MOF O

PENGURUSAN STOR KERAJAAN

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA

KANDUNGAN CERAMAH
PENDAHULUAN DEFINISI STOR DEFINISI STOK JENIS STOR ORGANISASI STOR OBJEKTIF PENEMPATAN SUSUN ATUR STOR SISTEM REKOD KAWALAN STOK PENERIMAAN PENYIMPANAN PENGELUARAN PRESTASI STOR MASALAH

PENGURUSAN STOR
PENDAHULUAN Pengurusan Stor merupakan satu aspek P St k t k pengurusan Kewangan yang penting. Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding dengan wang yang di simpan dalam bank. d l b k Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995(Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor )

DEFINISI STOR

DEFINISI STOK

Tempat penerimaan, penyimpanan, penyelenggaraan dan pengeluaran barang yang akan digunakan.

Barang belum guna yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi dan p penyelenggaraan.

J JENIS STOR

STOR PUSAT Depot Bekalan/ Pusat Bekalan CONTOH DPO KEMENTAH SMS PDRM

STOR KEM/JAB Stor Hospital S H i l Stor Pertanian J Stor JKR Stor Bomba

STOR OPERASI/ UNIT Stor Daerah/Unit Stor Alat Tulis

ORGANISASI STOR
STOR PUSAT

STOR NEGERI

STOR NEGERI

STOR NEGERI

Stor Daerah

Stor Daerah

Stor Daerah

Stor Daerah

Stor Daerah

Stor Daerah

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

ORGANISASI STOR
STOR KEM/JAB

BAHAGIAN

BAHAGIAN

BAHAGIAN

Unit U it

Unit U it

Unit U it

Unit U it

Unit U it

Unit U it

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Pelanggan

ORGANISASI STOR

Kawalan Stok

Lejar

Penstoran

Pembungkusan

Akaun

Tentu ktt. Keluaran Tentu kod barang Sedia & kemaskini Katalog Mengusaha & menguruskan pembelian

Mempracatit p Kad-kad Lejar /Kad Kawalan Stok

Menerima Menyimpan Mengeluar Mengangkut Barang-barang

Membungkus & Menghantar Barang-barang

Hal Ehwal akaun & kewangan stor

BANGUNAN STOR
PENEMPATAN STOR Kawasan dimana stor ditempatkan hendaklah mempunyai aliran bagi memudahkan pergerakan kenderaan dan kakitangan dalam mengendalikan stor. SUSUN ATUR STOR Susun atur yang diwujudkan mestilah mengambilkira ruang bagi memudahkan kakitangan dan alat pengendalian bergerak dengan selamat.

SUSUN ATUR (LAY OUT)

TERIMA SIMPAN KELUAR

AUTOMATED STORAGE AND RETRIEVAL SYSTEM PROJECT FOR THE ROYAL MALAYSIAN NAVY IN LUMUT, LUMUT PERAK (Front View)

ASRS Building (Forklift Circulation Area ) (

Storage & Retrieval Machines

ASRS Building ( Loading and unloading Area ) g g

ASRS Building ( Goods Receiving Area ) g

ASRS Building ( Store In & Store Out Area )

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR MEMASTIKAN STOK BARANG-BARANG SENTIASA KEDAPATAN ( Readily available ) SEPERTI DAN APABILA DIKEHENDAKI OLEH PELANGGAN. MENYIMPAN BARANG CARA TERBAIK DENGAN MEMBERI PERLINDUNGAN, PENJAGAAN DAN PENYELENGGARAAN SEWAJARNYA SEMASA DALAM SIMPANAN.

PENGURUSAN STOR SEBAGAI SATU ELEMEN DALAM PENGURUSAN BEKALAN MULA

T e n d e r K o n t r a k P e s a n a n

PEROLEHAN Tener

AKHIR R e t u r n S t o r e

PENGURUSAN STOR Terimaan Simpanan Keluaran

P E R O L E H A N

Daftar Senarai/Katalog Barang Barang Barang-Barang Kawalan Stok / Penokokan Stok Penyelenggaraan Rekod-Rekod Pengiraan Stok /Verifikasi Stok

P E L U P U S A N

FUNGSI PENGURUSAN STOR

Menerima, mengesah & memperaku serahan barangbarang dari pembekal
M E N O K O K S T O K

Menyimpan barangbarang di l k b d lokasi yang ditetapkan.

Menyelenggara Barang semasa dalam simpanan. d l i

Mengeluar barang-barang kepada k d pelanggan

Mengemaskini rekod

Pemeriksaan/Verifikasi Stok Keselamatan pengendalian barang dan K l d li b d Keselamatan bangunan dan kawasan.

REKOD REKOD REKOD-REKOD

KAD KAWALAN STOK KEW. 300-J1 & J2 (STOR PUSAT) KAD KAWALAN STOK KEW. 300-J2 & J3 (STOR NEGERI/DAERAH)

KAD PETAK KEW. 300-J4 J (SEMUA STOR )

Disimpan berasingan dari barang Digunakan secara bersiri i i i Buku Daftar diwujudkan

Ditempatkan Bersama barang

LAMPIRAN J-3 KAD KAWALAN STOK

19..
Keluaran Tahunan

(Panduan 85)

KEW. 300-J3 J
Unit Kuantiti Pesanan : ( Ekonomi / Tetap )

19..

20..

Harga Keluaran Seunit

Paras Stok

Unit

RM

Maksima

No. Vokeb:

Memesan Unit Kuantiti

Terimaan /Keluaran

No. Kod

Minima

Tempat :

19
Pem-belian Tahunan

19..

20

Keluaran Suku Tahun Semasa

Pertama

Kedua

Ketiga

Keempat

RM
Kuantiti No. Rujukan

RM

RM

RM

RM

Tarikh

Tempat Hantara n / No. Pesanan Kerajaan

Terimaan
Harga Kuantiti Seunit Jumalah

Keluaran

Baki Stok

Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Kuantiti

RM

Kuantiti

RM

Tarikh

No. Rujukan

Kuantiti

Kuantiti Diterima

Item Stor:

Kumpulan : Gerakan : Cepat / Perlahan

No. Lejar:

No. Kad:

KAD KAWALAN STOK (J1)

Nombor Kod :... Perihal B P ih l Barang :.

KAD PETAK

LAMPIRAN J-4

Lokasi:.. Kumpulan:... K l Nombor Rujukan / Unit :.

Baki Tarikh dan tanda tangan t Penyelenggara Stor

KEW.300 J4

No. Garisan G i

No. BTB atau BPPB

Terima

Keluar

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Baki dipindahkan ke hadapan

BTB : Baucar Terimaan Barang

BPPP : Baucar Pemesanan / Pengeluaran Barang

KAD PETAK (J4)

MOF O

KAWALAN STOK

OBJEKTIF KAWALAN STOK

Memastikan paras p keperluan yang betul dari segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki olehpengguna/ pemesan.

Mengambil kira i i penjimatan ruang simpanan, simpanan kos memesan, harga pembelian dan modal terikat.

(2)PENYELENGGARAAN REKOD

(1) KATALOG BARANG

KAWALAN STOK

(3)KUMPULAN BARANG

(4) PARAS STOK

SENARAI BARANG-BARANG STANDARD

Barang yang kerap digunakan. Semua barang standard hendaklah disenaraikan dalam satu katalog mengandungi maklumat nombor kod, perihal rupabentuk, unit dan harga. (Contoh ubatubatan dan alat ganti). Mengurangkan bilangan g g g barang yang serupa. p j penjenisan

SENARAI BARANG-BARANG STANDARD(KATALOG) Mengandungi maklumat mengenai no. kod, perihal, i k d ih l rupa bentuk, unit dan harga.

SENARAI BARANG STANDARD

Bil. No. Kod 1. 2. 3. 01/001 02/001 03/001 Perihal Pensil 2B Kertas Fotostat A4 80GSM Sampul Surat 110mmx220mm 110 220 (kecil) Unit Batang Rim Keping Harga Seunit RM0.70 RM20.00 RM0.30

KAWALAN STOK
Memberi Kumpulan Barang-Barang: KUMPULAN A - Merupakan 30% daripada barang-barang yang disimpan yang mempunyai nilai pe e a tahunan te t gg . pembelian ta u a tertinggi. KUMPULAN B 70% bakinya

Tujuan mewujudkan kumpulan tersebut adalah supaya jabatan boleh memberi tumpuan kepada barang barang barang-barang bernilai tinggi oleh kerana (mengikut kajian) barang-barang dalam Kumpulan A menguasai 70% daripada nilai keseluruhan stok dalam simpanan.

( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110)

Bil.

KAWALAN STOK

Bil

SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULAN

Perihal Barang Jumlah Nilai Belian 2 Thn. Kebelakangan (RM) Purata Nilai Belian Tahunan

SENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULAN

Perihal Barang Purata Nilai Belian Kumpulan

No. Kod

No Kod

1. 2. 2
3. 4. 5. 6 7.

FE 123 AF 230
BL 758 FB 429 WB 359 WR 111 TB 775

Oil Filter Air Filer

Brake Lining Fan Belt Wiper Blade Wheel Bearing Timing Belt

9,000.00 5,700.00 ,
2,810.00 1,424.00 680.00 3,900.00 5,502.00

4,500.00 2.850.00
1,405.00 712.00 340.00 1,950.00 1 950 00 2,751.00

1. 2. 2 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

FE 123 UJ 232 AF 230 TB 775 WR 111 BL 758 FB 429 PR 089 HL 521 WB 359

Oil Filter Universal Joint Air Filter Timing Belt Wheel Bearing Brake Lining Fan Belt Piston Ring Head Lamp Wiper Blade

4.500.00 4,051.00 2,850.00 2,751.00 1,950.00 1,405.00 1 405 00 712.00 695.00 395.00 340.00

A A A B B B B B B B

8
9. 10

UJ 232
HL 521 PR 089

Universal Joint
Head Lamp Piston Ring

8,102.00
790.00 1,390.00

4,051.00
395.00 695.00

*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, perlu di pililh 3 jenis yang mempunyai purata belian tahunan paling tinggi

*Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi dengan menggunakan Lampiran KEW 300M Panduan 111 dalam TPS)

PARAS STOK
Sumber Tempatan (A) Tempatan (B) Stor Pusat(A) Stor Pusat(B) Import Minima (bulan) 2 2 1 1 AMS(bulan) 3 3 2 2 Maksima (bulan) (b l ) 4 6 3 4 12

KAWALAN STOK
PARAS STOK BARANG TEMPATAN KUMPULAN A Kuantiti Stok Maksima Angka Menokok Stok g Kuantiti Stok Minima Contoh Pengiraan : 4 bulan penggunaan 3 bulan penggunaan p gg 2 bulan penggunaan

Kuantiti Pengeluaran Tahunan 2003 24,000 Pengeluaran bulanan = 24,000/12=2,000 Maksima AMS Minima = = = 2,000 2 000 x 4 = 8,000 8 000 2,000 x 3 = 6,000 2,000 x 2 = 4,000

KAWALAN STOK
KAJIAN SEMULA PARAS STOK
Paras stok boleh dikaji semula dari masa kesemasa sekiranya ada perubahan mengenai k ki d b h i tempoh penyerahan. Masa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stok adalah ketika membuat pesanan baru baru.

Panduan Panduan Panduan-Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok: Panduan 117 Paras stok bagi barang impot boleh disimpan pada sesuatu masa mengikut budibicara Ketua Jabatan dengan mengambilkira masa penyerahan, nilai dan kepentingannya. Walau bagaimanapun stok maksima tidak boleh melebihi 12 bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Panduan 119 : Pemesanan atau permintaan pertama kali bagi barangbarang barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan minima sahaja sehingga angka penggunaan sebenar diperolehi dan angka permintaan atau permintaan yang l bih realistik k i t t i t lebih li tik ditentukan.

KAWALAN STOK

KAWALAN STOK
Panduan-Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok: Panduan 115 : g gy g y , yang Barang-barang yang mahal nilainya, y g boleh dibeli di pasaran tempatan tidak perlu di stok, kecuali jika terdesak dan pemesanan dibuat hanya apabila diperlukan.

Panduan 116 Paras stok boleh diubah untuk menyesuaikan keperluan bila berlaku kecemasan atau keadaan memerlukan stok berlebihan seperti terjadinya wabak, banjir dsbg.

KEPERLUAN MENYIMPAN STOK

1. DASAR PERTAHANAN NEGARA Kesiapsiagaan ( readiness ) bagi menghadapi sebarang kemungkinan. g KEPENTINGAN / KENTENTERAMAN AWAM Contoh : Simpanan resab - stok beras negara. Simpanan perang - bahan kimia pembersih/merawat air. Stok vaksin / ubat - wabak penyakit. DASAR KEMENTERIAN / JABATAN Penyelenggaraan loji dan peralatan. ( Air, letrik, bomba, penyiaran dll.) KECEMASAN C S Bencana alam tsunami, banjir, tanah runtuh dll. TEMPOH TUNGGU (Lead time ) YANG PANJANG BAGI MEMPEROLEHI BEKALAN Barang import/Barang tempahan khas ( made to order )

2.

3. 3

4. 5.

KONSEP KERARAH MENCAPAI STOK SIFAR

(zero based warehousing)

0
STOK SIFAR

STOK OPERASI ( Barang tempatan) g p )

TEMPOH TUNGGU LAMA/ BARANG IMPORT DASAR KEMENTERIAN/ JABATAN KEPENTINGAN AWAM

DASAR PERTAHANAN NEGARA

PEMBEKAL / S OC S STOCKIST PENGELUAR / PEMBUAT

KAWALAN STOK
Sistem kawalan stok yang baik dan berkesan dapat menghasilkan perkara perkara berikut: perkara-perkara (a) Kurangnya berlaku ketiadaan stok (b) penggunaan modal yang ekonomik kurangnya wang terikat dalam bentuk stok (c) perhatian lebih tertumpu kepada barangbarang bernilai tinggi (d) taksiran mengenai keperluan ruang simpanan dapat dibuat p p

PENERIMAAN
Mengesahkan barang yang diterima seperti yang dipesan dan mengikut spesifikasi dari segi kualiti dan kuantiti. Sebarang kerosakan dilaporkan segera kepada Pegawai Penyelia dan pembekal. Semua penerimaan hendaklah didaftar dalam daftar penerimaan. Sijil mutu dari pembekal.

PENERIMAAN
Tanda Penerimaan T d P i
Penyelenggara Stor atau pegawai penerima adalah P l S i i d l h bertangungjawab melaporkan secara bertulis kepada p g pegawai p y penyelia dengan serta merta j g jika ada perselisihan. Tandatangan h T d hanya b l h di boleh diturunkan setelah k l h dipastikan keutuhan barang yang diterima. Notis perselisihan atau kerosakan diberitahu serta merta kepada agen penghantaran muatan, pengangkut atau pembekal d k b k l dengan menggunakan k Borang Laporan Terimaan Barang Kew. 300-E.

PENERIMAAN
Pembelian yang dibuat dari sesuatu kontrak, Pegawai Stor atau pegawai penerima hendaklah pastikan bahawa barang tersebut disertakan dengan Sijil mutu dari pembekal . Pegawai Stor hendaklah menghantar contoh barang untuk diuji dan menolak semua barang jika mutunya lebih rendah dari contoh ditawarkan.

PENYIMPANAN BARANG
(a) Menggunakan ruang simpanan secara ekonomik

(b) Menyusun dengan cara yang teratur (c) ( ) Menyusun agar tidak menghalang kerjaM id k h l k j kerja pemunggahan

(d) Menyusun bagi memudahkan pengeluaran mengikut sistem MDKD

SISTEM LETAKAN STOK

LETAKAN STOK TETAP

LETAKAN STOK RAMBANG

PERATURAN AM PENSTORAN
Ruang stor dibahagikan kepada beberapa seksyen g g p p y seperti seksyen elektrik, mekanikal, alat ganti, bahan kimia, alat tulis dan sebagainya. Diberi tanda pengenalan dengan menggunakan susunan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.Setiap para melintang diberi satu huruf dan jalur kotak diberi (tegak) diberi satu nombor. Contoh: Pensil 2B terletak di Seksyen Stor A, rak nombor 1, para B dan kotak nombor 2 LOKASI Pensil 2B A-1B2

LOKASI BARANG
SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR

Pallet

Rak Keluli

Kad Petak

Stor mempunyai rak yang teguh tetapi Jabatan tidak mahir dalam meyususun barang-barang / meggunakan ruang secara maksimum.

Stor yang penuh dengan simpanan alat tulis yang mungkin mudah diperolehi dari pasaran tempatan?

Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek Pengurusan stor.

Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek Pengurusan stor.

Stor yang penuh sesak dengan berbagai jenis barang yang mencerminkan tahap pembelian oleh Jabatan.

Ruang stor yang sempit menyebabkan sebahagian barangbarang masih berada di dalam peti dan menyulitkan kerja-kerja menyemak / menverifikasi stok.

PENYIMPANAN BARANG
Jenis Barang Tempat Penyimpanan Barang tidak tahan lembab Bilik kering (transforma & lensa kemera) k ) Ubat-ubatan Cat cat Cat-cat dan tayar Bilik hawa dingin Ruang bersiling

Barang yang tahan kepada Di tempat lapang dan cuaca panas & hujan berpagar

PENYIMPANAN BARANG
Jenis Barang Barang tercerai Tempat Penyimpanan Disimpan dalam bekas standard bagi memudahkan pengeluaran. Barang yang tidak boleh dibungkus disusun atau ditindan dengan baik u tu untuk mengelak dari berkarat dan e ge a da e a at da rosak. Di ruang kering yang mempunyai laluan angin. l l i Diletakan paras rak paling bawah untuk keselamatan. Dalam almari atau tempat berkunci.

Simen-simen dan kayu k Barang-barang berat Barang berharga & menarik

PENYIMPANAN BARANG BERTARIKH LUPUT

Menanda Tarikh Luput Tempoh Senarai Barang Kod Warna Sistem MDKD Penyelenggaraan Buku Daftar Tarikh luput dicatat di kotak, bekas atau bungkusan barang. Semua barang bertarikh luput hendaklah disenaraikan. Teg biru dikepilkan pada Kawalan Stok. Menggunakan Sistem MDKD. Menyediakan Buku Daftar menggunakan Kew. 300-Q. 6 bulan sebelum tamat tempoh hendaklah di t tk di h d kl h dicatatkan diruangan khas.

PENYIMPANAN BAHAN KIMIA

Minyak Petrol & Disel Bahan Mudah Terbakar Simpan jauh dari bangunan stor & jika boleh tangki bawah tanah. Cecair, gas,asid & kimia yang mudah terbakar hendaklah disimpan di bangunan berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran. l h k b k Bekas-bekas diberi tanda pengenalan secukupnya. l k

Tanda Pengenalan

PENYIMPANAN BAHAN KIMIA

Klorid kapur, soda api, karbon t t Kl id k d i k b tetra klorid, kaliam hidroksid,kuperam sulfat,amonia klorid disimpan di t lf t i kl id di i tempat t dingin dan kering. Bekas di alas dengan platform kayu. Bahan kimia berlainan jenis dalam bekas berasingan. disimpan

PENYELENGGARAAN BARANG-BARANG

Menyapu minyak untuk mengelak dari berkarat Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelak debu Menyembur ubat serangga

PENGELUARAN BARANG
Setiap pengeluaran hendaklah dibenarkan oleh pegawai stor atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis bertulis. Pengeluaran oleh Stor Jabatan menggunakan Baucar Pemesanan Pengeluaran Barang-Barang (Kew300 A2). (Kew300-A2). Setiap pengeluaran sebaik-baiknya sebaik baiknya menggunakan Sistem MDKD.

PETUNJUK UTAMA PRESTASI PENGURUSAN STOR 1. KADAR PUSINGAN STOK 2. 2 PARAS PERKHIDMATAN

3. BILANGAN / PERATUSAN STOK KOSONG

PRESTASI STOR

5. ITEM BERGERAK PERLAHAN

4. KETEPATAN STOK

PRESTASI STOR

NILAI KELUARAN Jumlah nilai yang t lib t terlibat dalam pembekalan barang dalam sesuatu tempoh. tempoh

KADAR PUSINGAN STOK Berapa kali sesuatu barang dikeluarkan dalam sesuatu tempoh. h

PARAS PERKHIDMATAN p Peratus pesanan dari pengguna yang dapat dipenuhi daripada jumlah pesanan yang diterima. d

PRESTASI STOR
Untuk U t k mencapai prestasi yang b ik perkara i t i baik k berikut perlu di ambilkira:( ) (a) Nilai baki stok di awal tahun (b) Nilai baki stok dihujung tahun (c) Nilai pembelian tahunan Prestasi terjejas jika menyimpan barang-barang lambat bergerak atau usang usang. Barang bergerak perlahan tidak dikeluarkan 3 tahun dari tarikh diterima.

LAMPIRAN N KEW. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2000 )

RM
a Nilai stok pada akhir 1999 b Nilai terimaan bagi tahun 2000 c Nilai keluaran bagi tahun 2000 d Nilai stok pada penghujung tahun 2000(a+b c) e Kadar Pusingan Stok C a+d 2 50,000 60,000 ,

100,000 10,000
(50,000+60,000 100,000 )

50,000+10,000 2 100,000 30,000

100,000

3.33 3 33

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR ( KADAR PUSINGAN STOK )

BAKI AWAL TAHUN RM 33,000.00 NILAI PE LUAR NGE AN TAHUNAN KADAR PUS INGAN S TOK ( Kes eluruhan Item ) B AWAL AKI TAHUN R 1,800 M NILAI PE LUAR NGE AN TAHUNAN KADAR PUS G US INGAN S TOK ( Mengikut Kumpulan Item)

1. Petrol, RM 5,400.00 Oil & Lubricants (POL) 2. Alat Tulis RM 11,200.00

a. b. c. d.

RM70,700
3. Barang Domestik 4. Alt Ganti Letrik 5. Alat Ganti Kenderaan RM5,600.00

RM70,700 33,000. + 23,000 2

Kertas Pendua Kertas Fotostat Toner Fail Kosong

a. RM1000 b. RM5000 c. RM4200

d. RM1000

RM11,200. RM1,800 + RM1,500 2

RM11,200

RM11,200 1,650

= 6.7

RM14,500.00 RM70,700 28,000. RM24,000.00 ,

= 2.5

BAKI AKHIR TAHUN R 23,000.00 M

BAKI AKHIR TAHUN

R M1,500

K E S E L A M A T A N

Pagar sekeliling kawasan stor

Kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan. Pemasangan lampu limpah waktu malam lamp akt

Pemasangan sistam penggera

K E S E L A M A T A N

Tanda-tanda keselamatan

Penggunaan Pas Keselamatan Aturcara penyimpanan dan penjagaan Kunci selepas waktu pejabat.

Penempatan stor berasingan dari g Bahagian lain dalam Jabatan

K E B A K A R A N

Sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan memadai. Alat pemadam api diletakkan Di tempat strategik. Alat pemadam api diperiksa oleh Bomba. B b Tanda-tanda Tanda tanda amaran kebakaran. kebakaran Barang mudah terbakar diasingkan. Pandangan dan nasihat Bomba dalam Rancangan kawalan kebakaran.

( Petikan dari Dictionary of Occupational Classification Kementerian Sumber Manusia )

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)

1.

Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod bagi setiap barang. barang Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan pesanan, bil/baucar barang Mengenalpasti menimbang atau mengukur dan barang. Mengenalpasti, menimbang, menyemak berbagai barang bagi memastikan kebetulan bekalan. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barangbarang barang dengan memberi nombor kod atau tanda. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar stok. gy g Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang dengan menunjukkan stok dalam tangan. Memastikan penyimpanan dan penjagaan / pemeliharaan barang yang sempurna.

2.

3.

4. 5.

6.

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)

(samb.)

6.

Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaan barang yang sempurna. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan membuat catatan tertentu di dalam rekod. Melaksanakan pemeriksaan fisikal berkala ke atas barangbarang dan menyelaras dengan reokod. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan pengantian barang atas nasihat pegawai atasan. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan.

7.

8.

9.

10.

11.

TANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN/JABATAN

Memantau prestasi stor melalui pengiraan M i l l i i kadar pusingan stok. Mengkaji semula paras stok dari masa ke semasa semasa. Melaksanakan verifikasi stok mengikut M l k k ifik i t k ik t tempoh masa yang ditetapkan.

TANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN /JABATAN

Mengambil tindakan p p g pelupusan ke atas stok yang rosak, usang,tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan dsbnya. p p gg y Mengambil tindakan hapuskira ke atas kekurangan stok.

PENGURUSAN STOR
TANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN /JABATAN Mengemukakan penyata/sijil berikut ke
Perbendaharaan:(a) (b) (c) (d) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) Laporan Verifikasi Stok (Kew 300U-1) Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/Inventori iji i i (Kew. 300- W) Kadar Pusingan Stok (Kew. 300 N) (Kew 300-N)

LAMPIRAN T ( Panduan 199) SIJIL VERIFIKASI STOK

KEW. 300-T

Saya mengesahkan bahawa di dalam suku tahun berakhir pada semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut : () (i) (ii) Barang-barang Tidak Menarik Diverifikasi p g g pada : Barang-barang Menarik diverifikasi pada :

(iii) Barang-barang sangat Menarik diverifikasi pada : Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok ( Kew. 300U-1) disertakan dalam tiga salinan.* Tarikh:. Pegawai Pengawal
( Tandatangan & cop ) g p

*Potong yang mana tidak berkenaan

LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK...

No. Kod Perihal Barang Tarikh di periksa Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Syorsyor Pegawai Pengawal Ulasan KSU Perbendaharaan / egawa /Pegawai Kewangan Negeri Catitian

LAMPIRAN U-1

KEW. 300-U1

Seunit
A. Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3.5 2 . 1. 00 Keping 2 3.50

Jumlah
7.00 Tidak diambil oleh pengguna Keluaran K l bersilang Suhu tempat simpnan panas Masuk stok

B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh B l h Guna D. Stok Usang

TandT

212600

Drill D ill Bit Twist 5/8

-sana-

Bilah

5.60

5.60

Hapus H kira

788800

Marker, White Board B d Biru Kertas Stencil

-sama-

Batang B t

12

2.2.0 220

26.40 26 40

Lupus L

142850

-sama-

Helai

200

0.50

100.00

Tidak lagi mengguna Lupus kan mesin.

Tandatangan (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan ( Jika verifikasi menunjukkan perbezaan, tiga salinan Laporan ini hendaklah disertakan bersama perakuan.)

KEW 300W

LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI

Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir p pada semua barang-barang dalam stok /inventori di g g bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga (Kew salinan*

Tarikh..

Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan

Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri.

PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah

(kurang dari 4 kadar pusingan)

Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor. Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai Stok Sifar atau hanya menyimpan Stok Operasi.
( konsep high availability and low inventory)

Penerimaan barang tanpa ujian kualiti

M A S A L A H

Verifikasi stok tidak dilaksanakan. Penyimpanan barang tidak teratur

Pegangan stok berlebihan

Tindakan l Ti d k pelupusan tid k dil k tidak dilaksanakan k

Kehilangan barang terus berlaku

M A S A L A H

Bangunan dan kemudahan tidak Sempurna. Kekurangan kakitangan mahir.

Kurang penyeliaan pihak atasan.

Keselamatan stor kurang dib i perhatian. K l t t k diberi h ti

ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN STOR

Pembelian/Terimaan barang tidak rekod dalam daftar Pengeluaran barang tidak rekod dalam daftar Maklumat maklumat dalam daftar tidak l tid k lengkap d k dan dik dikemaskini ki i Ruang stor terlalu sempit dan kecil untuk simpanan barang stor

PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN

Perbezaan baki di buku stok dengan baki fizikal Barang-barang stor tidak disusun de ga teratur dengan te atu Barang-barang rosak/tidak boleh guna g dan usang Barang-barang diletak di tempat yang terbuka Barang-barang lambat bergerak Barang stor tidak diguna langsung Barang stor yang berlebihan

ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN STOR

Alat mengawal kebakaran tidak disedia g g g Kehilangan barang-barang stor Pemeriksaan mengejut oleh Ketua Pejabat/wakilnya tidak pernah dibuat Pemeriksaan stok oleh Pegawai Stor/Pegawai lain setiap minggu ke atas barang tertentu tidak dibuat Rancangan verifikasi stok tidak dibuat Pengiraan stok 100% tidak pernah dijalankan g gy g Tidak senaraikan barang-barang yang rosak /tidak boleh guna untuk disyorkan dilupuskan

MOF O

TERIMA KASIH