Upravljanje trokovima

projekta

Upravljanje trokovima

Aktivnosti se odnose na procenjivanje trokova svih projektnih resursa,

utvrivanje budeta projekta i praenje trokova kako bi se projekat
realizovao u okviru predvienog budeta.

Iako se ova funkcionalna oblast primarno bavi trokovima resursa, ne

treba zanemariti i druge trokove (npr. treba obuhvatiti i trokove
odravanja i korienja softvera kao podrke projektu).

Projekat mora biti dobro definisan kako bi se precizno odredilo vreme

potrebno za njegovu realizaciju i samim tim i realan budet.

Upravljanje trokovima

Naziv procesa

Grupa procesa

Procena trokova

Planiranje

Utvrivanje budeta

Planiranje

Kontrola trokova

Praenje i kontrola

Upravljanje trokovima
- procesi 1.

Procena trokova izrada procene ili priblinog iznosa trokova resursa

neophodnih za zavretak projekta.

2.

Utvrivanje budeta alociranje ukupne vrednosti procenjenih

trokova na pojedinane radne jedinice kako bi se stvorila osnova za
praenje radnog uinka..

3.

Kontrola trokova kontrolisanje promena u budetu projekta.

Upravljanje trokovima

Troak - resurs koji je rtvovan ili potroen radi postizanja konkretnog cilja.
Trokovi projekta - novana sredstva koja su potrebna i koja se troe u toku
realizacije projekta i jedan od osnovnih faktora upravljanja.
Profit - razlika izmeu ukupnih prihoda i ukupnih rashoda.
Analiza novanih tokova - metod kojim se utvruju procenjeni godinji
prilivi i odlivi od projekta, ime se dobija godinji prikaz novanih tokova.

Upravljanje trokovima

Opipljivi trokovi ili koristi - oni trokovi ili koristi koje organizacija lako
moe izmeriti u novanim jedinicama.
Neopipljivi trokovi ili koristi - trokovi ili koristi koje je teko izmeriti u
novanim jedinicama.
Direktni trokovi - trokovi koji se mogu direktno povezati sa izradom
proizvoda i pruanjem usluga na projektu.
Indirektni trokovi - trokovi koji nisu direktno povezani sa izradom
proizvoda i pruanjem usluga, ali su indirektno povezani sa realizacijom.

Upravljanje trokovima

Teorija krive uenja - kada se proizvodi veliki broj proizvoda, jedinini

trokovi proizvoda opadaju pravilnim tempom sa poveanjem broja
proizvedenih jedinica.
Rezerve - novani iznosi ukljueni u procenu trokova, radi smanjenja
trokovnog rizika, ostavljanjem prostora za situacije koje je teko predvideti.
Kontigencijske rezerve - ostavljaju prostora za budue situacije koje se
delimino mogu planirati (poznate nepoznanice) i ukljuene su u osnovni
plan trokova projekta.
Menaderske rezerve ostavljaju prostora za budue situacije koje nije
mogue predvideti (nepoznate nepoznanice).

Procena trokova

Procena trokova se vri nakon to se analizom strukture ili na drugi nain

projekat razradi do najelementarnijih zadataka koji se zovu aktivnosti.

Zatim se za svaku aktivnost procenjuje koliko je vremena i ljudi potrebno

za obavljanje posmatrane aktivnosti i koliko je potrebno materijala,
opreme, delova, i dr.

Potrebni radni sati se pretvaraju u novane iznose uz pomo definisane

cene radnog sata za odreenu vrstu posla, a za materijal i opremu se
uzimaju stvarni trokovi nabavke materijala i opreme.

Procena trokova

Tri osnovna tipa procene trokova su:

1.

Gruba procena ima cilj da utvrdi koliko e projekat kotati. Moe se nazvati
priblinom, odokativnom, nagaanjem ili irokim opsegom. Obavlja se i pre
zvaninog poetka projekta.

2.

Budetska procena se koristi za alociranje novanih sredstava u budetu

organizacije. Budetske procene se izrauju godinu ili dve pre realizacije.

3.

Konana procena daje tanu procenu trokova projekta i koristi se za

donoenje mnogobrojnih odluka o nabavkama za koje su potrebni precizni
podaci i utvrivanja konanih trokova projekta.

Procena trokova
Tip procene

Kada se obavlja

Zbog ega se obavlja

Koliko je tana

Veoma rano u
ivotnom ciklusu
Daje procenu trokova
projekta, najee 3-5 za donoenje odluka o
godina pre realizacije
izboru projekta
projekta

- 50 % do + 100 %

Budetska

Rano, 1-2 godine pre

realizacije projekta

Definisanje budeta

- 10 % do + 25 %

Konana

Kasnije tokom
projekta, do 1 godine
pre realizacije

Prua detalje za
nabavku, daje stvarnu
procenu trokova

- 5 % do + 10 %

Gruba

Procena trokova
Najee koriene metode i tehnike za procenu trokova su:

1.

analogna procena trokova odozgo na dole

2.

procena trokova odozdo na gore

3.

parametarsko modelovanje

Analogna procena trokova

Procene odozgo na dole koriste stvarne trokove prethodnih, slinih

projekata kao osnovu za procenu trokova tekueg projekta.

Podrazumeva znaajan nivo ekspertskog razmatranja i generalno je

jeftinija od ostalih, ali je i njena tanost manja.

Najpreciznije kada su prethodni projekti u sutini slini, a ne samo

naizgled.

Ljudi koji izrauju procene moraju posedovati neophodnu strunost da bi

utvrdili da li e odreeni delovi tekueg projekta biti skuplji ili jeftiniji nego
kod slinih projekata.

Procena trokova odozdo na gore

Zasniva se na proceni trokova za svaki pojedinani zadatak ili aktivnost,

da bi se zatim sabiranjem tako dobijenih trokova dobili ukupni trokovi
faze, a potom i projekta u celini.

Neophodno je da imamo prethodno uraen WBS, tj. da imamo odreene

sve neophodne aktivnosti.

Korienjem manjih elemenata rada poveava se tanost procene

trokova, jer procene formiraju ljudi kojima je posao dodeljen, a ne neko
ko nije upoznat sa poslom.

Nedostatak ovih procena je u tome to najee zahtevaju dosta vremena

i dobro poznavanje svih detalja projekta.

Procena trokova

Primer metode procene trokova odozdo

Parametarsko modelovanje

Koristi karakteristike (parametre) projekta u matematikom modelu za

procenu trokova projekta.

Parametarski model moe dati procenu u odreenom iznosu na osnovu

jedininih trokova resursa koji se koriste, nivoa strunosti angaovanih
kadrova, veliine i sloenosti poduhvata i slino.

Parametarski modeli su najpouzdaniji kada su pouzdani istorijski podaci na

osnovu kojih je model kreiran, kada su parametri merljivi i model
fleksibilan u smislu veliine projekta.

U praksi se pokazalo da primena kombinacije navedenih metoda daje

najpreciznije rezultate kod procene trokova na razliim projektima.

Procena trokova
Najee razlozi za netane procene :

1.

Procene se prebrzo obavljaju - Izrada procene za veliki projekat

predstavlja sloen zadatak, koji zahteva ulaganje znaajnih napora.

2.

Manjak iskustva u vrenju procena Procenitelji trokova najee

nemaju dovoljno iskustva u ovoj oblasti, naroito kod veih projekata.

3.

Ljudi esto potcenjuju Procenitelji mogu zaboraviti da ostave prostora

za dodatne trokove dodatnih aktivnosti u velikim projektima.

4.

Rukovodioci zahtevaju tanost - Rukovodioci u stvari ele preciznu brojku

koja e im pomoi da izrade ponudu kojom bi osvojili veliki ugovor.

Utvrivanje budeta

Podrazumeva alociranje procenjenih trokova projekta na pojedinane

stavke rada, koje se zasnivaju na WBS strukturi projekta.

Osnovni cilj procesa je izrada osnovnog plana trokova koji e se koristiti

za merenje uinka projekta i definisanje zahteva za finansiranje projekta.

Budetni trokovi mogu da se odnose na trokova zarada zaposlenih na

projektu, trokove rada dobavljaa ili nabavke dobara i usluga, putne
trokove, amortizaciju, zakupe i druga obrtna sredstva itd.

Proces utvrivanja budeta daje informacije potrebne za izradu zahteva za

finansiranje projekata.

Kontrola trokova

Praenje trokova, obezbeenje da se u osnovni plan trokova uvedu

samo adekvatne promene i informisanje stejkholdera o usvojenim
promenama koje e uticati na trokove projekta.

Softverski paketi poseduju obilje alata koji pomau u unosu budetiranih

trokova, definisanju osnove, unosu stvarnih trokova, izraunavanju
odstupanja i izradi raznovrsnih izvetaja o trokovima.

Pored primene softvera, mora postojati sistem za kontrolu promena, koji

e definisati procedure za izmenu osnovnog plana trokova.

Bitan alat za kontrolu trokova jeste merenje trokovnog uinka pomou

metode ostvarene vrednosti

Upravljanje ostvarenom vrednou

Tehnika za merenje uinka, koja poreenjem stvarnih informacija sa

osnovnim planom trokova, utvruje u kojoj meri projekat ispunjava
ciljeve u pogledu obima, vremena i trokova.

Upravljanje ostvarenom vrednou obuhvata izraunavanje tri vrednosti

za svaku aktivnost WBS strukture projekta:
1.

Planirana vrednost (PV) - deo odobrene ukupne procene trokova, koja po planu
treba da se potroi na odreenu aktivnost u datom periodu.

2.

Stvarni trokovi (AC) - suma direktnih i indirektnih trokova koji nastaju prilikom
obavljanja posla na aktivnosti u datom periodu.

3.

Ostvarena vrednost (EV) - procenu vrednosti stvarnog rada koji je obavljen,

zasniva se na prvobitno planiranim trokovima za aktivnost i stopi po kojoj tim
zavrava posao do posmatranog datuma.

Upravljanje ostvarenom vrednou

Pojam

Formula

Ostvarena vrednost

EV = PV do odreenog datuma x RP

Odstupanje trokova

CV = EV AC

Odstupanje od vremenskog plana

SV = EV PV

Indeks trokovnog uinka

CPI = EV / AC

Indeks ispunjenja vremenskog plana

SPI = EV / PV

Procena na zavretku (EAC)

EAC = BAC / CPI

Procenjeno vreme zavretka

Prvobitno procenjeno vreme / SPI

Formule steene vrednosti

10

Upravljanje ostvarenom vrednou

Odstupanje trokova (CV) je razlika izmeu ostvarene vrednosti i stvarnih

trokova. CV < 0 - obavljanje posla kota vie nego to je planirano, CV > 0
obavljanje posla kota manje nego to je planirano.
Odstupanje od vremenskog plana (SV) je razlika izmeu ostvarene i
planirane vrednosti. SV < 0 - za obavljanje posla trebalo vie vremena
nego to je planirano; SV > 0 - za obavljanje posla trebalo manje vremena.
Indeks trokovnog uinka (CPI) je odnos ostvarene vrednosti i stvarnih
trokova i moe se koristiti za procenu projektovanih trokova zavretka
projekta. CPI=1 - planirani i stvarni trokovi su jednaki; CPI < 1, projekat je
probio budet; CPI > 1 - projekat kota manje nego to je planirano.

Upravljanje ostvarenom vrednou

Indeks ispunjenja vremenskog plana (SPI) predstavlja odnos ostvarene

vrednosti i planirane vrednosti i moe se koristiti za procenu
projektovanog vremena zavretka projekta.
SPI=1 - projekat se izvodi u skladu sa vremenskim planom; CPI > 1 projekat se izvodi bre nego to je planirano; CPI < 1 kasni u odnosu na
osnovni vremenski plan.
Generalno, negativni rezultati odstupanja trokova i vremenskog plana
ukazuju na probleme u ovim oblastima.
Negativni brojevi znae da projekat kota vie ili traje due nego to je
planirano. CPI i SPI manji od jedan ukazuju na probleme.

11

Upravljanje ostvarenom vrednou

Aktivnost
Ostvarena vrednost (EV)
Planirana vrednost (PV)
Stvarni trokovi (AC)
Odstupanje trokova (CV)
Odstupanje vremenskog plana (SV)
Indeks trokovnog uinka (CPI)
Indeks ispunjenja vremenskog plana (SPI)

1. nedelja
EV = 10.000 x 50% = 5.000
PV = 10.000
AC = 15.000
CV = 5.000 15.000 = -10.000
SV = 5.000 10.000 = -5.000
CPI = 5.000 / 15.000 = 33%
SPI = 5.000 / 10.000 = 50%

Primer izraunavanja ostvarene vrednosti za odreenu aktivnost

Upravljanje ostvarenom vrednou

Procena na zavretku (EAC)

120.000

Budet na zavretku (BAC)

100.000

80.000
Taka EAC iznad i desno
od take BAC znai da e
projekat kotati vie i trajati
due nego to je planirano

60.000
Planirana vrednost (PV)
Stvarni trokovi (AC)
40.000
Ostvarena vrednost (EV)
20.000

10

11

12

13

Meseci

Primer dijagrama ostvarene vrednosti za projekat

12