PHAN CONG CHC NANG, NHIEM VU CUA CAC PHONG BAN TRONG BO MAY QUAN LY

Do khong phan nh ro rang chc nang, trach nhiem cua cac phong ban, bo phan trong bo may quan ly nen nhieu cong viec thc hien trung lap, nhieu cong viec b bo sot; nhan vien cac phong ban kho phoi hp thc hien cong viec, lanh ao khong hieu ro khoi lng cong viec, mc o ban viec thc te trong tng phong ban. ieu nay lam giam sut hieu qua hoat ong cua bo may quan ly, gay kho khan trong viec anh gia thi ua va qua trnh thc hien tinh gian bien che. Bai viet gii thieu cach thc xay dng bang phan cong chc nang, nhiem vu cua cac bo phan trong bo may quan ly nham giup cac doanh nghiep giai quyet cac kho khan tren ay. I. Xay dng bang phan cong chc nang, nhiem vu trong bo may quan ly. Trnh t thc hien: (a) Liet ke tat ca nhng chc nang, nhiem vu chu yeu can c thc hien trong toan cong ty, va trong cac phong ban bo phan (phan nay c thc hien da tren c s cac ban ieu le, chc nang, nhiem vu cua cong ty va y kien cua ban giam oc) (b) Liet ke tat ca nhng chc nang, nhiem vu chu yeu, thc te ang c thc hien tai cac phong ban, bo phan. (c) Tong hp cac chc nang nhiem vu muc (b), oi chieu vi chc nang, nhiem vu cua cong ty muc (a) e: bo sung them nhng nhiem vu con b bo sot, ieu chnh, phan cong lai nhng cong viec chong cheo. Viec tien hanh phan cong bo tr lai c thc hien can c theo: (1) Yeu cau, ac iem, noi dung cua tng cong viec; (2) Quy che hoat ong cua doanh nghiep; (3)Nang lc thc te cua cac can bo lanh ao, cac bo phan trong bo may quan ly; sao cho moi cong viec eu co ngi thc hien, viec thc hien khong b chong cheo va chon c ngi phu hp nhat e thc hien. II. Dung ky hieu e ghi lai ten cua cac chc nang thc hien cong viec. Cac ky hieu thuoc chc nang ch huy: oc lap ra quyet nh: L1 Gi vai tro quan trong trong viec ra quyet nh va co quyen ky: L2 Gi vai tro quan trong trong viec ra quyet nh nhng khong ky: L3 Nh vay: ky hieu L1 luon ng oc lap; ky hieu L2 luon phai i cung vi cac ky hieu L3 hoac L2 khac (the hien viec ra quyet nh co tnh tap the, ap dung oi vi nhng cong viec can co s ban bac, thao luan trc khi ra quyet nh). Cac ky hieu thuoc cac chc nang khac: Hoach nh: P Trc tiep thc hien: D; Phoi hp cung thc hien: S ieu chnh, sa oi thc hien cong viec: A

Kiem tra cong tac thc hien cong viec: C Nhan va x ly thong tin: I

Nh vay, theo nguyen tac, moi cong viec se c thc hien theo cac chc nang quan ly co ky hieu: P,D,A,C va mot ky hieu ch huy. Tuy nhien, trong thc te, neu cong viec n gian, hoac hau nh khong ton thi gian khi thc hien mot chc nang nao o th chc nang o co the khong can ghi trong bang phan cong chc nang, nhiem vu. V du: Lap ke hoach, thc hien va anh gia ket qua ao tao va Co van cho cac lanh ao trc tuyen ve cac van e nhan s la hai cong viec co s phan cong cac chc nang thc hien c ghi trong bang 1.
Bang 1: Mot phan bang phan cong chc nang, nhiem vu cua phong to chc, nhan s
H s Chc nang, nhiem vu G/ Ph o g 1 Pho g 2 P to chc P. ke toa n P. Kinh doan h P. ky thua t S P. ngh en c u P. vi tn h I

Lap ke hoach, thc hien va anh gia ket qua ao tao k thut Co van cho cac lanh ao trc tuyen ve cac van e nhan s

L3

L2 C

P DA

L1C

PD