Fail Meja Rozi-Updated 5.8.09

FAIL MEJA
NAMA ROZI BINTI TAMIN
NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308
JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR
GRED N41
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR
TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006

TARIKH PENEMPATAN
(Tarikh penempatan di Bahagian / 27 MAC 2006
Seksyen / jabatan berkenaan)
NO. TELEFON 03-8947 2027
EMAIL t_rozi@putra.upm.edu.my
FAKS 03-8942 6468
TARIKH DIBUKA
NO. SEMAKAN 00
TARIKH DIKEMASKINI -
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau
portfolio tugas.
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:
(a) Maklumat organisasi;

(b) Struktur organisasi;
(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);
(d) Struktur organisasi PTJ;
(e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai
pegawai lain;
(f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);
(g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
(h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;
(i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);
(j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;
(k) Senarai borang-borang yang digunakan;
(l) Norma-norma kerja;
(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;
(n) Senarai tugas harian.
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa
pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ) .
4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini

dikaji semula dan dikemaskini:-
(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA Halaman: 2

ISI KANDUNGAN
Bil Perkara Halaman

1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
1.1 Latar belakang UPM 5
1.2 Punca kuasa 5
1.3 Objektif penubuhan UPM 6
1.4 Visi UPM 6
1.5 Misi UPM 6
1.6 Matlamat UPM 6
1.7 Piagam pelanggan UPM 7
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
3.1 Latar belakang PTJ 9
3.2 Fungsi utama 9
3.3 Dasar Kualiti 10
3.4 Wawasan 10
3.5 Misi 10
3.6 Matlamat 10
3.7 Piagam Pelanggan 12
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ
4.1 Carta Organisasi PTJ 13
4.2 Objektif Kualiti PTJ 14
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI 18

DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30

Bil Perkara Halaman
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 50
9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG 65

DIPERLUKAN
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68
12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69
13.0 NORMA-NORMA KERJA 71
14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75

1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1.1 LATAR BELAKANG
Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti

Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya
adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan
Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu
Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan
dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan
tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam
bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.
Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada
kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan
sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang
sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya
kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana
Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu
langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi
yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping
berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi
kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.
1.2 PUNCA KUASA
1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);

1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)
1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan
1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.

1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN
Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang

berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti
penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah
negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia
tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan
Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.
1.4 VISI
Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.
1.5 MISI
Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang

memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan
dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia
dan penerokaan ilmu sejagat.
1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan
wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu
dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap
objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan
masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:
Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan

berusaha untuk terus maju;
Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan
kemahiran insaniah;
Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang
terkemuka;
Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan
pendidikan dan penyelidikan pertanian;
Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;
Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan
cemerlang;
Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan
amalan terbaik;
Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti
secara cekap dan berkesan;
Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan
berasaskan ICT; dan
Matlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni
1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI
Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan

budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan
profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:
Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam

aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik
yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana
pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan
ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang
dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara
secara menyeluruh;
Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan
serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan
kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk
membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan
kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan
Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan
tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan
tinggi yang berkualiti.

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR
Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan

penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian
yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang
melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.
Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan

fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang
terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan
sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya
kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi,
Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam
pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem
penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat
disediakan.
3.2 FUNGSI UTAMA
Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat

Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:
a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,

akademik dan pentadbiran umum di Universiti;
b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan

Pelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat
Perkhidmatan pekerja Universiti;
c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan

sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di
Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran
mengenainya;
d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang

melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;
e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan

sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan
sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan
Peraturan.
3.3 DASAR KUALITI
Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar

kualiti Universiti Putra Malaysia.
Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan

Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia,
perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan,
perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan
kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi
menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional
melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk
memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008
3.4 WAWASAN
Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang

dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan,
perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan
kesenian selaras dengan wawasan UPM.
3.5 MISI
Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber

manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan
serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.
3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR
(a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja

dengan cemerlang;
i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga
kerja yang cemerlang pada semua peringkat
Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara
kontrak yang lebih berdaya saing untuk
menarik individu berpengalaman luas
dalam industri;
Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;
Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai

akademik adjung dan tenaga pakar;
Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut

skim perkhidmatan;
Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai

yang lebih berkesan; dan
Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara

dua hala pada peringkat antarabangsa
(Pembangunan Staf).
ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,

sihat, kondusif dan ceria.
Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek
kebajikan kerja yang lebih terjamin;
Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk

pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan
persekitaran kerja;
Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh

menjamin keselamatan dan kesihatan
staf; dan
Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan

psikologikal untuk persekitaran kerja
yang sihat/ceria.
(b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan

Kualiti berteraskan amalan terbaik.
i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban
dan kecekapan
Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti

dalam pengurusan kewangan dan
pentadbiran entiti
ii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti
Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang

diselaraskan dengan kriteria AKPM

3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR
a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;
b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;
c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;
d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati

masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon
selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik diterima;
e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon

selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;
f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta

dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima
kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus
Induksi;
g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon

selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi
daripada PPU/KPT;
h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum

bersara;
i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14

bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang
ditetapkan;
j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas

melapor diri; dan
k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab

selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.

4.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
PENDAFTAR
PENGURUSAN DAN
PENTADBIRAN AM JAWATANKUASA
JAMINAN KUALITI
SEKSYEN
PENGURUSAN DASAR
PERKHIDMATAN
SEKSYEN JAMINAN
KORPORAT
KUALITI
SEKSYEN TEKNOLOGI
MAKLUMAT & KOMUNIKASI
(ICT)
SEKSYEN
PENTADBIRAN &
KEWANGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN PUSAT

PUSAT KESIHATAN
UNIVERSITI KEBUDAYAAN & KESENIAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI
UNIVERSITI
BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN PERUNDANG-

BAHAGIAN
PENGURUSAN SUMBER PEMBANGUNAN SUMBER PERUNDANG UNDANGAN SEKSYEN
MANUSIA -UNDANGAN UNIVERSITI PENTADBIRAN DAN SEKSYEN SEKSYEN PENTADBIRAN &
MANUSIA SEKSYEN FARMASI PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN PENGURUSAN PEJABAT
KEWANGAN
SEKSYEN SEKSYEN
PELANTIKAN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN
KOMPUTER DAN
LATIHAN DLM TATATERTIB STAF TEKNOLOGI MAKLUMAT DIAGNOSTIK SEKSYEN KEBUDAYAAN PENTADBIRAN DAN
PERKHIDMATAN KEWANGAN
SEKSYEN
SEKSYEN PENTEDBIRAN DAN
SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN
KENAIKAN PANGKAT KEWANGAN
LATIHAN AKADEMIK PENASIHATAN & GUBALAN KAWALAN KESELAMATAN DEWAN & PANGGUNG PENTADBIRAN &
KORPORAT KAMPUS PUCHONG PERCUBAAN PENGURUSAN MASJID
SEKSYEN
SEKSYEN SEKSYEN PERGIGIAN
SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN AKTIVITI
SARAAN, PRESTASI & GUAMAN & GUBALAN SEKSYEN TEKNIKAL
BIMBINGAN & KERJAYA BANTUAN PEMBANGUNAN SAHSIAH
ELAUN AWAM
STAF SEKSYEN DAN MODAL INSAN
KEJURURAWATAN
SEKSYEN SEKSYEN
PENGESAHAN,CUTI & SEKSYEN RONDAAN
PERSARAAN PENILAIAN DALAM SEKSYEN PERUBATAN &
PERKHIDMATAN KECEMASAN
SEKSYEN
PENYIASATAN
SEKSYEN
KESELAMATAN & SEKSYEN KESIHATAN
KESIHATAN PEKERJAAN SEKSYEN UMUM
TARFIK
SEKSYEN SEKSYEN PERUBATAN
PERUBATAN & PEKERJAAN
PERHUBUNGAN PEKERJA SEKSYEN
KAWALAN AKSES
SEKSYEN
PERUBATAN SUKAN

4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Objektif Kualiti
Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya

1. Kawalan Dokumen
sekali dalam setahun
Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman

2. Audit Dalaman
berkurangan 20% dari tahun sebelumnya
Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya

Tindakan
3. 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka
Pembetulan
panjang) dari tarikh surat diedarkan.
Tindakan
5. Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan
Pencegahan
Kepuasan Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman
pelanggan, pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
6. analisa,
pengukuran dan Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran
peningkatan pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)
Perolehan dan Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4

pembayaran kali setahun
8. (Bekalan,
Perkhidmatan dan Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi
Kerja) analisis penilaian prestasi pembekal
Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk

perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk

perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas
(15) hari bekerja
Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-
lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan
tempoh baikpulih
Perkhidmatan Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
10. Teknologi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi
Maklumat dilakukan selewat-lewatnya 4 jam
Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi
aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain
boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan
selewat-lewatnya 2 hari bekerja
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran
aliran serta fungsian sistem atau pemasangan
peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam
tempoh lima (5) hari bekerja

Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang
Bil. Proses Objektif Kualiti
menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari
16. Latihan Staf setahun
Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut
takwim tahunan
Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh
14 hari bekerja selepas waran diterima
Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat
18. Pelantikan staf
sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik)
dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-
lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas
tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa
melantik
Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana
penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya
75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.
Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari
waran yang diterima.
Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah
94% dari waran yang diterima.
Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam
Pengesahan Dalam
24. tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah
Jawatan
memenuhi semua syarat yang ditetapkan
Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir
25. Persaraan
sebelum bersara
Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat
(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6
hari bekerja selepas waran diterima
Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat
(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100
hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes
persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes
penamatan perkhidmatan
Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan
26. Kenaikan Pangkat Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5)
hari bekerja selepas menerima petikan Minit
Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak
Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti)
atau arahan Pihak Berkuasa Melantik
Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik)
dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja
selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan
Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak
Berkuasa Melantik

Bil. Proses Objektif
KursusKualiti
Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali
setahun
Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-
lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri
30. Kursus Induksi
Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh
10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima
kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang
Panel Penilai Kursus Induksi
Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50%
33. Cuti belajar
daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi
Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes
yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas
penerimaan kes
Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang
dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam
tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir
34. Kaunseling Staf
Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada
tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk
Menganjurkan program berbentuk pencegahan,

pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6
kali dalam setahun
Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya

Buku rawatan
38. 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan
perubatan
buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan
Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak
perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan
dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja
setelah menerima arahan yang lengkap daripada
Seksyen Latihan Akademik
Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak
tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak
perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju
Perhidmatan untuk membuat pembayaran secara ansuran
39. Perundang- Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir
undangan bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa
sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja
setelah menerima laporan bertulis yang lengkap
daripada PTJ
Memaklumkan keputusan dan melaksanakan
hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa
Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari
bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa
Tatatertib dibuat.

5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
SEKSYEN JAMINAN KUALITI

6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
1. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Penyelaras Audit/
Pengurusan melaksanakan aktiviti Sistem (PA)/Timbalan PA
Merancang pelaksanaan Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar: Merancang program audit
Sistem Pengurusan a) Audit Dalaman dan Audit dan memastikan audit
Kualiti (SPK) MS ISO Persijilan SIRIM; dilaksanakan mengikut
9001:2000 b) Mesyuarat Semakan perancangan.
Pengurusan (MSP) / Memastikan tindakan
Jawatankuasa Jaminan Kualiti pembetulan/pencegahan bagi
(JKJK) Induik, Mesyuarat Laporan
Jawatankuasa Dokumentasi, Ketidakpatuhan(NCR)/Cadang
Mesyuarat Jawatankuasa an penambahbaikan (OFI)
Kepuasan Pelanggan; dilaksanakan mengikut
c) Latihan dan Bengkel tempoh yang ditetapkan.
Penyediaan/semakan Dokumen.
Ahli JKJK Induk/MSP
Menyediakan laporan
mengikut agenda yang
ditetapkan.
Penyelaras Latihan Staf

(PLS)/Timbalan PLS
Membuat analisis
keberkesanan latihan staf
yang menghadiri
latihan/bengkel.

hubungan hubungan
Penolong Pegawai Tadbir
Membantu mengurus,
menyelaras dan
melaksanakan aktiviti Sistem
Pengurusan Kualiti Pejabat
Pendaftar
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Memastikan persediaan
audit, mesyuarat, latihan dan
bengkel dilaksanakan dengan
lancar.

hubungan hubungan
2. Pendaftar / Wakil Mengurus, mengawal, menyelenggara Tiada Timbalan Pegawai Kawalan
Pengurusan dan memantau dokumen Sistem Dokumen (TPKD)
Meluluskan dan Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 Mengurus, mengawal,
mengesahkan Dokumen dan sistem ISO INTRANET. menyelenggara dan
MS ISO 9001:2008 memantau dokumen Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2008 di entiti masing-
masing.
Ketua Seksyen/Unit
Menyedia/menyemak
dokumen operasi masing-
masing dan membuat
permohonan pindaan
dokumen kepada PKD/TPKD.

Membantu mengurus,
mengawal, menyelenggara dan
memantau dokumen Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2000 dan sistem ISO
INTRANET.
Penolong Pegawai Teknologi

Maklumat
Penambahbaikan sistem
ISO INTRANET.
Pembantu Tadbir
Menyelenggara dokumen
Sistem Pengurusan Kualiti MS
ISO 9001:2008
hubungan hubungan
3. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Timbalan Penyelaras
Pengurusan menganalisa maklumbalas pelanggan Kepuasan Pelanggan (TPKP)
Memastikan Mengurus, menyelaras
maklumbalas pelanggan dan menganalisa
diuruskan mengikut maklumbalas pelanggan di
prosedur yang entiti masing-masing
ditetapkan supaya
perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir
ditingkatkan. Membantu mengurus,
menyelaras dan menganalisa
maklumbalas pelanggan
Pembantu Tadbir
Menyemak dan
merekodkan maklumbalas.
4. Pendaftar Merancang, mengurus, menyelaras Tiada Timbalan Penyelaras

Wakil Pengurusan dan menganalisa Kajian kepuasan Kepuasan Pelanggan (TPKP)
Memastikan kajian pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Mengurus Kajian
kepuasan pelanggan Pendaftar kepuasan pelanggan dalaman
diuruskan mengikut dan luaran Pejabat Pendaftar
prosedur yang di entiti masing-masing
ditetapkan supaya
perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir
ditingkatkan. Membantu mengurus dan
menganalisa kajian kepuasan
pelanggan
Pembantu Tadbir
Mengedar dan
merekodkan borang kajian
kepuasan pelanggan.
hubungan hubungan
5. Pendaftar Merancang, mengurus dan memantau Tiada Penolong Pegawai Tadbir
Memastikan sistem sistem pengurusan rekod Pejabat Membantu mengurus dan
pengurusan rekod Pendaftar memantau sistem pengurusan
Pejabat Pendaftar rekod Pejabat Pendaftar
dilaksanakan dengan
sistematik Pembantu Tadbir
(Perkeranian dan Operasi)
Menyelenggara dan memelihara
fail dan rekod
Pembantu Am Pejabat
Membantu menyelenggara dan
memelihara fail dan rekod
Pekerja Awam
Membantu menyelenggara dan
memelihara fail dan rekod
6. Pendaftar/Wakil Mengumpul, menyelaras dan Tiada Timbalan Wakil Pengurusan

Pengurusan/Ketua mengambil tindakan susulan bagi Melaporkan status tindakan
PTJ/Timbalan Wakil laporan tindakan pembetulan, pembetulan, pencegahan dan
Pengurusan tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan di entiti masing-
Memastikan semua ketidakpatuhan produk/perkhidmatan masing
tindakan yang diambil
bagi tindakan Ketua Seksyen/Unit
pembetulan, tindakan Merekodkan tindakan
pencegahan dan yang dibuat dan
ketidakpatuhan menyerahkan kepada WP
produk/perkhidmatan atau TWP masing-masing.
adalah berkesan dan
tidak berulang.

hubungan hubungan
Membantu mengumpul,
menyelaras dan mengambil
tindakan susulan bagi laporan
tindakan pembetulan,
tindakan pencegahan, dan
ketidakpatuhan
produk/perkhidmatan,
tindakan pencegahan dan
tindakan ke atas
ketidakpatuhan
produk/perkhidmatan.
Pembantu Tadbir
Menyedia dan
merekodkan borang-borang
yang telah lengkap kedalam
fail-fail yang berkaitan.

hubungan hubungan
7. Naib Canselor Mengumpul/menyediakan, menyelaras Tiada Pegawai Pelapor di PTJ
Mempengerusi dan memantau pengurusan pelaporan Menyediakan laporan dan
mesyuarat PIN, JKP dan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke mengambil tindakan di setiap
PPMKB dan Kementerian Pengajian Tinggi PTJ masing-masing melalui
mengesahkan laporan Sistem Pelaporan Integrasi
untuk dihantar ke KPTM * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa UPM (SPIN).
Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan
Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi
Pendaftar Ketua Bahagian/Seksyen
Memastikan Pejabat Pendaftar
pelaksanaan pelaporan Menyediakan laporan aktiviti
PIN, JKP dan PPMKB di berkaitan.
UPM berjalan lancar.
Membantu
mengumpul/menyediakan,
menyelaras dan memantau
pengurusan pelaporan (*PIN,
JKP, dan PPMKB) ke
Kementerian Pengajian
Tinggi.
8. Naib Canselor Mengurus, memantau dan Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM
Memantau kemajuan mengemaskini maklumat pelaksanaan Mengumpul, melapor dan
UPM ke arah AKPM 2010 tindakan berkaitan kriteria Anugerah melaksanakan aktiviti
dan menerima laporan Kualiti Perdana Menteri (AKPM) berdasarkan kriteria AKPM.
pelaksanaan.
Ketua Bahagian/Seksyen
Pendaftar Pejabat Pendaftar
Mempengerusikan Mengumpul, melapor dan
mesyuarat melaksanakan aktiviti
Jawatankuasa AKPM dan berdasarkan kriteria AKPM.
memastikan
pelaksanaan aktiviti
mengikut kriteria AKPM.
hubungan hubungan
Membantu mengurus,
memantau dan
mengemaskini maklumat
pelaksanaan tindakan
berkaitan kriteria Anugerah
Kualiti Perdana Menteri
(AKPM).
9. Naib Canselor Membangunkan dan memantau Tiada Ketua PTJ UPM

Mengesahkan dan pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi Memastikan pelaksanaan dan
meluluskan Pelan (PIO) UPM memantau aktiviti/program
Integriti Organisasi selaras dengan PIO.
(PIO) UPM yang
dibangunkan untuk Pegawai Pelapor di PTJ
dilaksanakan Melaporkan pelaksanaan PIO
di PTJ pada setiap suku
Pendaftar tahun.
Memantau
pembangunan PIO UPM Penolong Pegawai Tadbir
supaya selaras dengan Membantu membangunkan
Pelan Integriti Nasional dan memantau pelaksanaan
dan PIO Kementerian Pelan Integriti Organisasi
Pengajian Tinggi (PIO) UPM.
Malaysia
Pembantu Am Pejabat
Mengedarkan PIO yang telah
diluluskan oleh Jawatankuasa
ke semua PTJ UPM

hubungan hubungan
10. Pendaftar Memantau ke atas pengwujudan dan Tiada Ketua PTJ/Wakil
Memastikan semua staf pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM Pengurusan
UPM mempunyai Fail Memantau pelaksanaan fail
Meja meja staf PTJ .
Pegawai Pelaksana Fail Meja

di PTJ
Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail meja
setiap staf di PTJ masing-
masing.

Membantu memantau ke
atas pengwujudkan dan
pelaksanaan fail meja di UPM
Pembantu Tadbir
Membantu mengemaskini
rekod dan status
penyediaan / kemaskini fail
meja staf UPM

hubungan hubungan
11. Pendaftar Mengurus, melaksana dan memantau Tiada Ketua Bahagian Pejabat
Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar Pendaftar Memantau pelaksanaan fail
mempunyai Fail Meja meja staf bahagian .
Ketua Seksyen Pejabat

Pendaftar
Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail meja
setiap staf di PTJ masing-
masing
Membuat analisis status
penyediaan fail meja dan
menghantar kepada urus
setia

Membantu mengurus,
melaksana dan memantau
penyediaan Fail Meja (FM)
staf Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir
rekod dan status
penyediaan / kemaskini fail
meja staf Pejabat Pendaftar

hubungan hubungan
12. Pendaftar Mengumpul, mengemaskini dan Tiada Ketua Bahagian Pejabat
Memastikan memantau pengukuran dan analisis Pendaftar
pelaksanaan dan Piagam Pelanggan dan objektif kualiti Memantau pelaksanaan dan
pematuhan ke atas memastikan tindakan
piagam pelanggan dan pembetulan dan
objektif kualiti penambahbikan dilaksanakan
dilaksanakan dengan
berkesan Ketua Seksyen Pejabat
Pendaftar
Memantau pelaksanaan dan
menyediakan laporan secara
berkala

Membantu mengumpul,
mengemaskini dan
memantau pengukuran dan
analisis Piagam Pelanggan
dan objektif kualiti
Pembantu Tadbir
Mengemaskini data-data
pengukuran piagam
pelanggan dan objektif kualiti
dan memaklumkan mengenai
sebarang pindaan/semakan.

hubungan hubungan
13. Pendaftar Mengemaskini dan memantau senarai Tiada Ketua Bahagian/Ketua
Mengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Seksyen
tugas dan carta Pendaftar Menyemak dan
organisasi Pejabat menyerahkan senarai tugas
Pendaftar yang terkini untuk
direkodkan.

dan memantau senarai tugas
dan carta organisasi Pejabat
Pendaftar
Pembantu Tadbir
Mendapatkan senarai
tugas yang terkini daripada
Ketua Bahagian/Ketua
Seksyen.

7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT
PENDAFTAR
Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/Wakil
Pengurusan
2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Ketua Seksyen

Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang Pentadbiran dan
disenaraikan pada tahun berkenaan. Kewangan
3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan
4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun

dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan
semasa.
5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan

pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)
Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.
6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :

(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;
(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa
Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa
Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan
Pelanggan;
(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM
Bil. Proses Kerja
1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk Wakil
entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftar Pengurusan/Penyelaras
dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun Audit
2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit Dalaman Penyelaras Audit

Pejabat Pendaftar.
3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan

diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar
mengikut tempoh yang ditetapkan
4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang

akan dijalankan.
5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras

dan tersedia.
6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas
7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit

Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian
8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu

diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.
9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan

ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi

Bil. Proses Kerja
10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR Pendaftar/Wakil
kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan Pengurusan
11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak

SIRIM selepas proses audit dijalankan.
12. Kemaskini rekod-rekod audit.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)
(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat
Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan
Bil. Proses Kerja
1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat Pendaftar/Wakil
SPK. Pengurusan
2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk

mesyuarat disediakan dan lengkap.
3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah

ditetapkan
4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.
(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)

(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
Bil. Proses Kerja
1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang Pendaftar/Wakil
hendak diadakan bagi keperluan SPK Pengurusan
2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari

bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.
3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaian

keberkesanan latihan diakhir program
4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah

diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian
peserta dan tindakan selanjutnya.
5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan
diselenggara
(* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)

7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO
9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET

Bil. Proses Kerja
1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen Pendaftar
dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti
cop Dokumen Terkawal). Tempat simpanan ini adalah di
Pusat Dokumen dan Rekod.
2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama
dokumen terkawal.
3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pendaftar/Wakil Standard MS ISO
sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen Pengurusan 9001:2008
(UPM/PEND/P001).
4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam
sistem ISO INTRANET.
5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub- Pen. Peg. Teknologi
menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET Maklumat
mengunakan perisian macromedia.
6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam

server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.
7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan

dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)

7.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN

Bil. Proses Kerja
1. Terima dan Kenalpasti Maklumbalas
(a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti
Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan), Borang
Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau
telefon
(b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama
ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan:
i. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar,
lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima
melalui e-aduan, emel atau telefon pada Borang
Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).
ii. Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM,
serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan
melalui surat dan maklumkan kepada pengadu
melalui emel (jika ada).
2. Rekodkan Aduan
(a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod

aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas
Pelanggan, UPM/PEND/P018)
(b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan
(PEND/BL01/ADUAN).
3. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan
(TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB).

Bil. Proses Kerja
4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu
i. Sahkan tindakan pembetulan yang

telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian
atau bukti pelaksanaan yang dilampirkan.
ii. Maklumkan kepada pengadu dan
rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada
pengadu pada Bahagian D dalam Borang Maklumbalas
Pelanggan (PEND/BR01/MP).
5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan

Aduan (PEND/BL01/ADUAN)
6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan

pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan
atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang
Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.
7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat

kepada staf yang berkenaan.
8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai

Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).
9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar

untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)

7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN
PEJABAT PENDAFTAR

Bil. Proses Kerja
1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman
Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang
Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar
(PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.
2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat

Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar
Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu
(a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus

di kaunter perkhidmatan.
(b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM
3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat
Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod
Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan
(PEND/BL01/KKP).
4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik

yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data
(UPM/PEND/P009).
5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.

Bil. Proses Kerja
6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan
tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan
Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005)
atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).
7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan

Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat
pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).
8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di

Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan
Kualiti Induk Pejabat Pendaftar.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)

7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT
PENDAFTAR

Bil. Proses Kerja
(a) Peminjaman Fail dan Rekod
1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi
proses peminjaman fail dan rekod.
2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan

dan proses yang telah dikuatkuasakan.
3. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan

mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman
fail dan rekod.
4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis
panduan peminjaman yang telah ditetapkan.
(b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod

1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai Pendaftar
dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun fail
dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan
dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di
Bilik Fail dan Bilik Arkib.
2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara
faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.

Bil. Proses Kerja
3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat Penolong Pendaftar,
penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod Seksyen Pentadbiran &
terpelihara dengan baik. Kewangan
(c) Pelupusan Rekod

1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara Akta Arkib Negara
pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual 2003 (Akta 629)
pemisahan rekod.
2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod Akta Arkib Negara

yang telah diasingkan. 2003 (Akta 629)
3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak Pendaftar Akta Arkib Negara
dilupuskan. 2003 (Akta 629)
4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
Negara. 2003 (Akta 629)
5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. 2003 (Akta 629)
6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
Negara. 2003 (Akta 629)

7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,
TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

Bil. Proses Kerja
1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan
pencegahan.
2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan
Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan
Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).
3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan
bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.
4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulan Pendaftar/Wakil
berdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telah Pengurusan
ditetapkan.
5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada
Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan
(PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan
Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).
6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat
JKJK (PTJ).
7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam
MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada
Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan
(UPM/PEND/P007) jika berkenaan.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke
atas Produk dan Perkhidmatan)

7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN
PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Bil. Proses Kerja
1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam
Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.
2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di

PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.
3. Semak status penghantaran laporan dari Pusat

Tanggungjawab melalui SPIN.
4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui

SPIN.
5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada

PTJ.
6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan

mesyuarat.
7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika Pendaftar

ada).
8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi
Malaysia (KPT).

7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN
OBJEKTIF KUALITI

Bil. Proses Kerja
1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat
Pendaftar yang telah dibangunkan.
2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan

kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan
objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster
3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif
kualiti setiap 6 bulan dan tahunan
4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif
kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk
penyediaan laporan
5. Terima data-data /laporan pencapaian objektif
kualiti/piagam pelanggan.
6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah

dihantar oleh pegawai.
7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi
pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang
tidak mencapai sasaran.
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang
dalam mesyuarat

Bil. Proses Kerja
9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses
perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut
prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan
10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaan
piagam pelanggan/objektif kualiti.
11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen,

prosedur atau poster.
12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan

yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang
sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan
13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara

dengan baik.

7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA
ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

Bil. Proses Kerja
1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan
dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).
2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.
3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagi Pendaftar

jawatankuasa AKPM UPM.
4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal
AKPM
5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada

pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan,
pengumpulan dokumen sokongan disediakan.
6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai
yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan
kriteria AKPM
7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada

pegawai-pegawai yang bertanggungjawab
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang

dalam mesyuarat

7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM

Bil. Proses Kerja
1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail
meja dari semua PTJ di UPM.
2. Sediakan template format fail meja senarai semak dan

carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai
pelaksana melalui email dan buletin.
3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada Pendaftar
pegawai pelaksana PTJ.
4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua

pegawai pelaksana PTJ
5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja

mengikut PTJ/UPM.
6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada

mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti

7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

Bil. Proses Kerja
1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dan
carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua
bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.
2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja

kepada ketua bahagian/seskyen.
3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketua Pendaftar

bahagian/seksyen.
4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja

mengikut Bahagian/Seksyen.
5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar

pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.

7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

Bil. Proses Kerja
Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk
1.
membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM
2. Sediakan draf PIO
Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan

keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti
3.
Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum
diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM
Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM Naib Canselor,
4.
untuk semakan dan kelulusan Pendaftar
Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh

5. jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua Pendaftar
staf UPM
Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah
6. dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf Pendaftar
UPM
Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan
7.
dan tindakan
Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada
8.
setiap suku tahun

7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

Bil. Proses Kerja
1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur
organisasi
2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang Ketua Bahagian/Ketua

berkaitan Seksyen
3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, Ketua

Bahagian
4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi

penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail
meja
5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua Pendaftar

perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai
tugas mempunyai tarikh kuatkuasa
6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada

staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan
7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara

dan dipelihara dengan baik

8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;


b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan

Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi,
Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;


c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU

DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008
DAN SISTEM ISO INTRANET

8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS

PELANGGAN

8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN

PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR

8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN

REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN

SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN
PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAU

PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN

ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI

8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT

PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH
KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL

MEJA (FM) STAF UPM

8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA

(FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN

MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA

ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG
9.0
DIPERLUKAN
BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen
1. Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling

-
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)
2. Quality Management Systems Requirements (ISO

-
9001:2008, IDT)
3.
- Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia
4.
- Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
5.
- Akta Arkib Negara 2003
6.
- Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)

10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU

DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN
SISTEM ISO INTRANET
Tandakan
Bil Perkara Catatan
( )
1. Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan

Dokumen (CPD)
2.
Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan
3.
Pindaan pada dokumen
4. Pindaan pada Senarai Utama Dokumen
Terkawal.
5. Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan
Pendaftar pada muka hadapan dokumen
6.
Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET
7.
Cetakan
8. Pengedaran dan penarikan dokumen (Log
Pengedaran dan Penarikan Dokumen)
9.
Rincih dokumen
Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan

10.
Dokumen (PKD)

8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN
REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.
Tandakan
Bil Perkara Catatan
( )
1.
Senarai rekod untuk dilupuskan
2.
Borang (4) Arkib Negara
3. Majukan borang permohonan pelupusan ke
Arkib Negara
4.
Surat kebenaran pelupusan
5.
Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)
6. Pelupusan rekod mengikut kaedah yang
dibenarkan
7. Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib
Negara

11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Bil Jawatankuasa Keanggotaan

Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana Setiausaha / Urus
1.
Menteri Universiti Putra Malaysia setia
Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional
2. Setiausaha
(PIN) Universiti Putra Malaysia
Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk
3. Setiausaha
Pejabat Pendaftar
Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)
4. Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha
Pendaftar
Jawatankuasa Dokumentasi Pejabat Pengerusi / Pegawai

5.
Pendaftar kawalan Dokumen
Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Penyelaras kepuasan

6.
Pejabat Pendaftar Pelanggan
Jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat

7. Setiausaha
Pendaftar
Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif

8. Ketua
(KIK) Pejabat Pendaftar
Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Ahli / Sidang

9.
Putra Malaysia pengarang
10. Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN)

Urus setia
Universiti Putra malaysia
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)
11. dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan
Urus Setia
Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra
Malaysia
12. Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID
Ahli
Universiti Putra Malaysia
13. Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFID

Pengurus Projek
Universiti Putra Malaysia

12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan
2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan
3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman
Senarai Kehadiran Mesyuarat

4. PEND/BR01/AD 04
Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman
5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman
6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan
7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD
8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan
Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen

9. PEND/BR01/CPD
(CPD)
10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen
11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan
12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman

13. PEND/BR01/KAJIAN 01
Pejabat Pendaftar
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat
14. PEND/BR01/KAJIAN 02
Pendaftar
PEND/BR01/ PINJAM-
15. Borang Pinjaman Rekod
REKOD
16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail
17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen
18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan
19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod
20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal
PEND/SE01/TERKAWAL
21. Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)
(PTJ)

Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
PEND/SU01/DOKUMEN Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti
22.
01 dan Prosedur)
Senarai Utama Dokumen Terkawal
PEND/SU01/DOKUMEN
23. (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis
02
Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)
PEND/SU01/DOKUMEN Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen
24.
03 Rujukan)
25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti
Senarai Utama Juruaudit Dalaman Pejabat

26. -
Pendaftar
27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan
28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan
29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan

13.0 NORMA-NORMA KERJA
Petunjuk Prestasi
Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.
(a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat

Pendaftar.
i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan Kuantiti
Pengurusan sekali setahun. Sekali
ii. Melaksanakan tindakan pembetulan Masa

pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) 3 bulan
audit SIRIM dalam tempoh yang
ditetapkan.
iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas Masa

Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit 4 bulan
SIRIM.
iv. Melaksanakan audit dalaman Induk Kuantiti

sekurang-kurangnya sekali setahun. Sekali
v. Melaksanakan kajian kepuasan Kuantiti

pelanggan Pejabat Pendaftar sekali Sekali
dalam tempoh setahun.
vi. Memberi akuan penerimaan Masa

maklumbalas kepada pengadu. 3 hari bekerja
(b) Mengurus, mengawal, menyelenggara dan

memantau dokumen SPK
i. Melaksanakan semakan semula Kuantiti

dokumen SPK dalam tempoh setahun Sekali
ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen Masa

SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali 1 hari
perubahan dokumen selewat-lewatnya pada
hari tarikh kuatkuasa.

Petunjuk Prestasi
Masa / Kos)
11. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
berteraskan integriti, keutuhan,
kebertanggungjawaban dan kecekapan.
(a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam

pengurusan pentadbiran
i. Memastikan Jawatankuasa Pelan

Integriti Nasional (PIN), Jawatankuasa
Keutuhan Pengurusan (JKP), Jawatankuasa
Kuantiti
Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan
4 kali setahun
Karenah Birokrasi (PPMKB) dan Laporan
Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta
Undang-undang Peraturan bermesyuarat
ii. Melaporkan usaha-usaha
penambahbaikan berkaitan pengurangan Kuantiti
karenah birokrasi untuk memudahkan 4 kali setahun
sesuatu urusan kepada pelanggan
iii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-

usaha penambahbaikan (Outcome
Kuantiti
keberkesanan hendaklah jelas dan telah
1 kali setahun
melaksanakan survei terhadap keberkesanan
penambahbaikan yang telah dilaksanakan)
(b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat

universiti untuk dihantar ke Kementerian
Pengajian Tinggi (KPT)
i. Menghantar laporan ke KPT setiap 3

bulan sekali mengikut tempoh yang Masa
ditetapkan 3 bulan sekali
12. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.
(a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang

diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana
Menteri (AKPM)
i. Mendapatkan dan mengemaskini data Masa
berkaitan kriteria yang diperlukan daripada Setiap kali mesyuarat
entiti terbabit
ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua Kuantiti

staf Pejabat Pendaftar disediakan 100% staf Pejabat
(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM Pendaftar
A1.3.c)
Masa
November 2009

Petunjuk Prestasi
Masa / Kos)
iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudan Masa
dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di Setiap bulan
semua Pusat Tanggungjawab UPM
(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM
A1.3.c)
iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi Kuantiti

(PIO) 1 PIO
(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)
Masa
Disember 2009
13. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod
(a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan

melupus fail dan rekod
i. Merekodkan dokumen yang diterima ke Masa
dalam fail (Secara berpusat) Dalam tempoh
sehari / 10 hari
bekerja
ii. Memelihara fail dan rekod dengan Kualiti
sempurna Tiada fail rosak
iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail Kuantiti

dan penggunaan Bilik Fail Tiada kes kehilangan
fail
iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail Masa

yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik 2 bulan selepas tamat
Arkib Pejabat pendaftar tempoh simpanan
v. Membuat pelupusan fail dan rekod Kuantiti

setelah tamat tempoh simpanan arkib Sekali dalam tempoh
setahun

14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Nama Pusat
: Pejabat Pendaftar
Tanggungjawab (PTJ)
Nama Pegawai dan No. Kad
: Rozi binti Tamin (760828-04-5308)
Pengenalan
No. Staf : A03200
Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)
Bahagian/Seksyen/Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti
Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar
Pegawai Penilai Kedua : -
Senarai Tugas dan Tanggungjawab:
1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti

Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);
2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ISO INTRANET ;
3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat

Pendaftar;
4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan

dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;
5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan
Arkib Pejabat Pendaftar.
6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut:

a. tindakan pembetulan;
b. tindakan pencegahan;
c. kawalan ketidakpatuhan produk.
7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN,

JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;
(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan,

PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)
8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan

berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);
9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau

pelaksanaanya;

10. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;
11. Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat
Pendaftar;
12. Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam

Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.
13. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat
Pendaftar.
14. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah
tanggungjawab Pegawai.
15. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
Tarikh Kuatkuasa : 01 Ogos 2009
Tandatangan dan cop Ketua :

PTJ/Bahagian

15.0 SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil Tugas Catatan
Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau

mana-mana log tugas harian

Fail Meja Rozi-Updated 5.8.09

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Fail Meja Rozi-Updated 5.8.09

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FAIL MEJA

NAMA ROZI BINTI TAMIN

NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308

JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR

BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR

TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006

FAKS 03-8942 6468

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:

(a) Maklumat organisasi;

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini

(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

FAIL MEJA Halaman: 2

Bil Perkara Halaman

1.1 Latar belakang UPM 5

1.2 Punca kuasa 5

1.3 Objektif penubuhan UPM 6

1.4 Visi UPM 6

1.5 Misi UPM 6

1.6 Matlamat UPM 6

1.7 Piagam pelanggan UPM 7

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8

3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

3.1 Latar belakang PTJ 9

3.2 Fungsi utama 9

3.3 Dasar Kualiti 10

3.7 Piagam Pelanggan 12

4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ

4.1 Carta Organisasi PTJ 13

4.2 Objektif Kualiti PTJ 14

5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17

6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI 18

7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30

FAIL MEJA Halaman: 3

9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG 65

10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66

11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68

12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69

13.0 NORMA-NORMA KERJA 71

14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74

15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75

FAIL MEJA Halaman: 4

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1.1 LATAR BELAKANG

Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti

1.2 PUNCA KUASA

1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);

FAIL MEJA Halaman: 5

Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang

Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.

Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang

1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan

1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI

Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan

Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam

FAIL MEJA Halaman: 7

3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR

Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan

Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan

3.2 FUNGSI UTAMA

Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat

a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,