FAIL MEJA

Jawatan : Penolong Pengarah

Unit : Unit Inovasi
Sektor : Sektor Jaminan Kualiti
Jabatan : Jabatan Pendidikan
Negeri Perak
MAKLUMAT PEGAWAI

Nama :

Jawatan : Penolong Pengarah

Gred :

E-mel :

Tarikh Kemaskini : 16 Mac 2014

*Tandatangan Ketua Jabatan :

KANDUNGAN
 KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Visi, Misi dan Objektif Jabatan 1

2. Carta Organisasi Jabatan 2

3. Objektif Jabatan 3

4. Carta Organisasi Sektor 4

5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan 5

Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran

7. Proses Kerja

8. VISI, MISI DAN

Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak / Checklist 6 - 29

10. OBJEKTIF
Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan

Tugas Pegawai 30

11.
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling) 31
- 32

12. Jawatankuasa Yang Dianggotai 33

(Yang berkaitan dengan tugas sahaja)

13. Norma Kerja 34

(Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus/ bilangan)

14. Format Senarai Tugas Harian 35

 VISI, MISI DAN OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak

VISI

”Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera”

MISI

”Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan

Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara”

OBJEKTIF
1. Pencapaian Peperiksaan Awam
a. Kedudukan lima (5) terbaik peringkat kebangsaan bagi
UPSR, PMR dan SPM
b. Kedudukan tiga (3) terbaik peringkat kebangsaan bagi STPM

2. Pencapaian NKRA Pendidikan

a. 5% perluasan prasekolah negeri Perak
b. Menyediakan sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah
sekolah yang berkelayakan untuk menerima anugerah
kewangan (new deals)
c. Memastikan bilangan sekolah Bnad 6 dan Band 7 di sekolah
rendah daripada 126 buah (11.6%) kepada 54 buah (4.98%)

3. Pencapaian Kokurikulum dan Sahsiah Murid

a. Mencapai kedudukan tiga (3) teratas secara keseluruhan di
peringkat kebangsaan dalam sukan dan kokurikulum pada
2011.
b. Penurunan kes ponteng sekolah kepada 0.7%.
 c. Sifar dadah dalam kalangan murid.
d. Penyertaan 10,000 orang murid dalam aktiviti Pusat
Kokurikulum.

4. Pencapaian Imej Perkhidmatan

a. Mendapat tiga (3) anugerah utama di peringkat kebangsaan.
b. Menjadikan negeri Perak sebagai penanda aras dalam semua
aspek perkhidmatan dan pengurusan pendidikan.
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
 CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
PENGARAH PENDIDIKAN
PENGARAH PENDIDIKAN

TIMBALAN
TIMBALAN
PENGARAH PENDIDIKAN
PENGARAH PENDIDIKAN

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR
JAMINAN PENDIDIKAN PENGURUSAN PENGURUSAN PENGURUSAN KHIDMAT
JAMINAN PENDIDIKAN PENGURUSAN PENGURUSAN PENGURUSAN KHIDMAT
KUALITI ISLAM AKADEMIK SEKOLAH PEMBANGUNAN PENGURUSAN
KUALITI ISLAM AKADEMIK SEKOLAH PEMBANGUNAN PENGURUSAN
KEMANUSIAAN DAN
KEMANUSIAAN DAN
PEMBANGUNAN
PEMBANGUNAN

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR

SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR
PSIKOLOGI DAN PENGURUSAN
PENILAIAN DAN PENDIDIKAN PSIKOLOGI DAN PENGURUSAN
PENILAIAN DAN PENDIDIKAN MAKLUMAT DAN ICT
PEPERIKSAAN KHAS KAUNSELING MAKLUMAT DAN ICT
PEPERIKSAAN KHAS KAUNSELING
 OBJEKTIF

Sektor Jaminan Kualiti

 OBJEKTIF
Sektor Jaminan Kualiti

1. Menyediakan Sistem Pengurusan Perkhidmatan Dan Pentadbiran

Yang Moden, Cekap Dan Berkesan.

2. Menyediakan Sistem Pengurusan Kewangan Dan Akaun Yang

Telus, Tepat Dan Cepat.

3. Menyediakan Data Dan Makumat Pendidikan Yang Terkini Dan

Betul.

4. Menyediakan Program Latihan Bagi Meningkatkan Kecekapan

Dan Kemahiran Pegawai Dan Kakitangan Di Jabatan Dan
Pejabat Pelajaran Daerah.

5. Mengamalkan Sistem Pengurusan Yang Berkualiti Berdasarkan

Kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Yang
Dikeluarkan Oleh Kerajaan Malaysia.

6. Menyediakan Hubungan Dan Kerjasama Yang Erat Antara

Jabatan Pendidikan Dengan Agensi Luar Bagi Menjamin
Kesinambungan Pendidikan Dilaksanakan Sepanjang Hayat.

7. Menyediakan Perkhidmatan Kaunseling Kepada Pegawai Dan

Kakitangan Jabatan Dan Warga Pendidik Di Seluruh Negeri.
CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti
 CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti

Tn Hj. Mat Lazim Bin Idris

Ketua Sektor SJK

En.

Ketua Penolong Pengarah SJK

En. Azman Bin Mohd Din En. Razhari Bin Ishak

Ketua Unit Kepimpinan Ketua Unit Inovasi

En. Saharuddin Bin Hj. Bajuri

En. Normazlan Bin Ahmad Pn.
Penolong Pengarah Inovasi
Penyelia Kepimpinan Penyelia Kepimpinan

Pn. Normarlina Binti Mohd Razali Pn. Nureliza Binti Mahamad Nor

Pembantu Tadbir En. Rashidi Bin Abd Kharis

Pembantu Tadbir (P.O)
Pembantu Am Pejabat
 SENARAI TUGAS/
KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-
PEGAWAI LAIN
 TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Jawatan : Penolong Pengarah Jaminan Kualiti
Sektor : Sektor Jaminan Kualiti
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Ketua Sektor 1. Menguruskan Pelaksanaan
- Menerima arahan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS
tugas ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
- Berbincang mengenai strategi 2. Menguruskan Pelaksanaan
pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif
- Mendapatkan pandangan (KIK)
berhubung pelaksanaan 3. Menguruskan Pelaksanaan
program/aktiviti Amalan Persekitaran Berkualiti
(QEP)
Ketua Penolong Pengarah 4. Menyelaras Sistem Penarafan
- Menerima arahan melaksanakan Bintang (SSR)
tugas 5. Menyelaras pembudayaan
- Berbincang mengenai strategi inovasi
pelaksanaan 6. Menguruskan Mesyuarat
- Mendapatkan pandangan 7. Menguruskan Latihan
berhubung pelaksanaan 8. Menguruskan Pemantauan
program/aktiviti
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
KUASA YANG DIBERI
YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
- Merancang pelan Penyelia
tindakan pelaksanaan - Membantu menyelaras program
- Menyelaras pelaksanaan dan aktiviti
program/aktiviti - Membantu menilai keberkesanan
- Memantau pelaksanaan program/ aktiviti
program / aktiviti - Membantu menyediakan laporan
- Menilai keberkesanan pelaksanaan
program/ aktiviti
- Melaporkan pelaksanaan Pembantu Tadbir
program/ aktiviti - Menguruskan rekod
- Mengambil tindakan - Menguruskan dokumentasi
penambahbaikan - Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
- Membuat cetakan dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA
HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Ketua Unit
- Menerima arahan melaksanakan
tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1. Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti MS
ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
2. Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan Kreatif
(KIK)
3. Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran Berkualiti
(QEP)
4. Menyelaras Sistem Penarafan
Bintang (SSR)
5. Menyelaras pembudayaan
inovasi
6. Menguruskan Mesyuarat
7. Menguruskan Latihan
8. Menguruskan Pemantauan
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
KUASA YANG DIBERI
YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
- Merancang pelan Penyelia
tindakan pelaksanaan - Membantu menyelaras program
- Menyelaras pelaksanaan dan aktiviti
program/aktiviti - Membantu menilai keberkesanan
- Memantau pelaksanaan program/ aktiviti
program / aktiviti - Membantu menyediakan laporan
- Menilai keberkesanan pelaksanaan
program/ aktiviti
- Melaporkan pelaksanaan Pembantu Tadbir
program/ aktiviti - Menguruskan rekod
- Mengambil tindakan - Menguruskan dokumentasi
penambahbaikan - Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
- Membuat cetakan dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi
 PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS :
 Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO
9001 : 2008 JPN dan PPD

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara

dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian.

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan

sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian.

3. Menggunakan Standard Keperluan ISO tersebut sebagai

sebagai rujukan utama :

PROSES KERJA
a. MS ISO 9001:2008 - Quality Management Systems-
Requirements;
b. MS ISO 9000:2005 - Quality Management Systems-
Tugas :dan
Fundamentals Vocabulary;
c. MS ISO 9004:2002 - Quality Management Systems-
Menguruskan Pelaksanaan
Guidelines for Performance Sistem
Improvements.

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN

dan PPD
PROSES KERJA
 TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Menerima arahan kerja Pekeliling Kemajuan

1. Pengarah/ Timbalan Pengarah
pelaksanaan MS ISO 9001 Pentadbiran Awam Bil
1 Tahun 1992 –
Membuat pelantikan JK
“Panduan Pengurusan
Pemandu, Penyelaras dan
2. Pengarah/ Timbalan Pengarah Kualiti Menyeluruh
Pasukan Petugas MS ISO
(TQM) bagi
9001
Perkhidmatan Awam
Menyediakan Pelan Tindakan
3. Ketua Sektor/ Ketua Unit
Pelaksanaan MS ISO 9001
Pekeliling Kemajuan
Pentdbiran Awam Bil
Mengurus pembangunan, 4 Tahun 1991 –
4. kawalan dan penambahbaikan Ketua Sektor/ Ketua Unit “Garis Panduan
dokumen kualiti, Mengenai Strategi-
Strategi Peningkatan
Menguruskan taklimat/ Kualiti Dalam
5. ceramah pelaksanaan MS ISO Ketua Sektor/ Ketua Unit Perkhidmatan Awam”
9001
Membuat latihan/ kursus Pekeliling Kemajuan
pelaksanaan MS ISO 9001 Pentadbiran Awam
merangkumi: Bil 2 Tahun 1996
 Kursus Juru Audit Ketua Sektor/ Ketua Unit
6.
Dalam
 Kursus Analisis Data Garis Panduan Bagi
 Kursus Pelaksanaan Melaksanakan MS
MS ISO ISO 9000 Dalam
Mengurus pelaksanaan MS Perkhidmatan Awam
7. ISO 9001 berdasarkan Ketua Sektor/ Ketua Unit
keperluan standard
Mengurus pelaksanaan audit
8. dalaman, audit SIRIM dan Ketua Sektor/ Ketua Unit
audit susulan

Menyedia dan melaporkan

9. Ketua Sektor/ Ketua Unit
hasil dapatan audit

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG

 SEKSYEN
UNDANG-
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Mengurus tindakan susulan

10. Ketua Sektor/ Ketua Unit MAMPU.PTSA.607-
ketidakakuran
1/1 (68) Panduan
Pelaksanaan MS
Menyelaras Kajian Semula ISOI 9001:2008
11. Ketua Sektor/ Ketua Unit
Pengurusan Dalam Sektor
Merekod dan Awam
12. Ketua Sektor/ Ketua Unit
mendokumentasi
CARTA ALIRAN KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
 CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS:
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO
9001 : 2008 JPN dan PPD

Menerima arahan

Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan

Pasukan Petugas MS ISO 9001

Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO

9001

Mengurus pembangunan, kawalan dan

penambahbaikan dokumen kualiti

Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO

9001
Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO
9001

Menguruskan Pelaksanaan Audit Kualiti

Dalaman

Ya
Ada Ketakakuran?

Tindakan susulan
Tidak

Menyelaras Kajian Semula Pengurusan

Laksana Audit
Susulan

Bentangkan laporan audit kepada JK

Pemandu

Merekod dan mendokumentasi

 SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS

ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

Menerima arahan kerja pelaksanaan MS ISO

1.
9001

Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras

2.
dan Pasukan Petugas MS ISO 9001

Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS

3.
ISO 9001

Mengurus pembangunan, kawalan dan

4.
penambahbaikan dokumen kualiti,

Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan

5.
MS ISO 9001

Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO

9001 merangkumi:
6.  Kursus Juru Audit Dalam
 Kursus Analisis Data
 Kursus Pelaksanaan MS ISO

Mengurus pelaksanaan MS ISO 9001

7.
berdasarkan keperluan standard

Mengurus pelaksanaan audit dalaman, audit

8.
SIRIM dan audit susulan

9. Menyedia dan melaporkan hasil dapatan audit

10. Mengurus tindakan susulan ketidakakuran

11. Menyelaras Kajian Semula Pengurusan

12. Merekod dan mendokumentasi

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
 TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara

dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan
Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan

sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa
oleh Pengarah Jabatan Pelajaran Perak

PROSES KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
PROSES KERJA
 TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Menerima arahan kerja Ketua Sektor

1. menguruskan KIK daripada
Pengarah.
Membentuk Pasukan Ketua Sektor
2. Petugas KIK
Menyelaraskan Ketua Sektor
3. pembentukan kumpulan

Melatih ahli kumpulan

MAMPU.BTSA.601-
4. kaedah-kaedah penyediaan Ketua Unit 2/1(13) : Panduan
bahan untuk KIK.
Mengenai
Melaksanakan langkah Kumpulan Inovatif
5.
CARTA ALIRAN KERJA
demi langkah sehingga
projek KIK selesai.
Ketua Unit Dan Kreatif (KIK)

Membentang projek KIK

6. kepada Pengurusan Ketua Sektor/ Ketua Unit
Tertinggi untuk kelulusan.
Menyimpan semua bahan
dan rekod-rekod kumpulan Tugas :
8. untuk tujuan semakan dan Ketua Sektor/ Ketua Unit
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
Konvensyen.

dan Kreatif (KIK)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS:
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

Menerima arahan

Bentuk Pasukan Petugas

Selaraskan pembentukan kumpulan

Latih ahli kumpulan

Sediakan projek mengikut teknik yang betul

Bentang projek kepada pengurusan

Merekod dan mendokumentasi

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
 TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

Menerima arahan kerja menguruskan KIK

1.
daripada Pengarah.
Membentuk Pasukan Petugas KIK untuk
2. mengenalpasti masalah yang perlu
diselesaikan melalui KIK.

3. Menyelaraskan pembentukan kumpulan

Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah

4.
penyediaan bahan untuk KIK.
Menyediakan kumpulan dengan teknik
5. langkah demi langkah sehingga projek KIK
PERATURAN-PERATURAN
selesai.
Membentang projek KIK kepada Pengurusan
6.
PENTADBIRAN
Tertinggi untuk kelulusan.
Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod
7. kumpulan untuk tujuan semakan dan
Konvensyen.

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QEP)
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara
dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan

sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa
oleh Pengarah Jabatan Pelajaran Perak.

3. Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)

PROSES KERJA

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan

Persekitaran Berkualiti (QEP)
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG
PERATURAN
1. Menerima arahan kerja Ketua Sektor
menguruskan QEP daripada
Pengarah.

2. Menyediakan pelan tindakan Ketua Sektor

pelaksanaan QEP
3. Menyelaraskan pembentukan Ketua Sektor
JK

4. Merancang dan menyelaras Ketua Sektor

aktiviti latihan, promosi dan
audit QEP.

5. Melaksanakan QEP Ketua Sektor

6. Membentang laporan kepada Ketua Sektor/ Ketua Unit

CARTA ALIRAN KERJA

Pengurusan Tertinggi

8. Menyimpan semua bahan dan Ketua Sektor/ Ketua Unit

rekod-rekod

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
 CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS:

Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)

Menerima arahan
 Menyediakan pelan tindakan

Selaraskan pembentukan JK

Merancang dan menyelaras

Melaksanakan 5S

Bentang laporan kepada pengurusan

Merekod dan mendokumentasi

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QEP)
BIL. TINDAKAN TANDA (√)
CATATAN
 Menerima arahan kerja menguruskan QEP
1.
daripada Pengarah.

2. Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan QEP

3. Menyelaraskan pembentukan JK

Merancang dan menyelaras aktiviti latihan,

4.
promosi dan audit QEP.

5. Melaksanakan amalan 5S

Membentang laporan kepada Pengurusan

6.
Tertinggi

7.
PERATURAN-PERATURAN
Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod

PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan Mesyuarat
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: Menguruskan Mesyuarat

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara

dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan
sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Jabatan Pelajaran Perak.

PROSES KERJA

Tugas:
Menguruskan mesyuarat
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan Mesyuarat

SEKSYEN
BIL PEGAWAI YANG
PROSES KERJA UNDANG-
. MELULUSKAN/DIRUJUK
UNDANG
PERATURAN
1. Mengeluarkan arahan menjalankan PKPA 2/1991:
mesyuarat
Panduan
 Menentukan agenda, tarikh, masa dan
2.
tempat mesyuarat.

Membuat tempahan bilik mesyuarat /

3.
pakej mesyuarat

Pengurusan
Menentukan kertas kerja yang
4. disediakan untuk perbincangan Mesyuarat Dan
(sekiranya ada).
Urusan
Jawatankuasa

Menghantar surat jemputan mesyuarat Kerajaan Jabatan

yang mengandungi maklumat berikut: Perdana
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat mesyuarat
c. Masa mula dan masa dijangka
5.
tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian

Agenda mesyuarat hendaklah

disusun di dalam bentuk seperti
berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
6.
c. Perkara-perkara
berbangkit
d. Pembentangan kertas-
kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN

UNDANG-
MELULUSKAN/DIRUJUK
UNDANG
PERATURAN

7. Memastikan kemudahan-kemudahan
bilik mesyuarat berfungsi dengan baik
8. Menyediakan catatan minit mesyuarat PKPA 2/1991:
seperti berikut: Panduan
a. Senarai kehadiran Pengurusan
mesyuarat Mesyuarat
Dan Urusan
b. Perkara-perkara
penting yang Jawatankuasa
dibincangkan di dalam Kerajaan
mesyuarat Jabatan
Perdana
c. Keputusan-keputusan
yang dibuat

d. Tindakan-tindakan
susulan yang perlu
diambil

9. Meluluskan keputusan / rumusan

mesyuarat

10.
CARTA ALIRAN KERJA
Menyedia minit mesyuarat

11. Mengedar minit mesyuarat dan boring

maklum balas dalam tempoh 1 minggu
kepada semua ahli mesyuarat
Tugas:
12.
Menguruskan Mesyuarat
Mengumpul dan menyatukan maklum
balas dalam tempoh 2 minggu
Carta Alir Pengurusan Mesyuarat

Terima arahan menjalankan mesyuarat

Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat

Mengurus tempahan bilik mesyuarat / pakej mesyuarat

Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan (sekiranya

ada).
 Mengirim surat jemputan mesyuarat

Menyusun agenda mesyuarat

Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat

berfungsi dengan baik.

Menyediakan catatan minit mesyuarat

Meluluskan keputusan/ rumusan mesyuarat

Menyedia minit mesyuarat

Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam

tempoh 1 minggu

SENARAI SEMAK/
Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.

CHECKLIST

Tugas: Menguruskan Mesyuarat

 SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Mengurus Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat

1.
mesyuarat.

Membuat tempahan bilik mesyuarat / pakej

2.
mesyuarat

Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk

3.
perbincangan (sekiranya ada).
 Menghantar surat jemputan mesyuarat yang
mengandungi maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat mesyuarat
4.
c. Masa mula dan masa dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian
Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam
bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
5.
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Pembentangan kertas-kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup

Memastikan kemudahan-kemudahan bilik

6.
mesyuarat berfungsi dengan baik.
Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti
berikut:
a. Senarai kehadiran mesyuarat
b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan
7. di dalam mesyuarat
c. Keputusan-keputusan yang dibuat
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil

8. Menyedia minit mesyuarat.

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum

9. balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli
mesyuarat.

Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam

10.
tempoh 2 minggu.
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: Menguruskan latihan/ kursus

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara

dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan

sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Jabatan Pelajaran Perak
PROSES KERJA

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
 PROSES KERJA

TUGAS : Menguruskan latihan / kursus

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Mengeluarkan arahan
1.
untuk mengadakan
latihan/ kursus
Mengenalpasti:
 peserta latihan/ kursus
2.
 tempat
 penceramah
 Menyediakan keperluan
latihan/ kursus :
 Makanan dan
5.
minuman
 Peralatan menulis
 Bahan/ Modul
Mengeluarkan surat
jemputan
6.
 Peserta kursus
 Penceramah

Menjalankan latihan /
8.
kursus
Menyedia dan
9. mengedarkan sijil
penyertaan

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Membuat penilaian
10. latihan/ kursus dan
penilaian penceramah

Menyediakan analisis
11. penilaian latihan/ kursus
dan penilaian penceramah

Menyediakan dan
12. membentangkan laporan
latihan/ kursus
 Membuat penilaian
keberkesanan latihan/
14.
kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus dijalankan

Merekod dan
15.
mendokumentasi

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS : Menguruskan latihan/ kursus

Keluarkan arahan

Kenalpasti peserta, tempat dan penceramah

Menyediakan keperluan latihan/ kursus

Mengeluarkan surat jemputan kepada

peserta dan penceramah
 Melaksanakan latihan/ kursus

Menyedian dan mengedarkan sijil

Membuat penilaian latihan/ kursus dan penilaian

penceramah

Membuat analisis penilaian dan laporan

latihan/ kursus

Membentangkan laporan dalam mesyuarat

SENARAI SEMAK/ Membuat penilaian keberkesanan

selepas 1 bulan

CHECKLIST Merekod dan mendokumentasi

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS : Menguruskan latihan / kursus

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk mengadakan

1.
latihan/ kursus

2. Mengenalpasti peserta latihan/ kursus

3. Mengenalpasti tempat latihan/ kursus

4. Mengenalpasti penceramah

Menyediakan keperluan latihan/ kursus :

 Makanan dan minuman
5.
 Peralatan menulis
 Bahan/ Modul

6. Mengeluarkan surat jemputan kursus

7. Mengeluarkan surat jemputan penceramah

8. Menjalankan latihan / kursus

Menyedia dan mengedarkan sijil

9.
penyertaan
Membuat penilaian latihan/ kursus dan
10.
penilaian penceramah
Menyediakan analisis penilaian latihan/
11.
kursus dan penilaian penceramah

12. Menyediakan laporan latihan dan kursus

13. Membentangkan laporan dalam mesyuarat

14.
SENARAI BORANG
Membuat penilaian keberkesanan latihan/
kursus selepas 1 bulan latihan/ kursus
dijalankan
 SENARAI BORANG

BIL. SENARAI BORANG

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD

1. Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 BPSH

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan

Kreatif (KIK)

1. Tiada

Tugas : 3. Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QE)

1. Kriteria Audit 5S

Tugas : 3. Menguruskan Mesyuarat

1. Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

Tugas : Menguruskan Latihan

1. Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN
 UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 –

“Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
 Perkhidmatan Awam

2. Pekeliling Kemajuan Pentdbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 – “Garis

Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam
Perkhidmatan Awam”

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996

Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam

4. MAMPU.PTSA.607-1/1 (68) Panduan Pelaksanaan MS ISOI

9001:2008 Dalam Sektor Awam

5. MS ISO 9001:2008 bertajuk Quality Management Systems-

Requirements;
6. MS ISO 9000:2005 bertajuk Quality Management Systems-
Fundamentals and Vocabulary;
7. MS ISO 9004:2002 bertajuk Quality Management Systems-
Guidelines for Performance Improvements.

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan

Kreatif (KIK)

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 –

“Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam

2. MAMPU.BTSA.601-2/1(13) : Panduan Mengenai Kumpulan

Inovatif Dan Kreatif (KIK)

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QE)

1. Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)

Tugas : Menguruskan Mesyuarat

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2/1991: Panduan

 Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa Kerajaan
Jabatan Perdana

Tugas : Menguruskan Latihan

1. Tiada

JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
 JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

KEKERAPAN
BIL. NAMA JAWATANKUASA KEANGGOTAAN
MESYUARAT

1 Jawatankuasa Induk Ahli 4 Kali Setahun

Inovasi KPM
2 JK Inovasi SOP Ahli 4 Kali Setahun

3 Jawatankuasa Keselamatan Ahli

dan Kesihatan JPN

NORMA KERJA
 NORMA KERJA

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(Masa/Kuantiti)

1. Berkomunikasi dengan 1 jam/ hari

Pengurus Kualiti Daerah
melalui email/ telefonsetiap
pagi untuk mengetahui isu
 pelaksanaan SPK di daerah

2. Menyemak inovasi 1 jam / hari

3. Melaksanakan 5S di tempat 30 minit / hari

kerja

4. Menyemak bahan dari BPSH 1 jam / hari

SENARAI TUGAS
HARIAN
 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : SAHARUDDIN BIN BAJURI

JAWATAN : PENOLONG PENGARAH JAMINAN KUALITI

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN