Professional Documents
Culture Documents
Veres Gabriella - Rendezvényszervezés Jegyzet PDF
Veres Gabriella - Rendezvényszervezés Jegyzet PDF
Rendezvényszervezés
Nyíregyháza
2012
A rendezvényszervezés
A rendezvényszervezés: előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális,
sport és egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő- és
szervezőmunka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra
(helyszín, technika, tolmácsolás, kiszolgáló egységek, stb.) biztosítását, valamint a résztvevőkről
való gondoskodást (szállás, étkezés, kísérő programok, stb.).
1
Protokoll: a hivatalos meghívásokra vonatkozó íratlan szabályok, szokások összessége (diplomáciai képviselők)
1
Hatáskör, felelősség
Egy rendezvény lebonyolítása összehangolt tevékenységet, csapatmunkát, váratlan módosításokat
és döntéseket jelent. Az egyes részfeladatok levezényléséhez felelősöket kell kijelölni, akik a legap-
róbb részletekig ismerik a teendőiket, a közreműködő személyeket és a helyszíneket.
Íratlan szabályok:
Érkezést követően orientációs városnézéssel kell kezdeni a programot, hogy a vendég tisztá-
ban legyen vele, hol is van.
Első este érdemes egy magyaros vagy egyszerűbb étteremmel indítani, esetleg a szállodában
maradni vacsorára. Ez utóbbinak két előnye is van: a szálloda örül, hogy a vendég ott fo-
gyaszt, a vendéget pedig utazás után nem kell újabb utazással fárasztani.
Ha egy csoportnak kétféle programot szerveznek (hölgy-program, úr-program) vigyázni kell
arra, hogy egyik csoport tagjai se érezzék úgy, valami érdekesből, fontosból kimaradtak.
2
A rendezvényszervezés főbb nemzetközi szervezetei
Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO)
(International Association of Professional Congress Organizers)
A világ élvonalbeli kongresszusszervezőit tömöríti, kb. 41 tagja van. A szövetség megjelentette a
kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát, amely megadja a szakzsargon szavainak magyará-
zatát is.
Feladat:
1. Keresse meg az interneten ezeket a nemzetközi szervezeteket!
2. Nézze meg, melyik szervezetnek vannak magyar tagjai és mely szervezetek ezek!
3. Ismerje meg, milyen területeken működnek ezek a szervezetek, és foglalja össze, miért előnyös,
ha egy rendezvényszervező cég tagja ezeknek a szervezeteknek!
3
A rendezvényszervezés legfontosabb magyar szervezetei
Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége (MARESZ)
A MARESZ 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és nemzetközi elismerteté-
sére. A MARESZ-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már 61-re emelkedett és folyamatosan bővül.
A MARESZ célja a hazai rendezvényszervezés működési feltételeinek javítása. Minden fórumon
törekszik arra, hogy elősegítse a rendezvényszervezést támogató gazdasági és pénzügyi környezet
kialakítását, valamint az infrastruktúra fejlesztését. A rendezvényszervezést akadályozó intézkedé-
sek és jelenségek elleni fellépés a MARESZ érdekvédelmi tevékenységének alappillére.
Szigorú tagfelvételi kritériumokkal, valamint az etikai kódex következetes betartatásával éri el,
hogy a MARESZ név országos és nemzetközi szinten is elfogadott minőségi tanúsítvánnyá váljon.
A MARESZ tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi tevékenységi körökbe sorolhatók:
helyszíngazdák
kiállítás-szervezés
kivitelezés
konferenciaszervezés
rendezvénytechnika
vendéglátás, party-service
sport- és egyéb rendezvények szervezése
A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo kiadásában megjelent Rendez-
vényszervezői Kézikönyvnek.
Feladat:
1. Keresse meg az interneten ezeket a magyar szervezeteket!
2. Nézze meg, melyik szervezetnek kik a tagjai!
3. Keresse meg ezeknek a honlapját, és értékelje az alapján, mennyire tudta megismerni tevé-
kenységüket, kapott-e választ minden kérdésére, vagyis, felkérné-e a céget egy rendezvény
megszervezésére!
4
Magyarország és a rendezvények
Budapest a világ legjelentősebb nemzetközi rendezvényszervező városai közül az előkelő 6. helyet
foglalja el. Budapest esetében évek óta hangsúlyozzák azt, hogy földrajzi fekvése és az ország nyi-
tottsága fontos az ország „hídszerepének” betöltésében a kelet-nyugati kapcsolatok területén.
Konferencia-helyszínek Magyarországon
Nemzetközi viszonylatban a kongresszusi központok és a konferencia-szállodák aránya közel ha-
sonló. Magyarországon a konferencia-szállodák adják a konferenciák helyszínének döntő részét
(62%), mivel a kongresszusi központok száma nálunk sokkal kevesebb.
5
Vidéki helyszínek és kapacitásuk
1. Győri Nemzetközi Kereskedelmi Központ
Egy 300 fős nagyteremmel és három 30-50 fő befogadóképességű légkondicionált kisteremmel ren-
delkezik. Az épület Győr központjában található. Infrastrukturális szempontból kiváló az elhelyez-
kedése (a Budapest Ferihegy repülőtér 120 km-re, a Bécsi Schwechat repülőtér 100 km távolságra
található).
300 50 m 60 m -- 250 fő
Feladat:
1. Keresse meg az interneten ezeket a konferenciahelyszíneket!
2. Keressen a saját lakóhelye közelében rendezvényhelyszíneket a következő rendezvényekhez:
- Csapatépítő tréning, kb. 25 fő részvételével (hegyvidéken)
- Kétoldalú tárgyalás, 10-15 fő részvételével (borvidéken)
- Konferencia, 100-120 fő részvételével (Debrecen közelében)
3. Térképezze fel Nyíregyháza rendezvényhelyszíneit!
6
Nemzetközi trendek és statisztikák
A konferenciák és kongresszusok területén Európa a világvezető. Az ülések tartalmát illetően nö-
vekszik a tudományos és technikai témájú ülések iránti érdeklődés. A kiállítások és vásárok világát
is Európa határozza meg, itt realizálódik a „világpiac” 70-80 százaléka. Szinte nincs konferencia
kísérő-kiállítás, trade show nélkül, és ugyanez igaz fordítva is, mert a kiállításokat általában szemi-
náriumok, szakmai konferenciák kísérik.
Nagy a verseny az országok és városok között is, ki rendelkezik a legjobb feltételekkel ahhoz, hogy
a világ konferenciáinak összességéből a legtöbbet tudja magához vonzani. Az élen évek óta nem
történt változás az országok tekintetében, a legtöbb ülést az Egyesült Államokban rendezik (az
egész piac 7-8 százalékát birtokolja), a második helyen Spanyolország áll, majd Nagy Britannia, s
évente változó módon, de általában Németország és Olaszország következik. Az első tíz ország
között foglal helyet Japán, amely a technikai fejlődésének köszönhetően a technikai és informatikai
konferenciák szervezője lett. A nagyvárosok közül Barcelona, Koppenhága, Stockholm foglalja el
az első három helyet. A közép-Európai régióban vezető szerep jut Bécsnek és Budapestnek.
(Simonyi Norbert: A konferenciaturizmus nemzetközi piacának áttekintése in Turizmus Bulletin X. évf. 4. sz. 50. o.)
Hivatásturizmus
A szakmai zsargon a szolgáltatásbeli hasonlóságok miatt együtt kezeli az üzleti meetingeket, céges
utazásokat, kongresszusokat és kiállításokat a mára már elterjedt MICE-Market kifejezéssel, amely
mozaikszó a Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions szavak kezdőbetűit takarja.
A hivatásturizmus az egész turisztikai ipar legdinamikusabban fejlődő ágazata. A piac igen széles,
felső határait egyelőre nem ismerjük, csak becslések vannak arról, hogy mennyi még a piac tartalé-
ka vagy esetleg a rohamosan terjedő interaktív kommunikációs eszközök mennyi teret hódítanak el.
A konferenciaturizmus a XX. század második felében komoly iparággá nőtte ki magát. Az ülések
gyűjtőfogalmaként a magyar nyelvben a konferencia-turizmust vagy kongresszusi turizmust hasz-
náljuk, habár a sok elnevezés között maga a konferencia csak az egyik, a kongresszusok, közgyűlé-
sek, vitafórumok, szimpóziumok, work shopok stb. mind az ülések egy-egy fajtáját jelentik.
7
A konferencia-résztvevőkre általánosságban jellemző, hogy magas szintű szolgáltatásokat vesznek
igénybe, vagyis presztízsfogyasztók. Ennek fő oka az, hogy költségeiket általában a küldő intéz-
mény, hivatal, cég, vállalat vagy a szponzoruk fizeti.
Incentive programajánlat
Az incentive (incentive = ösztönző) program résztvevői luxus-utakhoz szoktak, akik bárhova el
tudnak utazni saját költségükön. Nekik a privát emberként meg nem vásárolható, extra-programok
(pl. vacsora a Nemzeti Galériában, vagy "Trabant-rally") jelentik a vonzerőt. Ezeket az embereket
az utaztató – általában – már nem tudja anyagiakkal jutalmazni, motiválni, ezért küldi extra élmé-
nyeket nyújtó luxusutazásokra őket. Figyelembe véve a leírtakat, az incentive program legyen min-
dig „testre szabott”, ekkor lesz igazán incentive. Ezért a lehető legtöbb információt kell megszerez-
ni a partnertől, vele egyeztetve kell megtalálni a résztvevők ízlésének és érdeklődésének megfelelő
programokat. Minden rendezvény különbözik a másiktól, de számos visszatérő elem található meg
bennük. Fontos, hogy figyelembe vegyük korábbi tapasztalatainkat, illetve a megrendelő tapasztala-
tait. A program percre beosztott sémát, jó szervezettséget és vonzó társadalmi találkozási lehetősé-
geket foglal magában.
Feladat:
1. Keressen rá az interneten a következő fogalmakra: MICE marketing, MICE turizmus,
incentive, incentive turizmus!
2. Ismerje meg az incentive.lap.hu oldalt, keressen egy ön számára incentive programot!
3. Egy kb. 3 perces bemutatóval győzze meg csoporttársait, hogy vegyenek részt ezen a prog-
ramon! A bemutatóhoz természetesen használhatja az internetet!
8
Rendezvények csoportosítása
Rendezvény: Adott helyen és időben megtartott összejövetel.
Bővebben: egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem ütemszerű ismétlődéssel
szervezett eseménysorozat, amelynek során emberek csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi
jelleggel.
9
Jellegük szerint lehetnek:
tudományos jellegűek:
Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat 100-800 fő részvételével, de bizonyos esetek-
ben meghaladhatja a több ezret is. Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris
és szekciós ülések váltakozásával.
Konferencia: egy téma kerül megtárgyalásra. Egy konferencia lehet tudományos, politikai
vagy szakmai, de jellegét tekintve lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is. A
résztvevők száma átlagosan 100-200 fő.
Vándorgyűlés: ismétlődő időpontban végrehajtott multilaterális rendezvény, melyet egy
vagy kétévente rendeznek meg, rendszerint más-más városban.
Közgyűlés: többnyire a szervezeti szabályzatban lefektetettek alapján hívják össze.
Létszáma lehet 10-20 főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására mindig forgatókönyv
alapján kerül sor.
Ankét: olyan 50-100 fős, nyilvános értekezlet, melynek célja, egy előre meghatározott
téma megvitatása, és hogy az adott témában útmutatót dolgozzanak ki.
Szimpózium: általában 30 főnél kisebb létszámú szakmai kör megbeszélése körülhatárolt
szakmai témában.
Vitaülés: a résztvevők egy előre leírt és megkapott anyagot vitatnak szűk körben.
Kerekasztal-beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező szakemberek rész-
vételével zajló, egy-két órán át tartó, egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők
(10-15 fő) egyenrangú partnereknek tekintendők. A kerekasztal-beszélgetésben a vezető
öt-tízperces bevezetőjét ötperces hozzászólások követik. Csak kis létszám esetén haté-
kony.
Munkabizottsági értekezlet: 10-15 fős értekezlet, melynek célja döntés-előkészítés vagy
döntéshozatal.
művészeti jellegűek
közművelődési jellegűek
társadalmi, politikai jellegűek
egyházi jellegűek
sportjellegűek
gazdasági, kereskedelmi jellegűek
társasági jellegűek
családi jellegűek
egyéb jellegűek
komplex, többfunkciós jellegűek.
10
A résztvevők aktivitásának jellege szerint:
Előadás jellegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül zárszóval fejezik
be.
Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör ülések követik, majd a
végén zárszóval fejeződik be.
Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet szekcióülések követnek,
ahol egy-egy témát részletesen kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd
újabb szekcióülések következnek, ahol elkészítik a jegyzőkönyveket. A jegyzőkönyv elfoga-
dása után záró plenáris üléssel fejeződik be.
Ültetéses alkalmak
1. díszétkezések
2. munkaebéd (üzleti ebéd, business lunch), munkavacsora
3. gálavacsora (műsor is van)
4. villásreggeli
5. ötórai tea
6. „tárgyalóasztal”
Egyéb alkalmak
1. gardenparty
2. karácsonyi party
3. „Hajts be party”
4. „Happening party”
Feladat:
1. Idézzen fel 3 rendezvényt, amelyen a közelmúltban részt vett, és sorolja be ezeket a tanult
csoportosítás alapján szervezettségük, gazdasági céljuk, helyszínük stb. szerint!
2. Fogalmazza meg, mit jelent a VIP rövidítés!
3. Mondja meg, hogy jellegük szerint melyik csoportba tartoznak a következő rendezvények:
- Budapesti Nemzetközi Vásár,
- FŐHE (Főiskolások Hete),
- Húsvéti körmenet,
- Sziget Fesztivál,
- Vidor Fesztivál (Nyíregyháza),
- Nyári Olimpiai Játékok.
11
A rendezvényhez kapcsolódó vendéglátás jellemzői
Álló alkalmak
1. Az állófogadás
Az álló alkalmak legünnepélyesebb formája. Időpontja korábban a délutáni és esti órákra esett, de
újabban divatba jött a délben adott fogadás is. Időtartama kb. másfél-két óra. A fogadás jó alkalom
arra, hogy a meghívottak megkeressék az ismerőseiket, megismerkedjenek másokkal, és megragad-
va a találkozás kínálta lehetőséget, esetleg rövid megbeszélésre is sort kerítsenek, vagy későbbi
találkozót beszéljenek meg. A meghívó nem kötelez a részvételre, de, ha a meghívó lemondás ese-
tén választ kér, feltétlenül jelezni kell a távolmaradást.
A fogadáson az öltözék napközben félünnepélyes, esti alkalomkor ünnepélyes. Az érkezés időpont-
ja nem kötődik szorosan a fogadás kezdetéhez, 15-20 perces késés elfogadható. Az érkezőket az ún.
fogadási vonal várja (ez lehet a fogadást adó vállalat, intézmény két-három vezető beosztású mun-
katársa, de lehet más munkatárs is). Az érkezőket üdvözlik a fogadási vonal tagjai: az üdvözlés rö-
vid kézfogás, rendszerint nincs idő néhány szónál hosszabb társalgásra, hiszen a vendégek egymás
után érkeznek, s feltartani őket udvariatlanság lenne. A fogadási vonalon túljutva a meghívottak
ismerősökhöz csatlakoznak, változó összetételű csoportok alakulnak ki. A fogadási vonal legfeljebb
15-20 percig marad a bejáratnál, ezután a teremben a legfontosabb vendégekhez csatlakoznak.
Az italt az első vendégek megérkezésétől kezdve pincérek kínálják körbe. Nagyobb fogadásokon a
terem sarkaiban állítanak fel italpultokat, ahol ugyancsak pincérek szolgálnak ki. Az italkínálat kez-
detben lehet tömény (pálinka, vodka, vagy a fogadást adók országának specialitása, például whis-
ky), kétféle bor és sör, a végén kávé, fontosabb alkalmakkor konyak vagy pezsgő. A kínált ital in-
gyenes. Kivételt jelentenek bizonyos, a fogadás és a szakmai bemutató keverékét jelentő alkalmak
(pl. egy vendéglátó-ipari vállalat fogadást rendez nemzetközi vásár alkalmából, amelyen bemutatja
éttermeinek specialitásait, akkor az étel ingyenes, az italt azonban rendszerint a legalacsonyabb fo-
gyasztói áron árusítják).
Az ételeket a terem közepén felállított asztalokra helyezik. Általában hidegtálakat, salátákat, sajtot,
gyümölcsöket, desszertet kínálnak, a meleg ételek közül legfeljebb a melegítőtálban forrón tartható
kisdarabos specialitásokat: apró töltöttkáposztát, magyaros (lecsós) virslidarabkákat, pörköltet, má-
jat, esetleg hazai különlegességeket. Az étkezés megkezdésére a házigazda ad jelet, szóban kérve fel
erre a jelenlévőket, vagy legmagasabb rangú vendégét az asztalhoz vezetve. Az asztalnál vagy pin-
cérek segítenek a tálalásban (a meleg ételeknél mindenképpen), vagy a vendégek maguk szednek. A
tányérok, evőeszközök, szalvéták az asztal szélére vannak elkészítve. Használt tányérba nem illik
még egyszer szedni, új tányért és evőeszközt kell venni. Nagyobb helyiségekben a fal mellett az
idősebbek számára és az étkezés megkönnyítésére néhány asztal elhelyezhető. Kisebb asztalok tehe-
tők ki a hamutartók és a használt tányérok, poharak számára (a használt edényt nem illik arra az
asztalra visszatenni, amelyen az ételek és a tiszta tányérok, evőeszközök vannak). Mivel az állva
étkezés nem egyszerű, célszerű olyan ételeket kínálni, amelyek ilyen módon is könnyen elfogyaszt-
hatók.
A fogadáson való tartózkodás ideje viszonylag szabadon dönthető el, de fél óránál rövidebb részvé-
tel nem számít teljes értékűnek. Nem illik addig távozni, amíg a fogadási vonal az ajtónál áll és üd-
vözli az érkezőket. Távozáskor el kell búcsúzni a házigazdától (kivéve igen nagy létszámú fogadá-
son, ha nem vagyunk kitüntetett vendégek, illetve ha a házigazda másokkal van elfoglalva). A foga-
dás vége előtt (kétórás fogadásnál 15-20 perccel, egyórás fogadásnál kb. 10 perccel), amikor a ven-
dégek távozni kezdenek, a fogadási vonal (ezúttal ellentétes irányban) ismét feláll az ajtónál (bár ez
nem mindig kötelező). Kézfogással és a meghívásért mondott néhány köszönő szóval illik távozni.
12
2. Az állófogadás különleges alkalmai
c) Cercle (kör)
Rendszerint államfői fogadás: más államfő vagy a diplomáciai testület tiszteletére. A meghívottak
rangsor szerint állnak fel, és az államfő megy végig előttük mindenkit üdvözölve, vagy rangsor sze-
rint vezetnek az államfő elé minden meghívottat. A résztvevőket az államfőnek a protokollfőnök
mutatja be.
d) Cocktail party
Az állófogadás szerényebb vagy egyszerűbb formája. Az egyik legkötetlenebb vendéglátási alka-
lom. Neve és szokása Amerikából származik, ahol a kakasfarok (cocktail) fantázianevű italkeverék
hajdan olyan népszerű volt, hogy nemcsak a rendezvény vette át a megnevezést, hanem a hasonló
elv alapján készült italkeverékek is, bár az eredeti ital talán már egyetlen itallapon sem szerepel.
Hagyományos időpontja késő délelőtt vagy késő délután. Az öltözet lehet hivatali ruha, de lehet
ünnepélyesebb is, nőknek például koktélruha.
Az italt pincérek kínálják körbe, a tömény italoktól az üdítő italokig terjedhet, bár tömény italok
közül általában csak a hazai specialitásokat kínálják. Kötelező alkoholmentes italt is kínálni, hiszen
sokan saját gépkocsival érkeznek. A pincérek tálcán hordanak körbe hideg vagy meleg harapniva-
lót, sonkás, sajtos, pástétomos, kaviáros falatkákat, esetleg hús- vagy májszeleteket, amelyeket pál-
cikákra szúrva kínálnak.
13
Ültetéses alkalmak
1. Díszétkezések (ebéd, vacsora)
A díszebéd, díszvacsora az étkezés ünnepélyes formája. Díszétkezést délben vagy este rendeznek,
Magyarországon az esti a gyakoribb. Különteremben rendezik, ahová idegenek nem mehetnek be.
A díszétkezés időpontja ebédnél 13 vagy 14 óra, vacsoránál 19 vagy 20 óra. Egyes országokban
ettől eltérhetnek. Időtartama ebéd esetén másfél-két óra, vacsora esetén két-két és fél óra. Ez a leg-
ünnepélyesebb forma, tekintélyét a díszítés, a díszek adják meg. A legnívósabb rendezvény a ven-
déglátásban. Aperitifet, elő- és főételeket, desszertet és kávét szolgálnak fel. Minden fogást minden
asztalnál egyszerre szolgálnak fel, ezt tükörszerviznek nevezik, időpontját a teremfőnök jelzi a sze-
mélyzetnek. Kb. 5-8 féle fogás van, az étkezés menetét a vendégek számára a menükártyák jelzik.
Külsőségeiben is a legdíszesebb: porcelán és ezüst tálaló- és evőeszközökkel terítenek. Szép abro-
szok, textilszalvéták, elegáns poharak, az asztalon gyertyák, virágdíszek. Minden fogáshoz a hozzá
illő italt kínálják. A vendéglátók a meghívottak előtt fél órával érkeznek, ellenőrzik az előkészüle-
teket. Az étkezésre általában a pohárköszöntő után kerül sor. A legelőkelőbb gasztronómiai vonat-
kozású rendezvény.
Díszétkezés2
14
Ültetőkártya
15
Pohárfajták
Feladat:
1. Párosítsa össze a poharakat a megnevezésükkel:
A poharakat a tányér felett, középtől jobb felé haladva, nagyság szerint csökkenő sorrendben kell
felállítani, vagyis a poharak bal szélén áll a vizespohár, amibe az étkezés kezdetén vagy előtte tölte-
nek, és bármikor illik is inni belőle. Mellette jobbra a pezsgőspohár (vagy konyakos pohár, ha sze-
repel az italrendben), majd a vörös- és fehérboros poharak, és ha az aperitifet az asztal mellett fo-
gyasztják, akkor a legkisebb (pálinkás, likőrös) pohár áll a jobb szélen. Az aperitif lehet pálinka
helyett koktél, martini stb., amit az ehhez illő pohárban szolgálnak fel.
16
A menü összeállításának szabályai
Egy ételsoron belül nem ismétlődhetnek egynemű húsok (fehér illetve barnahúsok); halak vagy a
tenger gyümölcsei; azonos alapanyagú, azonos ízesítésű fogások, köretek, mártások, azonos elkészí-
tési mód, azonos színhatás.
Egynemű húsok:
Fehér húsok: csirke, jérce, bárány, galamb, pulyka, házinyúl.
Barna húsok: vadak, marha, liba, kacsa, sertés, illetve minden annak minősül, ami vörösborral, bar-
namártással vagy pörköltösen készül.
Hal: akár fehér húsú, akár barna húsú csak egyszer fordulhat elő egy ételsorban, illetve egyszer sem,
ha a tenger gyümölcsei is szerepelnek a menüben.
Hús- és halétel sorrendje a menüben: először a hal, majd a fehér hús, végül a barna hús következhet.
Saláták adhatók előételként (tenger gyümölcseivel, hallal, hússal, gombával dúsítva), savanyúság-
ként (magyar ételekhez egyidejűleg feltálalva).
Sajttál: 3-6 különböző sajt (tehén-, kecske-, juhtejből készült, kemény, illetve lágysajt, fűszerezett
stb.) szerepelhet fa- vagy üvegtányéron.
Desszertek: könnyű krémek, fagylaltok, parfé, sok gyümölccsel és kevés tésztával készült édessé-
gek. (Vajkrémes torták, piték, kelt tészták és zsírban/olajban sült tészták nem ajánlottak.)
Gyümölcstál az étkezés végén kínálható, de amennyiben valamilyen formában már szerepelt a me-
nüben gyümölcs, úgy ne ismétlődjék.
Az italokat meghatározott hőfokon kell kínálni:
tömény szeszes ital hűtött pohárban 10-12 oC-on adható, a vodka jéghidegen, a koktélok jég-
kockával,
a vörösbor szobahőmérsékleten (18 oC-on) kínálható, és fogyasztás előtt ki kell venni a du-
gót, hogy szellőzzön a bor,
a sört 8-10 oC-ra lehűtve szolgálják fel,
a pezsgőt jéghidegen, pezsgősvödörben bejegelve teszik az asztalra (francia-magyar pezsgő-
szótár: sec = száraz, demi sec = félszáraz, doux = édes, demi doux = félédes),
a konyakot nem hűtik le, szobahőmérsékleten fogyasztják.
Az aperitif étvágygerjesztő ital, ezért édes ital nem lehet aperitif, mert az csökkenti az étvágyat.
Leggyakrabban tömény italokat kínálnak: pálinka, whisky szódával vagy töményen, vodka, száraz
pezsgő, Martini vagy Cinzano, Campari narancslével és más koktélok. A szeszes italt nem kedve-
lőknek gyümölcslevet, paradicsomlevet kínálnak.
Száraz fehérbort adnak az előételekhez, száraz vagy félszáraz fehérbort a halhoz, fehér pecsenye-
bort a fehér húsokhoz (esetleg rosét vagy könnyű vörösbort). Könnyű vörösbor illik a pörköltesen
készült fehér húsokhoz és a sajttálhoz. Nehéz vörösbort adnak a barna húsokhoz. Édes aszúbort,
likőrbort vagy édes pezsgőt a desszertekhez. Konyakot (vagy likőrt) a kávéhoz. Sört a leves után
adnak, ha a levest nem előzi meg előétel. Protokollban általában nem szolgálnak fel, a vendég
egyéni kérésére azonban kihozzák.
Pohárköszöntő
17
Rendezvények gasztronómiája
A rendezvények többségének része valamilyen vendéglátás. Különösen így van ez az üzleti rendez-
vények esetében, de máshol is szóba kerülhet a gasztronómia. A terület számos veszélyt rejt magá-
ban, hiszen meglehetősen bonyolult feladat az összes vendég igényeit figyelembe venni. Semmi-
képpen sem szabad azonban megfeledkezni a vendégek vallásáról és étkezési szokásairól, hiszen
bizonyos ételeket nem fogyaszthatnak a zsidó vallásúak illetve a vegetarianizmus hívei sem.
ÉTTERMI ETIKETT
Az étterembe a férfi lép be először. Az érkezőket valakinek fogadni kell. Ha foglaltak asztalt, oda
kell kísérni, ha nem, akkor választani. Kabátját a férfi veszi le először, majd lesegíti a hölgyét (tá-
vozáskor fordítva). Először a hölgy ül le. Neki adják először az étlapot is, kinyitva, majd a gyere-
keknek, időseknek, végül a férfiaknak. Ha meghívnak, ne a legdrágábbat rendeljük, ha vendéglátók
vagyunk, ne a legolcsóbbat! Telefont ne használjunk!
Ha nem ízlik az étel, ne fogyasszuk el! Az étkezés végén már ne reklamáljunk, ha közben nem tet-
tük meg! Ha az asztaltársaság tagjai külön fizetnek, előre jelezzük, egyébként a fizető veszi át a
számlát. Ha szervizdíj van, ne adjunk borravalót!
ÉTELEK TÁLALÁSA
Többféle mód: angol, francia, svájci-amerikai, orosz.
Magyarországon: angol (tálon hozzuk ki, majd a vendég tányérjára szedjük) vagy svéd-amerikai
(tányéron hozzuk ki). A legmagasabb szintű protokoll rendezvényeken szokás a vendégek előtti
szeletelés.
Szabályai:
A szakszerűen elvégzett szeletelés látványa fokozza a vendégek étvágyát.
A szeletelést végző szakembernek tisztán és gyorsan kell dolgoznia, az ételnek nem szabad
kihűlnie (mindig a hús rostjaira merőlegesen kell szeletelni)
Az egészben sült húsok, pl. bélszín, hátszín, kacsamell felszeletelése után a szélső szeleteket
a férfiaknak, a középső szeleteket a hölgyeknek tálalják.
Az angolosan készített bélszínbe szeleteléskor a húsvillát nem szabad beleszúrni .
A szeletelés közben kipréselődött pecsenyelét ráöntik a felszeletelt húsételre.
A szárnyasok szeletelése után a világosabb részeket a hölgyeknek, a sötétebb részeket az
uraknak tálalják.
EVŐESZKÖZÖK HASZNÁLATA
Az evőeszközök fejlődése szinte egyidős az étkezési kultúrával. Kezdetben kézzel ettek, később
gasztronómiatörténetünk fejlődése során nemcsak az evőeszközök palettája bővült, hanem szabá-
lyok születtek az evőeszközök használatáról is.
18
Kanállal fogyaszthatók
Kiskanállal fogyaszthatók egyes előételek, rákkoktél, lágytojás, kompótok, pudingok, felfújtak,
aprószemű gyümölcsök, ananász, gyümölcssaláta. Fagylaltkanál a fagylaltokhoz. Erőleves-
(consommés) kanál az erőlevesekhez. Nagykanál az egyéb levesekhez.
Különleges evőeszközök
Például: csigafogó, csigavilla, csirágfogó, halkés, halvilla, kaviárkanál, kaviárkés.
ITALOK FELSZOLGÁLÁSA
Sör
Típusok:
Anglia két vezető sörfajtája: ale (világos), porter (füstízű, erős).
Németország kedvelt búzasöre a "Weissbier" szűretlen és szűrt változata árpa és búzamaláta
együttes felhasználásával készül.
A cseh eredetű pilseni típus nemcsak a legvilágosabb, de a legmagasabb komlótartalom hor-
dozója is. Pilsner Urquell, Budweiser.
A müncheni sörök ezzel szemben sötétbarnák és enyhén komlózottak.
A bécsi típust félbarnának mondják, valahol félúton van a pilseni és a müncheni között. Ilyen
sör például a Kaiser Doppel Malz csapolt.
Léteznek még az úgynevezett dupla sörök, mint például a Dreher Bak. Enyhén komlózottak,
édeskések, és melegben könnyen romlandók.
Mexikó kedvelt söre a hazánkban is népszerű kukoricasör, a Coronita.
Belgium híressége a Stella Artois és a Leffe.
Spanyolország egyik legnevesebb nedűje a malagai San Miguel.
Ahhoz, hogy a sör valóban élvezhető ital legyen, elengedhetetlen a márkára jellemző pohár haszná-
lata:
Ilyen például a hagyományosan ismert kis füles korsó: 3 dl, a korsó 0,5 liter. A legtöbb helyen 2 dl-
2,5 dl-4 dl a poharak mérete. A literes korsó nevéből adódóan 1 literes. Ritkán előforduló a sörös
csizma: 1,5-2 literes változata létezik. A vékony falú kiszerelés között található a pikoló pohár és a
pikoló kehelypohár. Mindkettő 2 dl űrtartalmú, valamint létezik a vékonyfalú söröspohár 3 és 5
decis változata is. Söröspohár híján a sör vizespohárba is tölthető.
19
A sörfelszolgálás alapelvei:
Bor
A borok kategorizálása
Természetes borok:
Asztali bor: 12 mustfokot meghaladó bor.
Tájbor: Tájjelleget magában hordozó, minőségi asztali bor.
Minőségi bor: 15 mustfokot meghaladó bor, melynek eredete egy adott történelmi borvidék-
ről származik, meghatározott fajtajelleggel bír, és az előállítás évjárata közismert.
Különleges minőségű bor: Legalább 19 mustfokkal rendelkezik, a minőségi borokra jellemző
ismert borvidékről vagy termőhelyről származik. A származási helyre jellemző különleges
szőlőfajtából készül, ezért és évjárata miatt különleges bornak minősül.
Muzeális bor: Legalább ötéves minőségi, vagy különleges minőségű bor, termőhelyre, szőlő-
fajtára és bukéra jellemző jelleggel.
Tokaji borkülönlegességek
Szénsavas borok: jellemzői, hogy az előállítás során mesterséges vagy természetes folyamat követ-
kezményeként különböző mennyiségű széndioxiddal telítődik.
Pezsgők
Habzóborok
Pezsgő
Pezsgősvödörben, jéggel hűtve, 5 fokon szolgálják fel. Nem kell kóstoltatni. Először az ünnepeltnek
vagy a hölgynek, kehely vagy kúp alakú pohárba, ¾ részig töltenek.
21
Röviditalok
1. Gabonapárlatok: gin(talpas pohár, jég, citrom), vodka (jeges szeszes kehely), whisky
(whiskyspohár, szájjég, szódavíz)
Gyümölcspárlatok: vékony falú szeszes kehelyben, szódával.
Borpárlatok: konyak. Étkezés végén, kávé mellé. Szobahőmérsékleten, spec. pohárban, szódával.
Rumféleségek: vékony falú szeszes kehely. Vagy koktélalap is lehet.
2. Likőrök: hölgyeknek kávé mellé. Vékony falú talpas kehely, szóda.
Báritalok
A koktélok története Nyugat-Európából indult el, Amerikában vált világhírűvé, és a világ szinte
minden országában meghonosodott.
A mixer szenvedélye és egyben munkája a mixelés tudománya. A vendégek mindig csodálattal
figyelik a mixerek munkáját. Azonban néhány követelménynek meg kell felelni, ha valaki a bárpul-
tot választja: legyen kreativitása, fantáziája és kifogástalanul működő érzékszervrendszere. Azonfe-
lül vannak a standard, nemzetközileg meghatározott koktélok, és a mixer kreativitását megdolgozta-
tó fantázia italok.
A koktélszakma másik besorolása az alapitalok típusai szerint különbözteti meg az italokat. E sze-
rint léteznek:
alkoholmentes koktélok
brandy-alapú koktélok
calvados-alapú koktélok
gin-alapú koktélok
keserű-alapú koktélok
likőr-alapú koktélok
pezsgő-alapú koktélok
rum-alap ú koktélok
tequila-alapú koktélok
vodka-alapú koktélok
whisky-alapú koktélok
Üdítőitalok, gyümölcslevek
Ezeket 4-14 fokon kell felszolgálni
Lehetnek: gyümölcslevek: szűrt, rostos v. frissen facsart, zöldséglevek, szörp, szénsavas üdítők,
energiaitalok.
Ásványvizek
Vizespohárban kell felszolgálni. Fajtái: szénsavmentes, enyhe, szénsavas.
22
Az ültetési rend
A francia rendszer
Előnye, hogy a legfontosabb személyiségek közel vannak egymáshoz, így lehetőségük nyílik a tár-
salgásra, esetleg a már korábban megkezdett tárgyalás folytatására.
hg7 m5 v3 M1 v2 m4 v6
Angol rendszer
Ebben az esetben a vendégdelegáció vezetője (V) és a magyar delegáció vezetője (M) az asztal két
végén foglal helyet, mellettük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő a rangsor.
hg3 v5 hg4 v2
V1 Hg1
hg2 v4 hg5 v3
Ebben az esetben a két delegáció vezetője messze kerül egymástól. Amennyiben ők beszélgetnek, a
többieknek nem illik egymással beszélgetni közben, ezért a társalgás töredezettebb lesz, korlátozot-
tabbá válik.
23
Más megoldások:
Csak férfi résztvevők esetén alkalmazható az az ülésrend, amikor a házigazdával (M) szemben nem
ül vendég, s a vendégek tőle jobb-balra csökkenő rangsorban (felváltva magyar és vendég) foglal-
nak helyet az asztal körül. Ez ritka, mert divatjamúlt megoldás.
3 1 Hg 2 4
5 6
7 9 10 8
A vezetővel szemben lévő belső oldalt célszerű üresen hagyni, hogy nagyjából mindenki láthassa a
vezetőt. A patkó két szárán a külső helyek magasabb értékűek, mint a belső. A vendéglátók vezetője
a főhelyet átengedheti a vendégdelegáció vezetőjének.
5 3 1 Vezető 2 4 6
7 8
9 11 12 10
13 15 16 14
17 19 20 18
U-alakú asztal
Hasonlít a patkó alakú asztalelrendezéshez. Ha az asztal belső oldalára is ülnek, elkerülhetetlen,
hogy többen háttal lesznek egymásnak, és ha kicsi a hely, még megfordulni sem tudnak, illetve a
közlekedés is nehézkes.
3 5 7 9 11 13
Vezető
4 6 8 10 12 14
24
Fésű alakú asztal
Nem túl szerencsés megoldás, többen háttal ülnek egymásnak és a vezetőt csak oldalról látják. A
belső szárakon az összekötő részre (1 és 2 hellyel szemben) nem ültethetünk senkit, mert az ott ülő
túl sok embernek fordítana hátat.
3 1 Vezető 2 4
M1
m2 m3
v3 v2
V1
Több kerek asztalnál vegyes ültetés esetén a házigazda és a háziasszony külön asztalnál ül, a házi-
gazda asztalánál foglalnak helyet a legfontosabb hölgyvendégek, s az utánuk következő férfi ven-
dégek, a háziasszony mellett a legfontosabb férfi vendégek stb. Több kerek asztal használatát ban-
kett-ültetésnek is nevezik.
vezető
1 2
3 4
25
Nagyobb létszámú tárgyalás esetén a négyzet közepe üres, ott nem ülhet senki (egyébként is meg-
közelíthetetlen (max. alacsony virágszigetet szoktak ott elhelyezni).
T-betűs elrendezés
A legrosszabb forma. Azt kívánja kifejezésre juttatni, hogy az asztalfőn ülő „főnöki” helyzetből
tárgyal, éppen ezért manapság kevésbé használatos.
vezető
Társalgóasztal
A kötetlen formák közé tartozik, ezért kevés a hozzá tartozó formalitás. Rendszerint csak előre be-
készíthető sós/édes süteményeket, italokat kínálnak.
26
2. Munkaebéd (üzleti ebéd, business lunch), munkavacsora
Ha a partner programja zsúfolt, vagy rövid ideig tartózkodik városunkban, a tárgyalás helyéhez kö-
zeli étteremben rendezett munkaebéd igen jó megoldás. Viszonylag kötetlen és nem ünnepélyes
külsőségek mellett biztosítja a partner megbecsülésének kifejezését, ugyanakkor alkalmat biztosít a
munka folytatására. Célszerű, de kisebb létszám esetén nem kötelező különteremben rendezni.
Azonban a túl hangos hely nemcsak a figyelmet vonja el, hanem akadályozza a partnerek társalgá-
sát. A menü előre megrendelhető, de étlap szerint is lehet rendelni, a fogások száma 3-4. Nincs ülte-
tési rend, a célszerűség dönt.
3. Gálavacsora
A munkavacsorához hasonlít, a különbség az, hogy műsor is van.
4. Villásreggeli
A villásreggeli ritka alkalom, általában 10-11 órai kezdéssel rendezik. Jellegében a munkaebéd és a
díszétkezés közé sorolható, ételválasztékában viszont a reggeli és az ebéd közé. Szükségtelen az
ültetési rend és az asztaldísz is minimális. A brunch a villásreggeli sajátos változata, az utóbbi idő-
ben vált divatossá. Az angol breakfast (reggeli) és lunch (ebéd) szavak összevonásával elnevezett, a
két étkezés jellegzetességeit vegyítő alkalom.
5. Ötórai tea
Nyugat-Európában főleg a hölgyek társadalmi érintkezésének jellegzetes formája. Időpontja a dél-
után közepe, 16.30-17 órai érkezéssel. Formalitásai a létszámtól függően változnak, kevés résztvevő
esetén a háziasszony szolgálja fel a teát, nagyobb létszámnál a pincér vagy a résztvevők maguk töl-
tenek. Sós és édes süteményeket, szendvicseket, teát, egyéb süteményeket, tortát, gyümölcssalátát,
gyümölcsöt kínálhatnak.
6. Tárgyalóasztal
Nem igazi vendéglátás, de gyakorisága miatt érdemes szólni róla. A kínálás szerény és egyszerű,
gyakorlatias: üdítőitalok, ásványvíz, sós és/vagy édes aprósütemény. A kávét (teát) később szolgál-
ják fel, vagy a tárgyalás megkezdése után 10 perccel, vagy annak várható hosszától függően még
később.
Feladat:
1. Egy héten keresztül figyelje a híradásokat (legalább 2 tv-csatornán) és jegyezze fel, hogy mi-
lyen rendezvényekről tudósítottak! A rendezvények körülményeit is jegyezze fel (terem berende-
zése, vendégek fogadása, protokoll-események, vendéglátás, sajtó képviselői stb.)
27
Egyéb alkalmak
1. Garden-party
A „kerti összejövetel” elnevezés inkább a helyet jelöli, mint az alkalom jellegét. Lehet fogadás vagy
koktélparti is, ezeknek megfelelő mértékű vendéglátással. Mindössze arról van szó, hogy a rendez-
vényt a szabadban bonyolítják le, és a helyszín lehetőséget nyújt az alkalom színesítésére, ezért
semmiképpen sem megengedett a sportos öltözet.
2. Karácsonyi party
Egyre népszerűbb hazánkban is, nyugati minta alapján. A karácsonyi partikat a hagyományos kará-
csonyi ételek, nyersanyagok, desszertek jellemzik. Így nem maradhatnak el a pulyka- és halételek, a
diós, mákos desszertek és a halászlé sem.
Általában zenés, táncos mulatság, amelyen esetleg elhangzik egy-két évértékelő beszéd (persze,
csak röviden) esetleg jutalomosztásra is sor kerül, de ez már ritkább, mert az elsődleges cél mégis-
csak az ünneplés.
A party időpontja mindenképpen az utolsó munkanap estéjére, vagy az azt követő napra kell, hogy
essen, biztosítva ezzel a felhőtlen hangulatot és a megfelelő részvételi arányt. Ha a munkatársak jól
érzik magukat az adott munkahelyen, akkor a rendezvény akár egy nagy családi összejövetel érzetét
is keltheti.
3. „Hajts be-party”
4. „Happening-party”
Minden esetben külön oda kell figyelni a betegséggel küszködőkre, például az utak akadálymentesí-
tésére a kerekesszékben ülők számára.
28
Rendezvényekhez szükséges eszközök
A rendezvénytermek bútora speciális, hiszen rendszeresen átrendezésre kerül a terem, így a bútor-
nak strapabírónak kell lenni.
Székek
minimum 45 cm-es ülőfelület
egymásba rakható legyen (könnyű szállítás és tárolás)
lehet karfás vagy karfa nélküli
van felhajtható írólapost változata is
a szék ülőfelülete és háttámlája kárpitozott legyen (könnyű az újrakárpitozás, kellenek tarta-
lék ülőlapok és háttámlák)
szükség lehet kávéházi székre, fotelre, stb. is
Asztalok
magasságuk 72-76 cm közötti (funkciótól függően)
a konferencia-asztal: 40-50 cm széles, hossza 120-180 cm, általában felhajtható lábakkal ren-
delkezik (a könnyű szállítás és tárolás érdekében), víz és karcmentes a felülete (terítő nélkül)
a bankett-asztalok éttermi asztalok, különböző méretben (80x80 cm, 80x120 cm, illetve
80x180 cm-es is van), filccel, vagy filcpapuccsal borítottak (az utóbbi könnyen eltávolítható),
elegáns bankettnél 180x200 cm-es asztalokat is használnak
a legelegánsabb a körasztal, de a termet kevésbé lehet kihasználni ezekkel
a könyöklőasztal 110 cm-es kerek asztal (pl. állófogadásokhoz az étkezés megkönnyítésére)
egyéb kiegészítő asztalok (esküvői, gueridon asztal: 40x80 cm-es a tálalás segítésére stb.)
Egyéb bútorok
szószék: megvilágított felület, mikrofonnal és/vagy egyéb technikákkal
paravánok: térfelosztás, el lehet mögé dolgokat rejteni, de lehet kiállítási felület is, rögzített
kerekei vannak, lehet álparaván is, ami csak jelzi a tér megosztását
kordonok: terelésre, elzárásra (kb. 1 m magas sárgaréz vagy rozsdamentes acélból kordontar-
tó oszlopok, a talapzatban ólombetétekkel, a fejében kihúzható szalaggal vagy vastag kor-
donkötéllel)
kocsik: gyorsabbá és egyszerűbbé teszik a munkát, általában rozsdamentes fémből készülnek
(kiszolgáló kocsi, kiszolgáló kocsi hűtött vagy melegen tartó résszel stb.)
pultok
− fix telepítésű büfépult: rendszeres büféjellegű kiszolgálás, a vendég és a személyzet
is könnyen hozzáférhet. Vannak hideg, meleg és semleges részei
− mobil büfépult: semleges, hűtött, fűtött része van, lehet belőlük kisebb vagy nagyobb
pultot építeni
− mobil drink-bárpult
táncparkett (lehet fixen telepített vagy mobil
színpadtechnika
− süllyeszthető és kiemelhető kifutókkal
− ha nincs színpad, akkor dobogókból rakják össze
− lépcsők, függönyök, oldaltakarások a színpadhoz
megállító-táblák
− cserélhető betűs vagy elektronikus kiírás
− stabil, hogy ne lehessen felborítani
29
Technikai berendezések
hangtechnika
látvány- és fénytechnika (sötétítő berendezések, fényeffektek, háttérképek, logók, pódium
megvilágítása)
szavazatszámláló berendezések
Dekorációk
feliratok (körben a fal mentén sínek, amikre bármi elhelyezhető vagy mobilvászon)
asztali dekoráció (étkezésnél tilos az illatos gyertya, csöpögés-mentes legyen)
virágdíszítés (asztalon nem lehet cserepes növény, a friss virág max. 30 cm-es)
egyéb díszítések (léggömb, jégszobor, csokoládé szökőkút, élőképek)
Feladat:
1. Tanáruk vezetésével járják be a főiskola tanulmányi és egyéb épületeit, vizsgálják meg a kü-
lönböző rendezvényhelyszíneket! Készítsenek feljegyzést a látottakról, majd az órán értékel-
jék a látottakat az elméleti ismeretek alapján!
2. Kérdéseket tehetnek fel a meghívott szakembernek (a főiskola üzemeltetési munkatársának),
aki a rendezvények előkészítésének felelőse.
30
Jelképek és használatuk szabályai
Címer
Magyarország címerét hivatali feladataik ellátása során külön engedély nélkül használhatják a kö-
vetkezők:
az országgyűlés,
az országgyűlési képviselők,
a köztársasági elnök,
az Alkotmánybíróság és tagjai,
az országgyűlési biztosok,
az Állami Számvevőszék,
a Magyar Nemzeti Bank,
a kormány tagjai,
a fegyveres erők,
a helyi önkormányzat,
a kisebbségi önkormányzat,
a bíróság,
az ügyészség,
a rendvédelmi szervek,
a közigazgatási feladatot ellátó szervek képviseletére jogosult személyek.
Magyarország címere3
3
Forrás: www.otm.gov.hu
31
Nemzeti himnusz
Törvények, rendeletek szabályozzák használatát: meghatározzák, hogy milyen eseményeken kötele-
ző megszólaltatni és milyeneken tilos. Amikor egy ország magas rangú képviselője (államfő, mi-
niszterelnök) hivatalos látogatást tesz egy másik államban, megérkezésekor elhangzik a vendég által
képviselt állam himnusza és gyakran a vendéglátó állam nemzeti himnusza is.
Zászló
A nemzeti és állami zászló használatának szabályait a világ számos országában ún. zászlókódex írja
elő.
Általános szabályok:
Állami zászló díszíti a kormányépületeket, állami hivatalokat, intézményeket, általában nap-
keltétől napnyugtáig;
Magas rangú külföldi vendég érkezésekor a magyar zászló mellé felvonják az általa képviselt
állam lobogóját is;
Az államfőket szállító autók jobb oldalán lobog a vendég által képviselt állam zászlaja, balol-
dalt pedig a vendéglátó állam lobogója;
Nagykövetek esetében nincs kint a vendéglátó állam zászlója;
Tilos bármely ország nemzeti zászlaját egy másik alá felvonni, vagyis nem lehet egy rúdon
két zászló;
Azonos magasságú rúdon azonos méretű zászlóknak kell lenniük;
Ha csak két állam zászlaját kell elhelyezni, akkor a vendéglátó ország zászlója kerül a szem-
lélő bal oldalára;
Ha a zászlók csokorban helyezkednek el, akkor a saját zászlót kell a csokor közepére helyez-
ni;
Nemzetközi rendezvények alkalmával vagy nemzetközi szervezetek előtt (pl. Európa Parla-
ment, Brüsszel) a zászlókat általában az angol abc szerinti sorrendben vonják fel.
Feladat:
1. Keressen képeket az interneten az Európa Parlamentről, mondja el, milyen jelképeket lát, és
beszéljen ezek használatának szabályairól!
2. Keressen képeket külföldi delegációk honi látogatásáról, mondja el, milyen jelképeket és ho-
gyan használnak az adott esetben!
4
Forrás: www.otm.gov.hu
5
www.ackermann-gemeinde.de
32
Az öltözködés szabályai
Általában az öltözködésről
Megjelenésünkben fokozott jelentősége van a színek használatának is. A színeket mindig az arcbő-
rünkhöz és a szemünkhöz igazítsuk. Általában elmondható, hogy a kifelé forduló, könnyen kapcso-
latot teremtő emberek színesebben öltözködnek, míg a befelé forduló típusú emberek, akiknek a
kapcsolataikra a fegyelmezettség, megbízhatóság a jellemző, inkább a semleges színeket kedvelik.
Nőknél elvárás, hogy a cipő, a táska színe egyezzen meg, hűvösebb időben pedig a többi kiegészí-
tőnek – kalap, kendő, sál – is harmonizálni kell egymással.
Az öltözködésnél fel kell készülni minden váratlan lehetőségre, például külföldi partner váratlanul
is érkezhet, s kellemetlen, ha nincs kéznél a férfiaknak a zakó és a nyakkendő.
33
Az öltözetek csoportosítása
Az öltözködés mindig alkalomhoz igazodik. Az alkalmakat az ünnepélyesség foka szerint rangso-
rolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is (zárójelben a meghívón szereplő jelzés):
Nincs ünnepi jellege. Napunk jelentős részét munkahelyünkön, hivatalban töltjük. Az öltözködésnél
általános szabály, hogy jól érezzük magunkat abban az öltözékben, amit viselünk, de feleljen meg a
szokásos társadalmi elvárásoknak, valamint az ápoltság és tisztaság is elengedhetetlen.
A nőknél az ápolt, konszolidált hajviselet, körömápolás (férfiaknál is), nappali viseletre szolid,
diszkrét smink, ékszerek visszafogott viselete, a jól megválasztott parfümök – ezek mindenkori
megjelenésünk fontos feltételei.
34
2. Félünnepélyes öltözet (nappali, nem diplomáciai rendezvényekre)
Férfiaknak: sötét árnyalatú öltöny (sötétbarna, sötétkék, szürke), fehér ing, nem élénk vagy fel-
tűnő mintás nyakkendővel, sötétbarna vagy fekete cipő.
Nőknek: nappal kosztüm, esetleg egybeszabott ruha, este kisestélyi.
Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete (lakk)cipő, szertartásosan fe-
kete puha- vagy keménykalap.
Nőknek: kisestélyi, selyemszerű anyagból készült, a ruhához illő színű, zárt körömcipő vagy
estélyi szandál.
Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér keményített ing, fehér csokornyakkendő, fekete
(lakk)cipő, szertartásosan cilinderrel és fekete kesztyűvel.
Nőknek: nagyestélyi (selyemszerű anyagból készült, hosszú ruha), a ruhához illő színű, zárt
körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú fehér kesztyű.
35
Megjelenés-kultúra
Feladat:
1. Értékelje saját öltözetét! Ne feledje, Ön most a munkahelyén tartózkodik!
2. Válaszoljon az egyes képekhez kapcsolódó kérdésekre!
36
3. Ez az öltözék alkalmas garden party-ra?
37
5. A cége bált rendez, melyen Ön a protokollos. A modellen szereplő ruha megfelelő a szerep-
hez?
38
7. Milyen alkalmakra lehet a fotón látható „klub-öltözéket” viselni?
39
9. Hűvösebb időben tárgyalásra megfelelő ez az öltözék?
40
11. A képen milyen öltözék szerepel és azt milyen alkalomra lehet viselni?
41
13. Az Ön főnöknője meghívót kap egy délutáni koktélpartira, amely 14 órakor kezdődik.
Ön szerint melyik öltözék megfelelő?
42
15. Milyen alkalomra viselhető ez az öltözék?
16. Mondja el, milyen szituációról készülhetett a kép! Értékelje a résztvevők öltözékét!
6
A képek forrása: www.protokolloktatas.hu
43
A névjegyhasználat alapvető ismérvei
44
A névjegy formája
A névjegy anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes vagy matt kartonlap. A szín, a papír minősé-
gének kiválasztásakor mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célra, kit, mit képviselve készíttetünk
névjegyet. Egy nőnek elfogadható a halványlila névjegy, ha pl. egy kozmetikai céget képvisel. A
névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg. Ügyeljünk arra, hogy az adatok látha-
tóak, jól olvashatóak legyenek. A magánnévjegy legyen egyszerű, szolid, a hivatalos névjegy pedig
jó, ha formájában és tartalmában is közvetíti a cég egyéni arculatát.
A névjegy méretére vonatkozóan nincsenek egyértelmű elvárások, de általában 90 x 50 mm vagy az
EU-n belül 85 x 55 mm. Mindkettő szabvány névjegy méret. Léteznek kétlapos névjegyek is.
Az írásbeli udvariasság része, hogy tollal átjavított névjegykártyát soha nem illik átnyújtani vagy
küldeni. Ha adatainkban változás történt, akkor új névjegykártyát kell készíttetnünk.
Feladat:
1. Vizsgálja meg a tanárától kapott névjegyet! Állapítsa meg, hogy milyen típusú névjegy, és
mondja el a véleményét (méret, anyag, szín, szöveg stb.), utalva a tartalom és a forma össz-
hangjára is!
2. Tervezze meg saját névjegykártyáját!
45
A meghívó
A meghívás módjai
A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon
való részvételnek. A meghívás történhet:
szóban: személyesen vagy telefonon
írásban: levélben vagy meghívóval.
46
A meghívó formája, anyaga
A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. azonos a levelezőlapéval,
vagy hosszított formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót. A meghívó anyaga
egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír.
A meghívó elküldése
A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót
postán küldik. A hivatalos életben ez a határidő gyakran sokkal rövidebb. A meghívókra legkésőbb
1-2 napon belül válaszolni kell. Bizonytalanság esetén ajánlatos a lemondás.
Egy jó tanács a meghívásokkal kapcsolatban: a látogatást követő nap személyesen, telefonon vagy
írásban illik a vendéglátást megköszönni.
Feladat:
1. Hozza el a saját ballagási meghívóját! Mondja el, miért ezt a formát választották!
2. Készítsen meghívót egy Krúdy-korabeli étterem megnyitójára!
47
A rendezvények szervezése és lebonyolítása
A rendezvények előkészítése
Információk összegyűjtése
Össze kell gyűjteni az induláshoz szükséges információkat: hol, mikor, milyen rendezvényt kívá-
nunk megszervezni, milyen kiegészítő-, fakultatív programok kísérik a főrendezvényt, mennyi lesz
a résztvevők száma, milyen helyszín(ek)en történnek az események stb.
Programtervezet készítése
Valamennyi szükséges információ összegyűjtése után sor kerülhet a programtervezet elkészítésére.
Ebben fel kell tüntetni minden lényeges eseményt, és jelölni kell a nyitott kérdéseket, például a vá-
lasztási lehetőségeket két program, esemény között. A tervezetet jóvá kell hagynia az illetékes veze-
tőnek (a programszervezés megrendelőjének), és csak utána kezdődhet meg a program végleges
kialakítása.
Szerződéskötés
A beadott pályázat eredményeként valamelyik rendezvényszervező elnyeri a konferencia teljes körű
szervezését. A szerződő felek megbízási szerződés vagy együttműködési megbízás keretében rögzí-
tik mindazokat a feltételeket, pénzügyi szabályokat, megállapodásokat, lemondási feltételeket, fel-
adatköröket, amelyekben előzetesen szóban megegyeztek. Ezzel egy szabályzatot állítanak össze,
amely a megállapodás pillanatától a konferencia elszámolásáig kötelező erejű a szerződő felekre
nézve.
48
Forgatókönyv készítése
Kétféle forgatókönyvet különböztetünk meg: előkészületi, más néven: program-forgatókönyvet és
technikai forgatókönyvet. A program-forgatókönyv listaszerűen tartalmazza az eseményeket. A
technikai forgatókönyv részletesen tartalmaz mindent, ami a rendezvény lebonyolításához szüksé-
ges, vagyis a technikai forgatókönyv az egész rendezvény teljes dokumentációja.
Minden rendezvénynek egyedi forgatókönyve van, de vannak olyan általános feladatok, amelyek
minden rendezvénynél előfordulnak. Ezek a következők:
Előkészítés
Anyaggyűjtés, előzetes információk beszerzése.
Lebonyolítás
Minden feladatot időrendben tartalmaz a forgatókönyv, amit a rendezvény lebonyolításával kapcso-
latban el kell végezni, és egyben megjelöli a felelős személyt is.
Utómunkák
A rendezvény befejezése utáni teendők, például a rendezvény dokumentálása, pénzügyi elszámolás,
rendezvény utókövetése.
49
A rendezvények lebonyolítása
A rendezvényszervező feladatai a lebonyolításkor
Konferencia-titkárság, regisztrációs titkárság felállítása, a főszervező kijelölése, aki a továb-
biakban a szervezési feladatokat koordinálja a regisztrációs irodán belül, és egyszemélyes fe-
lelősként tartja a kapcsolatot a szakmai szervezőbizottsággal és titkársággal.
Megtalálja és kialakítja azon szolgáltatók, szolgáltatások körét, akiknek a munkájáért garan-
ciát vállal, és akikkel jó kapcsolatot tud kialakítani. Ők lesznek a rendezvényszervező iroda
alvállalkozói, beszállítói, szerződéses partnerei.
A véglegesített szolgáltatások, és költségvetésben elfogadott árak alapján megrendeli a szol-
gáltatásokat, és írásban rögzíti is.
A korrekt pénzügyi háttér, tiszta, gördülékeny munkafolyamat biztosítása az elszámolások te-
rén, alszámla nyitása, amely átláthatóvá teszi a kifizetett számlákat és a bevételeket.
Kapcsolatrendszer elindítása a szponzorkeresés területén is, amelyből extra jutaléka származ-
hat a rendezvényszervezőnek.
A már előzetesen megrendelt szolgáltatások aktualizálása. Az előregisztráció folyamán a lét-
számok alapján a már meglévő megrendeléseket ellenőrizni kell.
– Szállás: A konferenciavendéget egyéni vendégként kezeli a szálloda. 24 órával az érkezé-
se előtt még lemondható a szoba kötbérmentesen akkor, ha a lemondott szobák száma
nem haladja meg a módosítható maximális százalékot. Szállodai megállapodástól függő-
en, a rendezvény előtt egy hónappal általában az eredeti foglalás 10 százalékát, rendez-
vény előtt 2 hónappal 20 százalékát, 3 hónappal előtte pedig nagyobb mértékű lemondást
is elfogadnak.
– Vendéglátás: Ellenőrizni kell, hogy a létszámokat milyen mértékben módosíthatjuk,
csökkenthetjük, ami az eredeti létszámhoz képest 10-20% lehet, úgy, hogy a rendezvény-
hez közeledve egyre csökken a lemondás lehetősége. Végleges létszámokat általában egy
héttel a tényleges rendezvény előtt kell adni, ami tovább már nem változtatható.
Forgatókönyvek elkészítése. Koordináljuk érkezésüket, megadjuk számukra a szükséges in-
formációkat, a kontaktszemélyek nevét, ez megkönnyíti, és gördülékennyé teszi a helyszíni
munkát. Forgatókönyv vagy betelepülési ütemterv készül, feladatokra, cégre, személyre le-
bontva. A egyes feladatokért felelős személyeknek csak az adott területre vonatkozó informá-
ciókat adjuk meg!
helyszín visszaállítása,
technikai eszközök, kellékek, bútorok stb. visszaszállítása,
pénzügyi elszámolás,
dokumentálás (jegyzőkönyvek, nyomtatott vagy más típusú anyagok elkészítése),
közreműködőknek írásban vagy szóban köszönetnyilvánítás,
részvevők véleményének megismerése (program utókövetése – follow up).
50
Konferencia szervezése
Ha saját szervezésű lesz a konferencia, akkor ezután kiválasztják a bizottsági tagokat, esetleg albi-
zottságokat hoznak létre a konferencia jellege, mérete függvényében. A funkciófelelősök kiválasz-
tása is megtörténhet már ekkor, de elképzelhető, hogy csak a fő feladatok felelőseit sikerül kijelölni.
2. A konferencia időpontjának és időtartamának megállapítása
Figyelnie kell arra, hogy a tervezett időpontban vagy közvetlen közelében ne legyen olyan, hasonló
célközönséget érintő rendezvény, amely kedvezőtlenül befolyásolhatná a konferencián résztvevők
létszámát.
A konferencia időtartamát úgy kell megállapítani, hogy minden fontos esemény kényelmesen lebo-
nyolítható legyen, ne forduljon elő, hogy a tervezett programok közül bármit el kell hagyni, de arra
is ügyelni kell, hogy ne legyenek céltalan „üresjáratok”, mert akkor a résztvevők úgy érzik, lopják
az idejüket. Természetesen hagyni kell normális időtartamú ebédidőt, pihenőidőt, szabad programra
időt.
3. Fő célok, téma, szakmai program meghatározása, kidolgozása
Meg kell határozni az előadások alaptémáit, és egy ún. vezetőszálra kell felfűzni a fő témákhoz
kapcsolódó előadásokat. A szakmai anyagokat az előadóktól célszerű több formában is bekérni:
nyomtatott formában, bármilyen információhordozón és internetes megjelenésre alkalmas formá-
tumban is. Minderre azért van szükség, mert a szervezőbizottságnak el kell tudnia dönteni, hogy
egy-egy előadásra mennyi időt tervezzen, illetve elképzelhető, hogy a konferencia után az elhang-
zott előadásokat megjelenteti nyomtatott vagy elektronikus formában. Az előadók biztosítása, koor-
dinálása során a szakmai szervező véglegesen eldönti az előadók személyét, időrendbe sorolja az
előadásokat. Ez az ún. időrendi tábla (Time-table), amely bekerül a konferencia körlevelébe, majd a
végleges programfüzetbe is. Az előadókkal való kapcsolattartás célja, feladata, hogy megbeszélje az
előadók technikai igényeit, egyeztesse érkezési időpontjukat, szállásigényüket. Ez alapján előadói
regisztrációs listát állítanak össze. Az előadók egy része meghívott vendég lesz, akinek költségeit a
konferencia bevételeiből fedezik.
51
4. A rendezvény arculatának kialakítása
Jelmondat meghatározása, jelképek meghatározása;
Szerzői jogok tisztázása (pl. zeneanyag esetén);
A rendezvényen részt vevők csoportosítása.
6. Szponzor(ok) keresése
Manapság a konferenciák megszervezése elképzelhetetlen szponzor(ok) segítsége nélkül. A támo-
gatókat a szervezőknek kell felkutatniuk, bár elképzelhető, hogy ismétlődő konferenciák esetében a
szponzorok maguk jelentkeznek, illetve az elmúlt időszakhoz hasonlóan folytatni kívánják szponzo-
ri tevékenységüket. A legtöbb esetben a szponzor a támogatásáért cserébe kér is valamit, például
reklámfelületet (a konferenciateremben, az autókon), esetleg reklámajándékok szétosztását (ame-
lyek saját tevékenységét népszerűsítik), vagy kísérőrendezvény megtartásának lehetőségét (termék-
bemutató a konferenciateremhez vezető folyosón vagy különteremben).
Az előkészítés fázisában még csak elvi beleegyezést, elvi megállapodást kell kötni a szponzorokkal,
majd a szervezés fázisában kell megkötni a tényleges szponzori szerződéseket.
52
A jelentkezési lap tartalmi elemei:
53
Minta a második körlevélre:
Témák:
az archiválás jogszabályi hátterének hatása a gyakorlati megvalósításban
OCR technológiák alkalmazása és kiaknázása a szkennelés során
termékfejlődés az elektronikus dokumentumkezelő-rendszerekben
minősített iratkezelési szoftverek megjelenése és terjedése a közigazgatás
területén.
Időpont:
2009. február 21. hétfő, 10:00-17:00
Helyszín:
Rendezvényközpont
1103 Budapest, Kállói út 32.
Részvételi díj:
7000 Ft + Áfa (helyszínen: 9000 Ft + Áfa)
Az előzetes jelentkezési lap is innen tölthető le, illetve innen küldhető vissza.
54
8. A konferenciára szóló meghívó elkészítésének tartalmi és formai tudnivalói
A konferencián általában csak meghívóval lehet részt venni. A meghívónak tartalmaznia kell a
meghívó szervezet nevét, a meghívott(ak) nevét, a meghívás alkalmát, témáját, indítékát, az ese-
mény helyszínét (pontos címét, esetleg megközelítésének módját is), az esemény időpontját (időtar-
tamát). Gyakran küldenek olyan meghívót is, amely programot is tartalmaz. Ilyenkor a szerkesztés-
ben a meghívást el kell választani a programismertetéstől.
A meghívó készülhet egyedi példányként vagy sokszorosítva. Egy konferenciára (amely hivatalos
összejövetel) minden meghívottnak névre szóló meghívót küldenek. Nem megfelelő, ha a név he-
lyett az Ön szót írják, mivel ez személytelen és nem udvarias forma. A konferenciára szóló meghí-
vást annak időpontja előtt 2-3 héttel illik elküldeni, ennek indoka, hogy a meghívott így be tudja
illeszteni programjába, fel tud rá készülni.
Ha a megadott opciós határidő lejártáig nem jelzünk vissza az ajánlattevőnek (akár pozitív, akár
negatív választ, akár hosszabbítást kérve), akkor jogában áll a szolgáltatást, helyszínt, stb. másnak
értékesíteni. Az opció az opciót adó (szálloda, helyszín, stb.) anyagi érdekeit védi és az értékesítést
tervezhetőbbé, átláthatóbbá teszi, így a gazdálkodás biztonságosabbá válik. A második, harmadik
stb. opciós foglalás azt jelenti: ha az általunk kért helyszínt ugyanarra az időpontra előttünk már
másnak kiajánlották (akiknek szintén van opciós határidejük), akkor várólistára kerülünk. Ameny-
nyiben az első opciós kéri a helyszínt, úgy az őt illeti meg, amennyiben él az opciós lemondásával,
úgy automatikusan a második opciós foglalás lép az első helyre. Vannak kiemelt időszakok (pl.
Forma1-verseny), amikor sokadik opciós helyet is kiadnak, vagy ha egy olyan rendezvényről, kon-
ferenciáról van szó, amit több szervezőirodával is pályáztatnak.
55
11. Technikai szolgáltatások végleges megrendelése
Az előadók igényeinek visszajelzése után, a résztvevők várható létszámának ismeretében megren-
delhető a végleges technika (hangosítás, konferencia-berendezések stb.), tolmács (esetleg szinkron-
tolmács).
12. Sajtónyilvánosság
A konferenciák különböző mértékű sajtónyilvánosságot igényelhetnek. Szükség lehet sajtószolgá-
latra. A konferencia belső sajtószolgálatának ellátása: pl. konferencia-újság szerkesztése, kiadása,
napi sajtófigyelés és hírtájékoztató a résztvevők számára, fotószolgálat stb. E feladatok ellátása cél-
jából a sajtószolgálatnak rendelkeznie kell a rendezvény témájával és eseményeivel kapcsolatos
minden kiadható információval. Élő kapcsolatot kell tartania a sajtó- és hírközlő szervekkel.
(Megkülönböztetünk sajtótájékoztatást és sajtókonferenciát. A sajtótájékoztatón általában egyetlen
témáról esik szó, egyetlen bejelentést történik. Ebben az esetben a sajtó képviselői is állnak, hiszen
az egész pár perces időtartamú. A sajtókonferencia nagyobb méretű rendezvény, ahol a sajtó képvi-
selői is ülnek, időtartama általában 30-40 perc. A tájékoztató és a sajtókonferencia után a sajtó kép-
viselői kérdéseket tehetnek fel a jelenlévőknek.)
13. Költségvetés elkészítése
A költségvetés elkészítése akkor lehetséges, ha már a következő információk a birtokunkban van-
nak.
Az előkalkuláció költségtételei:
A költségvetést mindig úgy kell elkészíteni, hogy a váratlan (előre nem látható) kiadásokra tartalé-
kolni kell bizonyos alapot.
56
14. Egyéb szolgáltatások megszervezése
Egyéb szolgáltatások közé tartozik például a hírközlési lehetőségek biztosítása (internet-
hozzáférés), iratkészítés biztosítása (számítógép, nyomtató, fénymásoló, sokszorosító); elsősegély
biztosítása (konferencia jellegétől függően), biztonsági szolgálat megszervezése.
Nagyon fontos, hogy azokat a telefonszámokat (a mellékeket is), amelyekre a konferencia résztve-
vőinek szüksége lehet, a konferenciaszervezők előzetesen megismerjék, és azokat a konferencia
programfüzetében feltüntessék. Kényelmes megoldás, ha a konferenciát egy olyan szállodában ren-
dezzük meg, amely biztosítani tudja a konferenciához szükséges valamennyi feltételt (infrastruktú-
ra, humán erőforrás stb.). Ebben az esetben a szállodának eleget kell tennie a következőknek:
57
A szálloda konferencia-menedzserének – akinek teljes mértékben tisztában kell lennie a szál-
loda által vállalt kötelezettségekkel – a konferencia ideje alatt, de már a szervezés, a berende-
zés időszakában is folyamatosan elérhetőnek kell lennie, hogy koordinálhassa a hotel külön-
böző részlegeinek a munkáját, elháríthasson minden apró akadályt még mielőtt azok megold-
hatatlanná válnának, s hogy meg tudjanak beszélni minden szükséges változtatást a konferen-
ciát szervezőkkel.
A szálloda vezetőségének dolga a személyzet valamennyi tagjának ellenőrzése; a konferen-
ciaszervezőnek ne kelljen olyan dolgokért „könyörögnie”, netán külön fizetnie, ami egyéb-
ként a hotel személyzetének a feladata.
A szálloda vezetőségének tájékoztatnia kell a konferenciaszervezőket a hotel tűzvédelmi és
biztonsági előírásairól.
Amennyiben a delegátusok a szálloda éttermében étkeznek, akkor vagy külön területet kell
számukra fenntartani, vagy egyéb intézkedéseket kell tenni: különösen a reggelinél kell
ügyelni a delegátusok pontos, és a megállapított időkereten belül történő kiszolgálására.
A konferencia résztvevőinek kiszolgálását nem lehet a többi vendégnek alárendelni.
Ajánlott külön ruhatár és elkülönített (de azonnal látható és könnyen megközelíthető) regiszt-
rációs pult.
A konferenciaszállodában megfelelő eligazító-táblákat kell kihelyezni, amelyek segítségével
az üléstermek és más konferenciaszolgáltatások könnyen megtalálhatók.
A konferencia szolgáltatásait a mozgáskorlátozottak számára is elérhetővé kell tenni.
Az üléstermeket és a konferenciához kapcsolódó egyéb területeket minden nap, az ülés kez-
dete előtt ki kell takarítani. Szeméttartóknak és a hulladék eltakarításához szükséges eszkö-
zöknek folyamatosan rendelkezésre kell állniuk.
Visszaigazolás
Extra és ritkán előforduló programok esetében mindig ki kell várni a szolgáltató visszaigazolását,
mert csak akkor lehet megalapozottan szerződést kötni.
Szerződéskötés
Szerződés létrejöhet:
alvállalkozóval: keretszerződés vagy esetenkénti megbízás formájában
szolgáltatóval: megrendelés vagy adásvételi szerződés formájában
58
Technikai forgatókönyv:
Felelősök kijelölése
Helyszín, időpont megválasztása
Helyszín szóbeli, írásbeli lefoglalása
Helyszín felmérése (termek)
Helyszínbejárás
Szinkrontolmács berendezése (pihenőszoba, fordítandó téma vázlatosan)
Hangosítás, mikrofonok
Sajtó és hírközlő szervek
Parkolóhelyek biztosítása
Étkezési lehetőségek
Beléptetések a biztonsági előírások figyelembe vételével
Szervezők, hostessek (egyenruha, stb.)
Pénzváltás lehetősége
Utazási jegyek, repülőjegyek esetleges cserelehetősége (legyen lehetősége)
Orvosi ellátás biztosítása
Nyomdai munkák (elképzelés - grafikai tervezés – nyomdai tervezés - kivitelezés) / nagy tel-
jesítményű sokszorosító
Kitűzők elkészítése (személyek megkülönböztetése, funkciók)
Ajándékozás ki által?
Időpont elképzelések
A rendezvény egész ideje alatt folyamatos információ-áramlás a hostessekkel, szervezőkkel.
59
Interaktív tábla
60
Projektor
Lézeres mutatópálca
Episzkóp:
Könyv és kép kivetítésére szolgál (A/4). Maximum 5 cm vastag tárgy felületét képes kivetíteni
Térkép felületén mozgatva, az is kivetíthető. Ma már kevésbé használatos
Videotechnika
Mára általánossá vált – egyszerű kezelhetősége és elérhető ára alapján – a videoberendezések hasz-
nálata. Az általános célú alacsonyabb minőségi igényeket kielégítő berendezések mellett megtalál-
hatók professzionális igényeknek eleget tevő berendezések is, ezek jóval drágábbak. Napjainkban a
képmagnó iránt az érdeklődés csökken, ennek oka a dvd-lejátszók elterjedésével magyarázható.
61
A diavetítő
Olyan információhordozók, amelyek szoros tartalmi kapcsolatban álló hang-, illetve képanyagot
tartalmaznak. A hangosított diasorozat, diaporáma helyett ma már inkább PowerPoint-os pre-
zentációkat használnak.
Az írásvetítő
Az írásvetítő átlátszó, átvilágítható pozitív képek, modellek kivetítésére szolgáló berendezés. Kiala-
kítása: helyhez kötött vagy hordozható. Mindkét kialakítás nagy fényerővel, a terem elsötétítése
nélkül alkalmas előadások kiszolgálására. A vetítők fényerejének növelését az is szükségessé tette,
hogy velük LCD számítógépes felületek is kivetíthetők legyenek. Az írásvetítő hatékony, eredmé-
nyes használatához fóliaképek (transzparensek) szükségesek.
Tolmácsberendezés
Ha a részvevők több nyelvterületről érkeztek, tolmácsberendezés és szinkrontolmács(ok) alkalma-
zása szükséges.
A konferencia lebonyolítása
A konferencia lebonyolítása igen nagy koncentrációt, szervezettséget, sok esetben higgadt, tervsze-
rű cselekvést megkövetelő feladat. Nem mindenki képes egy konferencia megszervezésére és lebo-
nyolítására, hiszen sok embert kell irányítani, sok eseményt kell elindítani, figyelemmel kísérni.
Ahol veszteség van, ott hiba történt az előzetes kalkulációnál, vagy esetleg drasztikus árfolyamvál-
tozás következett be, illetve előre nem látható költség merült fel, ami veszélybe sodorta a nyeresé-
ges költségvetést.
Záróértékelés
62
Az utókövetés (follow up) megtervezése
Kérdőív
A rendezvény végén érdemes átadni a partneriroda képviselőjének egy (a bonyolítás nyelvén írt)
értékelő kérdőívet és megkérni arra, hogy a jövőbeni munka megkönnyítése érdekében töltse ki.
A kitöltött kérdőíveket minden esetben gondosan át kell olvasni és értékelni a későbbi munkákhoz.
Referenciadosszié
Minden rendezvény méretétől függetlenül tapasztalatszerzésre nyújt lehetőséget. Fontos a jegyzete-
ink, munkapapírok lefűzése időrendi sorrendben, ami nagy hasznunkra lehet a pénzügyi elszámolás
időszakában, vagy ha egy következő alkalommal hasonló típusú munkafázissal szembesülünk. Ebbe
a dossziéba kell tenni a vendégektől és a megismert szolgáltatóktól kapott névjegyeket, a megma-
radt fotókat, mintanyomtatványokat, prospektusokat. Ehhez manapság nagy segítséget nyújt a szá-
mítógépek használata, ami az adatok tárolására kitűnően alkalmazható és az egész munkafolyamat
alatt nagy segítséget nyújt. Ma már elképzelhetetlen a hatékony szervezőmunka számítógép haszná-
lata nélkül.
63
Kétoldalú tárgyalás megszervezése
Programszervezés
Nem közömbös, hogy a hivatalos tárgyalásokat folytató delegációk, tárgyaló felek milyen összképet
alkotnak a vendéglátókról. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ezt pontos
szervezőmunkának kell megelőznie, mert hiába sikeres a tárgyalás, ha a vendéget nem megfelelő
szinten fogadják, nem megfelelő a szállodai elhelyezése, nincs ott idejében a gépkocsija, ha elkésik
a következő helyszínen lévő tárgyalásáról, stb. Ilyen esetben azt fogja mondani, hogy nagyon szer-
vezetlen volt minden, és ezzel a kellemetlen élménnyel fog elutazni.
A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttér-információkat kell beszerezni, így lehet fel-
készülni pontosan a tárgyaló feleknek a megbeszélésekre. Tudakozódni kell többek között az
iránt, hogy a vendégeknek van-e az ajánlott programmal kapcsolatban valamilyen kívánsá-
guk, kivel óhajtanak találkozni.
Egy-két üzleti partnerrel a vezető a saját szobájában is tud tárgyalni, de nagyobb létszám ese-
tén külön helyiségre van szükség. Külön tárgyalóteremre nemcsak nagyobb létszámú tárgya-
lópartnerek megbeszélésekor lehet szükség, akár két-három ember is elvonulhat külön terem-
be, hogy zavartalanul tudják a megbeszélésüket folytatni.
Ha a tárgyalásra a mi munkahelyünkön kerül sor, akkor megfelelően előkészített helyiségről
kell gondoskodni (tiszta levegőjű, megfelelő hőmérsékletű, kellően megvilágított helyiség),
amelyik megfelel a tárgyalófelek létszámának. A teremnek is, a vezető szobájának is a kon-
szolidáltságot kell árasztania. Ehhez hozzátartozik a tisztaság, a székek kényelmessége, a
technikai eszközök korszerűsége. A kellemes légkör mindenkire jó hatással van, és ha jól érzi
magát a tárgyalópartner, akkor várhatóan könnyebben lehet vele tárgyalni, megegyezni.
A jó közérzetet a kellemes tárgyalóhelyiség mellett a vendéglátás megfelelő módja, színvona-
la is segíti. Általában aprósüteményt (sósat, édeset), esetleg szendvicset, üdítőitalt, kávét vagy
teát szokás kínálni. Ezek között van, amit előre be lehet készíteni az asztalra (vagy egy kis
asztalra), és van, amit nem viszünk be a tárgyalás megkezdése előtt. Arra is gondot kell fordí-
tani, hogy a bekészített étel, ital elfogyasztásához szükséges eszközök rendelkezésre álljanak.
Azt is meg kell tudni, hogy a vendégek milyen témák iránt érdeklődnek, így ezek ismeretében
lehet megszervezni a szabadidős programot (ha kell).
64
A tárgyaló felek fogadása, bemutatása
Meg kell szervezni a vendégek fogadását, tehát hogy ki fogja várni a vendégeket és pontosan
hol. Célszerű olyan helyet megbeszélni, amit könnyen megtalálnak, és onnan elvezetni a tár-
gyalás helyszínére őket.
A bemutatás történhet egy harmadik fél segítségével (ez lehet az a személy, aki fogadta a de-
legációt). A bemutatás hivatalos életben a protokoll szükségszerű tartozéka, a társasági érint-
kezésben a kapcsolatteremtés nélkülözhetetlen és gyakori formája. A tárgyaló fél megérkezé-
sekor a rendezvény szervezésével megbízott személy – udvarias szavak kíséretében – bemu-
tatja egymásnak a tárgyaló feleket, akik esetleg átadják egymásnak a névjegykártyájukat,
amit illik elolvasni és úgy eltenni. A névjegykártya használata az üzleti életben elengedhetet-
len, és sok esetben megkönnyíti, egyszerűbbé teszi a munkát.
Kétoldalú tárgyalásokon a delegációvezetők kötelessége, hogy bemutassák kollégáikat vagy a
delegáció tagjait, név és rang szerint. A bemutatásra a kölcsönös üdvözlés után, az érdemi
tárgyalási témákra való rátérés előtt kell sort keríteni.
A bemutatás sorrendje: a fiatalabbat az idősebbnek, a férfit a nőnek, az alacsonyabb rangút a
magasabb rangúnak kell bemutatni.
Gyakran elkövetik azt a hibát, hogy a bemutatottak maguk is bemutatkoznak. Ez fölösleges.
Minden programnak van egy főfelelőse, aki összefogja, átlátja az egész eseményt, az esetek
többségében a protokollos. A többiek részfeladatokat kapnak. Csak annyi intézkedést tegye-
nek, amennyire felhatalmazásuk van.
A protokollosnak mindig törődnie kell azzal, hogy az alkalomhoz illő, egyszerű, elegáns, tisz-
ta legyen az öltözete és ápolt a frizurája. A protokollosnak határozottnak kell lennie. Ő ellen-
őriz mindent. Legyen udvarias, figyelmes, tudjon az állandóan változó helyzetben gyorsan
dönteni. Érzelmi megnyilvánulásoktól mentesen kell beszélnie, cselekednie. Ha ideges, ezt a
vendégek nem vehetik észre. A protokollos magatartása tükrözze a kellő szakmai és általános
műveltséget, a jó ízlést és a kiegyensúlyozott lelkialkatot.
Tárgyalás lebonyolítása
A szervezők az előzetes forgatókönyvek alapján segítik a tárgyalás lebonyolítását, de annak irányí-
tója a tárgyalást kezdeményező cég, intézmény vezetője.
A tárgyalás utókövetése nem követelmény (mint például egy kongresszus, konferencia esetében).
65
Értekezlet szervezése
A munkahelyi értekezleteket az egyszerűbb események közé soroljuk szervezés tekintetében, mert
vannak nagyobb, sokrétű szervezőmunkát igénylő rendezvények, programok (pl. konferenciák,
kongresszusok stb.). Értekezletet azért tartunk, hogy a résztvevők (általában a munkahely dolgozói)
információkat kapjanak a vezetőktől, elmondják véleményüket a napirendi témában, hogy megtalál-
ják az aktuális problémára a megoldást. Összehívását általában a vezető kezdeményezi, és többnyire
ő vállalja a levezetését is.
67
2. A sajtókonferencia
A sajtókonferenciát legcélszerűbb a délelőtti órákra kitűzni (10 vagy 11 óra), hogy a tájékoztatón
elhangzottakról lapzártáig lehessen írni, hogy az a másnapi újságokban megjelenhessen. Az össze-
jövetel időtartama általában: 30-60 perc, fontos, hogy csak a lényegre szorítkozzanak a tájékoztatást
adó hivatalos emberek. Szünetre általában nem kerül sor. A sajtókonferencia, tájékoztató helyszínén
információs, vagy háttéranyagot és egyéb írásos dokumentációs anyagot szoktak elhelyezni. Ezek
terjedelme összességükben két esetleg három gépelt oldal legyen, gondosan szerkesztve, amely tar-
talmazza a legfontosabb tényeket, információkat, számokat. Ezek közül az újságíró választja ki az
általa legfontosabbnak ítélt részeket. A sajtókonferencia levezetése a sajtófőnök feladata. Ha nincs
állandó sajtófőnök, erre a feladatra alkalmilag nevezhető ki megfelelő személy. Az ő feladata a
vendégek fogadása, elhelyezése, a sajtókonferencia megnyitása és levezetése.
A sajtókonferencia menete:
a hivatalos üdvözlés,
a rendezvény alkalmának ismertetése,
a nyilatkozatot adó bemutatása és felkérése a nyilatkozat megtartására,
a nyilatkozat után a sajtó képviselőinek felkérése kérdések feltevésére, valamint ezekhez és a
válaszokhoz a szó megadása,
a konferencia végén a köszönetmondás a nyilatkozatért, a megjelenésért, elbúcsúzás a meghí-
vottaktól, vagy azok meghívása a sajtókonferenciát követő fogadásra.
Vendéglátás: mindig az anyagi lehetőség függvénye, hogy milyen szintű vendéglátást biztosítunk a
tájékoztatást adók, a résztvevő újságírók és a vendégek részére. Legyen ásványvíz, aprósütemény
esetleg pogácsa, ezen kívül kínálhatunk kávét, teát, esetenként szendvicset. Ha moziszerűen van
berendezve a terem, külön asztalon helyezik el. A reprezentatív (vagy reklám jellegű) sajtókonfe-
renciát állófogadás zárhat.
3. A sajtófogadás: ünnepélyes alkalom, sajtótájékoztató vagy sajtókonferencia után szokás rendez-
ni.
7
http://ktnye.akti.hu
68
MELLÉKLET
Ajándéknak tekinthető az a dolog, amivel másoknak örömet szerzünk, általában nem várunk érte
viszonzást. Az örömteli ajándékozáshoz viszont megfelelő alkalom és jól megválasztott ajándékra
van szükség.
Az állami ajándék diplomáciai protokolláris kérdés. Nem személyeknek szól, hanem az országnak,
ill. az ország illetékes tisztségviselőjének, aki viszont hivatalának lejártával rendszerint közkinccsé
teszi a kapott ajándékokat.
A figyelmességi ajándék jelkép, amely utal a kapcsolat kellemes vagy hasznos voltára, emlékeztet
az adott országra, cégre, személyre, a közös munkára. Értéke viszonylag csekély.
Az ajándék kiválasztása az előírások ismeretén túl is sok tapintatot, jó ízlést, figyelmet igényel.
Kiindulási szempontok lehetnek, hogy az ajándék:
- személyre szóló,
- emlékeztet valamire (országra, annak kultúrájára, kapcsolatra stb.),
- gyakorlati szempontoknak is megfelel (l. méret, súly, szállítás stb.).
69
Rossz ajándék például:
- pénz és értékpapír,
- vámszabályok előírásai által tiltott dolgok,
- fehérnemű, alsóruházat, élelmiszerek (kivéve hungarikum),
- bóvli, giccs.
Jó ajándék például:
- népművészeti cikkek,
- könyvek, albumok, fotók,
- CD, DVD
- művészeti reprodukciók,
- vállalati reklámtermékek.
70
Felhasznált irodalom
71
Tartalomjegyzék
72