Projektiranje informacijskih sustava

Laboratorijske vježbe

Uvod u rad s MS Project alatom

Sadržaj
 2

Uvod..............................................................................................................................3

Rad s MS Projectom....................................................................................................3

Uvod.................................................................................................................................... 3
Pokretanje projekta............................................................................................................. 5
Globalne postavke projekta.............................................................................................6
Unos aktivnosti................................................................................................................ 7
Vrste aktivnosti.................................................................................................................... 9
Milestone - miljokaz.......................................................................................................9
Odnosi među aktivnostima............................................................................................10
Resursi.............................................................................................................................. 11
Razvoj i upis projekta........................................................................................................13
Početak projekta........................................................................................................... 13
Definiranje aktivnosti.....................................................................................................15
Grupiranje aktivnosti.....................................................................................................15
Odnosi među aktivnostima............................................................................................17
Definiranje resursa........................................................................................................18
Pridruživanje resursa i aktivnosti...................................................................................19
Tracking – praćenje napretka............................................................................................20
Ostali pogledi na projekt................................................................................................21
Print preview pogled.....................................................................................................22

Zaključak....................................................................................................................23

Literatura.....................................................................................................................23

2
Uvod

Microsoft Project je programski alat iz obitelji Microsoft Office namijenjen vođenju

projekata.
Korisničko sučelje je intuitivno i većim dijelom će biti poznato korisnicima aplikacija
MS Word i Excel.
Naredbe su organizirane u menijima, a one češće korištene lako su dostupne preko
trake s alatima. Naravno, korisničko sučelje svaki korisnik može prilagoditi sebi i
svom načinu rada.
MS Project obavlja sljedeće zadaće u upravljanju projektom:
 Izrađuje mrežu, gantograme, kalendar i putokaze
 Povezuje zadatke, resurse i troškove
 Utvrđuje kritični put
 Preiprema razne izvještaje
 Omogućava odgovor na „što ako“ pitanja
 Pomaže u svim aspektima upravljanja projektom

Slijedi kratki opis funkcionalnosti MS project alata i kratke upute za rad.

Rad s MS Projectom

Uvod

Nakon što pokrenemo MS Project (Start->Programs->Microsoft Office-> Microsoft

Office Project), možemo započeti s novim projektom ili nastaviti s uređivanjem
postojećeg. Novi projekt otvaramo izborom naredbe New iz File menija, a nakon toga
Blank Project iz okvira sa zadacima (nalazi se uz lijevi rub ekrana). Osim otvaranja
praznog projekta, možemo koristiti i neke od predložaka (Template).
Nakon što pokrenemo novi projekt na opisani način, možemo iskoristiti tzv. Wizarda –
„čarobnjaka“ koji se pojavljuje u okviru sa zadacima i vodi nas u koracima kroz
definiranje projekta ili da samostalno krenemo s radom na projektu.
4

4
Pokretanje projekta

Prije bilo kojeg daljnjeg rada na projektu potrebno je (preporuča se) definirati
ili datum početak projekta ili datum završetka projekta. Sve parametre vezane uz
sam projekt moguće je naknadno izmijeniti. U ovoj je fazi preporučljivo upisati samo
datum početka odvijanja projekta ili krajnji rok za završetak projekta. Ovo ćete uraditi
sljedećim koracima:
Project -> Project Information -> Start date ili Finish date.

NAPOMENA: U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na već uobičajeni način:

File -> Save. Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju .mpp.
Globalne postavke projekta

Osim inicijalnih postoje i globalne postavke projekta koje bi „trebale“ ostati

nepromijenjene tijekom trajanja čitavog projekta i trebali bi ih definirati samo jednom,
prije početka (iako u praksi često dolazi do naknadnih promjena). Globalne postavke
projekta dostupne su nam iz menija Tools -> Options. :
 7

Npr. Unutar taba View za „Currency options“ postavite valutu naše zemlje – KM
(konvertibilna marka) .

NAPOMENA: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na

funkciju MS Projecta ili na projekt na kojem upravo radimo. Tako ćemo npr. oznaku
valute (Currency) namjestiti na listidu „View“, dok je na listiću „Calendar“ moguće
postaviti radno vrijeme koje će se podrazumijevati za nove projekte (gumb „Set as
Default“).

Radne dane i radno vrijeme možemo detaljno postaviti iz menija Tools -> Change
Working Times .

Unos aktivnosti

Inicijalno se MS Project pokreće s uključenim prikazom/pogledom

gantograma. Gantogram je jednostavna metoda planiranja vremana, razvijena od
strane Henry l. Gantt-a 1917.godine. Koristi se za terminiranje zadataka/aktivnosti
projekta i ocjenu napretka.
Na ovaj se „pogled“ uvijek možemo vratiti preko menija View -> Gantt Chart. Radna
površina podijeljena je na dva dijela: s lijeve strane nalazi se tablica namijenjena
unosu podataka: aktivnosti, resursa itd., a s desne je strane prostor s vremenskom
linijom u kojem se prikazuje/iscrtava gantogram.

7
 8

Npr. za primjer koji ste dobili na labosima naziva aktivnosti je „Preliminarna analiza“

Aktivnosti ćemo najjednostavnije unositi direktno u tablicu: kliknemo na praznu ćeliju

u stupcu „Task Name“ i upišemo naziv aktivnosti. U krajnjem lijevom stupcu pojavljuje
se identifikator aktivnosti koji se kreira automatski. Procijenjeno trajanje aktivnosti
upisujemo u stupac „Duration“. Sve dok sami ne definiramo trajanje računalo upisuje
pretpostavljenu vrijednost „1 day?“. Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava
na temelju početnog (ili konačnog) datuma i trajanju prethodnih aktivnosti.
Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost možemo otvoriti dijaloški okvir za detaljnije
postavke (vidi sliku):

8
 9

(Trajanje aktivnosti možemo unositi samo unošenjem broja dana, npr. kada unesemo
samo broj 3 pa Enter znači da je trajanje 3 dana. Isti rezultat dobijemo za unos
vrijednosti 3d što označava 3 days – 3 dana. Ukoliko neka aktivnost traje 2 tjedna
možemo to uraditi na način da unesemo vrijednost 2w –što znači 2 weeks/tjedna).

Vrste aktivnosti

Postoji nekoliko različitih vrsta aktivnosti. Ovdje ćemo ih ukratko objasniti i

pokazati na konkretnom primjeru.

Milestone - miljokaz

Miljokaz (Milestone) je neka vrsta kontrolne točke uspostavljena radi periodičnog

uvida u napredak projekta. Temelje se na:
 Vremenu (tjedno, mjesečno)
 Troškovima (npr nakon potrošenih 10.000 KM)
 Dovršenju (na kraju svake faze npr. Sistemske analize ili dizajna)

Milestone postavimo tako da unesemo novu aktivnost kojoj je trajanje jednako nuli.
Na gantogramu je miljokaz predstavljen crnim „dijamantom“.:

9
Odnosi među aktivnostima

Aktivnosti unutar projekta mogu biti u nekoliko odnosa koji su prikazani sljedećom
tablicom:

Odnos između Prikaz u

Značenje Primjer
aktivnosti ganotgramu
Kraj – početka Krajnji datum Testiranje
prethodne programa može
Finish –to – Start aktivnosti određuje početi tek kada se
početak završi
(FS)=(N) naredne programiranje.
Početak - početak Početni datum Pisanje popratne
prethodne dokumentacije i
Start – to – start aktivnosti određuje revizija se odvijaju
početak naredne istovremeno.
(SS)
Kraj – Kraj Krajnji datum Aktivnosti koje
prethodne zahtijevaju
End-to-End aktivnosti određuje određenu opremu
kraj (resurs) moraju
(FF) naredne završiti prije isteka
najma te
opreme.

Na idućoj se slici vidi kako je postavljen odnos između dvije aktivnosti – s obzirom da
se finalno testiranje radi prije instalacije i implementacija, aktivnost „Finalno
testiranje“ je prethodnik (Predecessor) aktivnosti „Instalacija i implementacija“ uz
odnos „FS“, što znači:
Instalacije i implementacija mogu započeti kada finalno testiranje bude
gotovo!

Lag označava vremenski odmak između aktivnosti - (npr. „Finalno testiranje“ može
biti aktivnost koja prethodi aktivnosti „Instalacija i implementacija“; u tom slučaju
demo kao Lag staviti neki period potreban da se nakon finalnog testiranja počne s
 11

aktivnošću „ Implementacija i instalacija“ , npr vrijeme potrebno da verziju s testne

platforme prebacite na stvarnu produkcijsku platformu).

Resursi

Resurs u kontekstu MS Projecta može biti osoba, imovina, materijal,

informacija, ili kapital koji može biti korišten za postizanje cilja. Nakon što povežemo
resurse i aktivnosti, biti ćemo u mogućnosti odgovoriti na pitanja kao što su:

 Tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti?

 Raspolažemo li s količinom resursa koja odgovara opsegu projekta?
 Očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost za vrijeme kada nije na
raspolaganju za rad na projektu?
 Jesmo li resursu pridružili više aktivnosti nego što radni kapacitet tog resursa
dopušta?

Raspoloživost resursa (maximum units) određuje kada i koliko određeni resurs može
sudjelovati u određenim aktivnostima; inicijalno se postavlja vrijednost od 100%, što
znači da je resurs na raspolaganju cijelo radno vrijeme. Jediničnu cijenu definiramo
ukoliko želimo izračunati iznos koštanja određenog resursa.

Resurse dijelimo u dvije grupe:

1. ljudski resursi (osobe, oprema) – work resources - osobe imenom i
prezimenom (npr. Ivan Ivić, dipl.inž.rač.) - osobe određene zanimanjem /
funkcijom (npr. nadzor) - osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr.
programeri) - oprema (npr. računalni laboratorij, prostor, server, mrežna
oprema, hosting servera, prostor Fakulteta,, neke firme i sl. – oprema ne mora
nužno biti pokretna)

2. materijalni resursi tj. potrošni materijal – material resources - na primjer:

papir, CD mediji...

Ovisno o vrsti resursa, te o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta treba procijeniti koji
je način imenovanja resursa najbolji. U slučaju da u trenutku unošenja ljudskih
resursa ne znamo točno ime nekog suradnika, možemo upisati privremeno ime ili
funkciju na projektu i na taj način „rezervirati mjesto“. Nakon što povežemo aktivnosti
i resurse, MS Project određuje rokove izvedbe određene aktivnosti prema formuli:

trajanje aktivnosti × raspoloživost resursa = rad

npr. 40 h trajanja aktivnosti × 100% raspoloživosti resursa = 40 radnih
sati ili 16 h akt. × 2 resursa po 100% rasp. = 32 radna sata

Ako određenoj aktivnosti uz već pridruženi resurs odlučimo dodati još resursa,
količina radnih sati ostaje ista, dok se trajanje aktivnosti smanjuje (prema gore
ispisanoj formuli). Ovaj princip određivanja rokova naziva se „Effort – driven
scheduling“.

11
 12

Nakon dodavanja (ili izmjene rasporeda) resursa, MS Project nas može upitati želimo
li ažurirati trajanje aktivnosti prema effort – driven ili nekom drugom principu.
Resurse unosimo slično kao što smo unosili aktivnosti.
Otvorimo pogled View -> Resource Sheet; u tablicu upišemo naziv resursa i broj
jedinica (Max Units) dotičnog resursa koje projekt ima na raspolaganju.

Aktivnosti i resurse povezujemo tako da dvostrukim klikom otvorimo određenu

aktivnost i na listidu „Resources“ dodamo jedan ili više resursa. U stupcu Units
odredimo raspoloživost pojedinog resursa dotičnoj aktivnosti (npr. 50% znači pola
radnog vremena; ostalih 50% resurs je slobodan za neku drugu aktivnost).

Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost

pojavljuje i popis resursa koje određena aktivnost koristi.

12
 13

Razvoj i upis projekta

Pokazati ćemo na jednostavnom primjeru kako kreirati novi projekt u MS Project-u:

Početak projekta

Nakon što smo pokrenuli MSP (ili otvorili novi dokument), najprije postavljamo datum
početka projekta („Project Information“)

Zatim definiramo i radno vrijeme pomoću „čarobnjaka“ iz okvira sa zadacima, koji

nas vodi korak po korak. Izaberemo „Tools->Change Working Time“, zatim
izaberemo/označimo određeni dan/datum (npr u ovom slučaju 28.01.2009) i upišemo
ga kao zamišljeni neradni dan „Dan fakulteta“ pod „Exceptions“.

13
 14

Te na kraju potvrdimo promjene sa „Ok“.

14
Definiranje aktivnosti

Zatim možemo upisati i aktivnosti (Opis pozicije -> Task name) sa zadanim
trajanjima za naš testni projet koji počinje 21.01.2009.
U našem slučaju, za potrebe ove vježbe unijeti ćemo sljedeće aktivnosti ovim
redoslijedom:
 Odabir projektnog zadatka (5 dana)
 Preliminarna analiza (2 tjedna)
 Detaljna analiza zahtjeva (3 tjedna)
 Revizija analize (3 dana)
 Specifikacija i dizajn sustava (8 dana)
 Narudžba hardware-a (2 dana)
 Kodiranje (4 tjedna)
 Sustav spreman za testiranje (0 dana)
 Testiranje sustava (3 dana)
 Implementacija i instalacija (1 tjedan)
 Sustav spreman za rad (0 dana)
Unesimo ove aktivnosti i njihovo trajanje u naš novi projekt koji smo prethodno
spremili pod imenom labos1.mpp i naš projekt sad izgleda ovako:

Grupiranje aktivnosti

Nakon unošenja aktivnosti možemo grupirati tako da iznad prve aktivnosti u grupi
ubacimo novu aktivnost (desni klik na redni broj, New Task):
Pozicionirajte se na redni broj aktivnost, u ovom slučaju broj jedan (1) krajnje lijevo
te desni klik miša te opciju „New task“:

Zatim idemo grupirati i aktivnost(i).

Npr. prvu grupu aktivnosti „Odabir projektnog zadatka“ možemo nazvati „Faza 1“, a u
nju demo uključiti u aktivnosti: označimo je (selektiramo) te kliknemo na gumb
„Indent“ .
 16

Zatim unesemo novu aktivnost naziva „Faza 2“ ispred aktivnosti broj 3 , te grupiramo
naredne 3 aktivnosti pod tu aktivnost. Isto uradimo i za preostale aktivnosti tako da to
sad izgleda ovako:

NAPOMENA: Ukoliko vam neka aktivnost „pobjegne iz neke grupe“ uvijek je

moguće vratiti se pomoću opcija Indent/Outdent – desni klik miša na redni broj
aktivnosti.

16
Odnosi među aktivnostima

Odnose među aktivnostima definiramo na slijededi način: dvostrukim klikom

na aktivnost otvaramo dijaloški okvir, te na listidu „Predecessors“ izaberemo
aktivnost koja prethodi, vrstu odnosa i vremenski odmak – eng. Lag .
Npr u našem slučaju aktivnosti „Preliminarna analiza“ prethodi aktivnost „Odabir
projektnog zadatka“, što znači da preliminarna analiza može početi tek nakon
odabira projektnog zadatka.

Sada se na gantogramu jasno vidi slijed i odnos među aktivnostima.

Postavimo sada i sljedeće ovisnosti tako da naš projekt izgleda ovako:

Uočite kolonu „Predecess“ koji označava predradnje i tip međuovnosti:

 18

Kao miljokaze (Milestone) postavili smo događaje „Sustav spreman za testiranje“ i

„Sustav spreman za rad“.
NAPOMENA: miljokaz upisujemo kao aktivnost s trajanjem 0.

Definiranje resursa

Resurse upisujemo tako da najprije otvorimo pogled View -> Resource

Sheet. Prilikom dodavanja resursa (radnika i strojeva) vodimo računa o vrijednosti
Max. Units – najvedem broju (količini) određenog resursa koji u određenom vremenu
može biti uključen u određenu aktivnost.

Možemo dodati i još jedan resurs „Računalni test centar“, koji će nam trebati da
testiramo sustav u okruženju računalnog test laboratorija/centra:

Ukoliko želimo da nam MSP proračunava troškove, cijenu koštanja resursa također
možemo upisati u ovoj tablici (Std. Rate; Ovt. Rate). Dvostrukim klikom na resurs
otvara se dijaloški okvir za detaljan opis. Npr:

18
 19

Pridruživanje resursa i aktivnosti

Resurse pridružujemo aktivnostima tako da nakon dvostrukog klika na aktivnost

(iz pogleda View -> Gantt Chart) na listidu „Resources“ izaberemo resurs(e) s
prethodnog popisa, te definiramo raspoloživost („Units“).

Nakon što sve resurse pridružimo aktivnostima, gantogram će izgledati ovako:

19
Tracking – praćenje napretka

Do sada smo se bavili planiranjem – razvojem i povezivanjem detalja projekta

prije samog početka odvijanja projekta. Nakon što projekt krene, ujedno krede i
druga faza upravljanja projektom: praćenje napretka – eng. Tracking.
Pod praćenjem podrazumijevamo činjenice kao što su: tko je radio što, kada je
određena aktivnost bila završena i koliko je koštala.
Ispravno praćenje izvedbe i usporedba s izvornim planom omogućava nam odgovore
na pitanja:
 Počinju li (i završavaju) aktivnosti prema planu; u slučaju da nije tako, hode li
se pomaknuti planirani datum završetka projekta?
 Troše li resursi više ili manje vremena nego što je planirano?
 U kojoj mjeri povećanje troškova aktivnosti povećava cjelokupnu cijenu
projekta?

Ovisno o razini kontrole nad projektom biramo metodu praćenja, te bilježimo:

 napredak prema planu – funkcionira dok god se aktivnosti odvijaju prema
rasporedu!
 postotak završenosti pojedine aktivnosti
 stvarni početak, stvarni kraj, stvarni rad, stvarno i preostalo vrijeme za svaku
aktivnost

Obratite pozornost na zadatke koji su završeni (gdje je „Percent complete“ 100%),

nakon rednog broja zadatka za takve aktivnosti pojavi se „kvačica“ (označeno
crvenim) i posebna crna linija u gantogramu.
Za neku aktivnost koja je još u tijeku (nije završena, npr „detaljna anliza zahtjeva“
gdje je „Percent complete“ 40%),) to izgleda ovako:
 21

U praksi se koriste kombinacije navedenih metoda praćenja. Prije početka praćenja

projekta moramo pohraniti „nit vodilju“ (eng. baseline) – referentni smjer odvijanja
projekta, a nakon toga pravodobno ažurirati status. Razlika između „vodilje“ i
trenutnog stanja pokazuje nam tijek izvedbe.

Ostali pogledi na projekt

Osim navedenih poggleda u MS Project alatu postoji i niz drugih pogleda na

projekt. Npr. pogled na mrežni dijagram možemo aktivirati preko menija View ->
Network Diagram.

Ili detaljnije:

21
Print preview pogled
Zaključak

Microsoft Project je jedan od programa jako popularnog Microsoftovog Offica i

zbog te činjenice je već puno prihvatljiviji i dostupniji od ostalih konkurentskih
programa. Odličan izbor i za složeniju problematiku jer veliki broj naprednih funkcije
omogućuje jednostavni rad na vođenju projekta. Prihvatljiv i u akademskom
okruženju za jednostavnije i složenije zadatke.

Literatura

1. Chatfield, Carl S: „Microsoft Office Project 2003 Step by Step“, Microsoft

Press, 2003.

2. Kennemer, Brian: „Show Me: Microsoft Office Project 2003“, QUE Publishing,
2004.

3. Siniša Lukarić: „Microsft Projet, osnovne upute“, 2006

4. „MS Project za upravljanje projektima“ , Tomislav Knežević , Jelena Radlović -

seminar iz predmeta Uredsko poslovanje, Sveučilište Josipa Jurja
Strossmayera u Osijeku, Odjel za matematiku, Preddiplomski studij
matematike.

5. http://en.wikipedia.org/wiki/Ms_project