan kepada semua PPD dan Sekolah Bertaraf PTJ berdasarkan surat
arahan KPM dan perbincangan bersama Jabatan Akauntan Negara. Peruntukan
adalah menggunakan peruntukan sedia ada di PTJ.
Makluman

3.7

Pengajaran Bahasa Yang Diluluskan

Mesyuarat dimaklumkan Unit Kewangan telah menghantar memo dalaman kepada
Unit Kurikulum mengenai perkara ini dan persetujuan telah diambil dengan surat
lantikan akan dibuat salinan kepada Unit Kewangan untuk semakan peruntukan dan ini
bagi memastikan peruntukan digunakan secara berhemah.
Makluman

3.8

Prestasi Perbelanjaan Rendah Aktiviti Asrama

(a) Mesyuarat dimaklumkan perbelanjaan bagi OS23000 utiliti Aktiviti Asrama
menunjukkan prestasi yang rendah iaitu 56.97% berbaki RM302,050.44.
(b)

Mesyuarat mengambil maklum anggaran keperluan utiliti secara pukal tidak

diterima dan subwaran untuk bayaran utiliti seperti pos, internet dan
pembentungan bagi 33 buah asrama tidak dapat dilaksanakan.
Makluman

3.9

Prestasi Perbelanjaan Rendah Aktiviti Pusat Ko-Kurikulum Negeri

Mesyuarat dimaklumkan semakan telah dibuat pada Laporan Buku Vot Ketua Aktiviti
di Pusat Ko-kurikulum dengan Laporan Prestasi Bulanan di Jabatan. Terdapat
kesilapan di dalam Laporan Buku Vot Ketua Aktiviti di Pusat Ko-Kuurikulum (PUSAKO)
di mana terdapat satu Pesanan Kerajaan yang telah dibatalkan oleh Unit Kewangan
tetapi tidak dibatalkan pada buku vot Ketua Aktiviti di Pusat Ko-Kurikulum. Semakan
telah dibuat bersama Ketua Pembantu Tadbir di PUSAKO. Laporan prestasi bulanan di
jabatan adalah tepat.
Makluman

3.10

12

Peruntukan Yang Melibatkan Kursus/Latihan

(a) Pengerusi memutuskan supaya peruntukan peruntukan yang melibatkan
kursus/latihan yang perlu diadakan hendaklah disiapkan laporan berkenaan
jumlah peserta yang dilatih dan impak bagi setiap kursus/latihan.

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

(b)

Mesyuarat dimaklumkan tindakan akan dilaksanakan setelah setiap

kursus/latihan yang dilaksanakan selesai.
Makluman

3.11

Waran Peruntukan KPM

(a) Pengerusi memutuskan supaya setiap waran peruntukan yang diterima
daripada KPM, Unit Kewangan perlu menyediakan memo kepada unit-unit yang
terlibat bagi peringatan perbelanjaan waran tersebut. Ini bagi mengelakkan unitunit yang terlibat terlepas pandang tentang waran yang diterima.
(b)

Mesyuarat dimaklumkan tindakan telah diambil seperti keputusan mesyuarat

dimana memo dalaman telah dibuat kepada unit-unit yang berkenaan bagi
setiap waran yang diterima beserta salinan waran dan kepada Unit Akaun untuk
tindakan Laporan Prestasi Perbelanjaan.
Makluman

3.12

Surat Panggilan Tugas Rasmi

(a) Pengerusi memutuskan supaya edaran memo perlu dibuat mengenai surat
panggilan tugas rasmi dinyatakan kod aktiviti yang digunakan untuk pembayaran
tuntutan perjalanan.
(b)

Mesyuarat dimaklumkan tindakan telah diambil dan Memo Dalaman

JPNS.SKPP.AKN.400-1/3/5(43) bertarikh 9 Mac 2012 telah diedarkan kepada
semua Ketua Unit.
Makluman

3.13

13

Kutipan Sewaan Bangunan/ Kediaman

(a) Mesyuarat dimaklumkan semua PPD dalam proses penyelarasan dengan
pihak sekolah yang mempunyai kuarters. Maklumat awal daripada PPD
Seremban memaklumkan terdapat Guru Besar menawarkan pekerja swasta
menduduki kuarters.
(b)

Mesyuarat dimaklumkan surat menduduki kuarters yang berada dalam

kawasan sekolah diuruskan oleh pihak sekolah manakala surat menduduki
kuarters yang berada di luar kawasan sekolah diuruskan oleh pihak PPD.

(c)

Mesyuarat dimaklumkan juga tiada Garis Panduan Pengurusan Kuarters yang

boleh digunakan sebagai rujukan dan BPPA akan mengeluarkan Garis Panduan
tersebut.

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

(d)

Tuan PPD Port Dickson mencadangkan supaya diadakan satu mesyuarat

penyelarasan bagi menyelesaikan masalah mengenai perkara ini.
Tindakan : Unit Pembangunan

3.14

Lantikan Pembantu Pengurusan Murid Secara Sambilan

Mesyuarat dimaklumkan Unit Perjawatan & Perkhidmatan telah menyediakan kertas
cadangan untuk melantik Pembantu Pengurusan Murid (PPM) N17 sambilan bagi
mengisi kekosongan kritikal sedia ada mengikut perjawatan yang diluluskan melalui
Anggaran Belanja Mengurus (ABM) dan mengikut sijil perjawatan sekolah yang
diluluskan bagi tahun 2011 untuk kelulusan Bahagian Sumber Manusia, Kementerian
Pelajaran Malaysia.
13 org x RM54.00 x 23 hari (1 bulan) x 3 bulan= RM48,438
Makluman

4.

PEMBENTANGAN LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN PPD SUKU TAHUN PERTAMA

BAGI TAHUN 2012 YANG BERAKHIR 31 MAC 2012
Semua PPD telah membentangkan Laporan Prestasi Perbelanjaan seperti berikut:
PERATUS PERBELANJAAN (%)
PPD

PRA
SEKOLAH

RENDAH

MENENGAH

ASRAMA

PENTADBIRAN
NEGERI

SEREMBAN

17.82

30.81

77.99

26.37

PORT DICKSON

16.92

23.64

68.90

27.47

JEMPOL/JELEBU

17.60

26.73

69.01

27.74

31.74

KUALA PILAH

16.21

21.51

70.90

41.75

29.94

TAMPIN

7.62

22.32

76.18

26.07

REMBAU

14.23

18.83

73.70

25.66

4.1

Prestasi Perbelanjaan Bagi Tuntutan Perjalanan PPD Port Dickson

(a) Mesyuarat dimaklumkan terdapat perbezaan baki peruntukan di Laporan
Prestasi Perbelanjaan yang dibentangkan tidak sama seperti Laporan Baki
Terkini eSPKB di Jabatan.

Aktiviti Rendah
Aktiviti Menengah
(b)
14

Laporan Prestasi
Perbelanjaan
29,744.55
2,935.80

Laporan Baki Terkini

eSPKB
33,291.35
5,234.40

PPD memaklumkan baki peruntukan di Laporan Prestasi Perbelanjaan adalah

berdasarkan tuntutan yang diterima daripada sekolah. Walaubagaimanapun,

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

tuntutan tersebut tidak diproses oleh penyedia. Terdapat permasalahan

berkenaan agihan tugas di Unit Kewangan, PPD.
(c)

Pengerusi memutuskan supaya Tuan PPD dapat menyelesaikan masalah ini

dengan segera bagi memastikan pengurusan kewangan di PPD berjalan lancar
dan tuntutan dapat diproses mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
Tindakan : PPD Port Dickson

4.2

Peratus Perbelanjaan Guru Ganti Aktiviti Rendah dan Aktiviti Menengah

(a) Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat permohonan peruntukan Guru Ganti
(OS29000) daripada PPD Seremban dan PPD Jempol/Jelebu.
Walaubagaimanapun, didapati Peratus Perbelanjaan di setiap PPD masih
rendah.

PPD Seremban
PPD Port Dickson
PPD Jempol/Jelebu
PPD Kuala Pilah
PPD Tampin
PPD Rembau

Aktiviti Rendah
4.54%
13.68%
6.12%
19.09%
21.11%
14.97%

Aktiviti Menengah
8.80%
68.82%
1.87%
22.46%
36.38%
26.12%

(b)

Mesyuarat dimaklumkan pihak sekolah tidak mengemukakan tuntutan

pembayaran gaji Guru Ganti setiap bulan. Ini menyebabkan prestasi
perbelanjaan adalah rendah. Berdasarkan lantikan yang dibuat, peruntukan
yang diterima telah digunakan sepenuhnya.

(c)

Pengerusi memutuskan supaya pembayaran gaji Guru Ganti perlu dibuat setiap
bulan. Ini bagi menunjukkan perbelanjaan sebenar di Laporan Prestasi dimana
ia diperlukan sebagai justifikasi permohonan baki peruntukan 50% ke Bahagian
Kewangan, KPM.
Tindakan : Semua PPD

4.3

Prestasi Perbelanjaan Rendah - Aktiviti Kokurikulum PPD Jempol/Jelebu

(a) Mesyuarat mengambil maklum perbelanjaan bagi peruntukan Kokurikulum
PPD Jempol/Jelebu menunjukkan prestasi yang rendah.
Aktiviti Rendah 1.38% berbaki RM24,655.00
Aktiviti Menengah 0.84% berbaki RM24,790.00

15

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

(b)

Pengerusi memutuskan semakan semula perlu dibuat memandangkan

program/aktiviti kokurikulum telah dilaksanakan.
Tindakan : PPD Jempol/Jelebu

4.4

Perbelanjaan Melebihi Peruntukan

(a) Mesyuarat dimaklumkan PPD Kuala Pilah telah membuat perolehan bagi
melaksanakan program secara pakej melebihi peruntukan yang diterima. Pakej
yang dilaksanakan adalah berjumlah RM12,000.00 dan peruntukan yang
diterima adalah sebanyak RM8,000.00. Pihak PPD telah menggunakan
peruntukan Perkhidmatan Ikhtisas (OS29000) bagi menampung kekurangan
peruntukan.
(b)

Pengerusi memutuskan supaya permohonan peruntukan tambahan

dikemukakan kepada Ketua Aktiviti agar perolehan tersebut dapat dijurnalkan
mengikut maksud sebenar perbelanjaan.

(c)

Pengerusi menasihatkan supaya perkara ini tidak berulang dan perbelanjaan

yang dibuat hendaklah berdasarkan peruntukan sedia ada.
Tindakan : PPD Kuala Pilah

4.5

Peruntukan Tidak Mencukupi PPD Kuala Pilah

(a) Mesyuarat mengambil maklum berdasarkan Laporan Prestasi Perbelanjaan
PPD Kuala Pilah menunjukkan OS26000 bagi Aktiviti Menengah telah berbaki
defisit dan terdapat keperluan bagi peruntukan Pengajaran Bahasa Diluluskan
Aktiviti Rendah untuk lantikan di SK Kuala Pilah.
(b)

Pengerusi memutuskan supaya peruntukan diberikan berdasarkan keperluan.

Tindakan : Unit Kewangan

4.6

Prestasi Perbelanjaan Rendah OS27000 Aktiviti Rendah PPD Tampin

(a) Mesyuarat mengambil maklum peruntukan OS27000 Aktiviti Rendah PPD
Tampin tidak dibelanjakan sebanyak RM4,624.00.
(b)

Pengerusi memutuskan supaya peruntukan tersebut dibelanjakan dengan

segera bagi membantu sekolah-sekolah SKM di bawah seliaan PPD.
Tindakan : PPD Tampin

4.7

16

Prestasi Perbelanjaan Rendah Emolumen Aktiviti Asrama PPD Rembau

(a) Mesyuarat mengambil maklum terdapat peruntukan bagi Aktiviti Asrama tidak
dibelanjakan:-

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

OS11000 RM6,269.00
OS12000 RM2,370.00
(b)

Pengerusi memutuskan supaya perkara ini perlu disemak semula dan

pembayaran hendaklah menggunakan aktiviti sebenar.
Tindakan : PPD Rembau

4.8

Sewaan Mesin Fotostat Aktiviti Rendah PPD Rembau

(a) Mesyuarat mengambil maklum peratus perbelanjaan bagi sewaan mesin
fotostat Aktiviti Rendah PPD Rembau adalah 5.92% iaitu perbelanjaan sebanyak
RM2,047.99.
(b)

Ketua Aktiviti Rendah memaklumkan supaya perlu disemak semula tempoh

kontrak sewaan tersebut samada dibuat pada tahun 2012 atau tahun sebelum
ini.
Tindakan : PPD Rembau

5.

LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN SUKU TAHUN PERTAMA BAGI TAHUN 2012 YANG
BERAKHIR 31 MAC 2012
Setiap Ketua Aktiviti telah membentangkan Laporan Prestasi Perbelanjaan sehingga 31 Mac 2012
seperti berikut:
OBJEK AM (OA)

PERUNTUKAN
(RM)

AKTIVITI : PRA SEKOLAH

OA10000
14,360,200.00
(EMOLUMEN)
OA20000
(PERKHIDMATAN
184,000.00
& BEKALAN)
JUMLAH
14,544,200.00
KESELURUHAN
AKTIVITI : RENDAH
OA10000
409,194,500.00
(EMOLUMEN)
OA20000
(PERKHIDMATAN
42,203,620.00
& BEKALAN)
OA40000
318,000.00
(PEMBERIAN)
JUMLAH
451,716,120.00
KESELURUHAN
AKTIVITI : MENENGAH
OA10000
426,140,000.00
(EMOLUMEN)

17

JUMLAH
PERBELANJAAN
(RM)

PERATUS
PERBELANJAAN
(%)

BAKI DI PTJ
(RM)

2,043,609.50

14.23

12,316,590.50

39,125.10

21.26

144,874.90

2,082,734.60

14.32

12,461,465.40

105,266,684.14

25.73

303,927,815.86

14,213,883.37

33.68

27,989,736.63

80,000.00

25.16

238,000.00

119,560,567.51

26.49

332,155,552.49

90,459,150.20

21.23

335,680,849.80

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

OA20000
(PERKHIDMATAN
15,655,000.00
7,391,890.00
& BEKALAN)
OA40000
140,500.00
36,000.00
(PEMBERIAN)
JUMLAH
441,935,500.00
97,887,040.20
KESELURUHAN
AKTIVITI : ASRAMA
OA10000
2,107,700.00
267,236.76
(EMOLUMEN)
OA20000
(PERKHIDMATAN
2,754,800.00
1,083,150.88
& BEKALAN)
JUMLAH
4,862,500.00
1,350,387.64
KESELURUHAN
AKTIVITI : PENTADBIRAN NEGERI
OA10000
23,274,300.00
6,171,052.36
(EMOLUMEN)
OA20000
(PERKHIDMATAN
2,375,150.00
1,098,856.63
& BEKALAN)
JUMLAH
25,649,450.00
7,269,908.99
KESELURUHAN
AKTIVITI : PUSAT KO-KURIKULUM NEGERI
OA10000
513,600.00
111,494.66
(EMOLUMEN)
OA20000
(PERKHIDMATAN
120,000.00
10,612.58
& BEKALAN)
JUMLAH
633,600.00
122,107.24
KESELURUHAN
AKTIVITI : PUSAT KO-KURIKULUM DAERAH
OA20000
(PERKHIDMATAN
50,000.00
882.75
& BEKALAN)
JUMLAH
50,000.00
882.75
KESELURUHAN

5.1

47.22

8,263,110.00

25.62

104,500.00

22.15

344,048,459.80

12.68

1,840,463.24

39.32

1,671,649.12

27.77

3,512,112.36

26.51

17,103,247.64

46.26

1,276,293.37

28.34

18,379,541.01

21.71

402,105.34

8.84

109,387.42

19.27

511,492.76

1.77

49,117.25

1.77

49,117.25

Perolehan Bagi Kerja-kerja Pembangunan dan Penyelenggaran Kecil

(a) Mesyuarat mengambil maklum bahawa Unit Kewangan telah menerima
Permohonan Kelulusan Awal bagi kerja-kerja penyelenggaraan kecil pra sekolah
daripada Unit Pra Sekolah.
(b)

Pengerusi memutuskan supaya semua kerja-kerja penyelenggaraan kecil &

pembangunan di sekolah-sekolah perlu melalui Unit Pembangunan. Ini bagi
memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mengikut prosedur yang betul dan
peraturan yang sedang berkuatkuasa.
Makluman

18

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

5.2

Permohonan Pindah Peruntukan Aktiviti Pra Sekolah

(a) Mesyuarat mengambil maklum Unit Kewangan telah menerima permohonan
pindah peruntukan daripada Ketua Aktiviti Pra Sekolah pada 26 Januari 2012.
Merujuk kepada Laporan Perbelanjaan Sehingga 31 Mac 2012 bagi Aktiviti Pra
Sekolah, peratus perbelanjaan bagi kod aktiviti yang hendak ditambah
peruntukan masih rendah dan tidak dibelanjakan seperti berikut:OBJEK
SEBAGAI
21000/04
29000

PERUNTUKAN
PERATUS
DITERIMA
PERBELANJAAN
7,500.00
0.00%
11,500.00
5.04%

BAKI DI PTJ
7,500.00
10,920.00

(b)

Mesyuarat dimaklumkan berdasarkan Arahan Pegawai Pengawal Bil. 1/2012

bertarikh 4 Januari 2012 permohonan pindah peruntukan hanya
dipertimbangkan pada bulan April, Julai dan Oktober tahun 2012 oleh Bahagian
Kewangan, KPM. Permohonan pindah/tambah peruntukan akan
dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa dan hendaklah
disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan eSPKB);
ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Timbalan/Ketua Sektor Khidmat
Pengurusan sahaja.

(c)

Pengerusi memutuskan supaya permohonan ini tidak dipanjangkan ke

Bahagian Kewangan, KPM dan memohon Ketua Aktiviti Pra Sekolah membuat
perancangan kewangan dengan lebih berhemat bagi memastikan peruntukan
yang diterima digunakan secara berkesan dan terancang.
Makluman

5.3

Prestasi Perbelanjaan OS21000 Penempatan Baru Aktiviti Menengah

(a) Mesyuarat mengambil maklum bahawa peruntukan OS21000 bagi
penempatan baru masih belum dibelanjakan iaitu sebanyak RM15,000.00 dan
tahun 2011 menunjukkan peratus perbelanjaan adalah 4.16% sahaja.
(b)

Pengerusi memutuskan supaya Unit Menengah mengingatkan semua sekolah

supaya memastikan guru-guru baru mengemukakan tuntutan ke jabatan dan
prestasi perbelanjaan rendah tidak berulang.
Makluman

5.4

19

Prestasi Perbelanjaan Rendah OS21000 Asrama

(a) Mesyuarat mengambil maklum perbelanjaan bagi OS21000 Aktiviti Asrama
menunjukkan prestasi yang rendah iaitu 0.13% berbaki RM29,960.00.

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

(c)

Unit Akaun mencadangkan peruntukan tersebut dibuat subwaran berdasarkan

keperluan di PPD dan SMK Bertaraf PTJ.
Tindakan : Ketua Aktiviti Asrama

5.5

Permohonan Pindah Peruntukan Aktiviti Asrama

(a) Mesyuarat mengambil maklum bahawa Ketua Aktiviti Asrama memohon untuk
membuat pindah peruntukan seperti berikut:Dari Objek Sebagai
22000
27000/06
(b)

Tukar Ke Objek
Sebagai
24000/01
27000/01

Amaun (RM)
22,000.00
30,000.00

Pengerusi memutuskan supaya permohonan dikemukakan ke Unit Kewangan

beserta justifikasi untuk dipanjangkan ke Bahagian Kewangan, KPM.
Tindakan : Ketua Aktiviti Asrama & Unit Kewangan

5.6

Pemasangan Talian Streamyx di Unit Peperiksaan dan Penilaian

Unit Akaun memohon supaya Unit Peperiksaan dan Penilaian mengemukakan
kelulusan pemasangan Talian Streamyx bagi membolehkan pembayaran bulanan
dibuat secara pukal.
Tindakan : Unit Penilaian dan Peperiksaan

5.7

20

Pusat Kokurikulum Daerah (PKD) Rembau

(a) Mesyuarat dimaklumkan jabatan hanya diluluskan 3 PKD sahaja dan ini tidak
termasuk PKD Rembau. Walaubagaimanapun, terdapat banyak program/aktiviti
pelajar dilaksanakan di PKD Rembau.
(b)

Mesyuarat dimaklumkan juga Ketua Aktiviti PUSAKO telah mengemukakan

permohonan kelulusan pendaftaran PKD Rembau ke KPM dan dimaklumkan
kuota PKD bagi setiap negeri hanya 3 sahaja. Ini menyebabkan keperluankeperluan di PKD tersebut seperti pembayaran utiliti tidak boleh menggunakan
peruntukan belanja mengurus.

(c)

Mesyuarat mencadangkan supaya antara 3 PKD sedia ada digugurkan sebagai

PKD bagi membolehkan PKD Rembau didaftarkan. Dicadangkan juga PKD
tersebut diserahkan kepada PPD Rembau.

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

(d)

Pengerusi memutuskan supaya perkara ini dibincangkan semula pada

mesyuarat yang akan datang.
Tindakan : Unit Pusat Kokurikulum

6.

WARAN PERUNTUKAN KECIL

Prestasi peruntukan kecil bagi Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan telah dibentangkan seperti
lampiran yang diedarkan semasa mesyuarat dijalankan.
6.1

Prestasi Perbelanjaan Rendah Bantuan Ko-Kurikulum

(a) Mesyuarat mengambil maklum peruntukan Bantuan
menunjukkan prestasi yang rendah iaitu:Rendah 7.77% berbaki RM424,830.50
Menengah 4.08% berbaki RM674,830.00
(b)

Ko-Kurikulum

Pengerusi memutuskan supaya perbelanjaan bagi aktiviti ini sentiasa di pantau

oleh Unit Ko-Kurikulum.
Tindakan : Unit Ko-Kurikulum

6.2

Bayaran Insentif Jurulatih Sukan (BIJS)

(a) Mesyuarat mengambil maklum peruntukan Bayaran Insentif Jurulatih Sukan
(BIJS) yang diterima daripada Bahagian Sukan KPM tidak dibelanjakan
sebanyak RM39,500.00
(b)

Mesyuarat dimaklumkan peruntukan tersebut adalah melibatkan guru sukan

seramai 45 orang dan diputuskan supaya bayaran dapat diproses dengan
segera.
Tindakan : Unit Sukan

21

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

7.

LAPORAN PUNGUTAN HASIL

Laporan pungutan hasil bagi Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan sehingga 31 Mac 2012
adalah seperti berikut:
7.1

22

Hasil Persekutuan

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

7.2

Hasil Bendahari Negeri

KUTIPAN (RM)
KOD

81199

BUTIRAN

PULANGAN
BALIK
BIASISWA
JUMLAH

8.

JUMLAH
SeKEMASKINI

4,650.00

4,650.00

4,650.00

4,650.00

Laporan prestasi perbelanjaan Kumpulan Wang Amanah Lembaga Peperiksaan

(KWALP) Sehingga 31 Mac 2012 adalah seperti berikut:Peruntukan Diterima
Jumlah Perbelanjaan
Peratus Perbelanjaan
Baki Terkini

23

SEMASA (MAC
2012)

LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN KUMPULAN WANG AMANAH LEMBAGA

PEPERIKSAAN (KWALP) TAHUN 2012
(i)

9.

TERKUMPUL
(JAN FEB
2012)

:
:
:
:

LAPORAN KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK (BV346)

RM826,500.00
RM78,636.18
9.51%
RM747,863.82

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

10.

LAPORAN KUTIPAN LEBIHAN GAJI DAN EMOLUMEN

11.

LAPORAN BAYARAN BIL DI BAWAH AP.58(a)

24

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

12.

HAL-HAL LAIN
12.1

Perjawatan di Pejabat Pelajaran Daerah Jempol/Jelebu

Mesyuarat dimaklumkan kekosongan Ketua Pembantu Tadbir (Kew) yang telah
bersara masih belum diisi dan jumlah Pembantu Tadbir (Kew)/Pembantu Akauntan
yang sedia ada tidak mencukupi untuk menyelesaikan tugas-tugas Kewangan.
Tindakan : Unit Perjawatan dan Perkhidmatan

12.2

Permohonan Peruntukan Aktiviti Rendah

Ketua Aktiviti Rendah memaklumkan supaya semua permohonan peruntukan Aktiviti
Rendah perlu dibuat lebih awal iaitu sebelum sesuatu program dilaksanakan agar
pengurusan kewangan Aktiviti Rendah dapat diuruskan dengan lebih berkesan dan
sistematik.
Makluman

12.3

Kebenaran Membelanjakan Lebihan Baki Bantuan Geran Per Kapita (PCG) dan
Bantuan Makanan Asrama (BMA) Tahun 2011
(a) Unit Akaun telah memaklumkan mengenai Kebenaran Membelanjakan Lebihan
Baki Bantuan Geran Per Kapita (PCG) dan Bantuan Makanan Asrama (BMA)
Tahun 2011 berdasarkan surat daripada Bahagian Kewangan KPM bertarikh 16
Mac 2012.
(b)

25

Mesyuarat dimaklumkan kebenaran ini adalah tertaklum kepada jenis dan

syarat perbelanjaan berikut sahaja:a. Jenis Perbelanjaan:
1. Perolehan inventori dan harta modal termasuk penggantian
perabot bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran (P&P) dan
asrama;
2. Penyelenggaraan/pembaikan kecil sekolah dan asrama dengan
jumlah perbelanjaan tidak melebihi RM2,000 bagi setiap kerja
tersebut dengan jumlah perbelanjaan keseluruhan tidak melebihi
RM50,000. (contoh: penggantian pintu dan/atau tombol pintu, jubin
lantai pecah/rosak, cermin tingkap pecah, kerosakan tandas, saluran
paip bocor/pecah). Pihak sekolah dilarang sama sekali melakukan
kerja-kerja ubah suai, menaik taraf dan binaan baru;
3. Penyelenggaraan/pembaikan kritikal sekolah dan asrama akibat
bencana alam dengan jumlah tidak melebihi RM50,000; dan
4. Perolehan peralatan ICT yang tidak memerlukan kelulusan JPICT
dengan jumlah perbelanjaan keseluruhan tidak melebihi RM5,000.
Perolehan komputer tablet TIDAK DIBENARKAN.

Mesyuarat JPKA-JPNNS Bil. 2/2012

b. Syarat Perbelanjaan:
1. Perbelanjaan bagi perolehan dan pemasangan alat penyaman udara
TIDAK DIBENARKAN; dan
2. Perbelanjaan boleh terus dilakukan menggunakan lebihan baki PCG
Matapelajaran dan Bukan Matapelajaran atau BMA yang terlibat
tanpa perlu melaksanakan pindah peruntukan.
(c)

Pengerusi memutuskan supaya semua PPD diminta untuk memanjangkan

perkara ini seberapa segera kepada semua sekolah di bawah seliaan masingmasing.
Makluman

13.

PENUTUP
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.15 petang dengan ucapan terima kasih daripada
Pengerusi dan semua Sektor serta PPD diingatkan sekali lagi supaya berbelanja berdasarkan
peruntukan sedia ada dan membuat penambahbaikan kepada perolehan-perolehan yang
dibuat.

Disediakan Oleh:Urusetia
Mesyuarat JPKA-JPNNS

26