‫بحث كامل حول التحرير اإلداري‬

‫المبحث األول ‪ :‬التحرير اإلداري وتقنياته‬

‫يعتبر التحرير اإلداري من بين المواضيع التي تهم الطالب بل وباألخص الموظف اإلداري‬
‫التي تمكنه من التراسل اإلداري ‪,‬وسنتطرق في هذا المبحث إلى تقديم منهجية واضحة‬
‫المعالم لتحرير الرسالة اإلدارية وذالك من خالل إبراز بعض الجوانب والتقنيات المنهجية‬
‫للتحرير اإلداري سنفرغها في قالب متفرع إلى أربعة مطالب كاألتي‬
‫المطلب األول ‪ :‬مفهوم التحرير اإلداري‬

‫أوال ‪ :‬لغة ‪ :‬حرر يحرر تحرير أي كتب ‪ ,‬وتحرير الكتاب وغيره تقويمه‬
‫وتحرير الكتابة ‪ :‬إقامة حروفها وإصالح السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب‬
‫والكتابة‬
‫هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير‬
‫ثانيا ‪ :‬اصطالحا‬
‫تعني اإلنشاء والكتابة ‪ ,‬ويمكن تعريفه "مجموع الوثائق التي تحررها اإلدارة بواسطة‬
‫موظفيها ‪ ,‬وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح اإلدارية األخرى ‪ ,‬وكذالك للقيام‬
‫بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها‬

‫ولقد فضل المؤلف تسميتها بالمراسالت اإلدارية لشموليتها إذ تتناول بالدراسة الوثيقة‬
‫اإلدارية وكيفية معالجتها (طريقة الكتابة ) أما التحرير فقد يقتصر على طريقة الكتابة‬
‫والبراعة في عرض الموضوع‪ b‬من خالل ترتيب أجزائه وإبراز نتائجه‬

‫فالمراسالت اإلدارية كونها من وسائل االتصال المباشر ال يكمن االستغناء عنها نظرا‬
‫ألهميتها في الحياة اليومية والعصرية ‪ ,‬ولقد أستخدم األولون الرسالة فكانت هي األداة‬
‫الوحيدة التي تنقل الخبر وتعلم أو تبلغ المخاطب بها عن األوضاع أو المواقف ‪ ,‬بل وقبل‬
‫ظهور الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمة من التراسل والتواصل‪ b‬ولعل أهم األمثلة‬
‫الحمام الزاجل أو عن طريق الخيول التي يقودها فارس الذي يسافر من منطقة إلى منطقة‬
‫إليصال الخبر‬

‫ولكن بتطور وسائل االتصال واإلعالم ظهرت أنواع جديدة من االتصاالت ولعل أهمها‬
‫الهواتف الالسلكية واألعالم اآللي واالنترنت وغيرها من وسائل االتصال‬
‫ثالثا ‪ :‬أهمية التحرير اإلداري‬
‫مازالت الوثائق اإلدارية المكتوبة عموما والرسالة اإلدارية على وجه الخصوص وزنها‬
‫الكبير ‪ ,‬نظرا ألهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق اإلدارية الغالبة‬
‫في االستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها على النحو األتي‬
 ‫الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات ‪1-‬‬
‫للمراسالت اإلدارية مكانة خاصة في النشاط اإلداري فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية‬
‫العمل والتعامل بها في العالقات اإلدارية فيجب على مستعملها حسن استعمالها ‪,‬كما تعتبر‬
‫من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري ‪ ,‬نقل المعلومات وإيصال الحقائق‬
‫إلى األشخاص المعنيين بأي أمر‬
‫باإلضافة إلى حسن استغالل الثروة اللغوية والدقة في التعبير ‪ ,‬كما أنها تعتبر وسيلة تلبي>‬
‫حاجات التبليغ األساسية‬

‫أنها مادة عمل وميدان للتطبيق> ‪2-‬‬

‫إن اإللمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من اجل التحرير السليم والتحكم في المضمون‬
‫كما إن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب‬
‫بها كما يفهمها هو –المسؤول‪ -‬فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين باإلدارة والمتعاملين‬
‫معها ‪,‬فإذا كان كالما بينهم متبادال بالكلمة يسمى اتصاال ‪,‬آما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة‬
‫أو مكاتبة‬
‫أن لها داللة مادية في اإلثبات ‪3 -‬‬
‫وذالك على أساس أن الوثائق اإلدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى األدلة في اإلثبات‬
‫وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة‬
‫لألصل‬
‫كما أنها تثبت هوية صاحبها وذالك من خالل الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة‬

‫تسيير الحركة اإلدارية في مؤسسة ما أو شركة باإلضافة إلى أنه بسيط االستعمال ‪ ,‬قليل ‪4-‬‬
‫التكاليف هل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة أداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول‬

‫المطلب الثاني‪ :‬خصائص التحرير اإلداري‬

‫يتميز التحرير اإلداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم اإلداري وما يترتب‬
‫عنها من احترام التسلسل اإلداري (التدرج الرئاسي) وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية‬
‫والحيطة والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف‬
‫اإلداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسالت‬
‫وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها ‪ ,‬وهذه القواعد هي جزء من‬
‫مجموعة الضوابط اإلدارية التي تحكم التنظيم اإلداري وتحدد العالقة بين الرئيس‬
‫والمرؤوس‪ b‬سواء من أعلى أو من أسفل على النحو األتي‬

‫احترام التسلسل اإلداري ‪1-‬‬

‫يقوم التنظيم اإلداري في الدولة عى أساس التسلسل اإلداري – التدرج أو السلم اإلداري –‬
‫وهذا األخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من األعلى إلى األسفل وفقا للقاعدة‬
‫القانونية األعلى يسود األدنى‬
‫والبد من اإلشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق األمر بالمراسلة الداخلية وهي‬
‫احترام السلم اإلداري‪,‬وذلك يعني أنك إذا واجهت رسالة إلى احد رؤسائك األ ْعليْن ‪,‬فالبد من‬
‫تطلع عليها ِرؤسائك المباشرين لإلعالم ولإلدالء بالرأي في فحواها عندما يستدعي األمر‬ ‫أن ْ‬
‫ذلك ‪ ,‬ويعبر عن ذلك على النحو اآلتي ‪,‬في عنصر المرسل إليه‬
‫إلى السيد مدير التربية ‪,‬بوساطة السيد مفتش التعليم األساسي ‪ ,‬بوساطة السيد مدير‬
‫التربية ‪...‬األساسية نموذج رقم ‪01 :‬‬
‫إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز ‪ ,‬بوساطة مدير الموظفين ‪ ,‬بوساطة رئيس‬
‫مصلحة الوسائل العامة نموذج رقم ‪02‬‬
‫إلى السيد مدير المالية ‪ ,‬بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة نموذج رقم ‪03:‬‬
‫المسؤولية والحذر ‪2-‬‬
‫إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير اإلداري ‪ ,‬ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل‬
‫نتائجه ‪ ,‬واألصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول األول عن التنفيذ السليم للمهام‬
‫التي أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية‬
‫"‪ ,‬لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صالحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه‬
‫‪,‬فيحدث أن يتعدى هذا األخير الصالحيات المفوض فيها تفويض توقيع مكتوب أو‬
‫غير مكتوب‪ ,‬فهنا يجب التمييز بين ما إذا كان الخطأ شخصيا و به تنعقد مسؤولية‬
‫المفوض إليه على أساس الخطأ أو كان مصلحيا فتتحمله اإلدارة‬
‫وقد ينتفي الخطأ الشخصي والمرفقي معا حين تطغى المصلحة العامة بضروراتها‬
‫ومقتضياتها فهنا تكون المسؤولية على أساس نظرية المخاطر مما يدخل في‬
‫موضوع القانون اإلداري‬
‫وعليه فيجب مراعاة مبدأ المسؤولية عند التحرير ومن التوجيهات‪ b‬المقدمة في هذا‬
‫اإلطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بل نستعمل ضمير المفرد دون ذكر‬
‫الضمير‬
‫فأقول مثال ‪ :‬يشرفني ‪,...‬أعلمكم ‪.,...‬قررت ‪ ,.....‬الحظت ‪,..‬الخ‬
‫بدال من ‪ :‬يشرفنا ‪ ,..‬نعلمكم ‪ ,...‬قررنا ‪ ,...‬الحظنا ‪.. ,..‬الخ‬
‫وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ فحتى ال يتحمل المرؤوس المسؤولية يجب عليه‬
‫أن يكون حذرا وبصيرا‪ ,‬فال يغتر بنفسه بل عليه أن يترك الكلمة األخيرة لمن بيده‬
‫اتخاذ القرار وعليه أن يختار العبارات‪ b‬الخفيفة واللطيفة مع شيء من التحفظ بدال‬
‫من إثباتات صريحة ويمكنه أن يستعمل العبارات‪ b‬التالية ‪ :‬يبدو لي‪....‬في‬
‫رأيي‪....‬يظهر مما سبق ‪...‬يتضح من ذلك‬

‫واجب المحافظة على سر المهنة<‪/‬تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات> ‪3-‬‬
‫الموظف إال أن لها عالقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب‬
‫على الموظف أن يحافظ على سر المهنة ‪ ,‬فال يوزع أو يطلع الغير خارج‬
‫ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط أال‬
‫يكون ذلك على حساب اإلعالم اإلداري ‪ ,‬كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو‬
‫إتالفها دون ترخيص مكتوب من رئيسه اإلداري‬

‫__________________‬