Professional Documents
Culture Documents
Manual Kualiti Edited 17 April 2017 Edited
Manual Kualiti Edited 17 April 2017 Edited
NO DOKUMEN : WPKL-BKP(G)-MK-01
MANUAL KUALITI
KELUARAN 02/PINDAAN 00 TARIKH KUATKUASA: 17 April 2017
REKOD PINDAAN
KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
1.0 PENGENALAN
3
1.1 Pengenalan Manual Kualiti
1.2 Objektif Manual Kualiti
2.0 MAKLUMAT MENGENAI ORGANISASI
2.1 Sejarah Dan Latar Belakang Organisasi
2.2 Tanggungjawab Organisasi
2.3 Carta Organisasi
3-7
2.4 Visi
2.5 Misi
2.6 Objektif Organisasi
2.7 Fungsi Utama Bahagian
3.0 SKOP
3.1 Skop Pelaksanaan Dan Pengecualian Sistem Pengurusan Kualiti BKP 8
JKWPKL&P
4.0 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Keperluan Am
4.2 Memahami Kehendak Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan 9-10
4.3 Skop Sistem Pengurusan Kualiti
4.4 SPK Dan Proses-Prosesnya
5.0 KEPIMPINAN
5.1 Kepimpinan Dan Komitmen
10-11
5.2 Dasar Kualiti
5.3 Peranan, Tanggungjawab Dan Kuasa Dalam Organisasi
6.0 PERANCANGAN
6.1 Pengurusan Risiko
11-12
6.2 Objektif Kualiti Dan Perancangan Untuk Mencapainya
6.3 Perancangan Perubahan Sistem Pengurusan Kualiti
7.0 SOKONGAN
7.1 Sumber
7.2 Kompetensi Dan Latihan
12-17
7.3 Kesedaran
7.4 Komunikasi
7.5 Maklumat Yang Didokumenkan
8.0 OPERASI
8.1 Perancangan Dan Kawalan Operasi
8.2 Keperluan Untuk Produk Dan Perkhidmatan
8.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Perkhidmatan
18-24
8.4 Kawalan Terhadap Produk Dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dari Luar
8.5 Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan
8.6 Pelepasan Produk Dan Perkhidmatan
8.7 Kawalan Output Yang Tidak Akur
9.0 PENILAIAN PRESTASI
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Penilaian
24-27
9.2 Audit Dalaman
9.3 Kajian Semula Pengurusan
10.0 PENAMBAHBAIKAN
10.1 Am
27-28
10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan
10.3 Penambahbaikan berterusan
LAMPIRAN 1-7 29-39
1.0 PENGENALAN
Dokumen ini adalah Manual Kualiti Bahagian Kesihatan Pergigian, Jabatan Kesihatan Wilayah
Persekutuan Kuala Lumpur & Putrajaya (BKP, JKWPKL&P). Ia disediakan untuk memenuhi
kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2015. Dokumen ini juga merupakan dokumen
utama yang memberi gambaran menyeluruh mengenai Sistem Pengurusan Kualiti organisasi
BKP, JKWPKL&P.
1.2 Objektif
Manual Kualiti ini disediakan oleh Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti (AJK SPK)
dan diluluskan oleh Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian) Wilayah Persekutuan Kuala
Lumpur dan Putrajaya. Beberapa definisi dan singkatan digunakan dalam manual ini dan
dijelaskan dalam kandungan setiap dokumen.
Perkhidmatan pergigian kerajaan di Kuala Lumpur telah wujud sejak tahun 1929. Selepas
kemerdekaan, perkhidmatan ini ditadbir oleh Jabatan Kesihatan Negeri Selangor. Apabila
Wilayah Persekutuan ditubuhkan pada tahun 1974, Perkhidmatan Pergigian ini dipindahkan
di bawah pentadbiran Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, sebagai Jabatan Perkhidmatan
Pergigian Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur pada tahun 1978.
Jabatan ini berpindah pentadbirannya sekali lagi dengan nama Bahagian Kesihatan Pergigian
Jabatan Kesihatan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur & Putrajaya (BKP JKWPKL&P) pada
1 Januari 2001 apabila Jabatan Kesihatan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur ditubuhkan.
BKP JKWPKL&P diketuai oleh Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian) TPK(G) yang beribu
pejabat di Tingkat 2, Bangunan Cahaya Suria sebelum berpindah ke pejabat pentadbiran,
Kompleks Kesihatan Wilayah Persekutuan, Jalan Cenderasari pada 16 Mac 2006.
Bahagian Kesihatan Pergigian Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya adalah
organisasi dibawah Kementerian Kesihatan Malaysia dan ia bertanggungjawab untuk memberi
perkhidmatan pergigian kepada semua lapisan masyarakat di kawasan Wilayah Persekutuan
Kuala Lumpur dan Putrajaya.
Pejabat Kesihatan
Klinik Pergigian (KP)
Pergigian Daerah (PKPD)
Lembah Pantai 1 KP Cahaya Suria
Unit Ortodontik
Unit Periodontik
Unit Restoratif
2 KP Bangsar
Unit Ortodontik
3 KP Petaling Bahagia
4 KP Tanglin
Unit Restoratif
Cheras 6 KP Cheras
Unit Periodontik
Unit Restoratif
7 KP Cheras Baru
11 KP Setapak
12 KP Kampong Pandan
13 KP PULAPOL
14 KP Kuala Lumpur
Unit Periodontik
Unit Restoratif
Unit Ortodontik
Kepong 15 KP Jinjang
Unit Restoratif
16 KP Sentul
17 KP Mukim Batu
20 KP Putrajaya Presint 18
Unit Periodontik
Unit Restoratif
Unit Ortodontik
21 KP Puspanitapuri
25 KP Istana Negara
Perkhidmatan Kesihatan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya diketuai oleh
Pengarah Kesihatan Negeri dan dibantu oleh enam orang Timbalan Pengarah Kesihatan
seperti ditunjukkan di Lampiran 1. Setiap Timbalan Pengarah Kesihatan mengetuai setiap
Bahagian di JKWPKL&P iaitu:
Organisasi Bahagian Kesihatan Pergigian pula diketuai oleh Timbalan Pengarah Kesihatan
(Pergigian) Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya (Lampiran 2) manakala di
peringkat Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah (PKPD) diketuai oleh Pegawai Pergigian
Daerah (PPD) seperti di (Lampiran 3). Setiap PKPD mengawasi beberapa buah klinik
pergigian.
2.4 Visi
2.5 Misi
Memberi perkhidmatan pergigian yang optima kepada individu, keluarga dan masyarakat
melalui penggalakkan kesihatan yang positif dan perkhidmatan yang berkualiti dan
berteknologi sesuai.
Objektif organisasi ialah untuk meningkatkan taraf kesihatan pergigian penduduk Wilayah
Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya khususnya dan rakyat Malaysia amnya melalui
promosi perkhidmatan pergigian, pencegahan, rawatan pemeliharaan dan pemulihan serta
memberi perhatian khas kepada kumpulan kurang bernasib baik supaya seseorang individu
itu dapat mencapai dan mengekal satu taraf kesihatan bagi membolehkannya hidup sihat serta
menjalankan kehidupan ekonomi dan sosial yang produktif.
i. Perancangan strategik.
ii. Pengurusan dan pengagihan sumber yang munasabah.
iii. Melaksanakan dasar berkaitan dengan kesihatan pergigian individu, keluarga dan
masyarakat.
iv. Mengurus perkhidmatan kesihatan pergigian yang meliputi perancangan,
pelaksanaan, pemantauan dan penilaian aktiviti-aktiviti perkhidmatan kesihatan
pergigian.
v. Memastikan peningkatan kesihatan pergigian berterusan melalui aktiviti-aktiviti
promosi dan pencegahan.
vi. Membantu dalam penguatkuasaan undang-undang dan akta yang berkaitan dengan
pengamalan pergigian.
3.0 SKOP
3.1 Skop Pelaksanaan Dan Pengecualian Sistem Pengurusan Kualiti BKP JKWPKL&P
4.1 Keperluan Am
Pengurusan atasan menentukan isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan halatuju
strategik BKP, JKWPKL&P yang memberi kesan kepada pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti. Isu boleh merangkumi isu positif atau negatif yang timbul dari aspek seperti kesihatan
awam, perundangan, teknologi dan sosial, sama ada di dalam atau luar negara.
Isu-isu ini sentiasa dipantau dan dikaji semula mengikut kesesuaian semasa mesyuarat-
mesyuarat yang melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit.
a) Pelanggan terdiri daripada pelanggan luaran (pesakit dan orang awam) dan
pelanggan dalaman (anggota dan unit-unit dalam Pejabat Kesihatan).
b) Pihak yang mempunyai kepentingan merangkumi pemegang amanah, iaitu
Kementerian Kesihatan Malaysia
c) NGO
d) Agensi-agensi kerajaan yang berkaitan
e) Panel Penasihat Kesihatan.
Untuk memastikan keakuran yang berterusan, pihak berkepentingan dan keperluan mereka
sentiasa dipantau dan dikaji semula semasa mesyuarat-mesyuarat yang melibatkan
pengurusan atasan dan ketua-ketua unit.
Skop pendaftaran Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 adalah seperti yang dinyatakan
dalam Klausa 3.1.
Semua keperluan Standard ISO 9001:2015 digunapakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti
(kecuali Klausa 8.3) dan melibatkan semua PKPD dan klinik pergigian dalam WPKL&P. Skop
ini telah mengambilkira perkara berikut:
Interaksi proses-proses dalam SPK diringkaskan dalam peta hubungkait proses (Lampiran
4). Ia memberi gambaran mengenai turutan dan hubungkait antara proses utama dan
sokongan dalam Sistem Pengurusan Kualiti BKP, JKWPKL&P sebagai contoh Perkhidmatan
Pesakit Luar (Lampiran 5) yang meliputi:
c) Kriteria dan kaedah yang digunakan untuk memastikan keberkesanan operasi dan
kawalan proses ini
d) Sumber-sumber yang diperlukan
e) Tanggungjawab dan autoriti untuk proses ini
f) Menangani risiko dan peluang mengurangkan risiko mengikut kehendak 6.1
g) Menilai dan melaksanakan perubahan untuk memastikan proses ini mencapai
matlamat MS ISO 9001:2015
BKP, JKWPKL&P menggunakan garis panduan yang dikeluarkan oleh Arkib, Pekeliling dan
Akta.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-Q7 : Kawalan Dokumen
WPKL-BKP(G)-PK-S10: Kawalan Rekod Kualiti
5.0 KEPIMPINAN
5.1.1 Am
BKP, JKWPKL&P sentiasa prihatin terhadap keperluan pelanggan dan memastikan semua
maklumbalas diambil kira untuk penambahbaikan perkhidmatan bagi memenuhi kepuasan
pelanggan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (Pengendalian Aduan Awam)
digunapakai bagi memastikan aduan pelanggan diambil tindakan sewajarnya.
Maklumbalas daripada pelanggan mengenai perkhidmatan dikenalpasti dan ditentukan
melalui:
DASAR KUALITI
Kami komited dalam memberi perkhidmatan pergigian yang profesional dan berkualiti
berdasarkan keperluan MS ISO 9001:2015 bagi peningkatan kepuasan pelanggan secara
berterusan
Dasar Kualiti ini dihebahkan kepada semua anggota organisasi supaya difahami melalui
memo, taklimat, mesyuarat dan dipamerkan dilokasi yang berkenaan. Ia juga disemak dari
masa ke semasa untuk memastikan kesesuaian yang berterusan.
Tanggungjawab dan kuasa anggota ditunjukkan di dalam carta organisasi, surat lantikan, surat
kuasa, senarai tugas dan fail meja. Tanggungjawab dan bidang kuasa ini dimaklumkan oleh
Ketua Bahagian/Unit kepada anggota yang berkaitan semasa melaporkan diri dan dari masa
ke semasa. Ketua Bahagian/Unit hendaklah memastikan dokumen yang berkaitan dengan
tanggungjawab dan kuasa disemak dan dikemaskini secara berterusan.
BKP, JKWPKL&P melantik seorang KK SPK yang diberi kuasa eksekutif yang terdiri daripada
seorang Pegawai Pergigian Kanan. Beliau bersama Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan
Kualiti (AJK SPK) mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut:
6.0 Perancangan
Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan, risiko dan peluang dalam Sistem Pengurusan
Kualiti BKP JKWPKL&P telah dikenalpasti dan ditentukan (Lampiran 6 - Pelan Risiko dan
Peluang). Pelan ini diwujudkan dengan mengambilkira:
Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam Pelan Risiko dan Peluang
sentiasa dipantau dan dikaji semula keberkesanannya, terutama semasa audit dalaman dan
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Objektif kualiti diwujudkan dalam organisasi ini selaras dengan dasar kualiti supaya
pencapaian dapat dinilai dan dianalisis secara keseluruhan. Objektif kualiti dan perancangan
untuk mencapainya telah dikenalpasti dan ditentukan (Lampiran 7).
Objektif Kualiti dipantau, disemak dan dianalisis sekurang-kurangnya sekali dalam 6 bulan
untuk memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang penambahbaikan ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti, khususnya semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
7.0 SOKONGAN
7.1 Sumber
7.1.1 Am
a) Pelan Tindakan
b) Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
c) Pembangunan - keperluan program baru
d) Laporan Penilaian Prestasi Anggota
BKP, JKWPKL&P sentiasa menentu dan menyediakan sumber manusia yang perlu untuk
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan dan operasi serta kawalan prosesnya.
Keperluan sumber manusia ini sentiasa dikaji semula dari masa ke masa mengikut keperluan
semasa dan dasar Kementerian Kesihatan atau Kerajaan Malaysia.
7.1.3 Infrastruktur
Infrastruktur yang diperlukan untuk perkhidmatan telah ditentukan, disedia dan diselenggara
untuk memenuhi keperluan perkhidmatan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan
Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Infrastruktur merangkumi:
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-S1: Penyelenggaraan/Quality Assurance Test (QAT) Aset
WPKL-BKP(G)-PK-S2: Pembaikan Peralatan Pergigian dan Infrastruktur
WPKL-BKP(G)-PK-S4: Pengendalian dan Pengurusan Kenderaan
Persekitaran kerja ditentu dan diuruskan dengan sewajarnya untuk memenuhi keperluan
perkhidmatan. Ia merangkumi persekitaran kerja dari aspek fizikal, persekitaran dan lain-lain
faktor yang boleh memberi kesan kepada penyampaian perkhidmatan seperti faktor sosial
(contoh: tiada diskriminasi terhadap anggota kerja) dan psikologi (contoh: penilaian tekanan
kerja dan perlindungan emosi anggota kerja).
Bagi memastikan aspek ini dipantau dan dipenuhi, Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan
Pekerja (JKKP) telah ditubuhkan. Jawatankuasa ini bermesyuarat 4 kali setahun untuk
mengenalpasti dan mencadangkan keperluan-keperluan keselamatan dan kesihatan di
tempat kerja. Khidmat kaunseling juga diberikan kepada anggota kerja yang memerlukan.
7.1.5.1 Am
Peralatan pemantauan dan pengukuran telah ditentukan untuk proses yang berkaitan.
Peralatan tersebut mestilah sesuai dengan jenis pemantauan dan pengukuran yang dibuat
serta diselenggara untuk memastikan ianya sentiasa dalam keadaan yang baik.
Jika peralatan memberi bacaan yang tidak menepati keperluan, keputusan pengukuran
terdahulu perlu disemak semula, termasuk perkhidmatan yang terjejas disebabkan oleh
keputusan tersebut. Tindakan sewajarnya diambil terhadap peralatan dan perkhidmatan
tersebut. Rekod-rekod yang berkaitan dengan kalibrasi atau verifikasi dikekalkan.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-S1: Penyelenggaraan/Quality Assurance Test (QAT) Aset
BKP, JKWPKL&P mengenalpasti dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk operasi
proses bagi mencapai keakuran perkhidmatan. Pengetahuan ini boleh diperolehi dari sumber
dalaman (contoh: daripada pengalaman anggota, pengajaran daripada kejayaan atau
kegagalan perkhidmatan atau program yang lepas dan hasil penambahbaikan proses dan
perkhidmatan) dan sumber luaran (contoh: standard, persidangan, kursus, garis panduan dan
SOP daripada Kementerian Kesihatan atau pembekal).
Pengetahuan ini perlu diselenggara, dikekalkan dan sentiasa ada apabila diperlukan. Di mana
perlu, pengetahuan ini, akan didokumenkan untuk memudahkan pengendaliannya. Anggota
digalakkan untuk menggunakan pengetahuan ini dan berkongsi pengetahuan yang ada atau
yang diperolehi untuk mencapai objektif BKP, JKWPKL&P.
BKP, JKWPKL&P akan memastikan semua anggota yang ditempatkan adalah sesuai sama
ada dari segi kelayakan pendidikan, kompetensi, latihan atau pengalaman. Keperluan latihan
akan dikenalpasti apabila terdapat perubahan dalam tugasan anggota, teknologi, peralatan
dan bahan pergigian.
BKP, JKWPKL&P akan mengambil langkah-langkah seperti berikut:
a) Menentukan kemahiran yang perlu ada pada anggotanya yang menjalankan tugas-
tugas yang memberi kesan kepada kualiti perkhidmatan
b) Memberi latihan sekiranya perlu atau mengambil tindakan-tindakan yang lain untuk
memenuhi keperluan kemahiran
c) Menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk memenuhi
keperluan kemahiran
d) Menyelenggara rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan
pengalaman
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-S11: Pengurusan Latihan
7.3 Kesedaran
BKP, JKWPKL&P memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan Dasar Kualiti,
Objektif Kualiti dan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian
objektif-objektif kualiti serta implikasi jika tidak mematuhi keperluan sistem pengurusan kualiti.
7.4 Komunikasi
7.5.1 Am
a) Manual Kualiti
b) Prosedur Kerja
c) Arahan Kerja
d) Dokumen Sokongan/ Rujukan /Rekod Kualiti
Hieraki Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 BKP JKWPKL&P dan
tanggungjawab anggota bagi menyediakan kesemua tahap dokumen adalah seperti Rajah 2.
TANGGUNGJAWAB PENERANGAN
Pegawai yang dipertanggungjawabkan III. Arahan Kerja Menerangkan bagaimana suatu tugas
dalam bidang tugas berkenaan dijalankan secara terperinci
Rekod kualiti adalah semua rekod-rekod yang wujud akibat aktiviti-aktiviti dan prosedur-
prosedur kualiti yang dilaksanakan.
Dokumen-dokumen ini dikekalkan mengikut dasar jabatan selaras dengan kehendak undang-
undang jika ada.
Semua dokumen BKP JKWPKL&P mempunyai sistem pengkodan yang tersendiri dan setiap
kod ini mewakili prosedur spesifik serta mempunyai makna khusus.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-Q7: Kawalan Dokumen
Bahagian Kesihatan Pergigian Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur & Putrajaya mewujudkan
dan mengemaskini prosedur untuk mengenalpasti dan mengawal dokumen MS ISO
9001:2015. Pengendaliannya adalah tertakluk kepada peraturan yang dinyatakan dalam
Prosedur Kawalan Dokumen, WPKL-BKP(G)-PK-Q7 dan meliputi perkara berikut :
Administrator Sistem
Selaras dengan pelaksanaan e-ISO , KK SPK dan Pengawal Dokumen adalah administrator
sistem e-ISO dan tugas-tugas mereka ini termasuk :
Dokumen dimuatnaik ke dalam sistem oleh Pemilik Dokumen dan di emel kepada Reviewer
untuk disemak. Setelah semakan dibuat, ia di panjangkan kepada Approver untuk dilulus.
Proses semakan diantara Reviewer dan Approver adalah secara interaktif .
Semua dokumen boleh diakses oleh semua anggota melalui laman sesawang http://eiso-
oralhealth.moh.gov.my/eiso/bkpwpkl
Nombor pindaan akan meningkat mengikut bilangan perubahan dibuat dan akan tertera
didalam sistem secara otomatik.
Senarai Rekod pindaan disimpan oleh Pengawal Dokumen dalam bentuk soft copy dan
disimpan di dalam hard-disk sebagai back-up.
Dokumen yang terkini akan dikenalpasti dengan nombor pindaan yang terkini dan tarikh
kuatkuasa.
Bahagian Kesihatan Pergigian Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur & Putrajaya mewujud dan
mengemaskini rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada kehendak dan keberkesanan
operasi SPK. Rekod dikendali dengan baik supaya ia dapat dibaca, mudah dikenalpasti,
mudah dikesan. Prosedur kawalan rekod disediakan bagi tujuan :
a) pengawalan
b) pengenalpastian penyimpanan
c) mudah dikesan tempoh penyimpanan dan
d) pelupusan rekod
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-Q7 : Kawalan Dokumen
WPKL-BKP(G)-PK-S10: Kawalan Rekod Kualiti
8.0 OPERASI
Pelan tindakan bagi aktiviti-aktiviti utama kesihatan pergigian disedia dan diselaraskan
mengikut keperluan yang telah dinyatakan di atas.
Proses bagi menghasilkan perkhidmatan didokumenkan dalam Prosedur Kualiti serta Arahan
Kerja yang berkaitan (jika perlu). Perkhidmatan pergigian akan diberi oleh penjawat awam
yang terlatih.
Jadual perlaksanaan aktiviti disedia dan dilaksana berdasarkan sumber yang tersedia iaitu
peruntukan kewangan, tenaga manusia dan garis panduan yang telah ditetapkan.
Anggota kesihatan pergigian akan diberi latihan berterusan bagi meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran.
Perbelanjaan bagi melaksanakan aktiviti akan menggunakan peruntukan yang diterima dan
permohonan tambahan akan dibuat apabila perlu.
Pelaksanaan aktiviti kesihatan pergigian juga perlu mengikut Arahan Perbendaharaan,
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan lain-lain garis
panduan yang telah ditetapkan.
Pemantauan dijalankan melalui penganalisaan data dan maklumat serta lawatan secara
berkala mengikut jadual atau apabila perlu.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-A1: Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Program
Kesihatan Pergigian
Semasa menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan, keperluan tersebut mestilah
jelas, cukup dan betul:
Keperluan-keperluan ini mestilah boleh dipenuhi untuk produk dan perkhidmatan yang
diberikan.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK AG1 : Pengendalian Pesakit Luar dan Temujanji
WPKL-BKP(G)-PK AG1(P) : Pengendalian Pesakit Luar dan Temujanji (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG1(OHCIS) : Pengendalian Pesakit Luar dan Temujanji (Ohcis)
WPKL-BKP(G)-PK AG2 : Perkhidmatan Pergigian Prasekolah
WPKL-BKP(G)-PK AG3 : Perkhidmatan Pergigian Sekolah
WPKL-BKP(G)-PK AG3 (P) : Perkhidmatan Pergigian Sekolah (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG5 : Perkhidmatan Ortodontik
WPKL-BKP(G)-PK AG5 (P) : Perkhidmatan Ortodontik (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG6 : Perkhidmatan Periodontik
WPKL-BKP(G)-PK AG6 (P) : Perkhidmatan Periodontik (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG7 : Perkhidmatan Pergigian Restoratif
WPKL-BKP(G)-PK AG7(P) : Perkhidmatan Pergigian Restoratif (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK Q4 : Pengendalian Maklumbalas dan Aduan
WPKL-BKP(G)-PK Q5 : Kajian Kepuasan Pelanggan
8.4 Kawalan Terhadap Produk dan Perkhidmatan yang Dibekalkan Dari Luar
8.4.1 Am
Kawalan telah dilaksanakan untuk memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang
diterima memenuhi keperluan yang ditetapkan. Ia termasuk proses, produk dan perkhidmatan
yang diperolehi secara perolehan, outsource dan daripada agensi kerajaan yang berkaitan.
Kriteria untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dan penilaian semula telah
ditetapkan dalam pekeliling, arahan, kontrak dan lain-lain dokumen yang berkaitan.
Kawalan yang dilaksanakan bersesuaian dengan tahap atau impak proses, produk dan
perkhidmatan yang dibekalkan kepada produk dan perkhidmatan di BKP, JKWPKL&P.
Kawalan ini juga telah dinyatakan dalam pekeliling, arahan, kontrak dan lain-lain dokumen
yang berkaitan.
Verifikasi dan pemeriksaan turut dilaksanakan untuk memastikan proses, produk dan
perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan. Ia dilaksanakan semasa penerimaan
produk dan perkhidmatan dan juga selepas produk dan perkhidmatan digunakan. Pemantauan
juga dilaksanakan ke atas keberkesanan kawalan yang dilakukan oleh penyedia luaran itu
sendiri (jika perlu). Penggantian, pemulangan, penyediaan semula proses, produk dan
perkhidmatan perlu dilakukan oleh penyedia luaran jika tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan.
PTJ yang berkaitan menilai dan memilih pembekal berdasarkan kepada keperluan organisasi.
Kriteria pemilihan dan penilaian diwujudkan dan ditetapkan. Kriteria pemilihan pembekal
adalah berdasarkan
Prestasi pembekal akan dinilai sekurang-kurangnya enam bulan sekali. Rekod-rekod akan
disimpan. Pembekal yang dipilih adalah berdasarkan kepada senarai pembekal yang
diwujudkan di jabatan. Penilaian prestasi pembekal akan dibincangkan didalam mesyuarat
kewangan jabatan jika diperlu berdasarkan Penilaian Prestasi Pembekal.
Keperluan yang berkaitan dengan proses, produk dan perkhidmatan yang ingin diperolehi
daripada luar mestilah jelas dan cukup sebelum berkomunikasi dengan penyedia yang
berkenaan. Ia termasuk maklumat dalam dokumen seperti pesanan pembelian, kontrak dan
spesifikasi.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-S5 : Pengurusan Stor
WPKL-BKP(G)-PK-S6 : Pengurusan Aset
WPKL-BKP(G)-PK Q3 : Tindakan Pembetulan
WPKL-BKP(G)-PK-S12: Urusan Pembayaran
Memastikan semua aktiviti di bawah proses utama dirancang dan dijalankan di dalam keadaan
yang terkawal untuk menjamin kualiti perkhidmatan. Kriteria yang telah ditetapkan sebagai
terkawal adalah seperti yang berikut;
Pihak pengurusan BKP, JKWPKL&P akan memberi identifikasi kepada proses dan
perkhidmatan yang akan disampai kepada pelanggan. Langkah-langkah ini ialah :
a) Direkodkan penerimaannya,
b) Dikenalpasti, disahkan, dijaga dan dipastikan selamat,
c) Dijamin kerahsiaannya,
d) Jika hilang, rosak atau tidak boleh digunakan lagi, ia akan dilaporkan kepada
pelanggan atau pembekal, dan
e) Rekod yang berkaitan dikekalkan.
8.5.4 Pemeliharaan
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-A1 : Perancangan,Pelaksanaan,Pemantauan Dan Penilaian
Program Kesihatan Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK-AG1 : Pengendalian Pesakit Luar dan Temujanji
WPKL-BKP(G)-PK AG1(P) : Pengendalian Pesakit Luar dan Temujanji (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG1(OHCIS): Pengendalian Pesakit Luar dan Temujanji (OHCIS)
WPKL-BKP(G)-PK AG2 : Perkhidmatan Pergigian Prasekolah
WPKL-BKP(G)-PK AG3 : Perkhidmatan Pergigian Sekolah
WPKL-BKP(G)-PK AG3 (P) : Perkhidmatan Pergigian Sekolah (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG5 : Perkhidmatan Ortodontik
WPKL-BKP(G)-PK AG5 (P) : Perkhidmatan Ortodontik (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG6 : Perkhidmatan Periodontik
WPKL-BKP(G)-PK AG6 (P) : Perkhidmatan Periodontik (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK AG7 : Perkhidmatan Pergigian Restoratif
WPKL-BKP(G)-PK AG7(P) : Perkhidmatan Pergigian Restoratif (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK-SG1 : Perkhidmatan Makmal Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK-SG1(P) : Perkhidmatan Makmal Pergigian (Putrajaya)
WPKL-BKP(G)-PK-S1 : Penyelenggaraan / Quality Assurance Test(QAT) / Aset
WPKL-BKP(G)-PK-S2 : Pembaikan Peralatan Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK-S6 : Pengurusan Aset
WPKL-BKP(G)-PK-S7 : Pengurusan Kutipan Hasil
WPKL-BKP(G)-PK-S8 : Pengurusan Surat Menyurat
WPKL-BKP(G)-PK-S9 : Pengurusan Sistem Maklumat Kesihatan Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK Q3 : Tindakan Pembetulan
WPKL-BKP(G)-PK-Q4 : Pengendalian Maklumbalas dan Aduan
WPKL-BKP(G)-PK-Q5 : Kajian Kepuasan Pelanggan
Perkara berikut diambil kira dalam pelaksanaan proses ini, yang mana berkaitan dengan
produk dan perkhidmatan di BKP JKWPKL&P:
Produk dan perkhidmatan perlu disemak, disahkan atau diluluskan untuk memastikan produk
dan perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam
Sistem Pengurusan Kualiti. Ia tidak boleh diberikan atau disampaikan kepada pelanggan jika
belum disahkan atau diluluskan oleh anggota atau pegawai yang bertanggungjawab.
Keperluan ini telah dinyatakan dalam dokumen-dokumen yang berkaitan. Bukti semakan,
pengesahan atau kelulusan serta anggota atau pegawai yang bertanggungjawab turut
didokumenkan dalam rekod-rekod yang berkaitan.
Produk atau perkhidmatan (output) yang tidak memenuhi atau tidak akur kepada keperluan
dikawal untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut tidak digunakan atau diberi atau
disampaikan kepada pelanggan.
9.1.1 Am
Bahagian Kesihatan Pergigian Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya telah
menentukan aktiviti dan proses yang perlu dipantau dan diukur dalam dokumen dan pelan
tindakan yang berkaitan.
Tujuan utama aktiviti pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian adalah untuk
menyediakan maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
Rekod dan maklumat yang berkaitan diselenggara dan dikekalkan sebagai panduan dan bukti
kepada aktiviti ini.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK- A1: Perancangan, Perlaksanaan, Pemantauan Dan Penilaian Program
Kesihatan Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK- S9 : Pengurusan Sistem Maklumat Kesihatan Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK-Q2 : Audit Dalaman
WPKL-BKP(G)-PK-Q3 : Tindakan Pembetulan
WPKL-BKP(G)-PK-Q4 : Pengendalian Maklumbalas dan Aduan
WPKL-BKP(G)-PK-Q5 : Kajian Kepuasan Pelanggan
Memenuhi keperluan pelanggan merupakan salah satu objektif sistem pengurusan kualiti.
Maklumat daripada pelanggan akan didapati melalui :
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-Q3 : Tindakan Pembetulan
WPKL-BKP(G)-PK-Q4 : Pengendalian Maklumbalas dan Aduan
WPKL-BKP(G)-PK-Q5 : Kajian Kepuasan Pelanggan
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-A1 : Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Program
Kesihatan Pergigian
WPKL-BKP(G)-PK-Q1 : Mesyuarat KajiSemula Pengurusan
Bahagian Kesihatan Pergigian Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya mempunyai
prosedur bagi melaksanakan audit dalaman. Audit dalaman dijadual dan dilaksana untuk
mengesahkan samada sistem pengurusan kualiti mematuhi peraturan yang ditetapkan serta
mengenalpasti keberkesanan sistem kualiti.
Audit dalaman dijalankan oleh juruaudit terlatih dan tidak terlibat secara langsung ke atas
aktiviti yang diaudit. Pengauditan dilakukan sekurang-kurangnya setahun sekali dengan
meliputi semua Prosedur Kualiti dan lokasi serta mengambil kira kepentingan proses terlibat
dan penemuan audit-audit yang lepas.
Walaupun pengauditan merangkumi semua Prosedur Kualiti, keutamaan diberi kepada
bahagian di mana terdapat kelemahan yang nyata dan berulang.
Laporan Audit Dalaman direkod dan dimaklumkan kepada personel/ unit yang
bertanggungjawab secara langsung ke atas aktiviti yang diaudit untuk tindakan segera dan
pembetulan serta penambahbaikan untuk menghapuskan ketidakakuran dan punca-
puncanya.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)- PK – Q2 : Audit Dalaman
9.3.1 Am
Sistem Pengurusan Kualiti BKP JKWPKL&P dikaji dan disemak semula sekurang-kurangnya
6 bulan sekali (biasanya ia akan dilaksanakan selepas setiap sesi audit dalaman) atau melalui
penelitian laporan sebagaimana didokumenkan dalam Prosedur Kajian Semula. Ini ialah untuk
memastikan SPK terus sesuai, mencukupi dan berkesan. Kajian semula ini akan meliputi
penilaian ke atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan perubahan SPK termasuk
dasar dan objektif kualiti. Penyemakan semula akan dibuat dalam Mesyuarat Kaji Semula
Pengurusan yang dipengerusi oleh TPK(G).
Ahli terdiri daripada Ahli Jawatankuasa Kaji Semula Pengurusan (AJK KSP). Anggota lain
boleh dijemput untuk turut hadir mesyuarat tersebut sekiranya perlu.
Mesyuarat secara ad hoc boleh diadakan sekiranya terdapat isu yang perlu tindakan serta
merta. Dalam keadaan ini, agenda mesyuarat adalah berdasarkan tujuan panggilan
mesyuarat.Mesyuarat kaji semula ini akan membincangkan input dan output Kajian Semula
Pengurusan.
Maklumat atau data-data berikut perlu disedia dan dianalisis oleh Ketua-Ketua Bahagian/Unit
dan pegawai yang diarahkan sebagai input utama dalam kajian semula pengurusan:
Kajian semula pengurusan mestilah merumuskan keputusan dan tindakan yang merangkumi:
a) Peluang penambahbaikan,
b) Keperluan untuk perubahan Sistem Pengurusan Kualiti,
c) Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan,
d) Keperluan sumber.
Keputusan dan tindakan daripada kajian semula pengurusan diminit dan diedarkan kepada
yang berkenaan untuk perlaksanaan tindakan. Pengurusan atasan bertanggungjawab untuk
memastikan semua keputusan dan tindakan dilaksana dengan sewajarnya.
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)- PK – Q1 : Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
10.0 PENAMBAHBAIKAN
10.1 Am
Jika berlaku ketakakuran termasuklah sebarang aduan yang timbul, BKP, JKWPKL&P akan:
Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketakakuran yang terjadi. BKP,
JKWPKL&P akan menyimpan semua dokumen berkaitan sebagai bukti terhadap:
Dokumen Rujukan:
WPKL-BKP(G)-PK-Q3 : Tindakan Pembetulan
BAHAGIAN PENGURUSAN BAHAGIAN PERGIGIAN BAHAGIAN KESIHATAN AWAM BAHAGIAN FARMASI BAHAGIAN PERUBATAN BAHAGIAN KESELAM ATAN DAN KUALITI M AKANAN
TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN
(PENGURUSAN) (PERGIGIAN) (KESIHATAN AWAM) (FARMASI) (PERUBATAN) (KESELAMATAN & KUALITI MAKANAN)
PEGAWAI TADBIR & DIPLOMATIK M54 PEGAWAI PERGIGIAN JUSA C PEGAWAI PERUBATAN JUSA C PEGAWAI FARMASI JUSA C PEGAWAI PERUBATAN JUSA C PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN C52
UNIT SUMBER MANUSIA UNIT PENGURUSAN PERGIGIAN UNIT PERKEMBANGAN KESIHATAN CAWANGAN PENGURUSAN FARMASI UNIT PENGURUSAN PERUBATAN UNIT INDUSTRI DAN PERSIJILAN
PEGAWAI TADBIR & DIPLOMATIK M48 AWAM PEGAWAI FARMASI U54 PEMBANTU TADBIR KANAN N22 PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN C44
PEGAWAI PERGIGIAN U54
PEGAWAI PERUBATAN UD44
UNIT HIV
PEGAWAI PERUBATAN JUSA C
UNIT FARMASI ( KA )
PEGAWAI FARMASI U48
FASILITI KESIHATAN
KLINIK KESIHATAN
KLINIK PERGIGIAN PRIMER
KLINIK 1 MALAYSIA
TARIKH KEMASKINI :
30 MAC 2017 29
Lampiran 2
CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN KESIHATAN PERGIGIAN JABATAN KESIHATAN WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR & PUTRAJAYA
PENJAGAAN KESIHATAN PERGIGIAN DASAR DAN PERANCANGAN STRATEGIK KESIHATAN PERGIGIAN (PEMBANGUNAN AMALAN DAN PERKEMBANGAN KESIHATAN PERGIGIAN (PEMBANGUNAN &
(EPIDERMIOLOGI & KAJI SELIDIK, PROMOSI, PENJAGAAN KESIHATAN PERGIGIAN (PKP) MODAL INSAN, PERUNDANGAN & PENGUATKUASAAN, PENGURUSAN MAKLUMAT & PERKEMBANGAN FASILITI, PERKHIDMATAN SOKONGAN LUAR, TEKNOLOGI
PRIMER, PKP KEPAKARAN & PKP MASYARAKAT) KUALITI KESIHATAN PERGIGIAN) KESIHATAN PERGIGIAN)
PEGAWAI PERGIGIAN
GRED UG54
DR HANIZAH BT MOHD BAKI
PEGAWAI PERGIGIAN
GRED UG44
DR NURUL IMAN BT MOHD NOR
DR MAS LINDA BT MOHD OSM AN
JURUTEKNOLOGI PERGIGIAN
PENYELIA JURUTERAPI PERGIGIAN NEGERI GRED U40 (ROSLAN
GRED U40 PENYELIA JURUTERAPI PERGIGIAN BIN MURAD)
(KOSONG) KANAN GRED U38
(MAHWATI BINTI MAJID)
JURUTEKNOLOGI PERGIGIAN
GRED U38 (KOSONG)
PENYELIA JURUTERAPI PERGIGIAN
GRED U36
(YEOH BEE CHOO)
PKP LEMBAH PANTAI PKP CHERAS PKP KEPONG PENTADBIRAN/PERKHIDMATAN PKP TITIWANGSA PKP PUTRAJAYA
PPD UG54 PPD UG54 PPD UG54 & KEWANGAN PPD UG54 PPD UG54
PRIMIER KP KG PANDAN
PPYM
KEPAKARAN
RESTORATIF
PRIMIER
KP PULAPOL
KP PETALING BAHAGIA PPYM
PPYM PRIMIER
UTC PUDU MINI UTC
SENTRAL SENTUL
PRIMIER
PENAMBAHBAIKAN
KEPIMPINAN (5.0) (10.0)
PERANCANGAN (6.0)
Rancang Tindakan untuk
KONTEKS ORGANISASI, SKOP SPK (4.0)
KEPERLUAN PIHAK BERKEPENTINGAN,
KEPUASAN PELANGGAN,
Wujud dan Tentukan dan
HASIL SPK
Rancang Perubahan Sampaikan Dasar sampaikan Peranan,
Kualiti T/jawab & kuasa
Kawalan Ketidakakuran
Output
OPERASI:
SOKONGAN
Sumber : Pengurusan Kewangan, Manusia, Infrastruktur & Audit
Persekitaran Kerja. Kalibrasi & verifikasi peralatan pengukuran. Dalaman
Pengurusan pengetahuan dalam organisasi.
Komunikasi : Penyampaian maklumat dalaman & luaran. CHECK
Maklumat Didokumenkan: Kawalan Maklumat Didokumenkan
PRODUK & PERKHIDMATAN
32
LAMPIRAN 5
HUBUNGKAIT PERKHIDMATAN PESAKIT LUAR BAHAGIAN KESIHATAN PERGIGIAN JKWPKL & PUTRAJAYA
Kawalan
Kawalan Jangkitan Pemeriksaan & Diagnosa X - ray 7.1.3 ; Kalibrasi 7.1.5. Dokumen
Silang 8.5.1 7.5.2
Sumber
Manusia
7.1.2
Penyelenggaraan
8.4 Kawalan Rekod
8.2 8.2 8.2 7.5.3
Rujukan Tidak Perlu Temujanji Rawatan
Rawatan Serta Merta
Makmal
Latihan Swasta
7.2 8.4.1
Kepakaran Penambahbaikan
10.1
33
LAMPIRAN 6
1 KP Cahaya Suria
2 KP Bangsar
LEMBAH PANTAI 3 KP Petaling Bahagia
4 KP Tanglin
5 KP UTC Pudu Sentral
6 KP Cheras
CHERAS 7 KP Cheras Baru
8 KP Bandar Tun Razak
9 KP Dato’ Keramat
10 KP Setapak
TITIWANGSA 11 KP Kampong Pandan
12 KP PULAPOL
13 KP Kuala Lumpur
14 KP Jinjang
15 KP Sentul
KEPONG
16 KP Mukim Batu
17 KP Mini UTC Sentul
18 KP Putrajaya Presint 9
PUTRAJAYA
19 KP Putrajaya Presint 18
Pelan risiko dan peluang ini telah dibahagikan pada Kaunter, Bilik Surgeri & Suci
Hama, Aset, Stor, Makmal, Sekolah dan OHCIS.
Pelan Risiko & Peluang BKP JKWPKL&P yang diwujudkan adalah merupakan hasil
brainstroming dan perbincangan dari bengkel yang telah diadakan yang terdiri
daripada AJK SPK dan anggota pergigian yang bertanggungjawab dalam proses kerja
masing-masing.
34
BERIKUT MERUPAKAN SALAH SATU CONTOH PELAN RISIKO & PELUANG BKP JKWPKL&P:
TINDAKAN UNTUK MENANGANI RISIKO
PERINCIAN
BIL KESAN RISIKO K I T MENCEGAH RISIKO MENGURANGKAN
RISIKO
BERLAKU KESAN RISIKO
1 Tercucuk peralatan 1) Meningkatkan 5 5 25 1) Mematuhi garis panduan 1) Rujuk Arahan Kerja
tajam risiko pengendalian peralatan WPKL-BKP(G)-AK4 -
jangkitan silang tajam. Kawalan Jangkitan
2) Trauma 2) Pemantapan Silang (Para G)
3) Kesan Psikologi pengendalian peralatan 2) Isi borang OHU-SIS 1
tajam melalui dan laksanakan
Kursus/CDE/Hands on. tindakan pembetulan
3) Pemantauan berkala (BK 39A)
secara rawak oleh Ketua 3) Rujuk kepada pegawai
Unit/Pegawai perubatan untuk
Pergigian/Juruterapi pemeriksaan lanjut
Pergigian /Juruteknologi
Pergigian
35
TINDAKAN UNTUK MENANGANI RISIKO
PERINCIAN
BIL KESAN RISIKO K I T MENCEGAH RISIKO MENGURANGKAN
RISIKO
BERLAKU KESAN RISIKO
3 Pelanggan dan 1) Penyebaran 2 5 10 1) Pemakaian PPE yang 1) Rujuk pesakit/anggota
anggota terdedah penyakit berjangkit lengkap sebelum/semasa untuk mendapatkan
kepada jangkitan 2) Kes Medikolegal dan selepas rawatan . pemeriksaan kesihatan
silang 3) Aduan 2) Mengamalkan dan
mengikut garis panduan
4) Kesan psikologi
kawalan jangkitan silang
semasa rawatan
dijalankan .
3) Pemantauan SS12 bagi
memastikan pemakaian
PPE yang lengkap
semasa rawatan
4) Memberi pendedahan
kepentingan PPE
terutama kepada anggota
baru melalui CDE
Petunjuk: K - KEBARANGKALIAN
I - IMPAK
T - TAHAP
36
Berikut adalah skala penilaian risiko kebarangkalian dan impak yang digunakan untuk menentukan
tahap bagi setiap risiko:
SKALA KEBARANGKALIAN
KEBARANGKALIAN/KEKERAPAN PARAMETER
Sangat Kerap
- Kerap berlaku (sekali setiap bulan) 5
- akan terus berlaku melainkan tindakan pembetulan diambil
Kerap
- Kurang kerap berlaku jika proses dibetulkan (sekali dalam 6
bulan) 4
- Isu dikenalpasti dengan aktiviti audit minimum
- Kegagalan proses prestasi jelas kepada penyelia/auditor
Sekali-sekala
- Berlaku sekali sekala (sekali dalam 1 tahun perkhidmatan)
- Isu-isu yang berpotensi ditemui semasa semakan/pemantauan 3
/review
Jarang-jarang
- Mungkin berlaku (sekali dalam 2 tahun perkhidmatan)
- Penemuan isu yang minimum semasa semakan/pemantauan 2
/review
Mustahil
- Tidak mungkin tapi boleh berlaku 1
SKALA IMPAK
IMPAK/KESAN PARAMETER
Sangat Kritikal
- Peraturan/pelanggaran akta dan pekeliling
- Ketidakupayaan untuk mengesahkan data
- Produk ditarik semula
- Produk rosak/tercemar
- Bahan tidak menepati spesifikasi 5
- Kelewatan pengeluaran
- Komunikasi tidak berkesan
- Medikolegal
- Aduan
Kritikal
- Ketidakpatuhan menyebabkan gangguan proses, atau
perkhidmatan
- Penemuan memerlukan tindakan pembetulan dengan segera
sebelum perkhidmatan diteruskan 4
- Pelanggaran keselamatan yang berulang dan mengakibatkan
kecederaan serius
- Kesilapan pengeluaran dan pelanggaran peraturan yang
menimbulkan kesan langsung kepada perkhidmatan
- Memberi kesan psikologi
37
Sederhana
- Penemuan memerlukan Pelan Tindakan Pembetulan
- Kesilapan pengeluaran yang boleh mendatangkan kesan tidak
langsung kepada perkhidmatan 3
- Memberi kesan tidak langsung kepada kesihatan
- Ketidak puasan pelanggan terhadap perkhidmatan
Kecil
- Tidak memerlukan tindakan undang-undang
- Tidak memerlukan tindakan pembetulan
- Tidak menjejaskan keselamatan 2
- Kesilapan yang kecil dalam prosedur kerja
- Kesilapan yang memerlukan peluang untuk penambahbaikan
(OFI)
-
Terlalu kecil
- Tiada peraturan pelanggaran / pematuhan
- Tiada elemen keselamatan / kerahsiaan terjejas
- Pengeluaran tepat pada masanya 1
- Tiada kecacatan produk / perkhidmatan
- Tidak berlaku masalah komunikasi
SKALA RISIKO
5 4 3 2 1
25 20 15 10 5
5
20 16 12 8 4
4
15 12 9 6 3
3
10 8 6 4 2
2
5 4 3 2 1
1
16 - 25 Risiko Tinggi (Tindakan diperlukan)
38
LAMPIRAN 7
OBJEKTIF KUALITI JKWPKL& PUTRAJAYA
7 Pengurusan Stor
7.1 Memastikan KEW PS 3 (Kad Kawalan Stok) dikemaskini 100%
8 Pengurusan Perkhidmatan
8.1 Memastikan semua buku perkhidmatan dikemaskini sekurang-kurangnya sekali dalam enam bulan 100%
9 Pengurusan Kewangan
9.1 Memastikan bil-bil dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaannya - 100% 100%
39