GARIS PANDUAN SISTEM PANGKALAN DATA TABIKA KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

Pekeliling Bahagian Pengurusan Dan Pemakanan Jabatan Kemajuan Masyarakat Bil. 02 Tahun 2007

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

ISI KANDUNGAN Muka Surat

Perkara

1. Latar Belakang 2. Objektif 3. Komponen E-Tabika 4. Komponen E-Taska 5. Tugas Dan Tanggungjawab 6. Aliran Kerja 7. Teknik/Kaedah Pengisian Data 8. Jangkaan Impak 9. Kesimpulan 10. Cadangan Penambahbaikkan 11. Rujukan Borang-Borang 12. Rujukan Ahli Kumpulan 13. Jadual Pengisian Data

1 2 2-4 4-5 6-10 11 12 13-14 14-15 15-16 17 18 19

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

ii

BAB 2 SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

1.

Latar Belakang Program Pendidikan Awal Kanak-Kanak wujud dalam merupakan satu

program teras dan program terbesar dalam KEMAS. Masalah ketidakseragaman sering pengumpulan, penyimpanan dan penyampaian data atau maklumat samada di peringkat KEMAS Ibu Pejabat, KEMAS Negeri dan KEMAS Daerah/Parlimen. Oleh itu, satu sistem penyimpanan data telah diwujudkan sebagai instrumen penyimpanan data yang lebih tepat, cepat, berkesan, mudah disimpan dan sistematik berbanding dengan kaedah manual yang dipraktikkan kini. Sistem tersebut akan dibahagikan kepada 2 bahagian iaitu TABIKA dan TASKA. Pada peringkat permulaan hanya sistem eTABIKA telah dibangunkan dalam Versi 1 dan Versi 2.01. Lanjutan daripada sistem ini untuk tahun 2008 sistem e-TASKA pula dibangunkan. Walaubagaimanapun sistem ini masih dalam proses penambahbaikkan. Sistem ini mengandungi pelbagai maklumat berkaitan pendaftaran kelas, bangunan, kanak-kanak, pemaju masyarakat, jawatankuasa, peralatan dan lain-lain.

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

2.

Objektif
2.1

Sistem e-TABIKA/e-TASKA menjadikan data lebih mudah disimpan dan dicapai.

2.2

Data yang dimasukkan atau dikeluarkan melalui eTABIKA/e-TASKA lebih tepat dan cepat berbanding kaedah manual.

2.3

Pengumpulan,

penyimpanan

dan

penyampaian

data

melalui e-TABIKA/e-TASKA akan menjadikan data dan maklumat lebih seragam dan lebih teratur.

3.

Komponen e-TABIKA Sebagai instrumen penyimpanan data yang berkesan, e-TABIKA dibina berdasarkan 6 komponen utama. Komponen-komponen ini bertujuan untuk menjadikan sistem ini sebagai bahan rujukan yang lengkap bagi Program Pendidikan Awal Kanak-Kanak KEMAS. Komponen-komponen tersebut berikut:
3.1

boleh digunapakai

dalam Versi 1.0 dan Versi 2.01 seperti senarai maklumat yang

Maklumat TABIKA dan Kelas TABIKA

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

a) Maklumat Asas TABIKA

3.1.1 Maklumat Bangunan 3.1.2 Maklumat Kelas (1 Kelas)

3.1.3

Maklumat AJK TABIKA

3.1.4 Maklumat Bank 3.1.5 Maklumat Kakitangan Bertugas (PPS/PM/PPM) 3.1.6 Maklumat Data Berat dan Tinggi Kanak-Kanak (Versi 1) 3.1.7 Maklumat Peralatan 3.1.8 Maklumat Murid 2008 3.1.9 Daftar Murid 2009 dan tahun seterusnya 3.2 Maklumat Murid 3.2.1 Bilangan Murid Mengikut Parlimen 2006 & 2007 3.2.2 Bilangan Murid Mengikut Parlimen Tahun 2008 3.3 Maklumat Ibubapa dan Penjaga 3.3.1 Status Ibu Bapa dan Penjaga 3.3.2 Pendapatan 3.3.3 Pekerjaan 3.4 Maklumat Bangunan 3.4.1 Jenis Bangunan 3.4.2 Gred Bangunan 3.4.3 Lokasi Bangunan
ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

3.5

Maklumat Peralatan 3.5.1 Gred Peralatan 3.5.2 Jenis Peralatan

3.6

Maklumat Kakitangan 3.6.1 Senarai Kakitangan

4.

Komponen e-TASKA Sebagai instrumen penyimpanan data yang berkesan, e-TASKA dibina berdasarkan 6 komponen utama. Komponen-komponen ini bertujuan untuk menjadikan sistem ini sebagai bahan rujukan yang lengkap bagi Program Pendidikan Awal Kanak-Kanak KEMAS. Perbezaan e-TASKA dengan e-TABIKA hanyalah makumat kelas sahaja, dimana e-TASKA tiada penambahan kelas/sessi. Komponen-komponen tersebut adalah seperti yang berikut:
4.1 Bilangan/Maklumat TASKA 4.1.1

Maklumat Asas TASKA Maklumat AJK TABIKA

4.1.2 Maklumat Bangunan

4.1.3

4.1.4 Maklumat Bank 4.1.5 Bilangan/Maklumat Kakitangan 4.1.6 Maklumat Peralatan

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

4.1.7 Maklumat Data Berat dan Tinggi Kanak-Kanak 4.1.8 Maklumat Murid 2008 4.1.9 Daftar Murid 2009 dan tahun seterusnya 4.2 Maklumat Murid 4.2.1 Bilangan Murid Mengikut Parlimen 2006 & 2007 4.2.2 Bilangan Murid Mengikut Parlimen Tahun 2008 4.3 Maklumat Ibubapa dan Penjaga 4.3.1 Status Ibu Bapa dan Penjaga 4.3.2 Pendapatan 4.3.3 Pekerjaan 4.4 Maklumat Bangunan 4.4.1 Jenis Bangunan 4.4.2 Gred Bangunan 4.4.3 Lokasi Bangunan 4.5 Maklumat Peralatan 4.5.1 Gred Peralatan 4.5.2 Jenis Peralatan 4.6 Maklumat Kakitangan 4.6.1 Senarai Kakitangan

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.

Tugas dan Tanggungjawab 5.1 Ibu Pejabat KEMAS Malaysia

5.1.1

Bertanggungjawab menguruskan sistem e-TABIKA/eTASKA peringkat kebangsaan.

5.1.2 Membandingkan

dan

memantau

data

yang

dimasukkan supaya hanya maklumat yang benarbenar sahih dan tepat sahaja dimasukkan.
5.1.3

Memaklumkan kepada Pengarah KEMAS Negeri sekiranya data-data di dalam e-TABIKA/e-TASKA tidak dikemaskini dengan sempurna.

5.1.4

Merangka dan merancang latihan yang bersesuaian kepada anggota yang terlibat dengan e-TABIKA/eTASKA.

5.2

Pengarah KEMAS Negeri

5.2.1

Melantik pegawai untuk mengendalikan pangkalan data e-TABIKA/e-TASKA di peringkat negeri dan daerah dan seterusnya memastikan pegawai terbabit menjalankan tugasnya dengan sempurna.

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.2.2

Memantau dan menyelia maklumat dan data-data yang dimasukkan ke dalam e-TABIKA/e-TASKA.

5.2.3 Menyediakan kemudahan yang berkaitan kepada pegawai yang dilantik agar dapat menjalankan tugasnya dengan berkesan. 5.3 Penolong Pengarah KEMAS Negeri
5.3.1

Merupakan pegawai yang bertanggungjawab penuh dalam mengendalikan e-TABIKA/e-TASKA diperingkat negeri.

5.3.2

Memastikan

sistem

e-TABIKA/e-TASKA

dikemaskinikan mengikut jadual yang ditetapkan oleh pegawai yang dilantik mengendalikannya. 5.3.3 Membuat rujukan dengan maklumat sedia ada agar data yang dimasukkan itu sahih dan tepat serta tidak menimbulkan tersebut.
5.3.4

keraguan

berkaitan

dengan

data

Memaklumkan kepada pihak ibu pejabat sekiranya terdapat perubahan atau ketidaksesuaian maklumat di dalam TABIKA/TASKA untuk dibuat pembetulan.

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.3.5

Membantu Pengarah dalam menyelia dan memantau data-data yang terdapat dalam e-TABIKA/e-TASKA agar sentiasa boleh dipercayai untuk rujukan semua pihak.

5.4

Pegawai KEMAS Daerah

5.4.1

Melantik pegawai untuk mengendalikan pangkalan data e-TABIKA/e-TASKA di peringkat daerah dan seterusnya memastikan anggota terbabit menjalankan tugasnya dengan sempurna.

5.4.2

Memantau dan menyelia maklumat dan data-data yang dimasukkan ke dalam e-TABIKA/e-TASKA di peringkat daerah agar sentiasa tepat dan betul. Menyediakan kemudahan yang sepatutnya kepada anggota yang dilantik agar dapat menjalankan tugasnya dengan berkesan.

5.4.3

Memastikan

sistem

e-TABIKA/e-TASKA

dikemaskinikan mengikut jadual yang ditetapkan oleh anggota yang dilantik mengendalikannya. 5.5 Penyelia Prasekolah

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.5.1

Merupakan pegawai yang bertanggungjawab penuh dalam mengendalikan e-TABIKA/e-TASKA di peringkat Daerah.

5.5.2

Memastikan

e-TABIKA/e-TASKA

dikemaskini

mengikut jadual yang ditetapkan. 5.5.3 Membuat rujukan dengan maklumat sedia ada agar data yang dimasukkan itu sahih dan tepat serta tidak menimbulkan tersebut.
5.5.4

keraguan

berkaitan

dengan

data

Memaklumkan

kepada

pihak

negeri

sekiranya

terdapat perubahan atau ketidaksesuaian maklumat di dalam e-TABIKA/e-TASKA dan membuat pembetulan.
5.5.5

Membantu Pegawai KEMAS Daerah menyelia dan memantau data-data yang terdapat dalam eTABIKA/e-TASKA agar sentiasa boleh dipercayai untuk rujukan semua pihak.

5.6 Pemaju Masyarakat (Guru TABIKA/TASKA)

5.6.1

Menyediakan maklumat dan data yang diperlukan untuk e-TABIKA/e-TASKA.

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.6.2

Membantu

penyelia

prasekolah

mengisi

dan

melengkapkan maklumat dan data-data di dalam eTABIKA/e-TASKA.

5.6.3

Membantu

penyelia

prasekolah

mengemaskini

maklumat TABIKA di dalam e-TABIKA/e-TASKA.

5.6.4

Sentiasa memaklumkan kepada penyelia prasekolah tentang perubahan maklumat dan data yang terdapat di TABIKA/ TASKA masing-masing.

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

6.

Aliran Kerja

Mula

Pemaju Masyarakat menyediakan data dan maklumat berkaitan TABIKA/TASKA Masingmasing

Penyelia Menyemak data yang diperolehi dan memasukkan maklumat ke dalam sistem

Pegawai KEMAS Daerah menyemak dan mengesahkan data yang dimasukkan

Penolong Pengarah/Pegawai Operasi mengumpul maklumat dan mengemaskinikan e-TABIKA/e-TASKA

Pengarah menyemak dan meluluskan maklumat dalam e-TABIKA/e-TASKA

Maklumat dan Laporan dipaparkan dalam e-TABIKA/e-TASKA

Tamat

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

7.

Teknik/Kaedah Pengisian Data

Mula

Penyelia Prasekolah menyediakan borang data dan maklumat berkaitan e-TABIKA/eTASKA kepada PM TABIKA/TASKA masingmasing. PM TABIKA/TASKA mengumpul dan menyediakan maklumat berkaitan e-TABIKA/ e-TASKA masing-masing. Daerah Penyelia dan PM berbengkel memasukkan , menyemak dan mengemaskini data/ maklumat yang diperlukan dalam sistem pangkalan data e-TABIKA/e-TASKA. Pegawai KEMAS Daerah menyemak dan mengesahkan maklumat dalam sistem sama dengan maklumat manual yang dikehendaki oleh negeri

Penolong Pengarah Operasi 1KEMAS Negeri berbengkel bersama Unit Operasi 1, PPS, Unit ICT Negeri dan Pakar Perunding Sistem yang dilantik untuk mengenalpasti permasalahan-permasalahan semasa memasukan maklumat/data ke dalam sistem e-TABIKA/e-TASKA. Negeri Penolong Pengarah Operasi 1 memberi laporan bengkel kepada Pengarah KEMAS Negeri sebelum disahkan dan dimaklumkan kepada Bahagian Pengurusan dan Pemakanan Ibu Pejabat. Tamat

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

8.

Jangkaan Impak Sistem Pangkalan Data atau e-TABIKA/e-TASKA ini diharap dapat memberikan manfaat jangka pendek dan jangka panjang terutamanya kepada sistem pengurusan dan pengendalian TABIKA dan TASKA KEMAS dengan lebih teratur dan berkesan. Antara impak yang TABIKA/e-TASKA ialah: 8.1 Memudahkan perancangan oleh Ibu Pejabat dan negeri untuk menyediakan pusat pembelajaran yang lebih selesa dan kondusif kepada kanak-kanak TABIKA dan TASKA. 8.2 Memudahkan pencapaian data dan maklumat berkaitan dengan prasekolah oleh semua lapisan pegawai. 8.3 Mempercepatkan pengumpulan data dan maklumat oleh semua yang memerlukan data dan maklumat berkaitan dengan prasekolah KEMAS. 8.4 Maklumat boleh diperolehi setiap masa tanpa batasan masa dan lokasi kerana boleh diakses menggunakan internet. dijangkakan melalui perlaksanaan e-

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

8.5

Mengurangkan bebanan pihak negeri dalam menyediakan maklumat kerana boleh diperolehi mengunakan eTABIKA/e-TASKA.

9.

Kesimpulan E-TABIKA dan E-TASKA merupakan satu sistem pangkalan data yang sangat membantu di serata terutamanya negara. dalam pengurusan ke atas TABIKA/TASKA Pemantauan

TABIKA/TASKA boleh dibuat dengan mudah, hanya perlu meneliti di dalam e-TABIKA/e-TASKA dalam memastikan setiap TABIKA keperluan dan TASKA sentiasa memenuhi kehendak dan kanak-kanak sesuai dengan hasrat KEMAS untuk

mewujudkan TABIKA dan TASKA KEMAS yang kondusif, selamat dan selesa kepada kanak-kanak dalam menjalankan aktiviti pembelajaran harian. Semua maklumat yang tersimpan di dalam e-TABIKA/e-TASKA boleh dimanfaatkan oleh sesiapa sahaja. Capaian sebegini penting kerana pergerakan maklumat pada hari ini perlu cepat dan tepat. Oleh itu, pengenalan e-TABIKA/e-TASKA kepada semua kakitangan KEMAS dapat membantu terutamanya dalam menyediakan maklumat yang terkini dan dipercayai kesahihannya. Di samping itu, e-TABIKA/e-TASKA juga dapat membantu pihak negeri mengurangkan bebanan kerja kerana

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

maklumat telah sedia ada dan hanya perlu untuk dilihat dan dianalisis sahaja oleh pihak yang memerlukannya.

10.

Cadangan Penambahbaikkan 10.1 Unit ICT Ibu Pejabat dan Negeri diberi pendedahan teknikal mengenai sistem maklumat e-TABIKA dan e-TASKA supaya apabila sistem ini siap sepenuhnya ianya akan dikendalikan oleh Unit ICT KEMAS.
10.2

Semua Penyelia Prasekolah dan Pemaju Masyarakat TABIKA/TASKA WAJIB dibekalkan 1 set komputer dan internet bagi memudahkan mereka memasukan, menyemak dan mengemaskini data/ maklumat dalam pangkalan sistem e-TABIKA/e-TASKA.

10.3 Segala

permasalahan

yang

dikesan

diperingkat

negeri/daerah berkaitan dengan sistem hendaklah dikumpul dan dihantar ke Bahagian Pengurusan dan Pemakanan Ibu Pejabat untuk tindakan selanjutnya. 10.4 Semua kursus pegawai khas asas dan komputer kakitangan dan internet yang secara

dipertanggungjawabkan dalam mengendalikan sistem diberi berperingkat (keutamaan diberikan kepada kakitangan yang tiada asas mengendalikan komputer dan internet).
ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

10.5 Maklumat Geran Perkapita Kanak-Kanak TABIKA/TASKA dimasukkan dalam sistem e-TABIKA/e-TASKA supaya memudahkan semakan data oleh peringkat negeri dan ibupejabat KEMAS.

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

RUJUKAN BORANG-BORANG

MAKLUMAT

SUMBER RUJUKAN

1.

Permasalahan dalam mengendalikan sistem dan memasukan data/maklumat TABIKA dan TASKA

i. Encik Zulkifle bin Mohamad A to Z Learning ii. Unit ICT

Maklumat Asas TABIKA dan TASKA 2.

Dalam Sistem e-TABIKA dan e-TASKA

3.

Maklumat Pendaftaran dan Pembukaan Kelas TABIKA dan TASKA

Borang Pendaftaran TABIKA dan TASKA i. ii. KEMAS/DAFTAR/TBK KEMAS/DAFTAR/TSK

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

RUJUKAN

NAMA AHLI KUMPULAN PANGKALAN DATA Jawatan Jabatan Ketua i. Encik Dzairul Ekhzan b. Khalid No. Tel Jawatan Jabatan Ahli Ahli Alamat ii. Cik Suria binti Sauli No. Tel Jawatan Jabatan Alamat iii. Puan Radziah binti Kassim No. Tel : Tingkat 28 & 29 TH Perdana, Jln. Sultan Ismail, 50250 Kuala Lumpur iv. Puan Ratnah binti Ag. Tuah Jawatan Jabatan Alamat : Kompleks KPKPS, Aras 5, Blok A Peti Surat No. 23, No. Tel 88450 Kota Kinabalu. Sabah : 03-26988080 / 0193026290 : PM Khas Prasekolah : Jabatan KEMAS Negeri Sabah : Tkt. 6 & 7, Bgn. Sultan Iskandar, Jalan Simpang Tiga 93300 Kuching. Sarawak. : 082-240636/019-4854859 : Penyelia Prasekolah : Jabatan KEMAS Wilayah Psekutuan Alamat : Pen. Pegawai Sistem Maklumat : Unit ICT, Ibu Pejabat KEMAS : Ibu Pejabat Jabatan Kemajuan Masyarakat Aras 2 Menara PJH, Putrajaya 03-88897503 : Penyelia Operasi 1 : Jabatan KEMAS Negeri Sarawak

ii

MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS

BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

: 088-488408 / 013-8646342

ii