6.

0
Pengurusan
6.1 Pengenalan Kepada Pengurusan
 Fungsi Pengurusan
Definisi
Proses – merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal – memastikan matlamat yang
telah ditetapkan dapat dicapai

Kepentingan
1. Memotivasikan modal insan
2. Mengurangkan pembaziran
3. Pencapaian matlamat organisasi
4. Penyelarasan sumber
5. Penggunaan sumber secara berkesan
fungsi
1. Perancangan
2. Pengorganisasian
3. Kepimpinan
4. pengawalan

Konsep Keberkesanan dan Kecekapan

keberkesanan kecekapan
1. Melakukan kerja yang betul 1. Buat kerja yang betul
2. Matlamat dapat dicapai 2. Matlamat dicapai
3. Minimum kos pengeluaran
4. Maksimumkan tingkat pengeluaran
5. No bazir
 Peranan Pengurus
Perorangan (interpersonal)
Pengurus yang mempunyai kuasa ke atas orang lain (duh!)
1. Pemimpin
2. Tunggak (figurehead)
3. Pegawai perhubungan

Bermaklumat (informational)
Pengurus – pihak yang memperoleh maklumat dr pelbagai sumber
1. Penyebar
2. Jurucakap
3. pemantau
Keputusan (decision making)
Pengurus – maklumat yg cukup, lengkap dan terkini (buat
keputusan)
1. Perunding
2. Usahawan
3. Penyelesai masalah
4. Pengagih sumber
 Pendekatan Pemikiran Pengurusan

Pendekatan klasikal
1. Pengurusan Saintifik
• Frederick Taylor (4 Prinsip Pengurusan Saintifik)
• Henry Gantt (Sistem Pembayaran Upah, Carta Gantt)
• Frank & Lillian Gilbreth (Kajian – Pergerakan Pekerja)
2. Teori pentadbiran (henri fayol)
3. Model birokrasi (max wabermenjensen)
Pendekatan kemanusiaan/gelagat
1. Pendekatan hubungan kemanusiaan
• Hawthorne (elton maya)
• Aspek sosial dan iktiraf kumpulan kerja
• Aspek perhubungan pengurus dgn pekerja
2. Pendekatan gelagat
• Hierarki keperluan maslow (abraham maslow)
• Teori x dan teori y (douglas Mcgregor)
• Mengkaji gelagat manusia (huhu) – bidang saintifik, psikologi, ekonomi, sosiologi
• Faktor ganjaran dan aspek yg berkaitan – meningkatkan kepuasan dan produktiviti pekerja
Pendekatan sains pengurusan/kuantitatif
1. Teori sains pengurusan
2. Teori pengurusan operasi
3. Teori sistem pengurusan maklumat
Pendekatan moden/kotemporari
1. Teori sistem
• Organisasi – sebagai satu sistem yang mana setiap bahagian saling berhubung kait
• Setiap bahagian penting tawww
• Satu bahagian fail, semua operasi tergugatss

2. Teori kontigensi
• Tiada satu pendekatan pun paling sesuai untuk semua situasi (duh obviously!)
• Pengurus perlu fleksibel dan ambil tindakan yg sesuai dgn situasi. not a freaking pengurus yang
perfectionist yg ikut cara dia je. bodo ke ape (Yass)
6.2 Kemahiran Pengurusan
Definisi
Kebolehan dan kemampuan untuk bertindak dan membuat keputusan dengan cekap dan berkesan

kepentingan
1. Sebagai perhubungan dengan pihak lain
2. Membuat keputusan yang berkesan
3. Mewujudkan penyelarasan kerja
4. Membangunkan sumber manusia yang berkesan

kepentingan
1. Peringkat atasan
2. Peringkat pertengahan
3. Peringkat bawahan
jenis kemahiran pengurusan

1. Kemahiran konseptual (berpandangan jauh)

2. Kemahiran antara perorangan/kemanusiaan (hubungan yg baik)
3. Kemahiran teknikal (cekap dan berkebolehan)
4. Kemahiran pengurusan masa (perfection and punctual in work)
5. Kemahiran pembuatan keputusan (keputusan yg tepat dan bijak)
6.3 Perancangan
Definisi
1. Proses – matlamat dan memutuskan tindakan
2. Aktiviti menganalisis persekitaran – kenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
3. Proses - vmo

kepentingan
1. Menyediakan hala tujujujuju
2. Sebagai panduan membuat keputusan
3. Mengukur prestasi organisasi
4. Membolehkan kawalan dilakukan
5. Menyelaras dan memperuntukkan sumber
6. Mencapai matlamat dengan cekap dan berkesan
Jenis perancangan (jangka masa)
1. Rancangan strategik
2. Rancangan taktikal
3. Rancangan operasi

Jenis perancangan (kegunaan)

1. Rancangan sedia ada
2. Rancangan guna tunggal

Proses perancangan
1. Menentukan matlamat dan objektif
2. Menganalisis persekitaran perniagaan
3. Membentuk alternatif tindakan
4. Menilai alternatif tindakan
5. Memilih alternatif tindakan
Alat perancangan
1. Carta gantt
2. Analisis pulang modal
3. Bajet atau belanjawan
4. Kaedah laluan genting (critical path method, cpm)

Perancangan strategik
Proses – menetapkan strategi, hala tuju & membuat keputusan
unsur
1. Visi 5. Taktik
2. Misi 6. Dasar
3. Objektif 7. Prosedur
4. Strategi 8. standard
 Bajet
definisi
Penyata-menganggarkan dan memperuntukkan sumber kewangan-
melaksanakan aktiviti, projek atau program

Bajet tunai
definisi
1 rancangan kwgn melibatkan-anggur terima @ belanja (setahun)
Tujuan
1. Memastikan keperluan tunai organisasi pada masa depan sentiasa cukup
2. Kedudukan kecairan orang bedara tahap memuaskan
Tindakan mengatasi kurangan tunai
1. Cari jalan tingkatkan hasil jualan
2. Beri tempoh kredit yang pendek
3. Kurang perbelanjaan
4. Tempoh bayar pinjam lebih lebih lebih panjang
5. Sumber kewangan tambahan
6. Rancang beli aset tetap
Penggunaan Bajet tunai dlm perancangan
1. Penerimaan tunai (Jumlah jualan = j,tunai dan kredit)
2. Pembayaran tunai (bhn mentah, cukai, aset tetap, dividen)
3. Aliran tunai bersih (aliran tunai masuk – aliran tunai keluar)
4. Baki tunai bersih (aliran tunai bersih sstu bulan + baki tunai dari bulan sebelumnya)
 Analisis SWOt
Definisi
Alat perancangan strategik – kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

kegunaan
1. Kenalpasti kekuatan (kukuh)
2. Kenalpasti kelemahan (ambil tindakan)
3. Kenalpasti peluang (rebut jerlah)
4. Kenalpasti ancaman (prepare yo!)
5. Membentuk strategi (capai misi)
6. Atasi masalah dan perubahan
6.4 Pengorganisasian
Definisi
Proses – menyusun dan mengagih atau menyelaras sumber – agar cekap dan berkesan

kepentingan
1. mengagihkan sumber dengan cekap
2. Membolehkan penyelarasan antara bahagian
3. Menetapkan bidang tugas
4. Mewujudkan rantaian arahan
5. Membentuk struktur organisasi

Carta organisasi
Rajah lini – struktur jabatan, unit dan bahagian utama dalam organisasi
 Reka Bentuk Organisasi
Definisi penjabatanan
Proses – kelompok sumber manusia - aktiviti organisasi yg sama dlm satu jabatan secara sistematik
tujuan
1. Bantu merancang dan mengawal aktiviti
2. Selaras aktiviti organisasi dgn baik
3. Tingkatkan kecekapan
4. Membolehkan pembahagian tugas di setiap jabatan
bentuk
1. Penjabatanan mengikut fungsi
2. Penjabatanan mengikut divisyen (produk, pasaran, geografi)
3. Penjabatanan mengikut matriks (fungsi dan produk)
Bentuk lain struktur organisasi

1. Struktur organisasi berdasarkan pasukan

2. Struktur organisasi berdasarkan projek
3. Unit perniagaan strategik
4. Organisasi tanpa sempadan
 Proses Pengorganisasian
Proses
1. Penentuan objektif
2. Pengenalpastian aktiviti
3. Pengelasan aktiviti
4. Pengelompokan aktiviti
5. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab
Manual organisasi
Dokumen formal yang mengandungi maklumat penting organisasi
1. Fail meja
2. Manual prosedur kerja
3. Prosedur kualiti
 Konsep Pengorganisasian
1. Autoriti
2. Tanggungjawab
3. Akauntabiliti
4. Pemusatan (Atasan) dan Pemencaran (Semua) Autoriti
5. Empowermen (serahkan kuasa kpd bawahan utk buat keputusan)
6. Penugasan (agih tugasan kpd bawahan)
7. Autoriti lini (hak pengurus buat keputusan) dan Autoriti Staf (Hak nasihat)
8. Rantaian arahan (hubungan langsung antara kerja dan pekerja)
a) Prinsip Skalar (jelas dan berterusan)
B) Prinsip satu arahan (seorg pkerja boleh dpt satu arahan dan lapor ke satu ketua shj)
9. Jangkauan Kawalan
A) JK Luas
B) JK Sempit
6.5 Kepimpinan
definisi
Proses – pengaruh perlakuan kerja sepuya melakukan tugas untuk capai matlamat organisasi
kepimpinan
1. Mempengaruhi pekerja
2. Menjadi teladan untuk pekerja
3. Membantu ketua mengurus secara berkesan
4. Mempunyai autoriti untuk mengarah
Jenis kuasa
1. Kuasa kepakaran (membuat sesuatu atau beri pandangan)
2. Kuasa sah (diperoleh dari organisasi)
3. Kuasa rujukan (tempat rujukan utk pengaruh pekerja)
4. Kuasa desakan (paksa pekerja utk melakukan arahan)
5. Kuasa ganjaran (beri ganjaran kpd pekerja atau tarik balik ganjaran dr pekerja)
Jenis kepimpinan
1. Kepimpinan karismatik
2. Kepimpinan berwawasan
3. Kepimpinan transactional
4. Kepimpinan transformational

Gaya kepimpinan
1. Gaya kepimpinan demokratik
2. Gaya kepimpinan kontigensi
3. Gaya kepimpinan laissez-faire
4. Gaya kepimpinan autokratik
 Pemimpin dan Pengurus
Definisi pemimpin
Pihak – guna kuasa formal dan informal dalam pengaruh pekerja utk capai matlamat

Definisi pengurus
Pihak – guna kuasa formal utk merancang, laksana dan kawal semua aktiviti utk capai matlamat

Peranan pemimpin
1. Jurulatih (beri panduan)
2. Pembimbing (beri nasihat)
3. Sahabat (hangout)
4. Ketua (teladan baik)
 Pemimpin formal dan tidak formal
Definisi pemimpin formal
Pengurus dilantik secara rasmi
Definisi pemimpin formal
Ketua yg dipilih berdasarkan persetujuan bersama (kumpulan)

perbezaan
1. Peranan
2. Sumber kuasa
3. Jawatan
4. Pengiktirafan
5. kuasa
 Motivasi
Definisi
Dorongan dalaman dlm seseorang untuk berusaha mencapai matlamat yg diinginkan
kepentingan
1. Menyatukan ahli dalam organisasi
2. Mengurangkan kadar ponteng kerja
3. Mengurangkan kadar lantik henti kerja
4. Mengekalkan pekerja mahir
Teori motivasi
1. Teori motivasi Maslow (hierarki)
2. Teori Motivasi Hezberg (Dua faktor)
3. Teori Motivasi mcgregor (X dan Y)
4. Teori Mcclelland (Keperluan Pencapaian)
 Pasukan
Definisi
1. Gabungan yg terdiri daripada dua atau lebih ahli – boleh bekerja dlm satu kumpulan
2. Terdiri drpd pelbagai kemahiran dan memainkan peranan utk mencapai matlamat
ciri
1. Pasukan kerja tidak formal (dibentuk oleh pekerja scr tidak rasmi...duh)
2. Pasukan kerja formal (dibentuk oleh pengurus secara tidak rasmi..okay)
kepentingan
1. Menghasilkan kerja yang berkualiti
2. Mewujudkan konsep kerjasama
3. Memudahkan penyelarasan
4. Meningkatkan produktiviti
5. Wujudnya pembangunan modal insan
Proses pembentukan pasukan
1. Pembentukan
2. Peributan
3. Penyesuaian
4. Pelaksanaan
5. penangguhan

Kesan pembentukan pasukan

1. Kesan negatif
2. Kesan positif

hahah
 Pengurusan Stres
Definisi
1. Tindak balas fisiologi dan psikiologi yg berlaku – individu gagal penuhi tuntutan dr faktor luar
2. Tekanan yang dihadapi – individu gagal melakukan sesuatu perkara yang penting
proses
1. Mengenal pasti punca stres
2. Mengenal pasti tahap stres
3. Memberi latihan untuk mengatasi stres
4. Memilih teknik yang sesuai
Tahap stres
1. Tahap normal
2. Tahap sederhana
3. Tahap tinggi
Punca stres
1. Faktor persekitaran luaran
2. Faktor organisasi
3. Faktor pekerjaan
4. Faktor individu

Kaedah mengurus stres

1. Aspek individu
2. Aspek organisasi

Kesan stres
1. Kesan negatif kepada individu
2. Kesan negatif kepada organisasi
6.6 Pengawalan
Definisi
1. Proses menilai prestasi organisasi dan ambil tindakan pembetulan jika perlu
2. Proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan

kepentingan
1. Memastikan kelancaran aktiviti
2. Mengelakkan penyelewengan
3. Mengoptimumkan pengeluaran
4. Menjadi garis panduan untuk perancangan masa hadapan
5. Memantau pihak berkepentingan

Jenis kawalan
1. Jenis kawalan dalaman (audit dalaman, dasar organisasi, prosedur kerja)
2. Jenis kawalan luaran (audit luar, peraturan, undang-undang)
Proses kawalan
1. Menetapkan standard
2. Mengukur pencapaian
3. Membandingkan pencapaian dengan standard
4. Membuat langkah pembetulan
Kaedah kawalan
Cara kawalan – digunakan pengurus untuk memastikan aktiviti yang dirancang dpt dilaksanakan
1. Kawalan awalan
2. Kawalan semasa
3. Kawalan selepas

Kaedah kawalan
1. Analisis titik pulang modal 3. Carta gantt
2. Bajet 4. Analisis pert/cpm