Professional Documents
Culture Documents
Pripacnik Excel - Basic PDF
Pripacnik Excel - Basic PDF
ПОЧЕТНИ ЕЛЕМЕНТИ
Spreadsheet програмите или како обично се преведува програми за вкрстено пресметување или програми
табелатори, се користат за претставување на податоците во форма на табела. Покрај креирањето, формати-
рањето, и уредувањето на податоците, со користење на формули и функции, Excel овозможува правење на
пресметки врз основа на внесените податоци и нивно графичко претставување.
Работна книга (woorkbook). Документот на кој се работи во Excel се нарекува работна книга.
Работен лист (woorksheet). Иницијално, кога се активира Excel се креира празна работна книга која се состои од
три работни листа.
Клетка (cell). Работните листови се состојат од колони и редови во чиј пресек се формираат квадратчиња наре-
чени клетки.
Excel се затвора на ист начин како и која било друга апликација, а наједноставно е со:
♦ Се кликнува на Close (X) во Excel прозорецот, или
♦ Се селектира наредбата File→Exit.
Ако во работната книга има промена на податоците и тие не се снимени, Excel ќе прикаже интерактивен
прозорец кој прашува дали корисникот сака да го сними фајлот пред да се излезе.
Се избира Yes ако треба да се сними, No ако не треба и Cancel ако треба да се откаже операцијата затвора-
ње на Excel.
EXCEL ПРОЗОРЕЦ
Excel прозорецот содржи многу елементи заеднички за сите прозорци кои се појавуваат под Windows,
вклучувајќи ја мени лентата, лентите со алатки, статусната лента и др. Меѓутоа, како последица на специ-
фичната намена на Excel, во неговиот прозорец се појавуваат и други елементи, карактеристични за Excel.
Наслови на колоните
Лента за формули
Поле за адреса
Селектирана клетка
Интерактивна лента за
задачи
Наслови на редовите
Прозорец на
работната книга
Следи описот на елементите на прозорецот, карактеристични за Excel:
Лента за формули (Formula bar). Кога ќе се селектира клетка, нејзината вистинска содржина се
прикажува во оваа лента. Ако, на пример, во клетката е прикажан резултат од пресметка на не-
која формула, во лентата ќе се прикаже формулата. Адресата на клетката се прикажува во леви-
от дел на лентата за формули.
Адреса на клетка. Адресата на секоја клетка се состои од буква – ознака на колоната и број – ознака на редот
(A1, V3 итн).
Прозорец на работна книга (Workbook window). Секој документ во Excel е работна книга која
содржи еден или повеќе работни листови. Истовремено можат да се отворат повеќе работни
книги и секоја ќе биде отворена во свој прозорец чија репрезентација може да се види на лента-
та за задачи.
Во случај кога има отворено повеќе работни книги, корисникот ќе има чувство дека повеќе пати го
има отворено Excel. Секој документ се прикажува во свој посебен Excel прозорец, а на лентата со за-
дачи за секој се појавува соодветно копче.
Наслови на колоните (Column headings). Буквите на врвот од секој работен лист ги идентифику-
ваат колоните во работниот лист.
Наслови на редовите (Row headings). Броевите кои се наоѓаат на левата страна на секој работен
лист ги идентификуваат редовите во работниот лист.
Селектирана клетка (Selector). Во секој момент, барем една клетка во работниот лист е селекти-
рана. Ова може да се спореди со курсорот во Word. Селектираната клетка е исцртана со подебе-
ла линија.
Копчиња Поместување
←,↑,→,↓ Една клетка во правец на стрелката
Ctrl+↑, Ctrl+↓ На врвот или на дното на делот кој содржи податоци
Ctrl+←, Ctrl+→ На почетокот или на крајот на делот кој содржи податоци
PgUp Еден екран погоре
PgDn Еден екран подолу
Home На почетокот на редот
Ctrl+Home На горниот лев агол на работниот лист
Crtl+End На долниот десен агол на делот кој содржи податоци
Многу побрзо поместување со влечење на лизгачите се постигнува ако, додека лизгачот се влече се држи при-
тиснато копчето Shift.
За да се дојде брзо до некоја конкретна клетка на работниот лист се внесува адресата на клетката во полето за
адреси на лентата за формули и се притиска Enter. На пример, за да се постави за активна клетката што е пресек
на колоната означена со X и редот со број 1500, во полето за адреси треба да се впише X1500 и да се притисне
копчето Enter. Веднаш во видното поле ќе се појави делот од работниот лист во кој е клетката X1500.
Ако клетката која треба да се постави за активна се наоѓа во видливиот дел од работниот лист, едноставно се
кликнува со глувчето на неа.
Позицијата на лентите со алатки може да се промени со клик на глувчето врз празен дел од лентата и повлекува-
ње на кој било дел на екранот.
Лентите Standard и Formatting се појавуваат во еден ред (една до друга), што секако, по желба на корисникот мо-
же да се промени со повлекување опишано погоре во текстот.
Ако алатката моментно е сива, таа не може да се употреби. Алатките не можат да се активираат кога
не се апликативни за моментната активност.
Ако нема потреба да се користат, лентите со алатки можат да се исклучат за да се ослободи простор на
екранот. Подоцна тие повторно можат да се вклучат, а по потреба можат да се вклучат и некои други ленти
со алатки (иако некои сами се појавуваат кога се извршуваат поврзани активности).
За да се исклучи или вклучи лента со алатки треба да се извршат следниве чекори:
1. Се селектира наредбата View→Toolbars. Се појавува подмени.
2. Знакот за штиклирање веднаш до името на лентата со алатки значи дека таа моментно е вклуче-
на. Ако треба да се вклучи или исклучи едноставно се кликнува на името на лентата со алатки
во листата.
За брзо да се вклучи исклучена лента со алатки се кликнува на десното копче од глувчето на некоја вклучена
лента со алатки и се појавува мени со лентите со алатки. Се кликнува на потребната и таа се вклучува.
ЗГОЛЕМУВАЊЕ И НАМАЛУВАЊЕ
НА ПОГЛЕДОТ НА РАБОТНИОТ ЛИСТ
За да се зголеми или намали погледот на активниот работен лист се користи надолното мени Zoom на стан-
дардната лента со алатки. Едноставно се кликнува на надолната стрелка и од менито што ќе се појави се
селектира процентот на големината на приказот.
Во текст рамката лево од стрелката на надолното мени Zoom едноставно може да се впише саканиот процент на
зголемување или намалување.
Ако треба да се прикаже одредена содржина од работниот лист во максимална можна големина, таа се селекти-
ра и од надолното мени Zoom се селектира Selection.
Доколку е потребно, работниот лист може да се прикаже на целиот екран при што ќе се изгубат лентите со
алатки и статусната лента. Тоа се прави со наредбата View→Full Screen. Враќање во претходната состојба
се постигнува со клик на копчето Close Full Screen или со повторно селектирање на наредбата View→Ful
Screen.
ЗАМРЗНУВАЊЕ НА НАСЛОВИТЕ
НА РЕДОВИТЕ И КОЛОНИТЕ
При движењето низ поголем работен лист, често пати е потребно истовремено да се гледаат одредени ко-
лони и редови (обично првите) кои ја опишуваат нивната содржина. Задржувањето на одредени колони и
редови во видното поле се постигнува на следниов начин:
1. Се поставува за активна клетката која се наоѓа една колона десно од колоната што треба да се
замрзне и еден ред подолу од редот што треба да се замрзне.
2. Се селектира наредбата Window→Freeze Panes.
При движењето низ работниот лист секогаш замрзнатите колони и редови остануваат во видното поле, а
останатите редови и колони се подвлекуваат под нив. На тој начин е овозможено да се гледаат податоците
и во другите делови на работниот лист без да се изгуби трагата од тоа што всушност претставува подато-
кот.
Одмрзнувањето се прави со селектирање на истата наредба која сега има поинаков облик
Window→Unfreeze Panes.
Хоризонтален
разделувач
Вертикален
разделувач
КРЕИРАЊЕ, ОТВОРАЊЕ
И СНИМАЊЕ РАБОТНИ КНИГИ
2. Во текст рамката File Name се внесува името кое треба да и се даде на работната книга. Името
може да содржи до 256 карактери и е пожелно тоа да ја објаснува содржината на работната кни-
га.
3. Excel го нуди фолдерот My Documents како локација каде ќе се сними работната книга. Ако ра-
ботната книга треба да се сними во друг фолдер или уред, треба да се кликне на надолното мени
Save In и да се селектира друг фолдер и/или уред. За снимање на дискета треба да се избере 3½
Floppy (A:).
4. Се кликнува на копчето Save, по што работната книга е снимена на диск, а доделеното име се
појавува во насловната лента.
Иницијално работните книги од Excel се снимаат во фолдерот My Documents. Фолдерот во кој ќе се снимаат до-
кументите од Excel може да се промени со наредбата Tools→Options, по што се кликнува на картичката General.
Потоа, се кликнува во текст рамката Default File Location и се внесува комплетниот пат на фолдерот кој поната-
му ќе се подразбира како работен фолдер за документите на Excel. Се кликнува OK.
На левата страна на интерактивниот прозорец Save As се наоѓа лентата Places (места) со икони кои обезбе-
дуваат врски до други фолдери во кои може да се сними работната книга. Со клик на некоја од иконите мо-
жат да се повикаат:
My Recent Documents – во овој фолдер се наоѓаат врските до 50 последни користени документи.
Во овој фолдер не може да се сними работната книга.
Desktop – работната површина на Windows може да се искористи како локација на која ќе се
сними работната книга. Во тој случај, иконата на фајлот во кој е сместена работната книга ќе се
појави на работната површина на Windows и може да се отвори со двоклик. Преку фолдерот
Desktop (кој се наоѓа во коренот на хиерархиската структура на фолдери) може да се пристапи
до сите останати фолдери на компјутерот.
My Documents – основен фолдер кој го користат апликациите на пакетот Office.
My Computer – фолдер во кој се гледаат локалните мемориски уреди на компјутерот.
My Network Places – фолдер преку кој се пристапува до мрежните ресурси на локалната компју-
терска мрежа чиј дел евентуално е компјутерот.
Ако корисникот има желба работната книга да ја сними во потполно нов фолдер – фолдерот може да го креира
со клик на копчето Create New Folder на лентата со алатки на интерактивниот прозорец Save As.
Откако работната книга ќе се именува и сними, потребно е таа периодично да се снима во текот на работа-
та со цел да се минимизираат загубите на податоците во случај да снема електрична енергија или да наста-
нат други проблеми во системот. Во секој случај, на крај на работата неопходно е таа да се сними за да се
сочуваат промените внесени во текот на работата. Тоа се прави на некој од следниве начини:
♦ Се селектира наредбата File→Save.
♦ Се кликнува на копчето Save на стандардната лента со алатки.
♦ Се притиска Ctrl+S.
Excel автоматски ја снима работната книга под тековното име, па така интерактивниот прозорец сега не се поја-
вува.
Во листата на фајлови се прикажани сите фајлови и фолдери кои ги содржи тековниот фолдер. Секоја ра-
ботна книга (која снимена на дискот се вика фајл) е претставена со мала икона која се наоѓа веднаш до
името на фајлот, додека покрај фолдерите се наоѓа икона со ознака на фолдер. Во листата Look In е прика-
жано името на тековниот фолдер. Во интерактивниот прозорец Open може да се направи некоја од следни-
ве акции:
♦ Да се отвори потребниот фајл, на тој начин што ќе се кликне на името на фајлот или пак, тоа ќе
се внесе во текст рамката File Name, и на крај се притиска Enter. Или, поедноставно, може двој-
но да се кликне на името на фајлот.
♦ Да се прегледа содржината на фајлот, така што ќе се кликне на името на фајлот, а потоа ќе се
кликне на надолното мени Views, а од него ќе се избере опцијата Preview. Инаку, ова надолно
мени се користи за избор на приказот на содржината на фолдерот и се користи на ист начин ка-
ко што се користат различните погледи во Windows Explorer.
♦ Да се погледаат други типови на документи на тој начин што ќе се кликне на надолното мени
Files of Type и ќе се избере потребниот тип.
♦ Да се помести за еден фолдер погоре со клик на копчето Up One Level.
♦ Да се помести во друг фолдер подолу така што двојно ќе се кликне на името на фолдерот.
♦ Да се помести во друг фолдер, со клик на надолното мени Look In и со селектирање на потреб-
ниот фолдер.
♦ Де се искористат можностите кои ги нуди лентата Places.
За побрзо отворање на работна книга на која корисникот неодамна работел, наместо да се користи интерактив-
ниот прозорец Open, може да се користи листата на неодамна отворани фајлови. Оваа листа се прикажува во ме-
нито File, веднаш над наредбата Exit. За да се отвори некој фајл од листата доволно е со глувчето да се кликне
на неговото име.
Excel работна книга може да се отвори (и да се активира Excel, ако тој веќе не е активиран) со двојно кликнува-
ње на името на работната книга или на нејзината икона во прозорецот Windows Explorer или во My Computer.
ВНЕСУВАЊЕ НА ПОДАТОЦИ
ВНЕСУВАЊЕ ТЕКСТ
Текст е која било комбинација од букви, броеви, специјални знаци и празни места. По правило текстот
автоматски е подреден до левиот раб на клетката.
Текст во одредена клетка се внесува на следниов начин:
1. Се кликнува на клетката во која треба да се внесе текст.
2. Се внесува текстот. Со внесувањето, текстот се појавува и во клетката и во лентата за формули.
3. Се притиска Enter.
Може да се притисне Enter, Tab или некое од копчињата со стрелка за да се заврши внесувањето текст во кле-
тката. Ако е направена грешка и ако треба да се избрише текстот, т.е. да се врати претходната содржина на кле-
тката се притиска Esc.
Ако се внесува број кој треба да биде третиран како текст, пред бројот се внесува апостроф (‘) (пр. ‘234).
ВНЕСУВАЊЕ НАСЛОВИ НА КОЛОНИ И РЕДОВИ
Насловите на колоните и редовите им даваат значење на податоците претставени во нив. Насловите на ко-
лоните обично се ставаат на врвот на работната област (над податоците). Насловите на редовите се внесу-
ваат на левата страна на работната област (лево од податоците).
Насловот на колоната опишува што претставуваат броевите во колоната. Типично насловите на колоните
одредуваат временски период како што се години, месеци, денови, дати и сл. Насловите на редовите опи-
шуваат што претставуваат броевите во секој ред. Вообичаено насловот на редот ја одредува категоријата
на податоците, како име на продукт, имиња на вработени или приходи и расходи итн.
Кога треба да се внесат слични податоци (како серија од месеци или години) како наслов на ред или колона се
користи наредбата AutoFill.
ВНЕСУВАЊЕ БРОЕВИ
За важечки броеви се третираат нумеричките ознаки и некои од следните специјални знаци: +, -, /, ., (, ), $,
%,. Тоа значи дека во број можат да се вклучат запирки, децимални точки, знак за долар, знак за процент и
заградите.
Број во клетка се внесува на следниов начин:
1. Се кликнува на клетката во која треба да се внесе бројот.
2. Се внесува бројот. Можат да се користат копчињата за броеви и на стандардната и на нумерич-
ката тастатура. За да се внесе негативен број, пред него се става знак за минус или бројот се ста-
ва во загради. За да се внесе дропка (делење), пред него треба да се стави целиот број, празно
место и дропката како, на пример, 2 1/2.
Доколку не се внесуваат броеви при користењето на нумеричката тастатура треба да се провери дали
е вклучено копчето Num Lock.
Ако се внесе број и тој во клетката се појави во облик на повеќе тараби (#######) или во научен
стил (на пример, 7.78Е+06), тоа значи дека клетката не е доволно широка за да го прикаже внесениот
број и треба да се прошири. Иако бројот не е прикажан, тој постои и ќе се прикаже кога колоната во
која е клетката доволно ќе се прошири.
Следнава табела прикажува некои вредности кои ќе се третираат како датуми или време:
Формат Пример
MM/DD/YY 1/1/05
MMM-YY Jan-05
DD-MMM-YY 1-Jan-05
DD.MM.YY 1.1.05
HH:MM 12:00
HH:MM:SS 12:00:00
HH:MM AM/PM 12:00 PM
HH:MM:SS AM/PM 12:00:00 PM
MM/DD/YY HH:MM 1/1/05 12:00
HH:MM MM/DD/YY 12:00 1/1/05
АВТОМАТСКО ПОПОЛНУВАЊЕ
Многу корисна функција во Excel е пополнување на соседни клетки со слична содржина, како што се ими-
ња на денови во неделата, месеци во годината или обично уфрлување на редни броеви. Кога треба да се по-
полни поголем број клетки со иста содржина, доволно е податокот да се внесе само во првата. Потоа се
прават следниве чекори:
1. Покажувачот на глувчето се доведува над пополнетата клетка и се повлекува (стискајќи на ле-
вото копче) преку оние клетки што треба да се пополнат.
Рачка за пополнување. Рачка за пополнување претставува малиот квадрат на долниот десен агол на селектира-
ната клетка. Кога покажувачот на глувчето ќе се донесе над него, тој се трансформира во форма на мал плус (+).
За разлика од функцијата Fill која само ја копира содржината, AutoFill е многу "поумен" и може многу да
ги олесни честите пополнувања со редни броеви или поврзани имиња. Ако, на пример, треба да се внесат
деновите во неделата, доволно е да се внесе само првиот (Понеделник) и да се повлече со рачката за повле-
кување. По отпуштањето на копчето на глувчето, Excel самиот ќе ги пополни дополнителните клетки со
последователните денови.
На поголемиот дел од корисниците тоа не би им било од голема помош во случај кога слични листи не би
можеле и посебно да се креираат. Креирање на сопствени листи се прави на следниов начин:
1. Се селектира наредбата Tools→Options, а потоа се кликнува на картичката Custom Lists.
Во поголемиот дел од случаи Excel ќе разбере што треба да направи и со само повлекување на рачката за попол-
нување по претходно внесени и селектирани две соседни вредности.
При внесувањето на податоците ќе се забележи дека доколку податокот што се внесува во една клетка за-
почнува со исти карактери како некој претходно внесен податок во истата колона, во клетката се појавува
претходно внесениот податок кој може да се прифати или да се продолжува со внесувањето. Ова се должи
на логиката Auto Complete која следи сé што е внесено во претходните клетки и интерно формира база на
различни елелемти.
УРЕДУВАЊЕ НА ПОДАТОЦИТЕ
КОРЕКЦИЈА НА ВНЕСЕНИ ПОДАТОЦИ
Откако ќе се внесе податок во клетката, тој може да се корегира во лентата за формули или во самата кле-
тка. Тоа се прави на следниов начин:
1. Се кликнува во клетката во која треба да се корегира податокот.
2. Се кликнува на лентата за формули во делот во кој се појавува податокот или двојно се кликну-
ва на клетката или се притиска копчето F2.
3. Се внесуваат промените. Движењето е со помош на стрелките од тастатурата. Се притиска коп-
чето Backspace за да се избришат буквите лево од курсорот или се копчето Delete за да се избри-
шат буквите десно од курсорот.
4. Се кликнува на копчето Enter на лентата за формули или се притиска копчето Enter на тастату-
рата за да се прифатат промените.
Ако корисникот се предомисли, може да кликне на копчето Cancel на лентата за формули или да го притисне
копчето Esc на тастатурата и во клетката ќе остане непроменет претходниот податок.
ПОНИШТУВАЊЕ АКЦИЈА
Речиси сите акции што се направени можат да се поништат т.е. да се врати претходното. Тоа се прави со
клик на копчето Undo на стандардната лента со алатки. Ако се кликне на надолната стрелка на оваа копче
се појавува надолно мени – хронолошка листа на наредбите што ги повикувал корисникот. Со клик на од-
редена наредба се поништуваат сите наредби од последната до наредбата на која е кликнато. Постои мож-
ност и за предомислување по предомислувањето – претходно поништените акции повторно да се повикаат.
Тоа се прави со клик на копчето Redo, но само ако по поништените акции не е извршена ниту една друга
акција.
СЕЛЕКТИРАЊЕ КЛЕТКИ
При извршување на повеќе наредби во Excel, претходно треба да се селектираат клетките на кои се однесу-
ва наредбата. Селектирањето се изведува користејќи ги следниве методи:
♦ Една клетка се селектира се клик врз нејзе.
♦ Соседни клетки се селектираат со клик на клетката што се наоѓа на аголот од групата и влечење
дијагонално до другиот агол.
♦ Една колона се селектира со клик на полето со наслов на колоната (букви)
♦ Соседни колони се селектираат со клик на полето со наслов на првата колона и влечење до по-
лето со наслов на последната колона.
♦ Еден ред се селектира со клик на полето со наслов на редот (број).
♦ Соседни редови се селектираат со клик на полето со наслов на првиот ред и влечење до полето
со наслов на последниот ред.
♦ За да се селектираат несоседни клетки, редови и колони или каква било комбинација од нив, пр-
во се притиска копчето Ctrl, а потоа се изведуваат претходно опишаните методи за селектирање
одделните сегменти.
♦ Цел работен лист се селектира со клик на коцката што е над полето со наслов на првиот ред, т.е.
лево од полето со наслов на колоната A.
КОПИРАЊЕ ПОДАТОЦИ
Копирањето на податоци во сите Windows апликации се изведува на сличен начин. Во Excel тоа се прави
со извршување на следниве чекори:
1. Се селектира областа што ќе се копира.
2. Се селектира наредбата за копирање Edit→Copy, по што копијата од областа се сместува во
Clipboard.
Clipboard е простор во меморијата во кој се сместува копијата на областа која се копира. Clipboard е дел од опе-
ративниот систем (Windows). Во апликациите од пакетот Office каков што е случајот со Excel се користи специ-
јален Office Clipboard кој е дел од пакетот Office. Office Clipboard обезбедува 24 различни копирања и тоа важи
само за апликациите од пакетот Office. Само последното копирање се наоѓа во Clipboard на Windows. За да се
пристапи до содржините на Office Clipboard се селектира наредбата Edit→Office Clipboard и во интерактивната
лента за задачи ќе се покажат можните копирања.
Ако се користи Office Clipboard во четвртиот чекор од постапката се кликнува на содржината што треба да се
внесе од интерактивниот прозорец Clipboard.
Најбрз начин за копирање е со методот "влечи и пушти". Се селектира областа која се копира, се повлекува по-
кажувачот на глувчето до некоја од границите на селектираната област и тој се трансформира во стрелка. Се
притиска копчето Ctrl, се кликнува и се носи на саканата локација каде се пушта.
ПОМЕСТУВАЊЕ ПОДАТОЦИ
Поместувањето на податокот е слично како копирањето со таа разлика што тој не останува на оригинална-
та локација. Преместувањето се прави на следниов начин:
1. Се селектира областа која се поместува.
2. Се селектира наредбата Edit→Cut, по што копијата од областа се сместува во Clipboard.
3. Се позиционира на локацијата на вметнување.
4. Се повикува наредбата Edit→Paste.
И при поместувањето може да се користи Office Clippboard на ист начин како при копирањето.
Најбрз начин за поместување е со методот "влечи и пушти". Се изведува на ист начин како и копирањето, со тоа
што не се држи притиснато копчето Ctrl.
БРИШЕЊЕ ПОДАТОЦИ
Бришењето на податоците е мошне едноставно: се селектираат клетките чија содржина треба да се избри-
ше и се притиска копчето Delete.
Excel овозможува и бришење на форматите што се применети на содржината на клетката, на самата содр-
жина (клетката останува празна но ги задржува форматите) и забелешката (што може да се додаде кон се-
која клетка, а може да се види само кога ќе се побара). За извршување на оваа операција се селектира на-
редбата Edit→Clear, а потоа All (бришење на форматите, содржината и напомената), Formats (само форма-
тите), Contents (содржината) или Comments (само забелешките).
Ако се направи грешка при замената на текстот, таа може да се поправи со селектирање на наредбата
Edit→Undo Replace.
ПОДРЕДУВАЊЕ ПОДАТОЦИ
Податоците на работниот лист често пати се внесуваат без некој однапред одреден редослед. Можно е тие
дополнително да се подредат според одреден критериум. Ова е особено значајно ако се работи за обемни
табели. Притоа, ако на пример, се работи за список на лица, со подредување (сортирање) тој може се преу-
реди на тој начин што списокот ќе биде азбучен (или абецеден ако не се користи македонска јазична под-
дршка).
Подредувањето се врши на следниот начин:
1. Се селектираат областа што ги содржи податоците што треба да се подредат.
2. Се селектира наредбата Data→Sort по што се појавува интерактивниот прозорец Sort.
Подредување може да се изврши и со примена на автоматски филтер. Првите две можности во филтерот се од-
несуваат токму на растечкиот или на паѓачкиот редослед на подредувањето.
АВТОМАТСКО ФИЛТРИРАЊЕ
Прикажувањето на само одредени редови во табелата (редови што исполнуваат одреден услов) е овозмо-
жено со помош на наредбата AutoFilter. Автоматскиот филтер се користи на следниот начин:
1. Се селектираат насловите на колоните што ги содржат податоците со помош на кои се врши
филтрирање.
2. Се селектира наредбата Data→Filter→AutoFilter, по што на секое од селектираните клетки ќе им
се придружи ознака за надолно мени.
Можно е истовремено филтрирање по повеќе колони – критериуми. Се повторува чекорот 3 од претходната по-
стапка за секоја колона во која се врши филтрирањето. Автоматскиот филтер се исклучува со наредбата
Data→Filter→ AutoFilter.
ФОРМАТИРАЊЕ ПОДАТОЦИ
Нумеричките вредности обично се нешто повеќе од само броеви: тие претставуваат парични вредности, ка-
матна стапка, процент, датум или нешто друго. На прв поглед да стане јасно за што се работи, треба да се
користат соодветните формати, со помош на кои сите сродни вредности ќе изгледаат на ист начин.
Се означува областа на клетки што треба на ист начин да се прикажат, а потоа од менито Format се избира
Cells или само се притиска Ctrl-1 на тастатурата. По ова се појавува интерактивен прозорец за форматира-
ње на клетките Format Cells.
НУМЕРИЧКИ ФОРМАТИ
Со кликнување на картичката Number на интерактивниот прозорец Format Cells, се отвора можност за из-
бирање на веќе дефиниран или за креирање нов начин на прикажувањето на податоците. На левата страна
се категориите (Category) каде се избира видот на форматот што ќе се користи. Потоа во листата Type се
кликнува на оној формат што најмногу одговара на потребите. Тука се прикажува и пример на неговиот
ефект (Sample). Ако е потребно да се дефинира сопствен формат се избира категоријата Custom и во листа-
та Type се избира сличен формат што ќе се преправи во она што е потребно. Новиот формат, после притис-
кањето на OK, ќе биде мемориран, па така подоцна ќе може да биде применуван без повторно внесување.
Најлесно е веднаш по отворањето на интерактивниот прозорец Format Cells да се внесе она што е потребно
во полето Type и со тоа да се прескокне барањето по категории. Треба да се обрне внимание и на форматот
за валутата (Currency) кој, ако се наведе само знакот тараба (#), ја додава и ознаката наведена во контрол-
ниот панел на Windows (ако таму пишува ДЕН тој текст ќе се појавува). На лентата со алатки за формати-
рање се наоѓаат неколку претходно дефинирани формати што можат да се добијат со клик со глувчето.
На пример, ако бројот што се внесува треба да има облик на телефонски број 2580-159 во Custom форматот ќе
се напише ####-###. Кога во клетката ќе се внесе бројот 2580159, тој ќе се трансформира во 2580-159.
Ако треба да се исклучи некој дефиниран формат и да се врати општ (General) формат, се избира клетката и се
задава наредбата Edit→Clear→Formats.
ПОРАМНУВАЊЕ ТЕКСТ
Во картичката Alignment на интерактивниот прозорец Format Cells се наоѓаат важни опции за форматирање
на текстот. Општиот формат подразбира поставување на текстот на лева, а броевите на десната страна. Би-
дејќи тоа често не е задоволувачко, оставени се можности за хоризонтално и вертикално поставување, како
и испишување на текстот под произволен агол.
Хоризонталното форматирање е класично: општо, лево, десно, центрирано и порамнето од двете страни
(General, Left, Right, Justify). Помалку познати опции се порамнувањето (Fill) каде што содржината на кле-
тките се повторува, сé додека не се пополни (може да се шири и на соседните клетки) и центрирање преку
селекција (Center Across Selection), кое ја центрира целата содржина преку сите означени клетки, што е по-
годно за наслови. На лентата со алатки за форматирање се наоѓаат најчесто користените формати за хори-
зонтално прилагодување.
Вертикално, содржината може да се постави на горната или долната страна (Top и Bottom), во средината
(Center) или од долната до горната страна така да се пополни целата височина на клетката (Justify).
Ако текстот не може да се стави во еден ред, се вклучува опцијата Wrap Text. Shrink to Fit го смалува или
го зголемува текстот за да одговара на широчината на клетката. Merge Cells комбинира неколку клетки во
една.
ИЗБОР НА ФОНТ
Картичката Font на интерактивниот прозорец Format Cells дава можност за избор на фонтот (видови на
букви) и нивната големина. Бидејќи текстовите и бројките се внесуваат во основен формат, тие не изгледа-
ат особено убаво. Како би се оставил подобар впечаток, ќе мора да се работи на подобрувањето на изгле-
дот на табелата. Видот на буквите се избира од збирот на фонтови инсталирани на компјутерот.
Фонтот се внесува директно со кликнување на полето Font или со избор од листата. Примерот веднаш се
појавува во полето за проверка (Preview). Во Font style се одредува дали буквите да бидат коси (Italic) или
здебелени (Bold). Големината се избира во полето Size и се изразува во точки (pt, еден см е скоро 30 то-
чки). Во полето Underline се одбира подвлекување (со една или две линии), додека во полето Color се изби-
ра бојата на текстот или броевите. Во ефекти спаѓаат и прецртување (Strikethrough), експоненти
(Superscript) и индекси (Subscript).
На лентата со алатки за форматирање се наоѓаат копчиња за избор на фонтот, негова големина, здебелување, на-
косување, подвлекување и избирање на бојата на текстот. Атрибутите може да се менуваат и пред да се почне со
внесување на податоците.
ГРАНИЦИ НА КЛЕТКИТЕ
Со кликнување на картичката Border на интерактивниот прозорец Format Cells се добива можност една или
повеќе клетки "да се облечат" во разни линии и да им се додели боја по желба. Изборот се врши така што
се кликнува во соодветното поле на групата Border, а потоа и на саканиот вид на линија и нејзина боја. Си-
те линии можат да бидат различни: постојат полиња за лев, десен, горен и долен раб, како и Outline за це-
локупната надворешна линија на означената група клетки.
За да се има подобар преглед како навистина ќе изгледа сето тоа на хартија, може да се исклучи прикажувањето
на линиите на мрежата (grid) со наредбата Tools→Options каде на картичката View ќе се исклучи опцијата
Gridlines.
БОЕЊЕ И ЗАСЕНЧУВАЊЕ НА КЛЕТКИТЕ
Во картичката Patterns на интерактивниот прозорец Format Cells може да се избере и боење или засенчува-
ње на означените клетки.
АВТОМАТСКО ФОРМАТИРАЊЕ
Форматирањето на податоците во Excel може да биде многу ефектно но, притоа, може да се изгуби доста
време. Како истото би се извршило што е можно подобро и побрзо, Excel нуди две мошне моќни алатки:
Auto Format и Format Painter. Auto Format донесува повеќе порано форматирани табели што брзо и лесно
можат да се применат, додека Format Painter служи за брзо копирање на форматите што веќе се користени
во работната книга.
За примена на автоматското форматирање треба да се направи следново:
1. Се означува областа (табелата) која треба да се форматира.
2. Се селектира наредбата Format→Auto Format, по што се појавува интерактивниот прозорец
AutoFormat.
Секој елемент на форматирањето може да биде исклучен од форматирањето. Исклучувањето се прави со клик
на копчето Options, по што интерактивниот прозорец AutoFormat се проширува со контролни копчиња за секој
елемент: броеви, фонтови, порамнување, страни, бои и широчини или височини на клетките што со клик можат
да се исклучат.
УСЛОВНО ФОРМАТИРАЊЕ
Excel дава можност за условно форматирање (Conditional Formatting). Ако, на пример, треба да се потенци-
раат моментите кога одредени клетки достигнуваат негативни вредности, за нив може да се примени црве-
но обојување.
За да се примени условно форматирање треба да се направи следново:
1. Се селектира клетката на која треба да се примени условното форматирање. Се селектира само
една клетка. Подоцна форматирањето може да се копира на другите клетки.
2. Се селектира наредбата Format→Conditional Formatting и се појавува интерактивниот прозорец
Conditional Formatting.
3. Во секцијата Condition 1 се избира Cell value is со цел форматот на клетката да зависи од вред-
носта на клетката.
4. Во следното надолно мени се избира клучниот збор: between – помеѓу, equal to – еднакво на, less
than – помало од, grather than – поголемо од, во повеќе меѓусебни комбинации, комбинирани и
со зборчето not – не (на пример, less than).
5. Во текст рамките се внесуваат вредностите (на пример, 0).
7. Се кликнува на копчето Add со цел да се одредат други условни форматирања на истата клетка
Condition 2, 3 итн. што се постигнува со повторување на чекорите 3-7.
8. Се кликнува на копчето OK.
Условното форматирање на клетката во претходната постапка може да се копира на други клетки, на пример со
алатката Format Painter (четка).
МАНИПУЛАЦИЈА СО КЛЕТКИ, РЕДОВИ,
КОЛОНИ И РАБОТНИ ЛИСТОВИ
3. Се избира Shift cells right (помести ги клетките во десно) или Shift cells down (помести ги кле-
тките надолу) за да се одреди во која насока да се поместат постојните клетки.
4. Се кликнува на копчето OK и Excel ги внесува новите клетки, а постојните ги поместува во на-
ведената насока.
Ако не се обрне внимание, вметнувањето на клетки, редови или колони, може да предизвика сериозни
нарушувања во пресметките. Ако постојат формули кои реферираат на адресите на клетките што ги
промениле местата, тие референци можеби ќе мораат рачно да се постават на нови адреси.
Вметнувањето на цели редови и колони во работниот лист е многу лесно. Еве што треба да се направи:
1. Се избира клетка на местото на кое треба да се вметне ред или колона. Ако треба да се вметнат
повеќе редови или колони се селектираат онолку клетки колку што нови редови или колони тре-
ба да се вметнат.
2. Се селектира наредбата Insert→Rows (за да се вметнат редови) или Insert→Columns (за да се
вметнат колони). Excel ги вметнува новокреираните редови или колони и ги преместува редови-
те или колоните кои претходно се наоѓале во просторот на вметнувањето надолу или во десно.
Внесените редови или колони го содржат истиот формат како клетките што се избрани во чеко-
рот 1.
СПОЈУВАЊЕ КЛЕТКИ
Во Excel можат да се спојат повеќе клетки и да се формира голема клетка. Спојувањето клетки е посебно
практично кога се креираат описни наслови на почетокот на работниот лист. Спојувањето на повеќе клетки
во една во која ќе се напише насловот, се прави на следниов начин:
1. Се внесува насловот во горната лева клетка на опсегот што треба да се искористи за наслов. Ако
насловот е во повеќе редови се притиска Alt+Enter за да се внесе секој нов ред.
2. Се селектира опсегот во кој треба да се смести насловот.
3. Се селектира наредбата Format→Cells.
4. Се кликнува на Alignment картичката.
5. Се кликнува на Merge Cells.
6. Се кликнува на копчето OK. Селектираните клетки се споени во една клетка, која може да се
форматира според потребите.
Селектираните клетки можат да се спојат и податоците во клетката да се центрираат со клик на копчето Merge
and Center на лентата со алатки за форматирање.
Бришењето на клетки, редови или колони, како и вметнувањето, ако не се обрне внимание може да предизвика
сериозни нарушувања во пресметките. Ако постојат формули што реферираат на адресите на клетките што ги
промениле местата, тие референци можеби ќе мораат рачно да се постават на нови адреси.
Бришењето редови или колони е слично со бришењето клетки. Кога ќе се избрише ред, редовите под него
се поместуваат нагоре за да ја пополнат празнината. Кога се брише колона, колоните од десната страна се
поместуваат лево.
За да се избрише ред или колона се прават следниве чекори:
1. Се селектира редот или колоната (се кликнува на бројот на редот или буквата на колоната) што
треба да се избришат. Може да се избришат повеќе редови или колони со нивно селектирање.
2. Се селектира наредбата Edit→Delete. Excel ги брише редовите или колоните и ги преименува
останатите редови и колони.
За да се направи колона широка колку нејзината најширока вредност, двојно се кликнува на десната граница на
насловот на колоната или се селектира колоната и се селектира наредбата Format→Column→AutoFit Selection.
За да се креира ред колку што е висок највисокиот податок, двојно се кликнува на долната граница на насловот
на редот или се селектира редот и се селектира наредбата Format→Row→AutoFit Selection.
За да се променат повеќе од една колона или ред во исто време, тие првин се селектираат и потоа двојно се
кликнува на најдолната или најдесната граница или се селектира соодветната наредба Format→Column→AutoFit
Selection или Format→Row→AutoFit Selection.
РАБОТНИ ЛИСТОВИ
Со работните листови се ракува скоро на ист начин како со клетките. Тие можат да се означуваат, копира-
ат, преместуваат... во рамките на една или повеќе работни книги. Селектирањето е едноставно, само се
кликнува на картичката на саканиот лист.
Постојат два начина на селектирање на повеќе работни листови:
♦ Кога се селектираат неколку соседни листа, се кликнува на картичката на првиот, а потоа, др-
жејќи го притиснато копчето Shift, се кликнува на картичката на последниот лист во групата.
♦ За селектирање несоседните листови се кликнува на нивните картички држејќи го притиснато
копчето Ctrl.
Додавањето на нови листови се одвива така што се избира листот пред кој треба да се додаде нов, потоа се
селектира наредбата Insert→Worksheet. Се брише така што несаканите листови се означуваат и се извршу-
ва наредбата Edit→Delete Sheet.
Преместувањето и копирањето се изведува на сличен начин – со означување проследено со наредбата
Edit→Move or Copy Sheet.
Потоа во интерактивниот прозорец се внесува податок во која книга одат листовите и пред кој лист се уфр-
луваат. Ако треба да се изврши операцијата копирање, а не преместување само се кликнува на Create a Co-
py квадратчето. Друг начин за овие операции е "влечи и спушти" (drag and drop): се означуваат картичките
на листовите што треба да бидат преместени и потоа со глувчето се "одвлекуваат" на саканото место. Ко-
пирањето се изведува на ист начин, но со притиснато копче Ctrl при одвлекувањето.
Работните листови можат да се именуваат на тој начин што листот ќе се означи и ќе се повика интерактив-
ниот прозорец Format→Sheet→Rename. Попрегледно е да се имаат имиња како што се "набавка", "залихи",
"табела" и сл. отколку sheet3.
Ако биде потребно, работните листови можат и привремено да се "сокријат" со помош на наредбата
Format→Sheet→Hide, а подоцна да се вратат со Format→Sheet→Unhide.
Сите акции над работен лист можат да се извршат на побрз начин со десен клик над картичката на работниот
лист и со избирање на соодветната наредба од менито што ќе се појави.
ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ
Основна намена на Excel се табеларните пресметки. За да може нешто да се пресмета, треба да се зададат
формули за зависност на соодветни клетки. Со долгата еволуција на овој вид програми се искристализира-
ле вистинските потреби на луѓето и се развиени многу алатки што помагаат во наоѓањето на најдобро ре-
шение.
Формулите можат да содржат оператори, референци на клетки, константи… Ако, на пример, треба да се
пресмета средна вредност на три броја впишани во клетките A1, B1 и C1 се користи: =(A1+B1+C1)/3.
РЕДОСЛЕД НА ОПЕРАЦИИ
Математичките оператори што Excel ги препознава се степенување (^), собирање (+), одземање (-), множе-
ње (*) и делење (/). Операциите во формулата се изведуваат по стандарден редослед – од лево на десно, со
почитување на приоритетната операција. "Најстара" операција е степенувањето, следна категорија се мно-
жење и делење, а во последната спаѓаат собирање и одземање. Заградите се користат на вообичаен начин и
служат за менување на редоследот на извршувањето.
ВНЕСУВАЊЕ ФОРМУЛИ
Формулата се внесува со отчукување или со означување на адресите на клетките.
Внесувањето на формули со отчукување се прави на следниов начин:
1. Се избира клетката во која треба да се појави резултатот на формулата.
2. Се внесува знак за еднакво (=).
3. Се внесува формулата. Формулата се појавува и во линијата за формули.
Ако треба да се откаже внесувањето и да се изостави отчуканиот дел, доволно е да се притисне Esc.
Вториот начин е сличен, но адресите на клетките што содржат операнди не се внесуваат рачно, туку на се-
која од нив се кликнува со глувчето, а Excel сам ја внесува адресата. На овој начин можат да се внесуваат
како адреси на поединечни клетки така и области (со повлекување).
1. Се избира клетката во која треба да се појави резултатот од формулата.
2. Се внесува знакот за еднакво (=).
3. Се кликнува на клетката чија адреса треба да се појави во формулата. Адресата на клетката се
појавува во лентата за формули.
4. Се внесува математички оператор после вредноста за да се индицира наредната операција што
треба да се изведе. Операторот се појавува во линијата за формули.
Во почетокот сигурно често ќе се добиваат пораки за грешки, Error.!. Најчесто грешките се делење со
нула, референцирање празна клетка, бришење клетка што се користи во некоја формула или со кори-
стење на области кога се очекува адреса на само една клетка.
ПРИКАЖУВАЊЕ НА ФОРМУЛИТЕ
Excel во нормална работа не го покажува текстот на формулата што се наоѓа во клетката, туку само нејзи-
ниот резултат. Ако се кликне на клетката, содржината ќе се појави во соодветното поле на лентата со алат-
ки за формули, каде може и да се поправи. Понекогаш е потребно на работниот лист да се погледнат сите
формули.
Тоа се прави на следниов начин:
1. Се селектира наредбата Tools→Options.
2. Се кликнува на картичката View.
3. Во областа Window options се кликнува на Formulas.
4. Се кликнува на OK.
Со притискање на Ctrl-' (акцент) може да се изврши префрлање од модот за прикажување на содржината (резул-
татот) во модот за прикажување на текстот на формулите и обратно.
КОРЕГИРАЊЕ ФОРМУЛА
Формулата се поправа како и секој друг текст во клетката: клетката се означува, се притиска на копчето F2
за да се влезе во модот за поправање (edit mode) или само се кликнува на формулата што се појавила на
лентата за формули. Исто така, може и двапати да се кликне на клетката, што на крајот го дава истиот ре-
зултат. Понатаму поправките се одвиваат како и кај обичен текст.
КОПИРАЊЕ ФОРМУЛА
Копирањето на формулите е слично како и копирањето на останатите податоци. Тоа се прави на стандар-
ден начин:
1. Се означува клетката која ја содржи формулата што се копира.
2. Се селектира наредбата Edit→Copy.
3. Се означуваат една или повеќе клетки во кои треба да се ископира формулата.
Постои можност, истата формула, да се ископира на друг работен лист или работна книга – прво се избира ра-
ботниот лист или работната книга, а потоа клетката во која се копира.
Кога референците на некоја од клетките не треба да се менуваат при копирање или поместување, тие треба
да се зададат во апсолутен облик. За да стане апсолутна референцата на клетката, пред буквата на колоната
и бројот на редот што ја сочинува адресата мора да се додаде знакот долар ($).
Можат да се применуваат и мешани референци: буквата на колоната може да биде апсолутно референцира-
на, а бројот на редот не, на пр. $А2/2.
Апсолутна референца е референца на клетка во формула што не се менува кога формулата се копира на нова ло-
кација.
Релативна референца е референца на клетка во формула која сама се прилагодува кога формулата се копира.
Комбинирана референца е референцата која е само парцијално апсолутна, како A$2 или $A2. Кога формулата
која употребува комбинирани референци се копира во друга клетка, релативниот дел на референцата на клетка-
та сам се прилагодува.
Ако работниот лист е посложен и содржи поголем број формули, поместувања, копирања, зависности на
клетките, можното појавување на взаемна меѓузависност и сл. може да резултира со потешкотии во следе-
њето на пресметките. Но, на располагање е лентата со алатки Formula Auditing.
Со алатките од оваа лента можат графички (со стрелки) да бидат прикажани зависностите на клетките.
ФУНКЦИИ
Функции се комплекс на веќе готови формули што изведуваат серија операции во определен опсег на вред-
ности. На пример, за да се одреди сумата на серија броеви од клетката A1 до H1, може да се внесе функци-
јата =Sum(A1:H1) наместо да се внесува =A1+B1+C1 и така натаму. Функциите можат да користат опсег на
референци (како B1:B3), опсег на имиња и/или бројни вредности (како 585, 86).
Секоја функција се состои од следниве три елементи:
♦ Знакот = покажува дека содржината на клетката е функција (формула).
♦ Името на функцијата, како SUM, покажува кои операции ќе се изведат.
♦ Аргументот како (A1:H1), ги покажува адресите на клетките со вредностите над кои функцијата
ќе работи. Аргументот често е опсег на клетки, но тоа може да биде и посложено.
Функциите можат да се внесат или пишувајќи ги во клетките или употребувајќи посебен волшебник
Function Wizard што ќе биде прикажано во понатамошниот текст. Понатаму ќе бидат подетално објаснети
функциите што најчесто се користат.
УПОТРЕБА НА AUTOSUM
Бидејќи SUM е една од најчесто употребуваните функции, Excel обезбедува брз начин за внесување – ед-
ноставно се кликнува на копчето AutoSum на стандардната лента со алатки. Зависно од моментно избрана-
та клетка, AutoSum погодува кои клетки треба да бидат сумирани. Ако AutoSum избере погрешен опсег на
клетки, селекцијата може дополнително да се поправи.
Следниве чекори ја опишуваат постапката на користење на AutoSum:
1. Се избира клетката во која треба да се внесе сумата.
2. Се кликнува на копчето AutoSum на стандардната лента со алатки. AutoSum внесува =SUM() ка-
де меѓу заградите ќе бидат определен опсегот на клетките лево или над селектираната клетка.
Околу опсегот се појавува вибрирачка рамка.
3. Ако опсегот што Excel го предложил не е коректен, се повлекува преку опсегот што треба да се
употреби (на ист начин како што се врши селектирање), или на лентата за формули се внесува
коректниот опсег.
4. Се притиска копчето Enter, или се кликнува на копчето Enter на лентата за формули. Excel ја
пресметува сумата на селектираниот опсег.
АВТОМАТСКИ ПРЕСМЕТУВАЧ
Ако е потребно брзо да се провери некоја сума, може да се користи калкулатор или да се внесуваат привре-
мени формули во работните листови. Во Excel постои уште една алатка за брзи пресметки наречена авто-
матски пресметувач (AutoCalculate). Автоматскиот пресметувач овозможува брза проверка на сумата или
просекот, ги брои клетките со нумерички податоци и наоѓа максимални или минимални вредности во селе-
ктираниот опсег.
Автоматскиот пресметувач се користи на следниов начин:
1. Се селектира опсегот на клетки за кои се врши пресметката.
2. На статусната лента се појавува Sum=x каде x е сумата на вредностите во селектираниот опсег
на клетки.
Ако треба да се изведе некоја друга пресметка се кликнува со десното копче на статусната ли-
нија и од менито што во таа прилика ќе се појави се избира потребната функција. Тоа може да
биде: средна вредност (Average), број на клетки во опсегот што содржат податоци (Count), број
на клетки во опсегот што содржат нумерички податоци (Count Nums), најголемата вредност во
опсегот (Max), најмалата вредност во опсегот (Min), сума на сите нумерички вредности во опсе-
гот (Sum) или да се исклучи автоматскиот пресметувач (None).
ВОЛШЕБНИК ЗА ФУНКЦИИ
Од голема помош при внесувањето комплексни формули е волшебникот Function Wizard. Користењето на
функцискиот волшебник се сведува на извршувањето на следниве чекори:
1. Се селектира клетката што треба да ја содржи формулата (резултатот).
2. Се селектира наредбата Insert→Function или на стандардната лентата со алатки се кликнува на
надолното мени AutoSum и од него се избира опцијата More Functions по што се отвора интера-
ктивниот прозорец Insert Function.
Во текст рамката Serach for a function се внесува опис на функцијата што е потребна (на англи-
ски јазик) или, поедноставно во надолното мени Or select a category се избира категоријата на
потребната функција (нејзината логичка припадност). Некои од категориите се финансиски
(Financial), математички (Math&Trig), статистички (Statistical) и други. Може да се повика и
список на сите функции (All), оние дефинирани од корисникот (User Defined) и оние кои најче-
сто се користат (Most Recently Used).
Функција Опис
ABS Враќа апсолутна вредност на број. Апсолутна вредност на број е број без предзнак.
Синтакса: ABS(Number)
Number е реален број од кој треба да се добие апсолутна вредност.
Примери: ABS(2) = 2
ABS(-2) = 2
SQRT(ABS(-16)) = 4
AVERAGE Функцијата Average пресметува средна (просечна) вредност на опсегот на
селектирани клетки.
Пример:
COUNT(A1:A7) = 3
COUNT(A4:A7) = 2
COUNT(A1:A7,2) = 4
Синтакса: COUNTIF(Range,Criteria)
Range е опсегот на клетки во кој се бројат клетките.
Criteria е критериумот во форма на број, израз или текст кој дефинира кои клетки ќе
бидат изброени.
COUNTA Ги пребројува клетките кои содржат вредности (не се празни) во опсегот на клетки
и аргументи во листата аргументи.
Пример:
COUNTA(A1:A7) = 6
COUNTA(A4:A7) = 4
COUNTA(A1:A7, 2) = 7
COUNTBLANK Ги пребројува празните клетки во опсегот.
Синтакса: COUNTBLANK(Range)
Range е опсегот на клетките во кој се бројат празните клетки.
Пример:
COUNTBLANK(A1:A2) =0
COUNTBLANK(A1:A7) = 1
COUNTBLANK(A3:A6) = 1
COUNTBLANK(A4:A7) = 0
Синтакса: RAND()
Примери: SUM(3,2) = 5
Ако клетките A2:E2 содржат 5, 15, 30, 40 и 50:
SUM(A2:C2) = 50
SUM(B2:E2,15) = 150
SUMIF Пресметува сума за оние клетки во опсегот кои исполнуваат одреден услов.
Синтакса: SUMIF(Range,Criteria,Sum_range)
Range е опсегот на клетките кои се пресметуваат (проценуваат);
Criteria е критериумот во форма на број, израз, или текст кој дефинира од кои
вредности (клетки) ќе се пресметува сумата;
Sum_range се клетките кои содржат вредности чија сума ќе се пресмета ако условот
Criteria е исполенет.
Пример:
SUMIF(A1:A4;">199";B1:B4)=63
SUMIF(A1:A4;">200";B1:B4)=49
ROUND Заокружува број на определен број децимали.
Синтакса: ROUND(Number,Num_digits)
Number е број што се заокружува.
Num_digits го определува бројот на децимали на кои се заокружува бројот
Синтакса: ROUNDUP(Number,Num_digits)
Number е број кој се заокружува.
Num_digits го определува бројот на децимали на кои се заокружува бројот
Примери: ROUNDUP(3.2,0) = 4
ROUNDUP(3.14159, 3) = 3.142
ROUNDDOWN Заокружува број кон првиот помал број на определен број на децимали.
Синтакса: ROUNDDOWN(Number,Num_digits)
Number е број што се заокружува.
Num_digits го определува бројот на децимали на кои се заокружува бројот
Примери:
ROUNDDOWN(3.2, 0) = 3
ROUNDDOWN(76.9,0) = 76
ROUNDDOWN(3.14159, 3) = 3.141
ROUNDDOWN(-3.14159, 1) = -3.1
ROUNDDOWN(31415.92654, -2) = 31,400
INT Враќа заокружен број кон најблискиот цел број.
Синтакса: INT(Number)
Number е бројот за кој се бара заокружување.
Примери: INT(8.9) = 8
INT(-8.9) = -9
Децималниот дел на бројот во клетката А1 се добива со формулата:
A1-INT(A1)
ODD Враќа заокружен број кон најблискиот цел непарен број.
Синтакса: ODD(Number)
Number е бројот за кој се бара заокружување.
Примери:
ODD(1.5) = 3
ODD(3) = 3
ODD(2) = 3
ODD(-1) = -1
ODD(-2) = -3
Синтакса: EVEN(Number)
Number е бројот за кој се бара заокружување.
Примери: EVEN(1.5) = 2
EVEN(3) = 4
EVEN(2) = 2
EVEN(-1) = -2
SQRT Ја пресметува вредноста на квадратен корен од даден број. Доколку бројот е
негативен, враќа порака за грешка (#NUM!).
Синтакса: SQRT(Number)
Number е бројот за кој се бара квадратниот корен.
Примери: SQRT(16) = 4
SQRT(ABS(-16)) = 4
DEGREES Вредности искажани во радијани ги трансформира во степени.
Синтакса: DEGREES(Angle)
Angle е аголот изразен во радијани чија вредност треба да се
трансформира во степени.
Синтакса: PI()
Синтакса: SIN(Number)
Number е бројот на радијани од кој се бара вредноста на синусот.
Примери:
SIN(PI()) = 1.22E-16 што е приближно на 0.
SIN(PI()/2) = 1
SIN(30*PI()/180) = 0.5 (синус од 30 степени)
ГРАФИКОНИ
ВИДОВИ ГРАФИКОНИ
Кога сé што е потребно е пресметано и табелата е визуелно уредена, Excel нуди можност за графичко прет-
ставување на податоците. Постои приличен број претходно дефинирани видови на графикони. Кој графи-
кон ќе се избере зависи од видот на податоците и начинот на кој треба тие да се претстават, секако, може,
да се внесат и разни измени. Основни групи на графикони се:
Пита (Pie). Овој вид на графикони се употребува за да се
прикаже врската помеѓу деловите од целината.
ОСНОВНИ ТЕРМИНИ
Во работата со графиконите, треба да бидат познати неколку основни термини:
Data Series (серии на податоци) се столбовите, питите, линиите или другите елементи кои прет-
ставуваат вредности во графиконот. На пример, еден графикон може да прикаже серија на вред-
ности за ист објект. Ако има повеќе објекти, секој од нив се претставува со одделна серија на
податоци. На пример, за да се прикажат графиконите за продажба во две продавници ќе бидат
потребни две серии на податоци, по една за секоја продавница. Често сериите на податоци одго-
вараат на редовите во работниот лист.
Categories (категории). Категориите одговараат на бројот на елементите во серијата. Графико-
нот може да содржи две серии на податоци за да се спореди продажбата во две продавници и
четири категории за да се спореди продажбата во секое тромесечје. Категориите најчесто одго-
вараат на колоните во работниот лист.
Axis (оски). Дводимензионален графикон има две оски: X оска (хоризонтална) и Y оска (верти-
кална). X оската ги содржи сериите на податоци и категории во графиконот, а Y оската вредно-
стите кои тие ги имаат. Во тродимензионалниот графикон Z оската ја претставува вертикалната
рамнина, X оската и Y оската ги претставуваат двете страни од подот на графиконот.
Legend (легенда) Ги дефинира одделните серии од графиконот. На пример, легенда на графико-
нот со пита ќе прикаже што претставува секое парче од питата.
Gridlines (линии). Во графиконот можат да се користат прави линии нормални на некоја од
оските и претставуваат стандардни вредности на оската кои се протегаат на целиот графикон
поради споредба со вредностите на сериите и категориите.
Графиконите можат да се креираат како дел од работниот лист на кој се наоѓаат податоците, кога се наре-
куваат втиснати (embedded), или на посебен работен лист. Втиснатиот графикон ќе се отпечати на листот
заедно со табелата која ги содржи податоците, додека графиконот направен на посебен работен лист ќе се
отпечати одделно. Двата вида се поврзани со податоците кои ги претставуваат и промените во табелата
автоматски се одразуваат на сите поврзани графикони.
КРЕИРАЊЕ ГРАФИКОНИ
Графиконите се креираат со помош на волшебникот за креирање графикони (Chart Wizard). Овој волшеб-
ник се повикува со наредбата Insert→Chart или со клик на неговото копче на стандардната лента со алатки.
Без оглед на начинот на повикување на волшебникот, за да се креира графикон потребно е да се извршат
следниве чекори:
1. Се селектираат податоците што треба да се претстават со графикон. Ако е потребно во графико-
нот да се вклучат и насловите на колоните и редовите во табелата со која се претставени пода-
тоците се селектираат и тие.
3. Во подрачјето Chart type на интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 1 of 4 се избира видот
на графиконот и во подрачјето Chart sub-type се избира некоја од неговите варијации. Се клик-
нува на копчето Next>. Се појавува интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 2 of 4.
Ако се кликне и се задржи на копчето Press аnd Hold to View Sample во подрачјето Chart sub-type ќе биде прика-
жан графиконот базиран на реалните податоци.
4. Овој чекор дава дополнителна можност за одредување на областа од која се земаат податоците.
Во текст рамката Data Range таа може да се промени со внесување на вредности со тастатурата.
Областа може да се промени и со превлекување на глувчето преку нова област.
Во основа Excel претпоставува дека различните серии на податоци се претставени во редови.
Оваа претпоставка може да се промени и податоците претставени во колони да се третираат ка-
ко серии ако се кликне на опцијата Series In Columns. Се кликнува на копчето Next>. Се појаву-
ва интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 3 of 4.
5. Интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 3 of 4 содржи шест картички. Во секоја од нив се
дефинира некој сегмент од изгледот на графиконот:
Titles. Во оваа картичка се внесуваат насловите на графиконот (Chart title), на категориите прет-
ставени на X оската (Category (X) axis) и на вредностите претставени на Y оската (Value (Y)
axis). Насловите едноставно се внесуваат во соодветните текст рамки.
Axes. Во оваа картичка се избира дали на оските на графиконот ќе бидат прикажани категории-
те (Category (X) axis) и вредностите (Value (Y) axis).
Gridlines. Оваа картичка пружа можност да се избере дали ќе бидат прикажани правите линии
кои презентираат стандардни вредности на секоја од оските и тоа со поголем (Mayor) и/или по-
мал (Minor) чекор.
Legend. Во оваа картичка се одредува дали ќе се прикаже легендата на сериите и ако се прика-
же, во кој дел од графиконот таа ќе се прикаже.
Data Labels. Оваа картичка дава можност во графиконот заедно со сериите и категориите да се
прикажат точните вредности (Show value), проценти (Show percent), значењето (Show Label), не-
која нивна комбинација или да не се прикаже ништо (None).
Data Table. Ако во оваа картичка се вклучи опцијата Show data table, на дното на графиконот ќе
биде прикажана табелата во која се претставени податоците прикажани со графиконот.
Откако ќе се одредат наведените можности се кликнува на копчето Next>. Се појавува интера-
ктивниот прозорец Chart Wizard Step 4 of 4.
6. Во интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 4 of 4 се избира дали графиконот ќе биде прика-
жан во некој од постојните работни листови (се кликнува на As object in и од надолното мени се
избира листот) или на нов лист (As new sheet и во текст рамката преку Chart 1 се внесува името
на новиот работен лист).
7. Се кликнува на копчето Finish и графиконот се креира врз основа на информациите дадени од
корисникот во текот на претходната процедура.
КОРЕКЦИИ НА ГРАФИКОНОТ
Најчесто е потребно графиконот да се доуреди, да му се промени типот, бојата или натписите. Притоа, по-
вторно може да се користи волшебникот. Доволно е да се означи графиконот со еден клик, а потоа со клик
на иконата на волшебникот повторно се поминува преку претходно опишаната постапка.
Дополнителна помош пружа лентата со алатки за графикони (Chart) што се вклучува со наредбата
View→Toolbars→Chart. На оваа лента се наоѓаат неколку алатки: надолно мени за селектирање на секој од
објектите на графиконот, копче за повикување на интерактивниот прозорец за форматирање на сериите,
надолно мени за избор на видот на графиконот, копче за вклучување и исклучување на легендата во графи-
конот, копче за вклучување и исклучување на приказот на табелата во графиконот, копче за одредување на
колоните како серии и копче за одредување на редовите како серии.
Волшебникот ќе го понуди тоа што иницијално треба да се направи, но уште малку дотерување е неопход-
но, особено затоа што на графиконот треба да му се променат фонтовите за наслови и натписи, големината
на буквите, боите и сл.
За да се направат вакви корекции треба да се знае дека секој графикон е составен од објекти како што се:
X-оска, наслов, столб, дел со питата, натписи и сл. Со клик на објектот или со негов избор од надолното
мени на лентата за работа со графикони, тој ќе се направи активен, и околу него ќе се појават рачки (hand-
les). Потоа можат да се прават корекции на неговиот изглед користејќи ги интерактивните прозорци за
форматирање кои најчесто содржат повеќе картички што зависи од селектираниот објект на графиконот.
Селектирањето на објект се врши со клик врз објектот.
Иако постојат повеќе видови графикони со објекти карактеристични за секој вид, како најзначајни објекти
можат да се издвојат насловите, сериите, оските и легендите. Во понатамошниот текст следат постапките
на нивно форматирање.
ФОРМАТИРАЊЕ НАСЛОВИ
Насловите на графиконите се одредуваат во третиот интерактивен прозорец (картичка Titles) во волшебни-
кот за креирање на графикони. Доколку тоа не е направено во текот на креирањето на графиконот, допол-
нително додавање е можно со селектирање на графиконот (клик врз него) и повторно повикување на вол-
шебникот.
Форматирањето на кој било наслов кој се појавува во графиконот се прави на следниов начин:
1. Се селектира насловот кој треба да се форматира со клик на него или со негов избор од надол-
ното мени на лентата со алатки за графикони.
2. Се кликнува на копчето Format… на лентата со алатки за графикони. Се појавува интерактивни-
от прозорец за форматирање на наслови.
3. Интерактивниот прозорец содржи три картички што овозможуваат различни аспекти на форма-
тирањето:
Patterns. Додавање на линии (Border) и боја на подрачјето (Area).
Fonts. Избор на букви и ефекти на буквите (тип, големина, боја).
Alignment. Порамнување на текстот кое може да биде хоризонтално, вертикално и негова ори-
ентација која може да биде под произволен агол.
4. Откако ќе бидат извршени потребните форматирања, се кликнува на копчето OK.
Форматирањето на легендата е слично како и форматирањето на насловите со таа разлика што наместо картич-
ката Alignment во интерактивниот прозорец е картичката Placement во која се одредува позицијата на легендата
во графиконот.
ФОРМАТИРАЊЕ СЕРИИ
Сериите претставуваат податоци од ист тип и во графиконот се претставени со објекти со исти својства
(форма, боја…). Постои можност за форматирање на целата серија или пак на само еден нејзин елемент.
Форматирањето на серијата се прави на следниов начин:
1. Се селектира серијата.
Целата серија се селектира со клик врз еден нејзин објект или од надолното мени на лентата со алатки за графи-
кони се избира Series “ime” каде име е насловот на серијата. Еден елемент на серијата се селектира со клик врз
него откако е селектирана целата серија.
2. Се кликнува на копчето Format Data Series на лентата со алатки за графикони. Се појавува инте-
рактивниот прозорец за форматирање на серии.
3. Интерактивниот прозорец содржи пет картички кои овозможуваат различни аспекти на форма-
тирањето:
Patterns. Додавање на линии (Border) и боја на серијата (Area).
Со клик на копчето Fill Effects се добиваат интересни можности за боење (премин од една во друга боја, тексту-
ри, шрафирање, слики).
Axis. Се избира формата на столбот која може да биде квадар, цилиндер, конус, пирамида итн.).
Data Labels. Оваа картичка дава можност во графиконот заедно со сериите и категориите да се
прикажат точните вредности (Show value), проценти (Show percent), значењето (Show Label), не-
која нивна комбинација или да не се прикаже ништо (None).
Series Order. Во оваа картичка се врши поместување на една серија во однос на друга.
Options. Дополнителни опции за форматирање (агли, ротации итн) зависно од типот на графико-
нот.
4. Откако ќе бидат извршени потребните форматирања, се кликнува на OK.
Треба да се има предвид дека кај различни видови графикони, интерактивниот прозорец за формати-
рање на сериите може да има други картички или пак нивната содржина да не соодветствува со прет-
ходно опишаните картички. Постапката за форматирање на серии е опишана на пример кога серијата
е претставена во тродимензионален Bar графикон.
ФОРМАТИРАЊЕ ОСКИ
Оските се карактеристични за графикони претставени во координантен систем. На оските се претставени
категориите и бројните вредности на сериите и тие се форматираат преку форматирањето на оските. Фор-
матирањето на оските се прави на следниов начин:
1. Се селектира оската.
Оската се селектира со клик врз нејзе или од надолното мени на лентата за алатки за графикони се избира Value
Axis или Category Axis.
Перспективата се исклучува со поставување на вредностите на нула или вклучување на опцијата Right Angle
Axis. Со притискање на копчето Default сé се враќа во првобитната состојба.
База на податоци. Во Excel база на податоци претставува множество меѓусебно поврзани податоци претставени
со непрекинат опсег на табелата (работниот лист). Секоја клетка (поле) во секој ред (запис) содржи податоци од
ист вид. Записи (редови) можат да се додаваат, да се бришат, да се подредуваат, да се анализираат, графички да
се прикажуваат и да се печатат.
Пред селектирањето на наредбата, селекторот мора да биде поставен на некоја од клетките што се
дел од базата.
2. Се кликнува на копчето Find Prev или Find Next за да се повика претходниот односно следниот
запис чии податоци се прикажани во формуларот. За иста цел може да се користи и вертикални-
от лизгач кој се наоѓа помеѓу полињата и командните копчиња на формуларот. Редниот број и
вкупниот број записи се прикажани во горниот десен агол на формуларот – над командните
копчиња.
Подредувањето и филтрирањето се активности што често се користат во базата на податоци. Овие постапки се
опишани како постапки воопшто за работа во Excel претходно во текстов.
ПИВОТ ТАБЕЛИ
АНАЛИЗА НА ПОДАТОЦИТЕ ВО EXCEL
Базите на податоци во Excel можат да содржат илјадници записи. Анализата на толкаво количество подато-
ци би претставувала сериозен проблем. Затоа, Excel содржи посебна алатка за анализа наречена пивот та-
бела (Pivot table) или кумулативна табела.
Анализата на податоците во базата на податоци може да има неколку нивоа на сложеност:
♦ Најниското ниво на сложеност подразбира пребарување на базата со цел да се пронајде и да се
стекне увид во некој податок.
♦ Следно ниво на сложеност во анализата на податоците во базата се постигнува со сложени пре-
барувања со филтрирање и подредување.
♦ Највисоко ниво на анализа претставува анализа со истовремено користење на повеќе променли-
ви. На пример, одредено претпријатие се бави со продажба на компјутерска опрема и тоа има
продавници во неколку градови (Скопје, Куманово, Битола, Струмица). Потребно е да се прика-
же прометот во сите градови, во секое тромесечје (1., 2., 3. и 4.) за секој вид опрема (компјуте-
ри, принтери и скенери). Ваквата анализа може да се направи со користење на повеќе функции
SUM() или просто испишување формули.
Вредностите на прометот се пополнувани во Excel со случајни вредности помеѓу 60.000,00 и 100.000,00 со фор-
мулата =ROUND(RAND()*40000+60000;0).
Базата прикажана во табелата ќе биде основа за примерите во понатамошниот текст.
Поле на податоци. Во базата на податоци се однесува на колона во која се наоѓаат податоци. Се работи за нуме-
рички податоци чии вредности ќе бидат предмет на математички пресметки.
Поле на редови. Поле со текстуални податоци со не многу голем број на можни вредности. Се користи за насло-
ви на редови во пивот табелите.
Единствените вредности во полето на редови на базата на податоци стануваат наслови на редовите во пи-
вот табелата. Од претходниот пример на база на податоци, пивот табелата би ги прикажала збирно износи-
те за секој град посебно.
Прометот е можно понатаму да се разбие на помали единици, со наведување на трето поле наречено поле
на колони (на пример, тромесечјата).
Поле на колони. Поле со текстуални податоци со не многу голем број можни вредности. Се користи за наслови
на колони во пивот табелите.
Во рамките на оваа книга е предвидено извор на податоците да биде првата опција Microsoft Office Excel list or
database (Excel работна листа или база на податоци) и Pivot Table (пивот табела), а читателот може да направи
самостоен обид за користење на другите можности.
Со избор на опцијата PivotChart report (with PivotTable report) ќе се добие пивот табела и графикон базиран на
податоците во пивот табелата.
Во овој чекор се определува опсегот на клетки во базата на податоци што ќе бидат предмет на
анализа во пивот табелата. Доколку пред активирањето на волшебникот, селекторот бил во ба-
зата на податоци, тогаш во текст рамката Range е понуден целиот опсег на базата. Селектирање-
то може да се изврши со глувчето или опсегот да се направи со наведување на адресите на опсе-
гот на клетки што ќе биде предмет на анализа во пивот табелата.
3. Се кликнува на копчето Next и се појавува последниот интерактивен прозорец на волшебникот:
Во овој чекор се избира можноста пивот табелата да биде на нов или на истиот работен лист и
се кликнува на копчето Finish по што завршува волшебникот, но не и постапката за креирање на
пивот табелата.
4. Ако во претходниот чекор е избрана опцијата New worksheet, во работната книга се вметнува
нов работен лист и тој се повикува како активен. Истовремено се појавува лента со алатки
PivotTable и интерактивната алатка PivotTable Field List (листата на полиња во пивот табелата).
♦ На работниот лист со сини линии е исцртана логичката форма на пивот табелата со четири об-
ласти:
Поле на страницата – Drop Page Fields Here (спушти го овде полето на страницата).
Поле на редови – Drop Row Fields Here (спушти го овде полето на редови).
Поле на колони – Drop Column Fields Here (спушти го овде полето на колоните).
Поле на податоци – Drop Data Items Here (спушти ги овде податоците).
Поле на страници. Поле со текстуални податоци со не многу голем број можни вредности. Се користи за одвоју-
вање на податоците врзани за ентитетите на посебни страници.
Форматирањето на табелата се врши на начин како што тоа се прави со обичните табели во Excel. На прет-
ходната пивот табела направено е автоматско форматирање со наредбата Format→AutoFormat при што е
избран урнекот Table 1 и форматирани се нумеричките податоци со наредбата Format→Cells→Number, ка-
де што е вклучени опциите за прикажување на две децимални места и сепараторот на 1000. После овие
форматирања табелата изгледа вака:
♦ Ако се кликне на надолното мени PivotTable на лентата со алатки PivotTable и се селектира на-
редбата Show Pages ќе се креираат посебни страници (работни листови) за сите можни опции
што ги нуди полето на страниците.
Во примерот станува збор за формирање посебни страници (работни листови) што автоматски
ќе бидат именувани според содржината и во секоја од нив пивот табела за производите компју-
тери, принтери и скенери.
При печатење на пивот табелата, нема да бидат отпечатени надолните стрелки што се користат за управу-
вање со приказот на полињата.
ПЕЧАТЕЊЕ
ОДРЕДУВАЊЕ ПАРАМЕТРИ ЗА СТРАНИЦАТА
Пред печатење на работната книга или на само еден нејзин дел, пожелно е да се проверат одредени параме-
три што иницијално се поставени во Excel. Целото администрирање на акциите врзани со печатењето се
врши преку интерактивниот прозорец Page Setup што се повикува со наредбата File→Page Setup. Интера-
ктивниот прозорец Page Setup го сочинуваат четири картички Page, Margins, Heder/Footer и Sheet.
Големината и ориентацијата на хартијата за печатење како и некои други елементи се одредуваат во кар-
тичката Page на интерактивниот прозорец Page Setup. Во оваа картичка се наоѓаат следниве елементи:
Orientation – ориентацијата на листот ако табелите се широки, треба да се определи во легната
(Landscape) ориентација, наместо исправена (Portrait).
Scaling – овозможува со зголемување или намалување на исписот изразен во проценти.
Paper Size – големината на листот во наши прилики обично е А4.
Scaling – служи за промена на големината, зголемување или намалување на материјалот за печа-
тење (зумирање).
Print Quality – квалитет на печатењето зависи од можностите на принтерот, корисно е да се ста-
ви помала вредност за пробни примери и работни копии.
First Page Number – бројот на првата страница е број што ќе биде испишан на првата отпечатена
страница.
Маргините на листот и центрирањето на делот што се печати во однос на страницата се одредуваат во кар-
тичката Margins на интерактивниот прозорец Page Setup.
Во оваа картичка се наоѓаат следниве елементи:
Top, Bottom, Left, Right – служат за прилагодување на горната, долната, левата и десната марги-
на односно оддалеченоста на работ на текстот од работ на листот.
Heder, Footer – оддалеченост на хедерот и футерот од горниот и долниот раб на листот.
Center on page – центрирање на тоа што се печати во однос на страницата, хоризонтално и/или
вертикално.
Текстот што ќе се појавува на врвот и на дното на секоја страница (хедер и футер) се поставуваат во кар-
тичката Heder/Footer на интерактивниот прозорец Page Setup. Во оваа картичка може да се избере некој од
веќе понудените хедери и футери или да се направи свој користејќи ја опцијата Custom.
Областа која ќе се печати може да се избере и со наредбата File→Set Print Area откако областа претходно ќе се
селектира.
Rows to repeat at top, Columns to repeat at left – печатење на насловни редови и колони. Во случај
табелата да се простира на повеќе страници, може да се одреди ред или колона што ќе се повто-
рува и ќе се печати на секоја страница.
Gridlines – се вклучува за да се печатат замислените линии, граници на клетките.
Black and white – за да се печати црно-бело.
Page order – го одредува редоследот на испишување на податоците од работната книга: во сек-
ции од врвот надолу (Down, then ower) или од лево кон десно (Ower, then down).
Print – се кликнува за да се започне печатењето.
ПРЕГЛЕД ПРЕД ПЕЧАТЕЊЕ
Со опцијата Print Preview се проверува како направеното ќе изгледа на хартија и на време се воочуваат
евентуалните грешки, без чекање принтерот да ја заврши својата работа и без непотребно трошење хартија.
Со копчињата Next и Previous постои можност за движење по страниците, а ако е потребен подетален прег-
лед на содржината се кликнува на копчето Zoom или пак се кликнува во саканата област.
Во овој преглед можат да се прилагодуваат маргините со клик на копчето Margins. Тогаш ќе се покажат ис-
прекинати линии што ги означуваат рабовите на содржината на страницата што на краевите имаат рачки за
поместување. Со нив визуелно можат да се одредат потребните растојанија. Во случај на листот да се наоѓа
табела, ќе се појават рачки на вертикалите меѓу клетките, со чие поместување може да се менува широчи-
ната на колоните. Овој поглед се затвора со Close или директно се печати со Print.
ПРЕКРШУВАЊЕ НА СТРАНИЦА
Кога се печати работната книга, самиот Excel решава каде ќе се прекршуваат страниците, во согласност со
поставената големина на листот, границите и обемот на материјалот. Секако, прекршувањата можат да се
постават и директно. Тоа се прави на следниов начин:
1. Се селектира редот (или колоната) што треба да премине на следна страница.
2. Се селектира наредбата Insert→Page Break.
Ако прекршувањето се уфрла и хоризонтално и вертикално, доволно е да се означи полето долу и десно од
последното долно десно поле што треба да биде отпечатено и се селектира наредбата Insert→Page Break.
И во двата случаи се јавува здебелена линија што покажува каде ќе настане прекршувањето.
За да се избрише назнаката за прекршување на страницата треба да се означи редот на кој е извршено прекршу-
вањето и се селектира наредбата Insert→Remove Page Break.
ПЕЧАТЕЊЕ
По проверката на изгледот и последните адаптации, се селектира наредбата за печатење File→Print, која
повикува интерактивен прозорец во кој можат да се дефинираат неколку опции.
Page Range – дозволува печатење на една или на повеќе страници. Ако означената област зазема
15 страници, а треба да се печатат од петтата до десеттата, почетната страница се внесува во по-
лето From (5), а крајната во полето To (10). Треба да се обрне внимание на начинот на кој се
распоредуваат страниците кога ќе се случи целиот текст хоризонтално да не може да се смести
на еден лист.
Print What – овозможува да се печатат моментално означените клетки, означените работни ли-
стови или целата работна книга.
Copies – избирање на бројот на копии што треба да се отпечатат.