CAWANGAN AUDIT PERTUBUHAN

LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG

NEGERI SABAH
____________________________________________________________

MINIT MESYUARAT PENUTUPAN (EXIT CONFERENCE)

AUDIT INTERIM PPK TENOM

Tarikh : 17 November 2009

Masa : 10.30 pagi

Tempat : Cawangan Audit Pertubuhan

LPP Sabah

Kehadiran :

Bil Nama Jawatan Kehadiran

1. Hajah Rahimah Binti Yusof Ketua Cawangan 1

Audit Pertubuhan
(Pengerusi)

2. Abdul Hasrul Bin Sulaiman Pengurus Besar 1

Pembantu Audit
3. Sutiani Binti Sugimin (Pencatat Minit) 1

Kod Kehadiran:
1 - Hadir
2 - Turut Hadir
3 - Tidak Hadir Bersebab
4 - Tidak Hadir

1
Agenda

Perkara

1. UCAPAN PENGERUSI
Pengerusi mesyuarat memulakan majlis dengan salam keagamaan.
Beliau mengucapkan terima kasih kepada Pengurus Besar PPK Tenom
yang telah sudi meluangkan masa untuk bersama-sama hadir dalam
Mesyuarat Penutupan Audit Interim (Exit Conference).
Puan Pengerusi menjelaskan mesyuarat penutupan Audit Interim ini
adalah bertujuan untuk membentangkan penemuan-penemuan dan
pertanyaan-pertanyaan audit yang sudah dan belum dijawab oleh pihak
Pertubuhan Peladang hasil daripada kerja-kerja pengauditan yang
dijalankan oleh Juruaudit Pendaftar, Puan Sutiani Sugimin dan Puan
Lynnie Logidu pada 2 hingga 6 November 2009 yang lalu meliputi
tempoh kewangan dari 1 Januari 2009 - 30 September 2009.

Puan Pengerusi juga memaklumkan bahawa Laporan Pemerhatian Audit

akan dikeluarkan selepas ini dan perlu dijawab oleh PP dalam tempoh
yang ditetapkan.

2. PEMBENTANGAN PERTANYAAN DAN PENEMUAN AUDIT

i. KAJIAN SISTEM KAWALAN DALAMAN
Kawalan Dalaman Pertubuhan Peladang ini telah disemak dan
diselidik melalui ICQ – Soal Selidik Kawalan Dalaman dan didapati
perlu penambahbaikan iaitu :

a) Bahagian A – Kawalan Pentadbiran & Kewangan Soalan

No. 2 - m/s 2

Pertubuhan Peladang tidak mempunyai sebarang polisi dan

dasar yang ditulis dan didokumenkan serta dikeluarkan oleh
pihak pengurusan atasan PP kepada kakitangan.

Maklum balas : Pihak Pertubuhan akan berbincang

dengan Ahli Jemaah Pengarah untuk
mewujudkan dasar dan polisi yang
berkaitan bagi penambahbaikan Sistem
Kawalan Dalaman PP.

Tindakan : Pengurus Besar

b) Bahagian B – Pengagihan Tugas Soalan No. 22 - m/s 5

Lejer-lejer tambahan hutang piutang tidak diurus oleh

Pengurus Bahagian sebaliknya diurus oleh Pengurus Akaun.

Pengasingan tugas bagi mengurus lejer tambahan dan Akaun

Kawalan adalah perlu bagi mewujudkan kawalan dalaman
yang baik.

Maklum balas : Perkara ini akan diselaraskan.

2
 Tindakan : Pengurus Besar

Agenda Perkara

ii. PENGURUSAN DOKUMEN PERAKAUNAN

a) Laporan Terimaan Barang-barang
Hasil semakan audit mendapati ruangan muka surat buku stok
barang-barang pada laporan tersebut tidak diisi bagi memudahkan
rujukan.

Maklum balas : Pihak Pertubuhan akan mengambil

tindakan dengan mengisi ruangan
tersebut.

Tindakan : Pengurus Perniagaantani

iii. PENGURUSAN BUKU-BUKU PERAKAUNAN

 Tiada Isu Berbangkit

iv. ANALISIS KEWANGAN

Perbelanjaan Sebenar Melebihi Bajet
Daripada analisa yang dibuat, didapati perbelanjaan-perbelanjaan
seperti berikut telah melebihi bajet :

Belanja Bajet Lebihan

Sebenar Sehingga Belanja
Perkara Sehingga Disember
September 2009
2009
RM RM RM
Percetakan & Alatulis 6,175.85 6,000.00 (175.85)
Belanja Mesyuarat 6,124.20 3,550.00 (2,574.20)
Agung
Belanja Pelbagai 325.00 150.00 (175.00)

2,925.05

Maklum balas : Belanja pelbagai sebenarnya hanya

terlebih sebanyak RM55.00 sahaja
kerana belanja untuk majlis hari
bertemu pelanggan sebanyak
RM120.00 yang direkod dibawah tajuk
akaun ini akan diselaraskan ke tajuk
yang lain yang lebih sesuai kerana ia
ada peruntukan tersendiri. Lebihan
belanja yang terlibat akan dibawa ke
Mesyuarat AJP akan datang untuk
memohon kelulusan dalam MAT PPK.

Tindakan : Pengurus Besar

3
Agenda Perkara

v. PEMATUHAN UNDANG-UNDANG

a) Surat Perwakilan Kuasa

Pertubuhan masih belum memperbaharui penurunan kuasa

kepada kakitangan bagi menandatangani dokumen terkawal
dan pengendalian tunai mengikut Pekeliling Pendaftar
Pertubuhan Peladang Bilangan 1 Tahun 2007.

Maklum balas : PP akan mengambil tindakan

sewajarnya mengikut Pekeliling
Pendaftar Bilangan 1 tahun 2007.

Tindakan : Pengurus Besar

vi. PEMATUHAN PRINSIP PERAKAUNAN

 Tiada Isu Berbangkit

vii. PENYELESAIAN KE ATAS LAPORAN AUDIT TERDAHULU

 Tiada Isu Berbangkit

viii. LAIN-LAIN ISU

a) Aset Bantuan – Jentera dan Alat Perniagaantani
Pertubuhan telah menerima 4 unit Mini Combine Harvester
bernilai RM60,000.00 daripada Parlimen Tenom. Namun PP masih
belum mengakaunkan aset tersebut sebagai aset bantuan luar.

Maklum balas : PP telah mengakaunkan aset tersebut

sebagai aset bantuan luar pada bulan
November 2009.

Tindakan : Makluman

3. KESIMPULAN/PENUTUP
Pengerusi sekali lagi mengucapkan terima kasih kepada yang hadir dan
menangguhkan mesyuarat pada jam 11.45 pagi.

Disediakan Oleh:

…………………………………………………
(SUTIANI BINTI SUGIMIN)
Pembantu Audit
Cawangan Audit Pertubuhan
LPP Negeri Sabah

4
5