Tối ưu hóa và tái cấu trúc nhân sự

Trong một thế giới thay đổi nhanh chóng, các doanh nghiệp phải thay đổi ưu tiên của họ từ
tập trung truyền thống sang lập kế hoạch và kiểm soát để tăng tốc độ, đổi mới, linh hoạt,
chất lượng, dịch vụ và chi phí. Đội ngũ nhân sự phải thể hiện cam kết của mình để đáp ứng
các thay đổi quan trọng này.

Vấn đề lớn đối với các nhà quản lý nhân sự là tăng cường quản lý theo cấu trúc doanh
nghiệp và năng suất của nhân viên, cung cấp các giá trị gia tăng cao hơn về dịch vụ nhân
sự; đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội bộ; giảm chi phí. Điều cần thiết là tạo ra một đội
ngũ nhân sự tập trung vào khách hàng; hướng vào thị trường và tập trung vào trách nhiệm
của từng cá nhân trong nhóm đối với các hoạt động nội bộ. Có như vậy mới có thể xem xét
cách thức hoạt động được thực hiện trong toàn bộ doanh nghiệp và tìm cách làm cho các
quy trình nhân sự hợp lý hơn, hiệu quả hơn.

Tối ưu hóa nhân sự là gì?

Về bản chất, tối ưu hóa nhân sự và quy trình nhân sự là việc tái thiết kế là thiết kế lại cơ bản
và căn bản của quy trình nhân sự để mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu suất. Có bốn
từ khóa trong định nghĩa này:

"Xem xét lại" - đề cập đến tổng số xem xét lại. Bắt đầu với việc xem xét và điều chỉnh lại cách sẽ
thực hiện công việc.

"Căn bản" - có nghĩa là đi đến gốc rễ của công việc và không phải về việc cải thiện những gì đã tồn
tại.

“Quy trình” - đề cập đến một nhóm các nhiệm vụ liên quan cùng nhau tạo ra giá trị cho khách hàng
nội bộ

“Hiệu suất” - tăng đáng kể năng suất lao động; đơn giản hóa công việc; giảm chi phí; độ chính xác
cao hơn; quản lý thông tin, giảm hoạt động không gia tăng giá trị trong tổ chức; tạo ra khách hàng nội
bộ; tăng sự hài lòng của khách hàng nội bộ.

Tối ưu hóa nhân sự là một triết lý quản lý chất lượng dịch vụ nhân sự quan trọng. Nó nhằm
mục đích đạt được những cải tiến đáng kể và bền vững về hiệu suất bằng cách tái thiết kế
và đồng thiết kế các quy trình mà qua đó một doanh nghiêp hoạt động, tối đa hóa nội dung
giá trị gia tăng và giảm thiểu mọi thứ khác. Cách tiếp cận này có thể được áp dụng ở cấp độ
quy trình riêng lẻ hoặc cho toàn bộ doanh nghiệp.

Tái cấu trúc nhân sự là gì?

Có nhiều quan niệm sai lầm phổ biến về bản chất của quá trình tái cấu trúc nhân sự.
• Tái cơ cấu quy trình nhân sự không giảm quy mô của doanh nghiêp;
• Tái cơ cấu quy trình nhân sự loại bỏ những việc thừa;
• Tái cơ cấu quy trình nhân sự không phải là “tái cấu trúc” - di chuyển các vị trí trên sơ đồ tổ
chức;
• Tái cấu trúc nhân sự không phải là tự động hóa;
• Tái cấu trúc quy trình nhân sự không phải là tái thiết kế một bộ phận mà là một quá trình
trong một doanh nghiệp

Tối ưu hóa nhân sự và tái cơ cấu quy trình nhân sự là về công việc suy nghĩ lại từ đầu để
loại bỏ công việc không cần thiết và tìm cách làm việc tốt hơn. Quá trình tái cơ cấu nhân sự
loại bỏ việc thừa, không phải loại bỏ công việc hay nhân viên.
Sử dụng Tối ưu hóa nhân sự khi nào?
Khi doanh nghiệp đạt đến thành công nhất định trong kinh doanh: Trong hầu hết các doanh
nghiệp, các quy trình nhân sự không được thiết kế một cách bài bản mà chủ yếu được xây
dựng từ các nhu cầu khác nhau của kinh doanh. Sau một quá trình, khi các doanh nghiệp
bắt đầu đạt được thành công trong kinh doanh, các quy trình công việc không chính thức
bắt đầu bị phá vỡ

Khi doanh nghiệp cần phải tập trung cho khách hàng nội bộ: quá nhiều quy trình nhân sự
được thiết kế dựa trên giả định rằng họ biết điều gì là tốt nhất cho khách hàng nội bộ;

Nhu cầu quản lý các quy trình công việc của doanh nghiệp cần tự động hóa – tự động hóa
các quy trình và thủ tục nhân sự giúp cho quá trình quản lý tốt hơn.

Khi doanh nghiệp cần loại bỏ các thủ tục nhân sự rườm rà – giúp giảm chi phí, loại bỏ những
thủ tục trùng lặp và rườm rà, nhiều tầng nấc trong quá trình xử lý công việc.

Khi doanh nghiệp cần tăng cường tính trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm: Hầu hết các
doanh nghiệp đều thiết kế mô hình tổ chức theo các phòng ban chức năng, tuy nhiên cần
phải có sự phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban/ bộ phận; giữa các cá nhân
tham gia vào việc thực hiện các chức năng của phòng ban/bộ phận.

Khi doanh nghiệp cắt giảm quy mô kinh doanh:Các nhiệm vụ mới không thể hoàn thành với
các quy trình nhân sự áp dụng cho mô hình kinh doanh hiện tại.

Khi có sự sát nhập giữa các doanh nghiệp – Việc sát nhập giữa các doanh nghiệp với nhau
để tạo ra một doanh nghiệp/ tổ chức mới khiến các quy trình quản lý nhân sự hiện tại của
các doanh nghiệp tham gia vào việc sát nhập bị chồng chéo hoặc không đồng bộ

Để khắc phục những vấn đề này, bạn có thể sử dụng tối ưu hóa nhân sự và phân tích quy
trình để nắm bắt một cách có hệ thống các vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của chúng. Khi
làm điều này, hãy xây dựng một môi trường doanh nghiệp hấp dẫn với các quy trình nhân
sự được thiết kế và quy hoạch lại một cách bài bản và rõ ràng, giúp cho việc thực thi đạt
được kết quả tốt nhất, đáp ứng với nhu cầu của doanh nghiệp.

Các căn cứ cho quá trình thiết kế lại các quy trình nhân
sự
Các căn cứ thúc đẩy thay đổi quy trình nhân sự bằng cách cho phép nhân viên nắm được
hiệu suất công việc của mình, các quy trình và thực tiễn nhân sự của nhân viên đang đạt
được như thế nào và so sánh với các quy trình khác trong và ngoài tổ chức của họ như thế
nào. Các căn cứ có thể được cung cấp bao gồm:

• Dữ liệu nội bộ
• Thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp
• Tham khảo thông tin của các doanh nghiệp hàng đầu thế giới

Các doanh nghiệp hàng đầu đang tiến hành xem xét các căn cứ này một cách thường
xuyên và sử dụng nó như là một kích thích để giúp biến đổi nhân sự và hiệu quả kinh doanh.

Nguyên nhân thất bại của quá trình tái cấu trúc
Quá trình tái cấu trúc thất bại thường bắt đầu từ các nguyên nhân sau:
 Thiếu sự tập trung và ưu tiên – cố gắng làm quá nhiều thứ;
 Thiếu sự liên kết với chiến lược của doanh nghiêp;
 Thiếu sự lãnh đạo
 Thiếu sự tập trung trong quá trình thực hiện các quy trình;
  Thiếu sự kiên trì;
 Không giới hạn một số hoạt động quản lý nhân sự;
 Không có kế hoạch;
 Không có quản lý rủi ro một cách hiệu quả;
 Không quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả;
 Bỏ qua những lo ngai từ phía nhân viên.

Trước khi doanh nghiệp thực hiện tối ưu hóa nhân sự, điều quan trọng là phải nhận ra
những trở ngại điển hình nhất ngăn cản sự thành công của quá trình tối ưu, ví dụ
:
 Bỏ qua các sáng kiến ý tưởng trong quá trình quản lý;
 Không có người lãnh đạo quá trình tối ưu hóa nhân sự;
 Không xem xét các yêu cầu của khách hàng nội bộ;
 Thay đổi người tài trợ quá trình tối ưu hóa nhân sự trước khi hoàn thành;
 Quá trình tối ưu hóa quá dài, mất cơ hội kinh doanh;
 Không có nhân sự phù hợp trong quá trình tái cấu trúc
 Xảy ra xung đột mục tiêu trong tổ chức;
 Nhóm dự án không đo lường được các vấn đề đã đồng thuận giải quyết;
 Trong quá trình tái cấu trúc xảy ra quá nhiều gián đoạn; không coi đây là công việc
ưu tiên/ liên quan.

Các yêu cầu giúp quá trình tối ưu hóa nhân sự thành
công
Có một số yếu tố thành công quan trọng đã được xác định trong quá trình tối ưu hóa các quy
trình nhân sự
 Cần phải lắng nghe yêu cầu của khách hàng nội bộ;
 Giới thiệu các giá trị và hành vi chất lượng dịch vụ;
 Nhận biết và trình bày các yêu cầu một cách thuyết phục để thay đổi;
 Bắt đầu và duy trì hỗ trợ của cấp điều hành;
 Hiểu rõ sự sẵn sàng của doanh nghiệp để thay đổi;
 Giao tiếp hiệu quả
 Thiết lập nhóm dự án làm việc hiệu quả;
 Sử dụng khung tái cấu trúc nhân sự
 Chọn đúng quy trình để tái thiết kế
 Sử dụng tư vấn hiệu quả để tiếp cận các kỹ năng thiết yếu;
 Duy trì tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất đối với khách hàng nội bộ; không cố
gắng tái thiết kế quá nhiều quy trình;
 Sử dụng Công nghệ thông tin
 Chọn và sử dụng đúng quy trình nhân sự cũng như các số liệu liên quan phục vụ quá
trình tái cấu trúc
 Hiểu được các rủi ro của dự án và có các kế hoạch dự phòng;
 Sẵn sàng thay đổi - dựa trên nhu cầu của khách hàng và phản hồi liên tục;
 Sẵn sàng học hỏi và cải thiện liên tục

Các giải pháp chính của Tái cấu trúc Nhân sự

 Tái cấu trúc hệ thống lương
 Tái thiết kế hệ thống phúc lợi
 Tái thiết kế hệ thống thông tin nhân sự
 Tái thiết kế hệ thống đào tạo phát triển
 Tái thiết kế hệ thống tuyển dụng
  Tái thiết kế hệ thống Phát triển Kỹ năng Lãnh đạo
 Tái thiết kế hệ thông truyền thông
 Tái thiết kế hệ thống quy trình nhân sự

Cấu phần hỗ trợ quá trình Tái cấu trúc Nhân sự

 Tư vấn tổ chức
 Quan hệ Lao động
 Quản lý sự thay đổi
 Quản lý hiệu quả công việc
 Hệ thống chỉ số đo lường nhân sự
 Khảo sát độ hài lòng của nhân viên

Hướng dẫn thực hiện các bước tối ưu hóa

 Xem xét c ác chỉ số đo lường nhân sự v à khảo sát độ hài lòng của nhân viên đối với
các chính sách nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp
 Hoàn thiện báo cáo thực trạng tình hình nhân sự cùng các kiến nghị tối ưu hóa hệ
thống nhân sự
 Thực hiện theo đúng các bước trong danh sách các công việc cần làm