Professional Documents
Culture Documents
CBR Arsip
CBR Arsip
D
I
S
U
S
U
N
OLEH:
Puji syukur kami haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas critical book report yang kami susun dalam
bentuk makalah ini dengan judul “Critical Book Report”.
Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas wajib mata kuliah Pendidikan
Manajemen Arsip Dinamis. Makalah ini berisi tentang hasil analisis kami terhadap dua buku
materi Kearsipan yang telah ditelaah.
Kami berharap makalah ini dapat menambah wawasan pembaca pada umumnya dan
mahasiswa khususnya. Kami juga menyadari makalah ini tidaklah sempurna, maka dari itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Akhir kata kami ucapkan terima
kasih dan selamat membaca.
Penulis
i
DAFTAR ISI
ii
BAB I
PENDAHULUAN
b. Sri Mulyani
c. Suyetti
Penerbit : Erlangga
ISBN : 978-979-033-737-4
Ukuran buku : 16 x 24 cm
ISBN : 978-979-076-589-4
1
BAB II
RINGKASAN BUKU
A. Pengertian Arsip
Pengertian arsip yaitu setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang
disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Contohnya : surat, kartu, flashdisk,telegram, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar, grafik,
memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.
B. Jenis-jenis Arsip
a. Financial record
b. Inventory record
c. Personal record
d. Sales record
e. Production record
a. Lembaga pemerintahan
b. Instansi pemerintah/swasta
2
b. Arsip biasa
c. Arsip penting
e. Arsip rahasia
a. Arsip dinamis
1) Arsip aktif
b. Arsip statis
1. Nilai penerangan
2. Nilai yuridis
3. Nilai historis
4. Nilai ilmiah
D. Pengertian Kearsipan
1. Filling Cabinet
2. Rotary
3. Lemari Arsip
4. Rak Arsip
5. Map Arsip
3
6. Guide
7. Ordner
8. Stapler
9. Perforator
10. Numerator
11. Kotak/box
13. Label
1. Kartu Indeks
4. Map Pengganti
5. Buku Arsip
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa
kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :
1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto,
dan sebagainya.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga
keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,
arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.
4
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip,
apakah jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter yang
akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak arsip. Sarana yang dibutuhkan
adalah sebagai berikut :
1. Kartu Deskripsi
2. Kertas Pembungkus
3. Kotak Arsip
4. Rak Arsip
1. Asas Sentralisasi
2. Asas Desentralisasi
Untuk memilih asas pengelolaan mana yang sesuai, tentu saja harus
mempertimbangkan beberapa hal antara lain sebagai berikut :
5
4. Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
b. Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tida banyak tumpukan kertas yang
memenuhi ruangan.
b. Mengindeks
c. Kode
d. Daftar klasifikasi
a. Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.
6
a) Nama lebih mudah diingat oleh siapa pun
a) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
d) Mudah diterapkan
b) Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya
d) Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan
2) Peraturan mengindeks
Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
a) Nama perorangan
7
b) Nama perusahaan
c) Instansi pemerintah
a) Filling cabinet
b) Guide
c) Hanging folder
d) Alat sortir
a) Memeriksa surat/berkas
b) Mengindeks surat/berkas
c) Mengode surat/berkas
d) Menyortir surat
e) Menempatkan surat/berkas
b) Menentukan indeks
c) Menentukan kode/surat
e) Mengambil arsip
b. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
8
2) Daftar klasifikasi subjek
Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan
tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain sebagai
berikut :
a) Filling cabinet
b) Guide
c) Hanging folder
d) Kartu indeks
f) Rak sortir
g) Cardex
a) Memeriksa berkas
b) Mengindeks
c) Mengode
d) Menyortir
e) Menempatkan
9
b) Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek
surat dengan daftar klasifikasi subjek
c. Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Dalan sistem tanggal sebetulnya tidak perlu dibuat suatu daftar klasifikasi karena bagian
tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan,
dan tanggal.
a) Filling cabinet
b) Guide
c) Hanging folder
d) Kartu indeks
a) Memeriksa surat/berkas
b) Mengindeks
c) Mengode
d) Menyortir
e) Menempatkan
10
a) Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat
d) Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
d. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama
negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut :
a) Menurut nama negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah menurut nama negara.
b) Menurut nama pembagian wilayah administrasi negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah
yang dibuat berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara.
c) Menurut wilayah administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi
tertentu.
a) Filling cabinet
b) Guide
c) Hanging folder
d) Cardex
e) Kartu index
f) Rak sortir
a) Memeriksa surat/berkas
11
b) Mengindeks
c) Mengode
d) Menyortir
e) Menempatkan
Jika nama wilayah yang menjadi dasar penyimpanan tida diketahui, maka lakukan langkah
penemuan kembali seperti dibawah ini :
h) Ambil surat tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
e. Sistem nomor
12
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakan kode angka/nomor.
Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena srtiap tingkat
permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu
sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah.
- Filling cabinet
- Guide
- Hanging folder
- Kartu indeks
- Rak sortir
- Memeriksa berkas
- Mengindeks
- Mengode
- Menyortir
- Menempatkan
- Filling cabinet
- Guide
- Hanging folder
- Kartu indeks
- Buku nomor
13
- Memeriksa berkas
- Mengindeks
- Mengode
- Menyortir
- Menempatkan
- Filling cabinet
- Guide
- Hanging folder
- Kartu indeks
- Buku arsip
- Memeriksa berkas
- Mengindeks
- Mengode
- Menyortir
- Menempatkan
Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip seperti yang telah
diutarakan di atas, di kantor-kantor, baik swasta maupun pemerintah tida sama. Ada kantor
yang menggunakan sistem abjad, ada kantor yang menggunakan sistem subjek, wilayah,
tanggal, dan sebagainya. Bahkan ada yang memadukan sistem yang satu dengan sistem yang
lain.
14
- Hemat waktu dan biaya
- Sederhana
Pada tahap awal (penciptaan arsip), arsip tercipta melalui dua cara, yaitu sebagai berikut
:
1. Secara intern
Artinya dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk
surat, formulir, naskah, dan sebagainya serta pemrosesannya.
2. Secara ekstern
Artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan.
Tujuan pengurusan dan pengendalian arsip adalah agar arsip-arsip tersebut dapat
digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak.
Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat,
kemudian petugas memeriksa ketetapan alamat.
2. Tahap penyortiran
15
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas
atau pribadi.
3. Tahap pencatatan/Registrasi
a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap bulan,
dan setiap tahun.
c. Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun
yang dibuat oleh perusahaan.
4. Tahap distribusi
Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat.
Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering kali dicari kembali karena akan digunakan
untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari, berarti arsip tersebut mempunyai manfaat
yang besar. Dengan adanya penyimpanan yang baik, maka pemanfaatan arsip semakin besar.
Pemanfaatan arsip ini juga dapat mengukur seberapa tinggi penggunaan suatu arsip.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu sebagai
berikut :
a. Faktor biologis
- Jamur
- Serangga
b. Faktor fisik
- Cahaya
- Panas
- Air
c. Faktor kimiawi
16
- Zat-zat kimia
d. Faktor bencana
e. Melakukan fumigasi.
f. Melakukan deasidifikasi.
h. Pemasangan detektor.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dapat dilakukan
dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip kepada pihak lain.
17
Teknik penyusutan arsip adalah sebagai berikut :
a. Petugas membuat berita acara pemindahan arsip dan daftar jenis arsip yang akan
diserahkan (daftar pertelaan).
b. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima.
d. Berita acara.
18
BAB III
KRITIK BUKU
1. Pada buku Faustino menjelaskan lebih secara rinci tentang ruang lingkup MSDM.
2. Pada buku Sambas, pembahasan lebih terperinci dan terarah sehingga pembaca dapat
dengan mudah memahami.
3. Pada buku Sambas, menjelaskan secara jelas pembahasan tentang tata naskah dinas,
sedangkan pada buku Sri Endang hanya memaparkan sedikit pembahasan saja.
4. Dilihat dari contoh-contoh yang diberikan, buku Sri Endang sangat membantu sekali
karena memberikan contoh-contoh yang cukup jelas.
5. Begitupun pada buku Sambas, buku ini ditata sedemikian rupa, secara padat, singkat,
dan jelas.
6. Pada buku Sambas menjelaskan sumber daya pendukung kearsipan, sedangkan dibuku
Sri Endang tidak ada menjelaskan tentang produktivitas.
7. Penggunaan bahasa pada kedua buku sudah bagus dan cukup jelas, hanya saja buku Sri
Endang lebih mudah dipahami.
8. Isi buku memiliki banyak pengertian dari para pendapat.
9. Ringkasan lebih banyak membahas tentang materi-materi.
10. Penulisan pada kedua buku sudah cukup jelas, akan tetapi masih ada sedikit kesalahan
dalam penulisan.
19
BAB IV
PENUTUP
Demikianlah tugas ini saya buat semoga bermanfaat bagi orang yang membacanya dan
menambah wawasan dan saya juga mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan kata
dan kalimat yang tidak jelas.
Sekian penutup dari saya semoga berkenan dihati dan saya ucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya.
20