Professional Documents
Culture Documents
Avni Rexhepi
Prishtinë, 2002
Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access
PARATHËNIE
MICROSOFT ACCESS
Instalimi i programit
Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhim
opcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File New
database- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari të
krijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderin
ku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e fajllit për
bazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën Create
New Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet e
përshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është
*.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhni
emër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk përjashtohet mundësia që ta pranoni edhe
emrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessi
krijon bazën e re të zbrazët të të dhënave.
Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access
Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me ç'rast mund të
bëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin
Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje
përkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish
(Fundi , Përfundo) lëvizim hap pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistarit
deri në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës së
gatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari.
Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet):
Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages
(Faqet,Web faqet), Macros (Makrot) dhe Modules (Modulet).
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
DRITARJA E ACCESIT
Dritarja e
Menya Shiriti i veglave
bazës
Rreshti i statusit
9
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Përfundi menysë gjendet shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) për
shkurtesat e komandave të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Varësisht se
çka kemi të hapur prej dritareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave.
Nëse kemi hapur ndonjë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë me
tabelë, në rast të formës, shiriti i veglave për punë me formë, etj.
Në pjesën e brendshme të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dhe
eventualisht ndonjë dritare të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën e
poshtme, kemi rreshtin e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen momentale ose
informata për elementin e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve CapsLock,
Insert, etj.
Kur kemi të hapur vetëm dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja e
menyve është, si do të përshkruhet në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nëse
hapet ndonjë tabelë, formë, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyve
ndryshon varësisht prej kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punën
të cilën jemi duke bërë momentalisht.
Menya File
10
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Verejtje:
Duhet pasur kujdes gjatë përdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota,
por në to paraqiten vetëm menytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kurse
në fund të menysë paraqitet një shigjetë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë së
plotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë,
herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur së
fundi.
Menya Edit
Menyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë,
formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë,
kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj.
11
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
-Find - Gjeje - shërben për hapjen e dialogut për kërkim, me të cilin i kërkojmë
vlerat e caktuara, në tabelë, formë, etj.
- Replace - Zëvendëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë të
re, po ashtu bëhet përmes dialogut që hapet.
- Go to - Shko tek - shërben për kalim në rekordin e caktuar.
Menya View
Menya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dhe
elementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punës
me Access,
12
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk është
aktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons.
- Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur.
- Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications.
- Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza,
Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati,
përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihet
shiriti i veglave - Database (fig. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipas
dëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars.
- Kur aktivizohet, ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, në
shiritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.
New Format
Open Print Cut Office Analyze Large List Code
Preview Copy painter
Save Spelling Lin ks Icons Details Properties New Object
Paste Undo Ralationships Office
Small Icons
assistant
Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave database
Nëse vetëm pozicionohet treguesi i mausit mbi ikonë (tast) dhe mbahet aty për një
kohë, do të paraqitet edhe emri i ikonës, gjegjësisht funksioni që ajo kryen nëse
klikohet në të. Ikonat në shiritin e veglave janë shkurtesa për aktivizikimin e
komandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti i
veglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që t'i
kemi "në dorë", e të mos humbim kohë t'i kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit
13
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
për ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin e
tasteve prej shiritit të veglave.
Menya Insert
- Table - Tabelë
- Qyeru - Pyetës (kueri)
- Form - Formë (formularë)
- Report - Raport
- Macro - Makro
- Module - Modul
- Class Module - Modul klase
- AutoForm - Formë automatike
- AutoReport - Raport automatik
Fig. 14 - Menya
Insert
Menya Tools
14
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Menya Window
Menya Help
15
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Fig. 17. a
Kur dëshironi të largoni prej ekranit asistentin, e
klikoni me pullen e djathte të mausit, dhe pastaj
në menynë e hapur zgjedhni Hide. Menyja
Options, rregullon opcionet, Choose assistant…
mundëson ndërrimin e pamjes së asistentit, dhe
Fig. 17.b Animate bën animacion me figurën e asistentit.
Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. Ka shiritin me vegla, dhe tri faqe:
Contents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari për përgjigje, dhe Index-Indeksi.
Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjesën e djathtë paraqiten temat
specifike të zgjedhura në anën e majtë.
Contents - Përmbajtja,
faktikisht është e organizuar si
libër, me kapituj dhe tema të
veçanta, te cilat i zgjedhni duke
i hapur kapitujt e librit, me
shenjen plus që e kanë para, e
cila pastaj shndërrohet në
minus. Mbyllja bëhet duke
shtypur shenjën minus. Tema e
zgjedhur paraqitet në anën e
djathtë të dritares.
Fig. 17.c.
16
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Pastaj në pozitën 3. Choose a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe në
anën e djathtë hapet faqja me përmbajtjen për temën e zgjedhur.
Menya Format
Menya format paraqitet nëse kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Pra,
ajo ka të bëjë me formatizimin e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapur. Në
rast se kemi hapur një tabelë, atëherë menya format, duket si vijon:
17
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Menya Records
Nëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programit
paraqitet edhe menya Records - Rekordet.
Pra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës
(kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.
18
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Menytë e kontekstit
19
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Këto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemi
listën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prej
objekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard.
Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste:
Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabela
ose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimin
e dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementit
përkatës, bëhet me tastin New.
Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësisht
objektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.
20
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Modet
Gjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilin
përdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit,
në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sa
punohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me të
dhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastaj
përdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e të
dhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin e
punës mund të përmbajnë të dhëna.
Tabela
Tabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Në
tabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrin
dhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtat-
rekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20).
Fig. 20 - Tabela
Titujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshti-
rekordi është një tërësi, pra, një rekord me fushat prekatëse. Në fund të dritares së
tabelës janë pullat për lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), ku
tregohet se në cilin rekord është i pozicionuar momentalisht kursori pra, rekordi
aktual, pastaj pullat për kalim tek rekordi gjegjës (shih fig. 21).
Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5).
- rekordi e parë - rekordi i ardhëshëm
- rekordi paraprak - rekordi i fundit
- rekordi momental - rekord i ri në fund të tabelës
- prej 5 (numri i rekordeve)
Fig. 21 - Lëvizja nëpër tabelë
21
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Pyetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben për
nxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund të
ketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatë
punës mund t'i nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Për
nxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatë
konstruktimit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet e
caktuara te tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht.
22
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Në fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëm
fushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit.
Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si në
fig. 21.
Forma
Për punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjitha
fushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja e
fushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose më
shumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjta
me formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmes
modit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma.
Edhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21.
Raporti
Për paraqitjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raporti
është elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër të
dhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregullohet
në modin e dizajnimit, me ç'rast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më e
përshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqiten
edhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe raporti i posaqëm i
përshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në
23
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
fund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por në
këtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti per
tabelën addresses.
Faqet
Faqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin Microsoft
Access 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimin
dhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mund
të përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel.
Makrot
24
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë
Modulet
25
Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access
26
Avni Rexhepi - Microsoft Access Relacionet
27
Relacionet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Relacionet
P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca për
porositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuar
kështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëpo
ruajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do të
nënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, e
ndërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitat
ku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do të
përsëriteshin për secilen urdhëresë të punës.
Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët,
për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimin
e klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe në
tabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacion
ose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund të
lidhë urdhëresat e punës me të punësuarit.
Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mes
tabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilave
vendosen relacionet.
Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson që
të gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatat
për të për një urdhëresë të caktuar pune.
Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahen
të dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat për
urdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin në
secilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të
28
Avni Rexhepi - Microsoft Access Relacionet
Vërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë
3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janë
vendosur një mbi një, për lehtësim.
Normalizimi
29
Relacionet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera.
Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale
(e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar),
atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit.
Llojet e relacioneve
Tabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra:
një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prej
numrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë.
Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerë
unike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumë
fusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord.
Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund të
ketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kurse
e dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord për
secilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumë
urdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cila
përfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet të
ekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori).
Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhe
nuk është e thënë të ketë vlerë unike.
Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet në
skaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën e
tabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (∝). Fushat e çelësave primar janë të
shkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e
30
Avni Rexhepi - Microsoft Access Relacionet
huaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave të
tabelës së dytë.
Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, i
përgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushat
kryesore në të dy tabelat janë çelësa primar.
Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale.
Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumë
rekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar një
tabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, e
lidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit shumë-
me-shumë në dy relacione një-me-shumë.
Integriteti referencial
- fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë
unike
31
Relacionet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënë
edhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluar
programi: Microsoft Office/Office/Samples).
1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për
të siguruar rezultatin.
2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave
3. Analizimi i fushave të secilës tabelë
4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta
në një tabelë (çelësi primar).
5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet.
6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me
shfrytëzuesit.
7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave.
8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.
32
Avni Rexhepi - Microsoft Access Relacionet
33
Relacionet Avni Rexhepi - Microsoft Access
34
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
TABELAT
Tabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së të
dhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi i
kujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutimin
efikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnë
shumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnë
mbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Në
këtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave.
35
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Magjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund të
krijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (Table
Wizard).
Në rast se shtypet New, në ekran do të paraqitet dritarja e dialogut New Table, (fig.
3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard dhe pastaj të shtypni tastin OK.
36
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
- Sample Tables -
shembuj tabelash -
ofron mundësinë e
zgjedhjes së
shablloneve të
gatshme të tabelave
për qëllime të
ndryshme dhe pastaj,
propozon fushat
përkatëse në listën
vijuese.
- Sample Fields -
shembuj fushash -
Fig. 3.4 - Table wizard paraqet listën e
fushave të
përshtatshme për
llojin e zgjedhur të
tabelës në fushën
paraprake.
37
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Pasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a) magjistari ofron zgjedhjen e emrit
për tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e përcaktimit të fushës që do të jetë
çelës primar: Do you want the wizard to set a primary key for you? (A dëshironi që
magjistari të përcaktojë çelësin primar për ju).
- Numbers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/ose
shkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.
38
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
39
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënat
në tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rast
Accessi do të formojë një formë-formularë të përshtatshëm për futjen e të dhënave,
i cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9)
40
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
41
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
42
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
43
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Pasi t'i riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat e tepërta . Për të fshirë kolonën në
tabelë, duhet vepruar si vijon:
44
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Tabela tani është e gatshme për pranimin e të dhënave dhe menjëherë mund të
fillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë.
Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktimin e numrit të kolonave, dhe
eventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën normalisht mund ta bëjmë edhe më
vonë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të bëhet përmes menysë: File-Save, ose
duke shtypur tastin Save në shiritin e veglave. Mundemi edhe të mbyllim
dritaren e tabelës me tastin Close , me ç'rast në ekran do të paraqitet dialogu me
pyetjen se a dëshirojmë të ruajmë tabelën e krijuar:
Pyetja e parashturar është: Do you want to create a primary key now? - A dëshironi
të krijoni tash çelësin primar? Kemi mundësi të zgjedhim:
- Yes - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar shton një fushë të re, me emrin ID.
- No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të definuar si çelës primar, mirëpo atë
mund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës.
- Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në dritaren e tabelës përsëri.
45
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
46
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Mbushja e tabelës
Mbushja e tabelës me të dhëna bëhet përmes tastierës. Nëse disa vlera janë të njëjta
me ato ekzistuese në tabelë, për lehtësim mund të përdoret edhe kopjimi (Copy)
gjegjësisht zhvendosja (Cut) e tekstit të qelulës përmes menysë Edit - Cut/Copy/
/Paste, ose përmes tasteve përkatëse nga shiriti i veglave, me ç'rast teksti i zgjedhur
kopjohet ose zhvendoset në memorje të kompjuterit, e pastaj me Paste thirret prej
memorjes dhe vendoset në poziten ku aktualisht është i pozicionuar kursori.
Dizajnimi i tabelës
Tabela e re mund te fillojë të krijohet edhe në modin e dizajnimit, i cili përdoret për
krijimin e tablës së re dhe për ndryshimet në dizajnin e tabelave të krijuara me
parë, në modin e dizajnimit, përmes magjistarit apo në datasheet view.
Zakonisht, kur paraprakisht është dizajnuar baza e të dhënave (pra veq është
përcaktuar projekti ideor) dhe dihet se çfarë tabelash nevojitet të krijohen, atëherë
fillohet me krijimin e tabelave në modin e dizajnit.
47
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
48
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Emrin e fushës e zgjedhim sipas dëshirës dhe pas emërtimit të fushës, pasi të
shtypet Enter, kursori kalon në fushën Data Type - Tipi i fushës, ku përcaktohet tipi
i të dhënave të fushës. Tipet e mundshme janë:
Memo - Memo përdoret për ruajtjen e teksteve të gjata, të cilat nuk mund të ruhen
si të tipit Text. Memo mund të ruaj deri në 65,535 karaktere. Zakonisht përdoret
për përshkrime dhe komente për fushat tjera.
Number - Numër, përdoret kur vlerat numerike duhet të sortohen ose të kryhen
llogaritje të ndryshme me to. Nëse shprehin vlerë në para, atëherë më mirë është të
përdoret tipi Currency-Valutë.
Duhet pasur kujdes me vlerat Number dhe Currency, sepse atyre automatikisht u
ndahet vlera 0-zero. Kjo mund të shkaktojë probleme në rastet e numrimit p.sh,
49
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Yes/No - Po/Jo - është i përshtatshëm për fushat me vërtetim (Check Box) për
qëllime të ndryshme dhe mund të ketë opcionet Yes/No, On/Off ose True/False.
Paraqitet si boks për vërtetim, si në tabelë ashtu edhe në formë, raport etj.
OLE Object - Kur dëshironi të importoni ndonjë objekt prej ndonjë programi tjetër
në tabelën tuaj, mund të përdorni tipin OLE Object. Me këtë tip mund të mirren të
dhënat prej objekteve si: Tabelë e Excel-it, Dokument i Wordit, foto, muzikë ose të
dhëna të tjera binare.
Lookup Wizard (magjistari për kërkim) - Krijon fushë e cila përmbanë një numër
të kufizuar opcionesh të vlerave. Kur të zgjedhet ky tip, magjistari ndihmon që të
krijohet lista dhe t'i bashkangjitet tabelës ose të vendoset lidhja në ndonjë tabelë
ose pyetës tjetër. Kur të futen të dhënat në tabelë, prej listës mund të zgjedhet vlera
përkatëse. Fusha në tabelë i trashëgon karakteristikat e fushës nga lista.
50
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Tipari Efekti
Përcakton numrin maksimal të karaktereve që mund të vendosen
Filed Size
në një fushë. Vlera e predefinuar është 50.
Përcakton si do të paraqitet vlera, për shembull, me shkronja të
Format mëdha, të vogla etj. Për tekst nuk është i predefinuar formati i
paraqitjes.
Paraqet shabllonin të cilin duhet ta plotësojë vlera, si numri i
Input Mask telefonit, kodi postal, për qëllime standardizimi etj., ose i shton një
karakter fushës, nëse deshironi. Nuk ka vlerë të predefinuar.
Paraqet emrin-etiketën e cila ndryshon prej emrit në tabelë, formë
Caption
ose raport. Nuk është e predefinuar.
Automatikisht vendoset vlera e treguar në këtë fushë. Për Text
Default Value
nuk është e predefinuar. (Për Number dhe Currency: Vlera = 0)
Përckaton shprehjen me të cilën verifikohet validiteti (vlefshmëria)
Validation
e të dhënave. Nuk është e predefinuar. Nëse nuk është e zbrazët,
Rule
është njësoj si të aktivizohet tipari Required.
Përcakton tekstin që do të paraqitet si vërejtje nëse vlera e
Validation
shënuar në fushë nuk e plotëson kushtin e verifikimit të validitetit.
text
Nuk është e predefinuar.
Përcakton a mund të mbetet fusha e zbrazët. E predefinuar si No-
Required
Jo.
(Lejo gjatësi zero) Bën dallim mes fushës së zbrazët dhe asaj që
Allow Zero
përmbanë string të zbrazët. Ndihmon kur nuk ekziston vlera,
Length
p.sh., numri i faksit. E predefinuar si No-Jo.
Indexed Indekson tabelën sipas fushës. E predefinuar si No-Jo.
Mundëson kompresimin e të dhënave të ruajtura në formatin
Unicode
Unicode, për të shpenzuar më pak hapësirë. E predefinuar si Yes-
Compression
Po.
51
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse dëshironi, edhe gjatë përcaktimit të fushës dhe tipareve të fushës, në dritaren
për dizajnim të tabelës, kur pozicionoheni në Field Name-Emri i fushës, mund të
shfrytëzohet ndihma e programit(Access Field Builder), të cilën e aktivizojmë
përmes tastit Build nga shiriti i veglave. Me këtë rast aktivizohet përsëri
magjistari për ndihmë (fig. 3.27), i cili përmbanë të njëjtat opcione si Table Wizard
(magjistari për tabela). Fushat janë të predefinuara dhe kanë: emrin, tipin e të
dhënave dhe tiparet tjera, të cilat mund t'i ndryshoni sipas nevojës.
Prej listës së shablloneve të
tabelave (Sample Tables) zgjedhet
shablloni i fushës (Sample Field).
Janë dy kategori tabelash (Business
dhe Personal). Pas zgjedhjes
shtypet OK dhe fusha përkatëse do
të marrë emrin dhe tiparet e
predefinuara.
Madhësia e vlerave të tipit Text, është e predefinuar si 50, mirëpo fushave si emri,
numri postal, telefonik, etj., të cilët kanë vetëm nga disa karaktere nuk u nevojitet
madhësia 50. Madhësia mund të ndryshohet me dhënien e vlerës së re. Arsye tjetër
është edhe evitimi i gabimeve gjatë futjes së të dhënave në tabelë, me ç'rast
kufizohet numri i karaktereve që mund të shtypen. Pra, nëse zgjedhet madhësia e
fushës 5, do të thotë se në atë fushë mund të shtypen vetëm tekstet me gjatësi deri
në 5 karaktere.
Madhësia e fushave numerike - tipi Number, përcaktohet duke zgjedhur tipin e jo
numrin e karaktereve. Opcionet që ofrohen janë:
Byte Bajt, përdoret për vlerat e plota pozitive prej 1 deri në 255.
Numër i plotë (integjer), pozitiv e negativ ndërmjet: -32768
Integer
dhe +32767.
Long Integjer i gjatë, për ruajtjen e vlerave të plota shumë të
Integer mëdha, ndërmjet afër: -2 bilion deri +2 bilion.
Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme, të
Single
formatit IEEE
Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme me
Double
precizitet të dyfishtë, të formatit IEEE
Replication Përdoret për ruajten e numrave unik (Globally Unique
ID Identifier - GUID)
Decimal Mundëson kontrollimin e vlerave numerike përmes tipareve
52
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Formatizimi i të dhënave
Tipari Format, përdoret për përcaktimin e mënyrës së shfaqjes së vlerës, por nuk
ka kurrfar ndikimi në mënyrën se si ruhet vlera, as nuk mund të përdoret për
verifikimin e vlerave të shtypura. Me këtë tipar mund të sigurohet paraqitje e
standardizuar e të dhënave ashtu që të gjitha të dhënat në një fushë të duken njësoj,
pa marrë parasysh se si janë shtypur kur janë futur vlerat në tabelë. Për shembull,
mund të kërkohet që të gjitha të dhënat të shfaqen me shkronja të mëdha, ose datat
të tregojnë vitin me vetëm dy shifra. Ekzistojnë formatet e predefinuara, por edhe
shfrytëzuesi mund të krijojë formate të reja sipas dëshirës.
Ndërrimet që bëhen në tiparin format, si edhe në formatet tjera, në pamjen e
dizajnit - Design View, aplikojnë formatin në pamjen tabelare - Datasheet View,
pra kur tabela hapet për përdorim.
Në tabelën në vijim janë përshkruar sibolet e zakonshme të formatizimit, që mund
të përdoren për çdo tip të të dhënave.
Simboli Efekti
Futja e karaktereve nga e majta në të djathtë në vend se nga
!
e djathta në të majtë, rreshtimi majtas
(hapsira) Hapsira futet si karakter (literal) kur shtypet tasti Spacebar
"xyz" Paraqiten katakteret ose simbolet brenda thojzave
* Zbrastira (Hapsira) plotësohet me simbolin që pason
Tregon se karakteri pas shenjës trajtohet si literal. Zakonisht
\
përdoret për simbole ose karaktere të rezervuara.
Të dhënat i paraqet me ngjyrën e zgjedhur brenda kllapave.
Mund të përdoret: Black (e zezë), blue (e kaltër), red (e
[ngjyra]
kuqe), green (e gjelbër), yellow ( e verdhë), cyan (cian),
magenta (magjenta) dhe white (e bardhë).
Duhet pasur kujdes, që së pari vendoset simboli i parë !, e pastaj shihet efekti, kur
rreshtimi bëhet nga e majta pra, përndryshe s'vërehet. Simbolet tjera të formatizimit
vlejnë vetëm për tipe të veçanta të të dhënave, si do të shihet në vijim.
53
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për text dhe memo përdoren vlera të njëjta për formatizim, ku disa janë për një
karakter të vetëm e disa për krejt fushën. Në tabelën në vijim janë dhënë disa
opcione që përdoren për text dhe memo.
Simboli Efekti
@ Tregon se duhet shtypur karakter ose zbrazëtirë
& Tregon se karakteri ose hapsira janë opcionale
< Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të vogla
> Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të mëdha
Kur të bëhet ndryshimi në format, efekti vërehet në tabelë gjatë mbushjes me vlera
të reja, por edhe nëse ka pasur vlera në tabelë, pas ndërrimit të formatit, të gjitha
vlerat në atë fushë do të ndërrohen sipas formatit të ri. Ndryshimi do të aplikohet
edhe në format dhe raportet që i përdorin ato të dhëna.
54
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Opcioni Efekti
General Numrat paraqiten ashtu si shtypen. Opcioni i
Number predefinuar për tipin Number.
Numrat paraqiten me simbolin e valutës dhe simbolin
për ndarjen e mijësheve (si: 12,000.00). Predefinuar
Currency
me dy shifra pas presjes dhjetore. Opcioni i
predefinuar për tipin Currency
Paraqitet së paku një shifër. Predefinuar me dy shifra
Fixed
pas presjes dhjetore.
Paraqitet presja për mijeshet (çdo tri shifra).
Standard
Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore.
Përqindja. Paraqet vlerat të shumëzuara me 100 dhe
Percent me simbolin %. Predefinuar me dy shifra pas presjes
dhjetore.
Shkencor. Përdoret për përshkrimin me bazë dhe
Scientific
eksponent. Si p.sh., 235 paraqitet si 2.35E+02
Verejtje:
Kur zgjedhet formati Percent për fushat numerike (Number), duhet ndërruar Filed Size prej
vlerës së predefinuar Long Integer në Single, sepse përndryshe paraqitet vetëm pjesa e
plotë, e jo edhe shifrat pas presjes dhjetore. P.sh, nëse shtypni 1 paraqitet si 100%, por
edhe për 1.25 prap do të duket 100%.
Simboli Efekti
. (pika) Tregon se pika decimale i ndanë pjesët e numri
, (presja) Ndarësi i mijësheve
Pozita për shifër. Paraqitet shifra nëse ekziston, nëse
0
jo paraqitet 0.
# Pozita për shifër. Paraqitet shifra, nëse ekziston.
$ Paraqitet shenja e dollarit.
% Vlera shumëzohet me 100 dhe i shtohet shenja %
55
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Verejtje:
Fushave të tipit Currency dhe Number, automatikisht u ndahet vlera 0. Kjo mund të
shkaktojë probleme nëse planifikohet numërimi i rekordeve që kanë vlerë në fushë, për
arsye se edhe zeroja konsiderohet si vlerë dhe do të numrohet. Për të evituar këtë problem
duhet larguar vlerën prej tiparit Default Value.
Formati i tipeve Currency dhe Number përbëhet prej 4 pjesëve, të cilat janë të
ndara me pikëpresje. Secila pjesë është për tip të ndryshëm të vlerave:
- pjesa e parë përcakton formatin e numrave pozitiv
- pjesa e dytë përcakton formatin e numrave negativ
- pjesa e tretë përcakton formatin kur vlera është zero
- pjesa e katërt përckaton formatin kur vlera është NULL
(NULL - që s'ekziston fare, d.m.th pa definuar, pa shtypur fare vlera)
Date/Time
Opcioni Efekti
General date (E predefinuar) Kombinim i datës së shkurtër dhe orës
në formë të gjatë. Nëse ndonjëra mungon paraqitet
vetëm tjetra. Shembuj:
5/21/01 3:30:00 PM (US) ose 21/05/01 15:30:00 (UK)
Long Date Data në formatin e gjatë, sipas vlerave regjionale të
zgjedhura në Windows (Control Panel-Regional
Settings). Shembuj:
Tuesday, May 21, 2001 (US)
Tuesday, 21 May, 2001 (UK)
Medium Date 1-Dec-01
56
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Yes/No
Accessi automatikisht paraqet kontrollën për vërtetim (check box) kur zgjedhet tipi
i të dhënave Yes/No. Të gjitha formatizimet injorohen për këtë tip të të dhënave.
Në vend të formës grafike mund të zgjidhen edhe ato tekstuale. Ekzistojnë tri
formate të predefinuara: Yes/No, On/Off dhe True/False.
Për të zgjedhur njërin prej tyre duhet kryer këto veprime gjatë dizajnimit të saj:
1. Zgjedhet fusha Yes/No
2. Klikohet në faqen LookUp në pjesën Field Properties
3. Zgjedhet Textbox në listën Display Control
4. Ktheheni në faqen General dhe zgjedhet formati i dëshiruar.
57
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Tiparet Field Size (madhësia e fushës), Precision (preciziteti), Scale (shkalla) dhe
Decimal Places (pozitat decimale), janë të ndërlidhura. Tipari Field Size përcakton
a do të ruhet numri si i plotë, thysë apo përcaktohet preciziteti. Kur Field Size është
decimal, atëherë përcaktohen vlerat tjera.
Precision (preciziteti) përdoret për të kufizuar numrin e shifrave të vlefshme.
Caktohet mes 0 e 28, e predefinuar 18. Scale për kufizimin e shifrave të vlefshme
që mund të shtypen pas presjes dhjetore. Caktohet mes 0 dhe 28, e predefinuar 0.
Tipari Format shton karaktere, si p.sh shenja $ ose presja (,) për ndarjen e
mijësheve. Decimal Places përcakton sa shifra paraqiten pas presjes dhjetore në
fushat e tipit number dhe currency. E predefinuar Auto, që do të thotë vetvetiu
përcaktohet varësisht prej vlerës. Nëse vlera është definuar si Integer ose Long
Integer, atëherë s'paraqiten fare pozitat pas presjes decimale, pra vlera
rrumbullaksohet në numër të plotë.
Titulli/Përshkrimi
58
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Verejtje:
Nëse dëshironi të përcaktoni një fushë si çelës primar, pas mbushjes së tabelës me të
dhëna, kurse në të ekzistojnë disa vlera të njëjta, atëherë Accessi nuk lejon që të vendosni
çelësin primar. Për të eliminuar problemin ekziston mundësia e gjetjes dhe eleminimit të
duplikateve përmes pyetësit Find Duplicates (pyetësit do të shpjegohen më vonë).
Për të zgjedhur çelësin primar, në më shumë fusha, për shembull nëse në një tabelë
me emrat e klientëve dëshironi të zgjedhni si çelës fushën Emri, atëherë s'mjafton
sepse mund të jenë dy klinetë me emër të njëjtë. Atëherë mund të zgjedhen dy
fusha: Emri dhe Mbiemri, ose tri: Emri, Iniciali i prindit dhe Mbiemri, për të
siguruar vlerat unike për çelësin.
Për të caktuar çelësin primar në dy fusha të
njëpasnjëshme mbani shtypur Shift dhe klikoni
fushat përkatëse, kurse për fushat që nuk janë një
pas një, duhet të mbahet shtypur Ctrl e pastaj të
klikohen fushat përkatëse. Pasi të zgjedhen fushat,
Fig. 3.28 - Çelësi primar në atëherë në njërën prej mënyrave të lartpërmendura
më shumë fusha zgjedhet çelësi primar.
Çelësi primar në më shumë fusha është trashëguar prej kohës kur Accessi nuk e
kishte në përdorim tipin AutoNumber. Kryesisht përdorej në tabelën lidhëse
ndërmjetësuse për të siguruar lidhjen e dy tabelave në relacionin shumë-me-shumë.
Tani, në vend se të përdoret çelësi primar në më shumë fusha perferohet që të
shtohet një fushë e tipit AutoNumber dhe Accessi do të përkujdeset që secila fushë
të ketë vlerë unike.
59
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Indeksi
60
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
duplikate në fushën e parë, atëherë sortimi vazhdohet sipas fushës së dytë, e kështu
me rradhë.
Nuk është e thënë që dizajni i tabelës të jetë përfunduar plotësisht për ta ruajtur atë.
Në fakt është mirë që ajo të ruhet pas çdo ndryshimi, për të penguar shkatërrimin e
tabelës me rastin e dizajnimit të mëtejshëm. Gjithashtu nëse dëshironi të
përfundoni dizajnimin dhe ta mbyllni dritaren e dizajnimit, Accessi kërkon të ruhet
tabela. Në atë rast nëse vendosni për ruajtjen e tabelës atëherë kërkohet të jepni
edhe emrin me të cilin do të ruhet tabela.
61
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse nuk dëshironi t'i ruani ndryshimet që i keni bërë në dizajnin e tabelës, ose
herën e parë tabelën, gjatë krijimit përmes dizajnimit, mbylleni dritaren e
dizajnimit dhe shtypeni No, në pyetjen a dëshironi t'i ruani ndryshimet.
Pas ruajtjes tabela është e gatshme për përdorim dhe mund ta hapni prej dritares së
bazës, duke e klikur dy herë ose duke e zgjedhur dhe duke shtypur tastin Open, në
shiritin e veglave të dritares së bazës, apo duke e klikuar me tastin e djathtë të
mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhet Open.
Kopjimi i tabelës
62
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Kur tabela është në Clipboard, klikoni në zonën e zbrazët të dritares dhe veproni në
njërën prej mënyrave vijuese:
Nëse nuk jepni emër për tabelën e re, atëherë ajo paraqitet me emrin Copy of ...
Për të kopjuar edhe strukturën e tabelës edhe të dhënat në të, zgjedhet Structure
and Data.
Kjo procedurë mund të përdoret edhe për kopjimin e objekteve tjera: pyetësve,
formave, raporteve, etj., dhe në këtë mënyrë kursehet kohë për krijimin e objektit të
ri, i cili është i ngjashëm me atë ekzistues.
Ndryshimet në tabela
Ndryshimet në tabelën ekzistuese mund t’i bëni duke zgjedhur tabelën në dritaren e
bazës së të dhënave, dhe pastaj:
Design - në shiritin e veglave të dritares së bazës, ose Design View, në
menynë e kontekstit pasi ta klikoni tabelën me tastin e djathtë të mausit.
Nëse tabela është hapur në modin e punës, për të futur vlera në të, në pamjen
tabelare - datasheet dhe nëse aty për aty dëshironi të bëni ndryshime në pamjen e
tabelës atëherë për të kaluar në modin e dizajnimit mund të veproni në njërën prej
mënyrave vijuese:
- Klikoni kontrollën View Design në shiritin e veglave të dritares së
Accessit.
63
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Shtimi/Largimi i fushave
64
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Për të fshirë disa fusha përnjëherë i zgjedhni dhe i fshini si grup. Përmes tastit DEL
mund të fshini rreshtin, vetëm nëse është zgjedhur rreshti, kurse për mënyrat tjera
mjafton të jetë pozicionuar kursori në rresht.
Ndryshimi i tipit të të dhënave është më i komplikuar kur në tabelë veq janë futur
të dhëna. Nëse s'ka të dhëna në tabelë atëherë pa probleme mund të ndërrohet tipi i
të dhënave. Disa tipe të dhënash shumë lehtë konvertohen në tip tjetër, por disa
65
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse ndodhë që të vërehet se çelësi primar nuk mund të ketë vlera unike, mund të
paraqitet nevoja që të vendosni për të ndërruar çelësin primar ose të krijoni çelës në
dy ose më shumë fusha.
66
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
Për të shtuar edhe një fushë në çelësin primar, zgjedhni të dy fushat-atë që veq
është çelës primar dhe të renë-dhe klikoni Primary Key. Ikona e çelësit do të
paraqitet tek të dy rreshtat.
Nëse paraqitet nevoja për largim të çelësit primar ose largim të përkohshëm me
rastin e importimit të të dhënave prej ndonjë tabele tjetër kurse, vlerat e tabelës që
importohet kanë duplikatet e tyre në tabelë, atëherë duhet zgjedhur fushën e çelësit
dhe duhet klikuar ikonën Primary Key. Atëherë largohet çelësi primar prej fushës
përkatëse. Ky veprim nuk ndikon në të dhënat në tabelë. Nëse fusha është përdorur
në vendosjen e relacionit me ndonjë tabelë tjetër, atëherë së pari duhet larguar
lidhjen, para largimit të çelësit primar.
Për të largur indeksin në një ose më shumë fusha, ndryshoni tiparin Indexed të asaj
fushe në No. Në këtë mënyrë vetëm largohet indeksi, por nuk ka ndikim në vet
fushën ose vlerat e saj.
Në dialogun Indexes mund të shtoni ose largoni fushat prej indeksit në më shumë
fusha, të ndryshoni radhën e sortimit për cilëndo fushë ose të ndryshoni tiparet e
indeksit. Gjithashtu, mund të ndryshoni renditjen e fushave në indeks.
- Për të larguar një fushë prej indeksit në disa fusha, hapeni dialogun
Indexes, zgjedheni rreshtin dhe shtypeni tastin DEL.
- Për të larguar indeksin, në dialogun Indexes zgjedhni rreshtat e indeksit
dhe shtypni tastin DEL.
- Për të shtuar një fushë në indeks, në dialogun Indexes, zgjedhni fushën nën
të cilën dëshironi të shtoni fushën e re, shtypeni tastin Insert dhe jepeni
emrin e fushës së re.
- Për të ndryshuar rradhën e fushave në indeksin në disa fusha, zgjedhni dhe
zvarritni shenjën e fushës.
- Për të ndërruar rradhën e sortimit të cilës do fushë të indeksit, zgjedhni
renditjen në listën Sort Order.
Deri tani kemi parë disa forma të verifikimit të të dhënave që futen në tabelë. Tipi i
të dhënave mund të kufizohet, p.sh., në datë ose kohë. Gjithashtu, mund të
kufizohet numri i karaktereve në fushën e tipit Text ose të pengohet duplifikimi i të
dhënave. Mënyrë direkte e përcaktimi të rregullësisë së të dhënave është edhe
përcaktimi i tiparit Validation Rule - rregullave të cilat duhet t’i plotësojnë të
67
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Kur shtoni ndonjë kusht, mund ta testoni në vlerat e dhëna në tabelë për të
verifikuar a ka ndonjë vlerë që nuk e plotëson kushtin. Këtë mund ta bëni duke
zgjedhur në menynë: Edit-Test Validation Rules, ose në titullin e dritares Design në
Design View klikoni me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit
zgjedhni Test Validation Rules. Në këtë rast Accessi jep vërjetjen se do të
68
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
verifikojë edhe tiparet Required dhe Allow Zero Length. Pasi procesi do të zgjasë,
do të pyes poashtu nëse dëshironi të bëni verifikimin. Nëse zgjedhni Yes, duhet së
pari të ruhet tabela, para testimit të rregullave. Pasi të zgjedhni Yes për ruajtje të
tabelës, vazhdohet me verifikim. Nëse Accessi nuk gjenë asnjë vlerë që nuk i
respekton rregullat paraqet porosinë me të cilën informon se të gjitha të dhënat i
plotësojnë kushtet. Nëse gjindet ndonjë vlerë që nuk i plotëson kushtet, Accessi e
ndërpren testimin dhe paraqet porosinë me të cilën informon se kushti nuk është
plotësuar dhe nëse dëshironi të vazhdoni verifikimin.
Në fushën Description-Përshkrimi
jepet përshkrimi i tabelës, në
Valdiation Rule-Rregulla e
validitetit dhe Validation Text-
Teksti për Validitet.
Për shembull, nëse në tabelë kemi
dy fusha: Data e dërgimit, dhe
Data e pranimit, atëherë mund të
vendosim kushtin që Data e
Fig. 3. 32 - Karakterisikat e tabelës. pranimit gjithmonë të jetë më e
madhe se Data e dërgimit.
69
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Verejtje:
Kur në shprehje përdoren emrat e fushave ato quhen identifikatore dhe duhet t'i
plotësojnë disa kushte. Për ta njohur Accessi si vlerë të fushës, identifikatori duhet
të jetë në kllapa të mesme [ ].
Nëse fusha ndodhet në tabelë tjetër, duhet të jepet edhe kualifikatori përkatës. Për
shembull nëse prej tabelës Punetoret merret fusha Emri, atëherë duhet përdorur
identifikatorin: Punetoret![Emri]. Operatori ! e informon Accessin se pason emri i
dhënë prej shfrytëzuesit.
Kur përdoret në shprehje, emri i objektit si p.sh tabela Punetoret, nuk ka nevojë të
jetë në kllapa, përveq nëse përbëhet prej dy pjesëve me hapësirë, apo nëse
përdore karaktere speciale si nënviza (_), etj.
Njëri prej tipareve të fushës është edhe Required (I duhur, i domosdoshëm), vlera e
të cilit mund të jetë Yes-Po ose No-Jo. Është e predefinuar vlera No, por mund të
ndërrohet në Yes, nëse konsideroni se fusha duhet të ketë vlerë patjetër. P.sh., në
tabelën Studentët, secili student patjetër duhet të ketë numër indeksi, kështu që për
këtë fushë për tiparin Required duhet zgjedhur Yes. Pra për secilën fushë që
konsideroni se duhet patjetër të jipet një vlerë, për tiparin Required zgjedhni Yes.
Verejtje:
Të gjitha tipareve të fushave dhe indeksave që kanë vetëm vlerat Yes ose No, mund t'ua
ndërroni vlerën momentale duke klikuar dy herë në to.
Fushat e zbrazëta
Një fushë mund të mbetet e zbrazët nëse nuk e dini vlerën ose nuk ekziston vlera e
saj për një rekord të caktuar. Accessi bën dallim mes fushës së zbrazët me vlerë
Null dhe stringut të zbrazët.
Vlera Null tregon për mungesë të vlerës ose vlerë që nuk e dijmë. Fusha do të
mbetet e zbrazët nëse nuk e dini vlerën ose ajo nuk është e rëndësishme për atë
70
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
rekord. Accesi e njeh rastin e tillë dhe vendosë vlerën Null. Nëse e shtypni tastin
Enter, e paraprakisht nuk keni futur asnjë vlerë në fushë, Accessi e vendosë vlerën
Null në të.
Stringu i zbrazët nuk përmbanë karaktere. Nëse e dini që s'ka vlerë për një fushë të
rekordit (kjo nuk është rasti kur nuk e dini vlerën), futeni stringun e zbrazët duke
shtypur shenjat e thonjëzave ("") pa hapsirë mes tyre. Shenjat e thonjëzave zhduken
kur kaloni në fushën tjetër, por Accessi në atë fushë vendosë stringun e zbrazët.
Dy tipare speciale kontrollojnë punën me fusha të zbrazëta. Tipari Required
përcakton a mund të ekzistojë fusha e zbrazët apo fusha patjetër duhet të ketë një
vlerë. Tipari Allow Zero Length (lejo gjatësinë zero), kur është i caktuar si Yes,
lejon string të zbrazët në fushë. Ky tipar ekziston vetëm për fushat e tipit Text,
Memo ose Hyperlink.
Kombinimi i këtyre vlerave ka këto kuptime:
- Nëse dëshironi të përdorni mundësitë e fushës së zbrazët dhe nuk ju
intereson arsyeja pse është e zbarzët, për tiparet Required dhe Allow Zero
Length zgjedhni No. Ky është kombinimi i predefinuar për fushat e tipit
Text, Memo dhe Hypernlink.
- Nëse nuk dëshironi të ekzistojë mundësia e fushës së zbrazët, për Required
zgjedhni Yes, kurse për Allow Zero Length, No. Nuk mund të kaloni në
fushën e ardhshme, pa shtypur ndonjë vlerë, edhe nëse ajo është: "Nuk e
di', ose "Asnjë".
- Nëse dëshironi të dini arsyen përse është fusha e zbrazët, për Required
zgjedhet No, kurse për Allow Zero Length, Yes. Fusha mund të mbetet e
zbrazët vetëm kur nuk e dini informatën ose kur shtypni thonjëzat (""), për
të treguar se fusha nuk ka rëndësi për atë rekord.
- Nëse dëshironi që fusha të mbetet e zbrazët vetëm nëse nuk është e
rëndësishme për rekordin, për të dy tiparet zgjedhni Yes. Atëherë mënyra e
vetme për të kaluar në fushën e ardhshme është që të jepni string të zbrazët
duke shtypur thonjëzat ("") ose tastin SpaceBar (hapsirën)
71
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Kur lejohet ekzistimi i fushave të zbrazëta, mund të përdoren opcionet për kërkim
dhe zëvendësim (Edit - Find dhe Replace) për gjetjen e fushave me vlerë Null ose
string të zbrazët. Për këto më gjerësisht në pjesën për gjetjen dhe zëvendësimin e
vlerave dhe rekordeve.
Vlerat e predefinuara
Nëse ndonjë fushë shpeshherë përmbanë vlerë të caktuar, atëherë është mirë të
përdoret tipari Default Value (Vlera e zakonshme që nënkuptohet), për të plotësuar
automatikisht vlerën për atë fushë, porsa të shtohet rekordi i ri.
Megjithatë, mund të ndryshohet vlera e përcaktuar paraprakisht kur shtypni të
dhënat për atë rekord, por përdorimi i vlerës së zakonshme kursen kohën dukshëm,
kur është në pyetje ndonjë vlerë e gjatë. Vlera e zakonshme-Default Value nuk ka
ndikim në vlerat ekzistuese në tabelë, por vetëm për rekordet e reja, që krijohen pas
përcaktimit të vlerës për Default Value, nëse krijohet në tabelën që veq është e
mbushur me të dhëna. Nëse në një tabelë me kontakte, keni afro 80% të kontakteve
nga Prishtina, atëherë për fushën Vendi do të ishte e logjikshme të caktohet Default
Value - Prishtina, ashtu që për çdo kontakt të ri, fusha Vendi automatikisht merr
vlerën Prishtina. Nëse duhet dhënë vlerë tjetër, atëhere ajo duhet të shtypet. Nëse
vlera e Default Value përbëhet prej dy pjesësh ose duhet të përmbajë ndonjë shenjë
të interpunkcionit (pikësimit), atëherë vlera duhet të jepet nën thonjëza, si p.sh.,
"Los Angjelos". Për datë, vlerë e zakonshme do të ishte: Date(), që automatikisht
shtypë datën momentale. Për vlerat që veq kanë ekzistuar në tabelë, vlera e
zakonshme mund të jipet duke shtypur njëkohësisht kombinimin:
CTRL+ALT+SPACEBAR.
TIPARET E TRASHËGUARA
Objektet tjera të bazës së të dhënave, si pyetësit, format, raportet, etj., trashëgojnë
shumicën e vlerave të tabelës mbi të cilën janë krijuar. Për të pasur vlera të njëjta,
është mirë që të përcaktohen tiparet e tabelës në design View, ashtu që të gjitha
objektet mbi tabelë të trashëgojnë të njëjtat tipare. Nëse më vonë duhet të bëhen
ndryshime të ndonjë tipari për ndonjë formë ose raport ndryshimi nuk do të ketë
ndikim në tabelë.
Pyetësit trashëgojnë të gjitha tiparet e tabelës. Nëse ndryshoni ndonjë tipar të
tabelës në design View pas krijimit të pyetësit, ndryshimi automatikisht pasqyrohet
edhe në pyetës, përveq nëse nuk keni përcaktuar tiparet e pyetësit, dhe me këtë
keni evituar ndryshimet nga tabela. Ndryshimet në tiparet e pyetësit nuk kanë
ndikim në tabelë.
Fushat që përdoren në formularë dhe raporte, gjithashtu i trashëgojnë tiparet e
72
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
tabelës, varësisht prej tipit të fushës. Tiparet si Format, Decimal Places, Input
Mask dhe StatusBar Text trashëgohen, kurse Default Value, Validation Rule dhe
Validation Text nuk trashëgohen por aplikohen, që do të thotë se nuk paraqiten në
listën e vetive të kontrollës, por Accessi i aplikon. Nëse e ndryshoni tiparin Default
Value në dizajnin e formularit, atëherë evitohet tipari i fushës që është përcaktuar
në tabelë.
Futja e të dhënave në tabelë kërkon mjaft kohë. Accessi ofron shumë mënyra për të
shtuar efikasitetitn me disa prej të cilave minimizohet shtypja, e me disa ndihmohet
lëvizja nëpër tabelë, ose çasja simboleve speciale. Parimisht, sa më shumë ndihmë
aq më mirë. Një prej mënyrave për lehtësim është edhe përdorimi i Input Mask -
Maskës hyrëse.
Input Mask
Maska hyrëse është e ngjashme me tiparin Format, por përdoret për qëllim tjetër.
Formati përdoret për paraqitjen e të dhënave në formë të caktuar, derisa Input
Mask paraqet shabllonin për futjen e të dhënave. Përcaktimi i tiparit Format ndikon
në paraqitje pas futjes së të dhënave por nuk ofron asnjë kontrollë të të dhënave që
futen. Maskat hyrëse mund të përdoren për fushat e tipit Text, Number, Date/Time
dhe Currency.
Për të vendosur për zgjedhje mes tipareve Format dhe Input Mask, duhet të
përdorni këto këshilla:
- nëse dëshironi që vetëm të siguroni që të dhënat të paraqiten njësoj atëherë
përdoreni tiparin Format
- nëse dëshironi të keni kontrollë në procesin e futjes së të dhënave, përdorni
maskën hyrëse si shabllon për futjen e të dhënave për të siguruar që të
dhënat do të futen në formë të rregullt, të duhur.
Maska hyrëse paraqitet kur kursori të jetë brenda fushës, para se të futen të dhënat.
Ajo paraqet shabllonin përmes literaleve që ndajnë pozitat. Maska hyrëse mund të
përcaktojë tipin e vlerave që mund të futen në një fushë në secilën pozitë. Numrat e
telefonit janë shembull i mirë në të cilin do të shpjegojmë dallimin mes tipareve
Format dhe Input Mask.
- Formati (@@@) @@@-@@@ nuk paraqet asgjë para se të futen të
dhënat, kurse e paraqet: (044) 987-654 kur të jepni numrin e telefonit
(044987654)
- Maska hyrëse (000) 000-000 paraqet (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ para se të futni të
dhëna në fushë, e pas futjes së numrit të telefonit (044) 987-654.
73
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Formati paraqet literalet dhe karakteret që i shtypni ose lë pozitat e zbrazëta nëse
nuk shtypni karakter, por tek pas ruajtjes së rekordit. Maska hyrëse përmbanë zerot
me të cilat kërkohet numër i saktë i shifrave (dhe vetëm shifrave), me të cilat
paraqitet numri i telefonit.
Maska hyrëse shpejton futjen e të dhënave sepse automatikisht paraqiten literalet
(shenjat udhëzuese), kurse shfrytëzuesi duhet të shtypë vetëm vlerat që u përgjigjen
pozitave të shabllonit mes literaleve.
Nëse përcaktohen edhe formati edhe maska hyrëse, atëherë Accessi e përdorë
maskën hyrëse për futjen dhe ndërrimin e të dhënave, kurse formatin për paraqitjen
e të dhënave të futura.
Maska hyrëse mund të krijohet për tipet Text dhe Date/Time me ndihmën e
magjistarit - Input Mask Wizard, kurse për Number dhe Currency, duhet ta krijoni
vet.
Për të krijuar maskën përmes magjistarit, kaloni me kursor në fushën përkatëse, në
pamjen Design View, dhe
1. Klikoni në të djathtë simbolin (…) tek tipari Input Mask. (Accessi ndoshta
do të kërkojë të ruani tabelën para se të hapet ky dialog). Në ekran do të
paraqitet dritarja Input Mask Wizard (fig. 3.33) në të cilën mund të
zgjedhni një prej dhjetë maskave të gatshme. Në fushën Try It - Provoje,
tregohet si do të duket maska në tabelë në pamjen tabelare ose në Formë.
Në atë fushë mund të provoni të jepni një vlerë dhë të shihni se si do të
funksionojë dhe "a i plotëson nevojat për fushën përkatëse". Të provojmë
të krijojmë maskën për numrat telefonik.
2. Kur të zgjedhni maskën, klikoni Next dhe kaloni në dialogun vijues, në të
cilin mund të bëni ndryshime në maskë, nëse është e nevojshme. Zakonisht
paraqitet nevoja për largimin e një pozite, sepse sipas standardit amerikan
numrat telefonik kanë 7 shifra. Në këtë dialog gjithashtu mund të ndërroni
karakterin që paraqet pozitat - Placeholder Carachter. Karakter i
zakonshëm është nënviza ( _ ). Pasaj shtypni Next.
74
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
75
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Mund të jepni maskën direkt në fushën Input Mask, duke përdorur shabllonin me
tri seksione të ndara me pikëpresje (;), sikur në maskën që e krijon magjistari:
!\(999") "000\-000;;_
- Seksioni i parë ka maskën hyrëse për shifrat, ku shenja e pikës çuditëse
tregon për rreshtimin nga e majta në të djathtë, \ tregon se pason një literal
(simbol) pra kllapa e hapur. Kllapa e mbyllur ) nën thonjëza gjithashtu
trajtohet si literal, sikurse edhe viza ndarëse mes shifrave pas shenjës \.
76
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
- Seksioni i dytë përcakton nëse literalet ruhen bashkë me të dhënat. Për t'i
ruajtur bashkë me të dhënat duhet të jipet 0, kurse për të ruajtur vetëm
karakteret që shtypen jipet 1 ose fusha lihet e zbrazët, sikurse është lënë
edhe në këtë shembull.
- Seksioni i tretë përcakton karakterin që tregon pozitat në maskën hyrëse.
Në këtë rast është përdorur nënviza ( _ ), kurse mund të përdoret p.sh.,
edhe "+" ose nëse doni hapësirë atëhere vetëm jipet në thonjëza " " (pra një
hapësirë mes thonjëzave).
Krijimi i maskave
Nëse keni ndonjë fushë që shpeshherë paraqitet në tabela ose forma, siç është rasti
me numrin e telefonit, atëherë mund të krijoni maskë të re dhe ta ruani në listën e
maskave të magjistarit të maskave hyrëse. Në pamjen Design View, tek tipari Input
Mask klikoni fushën Build (…) për të hapur dialogun Input Mask Wizard sikur në
fig 3.33. Klikoni Edit List, dhe hapet dialogu Customize Input Mask Wizard
(Përshtate maskën hyrëse) (fig. 3.35).
Klikoni - New rekord - Rekord
i ri, në pjesën për lëvizje nëpër
rekorde dhe shtohet një rekord i ri,
për të cilin jepni përshkrimin,
maskën, shënuesin e pozitës,
shembullin dhe tipin. Pastaj klikoni
Close, dhe maska e re e krijuar do
të ruhet në listën e maskave
Fig. 3.35 - Maska e re e përshtatur ekzistuese, për tu përdorur më vonë
sipas dëshirës.
77
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Tipari Përshkrimi
Description Teksti që paraqitet ne kolonën Description për tabelat në
dritaren e bazës, kur zgjedhet pamja View Details në
shiritin e veglave të dritares Database
Filter Përcakton kriterin për Filtrim, kurse Order By renditjen
Link Child Fields Fusha ose fushat e tabelës "fëmijë", të lidhur me tabelën
kryesore
Link Master Fileds Fusha ose fushat e tabelës kryesore të lidhura me tabelën
"fëmijë"
Order By Renditja e sortimit e ruajtur në tabelë. Mund të përdoret kur
të dhenat përdoren në forma.
Subdatasheet Kur është e zgjedhur Yes, automatikisht paraqiten të gjitha
Expanded të dhënat e nën-tabelës, s'ka nevojë të shtypet (+)
Subdatasheet Height Lartësia e definuar paraprakisht për paraqitje të nëntabelës
në tabelën kryesore.
Subdatasheet Name Emri i tabelës së lidhur, nëse ekziston.
Validation Rule Rregulla e validitetit për të gjitha rekordet në tabelë
Validation Text Porosia që paraqitet në rreshtin e statusit kur nuk
plotësohet rregulla e validitetit
78
Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat
79
Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access
80
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
LIDHJA E TABELAVE
Lidhja mes tabelave mund të krijohet në çdo kohë, por më së miri është të
definohet me rastin e krijimit të tabelës ose kur ato kanë pak të dhëna. Gjatë
projektimit të strukturës së tabelave një prej detyrave kryesore është përcaktimi i
relacioneve mes tabelave dhe fushave të cilat ato i kanë të përbashkëta. Gjatë
krijimit të tabelës së re me anë të magjistarit për tabela ofrohet ndihmë e
mirëseardhur për definimin e lidhjeve ose mund të pritet deri sa të krijohen të gjitha
tabelat e pastaj të vendosen lidhjet. Lidhja e tabelave lehtëson dhe shpejton punën
me të dhënat me rastin e gjetjes dhe nxjerrjes së të dhënave nga baza e të dhënave,
zvogëlohet numri i gabimeve etj. Tabelat e lidhura në nivel të tabelave janë të
gatshme për përdorim në pyetës, forma, raporte dhe faqe për qasje në të dhëna. Kur
tabelat janë të lidhura, gjithashtu mund të shtohen edhe nën-format ose nën-raportet
me informatat përkatëse prej tabelës së ndërlidhur.
Definimi i relacionit
Për vendosjen e relacionit mes tabelave (lidhjen e tabelave) duhet përcaktuar fushat
të cilat ato i kanë të përbashkëta. Pra, për tu lidhur dy tabela, ato duhet të kenë së
paku një fushë të përbashkët. Në relacionin një-me-shumë, fusha lidhëse e tabelës
"prind" quhet çelës primar dhe duhet të jetë çelës primar i asaj tabele ose indeks
unik. Fusha e lidhjes, në tabelën e dytë quhet çelës i jashtëm (i huaj) dhe nuk është
e domosdoshme që në atë tabelë të ketë vlera unike. Gjetja e të dhënave është
megjithatë më e shpejtë kur ekziston indeksi në çelësin e jashtëm.
Në relacionin një-me-një të dy fushat janë çelësa primar, ose indekse unike.
Relacioni shumë-me-shumë në fakt është relacion një-me-shumë në të cilin tabela e
tretë për realizimin e relacionit krijohet ashtu që çelësi i saj primar është kombinim
i çelësave primar të dy tabelave "shumë". Definimi i relacionit në nivel të tabelave
ruan lidhjen aktive dhe lehtëson përdorimin e bazës së të dhënave. Dy tabela mund
të lidhen përkohësisht duke vendosur relacion në pyetës, kur dëshironi të nxjerrni
informata prej më shumë tabelave, por lidhja e përhershme është më e mirë.
81
Lidhja e tabelave Avni Rexhepi - Microsoft Access
Dritarja Relationships-Relacionet
Nëse nuk ekziston asnjë relacion në bazën e të dhënave, atëherë paraqitet dialogu
Show Table në hapësirën e zbrazët të dritares Relationships.
Për të zgjedhur me shumë tabela njëkohësisht mund të mbani shtypur tastin Shift
për tabelat e njëpasnjëshme, ose Ctrl për tabelat që nuk janë njëra pas tjetrës dhe
pastaj bashkarisht t'i shtoni në dritaren Relationships përmes tastit Add.
Nëse paraprakisht ka ekzistuar së paku një relacion mes tabelave, atëherë kur të
hapet dritarja e relacioneve nuk paraqitet fare dialogu Show Table.
Për të shtuar ndonjë tabelë ose Pyetës klikoni kontrollën Show Table në
shiritin e veglave që paraqitet me rastin e hapjes së dritares
Relationships, në menynë e kontekstit ose në menynë Relationships-
Show Table, që paraqitet kur hapet dritarja Relationships.
82
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
Dritarja Relationships (fig. 4.2) paraqet listën e tabelave të zgjedhura ose që kanë
pasur më parë lidhje përmes ndonjë relacioni.
Për të përcaktuar relacionin mes dy tabelave dhe kështu për të lidhur dy tabela mes
veti, thjeshtë duhet zgjedhur fushën nga tabela e parë (zakonisht çelësin primar)
dhe duhet zvarritur (duke mbajtur shtypur tastin e mausit), deri te fusha përkatëse e
tabelës tjetër (çelësi i jashtëm) dhe duhet liruar tastin e mausit. Edhe zvarritja e
çelësit të jashtëm, kah çelësi primar krijon relacionin e njëjtë. Emrat e fushave nuk
është e domosdoshme të jenë të njëjtë, por zakonisht është e nevojshme që të jenë
83
Lidhja e tabelave Avni Rexhepi - Microsoft Access
84
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
Kur aplikohet Cascade Update Related Fileds, nëse ndërrohet vlera e çelësit primar
në tabelën "prind" Accessi automatikisht do të ndërrojë vlerën e çelësit të jashtëm
në tabelën tjetër dhe në të gjitha tabelat që janë në relacion me të nëse ka më
shumë. Pra të gjitha rekordet në të gjitha tabelat do të azhurohen automatikisht. Ky
opcion ruan relacionin. Nëse bëhën ndryshime, Accessi nuk do të paraqes vërejtje
se do të bëjë azhurimin. Nëse çelësi primar shërben si lidhje me më shumë tabela,
duhet të aplikohet opcioni Cascade Update Related Fields për secilin relacion,
85
Lidhja e tabelave Avni Rexhepi - Microsoft Access
Duhet pasur kujdes me opcionin Cascade Delete Related Fields, sepse nëse
përdoret Pyetësi për fshirjen e rekordeve, Accessi automatikisht fshinë rekordet e
ndërlidhura, pa paraqitur vërejtjen fare.
Tipi i lidhjes
86
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
Opcioni i parë pra, nëse bashkohen në një pyetës shënimet prej të dy tabelave, do të
paraqesë vetëm ato rekorde, për të cilat ekziston përputhja për fushën në relacion.
Në rastin tonë, do të paraqiten të dhënat vetëm për shitësit, të cilët kanë shitur
kartela. Nëse ndonjëri shitës nuk ka shitur asnjë kartelë, atëherë ai s'do të paraqitej
fare në pyetësin përkatës. Kjo lidhje njihet si Inner Join-Lidhje e brendshme dhe në
dritaren relationships paraqitet me vijën lidhëse me pika në skajet e lidhura dhe
nëse është aplikuar integriteti referencial me (1) në anën një dhe (∝) në anën
shumë. Nëse s'është aplikuar integriteti referencial, atëherë paraqitet vetëm vija
lidhëse me pika në skajet e lidhura. Ky është njëherit opcioni i predefinuar për tipin
e lidhjes.
Në rastin e dytë, zgjedhen të gjitha rekordet e tabelës "prind" dhe vetëm rekordet e
tabelës së lidhur për të cilat fushat e lidhura janë të njëjta (përputhen). Për rastin e
lartpërmendur kjo do të thotë se nëse ka ndonjë shitës që nuk ka shitur asnjë
kartelë, ai prapë do të paraqitej në pyetës, kurse fushat me të dhënat e shitjes do të
mbetëshin të zbrazëta. Kjo njihet si Outter Join - Lidhje e jashtme. Kjo lidhje
paraqitet me vijen lidhëse si shigjetë, me majen e shigjetës të drejtuar kah "tabela e
djathtë" dhe me shenjat (1) dhe pakufi për anën një dhe shumë, respektivisht.
Pra, si shihet në figurë, kemi zgjdhur opcionin e dytë, që do të thotë në tabelën e
shitësve zgjedhen të gjitha rekordet dhe vetëm rekordet e lidhura që përputhen në
tabelën shitja, sepse një shitës mund të bëjë më shumë shitje.
Në rastin e trete kemi lidhje të jashtme në anën tjetër, pra paraqiten të gjitha
rekordet nga tabela "fëmijë" dhe rekordet e ndërlidhura përkatëse në tabelën
"prind". Mirëpo kjo mund të ndodhë vetëm nëse nuk është aplikuar integriteti
referencial. Kjo lidhje, gjithashtu paraqitet me vijën e lidhjes si shigjetë dhe shenjat
një dhe pakufi, për anët respektive.
Me OK konfirmojmë zgjedhjen në dritaren Join Properties (fig. 4.4), e pastaj edhe
në atë Edit Relatinships (fig. 4.3) dhe kthehemi në dritaren Relationships, ku tani
paraqiten tabelat e lidhura (si në fig. 4.1).
87
Lidhja e tabelave Avni Rexhepi - Microsoft Access
Relacioni një-me-një
Ndonjëherë paraqitet nevoja që për ndonjë qëllim të ruhen disa informata të ndara
prej pjesës kryesore të informatave.
Atëhere krijohet një tabelë tjetër, në të cilën për secilin të punësuar vendosni
përsëri fushën IDShitesi dhe informatat shtesë përkatëse. Tabela e tillë do të ketë
relacionin një-me-një me tabelën kryesore sepse secilit rekord në tabelën "prind" i
përgjigjet vetëm një rekord në tabelën "fëmijë".
88
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
89
Lidhja e tabelave Avni Rexhepi - Microsoft Access
Relacioni shumë-me-shumë
90
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
Klikoni Clear Layout - e cila largon të gjitha tabelat dhe relacionet prej
dritares Relationships. Pastaj përmes:
Nëse në dritaren Relationships paraqiten shume tabela e shumë lidhje dhe dritarja
ngarkohet së tepërmi, mund të fshehni ose të largoni tabelat prej dritares. Për të
larguar tabelën, zgjedheni dhe shtypni DEL në tastierë ose zgjedhni në menytë
Edit-Delete. Në këtë mënyrë tabela vetëm largohet prej dritares, por me këtë nuk
fshihet relacioni i tabelës e as tabela nga baza e të dhënave.
Nëse dëshironi të lironi përkohësisht hapësirën, mund të fshehni tabelën, duke e
zgjedhur dhe në menynë: Relationships-Hide Table (fshehe tabelën), ose me tastin
e djathtë klikoni tabelën, hapet menya e kontekstit dhe zgjedhet Hide Table.
Për të restauruar pamjen komplete të relacioneve, klikoni Show All Relationships.
91
Lidhja e tabelave Avni Rexhepi - Microsoft Access
Editimi i relacioneve
Fshirja e relacioneve
Për të fshirë në tërësi relacionin mes dy tabelave, klikoni vijën lidhëse për ta
zgjedhur dhe pastaj DEL në tastierë, ose menynë Edit-Delete ose klikoni në vijën
përkatëse me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit që paraqitet
zgjedhni Delete.
Accessi do të kërkojë verifikimin e fshirjes, për cilëndo prej metodave që përdoret
para se ta fshijë relacionin. Duhet pasur kujdes që të mos fshihen relacionet të cilat
përdoren në pyetësa.
Shtypja e relacioneve
92
Avni Rexhepi - Microsoft Access Lidhja e tabelave
1. Zgjedhni Tools-Analyze-
Documenter. Paraqitet dritarja
documenter (fig. 4.6), me 8 faqe
për objektet e bazës dhe vet bazën e
të dhënave. Zgjedhni faqen:
Current Database dhe zgjedhni
opcionin Relationships. Kur të
klikoni OK, në ekran në formë
Fig. 4.6 - Dokumentimi i relacioneve tabelare do të paraqiten relacionet
(fig. 4.7)
93
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Accessi automatikisht e ruan rekordin e ri, kur të kaloni në ndonjë rekord tjetër.
Mundeni edhe ta ruani rekrodin, deri sa kursori ndodhet në të, duke zgjedhur në
menynë Records-Save Record ose me kombinimin prej tastierës: Ctrl+S.
Për të shëtitur nëpër rekorde, përdorni shiritin rrëshqitës vertikal, kontrollat për
lëvizje nëpër tabelë, shigjetat në tastierë ose komandën Go To në menynë Edit. Për
të lëvizur nëpër fusha ose kolona, përdoreni shiritin rrëshqitës horizontal, tastet
TAB ose ENTER ose shigjetat në tastierë.
Kur kursori të kalojë në fushën e zbrazët, shtypni të dhënat. Nëse keni përcaktuar
tiparin Format për fushën përkatëse, vlera e futur do të përshatet sipas formatit kur
të kalojë kursori në fushën e ardhshme. Nëse keni përcaktuar maskën hyrëse,
atëherë maska paraqitet posa të pozicionohet kursori në atë fushë, para se të filloni
shtypjen e vlerës në të. Datat mund të jipen në njërin prej formateve të mundshme,
e pastaj Accessi do t'i shndërrojë në formatin që e keni përcaktuar. Mos provoni të
shtypni hapësirë në fushat që i keni përcaktuar si numra të plotë.
Nëse dëshironi të mos shihen rekordet ekzistuese në tabelë, mund të zgjedhni
menynë: Records-Data Entry, dhe do të hapet tabela e zbrazët dhe kjo njihet si
modi i futjes së të dhënave ose modi i shtimit, i cili ekziston edhe për format. Kur
të fusni të dhënat dhe pastaj të mbyllni tabelën, rekordet e reja shtohen në tabelë.
Kur në tabelë ka shumë fusha, disa prej tyre nuk do të shihen në ekran. Në vend të
lëvizjes majtas ose djathtas tek fushat tjera, mund të përdorni fushën Go To, në
shiritin e veglave Formating (Datasheet), i cili hapet kur të kalohet në pamjen
Datasheet.
94
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Nëse keni ndonjë vlerë me gjatësi të madhe për ta shtypupr, ose zakonisht për
fushë të tipit Memo, atëherë shkruarja e tekstit në pamjen datasheet paraqet
problem. Një prej mënyrave për ta parë tërë tekstin e shkruar është përdorimi i
Zoom (fig. 5.2) me rastin e futjes së të dhënave. Shtypni kombinimin e tasteve:
SHIFT+F2, për të hapur dritaren Zoom dhe shtypeni ENTER për ta mbyllur.
95
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
96
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
rekordet të shtohen si rekorde të reja, klikohet Paste, ose zgjedhet në meny: Edit-
Paste Append (Append-bashkangjit, shto).
Në atë rast Accessi do të kërkojë konfirmimin për shtimin e rekordeve të reja.
Për të bërë kopjimin ose zhvensdosjen prej një tabele tjetër, zgjedhni rekordet dhe
klikoni Cut ose Copy. Nëse zgjedhet Cut, kërkohet konfirmimi për largim të
rekordeve nga tabela tjetër. Pastaj në tabelën ku dëshironi të shtoni rekordet,
zgjedhni rreshtin e zbrazët në fund të saj dhe klikoni Paste. Rekordet e reja shtohen
në fund të tabelës.
Fushat e rekordeve të kopjuara shtohen në renditjen që kanë pasur në tabelën
origjinale, pa marrë parasyshë emrat e tyre. Ndoshta paraqitet nevoja për
rirreshtimin e kolonave të tabelës cak (tabelës destinacion-ku dëshirojmë të bartim
të dhënat), para bartjes së kopjeve, për t'iu përgjigjur renditjes së kolonave. Nëse
ekziston dallimi në tipin e të dhënave ose madhësinë e fushës, mund të paraqiten
probleme.
Për të zëvendësuar rekordet ekzistuese, zgjedhen rekordet që duhet ndryshuar. Për
të shtuar rekordet nga tabela tjetër zgjedhni Paste Append në menynë Edit. Nëse
tabela nga e cila kopjohet ka më shumë fusha se tabela cak, atëherë fushat e tepërta
nuk kopjohen fare.
Për të kopjuar prej aplikacioneve (programeve) tjera, duhet verifikuar renditjen e të
dhënave para se të provoni t'i kopjoni ose zhvendosni në tabelën e Accessit. Fushat
duhet të jenë të punuara në tabelë, tabelë të tekst procesorit, ose të ndara me
tabulatorë (TAB), para se t'i zgjedhni.
Gjithmonë duhet pasur kujdes, që të krijohet një kopje rezervë e tabelës, para se të
provohet diçka e re. Kjo vlenë për shumë operacione të kopjimit dhe zhvendosjes
për të cilat s'mund të përdoret komanda Undo (zhbëj), për të anuluar veprimin e
fundit dhe rikthyer gjendjen e mëparshme. Kur Accessi kërkon konfirmimin për një
veprim, sigurisht se s'ka mundësi që veprimi të anulohet nëse klikoni Yes.
97
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Kur paraqiten gabimet me rastin e kopjimit, Accessi formon Tabelën Paste Errors
dhe paraqet porosinë e gabimit (fig. 5.5).
Kur të hapet tabela Paste Errors, mund të kopjoni prej saj të dhënat, një pas një
dhe ti vendosni në tabelën cak.
Disa prej problemeve që mund të paraqiten janë:
- Tentimi i kopjimit të të dhënave që nuk përshtaten për nga tipi i të dhënave si
p.sh., vlerat tekstuale në fushën e tipit Currency.
- Vlera që tentohet të kopjohet, është shumë e madhe për fushën cak. Krahasoni
tiparin Filed Size të të dy fushave.
- Tentimi i kopjimit të vlerave në fushë të fshehur. Ktheni tabelën dhe zgjedhni
Unhide në menynë Format, për të paraqitur fushat e fshehura.
- Vlera që kopjohet prishë rregullat si: Input Mask, Validation Rule, Required ose
Allow Zero Length.
Insertimi i fotografive
Në tabelë mund të insertohen edhe fotot ose ndonjë element tjetër si zë, diagram,
video klip etj., i krijuar me ndonjë aplikacion tjetër. Fusha e tipit OLE (Object
Linking and Embeding) mund të insertohet në tabelë të Accessit. Aplikacioni
krijues mund të jetë Wordi, Exceli, ose aplikacionet që krijojnë muzikë, video,
skeneri etj.
Objekti mund të lidhet-linkohet me Accessin, ose të insertohet (embed - ngulitet,
futet, mbështjellet) në të. Lidhja është proces me ç'rast objekti mbetet në
aplikacionin krijues, kurse Accessi i qaset përmes lidhjes ose treguesit në
lokacionin e objektit. Nëse objekti ndryshohet prej aplikacionit krijues ndryshon
edhe versioni që përdoret në Access. Objekti i insertuar në fakt ruan kopjen statike
në tabelën e Accessit, formën ose raportin përkatës. Ndryshimet e origjinalit nuk
kanë ndikim në kopjen në Access.
Sa i përket tabelës së Accessit, kemi edhe definicionin tjetër, Objekti i lidhur dhe i
palidhur.Objekti i lidhur ruhet direkt në tabelë si pjesë e të dhënave. Objekti i
palidhur shtohet si element në formë ose raport dhe nuk është i lidhur në tabelë.
Në Bazën e të dhënave "Shitja e Kartelave", në tabelën e shitësve, kemi fushen
foto, në të cilën ruhet fotoja e secilit shitës. Fotot mund të jenë OLE objekte të
marra me skener dhe që ruhen në fajlla të tipit .gif, .tif, .pcx, .bmp etj. Pasi
98
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
supozohet se ato s'do të ndryshohen, ato janë insertuar në tabelë. Por, ato janë të
dhëna që ruhen në tabelë në fushën Foto, prandaj janë objekte të lidhura.
Për të insertuar një foto në fushën e tabelës duhet:
1. Pozicionohet kursori në fushën përkatëse të tabelës dhe zgjedhet në meny:
Insert-Object, ose me tastin e djathtë hapet menyja e kontekstit dhe
zgjedhet Insert Object.
2. Në dialogun Insert Object (fig. 5.6) zgjedhet opcioni Create Form File,
dhe me Browse zgjedhet fajlli përkatës dhe klikohet Ok, për të insertuar
foton në fushën e tabelës.
Fotot mund të insertohen edhe përmes përdorimit të Copy dhe Paste, për t'i
insertuar në formë ose tabelë. Për shembull në një program për përpunimin e
fotografive hapni foton dhe e selektoni, e pastaj:
1. Për ta kopjuar në Clipboard zgjedhni Edit-Copy.
2. Kaloni në tabelën e Accessit dhe vendosni kursorin në fushën e tipit OLE
objekt.
3. Zgjedhni Edit-Paste në meny për të insertuar foton ose Edit-Paste Special,
për të vendosur lidhjen me të.
99
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Insertimi i Hiperlinkave
100
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Kërkohet vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në bazën aktuale
të accessit. Pjesët tjera janë opcionale.
Për të vendosur hiperlink adresen në fushën përkatëse të tabelës ekzistojnë disa
mundësi, varësisht prej destinimit:
- insertoni hiperlink adresën në fushë
- përdorni veglën Hyperlink (ose menya: Insert-Hyperlink)
- kopjoni ose zhvendosni hiperlinkun, ose hiperlink adresën
- Kopjoni ose zhvendosni një tekst prej ndonjë dokumenti të Office-it
- Zvarriteni shkurtesën e Internetit
Në listën Recent Files (fajllat e përdorur së fundi), mund të zgjedhni emrin e fajllit,
ose me tastin File… në anën e djathtë mund të kaloni në strukturën e fajllave (fig.
5.9) dhe hapet dritarja Link to File ku duhet ta gjeni fajllin përkatës. Nëse doni të
lidheni në ndonjë faqe interneti, jepni adresën e saj ose klikoni tastin Web Pages..
Në fushën Text to Display (në pjesën e eprme të dritares) shkruani tekstin që do të
paraqitet në fushën e tabelës, nëse dëshironi që ai tekst të paraqitet në vend të vet
hiperlink adresës. Nëse doni të përcaktoni tekstin që do të paraqitet si informatë (në
re ose fluskë) kur e poziciononi dhe e mbani mbi adresë treguesin e mausit atëherë
klikoni tastin Screen Tip (djathtas lart) dhe në dritaren që hapet shtypni tekstin
përkatës. Pasi të përfundoni me Ok, mbylljen e dritares Insert Hyperlink, në tabelë
hiperlinku paraqitet si zakonisht i nënvizuar dhe me ngjyrën përkatëse. Nëse e
klikoni ai to të ju dërgoj te adresa përkatëse, ose te fajlli përkatës si është
përcaktuar.
101
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Editimi i hiperlink adresës ndryshon prej editimit të tekstit, sepse nëse e klikoni
hiperlinkun kaloni në objektin në të cilin ai tregon. Editimin e hiperlinkut mund ta
bëni në dritaren Edit Hyperlink (e cila është e njëjtë me dritaren Insert Hyperlink),
e cila hapet kur kaloni në fushën me hiperlink adresë (këtë mund ta bëni duke
përdorur shigjetat në tastierë) dhe zgjedhni në menynë Insert-Hyperlink, ose
klikoni me tastin e djathtë në fushë dhe në menynë e kontekstit përsëri zgjedhni
Hyperlink, dhe nënmenynë Edit Hyperlink…e cila paraqitet me atë rast.
Përndryshe, kur pozicionoheni në një fushë të tabelës, mund të kaloni në modin e
Editimit duke shtypur tastin F2 në tastierë.
Për të larguar (fshirë) hiperlink adresën prej fushës, klikoni në të me tastin e djathtë
dhe zgjedhni Cut prej menusë së kontekstit, ose Hyperlink-Remove Hyperlink
(largo hiperlinkun) në nënmenynë që paraqitet.
102
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
mbetet e lidhur me fushën përkatëse. Kur lista i bashkangjitet fushës, mbetet pranë
saj kur fusha përdoret në formularët për insertimin e të dhënave.
Mund të përdoret cilido prej tipeve të fushës Lookup dhe të krijohet në Desgn View
ose datasheet-pamjen tabelare. Nëse fusha veq ekziston, e dëshironi ta shndërroni
në Lookup fushë, duhet ndryshuar tipin e të dhënave në Design View. Për të shtuar
një Lookup fushë të re në tabelë, mund të veprohet në një prej mënyrave vijuese:
- në modin e dizajnimit-Design view shtoni një fushë të re dhe zgjedheni për
të tipin Lookup Wizard (magjistari për lookup) në listën Data Type.
- në pamjen tabelare-datasheet, klikoni në kolonën djathtas prej kolonës ku
doni të shtoni fushën lookup dhe pastaj zgjedhni në menynë Insert-Lookup
Column.
Nëse në hapin e parë zgjedhet opcioni për krijimin e Lookup fushës prej tabelës
ekzistuese atëherë në hapin e ardhshëm paraqitet dritarja me tabelat dhe pyetësit
ekzistues në tabelë prej ku zgjedhet tabela që do të përdoret si burim për fushën
lookup. Le të jetë ajo tabela me emrin Komunat (tabelë me emrat e komunave të
Kosovës), me fushat: IDKomuna (çelësi primar) dhe Komuna. Pastaj në hapin tjetër
paraqitet lista me fushat e tabelës së zgjedhur, dhe aty duhet zgjedhur cilat fusha
(kolona) të tabelës do të paraqiten në fushën Lookup (zgjedhim të dy kolonat), e
pastaj dritarja me pyetjen për fshehjen e kolonës çelës (rekomandohet-e pranojmë
dhe mbetet të shihet në listë vetëm fusha Komuna), dhe në fund prap duhet të
përcaktohet labela (emërtimi) për fushën lookup. Nëse e shikojmë tabelën në
Design View dhe zgjedhim fushën Komuna, atëherë në pjesën Field Properties ku
shihen tiparet e fushës së zgjedhur (fig. 5.11) do të shihen tiparet e përcaktuara për
Lookup fushën (Duhet klikuar faqen Lookup të tipareve).
104
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Paraqitja e nëntabelave
105
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Shpeherë në tabelë ekzistojnë fusha të cilat shfrytëzuesi dëshiron t'i shohë në tabelë
gjithmonë në pamjen datasheet. Një prej mundësive është ndryshimi i rradhes së
fushave, por më lehtë është të ndryshohet renditja e kolonave në ekran. Kolonat e
tilla mund të zhvendosen në ekran në anën e majtë, që të mos ketë nevojë të
përdoret shiriti rrëshqitës ose mënyrat tjera.
Ndryshimi i pozitës relative të kolonës në ekran në pamjen datasheet nuk ka
ndikim në paraqitjen e fushës në dizajn ose në mënyrën se si ruhet.
Për të zhvendosur kolonën, klikoni titullin e kolonës (zgjedhet kolona) dhe lirojeni
tastin e mausit. Kur pozicionohet treguesi në emrin e kolonës, ai shndërrohet në
shigjetë të zezë të drejtuar te poshtë, që është shenja për zgjedhjen e kolonës. Pastaj
lëvizeni treguesin ose pritni pak dhe përsëri klikoni dhe mbani shtypur tasterin e
mausit dhe treguesi do të marr pamjen e shigjetës me një katrorë nën të. Atëherë
duke mbajtur shtypur tastin, zvarriteni dhe do të shihni se si paraqitet një vijë e
zezë vertikale e cila paraqet skajin e majtë të kolonës që e zhvendosni. Vet kolona
nuk lëvizë deri sa të lironi tastin e mausit në pozitën e dëshiruar, ku zhvendoset
kolona.
Për të zhvendosur disa kolona njëkohësisht, zgjedhen disa prej tyre duke klikuar në
titullin e kolonës kur paraqitet shenja për zgjedhje të kolonës, duke e mbajtur
shtypur dhe zvarritur deri te kolona ose kolonat e ardhshme që doni t'i zgjedhni ose
duke mbajtur shtypur tastin SHIFT dhe duke klikuar në titujt e kolonave një pas
një, ose në të parën dhe të fundit në grupin e kolonave. Nuk mund të zgjedhni
kolonat që nuk janë njëra pranë tjetrës, pa i vendosur paraprakisht një pas një.
Zhvendosja pastaj bëhet si në rastin për një kolonë.
Pasi normalisht të gjitha kolonat nuk janë fusha të të njëjtit tip dhe me të njëjtën
gjatësi, atëherë duhet bërë përmirësime në gjerësinë e tyre, sepse në fillim të gjitha
paraqiten me gjerësi të barabarta, standarde.
Ekzistojnë tri mënyra për ndryshimin e gjerësisë së kolonës:
106
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Ndryshimi i lartësisë së kolonës vlen për të gjithë rreshtat, ashtu që nuk mund ta
ndryshoni vetëm për një kolonë. Njëherit, për cilin do rresht që ndryshohet lartësia,
ajo ndryshohet në të gjithë rreshtat. Lartësia mund të ndërrohet në dy mënyra:
- Nëse pozicionohet treguesi në vijen ndarëse horizontale të treguesve të
rreshtave (rekordeve) në skajin e majtë të tabelës, treguesi merr formën e
vijes ndarëse horizontale me shigjetat vertikale te lartë e te poshtë. Nëse e
klikoni e mbani shtypur dhe e zvarritni, ndryshohet lartësia e rreshtit
(kolonës) dhe lirojeni tastin kur të arrihet lartësia e dëshiruar.
- Për të caktuar lartësinë precize, zgjedhni në menynë: Format-Column
Height (lartësia e kolonës) dhe hapet dritarja e dialogut Column Height, e
ngajshme me atë Column Width, e pastaj përcaktoni vlerën ose zgjedhni
lartësinë standarde. Nuk ka Best Fit për lartësi të kolonës. Lartësia matet
me point, dhe vlera e predefinuar varet prej fontit.
Dritaret mund të hapen edhe përmes menysë së kontekstit (me tastin e djathtë
klikoni në kolonën përkatëse).
107
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse tabela ka shumë kolona, ato mund të mos shihen të gjitha në ekran. Kur
lëvizni djathtas për të parë kolonat e djathta, ato të majtat largohen prej ekranit
(duke u fshehur në skajin e majtë). Nëse doni të bëni ndryshime në ndonjë prej
fushave të djathta, do të jetë e vështirë të jeni të sigurtë se po i bëni ndryshimet në
rekordin e duhur. Për të parë gjithmonë në ekran kolonat e majta që zakonisht janë
kryesoret (çelësi, emri, mbiemri etj.), mund të ngrihet kolona ashtu që të shihet
gjithmonë në ekran, edhe me rastin e lëvizjes djathtas.
Për të ngrirë një kolonë mjafton të klikoni kudo brenda saj (kurse për disa kolona
ato zgjedhen) dhe në menynë Format, zgjedhni Freeze Columns. Mundeni edhe
përmes mënysë së kontekstit. Nëse ngrihet një kolonë, ajo me përmbajtjen e saj
automatikisht zhvendoset majtas dhe ngrihet në ekran, edhe nëse rreshqitni me
shiritin rrëshqitës djathtas.
Për të shkrirë kolonat, zgjedhni në menyunë Format-Unfreeze All Columns.
Për të fshehur një ose disa kolona, zgjedhni ato dhe në menynë Format zgjedhni
Hide Columns. Mundeni edhe përmes menysë së kontekstit. Kjo ndikon vetëm në
paraqitje të tabelës, jo edhe në të dhënat në të. Kolona mund të fshihet edhe nëse
duke zvogëluar gjerësinë e kolonës, e shtyni skajin e djathtë të saj tërësisht deri në
skajin e majtë.
Për të paraqitur sërish kolonat e fshehura, zgjedhni: Format-Unhide Columns, me
ç'rast paraqitet dialogu Unhide Columns, ku shihet lista e kolonave, dhe me fushën
check box të zgjedhur janë kolonat që momentalisht shihen kurse pa zgjedhje janë
ato të fshehurat. Nëse klikoni fushën e pazgjedhur përkatëse ajo menjëherë
paraqitet në ekran. Klikoni Close për ta mbyllur dialogun. Dialogu Unhide
Columns njëherit mund të përdoret edhe për të fshehur kolonat.
Nëse provoni të kopjoni ose zhvendosni të dhënat e tabelës që ka kolona të
fshehura do të paraqitet porosia e gabimit. Para kopjimit ose zhvendosjes duhet
paraqitur të gjitha kolonat në tabelë.
Ndryshimi i fontit
Accessi përdorë në tabela fontin Arial 10, si font dhe madhësi të predefinuar. Për
të ndryshuar fontin, mund të zgjedhni në menynë Format-Font, ose në menynë e
kontekstit. Ndryshimeve të fontit do t'i përshtaten automatikisht edhe lartësitë e
rreshtave dhe gjerësitë e kolonave. Ndryshimet mund t'i bëni edhe në shiritin e
veglave Formatting (Datasheet). Ndryshimet vlejnë për tërë tabelën.
108
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Sa për argëtim mund të ndryshoni edhe pamjen e tabelës duke përdorur ngjyrat dhe
ekfektet speciale. Vijat kufizuese horizontale dhe vertikale që e ndajnë tabelën në
rreshta dhe kolona, të cilat sipas definicionit duken, mund të largohen ose të
ngjyrosen (e predefinuar, ngjyrë hiri i butë). Për qelulat gjithashtu mund të
zgjedhni ngjyrën e prapavisë (e predefinuar e bardhë), si dhe të jepni efektin e
ngritur apo të shtypur. Për të ndërruar këto parametra, zgjedhni në menynë Format-
Datasheet për të hapur dialogun: Datasheet Formatting (fig 5.14).
- Cell Effect - efekti në qelulë
- Gridlines shown - vijat kufizuese
qe shihen
- Background Color - ngjyra e
prapavisë
- Gridline Color - ngjyra e vijave
kufizuese
- Sample - mostra, ku shihet si do të
duken ndryshimet e bëra.
- Border and Line Styles- stili i
kufinjëve dhe vijave.
Këto ndryshime mund t'i bëni edhe
në shiritn e veglave Formatting
(Datasheet), duke zgjedhur
Fig. 5.14 - Datasheet Formatting kontrollat përkatëse.
Pas ndryshimeve të bëra ruani tabelën ose Accessi do t'ju pyes a dëshironi t'i ruani
ndryshimet e bëra nëse tentoni të mbyllni tabelën pa i ruajtur ndryshimet.
109
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Shtimi/Largimi i kolonave
Siç është treguar më parë, tabela mund të krijohet edhe në pamjen Datasheet, duke
futur të dhënat në tabelë. Accessi përcakton tipin e të dhënave të fushës në bazë të
vlerave të shtypura në tabelë. Principi i njëjtë vlenë edhe për shtimin e kolonave në
pamjen Datasheet. Insertoni kolonën dhe pastaj ia ndryshoni titullin dhe insertoni
të dhënat në të.
Për të insertuar një kolonë, klikoni në kolonën djathtas prej asaj ku doni ta insertoni
kolonën e re dhe në menynë Insert zgjedhni Column. Kolona e re shfaqet, kurse
kolonat tjera zhvendosen djathas. Klikoni dy herë titullin (që zakonisht paraqitet
me Filed1) dhe ndryshoni emrin e kolonës. Nëse dëshironi t'i ndryshoni tiparet e
kolonës, si tipi, formati, validiteti, maskat etj, duhet të kaloni në pamjen e
dizajnimit.
Për të fshirë (larguar) një kolonë prej tabelës klikoni kudo në kolonë dhe zgjedhni
në menynë: Edit-Delete Column. Accessi do të paraqesë vërejtjen se do ta fshijë
kolonën. Edhe fshirja e kolonës nuk mund të zhbëhet me Undo. Nuk mund të
fshihet kolona që është pjesë e relacionit pa larguar relacionin (përmes dritares
Relationships).
Nëse zgjedhni kolonën dhe hapni menynë e kontekstit, aty paraqiten edhe menytë
Insert, Delete dhe Rename Column.
Riemërtimi i kolonës
110
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Secila prej tyre vendosë kursorin në tekstin e emrit të kolonës dhe atëherë mund ta
ndryshoni emrin ose të jepni një të ri. Me këtë rast, nëse është përcaktuar tipari
Caption, ai largohet.
Për lëvizje nëpër tabelë ose formë përdoren metodat standarde si: menya Edit-Go
To, kontrollat për navigim në fund të tabelës ose formës, tasteri TAB, shigjetat etj.
Për të ndryshuar vlerën e të dhënës në fushë, zgjedheni fushën dhe insertoni vlerën
e re. Fusha zgjedhet nëse e poziciononi treguesin e mausit në vijën kufizuese të
djathtë ose në vijën e epërme të qelulës, me ç'rast ai merr formën e një plusi të
plotë të bardhe dhe e klikoni. Për të përmirësuar vlerën ekzistuese, kaloni në modin
Edit ashtu që klikoni në qelulë, ose shtypni tasterin F2. Kur kalohet në modin edit,
shigjetat shërbejnë për lëvizje nëpër karaktere, e jo nëpër rekorde.
Ikonat e treguara në skajin e majtë të rreshtit të tabelës, janë tregues për statusin e
rekordit. Në tabelën vijuese janë dhënë shpjegimet lidhur me to:
Nëse baza përdoret në rrjetë, dhe momentalisht ndonjë shfrytëzues tjetër është duke
ndryshuar rekordin, atëherë paraqitet shenja e ndalesës: rrethi me një vijë
diagonale, me ç'rast duhet pritur deri sa ai të lirohet, për të bërë ndryshimet.
Sjelljen e tasteve Enter dhe Tab dhe shigjetave në tastierë, mund t'i ndryshoni
përmes menysë: Tools-Options në faqen Keyboard (tastiera)
111
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
112
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Gjetja e rekordeve
Nëse tabela nuk përmbanë shumë rekorde atëherë një rekord të caktuar mund ta
gjeni me lehtësi, duke kaluar me radhë nëpër rekrodet në tabelë ose formë, sidomos
kur rekordet janë të sortuara sipas fushës në të cilën kërkoni. Mirëpo nëse tabela ka
shumë rekorde, atëherë kjo kërkon kohë.
Mënyrë tjetër për gjetjen e rekordit të caktuar është kërkimi sipas vlerës. Në Access
ekziston opcioni Find-Gjeje, të cilin e gjeni në menynë Edit ose në shiritin e
veglave. Duhet t'i tregoni Accessit se çka kërkoni dhe ku të kërkohet ajo vlerë.
Kërkimi mund të bëhet sipas tërë vlerës së fushës apo sipas karaktereve të caktuara.
Kur kërkohet nëpër tabelë me nëntabela, atëherë Accessi kërkon vetëm në objektin
ku ndodhet kursori.
Me atë rast do të hapet dialogu Find and Replace (fig. 5.16) në të cilin përcaktohet:
se çka kërkohet, përmes faqes Find (gjeje) ose çka zëvendësohet, përmes faqes
Replace(zëvendëso).
113
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
apo nëpër tërë tabelën (e zgjedhni në listën që hapet kur klikoni shenjën në skajin e
djathtë të fushës Look in).
Në fushën Search (kërko), e cila paraqitet kur hapet dialogu i plotë duke klikuar
tastin More>> (i cili kur të klikohet shndërrohet në Less<<) përcaktohet kahja ose
nëngrupi për kërkim. Opcionet e mundshme në listën Search janë:janë:
- All ( e predefinuar) - kur kërkimi fillon prej pozitës ku ndodhet kursori,
vazhdon deri te rekordi i fundit dhe përsëri fillon prej të parit.
- Up (te lartë) - kur kërkohet vetëm në rekordet mbi (para) rekordit
momental
- Down (te poshtë) - kur kërkohet vetëm në rekordet nën rekordin momental.
Opcioni Match Case (përshtat shkronjat), trajton shkronjat e vogla dhe të mëdha si
karaktere të ndryshme, prandaj kërkon vetëm shkronjën me madhësi të njëjtë me
atë që e keni shtypur në fushën Find. Nëse zgjedhet Match Case, nuk mund të
përdoret Search Fields as Formatted (kërko fushat sipas formatit).
Opcioni Search Fields as Formatted mundëson të gjeni fushat në bazë të formatit
(p.sh., tipi i datës) e jo sipas vlerës. Kjo mënyrë e kërkimit është më e ngadalshme.
Klikoni Less, për të fshehur fushën Search dhe Opcionet Match Case dhe Search
Fields as Formatted.
Accessi ofron edhe dy mënyra të kërkimit të vlerës së parafërt në fushat e tipit Text
ose Memo, përmes fushë Match (përshtat) për kufizimin e kërkimit në një pjesë të
fushës ose me përdorim të shenjave xhoker.
Fusha Match përcakton se a duhet të kërkohen vetëm vlerat e plota dhe të sakta apo
të pranohen edhe ato pjesërisht të ngjashme me atë që kërkoni. Opcionet janë:
- Whole Filed (tërë fusha, e predefinuar) - gjenë vetëm vlerat e plota që janë
identike me atë që kërkoni
- Any part of field (cilado pjesë e fushës) - e cila gjenë rekordet me vlerën e
kërkuar kudo brenda fushës. Për shembull, nëse dëshironi të gjeni një
rekord që në fushën e adresës ka vlerën "Bregu i diellit", mund të kërkoni
vetëm fjalën "diellit" dhe rekordi do të gjindet.
- Start of Field (fillimi i fushës) - e cila gjenë rekordet me fjalën e kërkuar
në fillim të fushës. P.sh për adresën Bregu i diellit, nëse kërkoni "Bregu" e
gjenë, por nëse përsëri kërkoni "diellit" nuk e gjenë sepse nuk është në
fillim të fushës.
Gjatë kërkimit mund të përdoren edhe disa shenja xhoker në stringun që kërkohet,
të cilat zëvendësojnë një ose disa karaktere. Për shembull nëse e dini vetëm një
pjesë të vlerës që e kërkoni ose kur kërkoni rekordet që i përgjigjen shabllonit të
caktuar. Karakteret xhoker: * dhe ? mund të paraqiten kudo në kuadër të stringut që
114
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
kërkohet në fushën Find What. Në tabelën vijuese janë dhënë disa shembuj të
kërkimit me xhoker karaktere.
Për të gjetur fushat me vlera Null, në fushën Find What shtypni: NULL ose IS
NULL. Për të gjetur stringun e zbrazët jepni: "" (thonjëzat pa zbrazëtirë mes tyre).
Kur Accessi e gjen fushën e tillë kursori kalon në të dhe kur mbyllet dialogu Find
and Replace, kursori paraqitet në fushën e zbrazët dhe mund të filloni shkruarjen
në të.
Shumë opcione të Edit dhe Find të zgjedhura në dialogun Find and Replace kanë
vlera të predefinuara të cilat mund të ndryshohen në dritaren Options (menya:
Tools-Options) në faqen: Edit/Find. Opcionet që ekzistojnë janë:
- Fast Search - kërkon në fushën momentale, vlerën e plotë
115
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
Fshirja e të dhënave
Nëse dëshironi të fshini karakteret (shkronjat) lëvizni kursorin dhe shtypni DEL
për të fshirë karakterin vijues (pas kursorit) ose BACKSPACE për të fshirë
karakterin paraprak (para kursorit). Për të fshirë vlerën në fushë, zgjedhni fushën
dhe shtypni DEL ose BACKASPACE. Karakteret e fshira mund t'i ktheni me Edit-
Undo.
Për të fshirë tërë rekordin, zgjedheni dhe pastaj në meny: Edit-Delete, ose në
menynë e kontekstit për rekordin e zgjedhur, njësoj zgjedhni Delete Record.
Accessi do të tërheqë vërejtjen lidhur me fshirjen e rekordit, sepse s'mund ta ktheni
me Undo. Nëse dëshironi të fshini disa rekorde njëkohësisht, zgjedhni dhe veproni
njësoj. Rekordi s'mund të fshihet, nëse ndonjë fushë e tij është në relacion me
integritet referencial.
Për të fshirë rekordin pa pasur nevojë ta zgjedhni, kaloni kudo në të dhe
klikoni kontrollën Delete Record në shiritin e veglave.
Përdorimi i AutoCorrect
116
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
Opcioni i fundit është mirë të largohet, sepse gjatë shtypjes automatikisht bëhet
zëvendësimi për fjalët nga lista përfundi, ku përfshihen fjalët e gjuhës angleze dhe
gabimet e zakonshme dhe të mundshme gjatë shtypjes. Mirëpo në atë listë është
edhe: "i" që zëvendësohet me "I" sepse shkronja "I" në gjuhën angleze do të thotë
"Unë" dhe shkruhet gjithnjë me shkronjë të madhe, kurse i e vogël e vetmuar nuk
përdoret kurrë. Nëse nuk e largoni atë prej liste dhe është i zgjedhur opcioni për
zëvendësim gjatë shtypjes, atëherë nëse shkruani: "Bregu i diellit" automatikisht do
të shndërrohet në "Bregu I diellit".
Disa përjashtime mund të bëhen me tastin Exceptions…(përjashtimet).
Shtypja e tabelave
Kjo mund të bëhet edhe në dritaren Database, duke zgjedhur tabelën dhe duke
klikuar Print. Gjithashtu, në dritaren database mund të klikoni tabelën me tastin e
djathtë dhe në menynë e kontekstit të zgjedhni Print. Edhe në këtë mënyrë, të
dhënat dërgohen direkt në shtypës. Nëse dëshironi të shtypet edhe nëntabela ajo
duhet të hapet (të paraqitet në ekran) para shtypjes.
Nëse dëshironi të ndryshoni opcionet e shtypes, për shembull që të shtypen vetëm
rekordet e zgjedhura ose nga disa kopje, duhet të hapet dialogu Print, përmes
menysë File-Print. Nëse dëshironi të shikoni si do të duken tabelat kur të shtypen,
117
Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë Avni Rexhepi - Microsoft Access
para se t'i shtypni klikoni Print Preview. Kjo është e përshtatshme për shembull kur
dëshironi të dini a do t'i zërë faqja të gjitha fushat. Për të ndryshuar margjinat e
faqes, madhësinë e letrës ose orientimin e faqes, duhet hapur dialogun Page Setup-
konfigurimi i faqes në menynë File-Page Setup.
118
Avni Rexhepi - Microsoft Access Insertimi dhe ndryshimi i të dhënave në tabelë
119
Sortimi dhe filtrimi Avni Rexhepi - Microsoft Access
Në fig. 6.1 shihet rezultati i sortimit në tabelën Studentët, duke bërë sortimin në
rritje në bazë të fushës Emri.
120
Avni Rexhepi - Microsoft Access Sortimi dhe filtrimi
Nëse dëshironi që sortimi të bëhet në bazë të disa fushave, ato duhet të jenë fusha
fqinje (njëra pranë tjetrës) në pamjen datasheet. Përveq kësaj Accessi, me rastin e
sortimit u jep përparësi fushave që ndodhen në kolonën e majtë. Nëse në atë kolonë
paraqiten vlera të njëjta, atëherë bëhet sortimi në bazë të vlerës në kolonën e
ardhshme, të djathtë. Nëse kolonat në bazë të të cilave dëshironi të bëni sortimin
nuk janë fqinje, zhvendosni për t'i bërë fqinje para se të bëni sortimin. Pasi të
rregulloni pozitat e tyre, zgjedhni kolonat në bazë të të cilave dëshironi të bëni
sortimin dhe pastaj klikoni Sort në ndonjërën prej mënyrave të lartpërmendura.
Ruajta e sortimit
121
Sortimi dhe filtrimi Avni Rexhepi - Microsoft Access
122
Avni Rexhepi - Microsoft Access Sortimi dhe filtrimi
Filtrimi
Nëse në listën e të dhënave dëshironi të shihen vetëm rekordet e caktuara, atëherë
ekziston mundësia e largimit të atyre që nuk dëshironi t'i shihni. Procesi i filtrimit
bën paraqitjen vetëm të vlerave në bazë të kriterit të caktuar (kriteri paraqet një
grup kushtesh të cilat definohen-dhe në bazë të tyre zgjedhen vlerat për paraqitje).
Në këtë mënyrë kursehet në kohë dhe përqëndroheni më lehtë vetëm në të dhënat
që ju interesojnë. Filtrimi nuk bën fshirjen e të dhënave nga tabela, por vetëm i
largon ato momentalisht nga ekrani.
Në Access ekzistojnë pesë mënyra të filtrimit, varësisht prej kushteve që i
përcaktoni dhe renditjes në bazë të së cilës dëshironi të paraqiten të dhënat.
123
Sortimi dhe filtrimi Avni Rexhepi - Microsoft Access
Kjo metodë e filtrimit është më e lehta dhe përdoret më së shpeshti. Duhet vetëm të
zgjedhet (selektohet) vlera në bazë të cilës dëshironi të filtroni të dhënat dhe në
ekran do të mbeten vetëm ato rekorde që në atë fushë plotësojnë kriterin. Ky tip i
filtrimit mund të aplikohet në të gjitha tipet e të dhënave përveq në OLE Object.
Për të dhënë vlerën (për të caktuar kriterin) në bazë të cilit dëshironi të bëni
sortimin, gjejeni në pamjen datasheet dhe zgjedheni tërë vlerën ose vetëm një pjesë
të saj. Ka mundësi edhe vetëm të pozicionohet kursori në fushë. Pasi të keni
përcaktuar kriterin filtrimi aplikohet në një prej mënyrave vijuese:
124
Avni Rexhepi - Microsoft Access Sortimi dhe filtrimi
P.sh, për të parë në tabelën studentët të gjithë studentët nga Prishtina, klikoni në
fushën ku është Prishtina ose zgjedheni "Prishtinë" dhe klikoni Filter by Selection.
Për të parë të gjitha vendet nga Prishtina ose Presheva, zgjedhen dy shkronjat e
para "Pr" tek cilado prej tyre dhe klikohet Filter By Selection.
Në këtë filtër mund të aplikohet vetëm një kriter në një moment. Nëse ju duhet
filtri që bazohet në kombinimin e dy ose më shumë vlerave, p.sh studentët nga
Prishtina, me Emër që fillon me shkronjën A, atëherë zbatoni filtrimin e parë dhe
pastaj në rekordet e mbetura në ekran zbatoni filtrin për kriterin e dytë. Kjo jep
rezultatin e njëjtë si kur të aplikohen njëkohësisht të dy kushtet duke i kombinuar
me operatorin AND.
Filtrimi me përjashtim
Filter by Form
Filtrimi sipas formës (formularit) nuk dallon shumë prej filtrimit sipas selektimit.
Në vend se kriteri për sortim të jipet në pamjen datasheet, në këtë rast hapet në
ekran dritarja me rrjetën që paraqitet për krijimin e filtrit (fig. 6.3) . Rrjeta ka
formën e tabelës me një rresht të zbrazët dhe vendet e zbrazëta në secilën fushë, në
të cilat mund të shtypni kriteret për filtrim. Me këtë rast ka më tepër mundësi për
përcaktimin e kriterit për filtrim. Mund të jepni dy, tri ose më shumë kushte ashtu
që rekordi duhet të plotësojë të gjithë ose ndonjërin prej tyre.
Kur hapet Filter by Form, aplikohet kushti i fundit që është aplikuar paraprakisht,
edhe nëse ka qenë si Filter By Selction. Për të pastruar rrjetën me kritere, klikoni
Clear Grid, në paletën e veglave që paraqitet për Filter By Form. Në pjesën e
poshtme paraqiten faqet: Look For dhe Or, për të mundësuar kushtet e shumëfishta.
Kur të klikoni në fushën për të cilën dëshironi të përcaktoni kriterin, paraqitet
shigjeta zgjedhëse në anën e djathtë e cila hapë listën e sortuar të vlerave në atë
125
Sortimi dhe filtrimi Avni Rexhepi - Microsoft Access
fushë. Kur të përcaktohet kriteri, klikohet ikona Apply Filter. Nëse përcaktohet
vlera vetëm për një fushë, si në fig. 6.3, atëherë kjo është njësoj si të aplikohej
Filter by Selection.
Për kushtet e shumëfishta përdoren kombinimet me AND (Dhe) dhe me OR (Ose).
Kur përdoret operatori AND duhet plotësuar të dy ose më shumë kushtet e
përcaktuara. Kur përdoret OR atëherë mjafton të plotësohet njëri prej kushteve të
përcaktuara. Për rastin me Or, në fund të dritares paraqiten pozitat Or, të cilat
klikohen për të përcaktuar një nga një kushtet e dëshiruara, secila në faqe të
veçantë.
Gjatë përcaktimit të kushteve mund të përdoren edhe shenjat xhoker dhe shprejhet
e ndryshme. Për shembull për të gjetur studentët me emër prej shkronjës M e
tutje:aEmri: >="M". Për të gjetur fletëparaqitjet mes dy datave, atëherë jepet
kushti: Between #01/06/2001# AND #31/06/2001#. Për të gjetur studentët e
regjistruar në vitin 2000, nëse në numër të indeksit përdoret parimi i numrit rendor
dhe vitit, si: 145/2000, atëherë: kushti në fushën e numrit të indeksit: Like "*00",
pra të gjithë që në dy pozitat e fundit kanë 00, etj.
Për fushat e tipit Yes/No mund të jepni (-1) për Yes dhe (0) për No.
Pra kushti AND është në dy fusha, nëse përcaktohet kushti në dy fusha të veçanta
ose jepet brenda fushës së njëjtë, duke përdorur dy vlera, si në rastin e datës.
Kombinimi me Or, mundëson paraqitjen e rekordeve që e plotësojnë së paku njërin
prej kushteve të përcaktuara, duke kombinuar ato përmes pullave Look For dhe Or,
që paraqiten në pjesën e poshtme të dritares. Për secilin kusht të ri Or (ose) duhet
klikuar Or, me ç'rast hapet faqe e re për kushtin e ri. Në faqen Look For jepen
kombinimet për kushtin AND, kurse për Or, shtohen në faqet Or. Për të larguar
ndonjë kusht Or, në menynë Edit zgjedhni Delete Tab.
Opcioni i ri, Filter for Input mundëson që në pamjen datasheet ose në forma, të
përcaktoni kushtin për filtrim, duke klikuar fushën me tastin e djathtë të mausit,
dhe në menynë e kontekstit paraqtitet opcioni: Filter For: (fig. 6.5).
126
Avni Rexhepi - Microsoft Access Sortimi dhe filtrimi
Advanced Filter/Sort
127
Sortimi dhe filtrimi Avni Rexhepi - Microsoft Access
128
Avni Rexhepi - Microsoft Access Sortimi dhe filtrimi
Ruajtja e filtrit
Filtri i fundit i aplikuar ruhet jo si objekt i veçantë por, në kuadër të tabelës, nëse
në pyetjen për ruajten e ndryshimeve në tabelë jeni përgjegjur me Yes. Kur e hapni
tabelën sërish, mund të ndryshoni filtrin. Nëse krijoni filtër të ri por, dëshironi që
në tabelë të ruhet i vjetri, klikoni No në pyetjen për ruajtje të ndryshimeve në
tabelë. Natyrisht nëse bëni ndryshime tjera që dëshironi t'i ruani, bashkë me to
ruhet edhe filtri.
Nëse dëshironi të keni në dispozicion më shumë filtra ose dëshironi ta ruani filtrin
përherë, duhet ta ruani si Pyetës (Query). Pyetësit ruhen si objekte të veqanta në
bazën e të dhënave. Kur dëshironi të përdorni përsëri filtrin, mund ta ktheni përsëri
në dritaren e filtrave dhe mund ta ekzekutoni si Pyetës.
Për ta ruajtur filtrin e krijuar me opcionin Advanced si Pyetës dhe për ta lexuar atë
filtër në dritaren e filtrave, duhet të veproni si vijon:
Për të hapur përsëri filtrin në dritaren e filtrave, hapeni dritaren e zbrazët për punë
me filtrin Advanced Filter/Sort dhe klikoni ikonën Load From Query.
- Ky opcion gjithashtu mund të zgjedhet edhe prej menysë së kontekstit
ose prej menysë: File, me kusht që të jetë hera e parë që e përdorni.
Hapet lista e filtrave të aplikueshëm (Applicable Filter), prej ku
zgjedhni filtrin përkatës.
Ekziston dallim në mes të largimit të filtrit dhe fshirjes së filtrit. Nëse filtri
largohet, thjeshtë në ekran paraqiten të gjitha rekordet në tabelë. Më vonë, filtri
mund të aplikohet përsëri. Nëse fshihet filtri, fshihen edhe kriteret në të, ashtu që ai
nuk mund të aplikohet përsëri.
Për të larguar filtrin, klikoni ose zgjedhni në meny Remove Filter.
Për të fshirë filtrin në tërësi, duhet pastruar rrjetën e filtrit dhe pastaj të aplikoni
filtrin e zbrazët në listën e të dhënave në një prej mënyrave vijuese:
- kaloni në dritaren Advanced Filter/Sort. S'ka lidhje në cilën mënyrë është
krijuar filtri, ai do të paraqitet në rrjetën e filtrave në çdo rast.
- klikoni Clear Grid ose zgjedhni në meny Clear Grid.
129
Sortimi dhe filtrimi Avni Rexhepi - Microsoft Access
130
Avni Rexhepi - Microsoft Access Sortimi dhe filtrimi
131
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
PYETËSIT
Query (Kueri - Pyetësi) është termi i përgjithshëm për pyetje, anketë, kuiz etj.
Pyetësi është objekt i veçantë në bazën e të dhënave. Gjatë manipulimit me të
dhëna në Access, ato mund të filtrohen dhe sortohen në shumë mënyra, por
fleksibilitet më i madh arrihet përmes përdorimit të pyetësve. Me anë të pyetësve
nga baza jo vetëm që mund të zgjidhen disa rekorde për t'u paraqitur në ekran por,
mund të përcaktohen edhe fushat që do të paraqiten. Në Access përmes pyetësit
kërkohen informata për të dhënat e caktuara në bazën e të dhënave. Pyetësi mund
të jetë për të dhënat në një tabelë ose për të dhënat në disa tabela të lidhura mes
veti. Ekzistojnë disa lloje të pyetësve, duke filluar nga pyetësit për zgjedhjen e disa
të dhënave prej bazës deri te ata për azhurim, fshirje ose insertim të të dhënave.
Edhe pse ata kanë sjellje të ndryshme, mund të thuhet se pyetësi është grup i
instruksioneve përmes të cilave Accessit i tregohet cilat informata duhet të
paraqiten në ekran, si duhet të duken ato dhe si të manipulohet me to më tutje. Në
kuadër të pyetësit mund të zgjedhet cilat fusha të paraqiten, kriteret për zgjedhje të
rekordeve, mënyra e sortimit dhe krijimi i fushave të reja si llogaritje për vlerat e
ndryshme. Përmes pyetësit, në Access mund të shihen të dhënat prej më shumë
tabelave, e njëherit ato të jenë të sortuara, të kryhen llogaritje të ndryshme me
rekordet e zgjedhura, të gjinden ose të tregohen rekordet që kanë vlera të
dyfishuara, ose ato që nuk përputhen, të azhurohen të dhënat, të fshihen ekzistueset
ose të shtohen të reja, të krijohen tabela të reja, etj.
Ndonëse duket se filtri dhe pyetësi kryejnë të njejtën punë, mes tyre megjithatë
ekzistojnë dallime të shumta. Edhe filtrat edhe pyetësit kthejnë një bashkësi të
dhënash prej tabelës ose ndonjë pyetësi tjetër. Filtri duhet përdorur për paraqitje të
përkohshme dhe rregullim të rekordeve në datasheet ose në Formë. Nëse duhet që
ato rekorde më vonë të nxirren përsëri, duhet të përdoret pyetësi. Pyetësi është
objekt i veçantë në bazën e të dhënave, ndërsa filtri ruhet në kuadër të tabelës.
Nëse punoni me pyetës, nuk ka nevojë të hapet tabela paraprakisht, si është rasti
me filtrin.
Nëse dëshironi që të "nxjerrni" të dhëna prej disa tabelave, të zgjedhni fushat që do
të paraqiten ose të kryeni llogaritje të ndryshme me vlerat e fushave, duhet
përdorur pyetësit, sepse asnjë nga këto operacione s'mund të realizohet me filtra.
132
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Rezultatet e filtrit dhe pyetësit mund të përdoren si bazë për krijimin e formave ose
raporteve. Gjithashtu, me të dy metodat mund të sortohen dhe të mbahen mend
renditjet për t'u përdorur përsëri.
Nëse përcaktoheni për pyetës për ndonjë kërkim nëpër bazën e të dhënave, mund të
përdorni veglat e thjeshta për krijim të filtrave, të cilët pastaj mund t'i ruani si
pyetës, me ç'rast Accessi e bën shndërrimin në pyetës.
Accessi ofron disa opcione për krijimin e pyetësit. Për të filluar krijimin e pyetësit
në dritaren Queries, në bazën e të dhënave, zgjedhni Create Query in Design View
(pyetësi përmes dizajnit), Create Query by using Wizard (pyetësi përmes
magjistarit) ose një prej mënyrave vijuese:
133
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
Përmes tasteve me shenjat: >, >>, < dhe << zgjedhen fushat të cilat do të kalojnë në
dritaren Selected Fields(fushat e zgjedhura), dhe ato do të jenë fushat që do të
paraqiten në pyetës. Fusha kalon në dritaren tjetër edhe nëse në të klikohet dy herë.
Nëse dëshironi të zgjedhni njëkohësisht disa fusha, mbani shtypur SHIFT për
fushat e njëpasnjëshme ose CTRL për fushat që nuk janë afër njëra tjetrës, dhe
pastaj me tastin me shenjën > kalojnë në listën e fushave të zgjedhura. Tastet me
shigjetë të dyfishtë, bartin përnjëherë të gjitha fushat prej njërës dritare në tjetrën.
Pasi të jenë zgjedhur fushat nga një ose më shumë tabela ose pytësa, klikohet Next
për të kaluar në hapin tjetër (fig. 7.2b). Në këtë hap magjistari pyet, a dëshironi
pyetës me detale apo pyetës përmbledhës. Opcioni i parë - Detail paraqet të gjitha
fushat e zgjedhura të secilit rekord, kurse opcioni i dytë Summary-përmbledhje,
aktivizon edhe tastin Summary Options… - opcionet për përmbledhje (fig. 7.2c) në
të cilin paraqiten opcionet e përshtatshme për llogaritje, si Sum-Shuma, Avg-
Mesatarja, Min-minimumi dhe Max-maksimumi. Varësisht prej fushave të
zgjedhura në pyetës, zgjedhni opcionet për llogaritje/përmbledhje. Gjithashtu, në
skajin e djathtë poshtë, keni edhe opcionin: "Count records in emri i
tabelës/pyetësit ", i cili bën numërimin e rekordeve përkatëse.
134
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Të supozojmë se në bazën
"Studentët", prej tabelës Studentët
kemi zgjedhur fushat: Numri i
indeksit, emri, mbiemri,dhe drejtimi
si dhe prej tabelës Fletëparaqitjet
kemi zgjedhur vetëm fushën Nota
në Provim. Tani në në hapin e
ardhshëm në pyetjen për
përmbledhje zgjedhim Summary,
dhe pastaj klikojmë Summary
Options. Me Next kalojmë në hapin
tjetër, ku zgjedhim llogaritjen, që
Fig. 7.2b - Zgjedhja e tipit të pyetësit do të bëhet për fushat e zgjedhura.
Për të llogaritur Notën mestare të
studentëve zgjehim operacionin
Avg (Average-Mesatarja). Si shihet
në figurë, Accessi e di për cilën
fushë duhet bërë llogaritjen në bazë
të tipit të të dhënave për fushën
përkatëse, sepse llogaritjet kryhen
vetëm në fushat e tipit, number dhe
currency. Nëse nuk keni zgjehur
asnjë fushë të tillë, dialogu 7.2b
kalohet tërësisht dhe magjistari
kalon direkt në hapin e fundit për
Fig. 7.2c - Zgjedhja e llogaritjes dialog (fig. 7.2d), ku zgjedhet emri
përmbledhëse i pyetësit.
Në këtë hap zgjedhet Emri i
pyetësit dhe për përfundim, kemi
dy opcione, lidhur me atë që do të
ndodhë pasi të krijohet pyetësi:
Open the qyery to view information
- hape pyetësin për të parë
informatat, ose Modify the query
design - Modifiko dizajnin e
pyetësit. Gjithashtu me Display
Help on working with
query(paraqitë ndihmë për punën
me pyetës), hapet dritarja për
Fig. 7.2d - Zgjedhja e emrit për pyetësin ndihmë posa të klikohet Finish dhe
të hapet pyetësi.
135
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse zgjedhet opcioni i parë, për të hapur pyetësin, pasi të klikohet Finish, në
ekran do të hapet dritarja e pyetësit të krijuar (fig. 7.3).
Nëse në dialogun e fundit (fig. 7.2d) zgjedhet opcioni për modifikim të pyetësit,
pasi të klikohet Finish, do të hapet pyetësi në dritaren për dizajn, në pamjen e
dizajnit - Design View (fig. 7.4).
136
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Verejtje:
Nëse tabelat nuk janë të lidhura dhe në pyetës marrim fusha prej të dy tabelave atëherë në
pyetës do të paraqiten vlerat si Produkt Cartesian, ku në pyetës paraqiten n x m rreshta, për
n rekordet e tabelës së parë kombinuar me m rekordet e tabelës së dytë.
Le të marrim rastin kur zgjedhim dy tabela prej bazës së të dhënave për fakultet,
tabelën Studentët dhe tabelën Fletëparaqitjet. Atëherë në pjesën e epërme shihen
137
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
Mund të ndodhë që të zgjedhet fusha, por nuk paraqitet fare në pyetës, vetëm
përdoret për qëllime tjera brenda pyetësit përkatës, p.sh., për ndonjë llogaritje.
- Criteria - kriteri, fusha ku përcaktohen kriteret për pyetësin dhe rreshtat Or(ose)
të cilët mundësojnë definimin e kritereve të shumëfishta.
Nëse dëshironi të bëni ndonjë përmbledhje të fushës, si shuma, mesatarja, etj, duhet
shtuar edhe rreshtin Total, i cili shtohet duke klikuar në tastin Totals në shiritin e
veglave të dritares për dizajnim të pyetësve ose kudo në rrjetë klikohet me tastin e
djathtë për të hapur menynë e kontekstit dhe në të zgjedhet menya Totals.
Kolonat e rrjetës për dizajn mund të zgjerohen ose ngushtohen sipas nevojës njësoj
si tabelat në datasheet.
Në shiritin e veglave Query, përveq veglave të zakonshme si vegla specifike, kemi:
138
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Për secilën prej tyre, kemi edhe ekuivalentin përkatës në menynë Query, e cila
paraqitet në menynë kryesore të Accessit kur kalojmë në dritaren për dizajnim të
pyetësve.
Për të zgjedhur fushat që do të përdoren në pyetës, zgjedhim tabelën prej të cilës do
të zgjedhim fushat që do të paraqiten në pyetës (fig. 7.7)
Klikoni në fushën përkatëse dhe me shigjetën në
skajin e djathtë hapet lista me fushat e tabelës së
zgjedhur. Pastaj në fushën Sort mund të
zgjedhet opcioni për sortim në rritje ose në
zbritje apo të mos përcaktohet fare. Nëse
paraprakisht është përcaktuar dhe dëshironi ta
largoni sortimitn, prap e hapni listën Sort dhe
zgjedhni opcionin (not sorted).
Fig. 7.7 - Zgjedhja e fushave Në fushën Show përcaktoni a të shihet fusha
përkatëse në pyetës (e predefinuar Po).
Le të krijojmë pyetësin i cili do të paraqesë notat mesatare të studentëve nga
Prishtina. Atëherë në dritaren për dizajn (fig. 7.8) zgjedhim fushat: Numri i
indeksit, Emri, Mbiemri, Vendlindja dhe Drejtimi nga tabela "Studentët" dhe
fushën Nota në provim nga tabela "Fletëparaqtitjet".
139
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
140
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Kriteret për zgjedhje në pyetës janë gjithashtu shprehje të cilat përcaktojnë kushtet
që duhet plotësuar që ndonjë rekord të paraqitet në bashkësinë rezultuese të
rekordeve. Shprehja është kombinim i simboleve, vlerave, identifikatorëve e
operatorëve që janë përmendur edhe më herët. Në kuadër të shprehjes mund të
paraqiten rregullat për rekorde, për zhvendosje të fushave, përshtatjet me të cilat
definohen vlerat e nënkuptuara në ndonjë fushë, kriteri për filtrim të rekordeve,
llogaritjet me fushat që janë rezultat i vlerave të fushave tjera, kushtet e punës për
makro dhe argumentet për funksionet dhe procedurat e Visual Basic-ut në module.
Simbolet që paraqiten në shprehje janë thonjëzat, ylli, dy pikat dhe karakteret tjera
speciale. Vlerat mund të paraqiten si literale, konstante, rezultate të funksioneve
ose si identifikatorë. Identifikatorët tregojnë ndonjë vlerë në ndonjë fushë,
kontrollë në formë ose raport ose ndonjë veti. Operatorët (simbol ose fjalë)
tregojnë në operacionet që duhet kryer në një ose më shumë elemente në shprehje.
Në kritere mund të përdoren edhe shenjat xhoker: * dhe ? për të definuar kushtet
për fushat e tipit Text.
Për krijimin e shprehjeve të ndryshme përdoren operatorët. Në Access përdoren
disa klasa operatorësh: operatorët aritmetik, të krahasimit, të bashkimit dhe
operatorët logjik. Në tabelën në vijim është dhënë lista e operatorëve dhe
mundësitë e përdorimit të tyre përmes shembullit. Nëse emri i fushës përmbanë
hapësirë, dy pika ose ndonjë karakter special, atëherë duhet të jipet në kllapa të
mesme ([ ]) kur përdoret në shprehje.
141
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
Krahasues:
= baraz =Pr ose ="Pr" ato që kanë Pr në fushë
> më i madh se >8/10/01 ose Më vonë se data e dhënë
>#8/10/01#
< më i vogël se <100 Vlerat më të vogla se 100
>= më i madh ose baraz >=5 Vlerat më të mëdha ose baraz
me 5
<= më i vogël ose baraz <=31/12/01 ose Data para ose gjatë 31 dhjetorit
<=#31/12/01# të vitit 2001
<> jo baraz <>Pr ose <>"Pr" Vlerat që dallojnë prej Pr
Between … ndërmjet dy vlerave Between 5 And Vlerat mes 5 e 8 duke i
And … 10 përfshirë edhe ato
In në grupin In ("Pr", "Pz") Ose Pr ose Pz
Is Null fusha e zbrazët Is Null Pa vlerë në fushë
Is Not Null fusha jo e zbrazët Is Not Null Me vlerë në fushë
"" string i zbrazët ="" Me string të zbrazët në fushë
Like sikur Like P* ose Like Çfarëdo teksti që fillon me P
"P*"
Logjik:
And të dy kushtet të sakta >=5 And <=10 Vlerat mes 5 dhe 10 duke i
përfshirë edhe ato
Or cilido kusht i saktë Pr Or Pz Ose Pr ose Pz
Not jo e saktë Not Like AB* Të gjitha vlerat, përveq atyre që
ose fillojnë me AB
Not Like "AB*"
142
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Për të definuar një kriter në pyetës, në fushën përkatëse jepet kriteri që duhet
plotësuar, si në (fig. 7.11).
Për të paraqitur në pyetës vetëm
rekordet, me notën në provim 10 ose në
cilëndo fushë tjetër, do të mund të
përckatohej kushti, që paraqet kriterin e
njëfishtë.
Fig. 7.11 - Pyetësi më një kriter
a. e.
f.
b.
g.
c.
d.
Pra në fig. 7.12 janë përcaktuar këto kritere dhe në pyetësin përkatës do të shihen
vetëm rekordet që i plotësojnë kushtet në fushat përkatëse:
143
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
a. Rekordet ku nota në provim është 9 ose 10, sepse është bërë kombinimi me Or,
në rreshta të ndryshëm në të njëjtën fushë.
b. Rekordet e studentëve që janë nga Prishtina dhe që kanë notën 10, sepse në të
njëjtin rresht të kriterit zbatohet operatori AND (Dhe).
c. Rekordet e studentëve që kanë marrë notën 10 gjatë vitit 2002, përsëri kemi
kushtin AND (kriteret në të njëjtin rresht).
d. Rekordet që janë nga Prishtina ose që kanë Notën 10 në provim, sepse është
zbatuar kushti Or, në rreshta të ndryshëm për fusha të ndryshme.
e. Rekordet e studentëve që kanë notën 10 gjatë vitit 2002 ose që kanë notën 9 para
vitit 2002. Këtu kemi kombinim të dy kushteve me DHE të kombinuara me dy
kushte tjera me DHE me anë të kushtit OSE.
f. Rekordet që kanë notën 10 gjatë vitit 2002 ose që janë nga Prishtina dhe kanë
notën 9. Përsëri kombinim i dy kushteve DHE me anë të OSE.
g. Rekordet që kanë një kusht të kombinuar me DHE në të njëjtën fushë. Në rastet
kur shrehja është më e gjatë se gjerësia e kolonës, mund të zgjerohet kolona ose
mund të përdoret SHIFT+F2 për të hapur dritaren ZOOM.
Një prej programeve ndihmëse të Accessit është edhe editori për definimin e
shprehjeve i cili mund të përdoret për definimin e shprehjeve më të komplikuara
ose për krijimin e fushave, vlerat e të cilave llogariten si rezultat i ndonjë shrehjeje.
144
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Për shembull, nëse në pyetës dëshirojmë të caktojmë kriterin për datën e provimit
gjatë vitit 2002, atëherë duhet klikuar tabelën Fletëparaqitjet, fushën Data e
provimit dhe Paste. Në dritaren për definimin e shprehjes paraqitet:
[Fleteparaqitjet]![Data e Provimit] dhe pastaj klikojmë '>=' dhe me tastierë
shtypim: 01/01/2002 atëherë, kur të klikojmë OK, për t'u kthyer në dritaren për
dizajnim të pyetësit, në fushën Data e provimit në rreshtin Criteria do të paraqitet
shrehja: [Fleteparaqitjet]![Data e Provimit]>=#01/01/2002#.
Fushat me string të zbrazët dhe vlera Null mund të kenë ndikim në rezultatet e
pyetësit.
- Për të gjetur fushat me vlera Null përdoret IS NULL, kurse për stringjet e
zbrazëta "".
- Pyetësit me vlera nga tabelat e lidhura si rezultat do të paraqesin vetëm ato
rekorde që nuk kanë asnjë fushë të zbrazët.
- Nëse përdoret ndonjë vlerë e fushës në operacionet e mbledhjes ose
numërimit, Accessi nuk do të përfshijë në to fushat Null. Nëse dëshironi të
përfshini edhe ato me rastin e numërimit të rekordeve, duhet përdorur
funksionin Count me shenjën xhoker *.
- Nëse dëshironi të paraqitni fushat me string të zbrazët por, jo edhe ato me
vlerë Null, si kriter duhet përdorur shprehjen: Like"*".
- Nëse ndonjë fushë në shprehjet me operatorët aritmetik (+,-,*,/,\) ka vlerë
Null, edhe rezultati i pyetësi do të jetë vlerë Null.
145
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
Tiparet e pyetësit
Sikur objektet tjera në Access edhe pyetësi ka tiparet e tij. Për të parë tiparet e
pyetësit, në dritaren për dizajnim të pyetësit, vendoseni kursorin në pjesën e
epërme të dritares, ku janë tabelat dhe :
- Klikoni Properties
- Zgjedhni në meny: View-Properties
- Klikoni tastin e djathtë brenda dritares, por jashtë listës së fushave dhe në
menynë e kontekstit zgjedhni Properties.
146
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Modifikimi i pyetësit
Për të shtuar një fushë në rrjetën e pyetësit gjatë dizajnimit mund të zgjedhet fusha
në dritaret e tabelave në pjesën e epërme dhe të zvarritet në rreshtin Field të
kolonës ku dëshironi ta vendosni. Fusha do të shtohet dhe kolonat tjera do të
zhvendosen për të krijuar vend për kolonën e re. Nëse e klikoni dy herë fushën ajo
do të shtohet në fund, në një kolonë të zbrazët.
Zhvendosja e kolonave bëhet njësoj si në pamjen datasheet të tabelave. Vendosni
kursorin mbi kolonë, ai do të marrë formën e shigjetës së zezë drejtuar te poshtë, që
kur klikohet zgjedhë kolonën. Pastaj e lironi tastin e miut dhe përsëri e klikoni, e
mbani tastin shtypur dhe e zvarritni kolonën në pozitën e re dhe e lironi tastin për të
vendosur kolonën në pozitën e dëshiruar. Gjatë zvarritjes shihet vija e zezë
vertikale që paraqet skajin e majtë të kolonës. Kolona do të kalojë në pozitë të re,
kurse kolonat tjera do të zhvendosen.
Fusha që paraqitet në pyetës, i trashëgon tiparet (vetitë) e fushës nga tabela bazë.
Mirëpo, ekziston mundësia që të definohet pamje tjetër e fushës ose të definohet
emër tjetër për fushën, sidomos kur dëshironi ta përdorni pyetësin si bazë për
krijimin e formave ose raporteve. Nuk mund të ndryshohen të gjitha tiparet e
fushës por, vetëm ato që paraqiten në kuadër të tiparëve të fushës së pyetësit.
Kur ndryshohen tiparet e fushës në tabelë, ato do të trashëgohen nga pyetësit e ri
ose ekzistues. Përjashtim bëjnë fushat për të cilat janë bërë ndryshime të tipareve
në kuadër të pyetësit. Në këtë rast, tiparet e reja në tabelë nuk do të aplikohen në
pyetës.
Zakonisht do të paraqitet nevoja për të definuar ndonjë emër më të përshtatshëm
për fushën në pyetës, sesa ata që i ndanë Accessi për fushat, siç ishte rasti për
kolonën me Notat mesatare të studentëve. Accessi i ndanë emrat e zakonshëm si
Expr1, CountofEmri, etj. Nëse i ndryshoni këta emra, ata do të paraqiten edhe në
format dhe raportet që krijohen prej pyetësit, dhe s'kanë kurrfarë ndikimi në të
dhënat në tabelë ose në format dhe raportet e krijuara më herët. Për të ndryshuar
emrin e fushës, në rrjetën për krijim të pyetësit veproni si vijon:
147
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse dëshironi që në rrjetën për krijimin e Pyetësit të mbetet emri i njëjtë, por në
pamjen datasheet të paraqitet emri i ri, ndryshoni tiparin Caption të fushës
përkatëse. Për të ndryshuar tiparet e fushës, në dritaren për dizajn klikoni në fushën
përkatëse dhe klikoni në tastin Properties në shiritin e veglave ose në menynë e
kontekstit. Në dritaren Field Properties (fig. 7.15) ndryshoni tiparin Caption. Të
gjitha fushat në atë dritare janë të zbrazëta, gjegjësisht nuk janë përcaktuar gjatë
krijimit të tabelës. Krejt çka definohet këtu, mbulon ato tipare që janë përcaktuar
më herët në tabelë.
148
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
një fushë të përbashkët, fushat emri dhe mbiemri, etj. Për të bërë llogaritjen
horizontale, në modin e dizajnit, në fushën Field të rrjetës shkruhet shprehja
përkatëse dhe Accessi automatikisht ia shton shprehjen: Expr1:.
Mund të bëhet edhe kombinimi i të dy llojeve të llogaritjes në një pyetës.
Për shembull, për bazën e të dhënave "Shitja e kartelave", do të llogarisim për
secilin shitës numrin e kartelave të shitura për secilin lloj dhe vlerën totale të
shitjes, duke marrë në një fushë të përbashkët emrin dhe mbiemrin e shitësit (fig.
7.16).
149
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
studentëve për secilin drejtim, atëherë do të bënim grupimin sipas fushës drejtimi
dhe njëherit do të bënim numërimin për të njëjtën fushë (fig. 7.18).
Siç është parë më herët në kuadër të dritares New Query, përveq pyetësve të
thjeshtë - Simple Query Wizard, kemi edhe magjistarët për pyetësin që gjenë
rekordet e dyfishta (Find Duplicates Query Wizard) dhe pyetësin që gjenë rekordet
që nuk kanë rekorde përkatëse në tabelën tjetër (Find Unmatched Query Wizard).
Pyetësi Find Duplicates gjenë rekordet që kanë vlerë të njëjtë në një fushë ose në
disa fusha të caktuara. Për shembull, në tabelën Studentët do të gjejmë studentët me
emra të njëjtë. Për të krijuar pyetësin Find Duplicates, duhet vepruar si vijon:
1. Në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni New në shiritin e veglave dhe në
dialogun New Query zgjedhni Find Duplicates Query. Do të hapet dritarja Find
Duplicates (Fig. 7.19a) në të cilën zgjedhni tabelën përkatëse.
Pyetësi që gjenë rekordet e dyfishta është i përshtatshëm për të gjetur dhe për të fshirë
duplikatet e panevojshme në tabelë ose kur dëshironi që një tabele që s'ka pasur çelës
primar t'ia caktoni një fushë si çelës primar, në tabelën ekzistuese, por ajo veq ka vlera të
dyfishta në atë fushë. Atëherë mund të gjinden cilat janë ato vlera të dyfishta. Përndryshe
ekziston edhe mundësia e gjetjes dhe fshirjes automatike të vlerave të dyfishta në tabelë.
150
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
Accessi propozon emrin: Find Duplicates for Studentët (Gjeji duplikatet për
Studentët), të cilin e pranojmë ose e ndryshojmë sipas dëshirës. Aty kemi opcionet
për të hapur menjëherë pyetësin, apo për të kaluar në dritaren për dizajn për të bërë
151
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
152
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
E pranojmë ose zgjedhim një emër sipas dëshirës. Në këtë hap gjithashtu kemi
opcionet për të hapur menjëhërë pyetësin në pamjen datasheet ose në modin e
dizajnit. Me Finish përfundohet procedura dhe hapet pyetësi, në të cilin do të shihet
lista e studentëve të cilët nuk kanë rekorde gjegjëse në tabelën Fletëparaqitjet.
Pyetësi kryqëzues është pyetës special për përmbledhje, me anë të të cilit lidhen
vlerat e grumbulluara në bazë të vlerave në fusha. Për shembull, në bazën "Shitja e
kartelave" dëshirojmë të shohim sa kartela të secilit tip ka shitur secili shitës. Këtë
mund ta bëjmë duke krijuar një Pyetës kryqëzues, i cili do të merr vlerat prej
Pyetësit të krijuar paraprakisht për tabelën Shitja. Nga tabela Shitja dhe Tabela e
shitësve kemi krijuar pyetësin për gjetjen e të gjitha shitjeve të realizuara për
secilin shitës. Dizajni i këtij pyetësi duket si në fig 7.21.
153
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
154
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
155
Pyetësit Avni Rexhepi - Microsoft Access
156
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit
157
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
PYETËSIT SPECIAL
Pyetësi parametrik
158
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
Kur të ekzekutohet
pyetësi, së pari do të
paraqitet dialogu në të
cilin paraqitet porosia e
përcaktuar dhe në fushën
Fig. 8.1 - Dizajnimi i pyetësi parametrik përkatëse, duhet dhënë
numrin e indeksit.
Pastaj me OK ekzekutohet pyetësi, i cili do të jep vetëm rekordet të cilat në fushën
Numri i indeksit kanë vlerën si vlera e dhënë për parametrin e kërkuar me këtë rast.
Ky rezultat do të ishte i njëjtë me rezultatin që do të fitohej sikur vlera e Numrit të
indeksit të përcaktohej si kriter në fushën Criteria në dritaren e dizajnit. Mirëpo në
atë rast, çdo ekzekutim i pyetësit do të jepte rezultat të njëjtë. Në rastin e pyetësit
me parametër, kur të ekzekutohet përsëri pyetësi, mund të jipet vlerë tjetër për
Numrin e indeksit dhe të fitohen vlerat përkatëse për atë numër indeksi. Në një
mënyrë pra, pyetësi parametrik është dinamik.
Nganjëherë ndodhë që Accessi të kërkojë parametër edhe kur nuk është fjala për
fushë për të cilën është përcaktuar parametër. Kjo zakonisht, ndodhë kur keni
dhënë gabimisht emrin e fushës gjatë dizajnimit ose keni ndryshuar emrin e fushës
në tabelë, por jo edhe në objektet tjera të bazës së të dhënave.
Për të paraqitur të gjitha vlerat përmes pyetësit me parametër, në dritaren e
dizajnimit në kolonën e njëjtë ku keni përcaktuar paramatrin (për rastin tonë: [Jepni
numrin e indeksit:]), në fushën Or, për të njëjtën kolonë jepni parametrin e njëjtë
dhe pas tij shtypni Is Null (pra për rastin tonë: [Jepni numrin e indeksti:] Is NULL).
Atëherë kur të ekzekutohet pyetësi, nëse nuk jepni fare vlerë por shtypni Enter ose
OK, në ekran do të paraqiten të gjitha rekordet me çfarëdo vlere për atë fushë.
Rast i përshtatshëm për përdorim të parametrave për pyetës është edhe për ndonjë
fushë të tipit date/time, të jipet parametri: Between [Data e fillimit:] And [Data e
perfundimit:]. Kur të ekzekutohet pyetësi së pari paraqitet dialogu për parametrin
e parë, Data e fillimit, e pasi të jepët vlera për të, paraqitet dialogu i dytë për Datën
e përfundimit. Me rastin e ekzekutimit pyetësi do të listoj vetëm rekordet mes
këtyre dy datave.
159
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
relacion një-me-shumë kur si fushë në anën një paraqitet çelësi primar ose indeksi
unik. Në këtë rast nuk aplikohet Integriteti referencial. Pyetësi AutoLookup dallon
nga fusha AutoLookup sepse tek pyetësi fushat plotësohen automatikisht, kurse tek
fusha Lookup ato zgjedhen në listë. Pët të krijuar pyetësin AutoLookup në dritaren
për dizajn të pyetësit paraqitni dy tabela dhe tërhiqeni fushën lidhëse prej anës
"shumë" në rrjetën e pyetësit (fig. 8.2). Pyetësi i tillë do të gjejë vlerën përkatëse në
tabelën bazë në anën "një" dhe automatikisht do të plotësojë fushat tjera, posa të
shtypni Enter ose Tab për t'u larguar prej fushës. Për demonstrim do të marrim
bazën "Shitja e kartelave" dhe tabelat e saj (fig. 8.2).
Vëreni se fusha IDShitesi, mirret nga ana "shumë". Kur të ekzekutohet pyetësi,
posa të shtypet vlera për IDShitësi dhe të shtypet Tab ose Enter, fushat tjera do të
plotësohen automatikisht. Edhe në format që bazohen në pyetës të tillë, ndodhë e
njëjta.
Pyetësit veprues
160
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
Pyetësi azhurues përdoret për të ndryshuar njëkohësisht vlerat në një ose disa fusha
në tabelë. Mund të jepni edhe kriterin për paraqitje të të gjitha rekordeve të
ndryshuara ose azhuruara nga më shumë tabela.
Për të krijuar pyetësin azhurues, në pamjen design të pyetësit klikoni në shiritin e
veglave kontrollën Query Type (fig. 8.3). Ndryshimi i tipit të pyetësit mund të
bëhet gjatë procesit të dizajnimit. Edhe pyetësi ekzistues, mund të shndërrohet në
pyetës azhurues, pasi të bëhen ndryshimet në të.
Për shembull: [vlera]*1.5, kur dëshironi të shtoni çmimin e fushës Vlera për 50%
(tipi Currency ose Number); #10/10/2001# në fushën e tipit date/time për të
azhuruar datën;"Përfunduar" - për fushë të tipit Text që do të azhurojë vlerat
ekzistuese në "Përfuduar" për atë fushë, etj.
Në dritaren e bazës, pyetësit azhurues paraqiten me shenjën .
Kur të ekzekutohet pyetësi për azhurim, paraqitet vërejtja me të cilën shfrytëzuesit
i tërhiqet vërejta për numri e rekordeve që do të pësojnë ndryshime me rastin e
ekzekutimit të pyetësit
Nëse bëhet azhurimi në tabelat e lidhura, kur është aplikuar integriteti referencial
dhe është zgjedhur opcioni Cascade Update Related Records, atëherë azhurimi në
anën "një" do të aplikohet edhe në fushat në anën "shumë" edhe nëse ato nuk janë
përfshirë fare në pyetës.
161
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të shtuar disa rekorde prej një ose më shumë tabelave në një tabelë tjetër duhet
të zgjedhni fushat që dëshironi t'i shtoni. Pastaj, duhet dhënë emrin e tabelës cak
(në të cilën dëshironi të shtoni rekordet) dhe të definoni fushat të cilat u përgjigjen
fushave prej tabelave burimore. Pastaj, vlerat e tabelave kopjohen në tabelën e re.
Pra, është me rëndësi të kuptohet se bëhet kopjimi, e jo zhvendosja e rekordeve.
Fushat përkatëse nuk duhet të kenë patjetër emrin e njëjtë por, gjithësesi duhet të
kenë tipin e njëjtë. Gjithashtu, tabela cak nuk duhet patjetër të ketë strukturë të
njëjtë me tabelat burimore. Për të krijuar tabelë të re me strukturë si ajo ekzistuese,
mund të kopjohet tabela ekzistuese e pastaj gjatë kopjimit të zgjedhet opcioni për
kopjim vetëm të Strukturës, e jo edhe të rekordeve në të.
162
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
Pyetësi për shtim mund të përdoret edhe për një rast specifik, për të fshirë
automatikisht rekordet e dyfishta prej tabelës.
Pyetësi për fshirje mund të jetë më i rrezikshmi prej të gjitha llojeve të pyetësve
veprues. Asnjë veprim i pyetësit veprues nuk mund të kthehet me Undo, por në
mënyrën më drastike pasojat paraqiten pas pyetësit për fshirje. Për këtë arsye,
sigurohuni që çdo herë keni bërë kopje rezervë para aktivizimit të pyetësit për
fshirje. Pyetësi për fshirje nuk bën fshirjen e ndonjë fushe prej tabelës por tërë
rekordet e përfshira në pyetës. Mund të fshihen rekordet në një tabelë ose rekordet
163
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
Klikoni kontrollën Run , ose ruajeni pyetësin dhe pastaj e ekzekutoni prej
dritares Queries, ku pyetësit për fshirje paraqiten me shenjën: .
Me rastin e ekzekutimit paraqitet mesazhi me vërejtjen (fig. 8.6) më të cilin
tregohet numri i rekordeve që do të fshihen. Pra të gjitha rekordet që në fushën e
zgjedhur për kriter kanë atë vlerë, do të fshihen prej tabelës.
Nëse për tabelat e lidhura, është zbatuar integriteti referencial dhe është zgjedhur
opcioni Cascade Delete Related Records, atëherë fshirja e rekordit në anën "një"
do të shkaktojë fshirjen e të gjitha rekordeve të lidhura me të në anën "shumë".
Nëse ky opcion nuk është zgjedhur, atëherë duhet të ekzekutoni dy pyetësa
përkatës për të dy tabelat për të kryer të njëjtën punë.
Pyetësi për krijim të tabelës mundëson krijimin e tabelës së re prej tabelave dhe
pyetësve ekzistues. Për të krijuar pyetësin për krijim të tabelës, filloni krijimin e
pyetësi të ri, klikoni Query Type dhe zgjedhni Make Table Query në listë ose ne
164
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
menunë Query zgjedhni Make Table Query. Në ekran do të paraqitet dialogu Make
Table (fig. 8.7), në të cilin zgjedhni emrin e tabelës së re për t'u krijuar tabelë e re
ose zgjedhni ndonjë tabelë ekzistuese.
Zgjedhni fushat prej listave dhe zvarritni në rrjetën për dizajn të pyetësit, si në
rastin e krijimit të pyetësve të thjeshtë. Për të gjitha fushat, zgjedhni (*).
Klikoni Run për ekzekutim dhe përgjigjuni me Yes (ose No) në mesazhin për
krijimin e tabelës së re. Në dritaren e bazës, në faqen Queries, pyetësi për krijim të
tabelës paraqitet me shenjën .
165
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
Rregullat e SQL
Si edhe çdo gjuhë programuese, edhe SQL ka rregullat e veta dhe sintaksën e
shprehjeve që përdoren në të. Si u vërjet deri tani, të gjithë urdhërat e SQL
shkruhen me shkronja të mëdha. Opcionet shkruhen në kllapa të mesme ([ ]). Disa
shprehje nga sintaksa e SQL, që përdoren më shpesh:
166
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
- SELECT zgjedhe një ose të gjitha fushat prej një ose disa tabelave.
- SELECT … INTO krijon tabelë të re, bazuar në ndonjë tabelë ekzistuese
(pyetësi Make Table).
- INSERT … INTO shton një ose më shumë rekorde në tabelë (pyetësi
Append).
- UPDATE - ndryshon (azhuron) vlerat e caktuara në bazë të kriterit të
dhënë (pyetësi Update).
- DELETE - fshinë rekordet prej një ose disa tabelave (pyetësi Delete).
- TRANSFORM - llogaritë vlerat në pyetësit e tërthortë.
ku:
Pjesa Shpjegimi
predicate Një prej katër predikateve standarde: ALL - të gjitha rekordet,
DISTINCT-nuk zgjedhe rekordet me vlerë të njëjtë në fushën e
dhënë, -DISTINCTROW-nuk zgjedhë rekordet me vlerë të njëjtë në të
gjitha rekordet dhe TOPn[PERCENT]-kufizon numrin e rekordeve
* Përfshihen të gjitha fushat nga tabela ose tabelat
table Emri i tabelës me fushat prej ku zgjedhen rekordet
field1, field2 Emrat e fushave me të dhënat që duhet kthyer pyetësi
alias1, alias2 Teksti si etiketë(titull) për kolonat, në vend të emrit
tableexpression Emrat e tabelave prej të cilave kthehen (nxirren) të dhënat
externaldatabase Emri i bazës së të dhënave në të cilën ndodhen tabelat, përveq
bazës aktive
167
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
Urdhërat INNER JOIN (lidhja e brendshme), LEFT JOIN (lidhja e majtë), dhe
RIGHT JOIN (lidhja e djathtë), nëse përdoren, vendosën pas klauzulës FROM dhe
tregojnë tipin e lidhjes që përdoret në kuadër të pyetësit.
SET përdoret për të azhuruar vlerat dhe përmbane shprehjen që vendoset në
rreshtin Update To te pyetësi për azhurim.
WHERE përmbanë kriterin për zgjedhje të rekordeve që do të azhurohen.
Ekzistojnë disa lloje të pyetësve të cilët mund të krijohen vetëm përmes gjuhës
SQL. Ata janë:
- pyetësi i tipit UNION, përmes të cilëve kombinohen fushat përkatëse të dy
ose më shumë tabelave në një fushë në rezultatin e pyetësit
- pyetësi i tipit PAS-THROUGH, përmes së cilit komandat i dërgohen
direkt bazës së të dhënave ODBC
- pyetësi i tipit DATA DEFINITION, përmes së cilëve krijohen ose
rregullohen baza të të dhënave në Access ose SQL Server.
Të gjithë këta pyetës krijohen drejpërdrejt në dritaren SQL. Për të hapur dritaren
për punë me SQL në të cilën mund të krijohet pyetës i ri, filloni krijimin e pyetësit
të ri, në pamjen Design dhe pastaj mbylleni dritaren Show Table (edhe nëse s'është
zgjedhur asnjë tabelë).
168
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
pyetësit.
169
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
Pyetësi i këtij lloji krijon, fshinë ose ndryshon të dhënat në bazën aktive të të
dhënave. Mund të përdoret për krijimin e indeksit në tabelën ekzistuese. Ekzistojnë
katër shprehje për definimin e të dhënave:
- CREATE TABLE - për krijimin e tabelës së re
- ALTER TABLE - për ndryshime në tabelë. Shton fusha të reja ose
ndryshon ato ekzistuese, ose bën kufizime, si indeksi në çelësin primar.
- DROP - fshinë tabelën ose largon indeksin
- CREATE INDEX - krijon indeksin për një ose disa fusha.
Për të krijuar një pyetës të tipit Data Definition, filloni krijimin e pyetësit të ri dhe
në Design View, zgjedhni në menynë SQL Specific - Data Definition. Pastaj, në
dritaren e hapur shtypni shprehjen SQL.
Për shembull, nëse dëshironi të krijoni tabelën Kontaktet, me fushat emri, mbiemri,
adresa, telefoni, verejtje; mund të përdorni shprehjen vijuese:
170
Avni Rexhepi - Microsoft Access Pyetësit special
Shprehja ALTER TABLE mund të përdoret për të shtuar ose ndryshuar një kolonë
ose ndonjë kufizim. Për shembull:
Për indeks mund të përdoren edhe kufizimet tjera si vlera unike, moslejimi i
vlerave Null etj.
Kur të ekzekutohet pyetësi për definim të të dhënave, paraqitet mesazhi me
vërejtjen se do të ndryshohen të dhënat në tabelë. Me Yes ose No vendosni për
ekzekutim ose ndërprerje.
Nënpyetësit
Nënpyetësi është pyetës për zgjedhje, i cili ndodhet brenda një pyetësi tjetër për
zgjedhje ose për veprim. Nënpyetësi mund të definohet me rastin e përcaktimit të
kriterit për zgjedhje të rekordeve të caktuara nga pyetësi kryesorë ose për të
definuar fushë të re që do të përfshihet në pyetësin kryesorë. Definimi i kriterit
bëhet ashtu që në rreshtin Criteria të pyetësit vendosni shprehjen SELECT, e cila
mund të vendoset edhe në kuadër të klauzulave Where ose Having në kuadër të
SQL shrehjes kryesore.
171
Pyetësit special Avni Rexhepi - Microsoft Access
172
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
FORMAT
Forma (Formulari) është objekt i bazës së të dhënave të Accessit, në të cilin
vendosen kontrollat për kryerjen e veprimeve të ndryshme ose për insertimin,
parqitjen dhe editimin e të dhënave në fusha. Forma përdoret për paraqitjen e të
dhënave në mënyrë më praktike dhë në formë më të kuptueshme për shfrytëzuesit e
saj. Tabelat dhe pyetësit përdoren për vendosjen e të dhënave në bazë dhe nxjerrjen
e informatave prej saj, kurse forma për paraqitje më praktike të atyre informatave
me renditje dhe pamje të përshtatur sipas dëshirës, që të jetë më e kuptueshme dhe
njëherit të rrisë gjasat për insertimin e të dhënave të rregullta në bazë.
Forma mund të paraqesë informata prej tabelave të ndryshme. Kryesisht përdoret
për insertim dhe për paraqitje të të dhënave. Në to mund të vendosen edhe
elemente për aktivizimin dhe ekzekutimin e veprimeve të shfrytëzuesit.
Burim i të dhënave (Data Source) për formën mund të jenë një ose më shumë
tabela, pyetësit ose shprehjet SQL. Edhe Forma mund të krijohet përmes
magjistarit për forma - Form Wizard, ndihmësit të Accessit për krijimin e formave.
Fushat e ndryshme në tabelë ose pyetës bëhen elemente kontrolluese në formë.
Radha e sortimit dhe filtrat e ruajtur në tabelë dhe pyetës trashëgohen edhe në
formë. Për përdorimin e tyre vendoset sipas dëshirës. Burimi i të dhënave është një
prej tipareve kryesore të çdo forme.
Kontrolla në formë paraqesin të gjitha elementet prej të cilave krijohet forma. Të
gjitha informatat e paraqitura në formë përfaqësohen përmes kontrollave. Ato janë
objekte grafike të cilat vendosen në formë për të paraqitur të dhënat, për të kryer
ndonjë veprim ose thjesht për qëllime estetike.
Edhe për krijimin e formave Accessi ofron ndihmë përmes magjistarit për forma -
Form Wizard. Në dritaren e bazës kaloni në faqen Forms dhe aty do të shihet:
Create Form in Design View , Create Form by Using Wizard dhe lista e formave
të krijuara, nëse ekziston ndonjë. Për të filluar krijimin e formës së re përmes
magjistarit, mund të klikoni dy herë drejptpërdrejtë në Create Form by Using
Wizard ose klikoni në shiritin e veglave kontrollën New, e pastaj në dritaren e
dialogut New Form (fig. 9.1) zgjedhni Form Wizard. Magjistari ofron përcjelljen
173
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
hap pas hapi duke dhënë shpjegimet dhe udhëzimet e nevojshme. Forma mund të
krijohet si për një tabelë ose pyetës të caktuar, ashtu edhe për tabelat e lidhura.
Përveq magjistarit në listë ndodhen
edhe AutoFormat, të cilat
mundësojnë krijimin automatik të
formës, në stilin e zgjedhur:
Columnar (në kolona), Tabular-
(tabelare) dhe Datasheet (si tabelë).
Në fushën e poshtme (Combo Box)
që hapet me shigjeten në skajin e
djathtë, zgjedhet nga lista tabela ose
pyetësi për të cilin dëshironi të
krijoni formën. Këtë vendim mund
t'a kaloni në këtë hap dhe të bëni
Fig. 9.1 - Dialogu New Form zgjedhjen në hapat e mëvonshëm.
Zgjedhni Form Wizard dhe tabelën për të cilën dëshironi të krijoni formën. Me OK
kaloni në hapin e ardhshëm (fig. 9.2).
Në fushën Tables/Queries zgjedhet
burimi i të dhënave për formën që
krijohet. Aty ndodhet lista e
tabelave dhe pyetësve që ekzistojnë
në bazën e të dhënave. Për tabelën e
zgjedhur, paraqitet lista e fushave
(Available Fileds) në të cilën
zgjedhni fushat të cilat dëshironi të
paraqiten në formën që krijohet,
përmes tasteve me shenjat >, >>, <
dhe <<. Fushat e zgjedhura kalojnë
në listën Selected Fields.
Fig. 9.2a - Zgjedhja e fushave nga tabela
174
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
175
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Siç shihet edhe në figurë, në formë shihen të gjitha fushat e rekordit, me ç'rast
fitohet pasqyrë më e qartë e të gjitha të dhënave për secilin rekord.
Dizajnimi i Formës
177
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
178
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Ndryshimet në formë
Për të ndryshuar pamjen e formës dhe kontrollave përkatëse në të, duhet hapur
formën në modin e dizajnimit, në Design View. Në formë paraqitet rrjeta (Grid) për
ndihmesë gjatë dizajnimit të formës.
179
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të zgjedhur disa kontrolla, mbahet shtypur SHIFT dhe klikohet në kontrollat
përkatëse. Mënyrë tjetër është edhe të klikohet tasti i majtë i mausit diku në pjesën
e formës jashtë kontrollës, të mbahet shtypur dhe duke e zvarritur të krijohet një
drejtkëndësh i imagjinuar dhe të gjitha kontrollat e përfshira (edhe pjesërisht)
brenda atij drejtkëndëshi, do të zgjedhen. Pastaj, me to mund të manipulohet
njëkohësisht. Për zgjedhjen ose jo të kontrollave të përfshira pjesërisht, duhet
rregulluar opcionin Selection Behaviour (Partially ose Fully Enclosed) në menynë
Tools-Options në faqen Form/Report.
Për të zgjedhur një kolonë të kontrollave, pozicionohet treguesi në vizoren
horizontale dhe kur merr formën e zgjedhësit të kolonës, klikohet. Me atë rast
zgjedhen të gjitha kontrollat e "prekura" në vijë vertikale. Nëse dëshironi të
zgjedhni disa kontrolla, mbahet shtypyr tasti i mausit dhe zvarritet nëpër vizoren
horizontale dhe zona e përfshirë në tërësi ose pjesërisht e kontrollave, zgjedhet.
Njësoj mund të veprohet edhe për zgjedhjen e rreshtave: në vizoren vertikale
kryhen veprimet e ngjashme.
Për të zgjedhur të gjitha kontrollat në formë, zgjedhni në meny: Edit-Select All ose
me shkurtesën CTRL+A.
Për të zgjedhur formën duhet klikuar katrorin në
skajin e majtë lartë të dritares, ku priten vizorja
vertikale dhe horizontale. Për të zgjedhur ndonjë
pjesë të formës (Detalet, Hederin, Footerin),
duhet klikuar treguesin (katrorin) e pjesës në
vizoren vertikale. Nëse vizorja në dritaren e
formës nuk shihet, ajo aktivizohet në menynë
View-Ruler, ose në menynë e kontekstit- Ruler.
Grupimi i kontrollave
Disa kontrolla të cilat dëshironi të kenë pamjen e njëjtë, për të bërë ndryshimet e
përbashkëta në to, ato mund të grupohen duke i zgjedhur dhe në meny Format-
Group bëhet grupimi i tyre. Përreth kontrollave të grupuara paraqitet drejtkëndëshi
i përbashkët për zgjedhje. Për të larguar grupimin, zgjedhet grupi dhe në meny
Format-Ungroup.
Ndryshimi i madhësisë
180
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Nëse zgjedhen disa kontrolla, ndryshimi i madhësisë së njërës prej tyre shkakton
ndryshimin e të gjithave.
Për ndryshime precize të madhësisë, mund të zgjedhet kontrolla dhe duke mbajtur
SHIFT-in, në tastierë shtypet shigjeta në drejtimin përkatës, me ç'rast madhësia
ndryshon për 1/4 e njësisë së rrjetës. Ngjashëm, duke mbajtur shtypur tastin CTRL,
me shigjetat përkatëse në tastierë bëhet zhvendosja precize e kontrollës.
Për të ndryshuar madhësinë e kontrollës, ashtu që automatikisht t'i përshatet
përmbajtjes së saj (Auto Fit), duhet klikuar dy herë në ndonjërën prej shenjave
zgjedhëse.
Për të përcaktuar opcionet për ndryshimin e madhësisë, në menynë Format-Size
(Fig. 9.7) zgjedhet opcioni përkatës. Menya Size me opcionet e saj paraqitet edhe
në menynë e kontekstit.
-To Fit - përshtatja me madhësinë e përmbajtjes.
-To Grid-përshtatja në rrjetë
-To Tallest - me kontrollën më të lartë
-To Shortest - me kontrollën më të shkurtër
-To Widest - me kontrollën më të gjerë
-To Narrowest - me kontrollën më të ngushtë.
Fig. 9.7 - Madhësia - Size
Zhvendosja e kontrollës
181
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Lista e tipareve varet prej kontrollës së zgjedhur. Dritarja e tipareve ka pesë faqe:
Format, Data, Event, Other dhe All (fig. 9.9).
182
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
dhe aplikoni formatin ose përmes Format Painter kopjoni formatin në kontrollat
tjera të tipit të njëjtë.
1. Zgjedhni kontrollën prej të cilës dëshironi ta kopjoni formatin.
2. Klikoni Format Painter dhe pastaj klikoni kontrollën të cilës dëshironi t'ia jepni formatin e
kopjuar
Formatizimi i kushtëzuar
Një risi në Access 2000 që mund të përdoret në fushat për text dhe combo box-e
është edhe formatizimi i kushtëzuar (Conditional Formatting). Mund të aplikohen
tri formate shtesë në bazë të kushteve specifike: vlera momentale, fokusi ose kur
shprehja bëhet e saktë. Shprehja mund të përmbajë vlera prej fushave tjera të
rekordit të njëjtë. Formatizimi i kushtëzuar aplikohet për kushtet specifike si për
shembull: data e caktuar ose intervali i datave, vlera e caktuar numerike, teksti i
caktuar, etj., dhe për këto raste të paraqitet vlera me shkronja të tipit tjetër, me
ngjyrë tjetër të tekstit dhe prapavisë etj. Për të përcaktuar formatin e kushtëzuar për
një fushë zgjedhni në menynë Format-Conditional Formatting. Hapet dritarja për
formatizim të kushtëzuar (fig. 9.10).
Për të përcaktuar formatin e
kushtëzuar, së pari në pjesën e
epërme të dritares (Default
Formatting) përcaktohet formati i
zakonshëm, për rastin kur nuk
plotësohet kushti specifik,
Fig. 9.10 - Formatizimi i kushtëzuar
183
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të fshirë kontrollën duhet zgjedhur atë dhe pastaj duhet shtypur DEL në tastierë
ose në menynë Edit-Delete. Kontrolla e fshirë mund të kthehet me Edit-Undo.
Mund të fshihen njëkohësisht disa kontrolla ashtu që, i zgjedhni bashkarisht dhe
fshihen me procedurën e njëjtë si për një kontrollë të vetme.
Për të ndryshuar formatin e kontrollës, zgjedhet kontrolla dhe pastaj në meny:
Format-Change to, ose në menynë e kontekstit menya: Change to. Në atë rast
tiparet e përbashkëta kopjohen në formatin e ri, kurse ato që e para nuk i ka pasur
marrin vlerat e nënkuptuara (Default).
184
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Insertimi i fotografive
Për të insertuar një foto mund të zgjedhni në menynë Insert-Picture ose përmes
kontrollës image.
Klikoni kontrollën Image dhe pastaj në formë krijoni kornizën për vendosjen e fotografisë
përkatëse.
(Dërgoje prapa-në prapavi) dhe Bring to Front (Sille përpara) rregulloni rradhën e
paraqitjes së tyre, cila mbulon tjetrën.
186
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
187
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Opcioni AutoFormat
188
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Seksionet e Formës
189
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të filtruar, sortuar ose kërkuar të dhënat në formë, vlejnë rregullat e njëjta sikur
në rastin e filtrimit, sortimit dhe kërkimit të të dhënave në tabela. Me rastin e
krijimit të formës të bazuar në ndonjë tabelë për të cilën është definuar filtri ose
rradha e sortimit, edhe filtri, edhe sortimi përfshihen edhe në tiparet e objektit.
Rradha e sortimit do të zbatohet automatikisht, kurse filtrimi varet nga mënyra e
krijimit të formës. Nëse krijohet forma për ndonjë tabelë ose pyetës të mbyllur,
rradha e sortimit dhe filtri trashëgohen, por nuk aplikohen automatikisht. Ato duhet
t'i aktivizoni kur të nevojiten. Nëse forma krijohet në bazë të tabelës ose pyetësit,
momentalisht të hapur e që përmbajnë filtër, ai do të aplikohet menjëherë në formë
herën e parë. Herave tjera duhet aplikuar përmes Apply Filter.
Përdorimi i formës
190
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Caku Tasti
Fusha e parë në rekordin e parë CTRL-HOME
Fusha e parë në rekordin akutal HOME
Fusha e fundit në rekordin aktual END
Fusha e fundit në rekordin e fundit CTRL-END
Fusha aktuale në rekordin e ardhshëm CTRL-PgDn
Fusha aktuale në rekordin e përparshëm CTRL-PgUp
Fusha e ardhëshme TAB, ose shigjeta djathtas
Fusha e përparshme SHIFT+TAB, ose shigjeta majtas
Rekordi i caktuar F5, jepet numri i rekordit dhe ENTER
Rekordi paraprak PgUp
Rekordi i ardhshëm PgDn
Secilën herë që në formë shtypet TAB, kursori kalon në fushën e ardhëshme, kurse
kombinimi Shift+Tab e kthen kursorin në fushën paraprake. Rradha e lëvizjes së
kursorit nëpër fusha në formë quhet rradha e tabulatorit (Tab Order). Secilës
kontrollë të tipit Text Box i ndahet një Tab Index ( Tab indeks), i cili paraqet
pozitën e fushës në kuadër të vargut. Kontrolla e parë ka numrin 0, e dyta 1 e
kështu me rradhë. Rradha përcaktohet me rradhën e insertimit të fushave në formë.
Shpeshherë mund të ndodhë që kjo rradhë nuk është e përshtatshme, për arsye se
mund të ndodhë që ndonjë fushë është insertuar më vonë në formë, kështu që ajo të
jetë e fundit në rradhë.
191
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse dëshironi që në formë të shihen njëkohësisht të dhënat për disa rekorde, mund
të kalohet në pamjen Datasheet ose mund të ndryshohet tipari Default View i
formës në Continuous Form. Kur të hapet forma në pamjen Form, përmes menysë
View ose tastit View në shiritin e veglave, në ekran do të paraqitet forma me disa
rekorde, aq sa mund të zë ekrani (Fig. 9.16).
192
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Shtypja e Formës
Forma zakonisht përdoret për paraqitje, insertim dhe modifikim të të dhënave, por
ajo sipas nevojës, mundet edhe të shtypet. Për shtypjen direkte, klikohet në
kontrolën Print në shiritin e veglave. Për të parë se si do të duket forma që do të
shypet klikoni Print Preview.
Format hierarhike, zakonisht përbëhen prej formës kryesore dhe një ose disa
nënformave. Në formën kryesore paraqiten të dhënat prej tabelës nga ana "një" e
lidhjes një me shumë, kurse në nënformë paraqiten të dhënat nga ana "shumë"
Nëse forma ka shumë kontrolla dhe nuk ka vend për nënformë, mund të krijohen
nënformat e lidhura ashtu që, kur të klikohet pulla komanduese përkatëse në
formën kryesore, hapet dritarja e veqantë e nënformës. Forma dhe nënforma mund
të krijohen në të njëjtën kohë, duke zgjedhur magjistarin për forma, Form Wizard,
dhe duke zgjedhur fushat prej tabelave të lidhura. Për shembull, do të krijojmë
formën dhe nënformën për studentët nga baza e të dhënave Fakulteti ashtu që, në
formën kryesore do të vendosim të dhënat për studentët, kurse në nënformë të
193
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
dhënat për studentin përkatës nga tabela Fletëparaqitjet, për të parë provimet e
dhëna për studentin.
1. Në dritaren e bazës, në faqen Forms, fillojmë krijimin e formës së re përmes
Create Form by Using Wizard (fig. 9.17).
194
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Nëse gjatë krijimit (në fig. 9.17b) zgjedhet opcioni Linked Forms, atëherë forma do
të ketë një pullë komanduese me të cilën hapet/mbyllet dritarja e veçantë për
nënformë (fig. 9.19)
Insertimi i nënformës
Nënforma mund të insertohet në formë edhe në mënyra tjera. Për të krijuar një
nënformë brenda një formë të caktuar, hapet forma kryesore në modin e dizajnit
(Design View).
195
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
196
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
zvarriten në dritaren e formës. Nëse kjo nuk është bërë në hapin e parë, atëherë
hapni dritaren Properties (tiparet) për formën (zgjedhni Formën duke klikuar
shenjën e saj, në këndin e majtë lartë) dhe në faqen Data në pozitën Record Source
zgjedhni atë që dëshironi. Forma që krijohet mund të mos jetë e bazuar në të dhënat
ekzistuese por të krijohet edhe si fromë me udhëzime, ose për qëllime tjera. Në
formë përveq kontrollave të zakonshme Text Box, që krijoheshin duke zvarritur
fushën nga lista e fushave në formë (në pamjen design), mund të krijohen edhe
lloje tjera të kontrollave, si për shembull kontrollat List Box dhe Combo Box, në të
cilat zgjedhen të dhënat prej listës. Këto kontrolla mund të jenë të lidhura ose të
palidhura. Nëse kontrolla është e lidhur atëherë vlera e zgjedhur ose e insertuar në
të ruhet edhe në fushën e lidhur (në tabelë/pyetës) kurse në rastin kur nuk është e
lidhur, ajo përdoret prej kontrollave tjera ose si kriter për kërkim, etj.
Përdorimi i List Box dhe Combo Box mund të lehtësojë dhe të shpejtojë punën në
shumë raste, sepse nuk ka nevojë të mbahen mend vlerat e caktuara në ndonjë
fushë, por ato zgjedhen prej listës. List Box përmbanë listën e vlerave të cilat
shihen në çdo moment dhe jeni të kufizuar në zgjedhjen e ndonjërës prej vlerave në
listë. Për të zgjedhur nga lista, klikoni në ndonjë vlerë dhe shtypni Enter ose Tab.
Nuk mund të insertohet vlera që nuk paraqitet në listë. Është e përshtatshme të
përdoret për rastin e numrit të vogël të vlerave përndryshe ajo do të zë hapësirë të
madhë në formë. Combo Box përmbanë vlerat të cilat nuk paraqiten deri sa të
shtypet shigjeta për hapjen e listës në skajin e djathtë të saj (fig. 9.21). Në këtë
mënyrë kursehet hapësira në ekran. Si në rastin e List Box, zgjedhet vlera prej
listës, duke e klikuar ose duke shtypur disa nga shkronjat e para në fushën e saj për
tekst, që është pjesë e kontrollës. Nëse është aktiv tipari AutoExpand i Combo Box-
it (Yes është vlera e predefinuar për AutoExpand), Accessi automatikisht do të
plotësojë pjesën tjetër të vlerës posa të shtypen disa nga shkronjat e para. Mund të
insertohen edhe vlera që nuk janë në listë, nëse tipari Limit To List është përcaktuar
si No. List Box dhe Combo Box përmbajnë një ose disa kolona, me ose pa titull
kolonash.
Për të insertuar një prej këtyre kontrollave në formën Studentët veproni si vijon:
197
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
1. Verifikoni a është aktiv Control Wizard dhe në ToolBox zgjedhni njërën prej
kontrollave Combo Box ose List Box.
Klikoni në formë dhe vizatoni kornizën për kontrollën që
Combo Box
insertohet dhe do të hapet dritarja për dialog e magjistarit
List Box Combo Box Wizard (fig. 9.22) ose List Box Wizard.
Dritaret për dialog janë të njëjta për të dy rastet. Në faqen e parë zgjedhet njëri prej
opcioneve për vlerat në kontrollë:
- I want the Combo Box to look up
the values in a table or query (dua
që vlerat për listë të kërkohen në
tabelë ose pyetës).
- I will type in the values I want (
unë do të shtypë vlerat e
dëshiruara).
- Find a record on my form based
on the value I selected in my Combo
Box (gjeje rekordin në formë bazuar
në vlerën që kam zgjedhur në
Fig. 9.22 - Combo box wizard kontrollë).
Për rastin e parë, në listë do të paraqiten vlerat nga tabela ose pyetësi i zgjedhur
dhe në hapin vijues duhet të zgjedhni tabelën ose pyetësin përkatës. Në rastin e
dytë në listë do të gjenden vlerat që vet i shtypni dhe kalohet hapi i ardhshëm. Në
rastin e tretë krijohet Combo Box-i në të cilin jepni stringun në bazë të të cilit
kërkohen të dhënat dhe paraqiten në ekran (ky është rasti i kontrollës që nuk është
e lidhur). Nëse keni zgjedhur këtë opcion zgjedhni fushat vlerat e të cilave
dëshironi të paraqiten në formë. Vlera e paraqitur në formë paraqet vlerën në bazë
të së cilës bëhet kërkimi. Pasi të zgjedhet opcioni i dëshiruar kaloni në hapin e
ardhshëm me Next. Në dialogun e ardhshëm përcaktohet gjerësia e kolonës në të
cilën paraqiten vlerat dhe vendosni a të shihet në listë edhe kolona e çelësit primar.
Pastaj me Next kalohet në hapin e ardhshëm. Në të do të paraqitet pyetja çka
dëshironi që të veprojë Accessi me vlerën e zgjedhur në listë:
- Remember the value for later use (të mbahet mend vlera për përdorim të
mëvonshëm) - me ç'rast ruhet vlera për t'u përdorur në ndonjë makro ose
procedurë, por kur mbyllet forma, vlera humbet, ose
- Store the vlaue in this field (ruaje vlerën në këtë fushë) - ashtu që nëse
zgjedhni këtë opcion, në listën që paraqitet pranë saj zgjedhet fusha në të
cilën dëshironi të ruhet vlera e zgjedhur.
Pataj me Next kalohet në hapin e fundit, ku mund të zgjedhet shenja (shpjegimi,
etiketa) për kontrollën e krijuar dhe përfundohet procedura me Finish. Nëse në
formë keni ndonjë fushë të tipit Text Box, atë mund ta shndërroni shumë lehtë në
198
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
List Box ose Combo Box, ashtu që në menynë Format zgjedhni Change To
(shndërroje në:) ose në menynë e kontekstit zgjedhni Change To më ç'rast paraqitet
lista e opcioneve ku ndodhen edhe List Box dhe Combo Box.
Në kontrollat që nuk janë të lidhura, paraqitet ose një grup i vlerave fikse i krijuar
gjatë krijimit të kontrollës ose vlerat prej ndonjë tabele ose pyetësi. Vlerat që
zgjedhen prej listës në kuadër të kontrollës nuk ruhen në fusha të tabelës bazë.
Këto vlera mund të përdoren për qëllime tjera si për shembull kërkimi i rekordit që
në ndonjë fushë përmbanë vlerën e zgjedhur. Për të krijuar Combo Box-in me anë
të të cilit gjejmë studentët në bazë të vlerës së indeksit të dhënë në Combo Box,
duhet vepruar si vijon:
- Filloni procedurën për krijimin e Formës së re të bazuar në tabelën
Studentët dhe insertoni në formë fushat e saj.
- Startoni magjistarin për krijimin e Combo Box kontrollës, si u përshkrua
më lartë dhe në dialogun e parë zgjedhni opcionin Find a record on my
form based on the value i selected in my combo box, dhe pastaj kaloni me
Next në hapin e ardhshëm.
- Zgjedhni fushën Numri i Indeksit, si vlerë e cila do të paraqitet në listë (ose
ndonjë fushë tjetër, si p.sh, Emri nëse dëshironi të kërkoni rekordet sipas
emrit) dhe me Next kaloni në hapin e ardhshëm.
- Zgjedhni opcionin Hide Key Column (fshehe fushën çelës, rekomandohet)
dhe pastaj klikoni Next.
- Në dialogun e fundit zgjedhni
tekstin për kontrollë (p.sh: Gjeje
studentin në bazë të Indeksit: ose
ndonjë tekst tjetër) dhe klikoni
Finish.
Atëherë në formën e krijuar (fig.
9.22b), në Combo Box zgjedhni
numrin e indeksit në listë, ose e
shtypni në fushën e tij vlerën dhe
automatiksiht do të gjendet rekordi
i studentit përkatës dhe do të
plotësohen të gjitha fushat tjera me
vlerat përkatëse.
199
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për insertimin e vlera Po/Jo mund të përdoren tri lloje të kontrollave: fusha për
verifikim (Check Box), tastet opcionale (Option Button) dhe pullat për kyqje/çkyqje
(Toggle Button). Nëse në ndonjë fushë ka numër të kufizuar alternativash atëherë
mund të bëhet grupimi i kontrollave në një grup me opcione. Grupet e tilla të
opcioneve veprojnë si një kontrollë e vetëm dhe mund të zgjedhet vetëm njëri prej
opcioneve. Grupi i opcioneve mund të përmbajë cilindo prej llojeve të
lartpërmendura.
Në fig. 9.23 janë paraqitur
opcionet e mundshme për
kontrolla të veçanta si dhe grupimi
i tyre në grup me opcione të
përjashtueshme, ashtu që të mund
të zgjedhet vetëm njëri prej
opcioneve në grup.
Fig. 9.23 - Kontrollat Po/Jo
Klikoni Option Group dhe pastaj në formë klikoni dhe zvarritni treguesin
e mausit që të krijoni kornizën për vendosje të grupit të opcioneve.
(Controll Wizard në ToolBox duhet të jetë aktiv).
Atëherë do të startohet magjistari për Option Group (fig. 9.24) në të cilin në hapin
e parë përcaktohen tekstet (labelat-etiketat) për opcionet në grup. Pra, lista
plotësohet me opcionet e dëshiruara, të cilat do të paraqiten në grupin e opcioneve
në formë. Ato mund të jenë tekste, numra apo opcione tjera të përziera, varësisht
prej qëllimit dhe destinimit. Për shembull për rastin tonë do të krijojmë grupin me
vetëm dy opcione; I rregullt dhe Me korresodencë. I përshtatshëm do të ishte edhe
për rastin e gjinisë (mashkull, femër, etj).
200
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Në vend të teksteve për opcione mund të paraqiten edhe ikona ose vizatime të
ndryshme.
201
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
202
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Kur forma të hapet për përdorim në pamjen Form, (fig. 9.27), në të shihet tasti
komandues, i cili kur të klikohet inicon veprimin e definuar.
Në këtë formë kemi shtuar edhe dy taste komanduese: tastin për shtypjen e rekordit
aktual (kategoria Record Operations, veprimi Print Record) dhe tasti për mbylljen
e formës, (kategoria Form Operations, veprimi Close Form). Nëse zgjedhet
kategoria Form Operations dhe veprimi Print Form, shtypen të gjitha rekordet.
203
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për secilën prej kontrollave të krijuara në prapavi Accessi përgatitë procedurat për
ngjarjet përkatëse me instruksionet e nevojshme dhe ruhet procedura në modulin e
klasës për formë. Për të parë këtë kod (fig. 9.28), duhet klikuar kontrollën Code, në
shiritin e veglave, në pamjen Design.
Shprehja DoCmd.DoMenuItem
definon komandën e cila do të
duhet të ekzekutohet prej menysë.
Në këtë rast është në pyetje
komanda Find… prej menysë Edit,
e cila është komanda me numër 10
në atë meny. Gjithashtu, definohet
edhe kodi për veprim në rast gabimi
(On Error).
Fig. 9.28 - Kodi për kontrollën Find
Insertimi i Hiperlinkut
204
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
Format shumëfaqëshe
Nëse forma duhet të përmbajë një numër të madh të fushave, atëherë mund të bëhet
ndarja e formës në më shumë faqe, duke bërë ndarjen me anë të kontrollës Page
Break, ose duke përdorur kontrollën Tab Control nga shiriti i veglave - Toolbox.
Ndarja mund të bëhet edhe për të ndarë të dhënat më të rëndësishme prej atyre të
dorës së dytë.
Për të bërë ndarjen e formës në dy pjesë, në modin e dizajnit,
Page Break zgjedhet kontrolla Page Break, dhe klikohet në pozitën ku do
të ndahet forma në dy pjesë. Në atë pozitë, do të paraqitet vija
Tab Control
ndarëse me pika.
Duhet pasur kujdes që ndarja të vendoset në hapësirën mes kontrollave, përndryshe
nëse vendoset brenda ndonjë kontrolle, ajo do të paraqitet në të dy faqet e formës.
Kur hapet forma në pamjen Form, prej njërës faqe në tjetrën kalohet me PgUp dhe
PgDn. Gjithashtu, në futerin e formës, mund të shtohen edhe taste komanduese për
kalim prej njërës faqe në tjetrën.
Për të krijuar formën shumëfaqëshe përmes Tab Control, në dritaren për dizajn të
formës, zgjedhet kontrolla Tab Control, dhe klikohet në formë ose krijohet korniza
për të duke shtypur dhe zvarritur tastin e mausit. Në formë do të paraqitet kontrolla
me dy faqe (fig. 9.29), në të cilat sipas dëshirës insertoni fushat përkatëse. Për të
shtuar numrin e faqeve, klikoni tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhni
Insert Page ose në menynë Insert zgjedhni Insert Tab Page. Për të ndryshuar emrin
e faqes, nga Page1, Page2 etj, si i emërton Accessi, klikoni dy herë faqen dhe në
dritaren Properties në tiparin Caption shtypni titullin për faqen përkatëse.
205
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për emrat që përmbajnë hapësirë, duhet përdorur patjetër kllapat e mesme, por edhe
nëse i harroni këtë e bën Accessi automatikisht. Për shembull shprehje për
llogaritje do të ishin: =sum([vlera e karteles]) për të llogaritur shumën e fushës
vlera e kartelës për të gjitha rekordet. Fushat e këtilla për llogaritje të shumës ose
totaleve tjera, vendosen në pjesën e futerit të formës. Për shembull: =avg([vlera ne
Euro])- për llogaritje të mesatares; =count([tipi i karteles])-numërimi i rekordeve,
206
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
etj. Mund të krijohet edhe fushe e cila do të llogaritet në bazë të fushave tjera
ekzistuese në formë: p.sh., shtojmë një kontrollë Text Box, dhe e emërtojmë me
emrin Total. Pastaj për të përcaktojmë tiparin Control Source si:
=[sasia]*[cmimipernjesi], për të paraqitur në të vlerën e shitjes duke u bazuar në dy
fushat ekzistuese. Ose për rritjen e çmimeve, ose disa vlerave, për një fushë të re,
caktojmë Control Source si: =[vlera]*1.5 etj. Për të bashkuar dy fusha tekstuale në
një fushë të përbashkët: =[Emri]&" "&[Mbiemri], ose për të marrë vetëm inicialet:
=Left([Emri],1)&Left([Mbiemri],1), etj.
Magjistari PivotTable
Një formë speciale është edhe forma në të cilën paraqitet PivotTable (Tabela
Bosht), ku krijohet një tabelë e cila kryqëzon në boshte fushat e caktuara, për të
fituar pasqyrë më të qartë lidhur me ndonjë çështje. PivotTable është objekt i
programit Excel, prandaj ajo krijohet dhe modifikohet në Excel. Për shembull
dëshirojmë që në një tabelë, lidhur me bazën e të dhënave "Shitja e kartelave", të
shohim sa kartela të secilit lloj ka shitur secili shitës. Për të krijuar PivotTabelën,
do të krijojmë një formë të re. Në faqen forms, klikojmë New në shiritin e veglave
dhe zgjedhim PivotTable Wizard, për të startuar magjistarin për PivotTabela dhe
zgjedhim tabelën Shitja, si burim i të dhënave për formën që do të krijohet. Në
ekran do të paraqitet dritarja PivotTable Wizard, me shpjegime për Pivot tablelat
dhe me Next kalojmë në hapin tjetër, në të cilin paraqitet dritarja me listën e
fushave të tablës së zgjedhur, prej ku duhet të zgjedhim fushat që do të paraqiten në
PivotTable. Zgjedhim të gjitha fushat dhe me Next kalojmë në hapin e ardhshëm,
me ç'rast programi automatikisht kalon në Excel dhe paraqitet dritarja në të cilën
udhëzohet që të shtypet Finish për të krijuar Strukturën për PivotTable (fig. 9.32a).
207
Format Avni Rexhepi - Microsoft Access
208
Avni Rexhepi - Microsoft Access Format
209
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
RAPORTET
Raporti është objekt i bazës së të dhënave në Access që përdoret për përgatitjen dhe
shtypjen e raporteve që përmbajnë informata prej objekteve të ndryshme nga baza e
të dhënave. Mundëson shtypjen e informatave prej një ose më shumë tabelave ose
pyetësve dhe llogaritjen e vlerave përmbledhëse për të dhënat, grupimin e tyre në
forma të ndryshme dhe shtypjen në forma të ndryshme si p.sh., raporteve në
kolona, raporteve me grafiqe etj. Gjithashtu, mundëson shtypjen e letrave qarkore
dhe zarfeve (adresat e kontakteve) për dokumente dhe raporteve që dërgohen me
postë, etj. Raporti krijohet në mënyrë të ngjashme si forma, por derisa forma
krijohet për manipulim dhe udhëheqje me të dhënat, si insertimi, verifikimi dhe
nxjerrja e të dhënave nga baza e të dhënave, raporti punon me të dhënat që dalin
prej bazës së të dhënave. Format kryesisht përdoren prej personave që dijnë të
punojnë në kompjuterë dhe në udhëheqje të bazës së të dhënave, kurse raportet
kryesisht përgatiten për shpërndarje të informatave, nganjëherë edhe deri tek
personat që s'kanë punuar kurrë në kompjuter. Për këtë arsye raporti duhet të jetë i
përpiluar ashtu që të jetë i kuptueshëm dhe të jep informata të mjaftueshme lidhur
me atë për çka dhe për kënd është dedikuar.
Edhe raporti, sikurse objektet tjera të shqyrtuara deri më tani, përgatitet dhe
dizajnohet në modin e dizajnit (Design View). Accessi ofron ndihmë për krijimin e
raporteve përmes magjistarit për raporte, Report Wizard, të cilat pastaj mund të
modifikohen sipas dëshirës, si dhe mundëson krijimin e raportit automatik përmes
opcionit AutoReport.
Për të krijuar raportin automatik, AutoReport, për ndonjë tabelë ose pyetës, në
faqen përkatëse zgjedhet tabela ose pyetësi, dhe në menynë Insert zgjedhni
opcionin AutoReport, ose në shirtin e veglave, hapni kontrollën New Object dhe
zgjedhni opcionin AutoReport (fig. 10.1). Mundësia tjetër është që në dritaren
Reports të bazës së të dhënave, filloni krijimin e raportit të ri duke klikuar New në
shiritin e veglave dhe në dritaren New Report (fig. 10.1) zgjedhni njërin prej
opcioneve AutoReport.
210
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
-AutoReport: Columnar,
krijimi i raportit në
kolona dhe
-AutoReport: Tabular,
krijimi i raportit në
formë tabele.
Nëse në dritaren New Report zgjedhim krijimin e raportit automatik për tabelën
Studentët, atëherë raportet e krijuara në të dy format e mundshme, në kolona dhe në
formë tabelare duken si në fig. 10.2, dhe paraqiten në pamjen Layout View (pamja
e faqosur, në faqe).
Fig. 10.2-AutoReport
Pas krijimit të raportit, ai mund të shtypet ose sipas nevojës, mund të kalohet në
pamjen Design dhe të bëhen modifikime të ndryshme në të.
Për të filluar krijimin e raportit përmes magjistarit për raporte, Report Wizard, në
faqen Reports të dritares së bazës klikoni: Create Report by Using Wizard ose në
dritaren New Report (fig. 10.1) që hapet pasi të klikoni New, në shiritin e veglave,
zgjedhni opcionin Report Wizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Report Wizard
(fig. 10.3a), në të cilën zgjedhet tabela për të cilën do të krijohet raporti, nëse ajo
nuk është zgjedhur në dritaren New Report dhe fushat të cilat do të paraqiten në
raport. Zgjedhim përsëri tabelën Studentët.
211
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse zgjedhen dy, ose më shumë nivele grupimi, me tastet: Priority, me simbolet:
Ï dhe Ð mund të ndërrohet prioriteti i grupimit. Nëse zgjedhet ndonjë fushë për
grupim, gjithashtu do të aktivizohet edhe tasti Grouping Options… (opcionet për
grupim), në skajin e majtë poshtë të dritares, i cili hap dritaren Grouping Intervals
(Fig. 10.3c).
Në fushën Grouping Intervals,
zgjedhen opcionet për grupim:
Normal, sipas shkronjës së parë,
dytë etj. Me OK, ktheheni në
dritaren e mëparshme dhe pastaj me
Next, vazhdohet në hapin vijues.
212
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Në hapin e ardhshëm, do të
paraqitet dritarja me opcionet për
sortimin e të dhënave në pjesën e
detaleve në raport, në kuadër të
grupeve të ndara në hapin paraprak.
Mund të zgjedhen disa kolona për
sortim dhe mund të përcaktohet
renditja rritëse ose zbritëse. Nëse
tabela/pyetësi për të cilin krijohet
raporti ka edhe fusha të tipit
Number ose Currency, do të
paraqitet edhe opcioni Summary
Fig. 10.3d - Sortimi dhe përmbledhjet Options… (Opcionet për
përmbledhje).
Në rastin tonë për tabelën Studentët nuk ka vlera të tilla, prandaj me Next do të
kalonim në hapin vijues si në Fig. 10.3f. Mirëpo sikur të kishim zgjedhur tabelën
Fletëparaqitjet aty është fusha Nota në Provim. Nëse do të klikohej Summary
Options, do të hapej dritarja Summary Options (fig. 10.3e).
Për fushat e tipit Number ose
Currency, mund të llogaritet
shuma, mesatarja, minumumi dhe
maksimumi. Gjithasthu, mund të
zgjedhen opcionet për paraqitjen e
detaleve dhe shumave (Details and
Summary) ose vetëm të shumave
(Summary Only). Paraqitet edhe
opcioni për llogaritjen e përqindjes
së vlerave në shumën totale
(Calculate percent of total for
sums). Me OK ktheheni në dritaren
paraprake, e pastaj me Next kalohet
Fig. 10.3e - Vlerat përmbledhëse në hapin vijues.
Në vijim do të paraqitet dritarja për zgjedhjen e mënyrës së faqosjes (shtrirjes së të
dhënave në faqe) dhe orientim të faqes (fig. 10.3f). Në dritare paraqiten dy grupe
opcionesh: Layout (Faqosja-shtrirja) dhe Orientation (Orientimi). Opcioni i
zgjedhur për faqosje do të paraqitet në dritare në anën e majtë , kurse për
orientimin e faqes janë dy mundësi: Portrait (Portret-vertikalisht) dhe Landscape
(Peisazh-horizontalisht), për të cilat gjithashtu, me një faqe të vogël nën të
grafikisht tregohet orientimi i zgjedhur. Nëse dëshironi që në raportin që krijohet,
të paraqiten të gjitha të dhënat e zgjedhura në një faqe, atëherë mund të aktivizohet
opcioni: Adjust the field width so all fields fit on a page (përshtat gjerësinë e
fushave ashtu që të gjitha t'i zë një faqe), i cili bën përshtatjen e gjerësisë së
213
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
fushave, ashtu që ato të vendosen brenda një faqeje (natyrisht për rastet kur ka
numër të madh të fushave).
214
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Në fund, raporti i krijuar do të duhej të dukej, si në fig. 10.6, pra në një nivel të
dhënat nga tabela e parë, e pastaj në nivelin tjetër ato nga tabela e dytë.
Faktikisht kemi
raportin me nënraport.
Në këtë rast, kemi
mundur të bëjmë edhe
llogaritjen e notave
mesatare të studentëve,
sikur në hapat përkatës
(fig. 10.3d dhe 10.3e),
për opcionin Summary
Options, të zgjedhnim
Avg (mestarja).
215
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
216
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
217
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
ardhshme ose përparme nëse shihet në ekran tërë faqja ose nëpër ekrane nëse nuk
shihet tërë faqa, pastaj përmes shigjetave në tastierë dhe kombinimit të tyre me
CTRL si dhe tastet Home dhe End, për lëvizje në pjesët e faqes së raportit.
Shtypja e raportit
Për të ndryshuar pamjen e raportit, duhet hapur raportin në pamjen Design, duke
zgjedhur raportin në faqen Reports dhe duke klikuar Design në shiritin e veglave
ose nëse ndodheni në pamjen Print Preview, klikoni kontrollën View në shiritin e
veglave dhe zgjedhni Design view. Pamja e raportit në pamjen Design është e
ngjashme me atë të formës në pamjen Design (Fig. 10.10).
218
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Kur krijohet raporti i bazuar në ndonjë tabelë ose pyetës që ka të definuar filtrin
ose renditjen e sortimit, raporti i trashëgon këto tipare, por nuk i aplikon nëse nuk
aktivizohen tiparet Filter On dhe Order By në Yes.
Përveq hederit dhe futerit, seksionet tjera kanë edhe disa tipare tjera të përbashkëta,
si: Name (emri i seksionit), Visible (shihet, vendosë a do të shihet seksioni
përkatës apo jo), Height (lartësia), Back Color (ngjryra e prapavisë), Force New
219
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Ngjashëm, prej menysë Insert-Date and Time, insertohet edhe kontrolla për datë
dhe kohë, në të cilën zgjedhet edhe formati i datës dhe kohës.
220
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Ruajtja e raportit
Krijimi i raportit të ri më së lehti bëhet përmes magjistarit për raporte, por raporti i
ri mund të krijohet edhe përmes dizajnimit në pamjen Design View, duke zgjedhur
në dritaren e bazës, në faqen Reports, Create Report in Design View, ose duke
klikuar New, në shiritin e veglave, e pastaj në dialogun që hapet, New Report duke
zgjedhur Design View. Për të lehtësuar punën, raporti mund të krijohet së pari
përmes magjistarit, e pastaj në pamjen Design View bëhen ndryshimet e
nevojshme. Në dritaren New Report zgjedhet tabela ose pyetësi për të cilin do të
krijohet raporti. Në ekran do të paraqitet dritarja e raportit në modin e dizajnimit,
me titull Report1: Report. Në ekran do të shihet dritarja me listën e fushave të
tabelës ose pyetësit të zgjedhur si burim për raportin që krijohet dhe lista e veglave
(fig. 10.12). Për të hapur dritaren me tiparet e raportit, zgjedhet raporti duke klikuar
shenjën zgjedhese të raportit, në këndin e majtë lartë (pozita ku priten vizorja
vertikale dhe horizontale, ngjashëm si te format) dhe pastaj zgjedhet menya View-
Properties, ose klikohet dy herë në shenjën zgjedhëse ose klikohet në shenjën
zgjedhëse me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhet
Properties.
221
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
222
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Insertimi i objekteve si grafikë, foto, hiperlinku, OLE Objekt etj., bëhet njësoj sikur
tek format. Në këtë rast do të shqyrtojmë, vetëm insertimin e fotos në prapavi të
raportit. Për të insertuar një foto në prapavi të raportit, në pamjen Design View,
klikoni dy here shenjën zgjedhëse të raportit, për të hapur dritaren properties (ose
hapeni në ndonjë prej mënyrave tjera) dhe pastaj tek tipari Picture jepni ose
zgjedhni emrin e fajllit i cili e përmbanë foton e cila insertohet. Pastaj përcaktoni 5
tiparet tjera të lidhura me foton:
- Picture Type - që përcakton a është fotoja e lidhur apo e insertuar
- Picture Size Mode - që përcakton modin: Clip, Stretch ose Zoom.
- Picture Alignment - që përcakton pozitën e fotos në raport
- Picture Tiling - e cila kur vendoset në Yes, bën përsëritjen e fotos për të
mbushur prapavinë (nëse fotoja është më e vogël se faqja), dhe
- Picture Pages - e cila përcakton faqet në të cilat do të shtypet fotoja në
prapavi.
Nëse raporti krijohet duke u bazuar në një pyetës me parametra atëherë gjatë
ekzekutimit, raporti do të krijohet bazuar në parametrin e dhënë. Për shembull, le të
krijojmë një raport duke u bazuar në pyetësin parametrik të krijuar për gjetjen e të
dhënave për studentin në bazë të numrit të indeksit (shih pjesen: Pyetësit special-
Pyetësit parametrik, fig. 8.1). Në fushën Numri i Indeksit, në këtë pyetës në rreshtin
Criteria, kemi parametrin: [Jepni numrin e indeksit:]. Raportin e krijojmë në
cilëndo mënyrë të mundshme, e pastaj kur të hapet raporti, së pari do të paraqitet
dritarja për dialog, e cila kërkon parametrin. Kur shfrytëzuesi të jep numrin e
indeksit (parametrin), do të krijohet raporti, vetëm për të dhënat që e plotësojnë
kriterin, e që në këtë rast janë të dhënat për studentin me atë numër indeksi.
Nëse dëshironi që parametri, të shtypet në raport, atëherë në modin e dizajnimit, në
raport duhet insertuar fushën përkatëse për tekst. Për shembull, në pjesën e hederit
të raportit, insertojmë një Text Box, dhe për të përcaktojmë tiparin Control Source,
njësoj si kriterin për pyetësin parametrik: ="Ndërmjet " & [Data e fillimit:] & "
dhe " & [Data e perfundimit:]
223
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Gabimet
Nëse kërkohet ndonjë parametër në momentin kur ju nuk e pritni këtë, si për
shembull kur dëshironi të shtypni raportin, mund të ndodhë që keni dhënë
gabimisht emrin e fushës në raport. Emri në raport nuk i përgjigjet emrit në tabelën
burimore ose në pyetës. Nëse keni krijuar ndonjë shprehje llogaritëse në të cilën
paraqitet emri i asaj fushe edhe shprehja do të jetë e gabuar. Mundësi tjetër është që
në funksionet përmbledhëse, si për shembull SUM ose COUNT, keni përdorur
emrin e kontrollës, në vend të emrit të fushës.
Nëse ndodhë që gjatë shtypjes së raportit të paraqitet shumë hapësirë e zbrazët,
mund ta eleminoni duke ndryshuar madhësinë e kontrollave dhe duke zvogëluar
distancën mes tyre.
Nëse ndodhë që gjatë shikimit të raportit (Preview) të paraqitet nga një faqe e
zbrazët pas çdo faqeje të raportit, mund të ndodhë që gjerësia e raportit e tejkalon
gjerësinë e letrës në dispozicion. Për të eleminuar këtë mund të ndryshoni gjerësinë
e raportit ose margjinat.
Nëse në fund të raportit, paraqitet një faqe e zbrazët, ndoshta duhet ndryshuar
madhësinë e futerit të raportit.
Nëse të dhënat barten në faqen vijuese, ndryshoni madhësinë e raportit ose
margjinën e epërme dhe të poshtme.
Nëse në vend të vlerave, paraqiten tekstet: #Name?, #Num? Ose #Error, atëherë
është në pyetje ndonjë gabim tjetër.Për shembull, Record Source (Burimi i të
dhënave) për raport ka ndryshuar ose ndonjë kontrollë nuk është e rregullt prandaj
paraqitet #Name? në vendin e saj. Duhet larguar kontrollën, ose duhet ndryshuar
burimin e saj (Control Source) në ndonjë fushë të lidhur në burimin e të dhënave
për raport.
Teksti #Num? paraqitet kur kontrolla bazohet në ndonjë shprehje në të cilën është
bërë pjestimi me zero (0). Mund të ndodhë që emruesi të jetë zero ose ndonjë
shprehje. Për këtë rast, zgjedhje e problemit mund të jetë përdorimi i funksionit Iif,
me të cilin testohet a është pjestuesi (emruesi) zero. Nëse po, të paraqitet rezultati
zero. Funksioni Iif ka tre parametra: shprehja që testohet, rezultati i së cilës mund
të jetë i saktë ose i pasaktë (True ose False) rezultati për rastin kur është shprehja e
saktë, dhe rezultati për rastin kur është shrehja e pasaktë. Shprehja:
Iif([Emruesi]=0, 0, [Numruesi]/[Emruesi] - jep rezultatin 0 kur emruesi është zero,
dhe rezultatin e pjestimit, nëse jo.
Në disa raste preferohet përdorimi i funksionit NZ për eleminimin e vlerave Null,
ashtu që, nëse nuk ka vlerë, të mirret zero, zero stringu ose ndonjë shprehje tjetër.
Forma: Nz(variant[, valueifnull]). P.sh: =NZ([Vlera],0), për të marrë vlerën nëse
ajo ekziston, ose Zero nëse ajo nuk ekziston (është Null), ose për rastin me string:
=Nz([Emri], "I padefinuar"), merr emrin kur ekziston ose shtypë tekstin e dhënë.
Teksti #Error, mund të parqitet nëse në ndonjë fushë, vlera e së cilës llogaritet,
insertohet ndonjë shprehje e gabuar.
224
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Edhe në raport, mund të bëhet sortimi dhe grupimi i rekordeve dhe të dhënave
sipas dëshirës, e pastaj në bazë të tyre të kryhen llogaritje të ndryshme, me të
dhënat. Rradha e sortimit në raport trashëgohet prej tabelës ose pyetësit, por mund
të ndyshohet sipas dëshirës. Rekordet mund të grupohen sipas vlerave tekstuale,
numerike, datave, ose fushave të tipit AutoNumber. Grupimi mund të bëhet edhe
deri në dhjetë nivele të njëpasnjëshme, secili si nëngrup i nivelit paraprak.
Varësisht prej llojit të të dhënave, ekzistojë opcione të ndryshme për grupim. Për
shembull, për vlera tekstuale grupimi mund të bëhet në bazë të vlerave të plota ose
në bazë të disa karaktereve të para apo vetëm sipas karakterit të parë, pra rradhitje
alfabetike.
Për të ndyshuar rradhën e sortimit të trashëguar prej tabelës, në dritaren Properties
për raport në faqen Data, tipari: Order by On vendoset në Yes, e pastaj tek tipari
Order By, vendoset fusha (emri i fushës) në bazë të së cilës do të bëhet sortimi. Për
shembull: [Emri] ASC, do të thotë se sortimi bëhet sipas fushës emri, në rradhitje
rritëse (Ascending-në rritje). Sortimi mund të bëhet edhe sipas dy fushave, me
renditje të ndryshme: [Nr] ASC, [Data] DESC. Nëse nuk jipet fare renditja, atëhere
nënkuptohet ASC.
Në fushën Field/Expression
zgjedhet fusha në bazë të së cilës
bëhet grupimi ose ndonjë shprehje.
Nëse raporti veq ka qenë i sortuar,
aty do të paraqiten fushat në bazë të
së cilave është bërë sortimi. Pastaj,
në Sort Order zgjedhet renditja e
vlerave të sortuara, në rritje ose në
Fig. 10.14 - Sortimi dhe grupimi zvoglim. Në pjesën e poshtme të
dritares, kemi Group Properties.
Si shembull, do të bëjmë grupimin e rekordeve të studentëve sipas Komunës
(Vendlindjes). Në Group Properties përcaktohen tiparet për grup. Mund të
paraqiten Hederi dhe Futeri i grupit, nëse për Group Header dhe Group Footer
zgjedhet Yes. Në Group On, përcaktohet mënyra e grupimit. Opcionet për Group
225
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
On, varen prej llojit të fushës ose shprehjes në bazë të së cilës bëhet grupimi. Nëse
është në pyetje vlera e tipit Date, grupimi mund të bëhet sipas vitit (year),
tremujorit (qtr), muajit (month), javës(week), ditës (day) dhe minutit (minute). Për
fushat tekstuale, kemi opcionin: Each Value-për çdo vlerë, ose Prefix Characters
(karakteret prefiks, disa nga shkronja të para, vlera jipet në Group Interval). Tipari
Keep Together (mbaji së bashku), përcakton a do të mbahen së bashku rekordet e
një grupi, në një faqe të veçantë, nëse grupi nuk është më i madh se një faqe. Nëse
grupi tejkalon madhësinë e një faqeje, kjo injorohet. Opcionet janë: No - (e
predefinaur), grupi mund të ndahet, Whole Group (tërë grupi) mbahet në një faqe të
veçantë. With first detail(me detalin e parë), hederi i grupit dhe rekordi i parë janë
në të njëjtën faqe.
Në pjesën e hederit ose futerit të grupit, mund të vendoset fusha për grupim dhe
ndonjë informatë tjetër. Zhvendosjen e fushës përkatëse, në pjesën e hederit ose
futerit e bëjmë duke e zvarritur në pjesën përkatëse, përmes menysë ose përmes
veglave: Cut-Paste. Veprimet me kontrolla dhe selektimi i tyre, bëhet njësoj sikur
tek format. Të gjitha rregullat që vlenin tek dizajnimi i formave, vlejnë edhe për
dizajnimin e raporteve.
Edhe në raport, sikurse në forma, mund të insertohen Text Box kontrolla për
llogaritje, të cilat do të marrin vlerën në bazë të ndonjë shprehjeje të caktuar.
Mirëpo, derisa te format, për të bërë llogaritje, mund të përdoreshin vetëm fushat
numerike, currency ose date, në raport mund të krijohen edhe fusha për llogaritje të
ndryshme edhe për fushat e tipit text, për shembull numrimi i antarëve. Për të bërë
numrimin e antarëve në raport, insertohet një text box në futer të grupit, faqes, ose
raportit dhe për të përcaktohet tipari Control Source për fushën përkatëse. Për
shembull, për të bërë numrimin e studentëve nga secili vend, për rastin e mësipërm,
në futer ose në heder vendosim një text box, me Control Source:
=Count([Vendlindja]), ose për numrimin e tërë studentëve në raport, në futer të
raportit vendoset fusha e njëjtë (fig. 10.15). Duhet pasur kujdes vetëm me tiparin
Running Sum, i cili për grup vendoset në: Over Group, kurse për tërë raportin në
Over All.
Ngjashëm, në një raport, në të cilin kemi bërë grupimin e notave të studentit, duke
grupuar sipas numrit të indeksit, për të llogaritur notën mesatare të studentit, do të
vendosim një fushë të re, për të cilën do të përcaktojme tiparin Control Source si:
=Avg([Nota ne Provim]) (Fig. 10.16).
Nëse dëshirohet të bëhet numerimi i secilit anëtarë në raport (t'i shënohet numri
rendor), duhet të shtohet një fushë e re tekstuale dhe të përcaktohet tipari Control
226
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
Source i saj si: =1(Fig. 10.15). Pastaj për tiparin: Running Sum, zgjedhet opcioni:
Over All, për të numeruar të gjithë antëtarët e raportit, ose Over Group, për të
numeruar veçantë, secilin grup.
Rradhitja alfabetike
Për të krijuar raportin, i cili do të shtypë vlerat të rradhitura sipas një fushe në
rradhitje alfabetike, hapet dialogu Grouping and Sorting dhe zgjedhet fusha për
grupim - Emri. Për atë fushë, përcaktohen tiparet: Group Header:Yes, Group On:
227
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Prefix Characters dhe Group Interval: 1. Për të shtypur në raport shkronjën e parë
për secilin emër, në Heder të grupit vendosim një text box dhe për të përcaktojmë
Control Source: =LEFT ([Emri],1), ku funksioni: Left(Fusha,n) merr prej një
fushe n shkronja të majta.
Nënraporti
Nënraporti është raport i insertuar në një raport tjetër, i cili në këtë rast quhet raport
kryesor. Raporti kryesor mund të jetë i lidhur ose jo i lidhur. Raporti i lidhur, është
i bazuar në një tabelë ose pyetës kurse nënraporti ose nënraportet e tij, përmbajnë
informata të rëndësishmë, të lidhura me të njëjtën çështje, si p.sh., grafiku ose
diagrami për të dhënat në raportin kryesor. Në rastin e raportit jo të lidhur (të lirë),
raporti kryesor përmbanë të dhëna nga tabela ose pyetësi, kurse të dhënat në
nënraport mund të jenë për çështje tjetër. Raporti mund të përmbajë disa
nënraporte, kurse mund të ketë dy nënivele të nënraporteve. Pra, nënraporti i nivelit
të parë, mund të përmbajë nënraporte në vehte.
Krijimi i nënraportit
228
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
229
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Show Fleteparaqitjet for each record in Studentët using Numri i indeksit (paraqiti
të dhënat nga Fletëparaqitjet, për secilin rekord nga Studentët, duke përdorur
Numrin e Indeksit (që është fusha që i lidhë tabelat)). Nëse nuk ekziston lidhje mes
tabelave, ajo duhet të krijohet në Relationships. Nëse përcaktoheni për opcionin
Define my Own (Do të definoj vet), atëherë dialogu merr formën e paraqitur në fig
10.16d, ku definohet lidhja mes raportit dhe nënraportit. Për shembullin tonë do të
zgjedhim opcionin e parë dhe prej listës zgjedhim opcionin e ofruar, për vendosjen
e lidhjes përmes numrit të indeksit.
Për insertimin e nënraportit ose nënformës, duke përdorur ndonjë raport ose formë
ekzistuese, në hapin e parë (Fig. 10.16a) do të duhej zgjedhur opcionin Use an
Existing Form or Report dhe prej listës zgjedhet forma ose raporti përkatës. Duhet
230
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
pasur kujdes që tabelat burimore përkatëse të jenë të lidhura ose duhet të vendoset
lidhja mes tyre në dritaren Relationships.
Nënraporti mund të insertohet edhe duke zgjedhur dhe zvarritur nje raport ose
formë nga dritarja database, në dritaren e raportit të hapur në pamjen Design View.
Programi do të vendosë automatikisht lidhjen mes raportit dhe nënraportit, nëse
raportet janë të bazuara në tabela të lidhura, nëse raporti kryesor ka çelësin primar
dhe nënraporti përmbanë fushën e njëjtë ose nëse të dy raportet bazohen në pyetës
të cilët kanë tabela burimore që i plotësojnë kushtet e përmendura. Fushat lidhëse
duhet të jenë prezente patjetër por nuk është e detyrueshme të shtypen patjetër.
Nëse lidhja e vendosur është e gabuar, atëherë mund të ndryshohet lidhja mes
raportit dhe nënraportit, duke hapur raportin kryesor në pamjen Design dhe pastaj
zgjedhet nënraporti dhe hapet dritarja Properties për të. Në faqen data, përcaktohet
lidhja duke zgjedhur fushat përkatëse në Link Child Fields dhe Link Master Fields,
ose duke klikuar shenjen (…) pas tyre, për të hapur dritaren Subreport Field Linker
(fig. 10.18).
Raporti me kolona
231
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Setup (Konfigurimi i faqes), me ç'rast duhet kaluar në faqen Columns të dritares për
dialog Page Setup (fig. 10.19) dhe zgjedhet numri i kolonave në pozitën Number of
Columns.
Nëse në raportin me kolona është bërë edhe grupimi i rekordeve, atëherë mund të
përcaktohet edhe mënyra e shtypjes së grupeve, duke rregulluar tiparin New Row
or Col (rreshti ose kolona e re) për seksionin e hederit ose futerit. Mund të zgjedhet
None (asnjë), me ç'rast definimi i vlerave në Page Setup përcakton fillimin e
kolonës së re; Before Section (para seksionit), After Section (pas seksionit), Before
and After (Para dhe pas seksionit).
Për të mbajtur së bashku në një kolonë të dhënat e grupit, hapet Dialogu Sorting
and Grouping, dhe pastaj përcaktohet tipari Keep Together (si në rastin e raportit të
zakonshëm).
Etiketa mund të përdoret për qëllime të ndryshme, si për adresa postale në zarfe,
adresar, shenjë për disketa, për libra, etj. Një lloj special i raportit mund të krijohet
përmes magjistarit për etiketa Label Wizard, duke filluar krijimin e raportit të ri
dhe duke zgjedhur Label Wizard në dritaren New Report. Pastaj, raporti i krijuar që
232
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
përmbanë etiketat e krijuara prej të dhënave në tabelë ose pyetës, mund të përdoret
për shtypje të etiketave, si p.sh, shtypjen e adresave në zarfe.
Do të krijojmë Raportin me etiketa për rekordet e tabelës Studentët.
233
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
fushave. Mund të përdoren edhe funksionet e ngjashme LTrim dhe RTrim të cilat
bëjnë largimin e zbrazëtirave vetëm majtas, gjegjësisht djathtas.
Nëse gjatë krijimit nuk është insertuar hapësirë mes fushave, për të shtuar
hapësirën e nevojshme, mes dy fushave duhet shtuar: & " " & .
Për të shtypur etiketat si adresa në zarfe, duhet bërë përshtatjet e nevojshme në
dialogun Page Setup. Në faqen Page të dialogut Page Setup, zgjedhet orientimi
Landscape, madhësia e duhur dhe Paper Source varësisht prej asaj se çka keni në
shtypës. Në faqen Margins, rregullohen margjinat, kurse në faqen Columns
zgjedhet numri i kolonave 1. Pas ndryshimeve të bëra, me Print Preview, shikohet
si do të duket në shtyp etiketa për zarf.
234
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
235
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Raporti me grafik
Në raport mund të insertohet edhe grafiku i cili krijohet varësisht prej të dhënave
në tabelën. Për të krijuar raportin me grafik, fillohet krijimi i raportit të ri dhe në
dritaren New Report zgjedhet opcioni Chart Wizard dhe zgjedhet tabela ose pyetësi
për të cilin do të krijohet grafiku. Do të krijojmë grafikun për tabelën Shitja, nga
baza e të dhënave ”Shitja e Kartelave".
236
Avni Rexhepi - Microsoft Access Raportet
të secilit lloj ka shitur secili shitës. Pra, në boshtin X kemi zgjedhur IDShitësi, në
boshtin Y Tipi i kartelës, kurse si funksion Count (CountofTipiikartelës).
Për të vërtetuar si do të duket grafiku që do të ndërtohet, mund të klikohet tasti
Previw Chart, në skajin e majtë lartë të dritares, me ç'rast do të hapet dritarja
Sample Preview në të cilën paraqitet grafiku. Pastaj, me Next kalohet në hapin e
fundit, ku paraqitet pyetja për emrin me të cilin do të ruhet raporti me grafik,
opcioni për paraqitjen e legjendës për grafikun, si dhe pyetjet e zakonshme: "a do
të hapet raporti për shikim" apo "në modin e dizajnit për modifikime plotësuese", si
dhe "a dëshironi ndihmë për punë me raportin".
Letrat Qarkore
Një lloj i veçant i raportit është edhe letra qarkore, që në fakt është një letër me
përmbajtje të njëjtë që duhet t'u dërgohet disa personave, p.sh., ftesa për ndonjë
mbledhje ose ndonjë ngjarje tjetër, informata për ndonjë ngjarje me rëndësi, etj. Në
atë rast, do të mund të shtypej teksti i përmbajtjes së letrës dhe ajo t'u dërgohej
personave gjegjës duke i futur në zarfe të veçanta, por gjithsesi më e preferueshme
dhe më e dëshirueshme do të ishte, që letra të jetë e titulluar për personin përkatës,
si p.sh: Z/Znj. Emri dhe Mbiemri dhe pastaj pjesa tjetër e tekstit. Në këtë rast vjen
në shprehje letra qarkore, ku përveq tekstit të përgjithshëm, insertohen fushat e
veçanta të cilat të dhënat i marrin prej ndonjë tabele ose pyetësi.
Për shembull, do të krijojmë një ftesë për punëtorët nga Tabela e shitësve në bazën
"Shitja e kartelave". Për të krijuar letrën qarkore, zgjedhim tablën ose pyetësin që
përmbanë të dhënat me emrat dhe mbiemrat dhe detalet tjera dhe zgjedhim në
meny Tools-Office Links-Merge It with MS Word (Lidhja me programin e Office
237
Raportet Avni Rexhepi - Microsoft Access
238
Avni Rexhepi - Microsoft Access Faqet për qasje në të dhëna
239
Faqet për qasje në të dhëna Avni Rexhepi - Microsoft Access
Kur të krijohet një faqe për qasje në të dhëna, dizajni i faqes ruhet në një HTML
fajll, me prapashtesë .htm, i cili ruhet në ndonjë folder të diskut, diku jashtë bazës
së të dhënave. Në faqen Pages të dritares së të dhënave, paraqitet ikona me të
njëjtin emër, e cila faktikisht është shkurtesa për atë fajll. Kur selektohet shkurtesa,
mund të hapet faqja ose të modifikohet dizajni i saj.
Në faqen Pages të dritares së bazës, klikoni New në shiritin e veglave dhe në ekran
do të paraqitet dritarja New Data Access Page (fig. 14.1), në të cilën zgjedhim
AutoPage: Columnar.
Në fushën përkatëse, në pjesën e
poshtme të dritares zgjedhim
tabelën ose pyetësin në të cilin
ndodhen të dhënat, për të cilat
ndërtohet faqja për qasje në të
dhëna. Për shembull, zgjedhim
tabelën Studentët, nga baza e të
dhënave "Fakulteti". Klikojmë OK
dhe automatikisht do të krijohet
faqja për qasje në të dhëna dhe do
të paraqitet në ekran (fig. 14.2).
240
Avni Rexhepi - Microsoft Access Faqet për qasje në të dhëna
faqen. Nëse shtypet Yes, njësoj kalohet në dritaren për ruajtje Save As Data Access
Page, e cila është dritare e zakonshme për ruajten e fajllave.
Për të krijuar faqen për qasje në të dhëna përmes magjistarit për faqe - Page
Wizard, klikojmë tastin New në shiritin e veglave dhe në dritaren që hapet, New
Data Access Page (fig. 14.1), zgjedhim Page Wizard dhe caktojmë tabelën për të
cilën krijojmë faqen dhe klikojmë OK. Gjithashtu, në dritaren e bazës së të
dhënave, në faqen Pages (fig. 14.4) mund të klikohet dy herë opcioni Create data
access page by using Wizard (krijo faqen për qasje në të dhëna duke përdorur
magjsitarin). Në të dy rastet në vazhdim në ekran do të paraqitet dritarja Page
Wizard (Magjistari i faqes), e cila është e njëjtë si tek magjistari për forma ose për
raporte (fig. 14.5a).
241
Faqet për qasje në të dhëna Avni Rexhepi - Microsoft Access
242
Avni Rexhepi - Microsoft Access Faqet për qasje në të dhëna
Gjithashtu, në këtë dritare kemi edhe dy opcione: "Do you want to apply a theme to
your page?" ("A dëshironi të aplikoni ndonjë temë në faqen tuaj?"), me të cilin
zgjedhet ndonjë motiv (theme-motiv, temë) i gatshëm për web faqe dhe "Display
Help on working with the page" ("Paraqit ndihmë për punën me faqen"). Motivin
për web faqe mund ta aplikojmë edhe më vonë duke kaluar në modin e dizajnit dhe
duke duke zgjedhur në meny: Format - Theme. Motivi paraqet një grup stilesh të
predefinuara për faqen dhe elementet e saj, si prapavia, tastet, hiperlinkat, kornizat,
etj.
Në fund, me Finish, hapet faqja, e cila duket si në fig. 14.5e (kur hapet në pamjen
Page View). Kalimi në pamjen design bëhet duke zgjedhur Design në shiritin e
veglave të Accessit ose në shiritin e veglave të dritares së bazës.
243
Faqet për qasje në të dhëna Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse veq ekziston ndonjë HTML dokument me elementet grafike dhe përmbajtje të
cilën dëshironi ta shfrytëzoni për paraqitjen e të dhënave të Accessit, atëherë në
dritaren e bazës, në faqen Pages, zgjedhni opcionin Edit web page that already
exists (Edito web faqen që veq ekziston). Gjithashtu, mund të filloni krijimin e
faqes së re, duke zgjedhur New në shiritin e veglave, e pastaj në dritaren që hapet -
New Data Access Page (Fig. 14.1), zgjedhni Existing Web Page.
Në ekran do të paraqitet dritarja Locate Web Page (Lokalizo Web Faqen) në të
cilin shihet lista e web faqeve në folderin e zgjedhur. Zgjedhim HTML fajllin të
cilin dëshirojmë ta përdorim dhe klikojmë Open. Në ekran do të paraqitet faqja në
modin e dizajnit, ashtu që mund të modifikohet duke i shtuar në të të dhënat e
Accessit dhe duke i përshtatur elementet që ekzistojnë në të.
Për të krijuar faqe të re për qasje në të dhëna prej fillimit, në dritaren e bazës
klikojmë dy herë opcionin Create data access page in design view (krijo faqen në
modin e dizajnimit). Gjithashtu, mund të klikohet New dhe në dritaren që hapet,
New Data Access Page, të zgjedhet opcioni Design View.
Në ekran do të paraqitet faqja e zbrazët, me pjesën Section-Unbound (Seksioni- i
palidhur) dhe mbi të teksti: Click here and type title text (Kliko këtu dhe shtype
titullin). Në ekran gjithashtu do të paraqitet shiriti i veglave Alignment and Sizing
(Rreshtimi dhe madhësia) si dhe shiriti i veglave - Toolbox, i cili tani përmbanë
edhe veglat specifike për krijimin e web faqes. Nëse në ekran nuk paraqitet dritarja
Field List (Lista e fushave), e paraqitni duke zgjedhur në meny: View-Field List.
Në Field List, paraqitet baza e të dhënave me tabelat dhe pyetësit e saj.
244
Avni Rexhepi - Microsoft Access Faqet për qasje në të dhëna
245
Faqet për qasje në të dhëna Avni Rexhepi - Microsoft Access
246
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
DRITARJA KOMANDUESE
Baza e të dhënave e kompletuar me të gjitha objektet e nevojshme (tabelat,
pyetësit, format, raportet, etj.) dhe e gatshme për përdorim paraqet një aplikacion,
një program të gatshëm për përdorim. Për të lehtësuar punën me bazën e të
dhënave, ashtu që përdoruesit e papërvojë dhe ata të painformuar lidhur me
aplikacionin, të mos kenë probleme me hapjen e formave ose objekteve tjera të
nevojshme, mund të krijohet dritarja komanduese për aplikacionin. Dritarja
komanduese - Switchboard, është një formë speciale, e cila përmbanë tastet
komanduese përmes të cilave kryhen veprimet e nevojshme. (Swithcboardi është
term që përdoret në telefoni - përdoret për definimin e një hyrjeje në aplikacion, me
listën e lidhjeve të cilat më vonë mund të aktivizohen). Dritarja komanduese
përmbanë listën e aktiviteteve të përgjithëshme. Duke klikuar në ndonjë prej pikave
të dritares komanduese, shfrytëzuesi përcaktohet për një operacion të caktuar. Kur
krijohet baza e re e të dhënave, përmes magjistarit Database Wizard, gjithmonë
krijohet edhe së paku një dritare komanduese, si element i interfejsit të
shfrytëzuesit. Në dritaren komanduese vendosen kontrollat për hapjen e formave
ose objekteve tjera, të nevojshme për kryerjen e punëve të caktuara, kontrollohet
rrjedha e veprimeve dhe lidhja mes objekteve të bazës. Për bazën e të dhënave,
mund të krijohet një dritare komanduese ose dritarja kryesore dhe më shumë
nëndritare komanduese, të cilat hapen prej dritares kryesore komanduese (pra,
dritare komanduese me disa faqe). Dritaren e tillë komanduese, mund ta bëjmë si
objekt startues të aplikacionit, ashtu që kur të startohet aplikacioni, së pari të
paraqitet në ekran dritarja komanduese, e jo dritarja e bazës së të dhënave, si
ndodhë zakonisht. Accessi ofron disa opcione për startimin e aplikacionit, ashtu që
të kontrollohet mënyra e startimit të aplikacionit, menytë dhe shiritat e veglave që
do të paraqiten në dritaren e Accessit, etj. Këto rregullohen përmes menysë: Tools-
Startup. Për krijimin e dritares komanduese, Accessi ofron ndihmë përmes
Swithcboard Manager-it, i cili hapet prej menysë: Tools-Database Utilities-
Switchboard Manager (Veglat-Shërbimet e bazës-Switchboard Menagjeri). Ky
është një aplikacion ndihmës, i cili mundëson krijimin e lehtë të dritares
komanduese. Përndryshe, dritarja komanduese mund të krijohet përmes dizajnimit
të formës e cila do të jetë dritare komanduese. Le të krijojmë dritaren komanduese,
për punë me bazën e të dhënave "Fakulteti".
247
Dritarja komanduese Avni Rexhepi - Microsoft Access
Kur krijohet dritarja komanduese, në fillim siç shihet në fig.13.1, kemi vetëm faqen
kryesore. Nëse aplikacioni është i thjeshtë dhe ka nevojë vetëm për një dritare
komanduese, atëherë për të caktuar pikat e veçanta në të duhet vepruar si vijon.
Zgjedhet Main Switchboard (nëse nuk është i zgjedhur) dhe klikohet Edit. Me këtë
hapet dritarja për dialog Edit Switchboard Page (Edito faqen e switchboard-it, fig.
13.2). Në fushën Switchboard Name (Emri i switchboardit) kemi emrin e dritares
komanduese, të cilin mund ta ndryshojmë duke dhënë emrin e ri. Për rastin tonë, do
të japim emrin: "Baza e të dhënave - Fakulteti".
248
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
Kur shtypim New për të krijuar një pikë të re në atë faqe, hapet dritarja Edit
Switchboard Items (fig. 13.3)(Edito pikat e switchboard-it), në të cilën përcaktojmë
pikat komanduese, emrat dhe veprimet që i kryejnë ato.
249
Dritarja komanduese Avni Rexhepi - Microsoft Access
1. Klikojmë New dhe në dritaren për dialog Edit Switchboard Item, në pozitat
përkatëse zgjedhim ose shtypim:
- Text: Studentët
- Command: Open Form in Edit Mode
- Form: Forma Studentët
Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme,
Edit Switchboard Page.
2. Pastaj përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re dhe përcaktojmë:
- Text: Fletëparaqitjet
- Command: Open Form in Edit Mode
- Form: Forma Fletëparaqitjet
Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.
3. Përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re, dhe përcaktojmë:
- Text: Lëndët
- Command: Open Form in Edit Mode
- Form: Forma Lëndët
Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.
4. Përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re, dhe përsërisim:
- Text: Dalja
- Command: Exit Applicatin
Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.
Tani dritarja Edit Switchboard Page, duket si në fig. 13.4.
250
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
5. Shtypim Close, për të mbyllur dritaren Edit Switchboard Page dhe kthehemi në
dritaren, Switchboard Manager. Edhe në të shtypim Close për të përfunduar punën.
251
Dritarja komanduese Avni Rexhepi - Microsoft Access
252
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
Kur klikohet New në dritaren Edit Switchboard Page, hapet dritarja Edit
Switchboard Item (si në fig. 13.3).
2-Plotësojmë dritaren Edit Switchboard Item dhe klikojmë OK për tu kthyer përsëri
në dritaren e mëparshme.
Fig. 13.9 - Krijimi i pikave komanduese për faqen kryesore - Main Switchboard
Tani, faqja Main Switchboard është e kompletuar dhe duket si në fig. 13.10.
Zgjedhim tani faqen Faqja Fletëparaqitjet (në fig. 13.8) dhe klikojmë Edit, për të
krijuar pikat komanduese në këtë faqe. Hapet dritarja Edit Switchboard Page për
faqen Faqja Fletëparaqitjet (fig. 13.11).
254
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
Tani faqja Edit Switchboard Page për faqen Faqja Fletëparaqitjet do të duket si në
fig 13.13.
Me Close mbyllim dritaren dhe
kthehemi në faqen kryesore (fig.
13.8). Në mënyrë të njëjtë tani
duhet të krijojmë pikat komanduese
për dy faqet tjera: Faqja Lëndët,
dhe Faqja Studentët. Për secilën
prej tyre do të krijojmë nga tri pika
komanduese të ngjashme, për
hapjen e formës në modin e
Fig. 13.13 - Faqja Fletëparaqitjet e editimit, në modin e shtimit dhe për
kompletuar kthimin në faqen kryesore.
255
Dritarja komanduese Avni Rexhepi - Microsoft Access
Në modin e dizajnit, kemi ndryshuar madhësinë e fontit dhe stilin (Bold) për pikat
komanduese të faqeve të dritares komanduese.
Tani, nëse dëshirojmë që kur të hapet baza e të dhënave, në ekran të paraqitet së
pari dritarja komanduese, zgjedhim opcionet për mënyrën e startimit të
aplikacionit, duke zgjedhur në meny: Tools-Startup me ç'rast hapet dritarja Startup
(fig. 13.15). Në dritaren Startup kemi këto fusha:
- Application Title (Titulli i aplikacionit) ku mund të japim një emër si titull
të aplikacionit,
- Display Form/Page (Paraqite formën/faqen) në të cilën përcaktohet forma
ose faqja e parë që do të paraqitet në ekran kur të startohet aplikacioni. Në
këtë fushë në listën me format ekzistuese, që hapet duke klikuar shigjetën
në skajin e djathtë, zgjedhim formën që e krijuam, Switchboard.
256
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
Gjithashtu, kemi edhe fushat e tipit Check Box, të cilat kur zgjedhen aktivizojnë
opcionet përkatëse.
- Display Database Window (Paraqite dritaren e bazës),
- Display Status Bar (Paraqite rreshtin e statusit),
- Allow Full Menus (Lejo menytë e plota),
- Allow Default Shortcut Meny (Lejo shkurtesat standarde për meny),
- Allow Built in Toolbars (Lejo shiritat e veglave),
- Allow Toolbar/Menu Changes (Lejo ndryshimet në shiritat e veglave dhe
në meny).
Për rastin tonë, vetëm do të
përcaktojmë formën fillestare
Switchboard, ashtu që kur të
startohet aplikacioni (kur të hapim
fajllin përkatës) në ekran në fillim
do të paraqitet dritarja komanduese
e krijuar (fig. 13.14a).
Fig. 13.15 - Dritarja Startup
Nëse në dritaren Startup, eleminojmë opcionin Display Database Window, kur të
startohet aplikacioni, në ekran paraqitet vetëm dritarja komanduese. Në këtë rast,
për të hapur dritaren e bazës, duhet shtypur F11 ose klikohet ikona Database
Window në shiritin e veglave
257
Dritarja komanduese Avni Rexhepi - Microsoft Access
258
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
Këto janë disa nga tiparet, që përcaktohen për këtë rast. Gjithashtu, mund të
ndryshoni ngjyrën e prapavisë ose të insertoni ndonjë foto. Pastaj, emërtoni dhe
ruani formën. Kur të hapet forma, do të jetë tërësisht e zbrazët.
Për të insertuar tastet komanduese,
kaloni në modin e dizajnit dhe
insertoni tastet komanduese
(Command Buttons) për
ekzekutimin e komandave të
ndryshme ose Hiperlinkat për kalim
në ndonjë formë, raport ose
lokacion tjetër.
Insertojmë tastet komanduese të
cilat do të kryejnë operacionet e
caktuara dhe përmes veglave
(Toolbox) duke përdorur
drejtkëndëshat, vijat ndarëse, etj.,
bëjmë dizajnimin e formës sipas
dëshirës. Ngjashëm, duke përdorur
Insert Hyperlink ose duke insertuar
një tast komandues dhe duke
përcaktuar tiparet e tij; Hyperlink
Address ose Hyperlink SubAddress
mund të përcaktojmë objektin tjetër
në të cilin kalohet, kur të klikohet
Hiperlinku. Kur të hapet forma, në
pamjen Form, do të duket si në fig.
13.16b. Pra, kemi insertuar tastet
për forma dhe tastet për raporte.
Fig. 13.16 a & b - Dizajnimi i Dritares
Komanduese
Gjithashtu, kemi edhe tastin për mbylljen e dritares, Dalja.
Për të mundësuar komandimin përmes tastierës, duke shtypur shkronjën e
nënvizuar të tasteve komanduese, duhet përshtatur tiparin Caption të tastit përkatës
komandues ashtu që, para shkronjës e cila dëshirojmë të aktivizojë komandën prej
tastierës, vendoset simboli &. Pra për tastin Studentët, hapim dritaren e tipareve
(Properties) dhe përcaktojmë tiparin Caption: &Studentët; për Studentët - Notat,
kemi: Caption: Studentët - &Notat, etj.
Gjithashtu ka mundësi, që tastet komanduese të jenë taste që aktivizojnë Makrot
ose kodet e Visual Basic-ut. Për të krijuar një tast komandues të tillë, së pari
deaktivizojmë kontrollën Control Wizards, e pastaj insertojmë tastin komandues, i
cili do të paraqitet me emrin e zakonshëm Command. Pastaj përcaktojmë tiparet e
259
Dritarja komanduese Avni Rexhepi - Microsoft Access
tij dhe për tiparin OnClick (në klik), në faqen Events (ngjarjet), zgjedhim makron
ose kodin që aktivizohet kur të klikohet tasti. (Shpjegohet në vazhdim të tekstit).
260
Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritarja komanduese
261
Ngjarjet Avni Rexhepi - Microsoft Access
NGJARJET
Ngjarja (Event) është ajo çka ndodhë në ndonjë objekt, ndonjë veprim (aksion) i
cili shkakton ndonjë reagim (përgjigje). Accessi është program i udhëhequr prej
ngjarjeve. Ai reagon në ngjarjet e ndryshme që ndodhin gjatë punës. Nëse nuk
ndodhë asnjë ngjarje, atëherë nuk do të ndodhe asgjë. Për shembull, një ngjarje
është shtypja e tastit të mausit (Click-kliku), me ç'rast paraqitet ngjarja OnClick
dhe aktivizohet makroja ose procedura e tastit komandues, me çka aktivizohet
përgjigja përkatëse.
Ngjarjet i shkaktojnë shfrytëzuesit dhe Accessi përgjigjet në to, por edhe në
ngjarjet që janë si pasojë e ndryshimeve në sistem, ndryshimeve në të dhënat në
tabelë, azhurimeve në rekorde të lidhura, filtrim, intervale kohore, etj. Gjatë
projektimit dhe dizajnimit të bazës së të dhënave mund të përcaktohet që kur të
ndodhe ngjarja, Accessi të përgjigjet me ndonjë veprim të caktuar, si ekzekutimi i
makros ose procedurës së ngjarjes (modul i Visual Basic-ut). Makrot dhe
procedurat e ngjarjeve janë të lidhura me tiparin e ngjarjes së objektit të caktuar, në
të cilin ka ndodhur ngjarja. Për shembull, shtypja e tastit komandues do të
aktivizojë ndonjë makro ose procedurë të lidhur me ngjarjen OnClick të tastit
komandues dhe me të do të hapë ndonjë formë. Lidhja e ngjarjes me makron ose
procedurën përkatëse bëhet në modin e dizajnit. Për objektin përkatës, hapet
dritarja e tipareve Properties dhe në faqen Events (ngjarjet) zgjedhet ngjarja e
caktuar. Për secilin objekt, paraqitet lista e ngjarjeve që i përgjigjet llojit të objektit.
Kur krijohet tasti komandues përmes magjistarit, atëherë ai automatikisht do të bëjë
lidhjen e procedurës së krijuar me ngjarjen OnClick të tastit komandues. Faqet për
qasje në të dhëna, nuk kanë procedura të ngjarjeve. Varësisht prej ndikimit të tyre,
ngjarjet janë të ndara në tetë kategori: ngjarjet në të dhëna, ngjarjet e gabimeve,
ngjarjet e filtrimit, ngjarjet e fokusit, ngjarjet e tastierës, ngjarjet e mausit, ngjarjet
e shtypjes dhe ngjarjet e dritares.
Ngjarjet e të dhënave
Ngjarja e të dhënave paraqitet çdo herë që insertohet ndonjë e dhënë ose kur fshihet
nga lista e të dhënave në formë, kur shtypet në ndonjë fushë tekstuale, kur zgjedhet
në listën rënëse (combo box), kur merr fokusin ose kur fokusi kalon në rekordin
262
Avni Rexhepi - Microsoft Access Ngjarjet
tjetër. Në tabelën vijuese janë përshkruar ngjarjet e të dhënave dhe objektet ku ato
aplikohen:
263
Ngjarjet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Ngjarjet e gabimeve
Ngjarjet e filtrit
Ngjarjet e filtrit ose filtrimit aplikohen vetëm në forma dhe ndodhin kur aplikoni
filtrin ekzistues ose krijoni filtër të ri në formë. Përmes ngjarjes Filter, mund të
largohen filtrat e mëhershëm ashtu që, kriteri të mos aplikohet në filtrin e
ardhshëm. Për të bërë këtë, vendosni tiparin Filter të formës në string me gjatësi 0,
përmes përdorimit të makros ose procedurës së ngjarjes e cila e fshinë kriterin e
filtrit.
Ngjarja Ndhodhë kur:
ApplyFilter Kur zgjedhet Records/Apply Filter/Sort, Filter/Apply Filter/Sort në
dritaren e filtrit ose kur klikoni tastin Apply Filter në shiritin e veglave.
Aplikon filtrin përmes dritares Filter By Form ose Advanced Filter/Sort.
Kur zgjedhni Records/Filter në Filter by Selection ose kur klikoni Filter
by Selecting në shiritin e veglave. Aplikohet filtri në bazë të zgjedhjes
në formë.
Kur zgedhni Records/Filter dhe klikoni Filter Excluding Selection.
Kur zgjedhet ndonjë opcion i filtrimit kur kontrolla e lidhur ka fokusin.
Kur zgjedhni Records/Remove Filter/Sort.
264
Avni Rexhepi - Microsoft Access Ngjarjet
Filter Kur zgjedhet Records/Filter ose klikoni Filter by Form ose kur klikoni
Filter By Form në shiritin e veglave, me çka hapet dritarja Filter By
Form.
Kur zgjedhni Records Filter dhe klikoni Advanced Filter/Sort.
Kur zgjedhni Filter/Advances Filter/Sort në dritaren Filter By Form ose
kur zgjedhet Filter/Filter By Form në dritaren Advanced Filter/Sort.
Ngjarjet e fokusit
Ngjarja e fokusit ndodhë kur forma ose kontrolla marrin ose humbin fokusin. Dy
ngjarje të fokusit aplikohen për forma dhe raporte dhe ndodhin kur objekti bëhet
aktiv ose joaktiv. Ngjarja Enter ndodhë para se fokusi të kalojë në kontrollë ashtu
që, të mund të përdoret kjo ngjarje për të paraqitur instruksionet për insertim të të
dhënave në kontrollë ose paraqitje të informatave tjera.
265
Ngjarjet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Ngjarjet e tastierës
266
Avni Rexhepi - Microsoft Access Ngjarjet
Ngjarjet e mausit
Ngjarjet e mausit nuk vlejnë për labela të lidhura por vetëm për labela të pavarura.
Nëse ngjarja ndodhë në labelën e lidhur, aktivizohet ngjarja përkatëse e kontrollës
së lidhur.
Rezultati i ngjarjes DblClick varet prej tipit të kontrollës në të cilën ndodhë.
Në fushat tekstuale ngjarja DblClick selekton tërë fjalën. Në OLE Objekt, aktivizon
aplikacionin burimor, në të cilin mund të editohet objekti. Nëse shtypja e dyfishtë
nuk ekzekutohet mjaft shpejt, veprimi trajtohet si ngjarje Click e përsëritur.
Ngjarja MouseMove mund të ndodhë edhe kur forma lëvizë nën kursor, edhe pse
kursori nuk lëvizë fare. Nëse startohet makroja ose procedura e ngjarjes e cila
zhvendosë formën, mund të gjenerohen ngjarje të papritura të MouseMove.
267
Ngjarjet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Ngjarjet e shtypjes
Ngjarja NoData ndodhë kur raporti ka set të zbrazët të rekordeve. Nëse raporti
është i bazuar në ndonjë tabelë ose pyetës, kjo ngjarje nuk ndodhë, e as në
nënraportet e zbrazëta. Për të fshehur nënraportin e zbrazët, shtoni makron ose
procedurën e cila pengon shikimin ose shtypjen në tiparin Has Data të nënraportit.
Ngjarja Page, mund të përdoret për vizatimin e kornizës përreth faqes ose shtimin e
grafikës në raport. Me këtë mund të kursehet hapësira në disk, e cila do të zihej
sikur të përdoreshin për vendosjen e fotove në raport.
Ngjarja Print, ndodhë pas formatizimit, menjëherë para shtypjes së raportit. Me
këtë ngjarje mund të bashkangjitet makroja ose procedura për llogaritje të të
dhënave pas përgatitjes për shtyp.
268
Avni Rexhepi - Microsoft Access Ngjarjet
Ngjarjet e dritares
Rradha e ngjarjeve
Në një objekt mund të ndodhin një varg ngjarjesh të ndryshme në një interval të
shkurtër kohor. Me rastin e krijimit të makrove dhe procedurave të ngjarjeve është
me rëndësi të kihet parasyshë rradha e ndodhjes së ngjarjeve. Kjo është veçanërisht
e rëndësishme kur duhet përdorur disa procedura si përgjigje në ngjarjen e caktuar
dhe kur dëshironi që ato të paraqiten sipas një rradhe të caktuar.
Për shembull, kur aktivizohet forma ndodhin ngjarjet Enter dhe GotFocus. Nëse
hapet forma me një ose më shumë kontrolla aktive, atëherë para tyre ndodhin edhe
këto ngjarje, sipas rradhës së paraqitjes: Open (forma) - Activate (forma) - Current
269
Ngjarjet Avni Rexhepi - Microsoft Access
(forma) - Enter (kontrolla) - GotFocus (kontrolla). Kur mbyllet forma, kemi: Exit
(kontrolla) - LostFocus (kontrolla) - UnLoad (forma) - Deactivate (forma) - Close
(forma).
Kur është në pyetje insertimi i të dhënave, kur insertohet një e dhënë në një fushë
dhe pastaj kalohet fokusi në kontrollën e ardhshme, ndodhin ngjarjet BeforeUpdate
dhe AfterUpdate. Pastaj pasojnë, Exit dhe LostFocus.
Kur klikohet tasti i tastierës, deri sa kontrolla ka fokusin, ndodhin ngjarjet vijuese:
KeyDown, - KeyPress - KeyUp.
Kur klikohet tasti i mausit në një kontrollë në formë, kemi ngjarjet: MouseDown -
MouseUp-Click. Pra, ngjarja Click, nuk ndodhë deri sa të ndodhë ngjarja MouseUp.
Kur ndryshohet fokusi prej një kontrolle në tjetrën përmes mausit kemi ngjarjet:
Exit (kontrolla1) - LostFocus (kontrolla 1) - Enter (kontrolla2) - GotFocus
(kontrolla2) - MouseDown (kontrolla2) - MouseUp (kontrolla2) - Click
(kontrolla2).
Sa i përket raporteve, kur hapet raporti për shikim ose për shtypje dhe pastaj
mbyllet ose aktivizohet ndonjë dritare tjetër e Accessit, ndodhin ngjarjet vijuese:
Open-Activate-Close-Deactivate.
Përcaktimi i ngjarjes
270
Avni Rexhepi - Microsoft Access Ngjarjet
Nëse dëshironi të krijoni një makro, funksion ose procedurë të re, atëherë për
tiparin përkatës klikoni tastin Build (…) në skajin e djathtë të tiparit ose klikoni
tiparin me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhni Build. Në ekran do
të paraqitet dritarja Choose Builder.
Për të krijuar një makro të re
zgjedhim Macro Builder, me ç'rast
hapet dritarja për dizajnim të
makrove.
Për të krijuar një procedurë të re
ose për të modifikuar ndonjë
procedurë ekzistuese, zgjedhim
Code Builder. Hapet dritarja e
modulit të Visual Basic-ut dhe në të
duhet shtypur kodin përkatës.
271
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
MAKROT
Makrot mundësojnë automatizimin e operacioneve në bazën e të dhënave përmes
definimit të veprimeve të zakonshme si përgjigje në veprimet e shfrytëzuesit, siç
janë klikimi me maus, hapja e formës etj. Makroja paraqitet si objekt i veçantë në
bazën e të dhënave, në dritaren Macros.
Makro paraqet listën e një ose më shumë veprimeve të njëpasnjëshme të cilat
kryejnë detyrën e caktuar si përgjigje ose reagim në ndonjë ngjarje. Kur të krijohet
vargu i operacioneve që duhet ekzekutuar, përveq operacionit që ekzekutohet duhet
të përcaktohen edhe argumentet e operacioneve, të cilat japin më shumë informata
për makron, si hapja e formës, filtirmi i rekordeve etj.
Gjithashtu, mund të përcaktohen edhe kushtet të cilat duhet plotësuar për
ekzekutimin e makros, ashtu që ajo të ekzekutohet vetëm nëse plotësohet kushti i
caktuar. Kur të paraqitet një ngjarje, automatikisht ekzekutohet makroja që i është
ndarë, duke filluar prej komandës së parë në listë. Për shembull, mund të krijohet
makroja që e hapë formën dhe e vendosë kursorin në rekordin e zbrazët, për
insertim të rekordit të ri. Makroja e tillë, mund t'i ndahet procedurës OnClick (në
klik) të ndonjë tasti komandues në formë. Kur të klikohet tasti, ekzekutohet
makroja.
Përmes makrove automatizohen veprimet ashtu që, lehtësohet përdorimi i
aplikacionit për shfrytëzuesit.
Për të realizuar automatizimin e aplikacionit përmes makros duhet kaluar nëpër
këta hapa:
1. Krijohet makroja
2. Hapet në pamjen e dizajnit, forma ose raporti në të cilin ekzekutohet
makroja dhe zgjedhet kontrolla e caktuar për ekzekutim të makros.
3. Hapet lista e tipareve të saj (dritarja Properties) dhe zgjedhet faqja Events
(Ngjarjet).
4. Zgjedhet tipari i dëshiruar i ngjarjes dhe prej listës zgjedhet emri i makros
që do të ekzekutohet.
5. Mbyllet dhe ruhet forma ose raporti.
272
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
Krijimi i makrove
Makroja krijohet dhe ruhet në faqen Macros, në dritaren e bazës së të dhënave (fig.
14.1). Paraprakisht duhet dizajnuar me kujdes makron, duke zgjedhur veprimet që
do t'i kryej ajo kur të ndodhë ngjarja e caktuar. Për secilin veprim, duhet pasur
parasysh argumentet që kërkohen ose kushtet për të cilat ajo do të ekzekutohet.
Pastaj fillojmë me krijimin e makros, në faqen Macros.
Në shiritin e veglave të faqes
Macros, kemi tastet: Run
(ekzekuto), Design (dizajno) dhe
New (e re).
Për të krijuar makro të re, shtypet
tasti New. Në ekran paraqitet
dritarja Macros (fig. 14.2) për
dizajnim të makrove.
273
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
Single Step Një Hap - ekzekuton makron hap pas hapi, duke ekzekutuar
aksionet një nga një. Përdoret për testimin hap pas hapi të
makros.
Makroja e thjeshtë
274
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
Mbyllim dritaren Macros, ruajmë makron duke i dhënë emrin "Hapja e formes" në
dialogun Save As dhe pastaj klikojmë OK. Në faqen Macros, në dritaren e bazës do
të shtohet makroja e re. Nëse zgjedhim makron dhe klikojmë Run në shiritin e
veglave ose kur klikojmë dy herë në emrin e makros, makroja do të ekzekutohet
dhe në ekran do të hapet forma e zgjedhur si argumet i veprimit Open Form në
makron e krijuar.
275
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
Përndryshe, makron mund ta lidhim me cilëndo ngjarje për një kontrollë në formën
ose raportin e caktuar duke zgjedhur ngjarjen e caktuar në faqen Events, në dritaren
Properties të kontrollës përkatëse.
Këtë mund ta bëjmë në dy mënyra. Në faqen Forms, klikojmë New dhe zgjedhim
Design View për të krijuar një formë të re përmes dizajnimit ose klikojmë dy herë
Create form in design View.
Në dritaren e formës, nga shiriti i veglave (ToolBox) insertojmë një tast komandues
(Command Button).
Në Toolbox, vërtetoni a është aktiv Controll Wizard dhe zgjedhni
tastin komandues (Command Button).
Nëse magjistari për kontrolla është aktiv, posa të insertohet tasti komandues në
formë, në ekran do të paraqitet dritarja Command Button Wizard (fig. 14.4a) (shiko
pjesën: Insertimi i tasteve komanduese në formë, në kapitullin Format).
Në listën e kategorive zgjedhim
Miscellaneous dhe në listën Actions
zgjedhim Run Macro (ekzekuto
makron). Me Next vazhdojmë në
hapin e ardhshëm (fig. 14.4b). Në
ekran do të paraqitet dritarja me
pyetjen: "What Macro would you
like the command button to run?"
(Cilën makro dëshironi ta ekzekutoj
tasti komandues?) dhe listën e
Fig. 14.4a - Zgjedhja e veprimit për makrove që ekzisojnë në bazë.
ekzekutim të makros
Në listën e makrove zgjedhim
makron "Hapja e formes", të cilën e
krijuam për të hapur formën.
Me Next vazhdojmë në hapin e
ardhshëm. Në hapin e ardhshëm
zgjedhet figura ose teksti për tastin
komandues. Zgjedhim Text dhe
japim tekstin për tastin komandues.
Përsëri me Next vazhdohet në hapin
e fundit, ku zgjedhet emri për tastin
Fig. 14.4b - Zgjedhja e makros e krijuar.
Japim emrin e ri ose aprovojmë emrin që e propozon Accessi dhe me Finish
përfundohet procedura. Tani në formë kemi tastin komandues i cili e ekzekuton
makron.
277
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
Makron për hapjen e formës mund ta krijojmë edhe duke hapur në dritaren e
Accessit njëkohësisht dritaren për dizajnim të makros dhe faqen Forms në dritaren
e bazës (fig. 14.6). Në menynë Window, zgjedhim Tile Vertically ose Tile
Horizontally. Atëhere, zvarrisim formën e caktuar prej dritares forms në dritaren
për dizajnim të makros dhe e "vendosim" në fushën Action, në pozitën e parë.
278
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
Automatikisht do të krijohet
makroja OpenForm, me argument
të saj formën e zvarritur në dritaren
për dizajnim të formës. Në dritaren
e makros, në pjesën e argumenteve
përcaktohet edhe pamja (View)
Fig. 14.6 - Krijimi i drejtpërdrejtë i makros Form dhe modi i dritares (Window
mode) Normal.
Pastaj, ruhet makroja duke klikuar Save në shiritin e veglave dhe duke emërtuar
makron në dialogun Save As ose duke mbyllur dritaren e makros dhe në pyetjen për
ruajtjen e makros, përgjigjemi me Yes dhe njësoj emërtojmë makron.
Nëse dëshironi që makroja të ekzekutojë disa komanda të njëpasnjëshme, atëherë
në fushën Action, në dritaren për dizajnim të makros, insertoni disa komanda dhe
ato do të ekzekutohen të gjitha me rradhë, sa herë të ekzekutohet makroja.
Për shembull, për të shtypur pesë
raporte përmes një makroje,
krijojmë makron dhe në dritaren për
dizajnim të saj në pesë rreshta
zgjedhim veprimin OpenReport. Në
listën e argumenteve në fushën
Report Name zgjedhim emrin e
raportit kurse në fushën View
zgjedhim Print. Pra, raportet do të
shtypen në shtypës. Kur të
ekzekutohet makroja, automatikisht
do të shtypen pesë raportet
Fig. 14.7 - Makroja me shumë komanda përkatëse.
279
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
280
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
281
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
Filtri Alfabetik
Këtë mund ta bëjmë përmes magjistarit, nëse është aktiv Control Wizard ose hap
pas hapi, pa ndihmën e magjistarit nëse nuk është aktiv Control Wizard. Përmes
magjistarit vetëm zgjedhim opcionet e nevojshme në hapat përkatës. Nëse e bëjmë
pa ndihmën e magjistarit, atëherë për lehtësim, krijojmë vetëm një kontrollë, e
pastaj përmes Copy-Paste e shumfishojmë dhe vetëm ia ndërrojmë tiparet secilës
kontrollë. Tasteve (Toggle Button) në faqen Data të dritares Properties, me rradhë
ua përcaktojmë tiparin Option Value: 1 për A, 2 për B, 3 për C … 27 për ALL. Në
pamjen design, do të duket si në fig. 14.13.
Krijojmë grupin e parë dhe në dritaren e tipareve, në faqen Other, tipari Name, e
emërtojmë: FiltriEmrave, duke përcaktuar tiparet e tij, si në fig. 14.14. Në dritaren
Properties i përcaktojmë edhe tiparet tjera për grup, si dhe tiparet e tasteve të
veçanta. Tipari Caption për secilin tast, do të jetë me rradhë, A, B, C…Z. Tasti All
(të gjithë) do të paraqesë të gjithë emrat (largon filtrin). Ngjashëm mund të
krijojmë edhe grupin për filtrim për mbiemra, duke e emërtuar me emrin
282
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
FiltriMbiemrave. Këtë e krijojmë duke e kopjuar prej grupit të parë dhe pastaj
vetëm ia ndërrojmë tiparet përkatëse.
283
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
A ose variantet e saj në kllapa të mesme dhe vazhdon me * (*- xhokeri për çfarëdo
shkronja tjera). Për secilin kusht kemi [Emri] Like "B*" , [Emri] Like "[CÇ]*" etj.,
me rradhë. Në kllapa të mesme janë variacionet e shkronjës në alfabete të
ndryshme, si janë dhënë edhe në fushën Comment (përshkrimi, komenti).
Për veprimin Set Value, në listën e argumenteve, në fushën Expression vendosim
27 (per ALL).
Për makron me emrin Print me
veprimin PrintOut, në listën e
argumenteve përcaktojmë fushat si
në figurë, ashtu që me të shtypen
rekordet e filtruara.
284
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
285
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
286
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
Ruajmë makron me emrin Zgjedhja e komandes. Kur një makro përbëhet prej një
grupi makrosh, veprimet në rreshtat e njëpasnjëshëm kryhen në varg. Kur kemi
kushtin për ekzekutim, atëherë ekzekutohet vetëm veprimi për të cilin plotësohet
kushti. Për makrot e veçanta lihet një rresht i zbrazët, si në fig. 14.18. Pastaj,
kthehemi te forma Forma Selektuese, e hapim atë në modin e dizajnit dhe për tastet
komanduese përcaktojmë tiparin OnClick, në faqen Events të dritares Properties
(fig. 14.19).
Për tastin Preview zgjedhim
makron Zgjedhja e
Komandes.Preview. Për tastin
Print zgjedhim makron Zgjedhja e
komandes.Print kurse për tastin
Dalja, zgjedhim makron Zgjedhja e
komandes.Dalja. Pra ato paraqiten
në listë me emrin e makros së tërë
grupit dhe pastaj emrin e makros së
veçantë në kuadër të grupit. Ruajmë
formën dhe tashti ajo është e
Fig. 14.19 - Lidhja e makros me tastin
gatshme për përdorim.
komandues
tiparin e tij Cancel: Yes. Tastin Dalja, do ta bëjmë tast që aktivizohet me ESC (fig.
14.20).
Vërejtje:
Nëse dëshironi që kur të hapet dritarja për dizajnim të makrove të shihen kolonat Macro
Name dhe Conditions, atëherë në menynë Tools zgjedhni Options dhe në dritaren Options,
në faqen View, në pjesën Show in macro design, aktivizoni opcionet (check-box): Names
Column dhe Conditions Column.
Makroja AutoExec
Makroja AutoKeys
288
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
Vërejtje:
Nëse në makron AutoKeys eventualisht zgjedhet ndonjë kombinim i tasteve, të cilin e
përdorë Accessi, atëherë kombinimi i ri e zëvendëson atë. Për shembull, Accessi (si edhe
programet tjera), përdorë kombinimin Ctrl+C për kopjim. Nëse e zgjedhim këtë kombinim në
makron AutoKeys, atëherë kombinimin e tillë nuk mund ta përdorim më për kopjim.
Nëse dëshironi të startoni makron përmes një makroje tjetër, që në fakt do të bëjë
ndërthurjen e makrove, në listën Actions zgjedhni RunMacro. Kjo është njësoj si
ekzekutimi i makros prej menusë: Tools-Macro-RunMacro. Mirëpo, për makron
RunMacro, definohen argumentet: Macro Name (Emri i makros), Repeat Count
(numri i përsëritjeve) dhe Repeat Expression (Shprehja për përsëritje). Argumentet
Repeat Count dhe Repeat Expression definojnë numrin e përsëritjeve të makros.
Nëse nuk definohen numri i përsëritjes dhe shprehja për përsëritje, atëherë makroja
ekzekutohet vetëm një herë. Shprehja e definuar (si kusht për ndërprerje) në Repeat
Expression mund të japë vlerën True ose False dhe vlerësohet sa herë që fillon
ekzekutimi i makros. Nëse rezultati është False, makroja ndalet. Kur definohet
edhe shprehja edhe numri i përsëritjeve, atëherë makroja përsëritet deri sa është
numri i përsëritjeve ose deri sa shprehja e dhënë të bëhet False.
Kur makroja ndalet, Accessi ia kthen kontrollën makros kryesore (asaj që ka thirrur
makron). Mund të thirret makroja e grupit të njëjtë ose prej ndonjë grupi tjetër.
Nëse thirret grupi i makrove, atëherë fillon të ekzekutohet makroja e parë në grup.
Gjithashtu mund të bëhet ndërthurja e makrove, ashtu që makroja e thirrur, thërret
një makro tjetër, e kështu me rradhë. Secilën herë, pas përfundimit kontrolla i
kthehet makros thirrëse.
Nëse keni njohuri të gjuhës programuese Visual Basic atëherë të gjitha veprimet e
makros mund të krijohen përmes procedurave në Visual Basic-ut, e gjithashtu,
mund të programohen edhe veprime të cilat nuk mund të realizohen përmes
makrove. Në Visual Basic, mund të definohen procedurat të cilat ekzekutojnë
veprimet e caktuara për ngjarjet e definuara në faqen Events të dritares Properties,
289
Makrot Avni Rexhepi - Microsoft Access
Shtypja e makrove
290
Avni Rexhepi - Microsoft Access Makrot
291
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
MODULET
Moduli është koleksion i deklarimeve dhe procedurave të Visual Basic for
Applications, të cilat janë të ruajtura së bashku si një njësi. Për të krijuar dhe
përdorur modulet në Access, kërkohet njohja e Visual Basic-ut.
Moduli është objekt i i veçantë i bazës së të dhënave. Moduli është një tërësi e
procedurave të cilat mund të aktivizohen prej ngjarjeve të cilat ndodhin në
kontrollat në forma ose raporte. Procedurat dhe funksionet e modulit thirren nga
procedurat me kod të Visual Basic-ut për ngjarjet (Events) e cilësdo kontrollë të
objekteve të bazës. Mund të startohen edhe me rastin e hapjes ose mbylljes së
formave apo raporteve ose me rastin e startimit të vet bazës së të dhënave. Pra, pak
a shumë i kanë efektet e ngjashme me makrot, por kanë mundësi më të mëdha se
makrot, sepse në dispozicion janë mundësitë e Visual Basic-ut.
Meqë ky tekst nuk ka mundësi të ofrojë informata të mjaftueshme për të mësuar
Visual Basic-un, shkurtimisht do të përshkruajmë mënyrën e krijimi të moduleve
përmes disa shembujve.
Krijimi i modulit
292
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
hapet dritarja e Visual Basicut dhe në të, dritarja e kodit (Code) të modulit përkatës
(fig. 15.1).
293
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
procedurat e tipit Sub (të cilat nuk kthejnë vlera, rezultate) dhe ato të tipit Function
(të cilat kthejnë rezultate).
Në dritare kemi pjesën
Declarations (pjesa e Deklarimeve)
dhe pjesën Procedures (pjesa e
Procedurave). Në skajin e majtë të
poshtëm të dritares kemi tastet
Procedure View Button (paraqitja e
kodit vetëm për procedurën
aktuale) dhe Full Module View
Button (shihet moduli i plotë).
Fjalët e rezervuara të Visual Basic-
ut duken me ngjyrë të kaltërt,
komentet me ngjyrë të gjelbërt
(komentet janë rreshtat që fillojnë
me apostrof ose tekstet pas
apostrofit në kuadër të ndonjë
rreshti). Pjesa tjetër e kodit është
me ngjyrë të zezë.
Fig. 15. 2 - Dritarja e kodit dhe elementet e
saj
Gjatë shkruarjes së kodit, editori i Visual Basicut ofron ndihmë duke paralajmëruar
për gabimet e bëra gjatë shtypjes dhe duke ofruar mundësinë e plotësimit automatik
të fjalëve të rezervuara. Nëse në dritaren e kodit klikojmë me tastin e djathtë, hapet
menya e kontekstit, në të cilën kemi mundësi të zgjedhim opcionet për ndihmë.
Nëse zgjedhim List Properties/Methods, automatikisht aktivizohet dritarja si në fig.
15.3.
List Properties/Methods (lista e tipareve
dhe metodave), paraqet listën e tipareve
dhe metodave (kodet dhe procedurat
ekzekutive). Secila prej tyre dallohet në
bazë të shenjës (ikonës) e cila tregon
tipin përkatës dhe emrit të saj. Kjo
mund të përdoret për të lehtësuar
Fig. 15.3 - Lista e tipareve/metodave shkruarjen e kodit, duke na përkujtuar
tiparet dhe metodat në dispozicion.
Opcioni Complete Word mundëson shkruarjen më të shpejtë të kodit ashtu që, posa
të shtypen disa nga shkronjat e para të fjalës, editori i Visual Basic-ut automatikisht
kompleton pjesën tjetër të fjalës përkatëse.
294
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
295
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
s'ka vlerë atëherë vetëm shkruhet presja përkatëse dhe lihet vendi i zbrazët për të.
Gjatë shkruarjes së komandave të tilla, editori i Visual Basicut ofron ndihmë duke
paraqitur udhëzimet për parametrin e nevojshëm, si në figurën vijuese, me rastin e
shtypjes së komandës OpenForm:
Parametri aktual paraqitet me ngjyrë të theksuar (fonti Bold) dhe opcionet e tij,
nëse ka ndonjë, paraqiten në ekran.
Moduli i gabimeve
296
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
Edhe për mesazhin e dytë shtypim OK dhe pastaj, kontrolla do të kthehet përsëri në
fushën Nota ne Provim, por duke fshirë vlerën e gabuar (si pasojë e urdhërit
Me.Undo, në procedurën Form_Error (fig. 15.6b), e cila kthen mbrapa ndryshimet
e fundit në formë (anulon veprimin). Nëse nuk definohet urdhëri Undo, kur të
kthehet kontrolla në formë, do të shihet teksti i shtypur gabimisht. Për të anuluar
veprimin, mund të shtypet tasti ESC, i cili ka efektin e njëjtë. Pra, ESC mund të
përdoret gjithmonë për të anuluar veprimin e fundit.
297
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Modulet mund të definohen edhe si pjesë e formave ose raporteve. Për të definuar
modulin për ndonjë ngjarje të formës ose të kontrollës në formë, hapim formën në
modin e dizajnit dhe në dritaren e tipareve, Properties, në faqen Events për ngjarjen
e caktuar klikojmë tastin në skajin e djathtë dhe hapim dritaren Choose Builder.
Pastaj, zgjedhim Code Builder dhe klikojmë OK, me ç'rast hapet dritarja e editorit
të Visual Basicut dhe përgatitet procedura me emrin e kontrollës ose formës dhe
metodën për ngjarjen e zgjedhur së bashku me urdhërin për përfundim të
procedurës përkatëse, End Sub. Pastaj, në pjesën e deklarimeve dhe procedurave,
ndërmjet dy rreshtave të paraqitur, plotësojmë urdhërat tjerë të nevojshëm.
298
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
299
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
300
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
Filtrimi i raportit
Hapim dritaren e tipareve të raportit, duke klikuar dy herë kontrollën për zgjedhje
të raportit dhe në dritaren Properties, në faqen Events, zgjedhim ngjarjen OnOpen.
Klikojmë tastin Builder në skajin e djathtë për të hapur dritaren Choose Builder
dhe zgjedhim Code Builder. Me këtë rast, kalojmë në dritaren e editorit të Visual
Basicut dhe hapet dritarja: Report_Studentet-Notat-FiltriVB (Code) (fig. 15.9b).
Në dritare paraqitet emri i pocedurës Private Sub Report_Open me parametrin e saj
dhe End Sub për përfundimin e procedurës.. Ndërmjet këtyre dy rreshtave shtypim
kodin me anë të të cilit do të bëjmë filtrimin e raportit për numrin e indeksit.
Deklarojmë variablat NrIndx dhe Filtri, të tipit String. Për të lexuar vlerën e NrIndx
hapim dialogun me tekstin "Jepe numrin e indeksit" dhe me titull "Numri i
indeksit". Përsëri kemi kushtin If, përmes të cilit dalim nga procedura nëse shtypet
Cancel në dritaren për dialog. Pastaj krijojmë stringun Filtri, për kushtin e filtrimit.
Labela për dalje nga procedura, ka vetëm urdhërin, Exit Sub.
301
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Gjithashtu, ka mundësi që për rastin kur për numrin e dhënë të indeksit, s’ka asnjë
të dhënë që paraqet ngjarjen On No Data (asnjë provim i dhënë, raporti i zbrazët),
të definohet kodi i cili nuk e hapë fare raportin e zbrazët. Kjo do të ishte e
përshtatshme p.sh., për të penguar shtypjen e raportit të zbrazët.
Kodi për ngjarjen On No Data:
302
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
Shembull Loje
Për të realizuar këtë, në prapavi kemi modulin e formës, në Visual Basic. Në modin
e dizajnit, kalojmë në dritaren e tipareve, Properties dhe në faqen Events zgjedhim
ngjarjet, për të cilat do të reagojë forma. Kalojmë në dritaren e editorit të Visual
303
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
Basicut dhe shkruajmë kodin. Për komandën Loja e Re, për ngjarjen OnClick,
shkruajmë kodin vijues, pas rreshtit Option Compare Database:
Option Compare Database
' --------------------------------------------------------------------------------------------------
Private Sub txtVlerat1_AfterUpdate()
If txtShuma1.Value = "" Then txtShuma1.Value = 0
txtShuma1.Value = txtShuma1.Value + txtVlerat1.Value
txtVlerat2.SetFocus
End Sub
' --------------------------------------------------------------------------------------------------
Private Sub txtVlerat2_AfterUpdate()
If txtShuma2.Value = "" Then txtShuma2.Value = 0
txtShuma2.Value = txtShuma2.Value + txtVlerat2.Value
304
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
txtVlerat1.SetFocus
End Sub
' --------------------------------------------------------------------------------------------------
Gjatë shkruarjes së kodit, posa të shkruhet emri i kontrollës dhe pika pas tij, për t'iu
qasur tiparit përkatës, në ekran automatikisht paraqitet lista e tipareve për atë
kontrollë, gjë që lehtëson shtypjen dhe gjetjen e tipareve të nevojshme dhe të
mundshme për një kontrollë. Shtypim Save, për të ruajtur ndryshimet dhe kodin
dhe kthehemi në dritaren e Accessit. Tani forma është e gatshme dhe mund të
përdoret.
Nëse gjatë shkruarjes së kodit kemi lëshuar gabime, kur të ekzekutohet kodi do të
lajmërohet gabimi përkatës. Gabimet mund të jenë të natyrave të ndryshme dhe me
efekte të ndryshme në aplikacionin përkatës. Ka gabime të cilat lajmërohen me
rastin e startimit të aplikacionit, e gjithashtu, ka edhe gabime të cilat lajmërohen
me rastin e ekzekutimit (Run-time errors-gabimet në kohën e ekzekutimit). Për
rastin e dytë, aplikacioni startohet normalisht por kur rrjedha e programit arrinë në
pikën ku ndodhet gabimi, atëherë automatikisht paraqitet mesazhi i gabimit. Le të
supozojmë se kemi një gabim në kodin e tastit komandues cmdLojaeRe. Në
rreshtin e parë të procedurës, në vend se të shtypim "txtShuma1.Value=0",
gabimisht kemi shtypur një shkronjë t tek txtShuma: "txtShumat1.Value=0".
Me qenë se, kjo është pjesa e kodit e cila aktivizohet pas shtypjes së tastit Loja e
Re, atëherë kur të hapim formën, në fillim ajo do të funksionojë normalisht. Mund
të luhet një lojë dhe çdo gjë do të duket në rregull, por në momentin kur të
klikojmë tastin komandues Loja e Re, për të filluar lojën e re, automatikisht në
ekran do të paraqitet porosia e gabimit (fig. 15.11a). Tregohet numri i gabimit dhe
shkaku i gabimit (Object required - kërkohet objekti), i cili ndihmon identifikimin
e gabimit.
305
Modulet Avni Rexhepi - Microsoft Access
306
Avni Rexhepi - Microsoft Access Modulet
307
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Dritarja fillestare
Për aplikacionin, mund të krijohet edhe një dritare fillestare, e cila do të paraqitet
vetëm për disa momente në ekran, si përshëndetje hyrëse për shfrytzuesit e bazës së
të dhënave, si reklamë për kompaninë, etj. Për dritaren e tillë, krijojmë një formë, e
cila do të përmbajë tekstin përshëndetës, ndojë foto dhe tiparet vijuese: Caption -
Mirëseardhje (Welcome); Views allowed - Form; Scroll Bars - Neither; Navigation
Buttons - No; Dividing Lines - No; Record Selectors - No; Auto Center - Yes;
Border Style - Dialog; Min Max Buttons - No; Picture - fotoja e dëshiruar. Për të
kufizuar kohën e paraqitjes së saj në ekran, në modin e dizajnit, në dritaren
Properties të formës, duhet përcaktuar dy tipare në faqen Event: OnTimer (Në
matësin e kohës, numratori) dhe Timer Interval (Intervali kohor). Ngjarja Timer
(matësi, numratori) reagon kur të kalojë intervali kohor i përcaktuar në tiparin
Timer Interval. Njësia matëse për intervalin është milisekonda, këshu që për të
përcatuar kohën prej 3 sekondave, definojmë vlerën 3000.
Nëse dëshirojmë që pas intervalit
kohor të mbyllet dritarja fillestare
dhe të hapet dritarja komanduese
(Switchboard) atëherë krijojmë një
makro (Mbylle Mireseardhjen) dhe
në të japim dy komanda (Action):
Close, për të mbyllur formën
fillestare (Mireseardhje) dhe
OpenForm për të hapur dritaren
komanduese (Switchboard).
308
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
309
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Tastet në shiritin e veglave mund të largohen ose shtohen sipas dëshirës. Në skajin
e djathtë të shiritit të veglave standarde, ndodhet tasti More Buttons (më shumë
taste), i cili hape menynë Add or Remove Buttons (shto ose largo tastet).
Tastet e zgjedhura, shihen në
shiritin e veglave. Në fund të listës,
kemi opcionin Customize përmes së
cilit hapet dritarja Customize, nga e
cila gjithashtu mund të përshtasim
shiritat e veglave duke u shtuar ose
larguar tastet.
Fig. 17.1 - Shto/largo tastet në shiritin e
veglave
Gjithashtu, kur hapet dritarja Customize, mund të kalohet në faqen Commands të
saj dhe atëherë, mund të zgjedhen tastet nëpër menytë përkatëse dhe të shtohen ose
të largohen. Menytë paraqiten në listën Categories, kurse komandat përkatëse në
listën Commands. Për të shtuar një tast komandues në ndonjë shirit të veglave,
zgjedhet tasti komandues në listën e komandave dhe shtypet me tastin e majtë të
mausit. Kur të shtypet tasti i mausit, kursorit i shtohet shenja e një katrori të vogël
në fillim dhe një shenjë plus në fund. Atëherë duke mbajtur shtypur tastin e majtë,
zvarritet kursori dhe pastaj zhvendoset në shiritin e veglave ku dëshironi të shtoni
tastin përkatës.
Kur arrinë në pozitën ku mund të vendoset, paraqitet shenja e cila duket
si një shkronjë I e zezë. Nëse lirohet tasti i mausit, në atë pozitë do të
310
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
- Show full menus after short delay (paraqite menynë e plotë pas një vonese të
shkurtër) - zgjeron menynë e plotë, nëse vendoset kursori në meny dhe mbahet për
një kohët të shkurtër. Ky opcion është aktiv, nëse nuk aktivizohet opcioni paraprak.
- Reset my usage data (reseto të dhënat e përdorimit) - paraqet menytë e
nënkuptuara ("të brendshme") të Accessit dhe shiritat e veglave.
311
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
312
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
meny apo meny e kontekstit. Tiparet që përcaktohen në të (Fig. 17.5), janë emri i
shiritit të veglave, tipi, mënyra e vendosjes dhe opcionet tjera.
Në fushën Type, zgjedhim llojin
prej listës që hapet: Menu bar
(meny), Toolbar (shirit i veglave)
ose Popup (meny e kontekstit,
paraqitet aty për aty). Në fushën
Docking zgjedhim opcionet për
vendosje në shirit të veglave ose
nëpër ekran. Ka mundësi të
kufizohet vendosja vertikale ose
horizontale, si dhe moslejimin i
ndryshimeve në të.
Opcionet tjera (check box-et)
aktivizohen ose deaktivizohen me
klik.
Fig. 17.5 - Tiparet e shiritit të veglave
Show on Toolbars Meny (paraqite në menynë Toolbars), Allow (Lejo): Customizing
(përshtatjen), Resizing (ndryshimin e madhësisë), Moving (zhvendosjen) dhe
Showing/Hidding (paraqitjen/fshehjen). Mbyllim dritaren me Close dhe tani kemi
definuar tipin dhe tiparet e shiritit të ri komandues.
Pasi të përcaktohet tipi dhe tiparat e tjera, mund të fillohet plotësimi me taste
komanduese, meny ose nënmeny.
Nëse bëhen ndryshime të shiritave të brendshëm (Built In), atëherë nuk janë në
dispozicion disa fusha, si p.sh Toolbar dhe Type, sepse nuk lejohet ndryshimi i
tyre. Nëse dëshironi të riktheni gjendjen fillestare të tyre, klikoni tastin Restore
Defaults dhe rikthehet gjendja origjinale e shiritit ose menysë.
313
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
314
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
315
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
316
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Shtimi i menyve
Sipas dëshirës mund të shtojmë ndonjë meny në shiritin e menyve ose edhe në
shiritin e veglave. Nëse shtojmë ndonjë meny të re, në shiritin e menyve të Acessit,
atëherë ajo do të shihet çdo herë. Do të shtojmë një meny të re, por në shiritin e
veçantë të veglave të cilin e krijuam më herët. Për të shtuar një meny në shiritin e
veglave, përsëri hapim dritaren Customize dhe në dritaren Commands, në listën e
kategorive zgjedhim New Menu. Në listën e komandave do të shihet vetëm
komanda New Menu. Si shihet, ajo ka edhe shenjën në skajin e djathtë, që tregon se
prej saj hapen edhe nënmenytë. E zgjedhim, shtypim tastin e majtë të mausit dhe e
zvarrisim deri sa të kalojmë në shiritin "Fakulteti-Studentët" dhe kur të shihet
shenja e vendosjes pas tastit komandues Fletëparaqitjet, e lirojmë dhe aty do të
insertohet menya New Menu.
E klikojmë me tastin e djathtë dhe në menynë e
kontekstit, si në fig. 17.8a, ia ndërrojmë emrin nga
New Menu në "Pyetësit". Klikojmë menynë Pyetësit
dhe ajo do të duket si në fig. 17.8b. Pra, nën të duket
një katrorë i zbrazët, në të cilin në vazhdim do të
insertojmë komandat përkatëse. Tani përsëri kthehemi
në dritaren Customize dhe zgjedhim kategorinë All
a. Queries (të gjithë pyetësit). Nga lista e pyetësve të
bazës zgjedhim pyetësin "Studentët Notat_Crosstab"
dhe e zvarrisim në katrorin e paraqitur në menynë
Pyetësit. Për të vendosur edhe një pyetës në
Fig. 17.8b - Insertimi i
meny(Lendet-Katedrat), e zgjedhim nga lista All
menyve
Queries në dritaren Customize.
Kur ta zvarrisim në meny, nën pyetësin e parë të vendosur më herët, do të paraqitet
një vijë e zezë horizontale, e cila tregon pozitën ku do të paraqitet menya e re. Kur
të lirohet tasti i mausit, aty do të vendoset opcioni i ri në meny. Nëse dëshirojmë të
insertojmë nënmeny, atëherë në dritaren Customize në listën Categories përsëri
zgjedhim New Menu dhe në listën e komandave gjithashtu zgjedhim New Menu.
Përsëri e zvarrisim dhe e vendosim në kuadër të menysë Pyetësit, nën dy opcionet e
para të vendosura më herët. Pastaj, e klikojmë me tastin e djathtë dhe ia
ndryshojmë emrin si në fig. 17.8a. E emërtojmë me emrin "Zgjedhe Pyetësin:".
Tani e klikojmë menynë, ashtu që në skajin e saj të
djathtë të paraqitet katrori i vogël i zbrazët, në të
cilin pastaj do të vendosen nënmenytë përkatëse.
Në dritaren Customize, zgjedhim All Queries dhe në nënmenynë "Zgjedhe
Pyetësin:" insertojmë me rradhë katër pyetës. Mbyllim dritaren Customize dhe
317
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nëse në ndonjë bazë të të dhënave keni ndonjë shirit të gatshëm të veglave ose
menyve, atëherë mund t'i importoni në bazën e të dhënave. Në menynë File,
zgjedhni Get External Data (merr të dhënat e jashtme) dhe në të klikoni opcionin
Import. Në dialogun që hapet, Import, zgjedhni tipin e fajllit Microsoft Access.
Zgjedhni folderin dhe fajllin që importohet dhe klikoni dy herë në të. Në ekran do
të paraqitet dritarja për dialog Import Objects. Në të në skajin e djathtë poshtë,
klikoni tastin Options dhe hapet pjesa e opcioneve për importim. Në të aktivizoni
edhe opcionin Menus and Toolbars, me çka importohen menytë dhe shiritat e
veglave, të cilët nuk ekzistojnë në bazën ku importohen dhe nuk janë me të njëjtin
emër.
Nëse për ndonjë objekt dëshironi të përcaktoni shiritin e veglave dhe menytë të
cilat do të paraqiten automatikisht, me hapjen e objektit përkatës (formës, raportit,
etj), atëherë hapni dritaren e tipareve të objektit dhe në faqen Format, përcaktoni
tiparet: Menu Bar (menya), ToolBar (shiriti i veglave) dhe Shortcut Manu Bar
(menya e kontekstit, menya e shkurtesave).
Nëse dëshironi që për ndonjë bazë të të dhënave, të ndryshoni edhe shiritin global
të veglave dhe të menyve të kontekstit, atëherë hapni dritaren StartUp (menya
Tools-StartUp) dhe në fushat: Menu Bar dhe Shortcut Manu Bar zgjedhni shiritat e
veglave dhe menyve të krijuara.
318
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
- Për të krijuar një ikonë të re, në menynë e kontekstit për tastin komandues
zgjedhet Edit Button Image. Në këtë rast hapet dritarja Button Editor (Editori i
319
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
tasteve) dhe në të paraqitet ikona ekzistuese dhe veglat e nevojshme për vizatimin e
ikonës së re. Fotografia e ikonës është me madhësi 16 x 16 pixela, prandaj këtë
duhet pasur parasysh me rastin e importimit të ikonave si fotografi prej programve
tjera. Ikona editohet, por origjinali i saj mbetet përsëri i padëmtuar në faqen
Commands të dritares Customize.
Për të vizatuar ikonën e re,
zgjedhim ngjyrën në pjesën Colors.
Për të fshirë ndonjë piksel në foto
(Picture) zgjedhim Erase (fshije,
goma). Për të lëvizur nëpër rrjetën e
pikselave, që të shtyjmë figurën për
nga një rresht, kemi shigjetat Move.
Me Clear e pastrojmë krejt
sipërfaqen dhe fillojmë vizatimin e
ikonës së re. Në pozitën Preview, e
shohim si duket momentalisht
ikona e edituar, në përmasën reale,
ashtu si duket në shiritin e veglave
ose në meny.
Fig. 17.10 - Button Editor
320
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
321
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Importimi ose lidhja me tabelë të Excelit bëhet përmes menysë File-Get External
Data-Import ose duke hapur menynë e kontekstit në faqen Tables (klikojmë në të
tastin e djathtë, në sipërfaqe të zbrazët) dhe pastaj zgjedhim Import. Nëse
dëshirojmë të vendosim lidhje, zgjedhim Link. Në ekran do të paraqitet dritarja
Import. Në fushën Files of Type, të dritares Import së pari zgjedhim tipin Microsoft
Excel (*.xls) dhe pastaj zgjedhim folderin dhe fajllin e Excelit të cilin dëshirojmë ta
importojmë. Të supozojmë se kemi një fajll të Excelit me emrin Adresari për
Access.xls dhë në të, në faqen e parë (Sheet1) kemi tabelën si në (fig. 18.1). Nuk
mund të bëhet njëkohësisht importimi i disa faqeve (Sheet) të fajllit të Excelit, por
një nga një. Gjithashtu, duhet pasur parasysh që tabela e Excelit të formatizohet,
ashtu që të ketë të definuar titujt e kolonave, sepse emrat e rreshtit të parë të tabelës
së Excelit do të shndërrohen në emra të fushave të tabelës së Accessit. Njëherit
duhet pasur parasyshë që në një kolonë të tabelës, të kemi të dhëna të tipit të njëjtë,
ashtu që formatizimi të jetë më i lehtë dhe formati i të dhënave të fushave të
Accessit t'i përshtatet një tipi për të gjitha të dhënat në një kolonë të Excelit,
gjëgjësisht fushë të Accessit.
322
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
323
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
324
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
325
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Sigurimi i të dhënave
Gjithmonë duhet pasur kujdes që të dhënat në bazën e të dhënave të sigurohen
ashtu që të mos humben nëse ndodhe diçka e paparashikuar. Duhet pasur parasysh
se mund të ndodhin prishjet e ndryshme të diskut ku janë të ruajtura të dhënat ose
edhe ndonjë ngjarje tjetër e paplanifikuar. Për këtë arsye gjithmonë sigurohuni që
dikund të ruani edhe së paku një kopje rezerve të bazës së të dhënave apo së paku
të tabelave të bazës së të dhënave, sepse tabelat janë objekti ku ruhen të dhënat,
kurse objektet tjera të bazës së të dhënave mund të krijohen përsëri, nëse i keni të
ruajtura tabelat.
Kopja e bazës së të dhënave krijohet në disketë, disk të dytë (nëse keni dy e më
shumë disqe në kompjuter), në CD ose në shirit magnetik. Kopjimin e fajllit të
Accessit Emri.mdb e bëni përmes procedurave të zakonshme të sistemit operativ
(Në Windows, përmes kopjimit të fajllit, p.sh në Windows Explorer ose ndonjë
mënyrë tjetër). Nëse dëshironi të bëni kopjen në disketë, por baza e të dhënave veq
është rritur dhe e tejkalon madhësinë e disketës (1.44MB) atëherë duhet përdorur
ndonjë program ndihmës për kompresim (p.sh. WinZip) ose të përdorni programin
e Windowsit për krijimin e BackUp-it (Bekapit) në disa disketa.
Programin e startoni përmes
menysë: Start-Programs-
Accessories-System Tools-Backup
(fig. 19.1a). Gjithashtu mundeni
edhe përmes Start-Run dhe të jepni
emrin e fajllit ekzekutiv:
Backup.exe. Në ekran do të
paraqitet dritarja e programit
Fig. 19.1a - Krijimi i kopjeve - BackUp Microsoft Backup (fig. 19.1b)
Dritarja ka tri faqe: BackUp
(Bekap), Restore (Restauro,
Rivendos) dhe Compare(krahaso).
Në dritaren që hapet, në faqen
BackUp zgjedhim fajllin që do të
kopjohet. Pastaj vazhdojmë në
hapin tjetër me Next Step. Në ekran
do të paraqitet dritarja në të cilën
zgjedhet vendi (njësia dhe folderi)
ku do të krijohet kopja (bekapi)
(fig. 19.1c).
326
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Nëse kemi edhe disk tjetër në të njëjtin kompjuter apo nëse jeni të lidhur në rrjetë
lokale kompjuterike (LAN) atëherë mund të zgjedhni edhe ndonjë njësi tjetër në të
cilën do të krijohet kopja. Zgjedhim edhe emrin për kopjen dhe fajlli që krijohet do
të ketë prapashtesën (ekstenzionin) *.QIC.
Për të bërë restaurimin e fajllit prej kopjeve, njësoj startojmë programin për bekap
dhe zgjedhim faqen Restore, në të cilën zgjedhet fajlli i tipit *.QIC dhe pastaj
njësia dhe folderi në të cilin do të restaurohet fajlli. Nëse kjo bëhet prej disa
disketave, programi do të kërkojë me rradhë disketat me pjesët e fajllit të ndarë dhe
pastaj do të bëjë rigrupimin në një fajll të vetëm.
327
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
328
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
edhe përmes Visual Basicut apo Replication Manager-it i cili është pjesë përbërëse
e aplikacionit Microsoft Office Developer (MOD).
329
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
330
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
331
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për sinkronizim të BreifCase replikës, hapim dritaren My BriefCase dhe nëse baza
nuk është azhuruar, paraqitet opcioni i statusit: Needs Updating (Ka nevojë për
azhurim). Zgjedhet fajlli i bazës së të dhënave që do të sinkronizohet dhe zgjedhet
BriefCase-Update Selection. Nëse duhet të sinkronizohen të gjitha fajllat e bazës në
BriefCase zgjedhet Update All. Ne ekran do të paraqitet dritarja për dialog Update
332
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Nëse Design Master është ndryshuar, zhvendosur ose prishur në ndonjë mënyrë, ai
mund të zëvendësohet me ndonjërën prej replikave. Para se të konvertohet replika
në Design Master, ajo duhet të sinkronizohet me të gjitha replikat tjera në grup.
Vërtetoni edhe a mos ekziston ndonjë Design Master tjetër në grup. Nëse keni
krijuar edhe një Design Master, atëherë do të paraqitet problemi i dy Design
Masterave. Duhet mbyllur Accessin dhe duhet fshirë njërin përmes Windows
Explorerit.
Për të konvertur replikën në Design Master, e hapim fajllin e replikës dhe zgjedhim
në meny: Tools-Replication-Recover Design Master (Rikrijo Design Masterin).
Hapet dritarja për dialog me të cilën jipen shpjegimet për problemet që paraqiten.
Klikojmë Yes, për të vazhduar procedurën. Në ekran paraqitet procedura tjetër me
të cilën tregohet se: "antari duhet të sinkronizohet me të gjitha replikat tjera, para
se ta shndërroni në Design Master". Nëse e keni bërë këtë paraprakisht, zgjedhni
Yes. Në këtë mënyrë replika shndërrohet në Design Master, Accessi mbyllë bazën
e të dhënave dhe e hapë përsëri për të implementuar ndryshimet.
Ndryshimet në dizajn të bazës mund të bëhen vetëm në Design Master.
333
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
334
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
336
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Kur baza e të dhënave shfrytëzohet prej më shumë se një shfrytëzuesi, ndonjëri prej
tyre duhet të jetë administrator i bazës së të dhënave (DBA-Database
Administrator). Administratori është përgjegjës për sigurimin e integritetit dhe
sigurisë së bazës së të dhënave. Ai duhet të kontrollojë qasjen për lexim/shkruarje
në bazën e të dhënave, krijimin e grupeve me prioritete të caktuara, shtimin e
shfrytëzuesve të ri dhe përjashtimin e shfrytëzuesve prej grupit, sigurimin e të
dhënave aktuale, pengimin e konflikteve, krijimin e kopjeve rezervë, kompresimin
e bazës, etj.
Për të kontrolluar qasjen në të dhëna dhe për të siguruar integritetin e të dhënave
duhet administruar qasjen në të dhëna. Nëse dy shfrytëzues njëkohësisht tentojnë të
punojnë me të njëjtat të dhëna atëherë mund të paraqiten rezultate të
paparashikueshme. Për këtë arsye duhet siguruar mundësinë e qasjes ekzskluzive
(përjashtuese) ashtu që kur një shfrytëzues punon me disa të dhëna, ato të mos
mund t'i hapë edhe ndonjë shfrytëzues tjetër. Lejimi i një shfryëtzuesi për të pasur
qasje ekskluzive në rekord quhet "mbyllje e rekordit". Kur objekti është i mbyllur,
ai ndodhet në modin "vetëm për lexim" (read-only) për të gjithë shfrytëzuesit e
tjerë, normalisht përveq atij që momentalisht është duke insertuar ose modifikuar të
dhënat.
Accessi siguron tri nivele të mbylljes së rekordeve, duke filluar prej mosmbylljes
së rekordeve e deri te mbyllja e të gjitha rekordeve në bashkësinë e rekordeve. Për
të përcaktuar skemën e mbylljes së rekordeve sipas vlerës së predefinuar, në
dritaren Options (fig. 19.8, hapet nga menya: Tools-Options), në faqen Advanced,
në pjesën Default Record Locking (Mbyllja e zakonshme e rekordeve) kemi
opcionet:
Kjo mënyrë e mbylljes, aplikohet vetëm në tabela, pyetësa dhe ne DynaSets (Setet
dinamike, rezultatet e filtrimit, sortimit, pyetësit, etj). Nëse dëshironi të përcaktoni
mbylljen e rekordeve për forma ose raporte, hapeni formën ose raportin në pamjen
Design, hapni dritaren e tipareve (Properties) dhe në faqen Data, përcaktoni tiparin
Record Locks. Edhe aty kemi opcinet e njëjta për mbyllje. Përcaktimi i opcionit për
mbyllje për raport pengon ndryshimet e rekordeve në tabelën ose pyetësin burimor
deri sa raporti është i hapur për shikim ose duke u shtypur. Gjithashtu mund të
337
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
përcaktoni edhe tiparin Record Locks për pyetësin dhe me këtë të ndryshoni vlerën
e predefinuar në dritaren Options. Kur baza është e hapur, në Windows Explorer
mund të shihet edhe fajlli me emër të bazës me prapashtesë *.lbd, i cili përmbanë
informatat të cilat Accessi i përdorë për kontrollimin e mbylljes për bazën e hapur.
është i përshtatshëm për rastet kur duhet bërë ekzekutimin e pyetësi azhurues në
disa rekrode të ndryshme dhe dëshironi të siguroheni se askush tjetër nuk do të bëjë
ndryshime deri sa të kryeni procesin.
Zgjedhja e mënyrës së mbylljes varet prej të dhënave që përdoren, numrit të
shfryëzuesve dhe mënyrës së përdorimit të të dhënave. Në disa raste, mënyra pa
mbyllje mund të jetë më efikase, edhe pse paraqiten më shpesh konfliktet me rastin
e ruajtjes (shkrimit, regjistrimit në bazë). Kur paraqitet konflikti, Accessi tenton
disa herë për të ruajtur rekordin, pa e mbyllur atë, para se të paraqitet porosia Write
Conflict. Intervali kohor mes tentimeve rregullohet në dritaren Options (fig. 19.8)
në fushën Update Retry Interval (0 deri në 1000 milisekonda; e predefinuar 250),
kurse numri i tentimeve përcaktohet në fushën Number of Uptade Retryes (0 deri
në 10; e predefinuar 2).
Nëse të dhënat në formë, raport ose pyetës mirren prej ODBC bazës së të dhënave
(ODBC - Open Database Connectivity), Accessi i shqyrton pa marrë parasyshë
opcionin e mbylljes.
Nëse të dhënat në bazën e përbashkët, ndryshojnë shumë shpesh, e është me
rëndësi që secili shfrytëzues të ketë të dhënat më të reja, mund të përdoren dy
mënyra për të siguruar aktualitetin e të dhënave:
- Refresh (Rifreskimi) - mundëson azhurimin e shpejtë dhe periodik të të
dhënave aktive në ekran
- Requery (përsëritja e pyetësit) - rindërton bashkësinë e të dhënave, duke
ekzekutuar sërish pyetësin ose me aplikimin e sërishëm të filtrit.
Refresh azhuron vetëm rekordet në pamjen Datasheet ose Form. Intervali i
rifreskimit përcaktohet në dritaren Options (fig. 19.8) në fushën Refresh Interval
(sec) në sekonda. Vlera mund të jetë prej 0 deri në 32768 sekonda. E predefinuar
është 60 sec.
Për të siguruar rifreskimin e të dhënave për shrytëzuesin, në formë vendoseni një
tast komandues dhe për të në faqen e tipareve Events, për tiparin OnClick në kodin
për këtë ngjarje, insertoni urdhërin Me.Refresh ( kur të hapet dritarja e editorit të
Visual Basicut, mes rreshtave Private Sub dhe End Sub insertoni Me.Refresh).
Përsëritja e pyetësit për rindërtimin e bashkësisë së re të rekordeve bëhet duke
shtypur kombinimin e tasteve SHIFT +F9. Këtë mund ta bëni edhe duke përdorur
metodën Me.Requery, ngjashëm si për rifreskimin.
Modifikimi i objekteve të bazave të përbashkëta - Për të modifikuar dizajnin e
objekteve të bazës së përbashkët duhet hapur bazën në modin Exclusive (modin e
përjashtimit), duke zgjedhur OpenExclusive, në dritaren Open Database.
Këtë duhet bërë në kohën kur shfrytëzuesit tjerë nuk kërkojnë qasje në rrjetë, si për
shembull jashtë orarit të punës, gjatë natës, etj.
Nëse ndryshimet do të jenë të vogla dhe mendoni se është e sigurtë të bëhen edhe
kur baza është e hapur në modin e përbashkët, për të ndryshuar dizajnin e tabelave,
ato s'guxon t'i përdorë askush tjetër. Nëse tabela është e hapur apo është i hapur
ndonjë pyetës, formë apo raport, nuk guxon të ndryshohet dizajni i tabelës. Në këtë
339
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
rast mund të shihni dizajnin, por Accessi paraqet porosinë se tabela është vetëm për
lexim (Read Only).
Kur editohet dizajni i pyetësve, formave ose raporteve që momentalisht janë në
përdorim, shfrytëzuesit nuk i vërejnë ato deri sa nuk i mbyllin dhe i hapin përsëri.
Nëse ndryshoni dizajnin e objekteve të ndërlidhura, keni kujdes të mos prishni
ndërlidhjen. Për të ndryshuar makrot, gjithmonë hapeni bazën në modin ekskluziv.
Pas ndryshimeve të kodit të Visual Basicut, shfrytëzuesit, duhet të mbyllin dhe të
hapin përsëri bazën e të dhënave për të bërë azhurimin.
340
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
modin Exclusive (në dialogun Open, zgjedhni Open Exclusive, në tastin Open) dhe
pastaj:
- Në mëny zgjedhni: Tools-Security-Set Database Password (vendose
fjalëkalimin e bazës). Hapet dritarja për dialog Set Database Password (fig.
19.9a)
- Në fushën Password, shtypni
fjalëkalimin të cilën dëshironi ta
përdorni për hapjen e bazës së të
dhënave dhe përsëri e shtypni të
njëjtën edhe në fushën Verify
(verifikoje), për të verifikuar
fjalëkalimin e dhënë. Pastaj
klikojmë OK dhe mbyllim bazën e
Fig. 19.9a - Krijimi i fjalëkalimit të dhënave.
341
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
grupi punues, për tipet e caktuara të objekteve. Përveq kësaj, të drejtat mund të
kufizohen në objekte individuale.
Leja Veprimet e lejuara
Open/Run Hapja e bazës, formave, raporteve ose ekzekutimi i makrove
Open Hapja e bazës në modin ekskluziv
Exclusive
Read Design Hapja e cilit do objekt në modin e dizajnit, pa të drejtë për ndryshime
Modify Design Hapja e cilit do objekt në modin e dizajnit, me të drejtë për ndryshime
Adminster Qasje e plotë në të gjitha objektet në sistemin e mbrojtjes, duke
përfshirë të drejtën e dhënies së lejeve shfrytzyesve tjerë
Read Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim pa mundësi të rirregullimit
ose insertimit të të dhënave
Update Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim dhe rirregullim të të dhënave
ekzistuese por pa të drejtë për insertim ose fshirje
Insert Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim dhe insertim të të dhënave
por pa të drejtë për modifikim ose fshirje të atyre ekzistuese
Delete Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim dhe fshirje të të dhënave por
pa të drejtë për modifikim ose insertim të të dhënave
Këto të drejta mund t'u ndahen shfrytzuesve dhe grupeve në fajllin WIF (si do të
përshkruhet në vazhdim të tekstit).
Kemi edhe konceptin e mbrojtjes sipas pronësisë. Të gjitha objektet e bazës së të
dhënave duhet të jenë në pronësi të ndonjë shfrytzuesi. Pronari është përgjegjës për
objektin dhe i ka të drejtat e përgjithshme për pamjen, përdorimin dhe ofrimin e
qasjes për të tjerët. Shfrytzuesi që krijon objektin ose e importon prej ndonjë baze
tjetër, sipas mënyrës së predefinuar është pronar i objektit dhe gjithmonë ka të
drejtën e administratorit për atë objekt. Ai mundet edhe të bartë pronësinë mbi
ndonjë shfrytëzues apo grup tjetër.
Në Access kemi grupet dhe shfrytzuesit standard (të predefinuar, të brendshëm) të
bazës së të dhënave. Grupet janë: Administratorët (Admins) - në të cilën të gjithë
anëtarët janë administrator të bazës së të dhënave dhe të gjithë kanë lejet (të drejtat)
e plota për të gjitha objektet e bazës dhe Shfrytzuesit (Users) - i cili përfshinë të
gjitha llogaritë individuale të shfrytzuesve të bazës. Të gjithë shfrytzuesit e grupit
Users kanë të drejtat për objektet e reja në bazë. Këto dy grupe janë të njëjta për
secilën bazë të të dhënave dhe nuk mund të fshihen as të riemërtohen. Përveq kësaj
asnjëri grup nuk mund të jetë i mbrojtur. Shfrytzuesi i predefinuar në Access është
Administratori (Admin), i cili është anëtarë i të dy grupeve të predefinuara. Admin
ndodhet në secilën kopje të fajllit sistemor System.mdw, i cili krijohet kur instalohet
Accessi. Secili administrator ka të drejtën për të hapur, shikuar dhe modifikuar të
gjitha të dhënat në të gjitha objektet në të gjitha bazat e Accessit, duke përfshirë
edhe ato nëpër kompjuterët tjerë. Për këtë arsye hapi i parë i mbrojtjes së bazës së
re është përdorimi i Workgroup Adminstrator-it, për të definuar administratorin e ri
dhe llogaritë e shfrytzuesve. Pas formimit të llogarive të reja, largoni
administratorin prej grupit të administratorve. Workgroup Administrator është
343
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
344
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Edhe pse vetëm një fajll WIF mund të përdoret në një moment në kompjuter, duke
përdorur Workgroup Administrator-in mund të kalohet prej një grupi në tjetrin. Kjo
quhet bashkangjitje grupit punues (Join). E startoni programin si më herët dhe
zgjedhni Join për të ju bashkangjitur grupit punues. Në dialogun që paraqitet jepni
345
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
emrin e fajllit WIF të cilin dëshironi ta përdorni ose klikoni Browse për të
lokalizuar fajllin. Pasi të shtypni OK, programi do të lajmëroj porosinë e vërtetimit
për kalim në grupin tjetër. Klikoni OK dhe pastaj Exit për të dalur prej Workgroup
Administrator-it.
346
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
347
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Nuk mund të fshihen llogaritë e predefinuara Admins dhe Users dhe duhet të lihet
së paku një shfrytzues i grupit të adminstratorëve.
348
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Për të shtuar shfrytzuesin në grup ose për ta larguar atë prej grupit duhet të
lajmëroheni si antarë i grupit të administratorve. Për të shtuar shfrytëzuesin në një
grup ekzistues, startoni Accessin në grupin me llogari të mbrojtura. (Nëse nuk jeni
të sigurtë a keni zgjedhur WIF adekuat, startoni programin Workgroup
Administrator). Në bazën e të dhënave hapni dritaren User and Group Accounts
(fig. 19.11a) dhe zgjedhni faqen Users. Pastaj:
1. Në listën Name zgjedhni emrin e shfrytzuesit.
2. Në pjesën Group Membership (antarsia e grupeve) në listën Available
Groups zgjedhni grupin në të cilin dëshironi të shtoni antarin dhe klikoni
Add (shto). Emri i grupit shtohet në listën Member Of (antarë i:).
Për të shtuar të njëjtin antarë edhe në ndonjë grup tjetër përsëritet hapi i dytë. Për të
shtuar një antarë tjetër në grup përsërisni të dy hapat. Për të krijuar llogari të
mbrojtur të administratorit, krijoni llogari të re të shfrytzuesit dhe shtojeni në
grupin e administratorëve. Në fund, shtypni OK.
Për të fshirë shfrytzuesin prej grupit të mbrojtur, në dritaren User and Group
Accounts, në faqen Users në fushën Name zgjedhni shfrytzuesin të cilin do ta
largoni (përjashtoni). Pastaj, zgjedhni emrin e grupit në listën Member Of dhe
klikoni Remove (Largoje). Përgjigjeni me Yes për të konfirmuar fshirjen.
Grupi i predefinuar Users është përjashtim, sepse Accessi automatikisht i shton të
gjithë shfrytzuesit në të. Mënyra e vetme për të larguar shfrytzuesin prej grupit
Users është që të fshini të gjitha llogaritë.
Për të dokumentuar shfrytzuesit dhe grupet të cilave u përkasin ata, në dritaren
User and Group Accounts, klikoni Print Users and Groups (shtypi shfrytzuesit dhe
grupet). Ka mundësi të shtypen vetëm shfrytzuesit, vetëm grupet apo të dyja. Lista
e grupeve përmbanë emrat e grupeve dhe shfrytzuesit që i përkasin grupit.
349
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
350
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Lejet (të drejtat) i jipen shfrytzuesit ose në mënyrë eksplicite përmes llogarisë
individuale të shfrytzuesit ose në mënyrë implicite përmes llogarisë së grupit të
cilit i përket shfrytzuesi. Pronarë i ndonjë objekti është shfrytzuesi i cili e ka krijuar
atë. Për të ndarë lejet e predefinuara ose për t'i ndryshuar ato ose të drejtën e
pronësisë së ndonjë objekti të bazës, duhet të jeni ose antarë i grupit të
administratorëve për WIF që është përdorur kur është krijuar baza e të dhënave,
pronar i objektit të bazës ose shfrytzues me leje të administratorit për objektin. Për
të shikuar ose ndryshuar lejet dhe pronësitë, në menynë Tools zgjedhni: Security-
User and Group Permissions (Lejet, të drejtat e shfrytzuesit dhe grupit). Në ekran
do të paraqitet dritarja User and Group Permissions (fig. 19.14), në të cilin kemi
dy faqe: Permissions (Lejet, të drejtat) për punë me lejet dhe Change Owner
(Ndërro pronarin) për ndryshimin e pronarëve të objekteve.
Për t'ia shtuar listës së objekteve ekzistuese objektet e reja, në listën Object Name
(emri i objektit) mund të zgjedhet <New Tables/Queries> (Tabelat/pyetësit e ri).
Në listë shihen tabelat, pasi në fushën Object Type (Tipi i objektit) është zgjedhur
Table. Kur zgjedhet ndonjë objekt tjetër, atëherë edhe në listën Object Name,
paraqitet <New emri i objektit…> për objektin përkatës.
351
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Duhet pasur kujdes, sepse disa të drejta janë të ndërlidhura, ashtu që kur ndahet një
leje, automatikisht ndahet edhe tjetra. Për shembull, nëse shfrytzuesit ia ndani lejen
Modify Data për tabelë, automatikisht do të aktivizohen edhe opcionet Read Data
dhe Read Design, sepse këto janë të domosdoshme për modifikim. Ngjashëm, nëse
largoni lejen Update Data ose Read Data, automatikisht largohet edhe Modify
Data. Nëse modifikoni dhe ruani objektin pa ia ndryshuar emrin, lejet nuk
ndryshojnë. Nëse objekti i modifikuar ruhet me emër tjetër, duhet të bëhet ndarja e
352
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Për të bërë bartjen e pronësisë së ndonjë objekti prej një grupi ose shfrytzuesi në
tjetrin, në dritaren User and Group Permissions duhet të hapet faqja Change
Owner (ndrysho pronarin) (fig. 19.14b).
Në pjesën e epërme, shihet lista e
objekteve dhe pronarëve aktual. Për
të ndryshuar pronarin e ndonjë
objekti, në fushën Object Type
zgjedhet tipi i objektit. Zgjedhet një
ose disa objekte prej listës dhe
zgjedhet opcioni Groups për të parë
listën e llogarive grupore në fushën
New Owner (pronari i ri) ose Users
për të parë llogaritë e shfrytzuesve.
Zgjedhni emrin e grupit ose
shfrytzuesit në listën New Owner
dhe klikni Change Owner (ndrysho
pronarin). Pronësia mbi objektin
bartet në grupin ose shfrytzuesin e
zgjedhur në listën New Owner. Pas
ndryshimeve të nevojshme, klikoni
Fig. 19.14b - Faqja Change Owner OK.
Kur pronësia mbi një objekt i ndahet ndonjë llogarie grupore, të gjithë antarët e
grupit automatikisht i fitojnë të drejtat e caktuara për objektin, si pronarë të
objektit.
Gjithashtu mund të bëhet barjta e pronësisë për tërë bazën e të dhënave në ndonjë
administrator tjetër. Për të bërë këtë, startohet Accessi duke përdorur ID-në e re për
administratorin e grupit punues dhe krijohet baza e re e zbrazës (Blank Database).
Pastaj, importohen të gjitha objektet prej bazës origjinale të të dhënave në bazën e
re të formuar.
Pyetësit, sipas vlerës së predefinuar kanë opcionin e lejes për kontrollim të të
dhënave të kthyera prej pyetësit ose për aktivizimin e ndonjë veprimi të pyetësit.
Opcioni Run Permissions (të drejtat e ekzekutimit) në faqen Tables/Queries të
dritares Options (Tools-Options) mund të përcaktohet si Owner's (të pronarit) ose
Users (të shfrytzuesit). Nëse zgjedhet opcioni Owner's, të gjithë shfrytzuesit kanë
353
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
të drejtat e pronarit, për shikim ose ekzekutim të pyetësit, por vetëm pronari mund
të bëjë ndryshime në dizajnin e pyetësit dhe të bëjë bartjen e pronësisë në ndonjë
shfrytzues tjetër. Nëse zgjedhet opcioni Users, këtë mund ta bëjnë të gjithë
shfrytzuesit. Ndryshimet në këtë faqe vlejnë vetëm në pyetësit e ri, që krijohen pas
ndryshimit të opcionit, kurse ata që veq ekzistojnë mbesin të pandryshuar.
354
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Mund të ndodhë që fajlli WIF të dëmtohet dhe nuk mund të hapni bazën e të
dhënave për atë WIF. Se si do të evitohet problemi, varet nga fakti se a është
krijuar fajlli WIF përmes programit Workgroup Administrator dhe a keni krijuar
kopjen rezervë të fajllit. Nëse keni krijuar kopjen e fajllit, atëherë përmes Windows
Explorerit apo në ndonjë mënyrë tjetër kopjojeni fajllin rezervë në folderin ku
është i instaluar Accessi apo në shtegun ku e keni ruajtur herën e parë, nëse nuk e
keni ruajtur në folderin e Accessit. Nëse s'keni bërë kopje rezervë dhe keni
përdorur WIF fajllin e predefinuar, duhet të instaloni rishtazi Accessin, për të
krijuar përsëri fajllin e predefinuar WIF. Nëse për krijimin e fajllit WIF keni
përdorur Workgroup Administratorin por nuk keni krijuar kopje rezervë, duhet ta
përdorni përsëri Administratorin. E startoni për të krijuar përsëri fajllin e ri dhe i
jepni të dhënat për emrin, organizatën dhe identifikatorin e grupit punues (WID), të
njëjta siq i ka pasur përpara. Këto informata është thënë më herët se duhet të ruhen
gjithsesi me rastin e krijimit të fajllit.
Informatat për llogarinë e mbrojtur ruhen në fajllin WIF, ashtu që nëse krijoni fajll
të ri, duhet të krijoni përsëri llogaritë e mbrojtura me emrat e njëjtë dhe
indentifikatorët (PID) e njëjtë. Lejet dhe pronësia mbi objektet ruhen në bazën e
mbrojtur dhe nuk ka nevojë të definohen rishtazi, por duhet të lidhen me llogaritë e
njëjta si në bazën origjinale.
355
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të mbrojtur bazën përmes UserLevel Security Wizard, duhet hapur bazën të
cilën dëshironi ta mbroni dhe në mënynë Tools zgjedhni: Security-UserLevel
Security Wizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Security Wizard (fig. 19.15a).
356
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
357
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
358
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
359
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të kriptuar bazën e të dhënave, në dritaren e zbrazët të Accessit (pa asnjë bazë
të hapur) zgjedhni në meny: Tools-Security-Encrypt/Decrypt Database. Në
dialogun që hapet, Encrypt/Decrypt Database zgjedhni bazën e të dhënave (fajllin
.mdb) që dëshironi ta kriptoni dhe klikoni OK. Pastaj, në dritaren për dialog
360
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
Për të fshehur objektet e caktuara prej shfrytzuesve dhe personave të tjerë, mund t'i
fshehni objektet ashtu që të mos paraqiten fare në dritaren e bazës së të dhënave.
Kjo nuk e siguron objektin, por vetëm e fshehë atë.
361
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
Për të mbrojtur modulet dhe kodin e Visual Basicut për format dhe raportet e
bazës, mund të përcaktoni fjalëkalimin përmes magjistarit UserLevel Security ose
në dritaren e editorit të Visual Basicut. Modulet nuk janë të mbrojtura përmes
nivelit të mbrojtjes së shfrytzuesit, deri sa nuk përcaktohet përmes magjistarit
UserLevel Security.
Për të definuar fjalëkalimin për mbrojtje të kodit të Visual Basicut, në dritaren e
editorit të Visual Basicut, në menynë Tools zgjedhni Properties (Emri i bazës
Properties), që është opcioni i fundit në menynë Tools në dritaren e editorit të VB.
Në dritaren qe hapet, Emri i bazës - Project Properties, kalojmë në faqen
Protection (mbrojtja) (fig. 19.17).
Në këtë faqe, kemi pjesën Lock
Project (mbylle projektin) dhe
Password to view project
properties (Fjalëkalimi për të
shikuar tiparet e projektit). Në
fushat Password (fjalëkalimi) dhe
Confirm password (konfirmo
fjalëkalimin) shtypim fjalëkalimin
për kodin e VB. Mirëpo nëse nuk
aktivizohet edhe opcioni Lock
Project for viewing (mbylle
projektin për shikim) shfrytëzuesit
do të kenë mundësi ta hapin dhe ta
shohin kodin, por s'mund ta
Fig. 19.17 - Mbrojtja me fjalëkalim e kodit ndryshojnë, sepse ai do të hapet në
të VB modin ReadOnly (vetëm për lexim).
Nëse aktivizojmë opcionin Lock project for Viewing atëherë fare nuk mund të
shihet kodi i VB, pa e dhënë fjalëkalimin e definuar.
Menyrë tjetër e mbrojtjes së procedurave të Visual Basicut është që baza e të
dhënave të ruhet si fajll MDE, me ç'rast kompjalohen të gjitha modulet, largohen
kodet të cilët mund të modifikohen dhe kompresohet baza e të dhënave. Kodi i VB
do të funksionojë edhe më tutje por nuk do të mund të lexohet as të ndryshohet.
Një mënyrë për mbrojtjen e bazës së të dhënave është edhe krijimi i fajllit MDE
për shfrytzuesit e bazës së të dhënave. Kur baza e të dhënave ruhet si fajll MDE
bëhet kompajlimi i kodit të VB, largohen të gjitha kodet e ndryshueshme të
formave dhe raporteve si dhe bëhet kompresimi i bazës së të dhënave. Kodet
362
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
363
Këshilla praktike për përdorim Avni Rexhepi - Microsoft Access
krijohen objekte të tilla të reja (forma, raporte, etj.). Në faqen Macros, kemi vetëm
tastin New, për krijim të makrove të reja.
Në disa raste, mund të paraqiten komplikime gjatë ruajtjes së bazës si fajll MDE
ose mund të ndodhë që ajo s'mund të ruhet fare. Nëse baza e të dhënave është e
mbrojtur në nivel të shfrytëzuesit, para se të ruhet si MDE duhet t'i bashkangjitet
fajlli WIF për grupin punues i cili është përdorur që prej krijimit të bazës së të
dhënave ose fajlli me llogaritë e shfrytëzuesve. Leja e shfrytëzuesit (e juaja) duhet
të ketë të drejtat Open/Run dhe Open Exclusive për bazën e të dhënave, Modify
Design ose të Administratorit për tabelat ose duhet të jeni pronar i tabelave dhe
llogaria e juaj e shfrytëzuesit duhet të ketë të drejtën Read Design për të gjitha
objektet.
Nëse baza e të dhënave është replikuar, duhet të largohen tabelat sistemore para se
të ruhet si fajll MDE. Pas krijimit të fajllit MDE, mund të replikohet përsëri.
Nëse baza e të dhënve është e lidhur me ndonjë bazë tjetër, duhet të ruhet si varg i
referencave të MDE fajllave. Duhet të fillohet me bazën e parë e pasi ajo të ruhet si
fajll MDE, azhurohet referenca në bazën vijuese, për tu pozicionuar në fajllin e ri
MDE, e pastaj ruhet si MDE, e kështu me rradhë.
Për të evituar rrezikun e humbjes së të dhënave, duhet mbajtur kopjet rezervë. Nëse
keni krijuar kopjen rezervë, për të rikthyer bazën e dëmtuar ose të humbur,
përdoret përsëri programi BackUp, si për krijimin e kopjes rezervë, por tash për të
restauruar bazën prej kopjes.
Accessi ofron edhe disa pajisje për manipulim me bazën e të dhënave, si për
konvertim të bazës së të dhënave prej formatit të mëhershëm në format të ri, si dhe
për detektim dhe riparim të bazës.
Nëse hapni një bazë të të dhënave që ka qenë e ruajtur në version të mëhershëm të
Accessit, paraqitet dritarja për dialog me të cilën ofrohet mundësia e konvertimit të
fajllit në versionin e ri të Accessit. Këtë mund ta bëni edhe përmes menysë: Tools-
Database Utilities-Convert Database dhe pastaj opcioni për konvertim në formatin
e ri, apo edhe mundësia e konvertimit të formatit të ri, në format të vjetër për të
punuar pastaj në ndonjë kompjuter tjetër i cili ka vetëm versionin e vjetër të
Accessit.
Për përdorim më efikas dhe për riparim të bazës së të dhënave kemi opcionin:
Tools-Database Utilities - Compact and Repair Database. Kompaktimi
(kompresimi) i bazës së të dhënave bëhet për arsye se gjatë fshirjes së objekteve të
bazës vije deri te paraqitja e fragmenteve në bazën e të dhënave. Me kompaktimin
e bazës, krijohet kopja pa fragmente e cila përdorë në mënyrë më efikase hapsirën
në disk dhe punon në mënyrë më efikase.
Për të detektuar dhe riparuar gabimet nëpër aplikacione kemi edhe ndihmën përmes
menysë: Help-Detect and Repair (detekto dhe riparo). Kur e zgjedhni këtë
364
Avni Rexhepi - Microsoft Access Këshilla praktike për përdorim
komandë, Accessi paraqet shpjegimet për procesin dhe ofron edhe riparimin e
shkurtesave me rastin e riparimit të bazës së të dhënave.
Klikoni Start për të filluar
riparimin. Në këtë rast Accessi
starton programin instalues Office
Instaler, prandaj edhe do të kërkojë
CD-në instaluese.
Procesi mund të zgjasë shumë prandaj në çdo moment mund të klikoni Cancel për
të anuluar procesin.
365
Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access
SHTOJCA A
Dizajni i tabelave
Studentet:
Fushat tekstuale kanë gjatësi (Field Size) 20. Të indeksuara janë fushat: Numri i
Indeksit (çelësi primar), Emri (lejon duplikatet) dhe Mbiemri (lejon duplikatet).
Specifike janë fushat Vendlindja dhe Drejtimi. Fusha Vendlindja është LookUp
fushë, e lidhur në tabelën Komunat. Fushën Vendlindja vetëm formalisht e kemi
përdorur duke marrë vetëm komunën si vendlindje, përndryshe realisht do të duhej
definuar edhe një fushë të re, me emrin Komuna, ashtu që në fushën Vendlindja do
366
Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat
të ruanim vendlindjen e vërtetë, kur është fjala për fshatrat dhe vendbanimet që nuk
janë komuna.
Lëndët:
Fletëparaqitjet:
367
Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Fusha Nr i Fleteparaqitjes është çelës primar, kurse fushat Numri i lendes dhe Nr i
Indeksit në këtë rast janë çelësa të huaj (pra çelësat primar të tabelave tjera, janë
çelësa të huaj). Këto janë fushat për lidhje të tabelave. Si shihet, fusha Nr i
Indeksit, këtu ka emër të ndryshëm prej fushës Numri i Indeksit, në tabelën
Studentët, por natyrisht tipi i fushës është i njëjtë. Edhe kjo është bërë më shumë
për qëllim demonstrimi.
Fushat kryesisht janë të tipit Text, përveq datës dhe notës së provimit. Data e
Provimit është e tipit Date/Time, kurse Nota ne Provim e tipit Number me tiparet
vijuese: Field Size: Byte; Decimal Places: 0; Validation Rule: >5 and <=10; dhe
Validation Text: Nota duhet të jetë ndërmjet 6 dhe 10.
Në këtë tabelë përsëri kemi përdorur fushat Emri dhe Mbiemri, vetëm për të qenë
më e qartë, sa për qëllim shpjegimi, përndryshe në realitet nuk do të përdoreshin
fare në këtë tabelë. Ato do të mirreshin prej tabelës Studentët, pasi tabela
Fletëparaqitjet përmes fushës Numri i Indeksit është e lidhur në tabelën Studentët,
ku edhe do t'i merrte fushat: Emri dhe Mbiemri.
Drejtimet:
Tabela Drejtimet është LookUp tabelë, për lidhje prej fushës Drejtimi nga tabela
Studentët.
Komunat:
368
Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat
Tabela Komuna është LookUp tabelë, për lidhje prej tabelës Studentët për fushën
Vendlindja.
369
Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access
370
Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat
Tabela e shitesve:
Fusha IDShitesi, është çelës primar, i tipit AutoNumber. Fusha Verejtje, është e tipit
Memo, kurse fusha Foto, në të cilën ruhet fotografia e shitësit, është e tipit OLE
Object (është Objekt i lidhur). Fushat tjera janë të tipit Text. Për fushën, Telefoni
është definuar maska hyrëse (Input Mask: \(000") "000\-000;;_ ).
Shitja:
Fusha IDShitja, është çelës primar, i tipit AutoNumber. IDShitesi, është çelës i huaj
dhe përmes kësaj fushe, kjo tabelë lidhet me tabelën e shitësve. Vlera e kartelës
është definuar si Number, por mund të definohet edhe si Currency (Valutë).
371
Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Tabela e shitesve-shtese:
Kjo është tabelë me shënime plotesuese për shitësit, të cilat nuk janë të
rëndësishme për t'u vendosur në tabelën kryesore (Në këtë rast është definuar sa
për qëllim demonstrimi të lidhjes një-me-një). Edhe këtu, çelës primar është fusha
IDShitësi, prandaj kjo tabelë ka lidhje një-me-një me tabelën Tabela e shitësve.
Këto tabela janë të lidhura përmes fushës IDShitësi dhe në dritaren Relationships,
duken si në vijim:
372
Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat
SHTOJCA B
Atributi Maksimumi
Madhësia e fajllit (.mdb) të bazës së të 2 Gigabyte. Sidoqoftë, pasi baza e të
dhënave në Microsoft Access dhënave mund të përmbajë edhe tabela të
lidhura në fajllat tjerë, atëherë madhësia
totale e saj, faktikisht është e kufizuar vetëm
prej hapësirës (në disk) në dispozicion.
Numri i objekteve në bazën e të dhënave 32768
Modulet (Duke përfshirë edhe format dhe 1000
raportet me tiparin HasModule të caktuar si
True)
Numri i karaktereve në emrin e objektit 64
Numri i karaktereve në fjalëkalim 14
Numri i karaktereve në emrin e shfrytzuesit 20
ose grupit
Numri i shfrytëzuesve konkurrent 255
Atributi Maksimumi
Numri i karaktereve në emrin e tabelës 64
Numri i karaktereve në emrin e fushës 64
Numri i fushave në tabelë 255
Numri i tabelave të hapura 2048. Numri aktual mund të jetë më i vogël
për arsye të tabelave të brendshme të
hapura prej Accessit
Madhësia e tabelës 1 Gigabyte
Numri i karaktereve në fushat e tipit Text 255
373
Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access
Numri i karaktereve në fushat e tipit Memo 65535 kur insertohen të dhënat përmes
interfejsit të shfrytzuesit; 1 Gigabyte kur
insertohen të dhënat në mënyrë të
programuar (përmes programit)
Madhësia e një fushe të tipit OLE Object 1 Gigabyte
Numri i indeksave në tabelë 32
Numri i fushave në indeks 10
Numri i karaktereve në Validation Message 255
(porosinë e validitetit)
Numri i karaktereve në Validation Rule 2048
(rregullën e validitetit)
Numri i karaktereve në përshkrimin e fushës 255
ose tabelës (Description)
Numri i karaktereve në rekord (duke 2000
përjashtuar fushat Memo dhe OLE Object
Numri i karaktereve në setimin e tiparit të 255
fushës
Atributi Maksimumi
Numri i relacioneve të detyruara 32 për tabelë, minus numri i indekseve që
janë në tabelë për fushat ose për
kombinimet e fushave që nuk janë të
involvuara në relacion
Numri i tabelave në pyetës 32
Numri i fushave në recordset 255
Madhësia e Recordset-it 1 Gigabyte
Limiti i sortimit 255 karaktere në një ose më shumë fusha
Numri i niveleve për pyetësit e vendosur si 50
nënpyetës (pyetës në pyetës)
Numri i karaktereve në qelulë në rrjetën për 1024
dizajn të pyetësit
Numri i karaktereve për parametrin në 255
pyetësin parametrik
Numri i AND në klasuzulen WHERE ose 40
HAVING
Numri i karaktereve në një komandë SQL Përafërsisht 64,000
Atributi Maksimumi
Numri i karaktereve në labelë 2048
Numri i karaktereve në Text Box 65535
Gjerësia e formës ose raportit 55,87 cm (22 inches)
Lartësia e seksionit 55,87 cm (22 inches)
374
Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat
Atributi Maksimumi
Numri i veprimeve (actions) në makro 999
Numri i karaktereve në kusht (condition) 255
Numri i karaketereve në koment (comment) 255
Numri i karaktereve në argumentin e 255
veprimit (action argument)
375
Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access
376
Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat
377
Përmbajtja Avni Rexhepi - Microsoft Access
PËRMBAJTJA:
PARATHËNIE.....................................................................................................................1
378
Avni Rexhepi - Microsoft Access Përmbajtja
379
Përmbajtja Avni Rexhepi - Microsoft Access
380
Avni Rexhepi - Microsoft Access Përmbajtja
381
Përmbajtja Avni Rexhepi - Microsoft Access
382
Avni Rexhepi - Microsoft Access Përmbajtja
NGJARJET ......................................................................................................................262
TU UT
Ngjarjet e të dhënave..............................................................................................262
TU UT
Ngjarjet e fokusit....................................................................................................265
TU UT
Ngjarjet e tastierës..................................................................................................266
TU UT
Ngjarjet e shtypjes..................................................................................................268
TU UT
Përcaktimi i ngjarjes...............................................................................................270
TU UT
MAKROT .........................................................................................................................272
TU UT
Shtypja e makrove..................................................................................................290
TU UT
MODULET .......................................................................................................................292
TU UT
383
Përmbajtja Avni Rexhepi - Microsoft Access
Sigurimi i të dhënave..................................................................................................326
TU UT
384
Avni Rexhepi - Microsoft Access Përmbajtja
SHTOJCA A ....................................................................................................................366
U U
SHTOJCA B .....................................................................................................................373
U U
385
Përmbajtja Avni Rexhepi - Microsoft Access
386
Avni Rexhepi - Microsoft Access Përmbajtja
387
Përmbajtja Avni Rexhepi - Microsoft Access
Avni Rexhepi
Microsoft Access
Prishtinë, 2003
388
Avni Rexhepi - Microsoft Access Përmbajtja
Avni Rexhepi
Microsoft Access
Recensentë
Dr. Sci. Agni Dika
Ing. Dipl. Adnan Maxhuni
Korrektor
Adnan Maxhuni
Kopertina
Avni Rexhepi
Realizimi kompjuerik
Avni Rexhepi
Shtypi
Shtypshkronja "Printing Press" - Prishtinë
Prishtinë, 2003
389