Uvod u MS Project

Sadr aj
Osnove MS Project-a
Kreiranje plana
Definiranje zadataka i njihovo povezivanje
Definiranje resursa i njihovih trokova
Provjera/redefiniranje plana

Vo enje i praenje projekta

Praenje hodograma, utroenog rada i trokova

Analiza rizika

Komuniciranje
Objavljivanje informacija

Kako nam mo e pomoi MS

Project
Priprema projekta
Ciljevi
Korisnici

Izrada plana

Definiranje zadataka
Pridru ivanje resursa zadacima
Procjena potrebnog vremena i bud eta
Procjena faktora koji mogu utjecati na trajanje projekta
Izrada alternativnih scenarija

Vo enje i praenje projekta

Komunikacija
Objavljivanje informacija

Komunikacija
MS Project nam omoguava:
Objavljivanje izvjetaja (tiskanje ili
H TML)
Komuniciranje putem e-maila
Komuniciranje putem MS Project
poslu itelja

Objavljivanje informacija

Definiranje razliitih pogleda

Prikaz odabranih informacija
Kreiranje izvjetaja
Objavljivanje informacija
T i skanjem
Pretvaranjem u slike i HTML format
Objavljivanjem informacija na MS
Project poslu itelju

Osnove MS Project-a 2002

Osnovni ekran
Meni
Toolbar
View bar
Project guide
Glavni prozor

Podeavanje osnovnih
podataka projekta
Meni File
Opcija
Properties

Podeavanje opcija projekta

Meni Tools

Opcija Options

Podeavanje
Pogleda
Osnovnih podataka
Kalendara
Naina suradnje
Su elja
Opcije snimanja

Podeavanje bar-ova
Toolbar
View bar

Podeavanje glavnog prozora

Dijeljenje
glavnog
prozora
Dodavanje
novih
kolona

Planiranje

Kreiranje novog projekta

Definiranje satnice/kalendara
Unos zadataka
Raspored zadataka
Pridru ivanje resursa
Unos trokova
Pregled rasporeda
Podeavanje rasporeda
Snimanje projekta

Kreiranje novog projekta

Kreiranje novog
projekta
(File>New)
Definiranje
poetka ili kraja
projekta (Project
> Project
Information )

Definiranje satnice/kalendara
MS Project mo e definirati nekoliko vrsta
satnice:

Osnovna satnica
Satnica projekta
Satnica kalendara
Satnica resursa (samo ljudskih)

Osnovno vrijeme su sati

Paziti kod podeavanja opcija kalendara radi
pravilnog prikaza i raunanja trajanja zadataka

Podeavanje opcija kalendara

Meni Tools
Opcija Options
Podeavanje kalendara

Poetka tjedna
Poetka godine
Poetka zadatka
Kraja zadatka
Definiciju radnog dana,
tjedna i mjeseca

Definiranje novog kalendara

Meni Tools> Change
Working Time
Opcija New
Unesemo podatke
o novom kalendaru
Podesimo podatke
novog kalendara
Selektiranjem dana
Postavljanjem satnice

Unos novog zadatka

Kreiranje novog
zadatka
(View>Gantt
Chart)
Unos naziva i
du ine trajanja
novog zadatka
Organizacija
zadataka u
podzadatke

T ipovi zadataka
Summary tasks zajedniki naziv skupine
zadataka, poma e nam u organizaciji zadataka
Subtasks podzadaci, stvarni zadaci u pojedinoj
skupini zadataka
Recurring tasks zadaci koji se ponavljaju u
pravilnim intervalima
Milestones kontrolne toke, zadaci s du inom
trajanja 0

Unos ponavljajueg zadatka

Kreiranje
ponavljajueg
zadatka (Insert >
Recurring task )

Unos naziva i du ine

trajanja

Unos uzorka
ponavljanja

Unos ranga
ponavljanja

Naini povezivanja zadataka

Kraj-Poetak (Finish-Start) F S
Zadatak B ne mo e poeti dok ne zavri
zadatak A

Poetak-Poetak (Start-Start) S S
Zadatak B ne mo e poeti dok ne
zapone zadatak A

Kraj-Kraj (Finish-Finish) FF
Zadatak B ne mo e zavriti dok ne
zavri zadatak A

Poetak-Kraj (Start-Finish) S F

Zadatak B ne mo e zavriti dok ne

pone zadatak A

Kako povezati zadatke

Selektirati eljene zadatke
Najmanje dva zadatka
Vie zadataka koritenjem Shift tipke
Vie zadataka koritenjem Ctrl tipke (bitan je
redoslijed selektiranja)

Odabrati na toolbar-u ikonicu Link Tasks

Raskinuti vezu mo emo istim postupkom
uz odabir ikonice Unlink Tasks

10

Resursi
MS Project razlikuje dva tipa resursa
Radni resursi: ljudi i oprema koji
obavljaju odre eni rad da bi se ispunio
zadatak
Materijalni resursi: resursi koji nikada ne
obavljaju rad ali su potrebni za
dovrenje zadatka

Unos novih resursa

Izaberemo pogled
View > Resource
Sheet

Unesemo naziv i tip

resursa (work ili
material)

Unesemo koliinu
radnih resursa
Max.Units ili oznaku
jedinice kod
materijalnih resursa
Material Label

11

Promjena satnice resursa

U pogledu
Resource Sheet
selektiramo eljeni
resurs(e)
Izaberemo u meniu
Project > Resource
Information

Odabrati fasciklu
Working Time

Definiramo satnicu
za odabrani resurs

Dodjeljivanje resursa zadatku

U bilo kom pogledu na

zadatke (npr. View Gantt)
selektiramo eljeni(e)
zadatak(e)

Pritiskom mia na ikonicu

toolbar-a Assign Resources

Selektiramo eljeni
resurs i pritiskom na
botun Assign pridru imo
ga zadatku

Pritiskom na botun
Graphs dobivamo graf
zauzetosti odabranog
resursa

12

Detaljniji pogled na zadatak

Izaberimo pogled
View > Task Details
Form
Ukljuenom opcijom
Effort driven du ina
trajanja zadatka,
ukupni rad i
anga man resursa
ovisi o tipu zadatka

Odnos rad, trajanje i

anga man resursa
Rad = Traranje * Anga man resursa
(Work = Duration * Units)
T ipovi zadataka
Fixed Units: fiksiran je anga man resursa
Fixed Duration: fiksirano je trajanje zadatka
Fixed Work: fiksirano je ukupan rad na zadatku

Prilikom pridru ivanja prvog resursa zadatku

rauna se ukupan rad na zadatku koji se
nakon toga ne mijenja! naknadno je
mogue runo promijeniti ukupan rad na
zadatku

13

T rokovi resursa

Odaberemo pogled
View > Resource
Sheet
Mo emo unijeti
trokove redovnog
rada, prekovremenog
rada ili trokove po
koritenju
T rokovi mogu biti
isplaeni na poetku,
na kraju ili
proporcionalno
obavljenom poslu

T rokovi su defaultno u kn/satima

(kn/h), ali mogu biti i kn/tjedni
(kn/w), kn/mjeseci (kn/mo),
kn/godinje (kn/y) isplaeni na
poetku, na kraju ili proporcionalno
obavljenom poslu

Tablica trokova resursa

U pogledu
Resource Sheet
selektiramo eljeni
resurs(e)
Izaberemo u meniu
Project > Resource
Information

Odabrati fasciklu
Costs

Definiramo tablicu
trokova za
odabrani resurs

14

Odabir eljene tablice

trokova resursa na zadatku

Izaberemo pogled
View > Task Usage

Selektiramo resurs i
odaberemo u
meniju Project >
Assignment
Information

Sada mo emo
odabrati tablicu
trokova koju elimo
primijeniti

Postavljanje fiksnog troka

zadatka
Odaberemo
pogled View >A
Gantt Chart
Odaberamo u
menuu View >
Table > Cost
Unesemo fiksni
troak zadatka i
nain isplate

15

Pregled kriti nih toaka

U pogledu View > Resource Graph
mo emo vidjeti raspored optereenosti
resursa po danima
U pogledu View > Gantt Chart mo emo
vidjeti dinamiku realizacije projekta (s
Gantt Chart Wizardom mo emo prikazati
kritini put projekta)
U pogledu View > Task Usage mo emo
dodati s opcijom Format>Details>Costs
dinamiku trokova

Rjeavanje problema kriti nih

toaka
Dijeljenjem zadatka stvaranje
pauze u izvrenju zadatka
Runom promjenom resursa zadatka
Automatskim niveliranjem resursa
zadatka
Pomicanjem poetka zadataka
mijenjanjem Leg parametra

16

Komunikacija s lanovima
tima
Va no je da planove, rasporede i
zadu enja podijelimo sa lanovima tima i
suradnicima
MS Project ima mogunost elektronikog
obavjetavanja putem E-maila
Prije poeta koritenja ove opcije potrebno
je postaviti kao nain komunikacije E-mail.
U meniju Collaborate>Options odaberemo
E-mail kao nain komunikacije

Snimanje projekta
Nakon potvrde suradnika o primljenim
zadu enjima gotovi smo s fazom izrade
plana i mo emo snimiti projekt
Osim snimanja samog projekta snimamo i
baseline radi kasnije mogunosti praenja
projekta
Snimanje projekta u meniju odaberemo
opciju File>Save (ili Save As)

17

Snimanje baseline-a
U meniju Tools
odaberemo opciju
T racking > Save
Baseline
Odaberemo koji
baseline elimo snimiti
(imamo ih 11)
Odaberemo da li elimo
snimiti cijeli projekt ili
samo njegov dio

Vo enje i praenje projekta

U ovoj fazi projekta pratimo tri bitna elementa
projekta:
Satnicu/raspored
Utroeni rad
T rokove

Zahtijevamo periodiko izvjetavanje radi

ranog otkrivanja problema
Analizom podataka umanjujemo rizik
kanjenja projekta i ostavljamo si dovoljno
vremena za korekcije
Ne zaboravimo snimiti baseline stanje prije
poetka praenja projekta

18

Unos aktualnog stanja

Ukoliko unos stanja
ne radimo za trenutni
datum ve smo dobili
zakanjele izvjetaje moramo prvo
promijeniti datum
statusa
Odaberemo u meniju
Project> Project
Information
Odaberemo eljeni
datum statusa

Unos aktualnog stanja (2)

Veinu podataka
mo emo unijeti
izborom pogleda
View> More Views>
Task Sheet
Nakon toga
odaberemo tablicu
View> Table>
T racking
Unesemo eljene
vrijednosti u
odgovarajua polja

19

Linija napredovanja
Progress Line
Linija napredovanja
nam pokazuje u
odnosu na odabrani
datum koji projekti
kasne s realizacijom i
grafiki prikazuje tu
relaciju vidljivo u
Gantt Chart diagramu
Detaljnije
podeavanje mo emo
ostvariti izborom
Tools> Tracking
>Progress Lines

Analiza rizika
Kroz pogled View> Resource Usage i filter
Project> Filtered for > Ovedrallocated Resources
otkriti prezauzete resurse
S linijom napredovanja (Progress Line) otkriti
emo pravovremenost realizacije zadataka
S pogledom View> Tracking Gantt Chart
usporediti plan s trenutnom realizacijom
Pregledom realizacije trokova: u pogledu
View>Gantt Chart odaberemo View>Table> More
Tables > Earned Value

20

Komunikacija
Komunikacija s lanovima tima je vrlo
va na za uspjenu realizaciju
projekta
Komunicirati mo emo
E-mailom
MS-Project serverom
klasi no

Komunikacija s lanovima
tima
Mo emo slati zahtjev za potvrdu raznih
informacija
Zadu enja
Statusa zadatka

Ukoliko resurs nema pridjeljenu E-mail

adresu
Mo emo je dodati u pogledu View> Resource
Sheet tako da pritiskom desne tipke mia na
naslov kolona odaberemo Insert Column.. dodamo
polje EmailAddress
MS Project e potra iti u naem adresaru E-mail
adresu resursa i ukoliko je ne na e tra iti e od
nas da je unesemo

21

Objavljivanje informacija
Razmjena informacija putem E-maila
Razmjena informacija putem MS
Project servera
Objavljivanje informacija kao grafike
Objavljivanje informacija u HTML
obliku
Printanje izvjetaja

Objavljivanje informacije kao

grafike
U nekom od grafikih
prikaza (npr. Gantt Chart)
odaberemo menu
Edit>Copy Picture
Odaberemo generiranje
slike za odgovarajui medij
Selektiramo eljene
podatke, to jest vremensku
skalu
Pritiskom na botun OK
kopiramo sliku ili u
Clipboard ili u datoteku

22

Objavljivanje informacije u
H TML obliku

Odaberemo menu File> Save As

Web Page
Odaberemo odgovarajui naslov
datoteke
Aktivira nam se Wizard
Odaberemo postojeu mapu i
izaberemo jednu od ponu enih
Po elji dodamo nove parametre
- npr. dodamo prethodno
generiranu sliku Gantt Chart
diagrama
Kreemo se kroz wizard i na
kraju odaberemo botun Finish

Printanje izvjetaja
Odaberemo menu View>
Reports
Odaberemo odgovarajuu
skupinu izvjetaja
Odaberemo odgovarajui
izvjetaj miem
Eventualno mu editiramo
postavke
Kliknemo na botun Select
Otisnemo preview
izvjetaja

23

 to smo obradili
Osnove MS Project-a
Kreiranje plana
Definiranje zadataka i njihovo povezivanje
Definiranje resursa i njihovih trokova
Provjera/redefiniranje plana

Vo enje i praenje projekta

Praenje hodograma, utroenog rada i trokova

Analiza rizika

Komuniciranje
Objavljivanje informacija

Zakljuak
MS Project je slo en alat ijem
savladavanju moramo posvetiti
odre eno vrijeme
Ovo je samo dio funkcija MS Projecta

24