Sveuilite Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku

Odjel za matematiku
Preddiplomski studij matematike

Seminarski rad iz predmeta

Uredsko poslovanje

Naslov rada:
MS Project za upravljanje projektima

Studenti:
Tomislav Kneevi, broj indeksa: 192, G2
Jelena Radlovi, broj indeksa: 175, G3

Osijek, prosinac 2006.

Sadraj:
1. Uvod........................................................................................3
2. Rad s MS Projectom....................................................................3
2.1. Uvod..................................................................................3
2.2. Resursi...............................................................................7
2.3. Razvoj i upis projeka.............................................................10
2.4. Tracking praenje napretka.................................................14
3. Zakljuak..................................................................................16
Literatura..................................................................................17

1. Uvod
2

Microsoft Project je softverski alat namijenjen voenju projekata.

Spada u obitelj Microsoft Office alata.
Mogue ga je nabaviti u dvije verzije: Standard i Professional.
Osnovna razlika izmeu navedenih inaica je mogunost rada u mrei i
sinhronizacije podataka pomou posluitelja kod profesionalne verzije.
Kao to smo ve spomenuli, MS Project spada u Office grupu, zbog ega je
korisniko suelje veim dijelom biti poznato korisnicima aplikacija MS Word i
MS Excel.
Naredbe su organizirane u menijima, a one ee koritene lako su dostupne
preko trake s alatima. Naravno, korisniko suelje svaki korisnik moe
prilagoditi sebi i svom nainu rada.
2. Rad s MS Projectom

2.1. Uvod
Nakon to pokrenemo MS Project, moemo zapoeti s novim projektom ili
nastaviti s ureivanjem postojeeg. Novi projekt otvaramo izborom naredbe
New iz File menija, a nakon toga Blank Project iz okvira sa zadacima (nalazi
se uz lijevi rub ekrana). Osim otvaranja praznog projekta, moemo iskoristiti
odgovarajudi predloak (Template).
Nakon to pokrenemo novi projekt na opisani nain, moemo iskoristiti tzv.
Wizarda arobnjaka koji se pojavljuje u okviru sa zadacima i vodi nas u
koracima kroz definiranje projekta.

Sve parametre unesene na ovaj nain mogue je naknadno izmijeniti. U ovoj

je fazi preporuljivo upisati datum poetka odvijanja projekta ili krajnji rok za
zavretak projekta: Project -> Project Information -> Start date ili Finish
date.

U svakom trenutku moemo sauvati projekt, na ve uobiajeni nain:

File -> Save. Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju
.mpp.
Globalne postavke projekta dostupne su nam iz menija Tools -> Options.

Napomena: vano je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utjeu

na funkciju MS Projecta ili na projekt na kojem upravo radimo. Tako emo
npr. oznaku valute (Currency) namjestiti na listidu View, dok je na listiu
Calendar mogue postaviti radno vrijeme koje e se podrazumijevati za
nove projekte (gumb Set as Default).

Inicijalno se MS Project pokree s ukljuenim prikazom gantograma. Na ovaj

se pogled uvijek moemo vratiti preko menija View -> Gantt Chart. Radna
povrina podijeljena je na dva dijela: s lijeve strane nalazi se tablica
namijenjena unosu podataka: aktivnosti, resursa, a s desne je strane prostor
s vremenskom linijom u kojem se iscrtava gantogram.
Radne dane i radno vrijeme moemo detaljno postaviti iz menija Tools ->
Change Working Times .
Aktivnosti emo najjednostavnije unositi direktno u tablicu: kliknemo na
praznu eliju u stupcu Task Name i upiemo naziv aktivnosti. U krajnjem
lijevom stupcu pojavljuje se identifikator aktivnosti koji se kreira automatski.
Procijenjeno trajanje aktivnosti upisujemo u stupac Duration. Sve dok sami
ne definiramo trajanje raunalo upisuje pretpostavljenu vrijednost 1 day?.
Poetak pojedinih aktivnosti raunalo izraunava na temelju poetnog (ili
konanog) datuma i trajanju prethodnih aktivnosti. Dvostrukim klikom na
pojedinu aktivnost moemo otvoriti dijaloki okvir za detaljnije postavke (vidi
sliku):

Miljokaz (Milestone) postavimo tako da unesemo novu aktivnost kojoj je

trajanje jednako nuli. Na gantogramu je miljokaz predstavljen crnim
dijamantom.
Na iduoj se slici vidi kako je postavljen odnos izmeu dvije aktivnosti s
obzirom da se iskop izvodi prije utovara, aktivnost Iskop zemlje... je
prethodnik (Predecessor) aktivnosti Utovar uz odnos FS: utovar de
zapoeti kada iskop bude gotov. Lag oznaava vremenski odmak izmeu
aktivnosti (npr. Betoniranje moe biti aktivnost koja prethodi Skidanju
oplate; u tom sluaju demo kao Lag staviti period stvrdnjavanja betona).

2.2. Resursi
Resurs u kontekstu MS Projecta moe biti osoba, imovina, materijal,
informacija, ili kapital koji moe biti koriten za postizanje cilja. Nakon to
poveemo resurse i aktivnosti, biti emo u mogunosti odgovoriti na pitanja
kao to su:
Tko e i kada raditi na odreenoj aktivnosti?
Raspolaemo li s koliinom resursa koja odgovara opsegu projekta?
Oekujemo li da resurs obavlja odreenu aktivnost za vrijeme kada
nije na raspolaganju za rad na projektu?
Jesmo li resursu pridruili vie aktivnosti nego to radni kapacitet tog
resursa doputa?

Raspoloivost resursa (maximum units) odreuje kada i koliko odreeni

resurs moe sudjelovati u odreenim aktivnostima; inicijalno se postavlja
vrijednost od 100%, to znai da je resurs na raspolaganju cijelo radno
vrijeme. Jedininu cijenu definiramo ukoliko elimo izraunati iznos kotanja
odreenog resursa. Resurse dijelimo u dvije grupe:
1
a) ljudski resursi (osobe, oprema) work resources - osobe imenom i
prezimenom (npr. Pero Perid, dipl.in.gra.) - osobe odreene zanimanjem /
funkcijom (npr. nadzor) - osobe grupirane prema zajednikim vjetinama
(npr. zidari) - oprema (npr. bager, prostor Uprave gradilita oprema ne
mora nuno biti pokretna)
2
b) materijalni resursi tj. potroni materijal material resources - na
primjer: avli, beton,...
Ovisno o vrsti resursa, te o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta treba
procijeniti koji je nain imenovanja resursa najbolji. U sluaju da u trenutku
unoenja ljudskih resursa ne znamo tono ime nekog suradnika, moemo
upisati privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj nain rezervirati
mjesto. Nakon to poveemo aktivnosti i resurse, MS Project odreuje
rokove izvedbe odreene aktivnosti prema formuli:
trajanje aktivnosti raspoloivost resursa = rad
npr. 40 h trajanja aktivnosti 100% raspoloivosti resursa = 40 radnih
sati ili 16 h akt. 2 resursa po 100% rasp. = 32 radna sata
Ako odreenoj aktivnosti uz ve pridrueni resurs odluimo dodati jo
resursa, koliina radnih sati ostaje ista, dok se trajanje aktivnosti smanjuje
(prema gore ispisanoj formuli). Ovaj princip odreivanja rokova naziva se
Effort driven scheduling.
Nakon dodavanja (ili izmjene rasporeda) resursa, MS Project nas moe
upitati elimo li aurirati trajanje aktivnosti prema effort driven ili nekom
drugom principu.
Resurse unosimo slino kao to smo unosili aktivnosti.
Otvorimo pogled View -> Resource Sheet; u tablicu upiemo naziv resursa i
broj jedinica (Max Units) dotinog resursa koje projekt ima na raspolaganju.

Aktivnosti i resurse povezujemo tako da dvostrukim klikom otvorimo

odreenu aktivnost i na listidu Resources dodamo jedan ili vie resursa. U
stupcu Units odredimo raspoloivost pojedinog resursa dotinoj aktivnosti
(npr. 50% znai pola radnog vremena; ostalih 50% resurs je slobodan za
neku drugu aktivnost).

Nakon to smo uspjeno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz

aktivnost pojavljuje i popis resursa koje odreena aktivnost koristi.

U priloenim tablicama
nalaze se ulazni podaci
za izradu dinamikog
plana projekta.
Poetak projekta:
25.10.2007.
Radno vrijeme:
07:00 15:00
Pauza: 10:00 10:30
Subote su radne.

2.3. Razvoj i upis projekta

Pokazati emo kako se zadani podaci upisuju u MS Project:
1
1) Nakon to smo pokrenuli MSP (ili otvorili novi dokument), najprije
postavljamo datum poetka projekta (Project Information)

1
... i radno vrijeme pomou arobnjaka iz okvira sa zadacima, koji
de nas voditi korak po korak. Izaberemo Define general working times...

Na kraju upiemo broj radnih dana i sati ...

... te zavrimo sa Save and Finish u petom koraku.

10

2) upisujemo aktivnosti (Opis pozicije -> Task name) sa zadanim

trajanjima

3) aktivnosti moemo grupirati tako da iznad prve aktivnosti u grupi

ubacimo novu aktivnost (desni klik na redni broj, New Task): prvu grupu
nazvati demo Zemljani radovi, a u nju demo ukljuiti prve dvije
aktivnosti: oznaimo ih (selektiramo) te kliknemo na gumb Indent

11

4) odnose meu aktivnostima definiramo na slijededi nain: dvostrukim

klikom na aktivnost otvaramo dijaloki okvir, te na listidu Predecessors
izaberemo aktivnost koja prethodi, vrstu odnosa i vremenski odmak
eng. Lag

Sada se na gantogramu jasno vidi slijed i odnos meu aktivnostima.

5) kao miljokaz (Milestone) postaviti demo dogaaj Kraj montanih

radova, i to izmeu aktivnosti Postavljanje PVC cijevi i Pjeani nasip.
Napomena: miljokaz upisujemo kao aktivnost s trajanjem 0.

12

6) resurse upisujemo tako da najprije otvorimo pogled View -> Resource

Sheet. Prilikom dodavanja resursa (radnika i strojeva) vodimo rauna o
vrijednosti Max. Units najvedem broju (koliini) odreenog resursa koji
u odreenom vremenu moe biti ukljuen u odreenu aktivnost.

1
Ukoliko elimo da nam MSP proraunava trokove, cijenu kotanja
resursa takoer moemo upisati u ovoj tablici (Std. Rate; Ovt. Rate).
Dvostrukim klikom na resurs otvara se dijaloki okvir za detaljan opis.
7) Resurse pridruujemo aktivnostima tako da nakon dvostrukog klika
na aktivnost (iz pogleda View -> Gantt Chart) na listidu Resources
izaberemo resurs(e) s prethodnog popisa, te definiramo raspoloivost
(Units).

13

Nakon to sve resurse pridruimo aktivnostima, gantogram de izgledati

ovako:

2.4.

Tracking paraenje napretka

Do sada smo se bavili planiranjem razvojem i povezivanjem detalja

projekta prije samog poetka odvijanja projekta. Nakon to projekt krene,
ujedno krede i faza rukovoenja projektom: praenje napretka eng.
Tracking.
Pod praenjem podrazumijevamo injenice kao to su: tko je radio to, kada
je odreena aktivnost bila zavrena i koliko je kotala.
Ispravno praenje izvedbe i usporedba s izvornim planom omoguava nam
odgovore na pitanja:
Poinju (i zavravaju) li aktivnosti prema planu; u sluaju da nije tako,
hode li se pomaknuti planirani datum zavretka projekta?
Troe li resursi vie ili manje vremena nego to je planirano?

14

U kojoj mjeri poveanje trokova aktivnosti poveava cjelokupnu cijenu

projekta?
Ovisno o nivou kontrole nad projektom biramo metodu praenja, te
biljeimo:
napredak prema planu funkcionira dok god se aktivnosti odvijaju
prema rasporedu!
postotak zavrenosti pojedine aktivnosti
stvarni poetak, stvarni kraj, stvarni rad, stvarno i preostalo vrijeme za
svaku aktivnost
U praksi se koriste kombinacije navedenih metoda pradenja. Prije poetka
pradenja projekta moramo pohraniti nit vodilju (eng. baseline) referentni
smjer odvijanja projekta, a nakon toga pravodobno aurirati status. Razlika
izmeu vodilje i trenutnog stanja pokazuje nam tijek izvedbe.
Pogled na mreni dijagram moemo aktivirati preko menija View ->
Network Diagram.

15

3. Zakljuak
Microsoft Project je jedan od programa jako popularnog Microsoftovog Offica
i zbog te injenice je ve puno prihvatljiviji i dostupniji od ostalih
konkurentskih programa.
Klasian WHYIWYG (What You See Is What You Get) program pristupaan za
obine korisnike a opet s druge strane ispunjem velikom koliinom naprednih
funkcija.
Odlian je za obine jednostavne zadatke tj. projekte jer je bez nekog veeg
truda mogue lijepo organizirati vrijeme, resurse...
Savren za malo sloeniju problematiku jer velika koliina naprednih funkcije
omoguuje jednostavni rad u MS projectu.
U kratko, jedna rijetka svijetla toka u Office-u.

16

Literatura
1. Chatfield, Carl S: Microsoft Office Project 2003 Step by Step, Microsoft
Press, 2003.
2. Kennemer, Brian: Show Me: Microsoft Office Project 2003, QUE
Publishing, 2004.
3. Sinia Lukari: Microsft Projet, osnovne upute, 2006
4. http://en.wikipedia.org/wiki/Ms_project

17