Professional Documents
Culture Documents
Ngày 14/3/2011 Bộ Tài Chính đã đưa ra một thông tư mới về hóa đơn điện tử (Thông
tư số 32/2011/TT-BTC). Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
bán hàng hóa, cung ứng
Các đơn vị, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ từ
ngày 01/05/2018.
Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về định nghĩa mới là “hóa đơn điện tử” hay
“chứng từ điện tử” nhé!
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được người bán khởi tạo, khởi lập, gửi và nhận, lưu
trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa dịch vụ sẽ khởi tạo, lập, xử lý hóa đơn
điện tử trên hệ thống máy tính và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định
của pháp luật về giao dịch điện tử..
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB.
Hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận
chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ
ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định
của pháp luật có liên quan
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký
hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền
ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá
chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá
trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi
hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp
người mua là đơn vị kế toán…
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo
nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử
dịnh một lần duy nhất.
Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của
doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
Hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường.
Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng HĐĐT vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo
quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành.
Những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử là không bàn cãi điều đó minh chứng là
nhiều doanh nghiệp đã từ bỏ hóa đơn truyền thống và chuyển sang sử dụng hóa đơn
điện tử mới này vì chúng có những lợi ích và tiện lợi khi sử dụng. Theo đánh giá của
các chuyên gia ngành thuế thì những lý do thuyết phục người tiêu dùng chuyển qua sử
dụng, phát hành hoá đơn điện tử bao gồm:
Thậm chí trong nhiều trường hợp, nhân sự hoá đơn ở nhiều công ty đã bị cắt giảm.
Việc giao dịch, quản lý lúc này có thể chỉ cần một bộ phận duy nhất là bộ phận kế toán.
Bởi vậy, bài toán chi phí hoá đơn sẽ nhẹ hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp chuyển qua
sử dụng hoá đơn trên phần mềm điện tử.
Lý do an toàn cao
Mã bảo mật, hệ thống bảo mật cho các hoá đơn giao dịch điện tử luôn được thắt chặt
rất cẩn thận. Do đó, sẽ rất khó để xảy ra các tình huống hack, lộ thông tin hoá đơn…
Ngoài ra, vì được bảo quản trên hệ thống điện tử nên nếu có xảy ra các sự cố cháy nổ,
mưa lũ… thì các đơn vị cũng không lo bị mất thông tin.
Với hoá đơn điện tử, các giao dịch thương mại sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn,
linh hoạt hơn. Dù là đối tác lớn, nhỏ hay thậm chí chỉ là tư nhân thì các hoạt động này
cũng đều đáp ứng, vận hành một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức
cho tất cả các bên.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa
đơn điện tử theo quy định.
(Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011).
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa
đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu
số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32y)
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương
trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn
điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua
hàng hóa dịch vụ:
Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn
điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách
thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng
hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung
gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình
lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ
ký điện tử của người bán.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch
vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và
người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót,
đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán,
thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và
người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và
hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
b/ Điều kiện
Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
c/ Giá trị pháp ký của các hóa đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toán vẹn
của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ
ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật
về chuyển đổi chứng từ điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy
đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục
Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT,
07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh
nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình
lên hóa đơn. Sử dụng phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn và
phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và ngay trong ngày mà không cần phải lên
cơ quan thuế.
1. Khách hàng sử dụng trình duyệt web hoặc tool client & thiết bị ký số USB token để
phát hành hóa đơn.
2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số, cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB
khách hàng & hệ thống portal hóa đơn điện tử.
3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:
a. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
b. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi
khách hàng yêu cầu.
4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn.
5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).
Phương án 2: Dùng cho doanh nghiệp phát hành hóa đơn thông qua phần mềm bán
hàng, PM kế toán, hệ thống ERP, CRM có nghiệp vụ phức tạp, số lượng hóa đơn phát
hành nhiều.
1. Tích hợp việc phát hành hóa đơn điện tử vào hệ thống ERP, CRM, PM kế toán …
của đơn vị bán hàng thông qua các hàm webservices mà hệ thống VNPT EINVOICE
cung cấp.
2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số tập trung với thiết bị ký số HSM (Hardware
Security Modules), cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & phát
hành hóa đơn lên hệ thống portal hóa đơn điện tử.
3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:
a. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
b. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi
khách hàng yêu cầu.
4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn.
5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).
Các điều kiện Viettel đã đảm bảo khi triển khai hóa đơn điện tử
– Hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có
chữ ký điện tử;
– Sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử tự xây dựng.
– Ban hành Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hoá đơn
điện tử tới cơ quan thuế;
– Thông báo cho khách hàng về định dạng hoá đơn và cách thức truyền nhận hoá đơn
điện tử.
– Áp dụng tại Thành phố Hà Nội từ ngày 30 tháng 4 năm 2014 (cước tháng 4/2014)
– Áp dụng tại Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 1 tháng 7 năm 2014 (cước tháng
6/2014)
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại cho Quý khách hàng sự thuận tiện và nhanh
chóng trong giao dịch. Ngoài ra, còn đáp ứng yêu cầu về việc bảo mật thông tin, lưu trữ
cũng như tra cứu hóa đơn được dễ dàng.
Công ty Misa
MISA (Tên gọi “MISA” bắt nguồn từ “Management Information System for Accounting”)
hay Công ty cổ phần MISA là công ty cung cấp các phần mềm quản lý cho các cơ
quan, nhà nước, doanh nghiệp. MISA chuyên ở lĩnh vực quản lý công (như phần mềm
về kế toán, quản lý tài sản, quản lý trường học, quản lý hộ tịch, v.v…) và lĩnh vực quản
trị doanh nghiệp (như phần mềm quản trị kế toán tài chính, nhân sự, bán hàng, v.v…).
– Người mua hàng tức thời nhận hóa đơn qua email, hoặc tra cứu, tải về trực tuyến
quan Internet.
– Đặc biệt, MeInvoice.vn đã sẵn sàng kết nối với hệ thống hóa đơn xác thực của Tổng
cục thuế.
Bài viết Gốc: https://chukysotphcm.net/hoa-don-dien-tu/