10

Tekst: Nienke Deuss en Timme Hos

Fotografie: iStockphoto

11

TOPdesk 4.4: simPel samenwerken

TOPdesk 4.4 is ontworpen om uw werk zo makkelijk mogelijk te maken. Of het nu gaat om het reserveren van een vergaderruimte of het uitrollen van een indiensttreding. Samenwerken met meerdere afdelingen wordt nu nog simpeler. In dit artikel worden de veranderingen in de modules Reserveringenbeheer en Wijzigingsbeheer toegelicht. >>

Bij reserveringen en wijzigingen is de samenwerking tussen BijvoorBeeld it, Fm en Hr essentieel

12

toPdesk Filtert tijdens Het reserveren automatiscH oP de caPaciteit van een ruimte

In de grafische planner ziet u in n oogopslag welke ruimtes en objecten beschikbaar of al gereserveerd zijn

Reserveringenbeheer
Het inplannen van een reservering was nog nooit zo makkelijk. Reserveringenbeheer is een van de modules die in TOPdesk 4.4 flink is vernieuwd en verbeterd. In enkele simpele stappen reserveren zowel u als uw eindgebruikers een vergaderruimte voor personeel n bezoek, inclusief lunch en technische voorzieningen. Deze module geeft u ook inzicht in de beschikbaarheid van uw reserveerbare ruimtes en bedrijfsmiddelen van vergaderruimtes en spreekkamers tot beamers, laptops en bedrijfswagens.

selfservicedesk nog gebruiksvriendelijker

Voor Reserveringenbeheer is de SelfServiceDesk verbeterd. Eindgebruikers kunnen nu in een paar stappen een reservering inplannen. Op basis van wanneer de ruimte nodig is en voor hoeveel personen er ruimte moet zijn, geeft TOPdesk een overzicht van beschikbare ruimtes. Eindgebruikers kunnen nu ook in n keer ruimtes reserveren voor al hun maandelijkse teamvergaderingen. Zij kunnen namelijk direct bij het reserveren aangeven of de reservering terugkerend ingepland moet worden. U bepaalt zelf welke diensten en reserveringen uw eindgebruikers kunnen

altijd een passende ruimte

Dankzij het slimme filtersysteem van TOPdesk vindt u eenvoudig een geschikte vergader- of conferentieruimte. Zoekt u bijvoorbeeld een vergaderruimte voor twintig mensen? Dan toont TOPdesk tijdens het reserveren automatisch alleen de vergaderruimtes met een capaciteit van twintig of hoger. Wanneer u in een bepaalde vestiging een presentatieruimte zoekt waarbij u ook een beamer wilt reserveren, toont TOPdesk u de beschikbaarheid van ruimtes en middelen in n overzicht.

bestellen.

Bestel eenvoudig voorzieningen zoals koffie

Voor een geslaagde vergadering of presentatie is meer nodig dan alleen de ruimte. De zaalopstelling moet bijvoorbeeld van tevoren in orde worden gemaakt door een facilitair medewerker. Ook wilt u misschien lunch en koffie tijdens een vergadering, of moet een gereserveerde beamer worden klaargezet vr een presentatie. In TOPdesk 4.4 is het bestellen van dergelijke diensten

13

u kunt terugkerende reserveringen inPlannen in de selFservicedesk

Eindgebruikers plaatsen in enkele simpele stappen een reservering

nu nog eenvoudiger. U kunt bijvoorbeeld bepalen of een dienst per persoon of per reservering kan worden besteld. Stel dat u in TOPdesk een vergadering inplant voor tien mensen en daarbij lunch bestelt. De catering ziet dan in TOPdesk dat er tien keer lunch moet zijn en de kosten worden automatisch voor tien personen berekend.

meer opties voor terugkerende reserveringen

In TOPdesk 4.4 zijn er nog meer opties voor het inplannen van terugkerende reserveringen, zoals een maandelijks overleg van de afdelingshoofden. U kunt nu ook onregelmatige terugkeerpatronen instellen, bijvoorbeeld als een vergadering de ene week op woensdag en de andere week op donderdag plaatsvindt. Verder zorgt het speciale detectiesysteem van TOPdesk ervoor dat u bij overlappende reserveringen eenvoudig

Betrek bezoekers bij reserveringen

Door de integratie van de TOPdesk-modules Reserveringenbeheer en Bezoekersregistratie heeft u nu nog beter het overzicht. Zo kunt u in TOPdesk 4.4 nu ook bezoekers koppelen aan een reservering. Tijdens het aanmaken van een reservering zet u eenvoudig bezoekers op de aanwezigenlijst. U heeft hun gegevens direct bij de hand en de baliemedewerker weet precies waar de bezoekers moeten zijn. Met behulp van de module Gebeurtenissen en Acties kunt u bovendien alle deelnemers aan een vergadering dus ook de bezoekers automatisch een uitgebreide herinneringsmail sturen, met daarin tijdstip, locatie, deelnemers en aanwezige voorzieningen.

een alternatief kunt kiezen. Ook kunt u eenvoudig terugkerende reserveringen aanpassen. Zo wordt bijvoorbeeld in n keer het aantal personen gewijzigd of wordt er een dienst toegevoegd aan toekomstige reserveringen. >>

14

de Planning van een wijziging inzien, voordat de aanvraag wordt goedgekeurd

De afhankelijkheden tussen activiteiten zijn zichtbaar in de Planner

Wijzigingsbeheer
Bij een wijziging in uw organisatie moeten veel verschillende afdelingen samenwerken. De module Wijzigingsbeheer helpt u bij het aanvragen, inplannen, uitvoeren, monitoren en afhandelen van zowel eenvoudige als uitgebreide wijzigingen. In TOPdesk kunt u - bijvoorbeeld bij een server-upgrade - de verschillende uit te voeren taken van verschillende afdelingen eenvoudig in gang zetten. Daardoor weet iedereen precies welke werkzaamheden op welk tijdstip uitgevoerd moeten zijn. Voor TOPdesk 4.3 was Wijzigingsbeheer al volledig herzien, waarbij een handige planner, checklist en wijzigingsverkenner aan de werkomgeving zijn toegevoegd. Op basis van de eerste bevindingen van onze klanten zijn in de 4.4 meer dan 100 kleinere en grotere verbeteringen doorgevoerd, zodat deze module nog intutiever werkt. u eenvoudig nieuwe sjablonen samenstellen uit bestaande activiteiten. Ook blijven al uw sjablonen eenvoudig up-to-date. Als bij een sjabloonactiviteit namelijk iets verandert, zoals de standaardbehandelaar, hoeft u dit maar n keer aan te passen. In alle sjablonen waar deze activiteit in voorkomt, wordt de verandering automatisch overgenomen.

Betere communicatie door automatische mails

Vaak moet een activiteit worden afgerond, voordat de volgende kan starten. Bijvoorbeeld wanneer er getest moet worden, voordat de nieuwe TOPdesk-versie live kan gaan. In de 4.4 kunt u automatisch een mail sturen als een activiteit gestart mag worden. Als daarna alle activiteiten van een fase afgerond zijn, krijgt kan de cordinator een mailtje dat deze fase moet worden goedgekeurd.

intutiever gebruik van sjablonen

Bij terugkerende wijzigigingen, zoals een server-upgrade, is het handig om gebruik te maken van sjablonen. Deze maakt u n keer aan en bij iedere volgende upgrade kunt u het gehele proces in enkele klikken in gang zetten. De behandelaar kiest bij het toepassen van het sjabloon de activiteiten die voor deze aanvraag van toepassing zijn. Zodra het sjabloon is gekozen, kunt u de planning inzien. Mocht blijken dat er toch een ander sjabloon nodig is, kunt u gewoon een ander sjabloon kiezen zolang de aanvraag nog niet is goedgekeurd. Doordat de activiteiten uit sjablonen herbruikbaar zijn, kunt

Zo wordt iedereen herinnerd aan zijn of haar taken - precies op het juiste moment.

Uitgebreide mogelijkheden selfservicedesk

Via de SelfServiceDesk kunnen medewerkers zelf wijzigingen aanvragen en hun aanvragen monitoren. Managers autoriseren aanvragen voordat deze worden ingediend en zij kunnen fases goedkeuren. In het behandelaarsgedeelte wordt op de persoonskaart van managers aangegeven welke aanvragen zij mogen goedkeuren. In deze nieuwe versie kunt u instellen dat in de SelfServiceDesk wijzigingen van de eigen afdeling, vestiging

15

In de vernieuwde Wijzigingsverkenner is de status van activiteiten direct duidelijk

TOPdesk 3-klanten stappen voordelig over op TOPdesk 4.4

Als TOPdesk 3-klant kunt u voordelig overstappen op TOPdesk 4.4. Zo beschikt u over de nieuwste functionaliteiten en mogelijkheden van TOPdesk. Naast de in dit artikel beschreven wijzigingen in de modules Reserveringenbeheer en Wijzigingsbeheer is onder andere een grafisch overzicht toegevoegd aan de module Middelenbeheer (ook wel Configuratiebeheer). In dit overzicht ziet u de relaties van bedrijfsmiddelen met bijvoorbeeld werkplekken, personen of een vestiging. TOPdesk 4 biedt tevens uitgebreide mogelijkheden voor de facilitaire dienstverlening met o.a. de modules Huisvestingsbeheer, Meerjarenplanning en Bezoekersregistratie. Als TOPdesk 3-klant profiteert u van een voordelige upgrade-regeling. Voor een vaste lage prijs stapt u over naar TOPdesk 4. Daarbij worden al uw bestaande modules automatisch omgezet naar deze versie. Neemt u contact op met uw accountmanager voor meer informatie.

en dochtervestiging worden getoond. Managers zijn op deze manier niet alleen op de hoogte van hun eigen wijzigingen of de wijzigingen die zij moeten autoriseren, zij weten ook welke wijzigingen spelen binnen de eigen afdeling.

Verbeterde Planner en wijzigingsverkenner

In de 4.3-versie van Wijzigingsbeheer zijn de Planner en Wijzigingsverkenner toegevoegd aan de werkomgeving. Deze werkomgeving is in de 4.4 nog verder verbeterd. Wanneer u in de Planner werkt, lijkt het heel logisch dat activiteiten die als eerste moeten starten bovenaan staan. Daarom werden activiteiten voorheen geordend op startdatum. In de praktijk blijkt een deadline belangrijker. Het is immers belangrijker om te zien of een activiteit is afgehandeld dan zien wanneer deze start. Daarom worden activiteiten nu gesorteerd op einddatum, zodat de activiteit die als eerst afgerond moet worden, bovenaan staat. Ook was het in de Planner niet altijd goed te zien welke activiteiten van elkaar afhankelijk waren. Daarom worden nu ook de lijnen naar gerelateerde activiteiten gemarkeerd als u een activiteit in de Planner selecteert. In de Wijzigingsverkenner staat een overzicht van alle lopende wijzigingen en wijzigingsaanvragen. Zo is in n oogopslag te zien wat de status van een wijziging is en waar het misgaat. In het overzicht ziet u bijvoorbeeld of een activiteit vertraging heeft opgelopen, of dat een bepaalde fase nog niet is geautoriseerd. Bovendien ziet u ook direct wie u hier op aan kunt spreken.