MODUL UMUM 4: PILL DAN PELAN 3 KAKI

Pendahuluan
Modul ini bertujuan untuk membantu pengetua dan guru besar (PGB) memahami dan
menggunakan alat kualiti Pelan Intervensi Lima Langkah (PILL) dan Pelan 3 Kaki untuk
meningkatkan kualiti kepimpinan dan pengurusan sekolah dengan berkesan. Modul ini
mengandungi langkah-langkah yang seharusnya digunakan oleh PGB secara tertib. Kejayaan
menggunakan modul ini bergantung kepada sejauh mana PGB merungkai masalah sebenar
yang dikenal pasti, diikuti dengan pelan tindakan (intervensi) yang perlu dilaksanakan mengikut
sasarannya

Objektif Modul
Pada akhir modul ini, PGB dapat:
a. mengaplikasi PILL dengan menggunakan secara tertib dalam mengurus sekolah
b. menggunakan Pelan 3 Kaki dalam menyediakan Pelan Tindakan Sekolah. .

Kerangka Modul
Gambar rajah di bawah menunjukkan kerangka Modul PILL yang boleh digunakan oleh PGB
untuk meningkatkan kualiti pengurusan di sekolah.

Mengenal pasti Memahami

2punca masalah 3cadangan
Menyenaraikan
1 sasaran 4Membuat prioriti 5 Menyediakan
Pelan Tindakan
intervensi intervensi
▪ Kenal pasti ▪ Punca ▪ Senaraikan  Buat prioriti ▪ Buat pelan
masalah masalah cadangan- terhadap tindakan
pengurusan yang cadangan untuk intervensi dengan
yang perlu dihadapi menangani yang terperinci.
diberi dalam punca masalah disenaraikan ▪ Nyatakan
keutamaan pengurusan yang hendak  Adakah ia pegawai
▪ Senarai ditangani mudah bertanggungja
disokong ▪ Bincangkan dilaksana dan wab dan tarikh
dengan amalan terbaik berimpak pelaksanaan
data/KPI pengurusan tinggi?

Gambar Rajah Kerangka Modul Pill

Apa itu PILL?

PILL merupakan suatu alat kualiti yang boleh digunakan untuk meningkatkan
kemajuan sesuatu organisasi. PILL mengandungi langkah-langkah yang disusun
secara tertib agar menepati matlamat yang disasarkan. Langkah -langkah tersebut ialah
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 1
mengenal pasti masalah, memahami masalah, menyenaraikan cadangan intervensi,
membuat prioriti intervensi dan menyediakan pelan tindakan. PILL merupakan kaedah
yang sangat popular dan kerap digunakan oleh pihak Kementerian Pendidikan
Malaysia (KPM).

Pelaksanaan PILL
Sebagai panduan, PGB perlu mengumpulkan seberapa banyak data dan
maklumat terhadap aspek-aspek pengurusan yang perlu dibaiki dengan
mengemukakan soalan-soalan yang berkaitan. Di bawah dipaparkan contoh
penyelesaian masalah dalam pengurusan Hal Ehwal Murid (HEM).

1 Mengenal pasti
masalah

Langkah 1 : Kenal pasti bidang sasaran dengan tepat dalam pengurusan HEM

1. Apakah aspek-aspek pengurusan HEM yang menghadapi masalah?

2. Siapakah yang bertanggungjawab terhadap aspek-aspek pengurusan HEM yang
bermasalah/isu yang berkaitan?
3. Apakah data dan maklumat yang berkaitan dengan masalah tersebut?
4. Berapa aspek pengurusan HEM yang perlu disasarkan?
5. Adakah aspek pengurusan HEM yang disasarkan tepat?

Dalam langkah 1, sekolah telah kenal pasti beberapa pengurusan HEM yang
berupaya menjadi isu/ masalah antaranya pengurusan disiplin, pengurusan kantin,
pengurusan kesihatan, pengurusan asrama dan sebagainya. Berdasarkan data dan
maklumat yang diperoleh menunjukkan pengurusan disiplin menjadi masalah utama
yang membawa kepada kemerosotan kecemerlangan murid. Kemudian, anda boleh
meneruskan untuk mengambil langkah 2.

Aktiviti 1: Apakah kesannya sekiranya data dan maklumat yang diperoleh

tidak tepat dan lengkap?

2 Memahami punca
masalah

Langkah 2 : Kenal pasti punca kepada masalah berkaitan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 2

1. Kenapa aspek pengurusan disiplin bermasalah?
2. Mengapa mereka menghadapi masalah seperti itu?
3. Apakah faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut?
4. Apakah punca sebenar?

Berdasarkan soalan di atas, anda boleh menggunakan pelbagai alat kualiti seperti
Tulang Ikan Ishikawa, 5W2H, Cause & Effect dan lain-lain (Sila rujuk Modul Umum 3:
Alat dan Kaedah Kualiti untuk maklumat lanjut). Lihat contoh di bawah:

MANUSIA ALATAN
(human) (machine)

Pengurusan
disiplin
lemah

PERSEKITARAN BAHAN KAEDAH

(environment) (materials) (method)

Gambar Rajah Tulang Ikan Ishikawa

Hasil daripada pengesanan menunjukkan masalah utama pengurusan disiplin lemah

adalah disebabkan faktor manusia (guru tidak cekap, guru kurang pengetahuan, guru
kurang berinovatif dan guru kurang rasa tanggungjawab). Kemudian, anda terus ke
langkah 3.

Aktiviti 2 : Sekiranya tersilap mengenal pasti punca masalah sebenar, apakah

impaknya?

3
Menyenaraikan
cadangan intervensi

1. Mengumpulkan seberapa banyak cadangan intervensi melalui sumbang saran.

2. Apakah yang boleh dilakukan untuk menangani isu/masalah?
3. Apakah pendekatan lain yang mungkin berkesan?
4. Adakah intervensi yang lepas memberi impak?
5. Adakah intervensi yang lepas menjadi lebih berkesan dengan sedikit
penambahbaikan?
6. Adakah intervensi baharu boleh mengatasi masalah yang dihada pi?

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 3

Melalui soalan-soalan di atas, banyak intervensi dikumpulkan antaranya Program
Mentor Mentee, Latihan Dalam Perkhidmatan (Taklimat dan bengkel), Bimbingan
Individu, Program Motivasi, dan Kursus di luar Sekolah. Seterusnya, anda memilih
program yang paling utama dalam langkah 4.

Aktiviti 3 : Sekiranya program intervensi yang lepas masih mempunyai

kekuatan dan disepakati untuk diteruskan, bagaimanakah
pelaksanaannya agar program tersebut dapat mencapai matlamat
yang ditetapkan.

4
Membuat prioriti
intervensii

Untuk memilih intervensi yang paling utama anda boleh menggunakan kaedah seperti
gambar rajah di bawah.
1. Letakkan cadangan intervensi dalam kuadrat yang sesuai dalam graf mengikut
keutamaan program berimpak tinggi dan mudah dilaksanakan.
2. Buat pilihan yang paling utama dan tepat.

Latihan Dalam
Perkhidmatan
Impak (Taklimat dan
Bengkel )
Bimbingan Program Motivasi
Individu
Program Mentor
Mentee

Kursus di Luar
Sekolah

Mudah dilaksana

Gambar Rajah Memilih Intervensi Mengikut Keutamaan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 4

Pemilihan telah dibuat iaitu tiga program paling utama untuk dilaksanakan iaitu Latihan
Dalam Perkhidmatan, Program Motivasi dan Program Mentor Mentee. Seterusnya,
anda ke langkah 5.

Aktiviti 4: Setelah program berjalan, anda menyedari bahawa anda tersilap

memilih program. Apakah seharusnya anda lakukan.

5 Menyediakan Pelan
Tindakan

Setelah intervensi dipilih, anda perlu menyediakan pelan tindakan bagi memastikan
pelaksanaannya berjalan lancar dan tercapai sasarannya. Jadual berikut menunjukkan
contoh Pelan Tindakan.

1. Apakah yang perlu dilaksanakan?

2. Siapakah yang bertanggungjawab melaksanakannya?
3. Bilakah tarikh bermula dan berakhir?
4. Siapakah yang memantau pelaksanaannya?
5. Apakah tindakan seterusnya sekiranya terdapat kelemahan dalam pelaksanaannya?

Jadual Contoh Pelan Tindakan

TINDAKAN PEGAWAI
PROGRAM TARIKH TARIKH
BIL (APA YANG PERLU UNIT BERTANGGUNG
INTERVENSI MULA AKHIR
DIBUAT) JAWAB

1. Mesyuarat
Latihan Dalam penyelarasan 10 Jan 30 Okt
1 Hal Ehwal Murid PGB & PK HEM
Perkhidmatan program. 2016 2015
2. Pengagihan tugas.
Program 3. Pelaksanaan 10 Jan 30 Okt
2 program. Hal Ehwal Murid PGB & PK HEM
Motivasi 2015 2015
4. Pemantauan
Program Program.
10 Jan 30 Okt
3 Mentor 5. Tindakan Hal Ehwal Murid PGB & PK HEM
2015 2015
Mentee penambahbaikan.

Aktiviti 5 : Hasil pemantauan pelaksanaan program yang berterusan berjalan

dengan baik tetapi masih tidak mencapai sasarannya. Apakah
seharusnya anda lakukan.

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 5

Pelan Tindakan dalam format Pelan 3 Kaki (3 Feet Plan)
Pelan Tindakan yang disediakan juga boleh menggunakan format Pelan 3 Kaki
(3 Fleet Plan). Format ini sangat popular dan kerap digunakan oleh pihak KPM. Oleh
itu adalah wajar untuk mengetahui dan menggunakan format ini. Berdasarkan kaedah
perancangan ini, terdapat 3 langkah yang perlu dilalui dan setiap langkah memerlukan
satu format borang yang perlu dilengkapkan. Langkah-langkah tersebut melibatkan:

a. Analisis Jurang

Langkah ini bertujuan untuk mengenalpasti masalah / realiti semasa yang berlaku.
Gambarajah berikut menunjukkan bentuk borang 1 (Analisis Jurang) yang perlu
dilengkapkan:

b. Pelan Tindakan

Langkah kedua ini melibatkan perancangan program bagi mengatasi masalah yang
telah dikenalpasti. Gamba rajah berikut menunjukkan borang 2 (Pelan Tindakan) yang
perlu dilengkapkan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 6

Pelan Operasi
Langkah ketiga ini melibatkan perincian tindakan/ langkah-langkah bagi
melaksanakan program/ intervensi yang dirancang untuk mengatasi masalah yang
telah dikenalpasti. Gamba rajah berikut menunjukkan borang 3 (Pelan Operasi) yang
perlu dilengkapkan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 7

Rumusan
Kejayaan menggunakan PILL bergantung kepada sejauh mana PGB mematuhi
disiplin-disiplin yang terkandung di dalamnya. Untuk tujuan tersebut, PGB seharusnya
memperjelas dengan mendalam kepada semua barisan pengurusan sekolah, guru -guru
dan warga sekolah yang lain agar sama-sama dapat memikul tanggungjawab bagi
mencapai hasrat yang telah ditetapkan.

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 8