BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TỔNG CỤC GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP

TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG

KỸ NĂNG NGHỀ CHO NHÀ GIÁO GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP

Mô-đun (MĐ8): Quản lý thông tin khách hàng bằng CNTT

Nghề: MARKETING THƯƠNG MẠI

Đối tượng: Nhà giáo giáo dục nghề nghiệp chưa đạt chuẩn kỹ năng nghề

(Ban hành kèm theo Quyết định số...../QĐ-TCGDNN ngày ....tháng ....năm ..........)

Hà Nội, năm 2018

 I. LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của Internet đã tạo ra một sức mạnh
vô biên của nguồn tài nguyên và kéo theo sự phát triển của rất nhiều hoạt
động, trong đó không thể không kể đến hoạt động marketing bằng các công
cụ của công nghệ thông tin (CNTT) với hình thức ngày càng đa dạng. Khi
những kênh marketing truyền thống đang dần trở nên quá tải thì với khả năng
tương tác cao với người sử dụng Internet, tính linh hoạt trong triển khai cũng
như sự phong phú về hình thức, marketing bằng CNTT đang dần dần trở nên
phổ biến ở nhiều nước trên thế giới. Cũng trong xu thế đó, marketing bằng
CNTT ở Việt Nam bắt đầu trở thành sự lựa chọn của nhiều lĩnh vực trong xã
hội, trong đó lĩnh vực quản lý thông tin khách hàng bằng CNTT trong
marketing cũng không nằm ngoài ngoại lệ ứng dụng nhằm nâng cao chất
lượng hoạt động của mình. Trong marketing, quản lý thông tin khách hàng
bằng CNTT có những lợi ích như sau:

- Rút ngắn khoảng cách: Vị trí địa lý không còn là một vấn đề quan
trọng. CNTT đã rút ngắn khoảng cách, mọi người có thể gặp nhau trong
không gian máy tính mà không cần biết ở gần hay ở xa. Điều này cho phép
mua bán bỏ qua những khâu trung gian truyền thống tốn kém.

- Tiếp thị toàn cầu: CNTT là một phương tiện hữu ích để các nhà hoạt
động marketing tiếp cận với thị trường khách hàng trên toàn thế giới – điều
mà các phương tiện marketing truyền thống khác hầu như không thể.

- Giảm thời gian và chi phí: Những người làm marketing có thể truy
cập lấy thông tin cũng như giao dịch với khách hàng 24/7 và không bị gián
đoạn. Khách hàng sẽ không phải mất công đi lại nhiều để xem sản phẩm,
nhưng vẫn có những thông tin cần thiết về sản phẩm đó.

- Giúp việc đánh giá, phân tích và nhận định đưa ra kết luận đúng đắn,
chính xác thông qua các thông tin của khách hàng.

Như vậy, với những khái quát trên, chúng ta thấy rằng việc quản lý
thông tin khách hàng bằng CNTT đang có những lợi ích và ảnh hưởng rất lớn
trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động, vị thế của marketing đến với khách hàng.
 Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) có thể hiểu là các ứng dụng
máy tính nắm giữ vai trò theo dõi mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách
hàng, phát triển mối quan hệ này bằng cách tìm hiểu các thói quen, nhu cầu
của họ.

Top 5 phần mềm quản lý khách hàng hiện nay là: Salesforce, ZOHO,
Sage CRM, Insightly CRM, BeeIQ CRM. Thông qua phần mềm quản lý
khách hàng BeeIQ CRM, các thông tin của khách hàng sẽ luôn được cập nhật
và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu một cách có hệ thống, cụ
thể. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích,
hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến
lược chăm sóc khách hàng hợp lý.

II. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian của mô-đun
Thời gian đào tạo (giờ)
Trong đó
Số TT Tên bài học Tổng
Thời Kiểm
số
gian học tra

1 Bài 1: Tạo tài khoản BeeIQ CRM 16 15 1

2 Bài 2: Quản lý thông tin khách hàng 12 11 1

3 Bài 3: Quản lý nhiệm vụ 8 7 1

4 Bài 4: Quản lý giao dịch 8 8

5 Bài 5: Quản lý báo cáo 8 7 1

6 Bài 6: Sử dụng tính năng ghi chú 8 8

Tổng cộng 60 56 4
III. Mục lục

IV. Nội dung tài liệu

Giới thiệu về Phần mềm quản lý khách hàng BeeIQ CRM

BeelQ CRM là phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp quản
lý và theo dõi từng khách hàng của mình, cải thiện chất lượng chăm sóc
khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Với BeeIQ, tất cả các thông
tin như thông tin liên lạc (họ và tên, số điện thoại, email, địa chỉ), lịch sử các
cuộc trò chuyện, ghi âm các cuộc điện thoại, ghi chú từ nhân viên hỗ trợ,
trạng thái giao dịch đều được lưu vào một nơi, ứng với từng khách hàng.

Bài 1. TẠO TÀI KHOẢN BeeIQ CRM

A. Mục tiêu

Sau khi học xong bài, người học có khả năng:

- Tạo và đăng nhập được vào phần mềm BeeIQ CRM

- Thiết lập được các biểu mẫu, quy định khác nhau phù hợp với yêu cầu của
doanh nghiệp.

B. Nội dung

1.1. Đăng ký tài khoản BeeIQ CRM

Để đăng ký tài khoản BeeIQ CRM bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên ANT BUDDY

Để đăng ký tài khoản trên ANT BUDDY bạn truy cập vào đường link:

https://id.antbuddy.com/auth/realms/production.antbuddy.com/login-
actions/registration?
code=nwfzwcBG7hJffP_MR6z_Vp6_d0s8hP_7jC9Oa32Zi1o.effe788b-f37f-
4746-b9d0-3b43be141897
 Tại cửa sổ đăng ký bạn phải khai báo các thông tin theo yêu cầu:
- Tên đăng nhập: Tên dùng để đăng nhập vào phần mềm không được
trùng với các tài khoản đã có
- Tên: Tên của người sử dụng
- Họ: Họ của người sử dụng
- Email: Email của người sử dụng (Tên của Email phải chính xác để
kích hoạt tài khoản)
- Mật khẩu: Là mật khẩu để đăng nhập phần mềm (do người sử dụng
đặt, tối thiểu phải có 8 kí tự)
- Nhấn chọn đăng ký : để kết thúc đăng ký tài khoản ANT BUDDY.
Bước 2: Đăng ký tài khoản BeeIQ

Để đăng ký sử dụng BeeIQ, bạn truy cập vào trang http://beeiq.co/

Chọn Create Account (Tạo tài khoản), cửa sổ đăng kí sử dụng BeeIQ
xuất hiện:
Người sử dụng phải thực hiện:
- Nhập địa chỉ email: tại Enter
Email
- Nhập tên đăng nhập: tại Pick
a usename
- Nhập mật khẩu: tại Password
- Nhập lại mật khẩu: tại
Confrm Password
- Nhập tên công ty: tại
Company name.
- Chọn Create Account để
dăng kí sử dụng phần mềm BeeIQ.
Thông thường thì tên công ty của bạn sẽ được sử dụng làm tên miền
khi bạn đăng ký BeeIQ.

Khi đăng ký thành công, hệ thống sẽ gửi email yêu cầu xác nhận thông
tin để đảm bảo email bạn đăng ký là có thật.
1.2. Đăng nhập phần mềm BeeIQ CRM
Để bắt đầu sử dụng, tại trang Đăng nhập của BeeIQ, hệ thống sẽ yêu
cầu bạn cung cấp:

- Địa chỉ email hoặc tên đăng nhập

- Mật khẩu.

Sau khi xác nhận email xuất hiện màn hình Đăng nhập của BeeIQ:
 Xuất hiện trang Đăng nhập của BeeIQ:

Lưu ý: BeeIQ cho phép bạn sử dụng một tài khoản cá nhân để thiết lập
nhiều tài khoản Công ty. Sau khi Đăng nhập, bạn có thể chọn Công ty bạn
muốn sử dụng để tiếp tục làm việc.

1.2.1. Màn hình giao diện BeeIQ CRM

Khi đăng nhập thành công vào tài khoản BeelQ sẽ xuất hiện màn hình giao
diện BeeIQ CRM:

Màn hình giao diện BeeIQ CRM chia làm 2 cửa sổ:

 Cửa sổ bên trái chứa các Menu công việc của BeeIQ gồm:

 Tìm kiếm (Search)

 Bảng tổng hợp (Dashboard)

 Hoạt động (Latest activisties)

 Khách hàng tiềm năng (Leads)

 Danh bạ khách hàng (Contacts)

 Tài khoản (Acounts)

 Vé (Tickets)

 Công việc (Tasks)

 Giao dịch (Opportunities)

 Quản lý quá trình liên hệ khách

hàng (Omni)
  Quảng cáo (Ads Lead)

 Chiến dịch (Campaigns)

 Báo cáo (Reports)

 Cửa sổ bên phải hiển thị nội dung của Menu đang được chọn.

1.2.1.1. Bảng tổng hợp

Bảng tổng hợp (Dashboard) tại đây người sử dụng xem được tình hình
hoạt động của công ty và các hoạt động gần đây nhất của các thành viên trong
BeeIQ
 1.2.1.2. Thanh công cụ tìm kiếm
BeeIQ hỗ trợ tính năng tìm kiếm từ khóa giúp bạn thực hiện các tìm
kiếm một cách nhanh chóng. Tại thanh công cụ tìm kiếm phía trên màn hình
máy tính, bạn click chọn biểu tượng tìm kiếm, nhập từ khóa và nhấn Enter để
thực hiện tìm kiếm.
1.2.1.3. Thiết lập cá nhân

Click chọn biểu tượng hình đại diện nằm ở góc phải màn hình -> chọn
View profile để vào trang thiết lập cá nhân
Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
 Thay đổi hình ảnh đại điện

 Đăng xuất

 Thay đổi tên hiển thị trên hệ thống

Bước 1: Từ trang thiết lập cá nhân chọn Update Profile
 Bước 2: Điền các thông tin cần chỉnh sửa, sau đó chọn Lưu

 Thay đổi mật khẩu:

Từ trang Antbuddy chọn mục Mật khẩu -> nhập thay đổi mật khẩu -> chọn
Lưu để thay đổi
Nếu đổi mật khẩu thành công thì sẽ có thông báo

 Thay đổi ngôn ngữ, múi giờ:

Từ trang thiết lập cá nhân chọn Personal Settings để thay đổi
ngôn ngữ, múi giờ
 Đăng xuất
 1.2.1.4. Thanh công cụ trái

Tại thanh công cụ trái, bạn sẽ nhìn thấy tất cả các thao tác chính của
BeeIQ bao gồm:
 Latest Activities (Hoạt động)
 Leads (Khách hàng)
 Contacts (Nhiệm vụ)
 Accounts (Giao dịch)
 Telesales
 Reports (Báo cáo)
 Settings (Thiết lập)
 Launchpad (Chuyển công ty)
1.3. Đăng xuất phần mềm BeeIQ CRM
1.4. Thiết lập
BeeIQ cho phép người sử dụng thiết lập các biểu mẫu, quy định của
doanh nghiệp theo cách cá nhân khác nhau cho phù hợp với yêu cầu của
doanh nghiệp.

Để thiết lập các thông số cơ bản , sau khi đăng nhập vào phần mềm
BeeIQ CRM, ta nhấn chọn biểu tượng thiết lập để mở cửa sổ thiết lập.

nhấn để mở cửa sổ
thiết lập
 Tại cửa sổ thiết lập với tài khoản Owner và Admin cho ta các tùy chọn
thiết lập sau:

Quản lý người dùng: Menu bao gồm các thông tin quản lý nhân viên,
nhóm và thông tin doanh nghiệp

Bản mẫu: Menu cho phép ta thiết lập các mẫu SMS hay mẫu Email
dùng để giao dịch hay thông báo với khách hàng.

Leads: Menu cho phép ta thiết lập các nguồn lấy thông tin khách hàng
hoặc thiết lập các chế độ trạng thái của khách hàng.

Contacts/ Accounts: ( Danh bạ/ Tài khoản) Menu cho phép ta thiết lập
nguồn lấy thông tin danh bạ hoặc tài khoản và thiết lập các chế độ trạng thái
của danh bạ hoặc tài khoản.

Trường tùy chỉnh: Menu cho phép ta thiết lập các trường thông tin liên
quan đến khách hàng, dạnh bạ hoăc tài khoản và các giao dịch.

Assignment Rules: ( Quy tắc nhiệm vụ): Menu cho phép ta thiết lập các
quy tắc đăng ký khi ta có một nhiệm vụ/ vé trong phần mềm BeeIQ CRM
 Tickets: ( vé/nhãn) Menu cho phép ta thiết lập các nhãn cho các trường
thông tin trong phần mềm BeeIQ CRM cho phù hợp với yêu cầu của doanh
nghiệp mình.

Giao dịch: Menu cho phép ta thiết lập các trường thông tin liên quan
đến giao dịch.

Emai: ( Thư điện tử) Menu cho phép ta thiết lập các Email cho phù hợp
với mục đích hoạt động của doanh nghiệp.

SMS: ( Gửi tin nhắn) Menu cho phép ta thiết lập các thông tin cho dịch
vụ nhắn tin chăm sóc khách hàng.

Thông báo: Menu cho phép ta thiết lập các cách thức thiết lập thông
báo.

Thiết lập cuộc gọi: Menu cho phép ta thiết lập các thông tin liên quan
đến thực hiện cuộc gọi dùng để liên hệ vói khách hàng hay các nhân viên.

Module tích hợp: Menu cho phép ta thiết lập các tài khoản của các
trang web hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Thiết lập khác: Menu cho phép ta thiết lập một số thông tin khác bao
gồm: thiết lập ngành nghề, thiết lập danh mục task, thiết lập Webhook, thiết
lập tích hợp các CRM.

1.4.1. Thiết lập nhân viên

Mục thiết lập nhân viên giúp ta thêm nhân viên cho doanh nghiệp trong
phần mềm BeeIQ CRM. Để vào thiết lập nhân viên ta vào cửa sổ thiết lập và
chọn mục Quản lý người dùng rồi chọn mục Nhân viên.
 Có 2 cách để thêm nhân viên mới:

1.4.1.1. Tạo mới nhân viên

Để tạo mới nhân viên, tại cửa sổ thiết lập quản lý nhân viên, ta nhấn
chọn tạo mới nhân viên.

Cửa sổ tạo mới nhân viên xuất hiện. Tại cửa sổ tạo mới nhân viên, ta
tiến hành nhập các thông tin cần thiết cho nhân viên mới.
 Tên: Là tên của nhân viên mới

Họ: Là họ của nhân viên mới

Email: Là Email của nhân viên mới. Tên email phải có định dạng
tên_email@tên miền

Tên người dùng: là tên đăng nhập vào phần mềm BeeIQ CRM của
nhân viên mới.

Mật khẩu: Là mật khẩu đăng nhập của nhân viên mới vào phần mềm
BeeIQ CRM. Mật khẩu phải có độ dài từ 6 đến 20 ký tự

Gửi email thông báo cho người dùng vừa tạo. Nếu tích vào ô này thì
phần mềm BeeIQ CRM sẽ tự động gửi thông tin tạo tài khoản cho nhân viên
mới qua email đăng ký ở trên.

Đổi mật khẩu sau khi đăng nhập: Nếu tích vào ô này thì sau khi nhân
viên mới đăng nhập vào phần mềm BeeIQ CRM lần đầu tiên bằng tài khoản
mới sẽ phải đổi mật khẩu cho lần đăng nhập tiếp theo.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin trong cửa sổ tạo mới nhân viên, ta
nhấn vào ô Tạo mới để thực hiện tạo mới nhân viên.
 Đợi khi hệ thống thông báo tạo mới nhân viên thành công là ta đã tạo
nhân viên thành công.

Nếu tích vào ô gửi email thông báo cho người dùng vừa tạo thì hệ
thống sẽ gửi vao email đó thông tin về tài khoản nhân viên mới vừa tạo.
 1.4.1.2. Mời nhân viên

Ta có thể thêm nhân viên mới bằng cách nhấn vào khung Mời nhân
viên trong cửa sổ quản lý nhân viên.

Tại cửa sổ mời nhân viên, ta điền các thông tin cần thiết để mời nhân
viên mới.
 Tên: Là tên của nhân viên mới muốn mời.

Họ: là họ của nhân viên mới muốn mời.

Email: Là email của nhân viên mới muốn mời.

Lời nhắn: Là lời muốn nhắn cho nhân viên mới.

Sau khi nhập các thông tin xong, nhấn Gửi để thực hiện mời nhân viên
mới, Khi hệ thống hiện thông báo gửi lời mời thành công là ta đã tạo nhân
viên mới thành công.

1.4.1.3. Thiết lập định dạng nhân viên

BeeIQ CRM có 3 trạng thái nhân viên là:

- Owner: Chủ. Chỉ có duy nhất 1 chủ. Chủ là người đăng ký sử dụng
trên BeeIQ. Chủ có toàn quyền quản trị tài khoản đã đăng ký trên
BeeIQ.
- Admin: Quản trị viên. Có thể có nhiều quản trị viên. Quản trị viên
được chọn bởi Chủ. Quản trị viên cũng có quyền quản trị tài khoản
đã đăng ký trên BeeIQ.
- Member – Thành viên: Những người được mời vào hệ thống BeeIQ
hoặc nhân viên được tạo mới được mặc định là thành viên.

Quyền của chủ:

- Mời các thành viên vào BeeIQ.

- Cấp quyền quản trị. Chủ có quyền nâng cấp quyền quản trị cho
thành viên được chọn.
- Xóa quyền quản trị: Chỉ có thể thực hiện khi thành viên được chọn
là quản trị viên. Khi bị mất quyền quản trị, quản trị viên đó trở lại là
thành viên.
- Loại khỏi nhóm: Chủ có quyền chọn và loại thành viên khỏi nhóm.
- Tước quyền hoạt động: Chủ có thể chọn và tước quyền hoạt động
của thành viên. Khi bị tước quyền hoạt động, thành viên đó không
thể đăng nhập vào hệ thống BeeIQ. Chủ cũng có quyền cho phép
thành viên đó hoạt động trở lại.
Quyền của quản trị viên:

- Mời thành viên vào BeeIQ.

- Loại khỏi nhóm: Quản trị viên có quyền chọn và loại thành viên
khỏi nhóm.
 - Tước quyền hoạt động: Quản trị viên có thể chọn và tước quyền
hoạt động của thành viên. Khi bị tước quyền hoạt động, thành viên
đó không thể đăng nhập vào hệ thống BeeIQ. Quản trị viên cũng có
quyền cho phép thành viên đó hoạt động trở lại.
- Cấp quyền quản trị cho thành viên: tài khoản Chủ có thể cấp quyền
quản trị cho thành viên hoặc tước đi quyền quản trị của quản trị
viên.

1.4.1.3.1. Cấp quyền quản trị cho nhân viên

Để cấp quyền quản trị cho thành viên. tại cửa sổ thiết lập nhân viên, ta
chọn nhân viên trong danh sách các nhân viên rồi chọn Thăng cấp.

Sau khi chọn thăng cấp cho nhân viên, hộp thoại xác nhận thao tác xuất
hiện. Để xác nhận thao tác thăng cấp cho nhân viên ta chọn Đồng ý.
 Khi hệ thống thông báo thăng cấp thành công là đã thăng cấp thành
công cho nhân viên thành quản trị viên. Khi đó ta sẽ thấy trạng thái của nhân
viên trở thành admin- quản trị viên.

1.4.1.3.2. Tước quyền quản trị của nhân viên

Để tước quyền quản trị của quản trị viên, trong danh sách nhân viên tại
cửa sổ thiết lập nhân viên, chọn quản trị viên muốn tước quyền quản trị và
nhấn vào chọn Giáng cấp
 Khi xuất hiện thông báo xác nhận thao tác giáng cấp nhân viên, ta nhấn
Đồng ý để xác nhận thao tác tước quyền quản trị của quản trị viên này.

Sau khi nhấn Đồng ý, đợi đến khi hệ thống thông báo Thay đổi thành
công tức là thao tác tước quyền quản trị của quản trị viên đã thực hiện thành
công

1.4.1.3.3. Đình chỉ hoạt động và kích hoạt hoạt động của thành viên
Khi một thành viên rời khỏi công ty hoặc có bị đình chỉ công việc, để
tránh nhân viên đó xem được các thong tin hoạt động của doanh nghiệp ta cần
khóa tài khoản đăng nhập của nhân viên đó. Phần mềm BeeIQ cung cấp cho
nhà quản trị công cụ đình chỉ và active trạng thái của nhân viên.

- Để đình chỉ hoạt động của nhân viên, tại danh sách nhân viên trong
cửa sổ thiết lập quản lý nhân viên chọn nhân viên muốn đình chỉ hoạt động và
nhấn chọn Đình chỉ.

Sau khi hệ thống thông báo Thay đổi thành công tức là thao tác đình
chỉ hoạt động của nhân viên đã thành công. Trong cửa sổ danh sách nhân
viên, ta sẽ thấy nhân viên đó bị chuyển vào mục Bị đình chỉ.

- Để kích hoạt lại hoạt động của nhân viên bị đình chỉ, Ta chọn tên
nhân viên trong danh sách nhân viên của cửa sổ quản lý nhân viên và chọn
mục Active.
 Khi hệ thống thông báo Thay đổi thành công tức là thao tác kích hoạt
lại tài khoản nhân viên đã được thực hiện thành công, lúc này tên nhân viên sẽ
chuyển vào mục Nhân viên.

1.4.2. Thiết lập nhóm

BeeIQ cung cấp cho nhà quản lý công cụ tạo nhóm và thiết lập nhóm.
Việc lập ra các nhóm khác nhau phục vụ những công việc khác nhau giúp cho
việc thực hiện nhiệm vụ hiệu q ủa hơn.

1.4.2.1. Tạo nhóm

Để tạo nhóm, ta vào trang thiết lập rồi mở nhóm công cụ quản lý người
dùng sau đó chọn Nhóm
 Tiếp theo tại cửa sổ Nhóm ta chọn ô Thêm nhóm để tạo nhóm mới.

Sau khi nhấn Thêm nhóm, cửa sổ Thêm nhóm xuất hiện, tiếp theo ta
điền các thông tin cần thiết cho nhóm mới gồm:
 Tên nhóm: Là tên của nhóm muốn tạo, nên đặt tên nhóm theo nhiệm vụ
công việc để dễ quản lý

Nhân viên trong nhóm: Khi tạo nhóm mới thì người tạo nhóm sẽ mặc
định có trong nhóm đó. Nếu muốn thêm nhân viên vào trong nhóm, ta chọn
mũi tên drop down trong mục Nhân viên trong nhóm rồi chọn nhân viên trong
danh sách để thêm nhân viên vào nhóm đó.
 Nếu muốn chọn nhiều nhân viên vào nhóm, ta thực hiện lặp lại thao tác
chọn nhân viên vào nhóm.

Sau khi chọn xong nhân viên vào nhóm, ta ấn Lưu để xác nhận thao tác
tạo nhóm.
 Đợi khi hệ thống thông báo Thêm thành công tức là ta đã hoàn thành
thao tác tạo nhóm. Lúc này nhóm mới tạo sẽ xuất hiện trong danh sách nhóm
và cả danh sách các nhân viên trong nhóm.

1.4.2.2. Chỉnh sửa thông tin của nhóm

Để chỉnh sửa thông tin của nhóm, ta có 2 cách

- Cách 1: Trong cửa sổ danh sách nhóm, ta chọn nhóm muốn chỉnh
sửa thông tin sau đó chọn mục xem để mở thông tin nhóm.
 Cửa sổ tên nhóm xuất hiện, tại cửa sổ tên nhóm ta chọn mục Sủa đổi.

Trong cửa sổ Cập nhật nhóm, ta sẽ xem được các thông tin của nhóm
bao gồm: tên nhóm và danh sách nhân viên trong nhóm.

Trong cửa sổ này cho phép ta chỉnh sửa thông tin nhóm bao gồm:

- Tên nhóm: Muốn đổi tên nhóm, ta tiến hành ghi lại tên nhóm mới.
- Thêm nhân viên vào nhóm: Để thêm nhân viên vào nhóm, ta chọn
mũi tên Drop down trong mục Nhân viên trong nhóm để mở danh
sách các nhân viên có thể thêm vào nhóm rồi chon nhân viên muốn
thêm vào nhóm
- Xóa nhân viên khỏi nhóm: Muốn xóa nhân viên khỏi nhóm, trong
danh sách nhân viên của cửa sổ cập nhật nhóm ta chọn nhân viên
muốn xóa khỏi nhóm rồi chọn biểu tượng xóa nhân viên.
 Sau khi chọn xóa nhân viên khỏi nhóm, cửa sổ yêu cầu xác nhận thao
tác xóa nhân viên khỏi nhóm xuất hiện.
 Để xác nhận thao tác xóa nhân viên khỏi nhóm, ta chọn Xóa. Lúc này
hệ thống sẽ tự cập nhật lại danh sách nhân viên của nhóm và nhân viên bị xóa
sẽ không còn trong danh sách nữa.

Sau khi thay đổi thông tin nhóm xong, ta chọn Lưu để thực hiện cập
nhật thông tin nhóm. nếu không muốn lưu thay đổi ta chọn Hủy

Sau khi hệ thống thông báo cập nhật thành công tức là thao tác cập nhật
thông tin nhóm đã hoàn thành.
 - Cách 2: Để thay đổi thông tin nhóm, ta chọn nhóm muốn thay đổi
thông tin trong danh sách các nhóm của cửa sổ Nhóm rồi chọn mục
Sửa đổi

Sau khi chọn Sửa đổi cửa sổ Cập nhật nhóm xuất hiện, ta sẽ thực hiện
các thao tác sửa đổi giống như cách 1.

1.4.2.3. Xóa nhóm

Đê thực hiện xóa nhóm, ta mở cửa sổ Cập nhật nhóm bằng 1 trong 2
cách ở trên. Trong cửa sổ cập nhật nhóm ta chọn mục Xóa
 Cửa sổ xác nhận xuất hiện yêu cầu xác nhận lại thao tác xóa nhóm.

Để xác nhận thao tác xóa nhóm, ta chọn Xóa. Khi hệ thống thông báo
Xóa thành công tức là thao tác xóa nhóm đã thực hiện thành công. Lúc này hệ
thống sẽ tự cập nhật lại danh sách nhóm và tên nhóm vừa xóa sẽ không còn
trong danh sách nhóm nữa.
1.4.3. Thay đổi thông tin doanh nghiệp
Để thay đổi thông tin doanh nghiệp, ta chọn mục Thông tin doanh
nghiệp trong cửa sổ thiết lập

Thông tin doanh nghiệp bao gồm 3 thông tin:

- Tên: Là tên của công ty mà ta muốn thay đổi.

- Tiền tê: Là loại đơn vị tiền tệ mặc định của doanh nghiệp. Ta chọn
mũi tên Drop down để chọn loại đơn vị tiền tệ mong muốn.

- Logo: Biểu tượng của doanh nghiệp. Logo của doanh nghiệp phải là
một hình ảnh. Để chọn logo cho doanh nghiệp, ta chọn biểu tượng
open để mở cửa sổ Open danh sách File và tìm đến file hình ảnh
muốn làm logo doanh nghiệp
1.4.4. Mẫu SMS
Để tạo các mẫu SMS nhằm chăm sóc khách hàng như: thông báo,
quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng... Bạn cần:

Vào Thiết lập chọn Template chọn Mẫu SMS chọn Thêm Template

Điền tên SMS, mô tả, nội dung SMS và nhấn Lưu để hoàn tất
1.4.5. Mẫu Email
Tương tự như tạo các mẫu SMS, để tạo các mẫu email nhằm chăm sóc
khách hàng như: email thông báo, quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng.. Bạn cần:

Vào Thiết lập chọn Template > chọn Mẫu Email> chọn Thêm
Template

Điền tên, tiêu đề và nội dung của Email, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất
1.4.6. Trường tùy chỉnh
BeeIQ có mặc định một số trường thông tin cơ bản như:Tên, Họ,
Email, Số điện thoại, Chức danh, Website, Địa chỉ. Tuy nhiên, doanh nghiệp
có thể linh hoạt thêm các trường thông tin khác cho phù hợp với đặc điểm
khách hàng của mình.
Để tạo thêm các trường thông tin,
• Bạn chọn Thiết lập chọn Khách hàng chọn Trường tùy chỉnh
• Nhập tên trường bạn mong muốn chọn Thêm, để thêm trường
1.4.7. Kênh khách hàng
Trong danh mục Kênh khách hàng , ta có thể điều chỉnh các kênh
khách hàng nhằm giúp phân biệt khách hàng này đến từ nguồn nào, có thể
thêm hoặc xóa những kênh không cần thiết.
• Bạn chọn Thiết lập chọn Khách hàng chọn Kênh khách hàng
• Nhập tên kênh và mã kênh bạn mong muốn chọn Thêm , để thêm kênh

• Hoặc chọn kênh muốn xóa Xóa , để xóa kênh

1.4.8. Cấu hình giai đoạn khách hàng (Stage Contact)

BeeIQ có mặc định một số giai đoạn của Khách hàng và các màu dùng
để phân biệt.Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể linh hoạt xóa hoặc tự tạo các giai
đoạn khách hàng phù hợp với đặc điểm khách hàng của công ty mình kèm
theo màu sắc phù hợp để dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Để Xóa các giai đoạn khách hàng mặc định của BeelQ, bạn nhấp chuột vào
biểu tượng Xóa của giai đoạn đó, hộp thoại xác nhận xóa giai đoạn sẽ xuất
hiện để chắc chắn bạn muốn xóa danh mục này, nhấp Xóa để hoàn tất.
- Để Chỉnh sửa các giai đoạn khách hàng mặc định của BeeIQ, bạn nhấp
chuột vào biểu tượng Chỉnh sửa của giai đoạn đó, hộp thoại Cập nhật giai
đoạn sẽ xuất hiện, bạn chỉnh sửa thông tin giai đoạn phù hợp, sau đó nhấn
Lưu để hoàn tất
- Để chọn trạng thái mặc định khi nhập dữ liệu khách hàng mới lựa trạng thái
tại Trạng thái mặc định
1.4.9. Gói giao dịch
Danh mục Gói giao dịch cho phép ta tạo các gói giao dịch phù hợp với
từng giao dịch của công ty mà mỗi công ty có thể tạo các gói giao dịch khác
nhau phân biệt các giao dịch để dễ dàng theo dõi và quản lý.

• Bạn chọn Giao dịch chọn Gói giao dịch chọn Thêm
• Nhập tên gói và giá trị bạn mong muốn chọn danh mục của gói, ghi mô
tả gói, chọn Thêm, để thêm gói
• Hoặc chọn gói muốn xóa chọn Xóa , để xóa gói
1.4.10. Danh mục giao dịch
BeeIQ có mặc định một số danh mục giao dịch và các màu dùng để phân
biệt.Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể linh hoạt xóa hoặc tự tạo các danh mục
giao dịch kèm theo màu sắc phù hợp để dễ dàng cho việc phân loại sau này.
- Để xóa các danh mục mặc định của BeeIQ, bạn trỏ chuột vào danh mục đó,
nhấn vào nút Xóa
- Hộp thoại xác nhận xóa danh mục sẽ xuất hiện để chắc chắn bạn muốn xóa
danh mục này, nhấp Xóa để hoàn tất.

Để tạo các danh mục mới, bạn chọn Thiết lập chọn Giao dịch chọn
Danh mục giao dịch, nhập tên danh mục và nhấn Thêm danh mục để hoàn
thành.

1.4.11. Cấu hình giao dịch

BeeIQ có mặc định một số giai đoạn giao dịch và các màu dùng để
phân biệt.Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể linh hoạt xóa hoặc tự tạo các giai
 đoạn giao dịch phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty mình kèm theo
màu sắc phù hợp để dễ dàng theo dõi và quản lý.

cấu hình giao dịch

Tên giai đoạn Probability Mầu

Danh sđch cácgtai đoạn

Nhấn Lưu đế lưu vị trí các giai đoạn

Để Xóa các giai đoạn giao dịch mặc định của BeelQ, bạn nhấp chuột vào
biểu tượng Xóa của giai đoạn đó, hộp thoại xác nhận xóa giai đoạn sẽ xuất
hiện để chắc chắn bạn muốn xóa danh mục này, nhấp Xóa để hoàn tất.
- Để Chỉnh sửa các giai đoạn giao dịch mặc định của BeeIQ, bạn nhấp chuột
vào
biểu tượng Chỉnh sửa của giai đoạn đó, hộp thoại Cập nhật giai đoạn sẽ xuất
hiện, bạn chỉnh sửa thông tin giai đoạn phù hợp, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.

1.4.12. Email kinh doanh

Khi đăng kí sử dụng BeeIQ, hệ thống mặc định địa chỉ email dùng để
gửi email cho khách hàng của doanh nghiệp bạn là care@beeiq.co. Tuy nhiên,
bạn cũng có thể thay đổi care thành tên email cho phù hợp với công ty mình.
Trong trường hợp này, đuôi @beeiq.co mặc định của hệ thống sẽ không thay
đổi được.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn có email server riêng có thể
vào phần Cấu hình SMTP như hình dưới để thiết lập email mang thương hiệu
riêng dùng để Marketing cho công ty mình. Như vậy, địa chỉ email dùng để
gửi email cho khách hàng bây giờ của doanh nghiệp sẽ thay đổi, không còn là
email mặc định care@beeiq.co của phần mềm BeeIQ nữa.
1.4.13. Associated email
Bạn cũng có thể cá nhân hóa email gửi cho khách hàng bằng cách:
- Tại mục Thiết lập bạn chọn Email chọn Associated email chọn nút
Associated, ở mục Gmail (nếu bạn dùng email của Google) hoặc
Office 365 (nếu bạn dùng email của Outlook).

- Chọn Cho phép (Allow ) để chấp nhận yêu cầu truy cập từ BeeIQ CRM.
- Giao diện khi Associated email thành công sẽ như hình dưới, bạn có thể tạo
thêm chữ kí ở mục Signature và nhấn Submit để hoàn tất.
1.4.14. Thông báo
Để thiết lập nhận email thông báo, tại mục Thiết lập chọn Thông báo
chọn Email

1.4.15. KPI
KPI (Key Performance Indicator) là Chỉ số đánh giá thực hiện công
việc được sử dụng để theo dõi, đo lường, phân tích mức độ thực hiện các mục
tiêu công việc đã đề ra. Việc lựa chọn đúng KPI cần thiết phụ thuộc vào việc
hiểu được chính xác điều gì là quan trọng đối với tổ chức để đảm bảo thiết lập
các KPI phù hợp và nhất quán với định hướng phát triển của chính tổ chức đó.

Để thiết lập KPI cho doanh nghiệp mình:

- Vào Thiết lập chọn KPI chọn tiếp KPI chọn Add KPI.
- Nhập Tên, Mô tả và Tiêu chí KPI, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: Chúng tôi đã tạo sẵn một số tiêu chỉ mặc định để hỗ trợ bạn
trong việc tạo KPI cho doanh nghiệp mình.

1.4.16. Chỉ tiêu

Sau khi thiết lập KPI cho doanh nghiệp mình, bạn tạo Target (Mục
tiêu) để theo dõi mức độ hoàn thành của nhân viên hoặc phòng ban trong
công ty.

- Vào Thiết lập chọn KPI chọn Chỉ tiêu chọn Thêm chỉ tiêu
 - Nhập Tên Chỉ tiêu , chọn KPI tương ứng, chọn khoảng thời gian áp
dụng Chỉ tiêu, chọn nhân viên hoặc phòng ban có liên quan và thiết lập tiêu
chí đánh giá cụ thể, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.

1.4.17. Danh mục nhiệm vụ

Tương tự như Danh mục giao dịch, BeeIQ có mặc định một số danh
mục Nhiệm vụ và các màu dùng để phân biệt.Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể
linh hoạt xóa hoặc tự tạo các danh mục nhiệm vụ kèm theo màu sắc phù hợp
với các nhiệm vụ của hệ thống kinh doanh bên mình.

Để xóa các danh mục nhiệm vụ mặc định của BeeIQ, bạn trỏ chuột vào
danh mục đó, nhấn vào nút Xóa
 Danh mục Nhiệm vụ

► User management
Thêm danh mục

► Template

Tên danh muc I,

► Khách hàng ái..
Tên danh mục.. Thêm danh muc
► Giao dịch

► Email

Thông báo
Danh sách các danh mục Xoá
►
KPI Tên danh mục Mâu

► Telesales

w
Other settings

Tích hợp faeebook

Danh muc Nhiêm VI L'H

Webhook

Tích hợp các CRM Email

- Hộp thoại xác nhận xóa danh mục sẽ xuất hiện để chắc chắn bạn muốn xóa
danh mục này, nhấp Xóa để hoàn tất.

- Để tạo các danh mục mới, bạn chọn Thiết lập chọn Other settings chọn
Danh mục Nhiệm vụ, nhập tên và nhấn Thêm danh mục để hoàn thành.
 Lưu ý cho bài:

BeeIQ cho phép bạn sử dụng một tài khoản cá nhân để thiết
lập nhiều tài khoản Công ty. Sau khi Đăng nhập, bạn có thể
chọn Công ty bạn muốn sử dụng để tiếp tục làm việc.
 Bài 2: QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

A. Mục tiêu

Sau khi học xong bài, người học có khả năng:

- Thêm được khách hàng mới, Import, Export danh sách khách hàng

- Cập nhật, tìm kiếm, xóa thông tin của khách hàng

- Gửi SMS, Email, Gắn thẻ cho khchs hàng

B. Nội dung

Quản lý thông tin khách hàng là hoạt động thiết yếu nhưng cũng rất
khó triển khai thực sự hiệu quả và đơn giản cho mọi bộ phận.

Quản lý thông tin khách hàng luôn là một chủ đề nóng trong doanh
nghiệp. Không thể phủ nhận rằng, thông tin về khách hàng là một trong
những tài sản quý giá nhất mà một doanh nghiệp ngày nay có thể sở hữu. 

Thông thường, bộ phận kinh doanh và Marketing trong doanh nghiệp

có thể tích lũy được một lượng lớn dữ liệu về khách hàng. Với một phương
pháp hợp lý, lượng dữ liệu khổng lồ này có thể được tận dụng theo nhiều cách
và tạo ra một lượng doanh thu không hề nhỏ cho doanh nghiệp. 

Ngày nay, cùng với xu hướng kinh doanh tập trung vào khách hàng,
việc thu thập dữ liệu khách hàng tại Doanh nghiệp ngày càng được đẩy mạnh
và được hỗ trợ đắc lực bởi các ứng dụng công nghệ mới đến từ Google,
Facebook,...

Nhưng cũng chính lý do này, việc chọn lọc, phân tích và kiểm soát
thông tin khách hàng để chúng trở nên hữu ích với Doanh nghiệp trở thành
một bài toán gây đau đầu. Nhiều chủ Doanh nghiệp và các nhà quản lý đã tìm
đến sự giúp sức của phần mềm CRM.

2.1. Các thao tác chính trong quản lý thông tin khách hàng
2.1.1. Khách hàng là gì?
Khách hàng có thể là cá nhân hoặc công ty có liên quan đến công việc
kinh doanh, hoặc các ứng viên phỏng vấn, các nhân viên, hoặc các mối quan
hệ của doanh nghiệp bạn. Thông thường họ là những khách hàng, đối tác bạn
gặp tại các hội chợ, hội nghị hoặc từ danh sách khách hàng đang sử dụng dịch
vụ của bạn. Khách hàng trong BeeIQ bao gồm các thông tin cơ bản như: Tên,
Họ, Email, Số điện thoại, Chức danh, Website, Địa chỉ, Trường tùy chỉnh (với
Trường tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể thêm các thông tin khác cho phù hợp
với đặc điểm khách hàng của doanh nghiệp mình)

2.1.2. Thêm khách hàng

Việc thêm Khách hàng rất dễ dàng, bạn chỉ cần vào mục Contacts ở
thanh công cụ trái, chọn New Contacts

Sau đó nhập các thông tin khách hàng cần thiết và nhấn Save hoặc Save
and add another để tiếp tục thêm Khách hàng khác vào hệ thống BeeIQ.
 2.1.3. Import khách hàng (Nhập khách hàng)
Để nhập danh sách khách hàng bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn Contacts -> Import

Bước 2: Tải về mẫu thông tin khách hàng (cá nhân hoặc doanh nghiệp)
Bước 3: Upload dữ liệu thông tin khách hàng lên hệ thống

1. Chọn file chứa thông tin khách hàng

2. Chọn sheet chứa thông tin khách hàng

3. Chọn Next để sang bước tiếp theo

Bước 4: Chọn ánh xạ các cột tương ứng trên file excel (Mapping)
Bước 5: Optional

Bước 6: Rewiew
2.1.4. Export khách hàng
Để xuất danh sách khách hàng bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục Contacts, chọn Export khách hàng

Bước 2: Lựa chọn kiểu để xuất dữ liệu danh sách khách hàng
Lựa chọn kiểu xuất danh sách khách hàng:

- Kiểu xuất file tất cả

- Kiểu xuất file với bộ lọc hiện tại

- Lựa chọn tên file khi xuất danh sách khách hàng

- Lựa chọn trường để xuất dữ liệu khách hàng

2.2. Các công việc liên quan đến khách hàng
2.2.1. Xem danh sách khách hàng
CRM là hệ thống quản lý dịch vụ khách hàng, đây là một hệ thống rất
mạnh mẽ, nhưng hệ thống CRM chỉ có thể hoạt động nếu doanh nghiệp thu
thập được những thông tin dữ liệu khách hàng đầy đủ và hợp lý. Thông tin
khách hàng có thể lấy từ rất nhiều nguồn: từ báo cáo chính phủ, từ các hiệp
hội thương mại v.v.. Nhưng vào những thời điểm khác nhau, doanh nghiệp
cần những thông tin khách hàng thích hợp khác nhau.

Để vào trang khách hàng bạn kích chọn Contacts

Sau đó bạn có thể xem khách hàng theo 2 cách hiển thị sau:

Cách 1: Xem theo danh sách

Cách 2: Xem theo trạng thái

2.2.2. Cập nhật thông tin khách hàng

Khi bắt đầu công việc bán hàng, việc tìm kiếm và lưu trữ thông tin
Khách hàng là cần thiết. Hệ thống hỗ trợ người sử dụng cập nhật nhanh thông
tin Khách hàng vào CSDL hệ thống, lưu trữ thông tin Khách hàng với nhiều
thuộc tính, tạo thành một CSDL Khách hàng lớn.
 Để cập nhật thêm thông tin khách hàng, bạn kích chọn khách hàng cần
cập nhật thông tin

Sau đó nhấn EDIT ALL PROPERTIES

Sau khi cập nhật các thông tin cần thiết nhấn Save
 Hoặc có thể cập nhật nhanh một số thuộc tính bất kì bằng cách chọn
Cập nhật icon bên trái của thuộc tính đó để thực hiện cập nhật nhanh
2.2.3. Tìm kiếm thông tin khách hàng
Trong quá trình quản lý quan hệ với Khách hàng của mình, các đơn vị
sẽ có số lượng Khách hàng ngày càng gia tăng, do đó việc tìm kiếm chính xác
Khách hàng cần tìm để thực hiện các thao tác liên quan đến Khách hàng đó là
cần thiết và không thể không được sử dụng trong hệ thống.

Tính năng Lọc khách hàng của BeeIQ cho phép bạn tìm kiếm khách
hàng một cách dễ dàng. Để thực hiện tìm kiếm khách hàng mong muốn, bạn
nhấn chọn một trong các mục sau tại thanh Lọc khách hàng
Sau đó cung cấp thông tin tương ứng và nhấn Find để tìm kiếm

Ví dụ:

 Tìm kiếm khách hàng có ID bằng 4

Kết quả tìm kiếm trả về

 Tìm kiếm bằng tên khách hàng (Name)

 Tìm kiếm bằng địa chỉ Email của khách hàng (Email)

 Tìm kiếm bằng điện thoại (Phone) của khách hàng

  Tìm kiếm bằng chức danh (Title) của khách hàng

 Tương tự như vậy ta có thể tìm kiếm thông tin khách hàng bằng
Website, Tỉnh/Thành phố, Trường tùy chỉnh (Custom Fields),
Thông tin thêm (Background information),...
Ngoài ra, để thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong trường hợp danh sách liên
lạc của doanh nghiệp bạn quá nhiều, BeeIQ cho phép bạn lọc danh sách liên
lạc bằng tính năng Thay đổi hiển thị danh sách liên lạc.
 + Recently/Added: Khách hàng vừa thêm

+ All Contacts: Tất cả khách hàng

+ My Contacts: Khách hàng cá nhân

+ Contacts without tags: Cá nhân không được gắn thẻ

Bạn cũng có thể tìm kiếm và lọc danh sách liên lạc theo Thẻ đã gắn
bằng cách:

Tại mục Quản lý thẻ của trang Khách hàng -> nhấn chọn Thẻ bất kì
Khi đó hệ thống sẽ tự động lọc tất cả các thông tin khách hàng có gắn Thẻ đó.

2.2.4. Gửi email cho khách hàng

Phần mềm BeeIQ cho phép bạn gửi email Templates với nội dung đã
được tạo sẵn nhằm chăm sóc khách hàng như: email thông báo, quảng cáo,
khuyến mãi, quà tặng.. đến danh sách email khách hàng có sẵn.
 Để gửi email Templates đến hách hàng, bạn làm theo các bước sau:

- Tại trang Khách hàng, nhấp chọn các khách hàng cụ thể hoặc nhấp
chọn cả danh sách khách hàng và nhấn Gửi Email

- Chọn một trong các mẫu email đã tạo sẵn và nhấn SEND
2.2.5. Gửi SMS cho khách hàng
Không phải mất công gửi nội dung và gửi cả data khách hàng cho nhà
cung cấp bạn mới gửi được tin nhắn hàng loạt. Phần mềm Quản lý Khách
hàng AZ CRM cho phép bạn chủ động gửi các chiến dịch SMS marketing:
chọn khách hàng gửi, soạn mẫu tin nhắn, phần mềm tự động điền thông tin
khách hàng ( tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại) và bạn chỉ việc nhấn nút
Gửi khi bạn muốn. Phần mềm sẽ thống kê số tin nhắn gửi được và chi tiết tin
gửi tới khách nào thành công.

Tương tự như gửi Email Template, để gửi SMS Templates đến khách
hàng, bạn làm theo các bước sau:

- Nhấp chọn các khách hàng cụ thể hoặc nhấp chọn cả danh sách khách hàng
và nhấn Send SMS
- Chọn một trong các mẫu SMS đã tạo sẵn và nhấn Gửi

Lưu ý: Bạn cũng có thể gửi Email hoặc SMS templates tại trang thông tin chi
tiết của khách hàng -> chọn tên khách hàng cụ thể
2.2.6. Xóa thông tin khách hàng
Để xóa thông tin khách hàng không cần thiết, bạn làm như sau:

- Chọn các khách hàng cụ thể hoặc chọn cả danh sách khách hàng và nhấn
Delete
- Hộp thoại xác nhận xóa thông tin sẽ xuất hiện để chắc chắn rằng bạn muốn
xóa. Nhấp Delete để hoàn tất

2.2.7. Gắn thẻ vào thông tin khách hàng

Thẻ khách hàng là công cụ để doanh nghiệp quản lý khách hàng. Một
thẻ được gắn với một đối tượng khách hàng cụ thể. Thẻ khách hàng có thể
được tặng kèm đợt khuyến mại hoặc tặng cho khách hàng thân quen.
 Chức năng gắn thẻ (tag) phù hợp với từng khách hàng giúp phân loại
nhóm khách phù hợp theo quy trình sales và marketing của doanh nghiệp bạn.
Để gắn thẻ (tag) cho từng khách hàng bạn cần:

 Nhấp chọn các khách hàng cụ thể và chọn Gắn thẻ

 Đặt tên thẻ và nhấn Add để hoàn tất.

Lưu ý: Bạn có thể thêm nhiều thẻ cùng một lúc và có thể chọn Thẻ từ
danh sách các thẻ có sẵn.
 Lưu ý cho bài:

- Có 2 loại khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp, ứng với mỗi

loại khách hàng bạn sẽ tải mẫu tương ứng để điền thông tin cho
khách hàng

- Chỉ có owner/admin mới có quyền xuất file danh sách khách

hàng, member không có quyền sử dụng tính năng này.
 Bài 3: QUẢN LÝ NHIỆM VỤ

A. Mục tiêu

Sau khi học xong bài, người học có khả năng:

Quản lý phân chia công việc trên từng đối tượng Khách hàng/Giao
dịch/Ghi chú cụ thể để tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.

B. Nội dung

3.1. Tạo nhiệm vụ

3.1.1. Nhiệm vụ là gì?
Nhiệm vụ là một phần rất quan trọng của BeeIQ CRM, nó giúp người
quản lý phân chia công việc trên từng đối tượng Khách hàng/Giao dịch/Ghi
chú cụ thể, tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.

3.1.2. Tạo Nhiệm vụ

Có 2 cách để tạo nhiệm vụ

Cách 1: Chọn Tasks ở thanh công cụ trái -> chọn New task

Xuất hiện cửa sổ giao diện thêm nhiệm vụ

Nhập các thông tin cụ thể cho nhiệm vụ:

 Task content: Nhập nội dung cho trường mô tả nhiệm vụ (trường này
bắt buộc phải nhập dữ liệu)
 Group: Chọn nhóm nhiệm vụ

+ Nếu chọn nhóm nhiệm vụ là None có nghĩa là nhiệm vụ mới vừa tạo
sẽ không thuộc vào nhóm nhiệm vụ của tôi
 + Nếu chọn nhóm nhiệm vụ là Data Owner có nghĩa là nhiệm vụ mới
vừa tạo sẽ thuộc vào nhóm nhiệm vụ của tôi

 Assign to: Chọn người chịu trách nhiệm, bạn có thể chọn trong danh
sách hoặc gõ thêm vào
 Priority: Chọn mức ưu tiên

+ Nếu chọn Low: ưu tiên thấp

+ Nếu chọn Normal: ưu tiên trung bình
+ Nếu chọn High: ưu tiên cao
 When is it due: Thời hạn hoàn thành nhiệm vụ
 + Nếu chọn Custom: Hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu
+ Nếu chọn 15 mins: Hoàn thành nhiệm vụ trong 15 phút
+ Nếu chọn 30 mins: Hoàn thành nhiệm vụ trong 30 phút
+ Nếu chọn 1 hour: Hoàn thành nhiệm vụ trong 1 giờ
+ Nếu chọn 5 hours: Hoàn thành nhiệm vụ trong 5 giờ
+ Nếu chọn 24 hours: Hoàn thành nhiệm vụ trong 24 giờ
 Categogy: Chọn danh mục

+ Nếu chọn None: Nhiệm vụ vừa tạo không thuộc danh mục nào
+ Nếu chọn Call: Nhiệm vụ vừa tạo thuộc danh mục gọi điện thoại
+ Nếu chọn Demo: Nhiệm vụ vừa tạo thuộc danh mục giới thiệu
 + Nếu chọn Email: Nhiệm vụ vừa tạo thuộc danh mục gửi email
+ Nếu chọn Fax: Nhiệm vụ vừa tạo thuộc danh mục phải chuyển Fax
+ Nếu chọn Follow-up: Nhiệm vụ vừa tạo thuộc danh mục phải theo sát
 Related to: Có quan hệ với

+ Nếu chọn Contact: Nhiệm vụ vừa tạo có mối quan hệ do tiếp xúc trực
tiếp
+ Nếu chọn Account: Nhiệm vụ vừa tạo có mối quan hệ trong danh
sách tài khoản
+ Nếu chọn Lead: Nhiệm vụ vừa tạo có mối quan hệ chỉ định
 Attach file: Đích kèm tệp
  Permissions: Lựa chọn ai có thể xem được nhiệm vụ này

+ Everyone: Tất cả mọi người

+ Just me: Chỉ mình tôi

+ Me, plus this group...: Tôi, cùng đội nhóm

+ Me, plus these people...: Tôi, và một số người

Sau khi nhập các thông tin cụ thể cho nhiệm vụ -> nhấn chọn Save
Cách 2: Chọn Accounts ở thanh công cụ trái -> Chọn khách hàng cần tạo
nhiệm vụ

Sau khi vào trang thông tin chi tiết của khách hàng đó -> chọn Tasks->
chọn Add task
 Sau đó nhập các thông tin cụ thể cho nhiệm vụ giống như ở cách 1.

Lưu ý: Khi tạo Nhiệm vụ, cần chú ý chọn When is it due (Thời hạn) và
Assign to (Nhân viên chịu trách nhiệm) để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện
đúng tiến độ. Nhân viên được giao nhiệm vụ sẽ nhận được email về nội dung
công việc được giao. Ngoài ra, khi Nhiệm vụ gần hết hạn, BeeIQ sẽ tự động
gửi thông báo nhắc nhở nhân viên theo các mốc thời gian: trước 15 phút, 10
phút, 5 phút và đúng thời gian hết hạn.

Thông báo sẽ hiển thị như hình minh họa:

3.2. Xem danh sách nhiệm vụ
Tại trang Nhiệm vụ, ta có thể thay đổi trạng thái hiển thị của danh sách
nhiêm vụ bằng cách nhấp chuột chọn trạng thái hiển thị danh sách như sau:

 Hiển thị theo danh sách nhiệm vụ chọn List view, khi đó màn hình hiển
thị danh sách nhiệm vụ theo từng dòng bản ghi
 Hiển thị danh sách nhiệm vụ xem theo dạng lịch -> chọn Calendar view

 Hiển thị danh sách nhiệm vụ theo trạng thái -> chọn Kanban view
Khi đó màn hình hiển thị được chia làm 4 cột:

+ To do: Những nhiệm vụ phải làm

+ Doing: Những nhiệm vụ đang tiến hành

+ Done: Những nhiệm vụ đã hoàn thành

+ Deferred: Những nhiệm vụ hoãn lại

3.3. Lọc danh sách nhiệm vụ

Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong trường hợp danh sách nhiệm vụ của
bạn quá nhiều, BeeIQ cho phép lọc danh sách nhiệm vụ bằng tính năng Thay
đổi hiển thị danh sách nhiệm vụ theo Trạng thái
+ All Pending Tasks:Tất cả những nhiệm vụ đang chờ xử lý

+ My Tasks: Nhiệm vụ của tôi

+ My Pending Tasks: Nhiệm vụ đang chờ xử lý của tôi

+ To do: Những nhiệm vụ phải làm

+ Doing: Những nhiệm vụ đang tiến hành

+ Done: Những nhiệm vụ đã hoàn thành

+ Deferred: Những nhiệm vụ hoãn lại

3.4. Cập nhập thông tin nhiệm vụ

Để cập nhật thông tin về nhiệm vụ đã tạo, bạn trỏ chuột vào nhiệm vụ
đó, nhấn vào nút Edit để chỉnh sửa hoặc thêm thông tin cần thiết.
 Sau khi cập nhập xong, nhấn nút Save để lưu thay đổi

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấn nút View để vào trang thông tin chi tiết
của Nhiệm vụ
 Sau đó nhấn chọn Cập nhật tất cả các thuộc tính để thêm hoặc chỉnh
sửa thông tin về nhiệm vụ.

Hoặc bạn có thể cập nhật nhanh bằng cách chọn cập nhật icon bên trái
thuộc tính mà bạn muốn sửa.
3.5. Xóa nhiệm vụ
Chọn nhiệm vụ cần xóa -> chọn Edit

Sau đó nhấn nút Delete ở góc phải màn hình

 Hộp thoại xác nhận xóa nhiệm vụ sẽ xuất hiện để chắc chắn rằng bạn
muốn xóa. Nhấp Delete để hoàn tất.

3.6. Thay đổi trạng thái nhiệm vụ

BeeIQ cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc của từng Nhiệm vụ
bằng tính năng Thay đổi trạng thái Nhiệm vụ.
Có 2 cách để thay đổi trạng thái nhiệm vụ:

Cách 1:

- Tại trang danh sách nhiệm vụ, nhấp chọn Nhiệm vụ cần thay đổi, Sau đó
chọn trạng thái tương ứng

- Hộp thoại xác nhận hoàn thành nhiệm vụ sẽ xuất hiện để chắc chắn bạn đã
hoàn thành nhiệm vụ đó
- Nhấn chọn Complete để hoàn tất thay đổi.

Cách 2:

Chọn nhiệm vụ cần thay đổi trạng thái -> chọn Edit

Chọn trạng thái tương ứng của Nhiệm vụ từ menu Status -> Sau đó nhấn Save
 Lưu ý cho bài:

- Khi tạo Nhiệm vụ, cần chú ý chọn When is it due (Thời hạn hoàn
thành) và Assign to (Nhân viên chịu trách nhiệm nhiệm vụ đó) để
đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện đúng tiến độ.

- Nhân viên được giao nhiệm vụ sẽ nhận được email về nội dung
công việc được giao.

- Khi Nhiệm vụ gần hết hạn, BeeIQ sẽ tự động gửi thông báo nhắc
nhở nhân viên theo các mốc thời gian: trước 15 phút, 10 phút, 5
phút và đúng thời gian hết hạn.
 BÀI 4: QUẢN LÝ GIAO DỊCH

A. Mục tiêu

Sau khi học xong bài, người học có khả năng:

- Tạo được các giao dịch, xem danh sách giao dịch

- Cập nhật được các giao dịch, xóa giao dịch và thay đổi được trạng thái của
giao dịch

B. Nội dung

4.1. Tạo giao dịch

4.1.1. Khái niêm giao dịch
Nếu hai bên cam kết trao đổi đã đàm phán và đạt được một thỏa thuận,
thì ta nói một vụ giao dịch (giao dịch kinh doanh) đã xảy ra. Giao dịch chính
là đơn vị cơ bản của trao đổi. Một giao dịch kinh doanh là một vụ buôn bán
các giá trị giữa hai bên.
Một giao dịch kinh doanh liên quan đến ít nhất hai vật có giá trị, những
điều kiện được thỏa thuận, một thời điểm thích hợp, một nơi chốn phù hợp.
Thường có một hệ thống pháp lý phát sinh để hỗ trợ và ràng buộc các bên
giao dịch phải làm đúng theo cam kết.
Sự giao dịch khác với sự chuyển giao (transfer). Trong một vụ chuyển
giao, A đưa X cho B nhưng không nhận lại điều gì rõ rệt. Khi A cho B một
món quà, một sự trợ giúp hay một sự phân phối từ thiện thì ta gọi đó là sự
chuyển giao chứ không phải là giao dịch kinh doanh.
Đối tượng nghiên cứu của marketing chỉ giới hạn chủ yếu trong khái
niệm trao đổi chứ không phải chuyển giao. Tuy nhiên, hành vi chuyển giao
cũng có thể hiểu qua quan điểm trao đổi. Người chuyển giao đưa ra một sản
phẩm với hy vọng có được một số điều lợi nào đó, như thiện cảm, giảm bớt
cảm xúc tội lỗi hoặc thấy được một hành vi tốt đẹp từ người nhận chuyển
giao.
Theo nghĩa rộng, người làm marketing tìm cách làm phát sinh sự đáp
ứng trước một số cống hiến và sự đáp ứng ấy không chỉ là mua hay bán theo
nghĩa hẹp. Marketing bao gồm những hoạt động được thực hiện nhằm gợi mở
một đáp ứng cần thiết của phía đối tượng trước một số vật thể. Trong chương
trình này chúng ta giới hạn khái niệm marketing cho các hoạt động giao dịch
kinh doanh mà không đề cập đến trao đổi với nghĩa rộng hơn, như các hoạt
động chuyển giao là đối tượng của marketing phi kinh doanh.
Với mỗi hợp đồng với các đối tác, bạn có thể tạo ra một Giao dịch với
Khách hàng đó. Giao dịch có thể liên quan đến cá nhân hoặc công ty. Giao
dịch giúp bạn quản lý lịch sử và theo dõi được trạng thái của từng hợp đồng,
giúp bạn đưa ra các quyết định phù hợp để tăng cường khả năng làm việc của
nhân viên cũng như đưa ra các hoạch định kinh doanh và chiến lược chăm sóc
khách hàng hiệu quả.

4.1.2. Tạo giao dịch

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, ta sẽ chọn nhấn vào mục giao dịch ở
cửa sổ menu bên trái, ta sẽ được màn hình giao diện của giao dịch như sau:

Nhấn vào memu giao

dịch ở đây

Để tạo ra giao dịch mới trong phần mềm quản lý thông tin khách hàng
BeeIQ CRM, ta có 2 cách:

Cách 1: Bạn chọn Giao dịch ở thanh công cụ trái, chọn Thêm giao dịch.
 Bước 2 nhấn
Bước 1 nhấn vào Tạo giao dịch
giao dịch

Nhập các thông tin cụ thể liên quan đến Giao dịch đó và nhấn Lưu để
hoàn tất.

Cửa sổ thêm giao dịch xuất hiện tại đây ta tiến hành nhập các thông tin
cần thiết cho giao dịch cần tạo. Trong đó:

- Tên giao dịch (bắt buộc phải có): Là tên do chúng ta đặt để mô tả
hay tên để ta dễ nhớ và biết giao dịch này liên quan đến nội dung gì.

- Khách hàng ( bắt buộc phải có): Tại mục khách hàng ta chọn khách
hàng cần giao dịch.
 Trước hết ta phải chọn loại khách hàng gồm 1 trong 3 nhóm:

Contact: Là khách hàng nằm trong danh bạ đã được tạo trước đó.

Account: Là tài khoản của một thành viên nào đó đã được tạo.

Leads: Là tên nhóm.

Sau khi đã chọn được nhóm khách hàng của giao dịch ta nhấn vào mũi
tên đi xuống để chọn khách hàng trong nhóm tương ứng cần thực hiện giao
dịch.

- Chọn trạng thái giao dịch:

Trạng thái giao dịch cho ta biết tình trạng giao dịch, từ đó ta có phương
án cụ thể và kịp thời để đạt mục tiêu phù hợp. Nếu không biết rõ trạng thái
giao dịch ta có thể sẽ thực hiện các chiến lược sai lầm, gây ảnh hưởng đến
mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Để chọn trạng thái cho giao dịch, ta ấn vào mũi tên đi xuống ở mục
trạng thái và chọn trạng thái cho giao dịch muốn tạo. Trong đó:

Lead: Đang được hướng dẫn

Contacted: Đã kết nối

Qualified: Đủ điều kiện

 Proposal made: Có đề xuất

Won: Đã hoàn thành

Lost: Thất bại

Tùy thuộc trạng thái hiện tại của giao dịch mà ta muốn tạo mà ta chọn
trạng thái cho phù hợp. Lựa chọn trạng thái phù hợp cho phép ta đánh giá
được khả năng của giao dịch đó, qua đó có thể xác định mối quan hệ với
khách hàng, lựa chọn khách hàng tiềm năng hay xác định các thông tin về sở
thích mua sắm cũng như các thông tin khác của khách hàng. Từ những thông
tin này sẽ giúp cho ta đưa ra mục tiêu marketing cho phù hợp.

Để thay đổi hay đánh giá trạng thái giao dịch cho phù hợp ta có thể vào
mục Thiết lập danh mục và chọn Cấu hình giao dịch:

Xác suất Màu sắc trạng

trạng thái thái muốn
Tên trạng thái muốn thêm thêm
muốn thêm

Thêm trạng thái

Để thêm một trạng thái ta gõ tên trạng thái muốn thêm, chọn màu sắc
cho trạng thái muốn thêm, chọn xác suất(%) cho trạng thái muốn thêm rồi ấn
Thêm trạng thái

- Chọn trị giá giao dịch:

 Trị giá giao dịch: Là giá trị của giao dịch mà ta muốn tạo. Nó được
đánh giá bằng tiền. Những giao dịch nào không được định giá bằng tiền thì ta
có thể bỏ qua mục này.

Để chọn trị giá cho giao dịch cần tạo ta ấn vào mũi tên đi xuống và
chọn loại đơn vị tiền tệ phù hợp. Sau đó gõ số tiền vào khung bên cạnh.

Ghi giá trị tiền

vào ô này

Nhấn vào đây

để mở danh
mục tiền tệ

Chọn đơn vị tiền

tệ phù hợp

- Chọn gói: Giao dịch cần tạo có thể là trong một nhóm giao dịch nào
đó đã được tạo ra trước đó hoặc chỉ là một giao dịch đơn lẻ. Nếu giao dịch
cần tạo trong một nhóm đã có sẵn thì ta chỉ cần gõ tên nhóm giao dịch đó, nếu
không muốn cho giao dịch cần tạo vào nhóm nào thì ta có thể bỏ qua mục
này.

- Chọn danh mục: Ta lựa chọn danh mục cho giao dịch để xác định
giao dịch này là loại giao dịch nào. Ngoài ra ta có thể đánh dấu loại giao dịch
bằng màu sắc để dễ dàng nhận ra loại giao dịch đó.

Để chọn danh mục cho giao dịch cần tạo, ta ấn vào mũi tên đi xuống để
chọn loại giao dịch thuộc danh mục nào.
 Nếu trong các danh mục có sẵn không có loại danh mục ta cần hoặc ta
muốn thay đôi màu sắc của giao dịch thuộc danh mục đó ta ấn vào thiết lập
danh mục:

Ghi tên danh Thêm danh

mục mới muốn Màu sắc của danh mục
thêm mục mới muốn thêm

Sửa màu sắc

Sửa tên danh mục danh mục

Để thay đổi tên của danh mục đó ta có thể bôi đen và sửa tên của loại
danh mục tương ứng. Ngoài ra muốn thay đổi màu sắc của loại danh mục đó
ta có thể ấn vào ô màu sắc rồi chọn lại màu sắc cho phù hợp.

Nếu muốn thêm một danh mục mới ta gõ tên danh mục mới vào ô Tên
danh mục, rồi chọn màu sắc phù hợp sau đó ấn vào ô Thêm danh mục

- Chọn mô tả: Trường mô tả để ta ghi thông tin về giao dịch Thông tin
mô tả giúp cho người quản lý biết tính chất và đặc điểm của giao dịch này.
Trong đó có thể bao gồm các ghi chú quan trong về khách hang của giao dịch,
tên giao dịch hay các giao dịch lien quan. Từ đó nhà quản lý có cách thức
quản lý giao dịch này cho phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp.

Trường mô tả cho phép ta ghi chú giống như cách ta soạn thảo văn bản
trong Word, nghĩa là ta có thể đánh đề mục, chọn căn chỉnh văn bản và màu
sắc cho văn bản, kiểu chữ cho văn bản.

Phần căn chỉnh văn bản

Phần soạn thảo văn bản

- Chọn trường người quản lý giao dịch:

Chọn người quản lý và nhóm quản lý cho giao dịch cần tạo. Việc chọn
người quản lý giao dịch sẽ giúp cho các nhân viên biết trách nhiệm của mình
trong giao dịch đó, các đối tác mà mình có thể liên hệ để tham khảo trong quá
trình thực hiện giao dịch này. Việc chọn người quản lý giao dịch cũng giúp
cho nhà quản lý quy trách nhiệm cho cá nhân cụ thể trong thực hiện giao dich
giúp cho cá nhân thực hiện có sự nỗ lực và cố gắng để hoàn thành giao dịch.

Chọn tên người quản lý giao dịch

Chọn nhóm quản lý giao dịch

- User: Tên người quản lý giao dịch, Tại đây ta ấn vào mũi tên đi xuống để
chọn người quản lý giao dịch trong danh sách các nhân viên.

- Groups: Chọn nhóm quản lý giao dịch. Giao dịch có thể do một nhân viên
hoặc một nhóm quản lý. Nếu giao dịch không cần nhóm quản lý thì không
chọn nhóm.

- Chọn trường đính kèm:

 Trường đính kèm cho phép người quản lý đính kèm các file dữ liệu liên
quan đén giao dịch, điều này sẽ giúp cho nhà quản lý cũng như những người
thực hiện dễ dàng kiểm tra, tham khảo trong quá trình thực hiện giao dịch. Để
đính kèm file vào trường đính kèm. Ta ấn vào mục Choose Files sau đó chọn
đường dẫn đến file muốn đính kèm trong máy tính của mình rồi chọn file cần
đính kèm sau đó chọn Open.

Chọn đường dẫn đến

file cần đính kèm Nhấn chọn file đính kèm
(1) (2)

Nhấn để chọn file đính kèm

Sau khi đính kèm File, ta sẽ được màn hình giao dịch sau:
 Lưu ý: Việc đầu tiên khi tạo Giao dịch là chọn Khách hàng, có thể là
cá nhân hoặc công ty. Tiếp theo là tên, nội dung của Giao dịch, giá cả, ngày
hết hạn hợp đồng và nhân viên phụ trách Giao dịch đó. Bạn có thể chia sẻ
thông tin Giao dịch này cho tất cả nhân viên hoặc với một vài nhân viên và
nhóm tham gia vào quá trình thực hiện Giao dịch. Điều này tạo sự linh hoạt
khi có nhiều người cùng làm việc nhóm, nhưng vẫn không mất đi tính bảo mật
của thông tin hợp đồng hoặc dự án. Bạn cũng nên đặt category cho mỗi Giao
dịch, kèm theo màu sắc phù hợp để dễ dàng cho việc phân loại sau này.

Cách 2: Bạn chọn khách hàng cần tạo Giao dịch, vào trang thông tin
chi tiết của khách hàng đó, nhấn chọn Tạo mới một giao dịch , nhập các
thông tin cụ thể, sau đó nhấn Lưu.
 Chọn danh sách khách
hàng Chọn khách hàng

Tạo giao dịch mới với khách hàng

này

Sau khi điền xong

thông tin giao dịch thì
ấn để lưu
4.2. Xem danh sách Giao dịch
Để xem danh sách các giao dịch đã thực hiện, ta làm như sau:

Chọn Menu Giao dịch tại khung menu trái, sau đó ta chọn 2 thông tin
hiển thị giao dịch tại cửa sổ drop down:

- Chọn đơn vị tiền tệ mà các giao dịch đó thực hiện:

Chọn đơn vị tiền tệ

mà giao dịch cần
hiển thị thực hiện

Đơn vị tiền tệ là từ viết tắt của các đồng tiền theo quy định quốc tế. Lựa
chọn đơn vị tiền tệ nào thì bảng danh mục giao dịch sẽ chỉ hiển thị các giao
dịch được thực hiện bằng đơn vị tiền tệ đó. Các giao dịch bằng đơn vị tiền tệ
khác sẽ không được hiển thị
 Chọn Drop
Down cách xem
danh sách giao
dịch

Chọn trạng thái tương ứng để hiển thị danh sách giao dịch. Bạn có thể
xem Giao dịch theo 3 cách hiển thị sau:

- Xem theo danh sách giao dịch

Chọn xem theo danh sách

Khi xem theo danh sách thì mỗi giao dịch được hiển thị chi tiết thông
tin bao gồm:

+ Số thứ tự của giao dịch: Số thứ tự của giao dịch được xắp xếp theo
trình tự thời gian giao dịch được tạo
 Số thứ tự của giao
dịch

+ Tên giao dịch

Tên giao dịch

+ Tên khách hàng

Tên khách hàng

+ Trị giá của giao dịch: Trị giá của giao dịch được hiển thị bao gồm cả
đơn vị tiền tệ đã được lập trước đó.

Trị giá của giao dịch

+ Tên khách hàng/ công ty liên quan

Tên khách hàng/ công ty liên

quan đến gia dịch

+ Tên người thực hiện, nhóm của người thực hiện.

 Tên người và nhóm
thực hiện giao dịch này

Trong đó ta có thể chọn thêm một số tùy chọn hiển thị các giao dịch
bao gồm:

Số lượng giao dịch muốn hiển thị: Để hiển thị số lượng giao dịch muốn
xem ta ấn vào mũi tên drop down và chọn số lượng giao dịch muốn hiển thị.
Màn hình hiển thị này cũng cho ta biết tổng số giao dịch hiện có để ta tiện
theo dõi và giám sát. Phần mềm cho ta 4 lựa chọn số lượng giao dịch hiển thị
trên 1 trang là 20; 50; 100; 250 giao dịch

Nhấn vào để hiện

danh sách

Chọn số giao dịch muốn

hiển thị trên 1 trang

Tổng số giao dịch hiện có

- Xem theo trạng thái giao dịch: Xem theo trạng thái giao dịch giúp
chúng ta có thể dễ dàng quan sát và đánh giá tổng thể các giao dịch. Các giao
dịch được chia thành từng cột tùy theo trạng thái của giao dịch đó.
 Chọn xem theo trạng thái

Trên màn hình ta sẽ xem được các thông tin liên quan đến quản lý giao
dịch bao gồm:

+ Các nhóm trạng thái giao dịch được tạo: Các nhóm trạng thái được
hiển thị trên các cột khác nhau với màu sắc đã được đặt trước giúp nhà quản
lý dễ dàng đánh giá tình hình các giao dịch của doanh nghiệp

Các nhóm trạng thái giao

dịch trên từng cột

+ Tên của trạng thái giao dịch và số lượng giao dịch của trạng thái đó

Tên của trạng thái giao

dịch

Số lượng giao dịch có

trạng thái đó
 + Tổng giá trị của các giao dịch có trạng thái đó

Tổng giá trị của

các giao dịch có
trạng thái này

+ Thông tin của từng giao dịch bao gồm: Số thứ tự giao dịch, Tên giao
dịch; giá trị giao dịch kèm đơn vị tiền tệ thực hiện của giao dịch và tên tài
khoản thực hiện giao dịch đó.

Số thứ tự của giao dịch

Tên giao dịch

Tên khách hàng

Giá trị của giao dịch

Tên tài khoản thực hiện giao

dịch
- Xem theo dòng thời gian: Chế độ xem danh sách giao dịch theo dòng
thời gian cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi, tìm kiếm giao dịch. Để xem
danh sách giao dịch theo dòng thời gian ta ấn vào mũi tên drop down chọn
Xem theo dòng thời gian
 Chọn xem theo dòng
thời gian

Trên màn hình danh sách giao dịch theo dòng thời gian, các giao dịch
được hiển thị theo cột. Các giao dịch được hiển thị bao gồm thứ tự của giao
dịch, tên giao dịch, tên khách hàng và giá trị của giao dịch.

Số thứ tự của giao dịch

Tên giao dịch

Tên khách hàng

Giá trị của giao dịch

 Ngoài ra cửa sổ xem danh sách giao dịch theo dòng thời gian còn cho
ta biết thông tin về ngày giờ hiện tại, tổng số giao dịch đã được thực hiện và
tổng giá trị các giao dịch đã được thực hiện.

Ngày tháng năm

hiện tại

Tổng số giao dịch đã

được thực hiện

Tổng giá trị của các

giao dịch đã được
thực hiện

Ngoài ra, ta có thể xem danh sách giao dịch theo dòng thời gian
theo một số tùy chọn nhất định như:

+ Xem theo trạng thái của giao dịch: Ta ấn vào mũi tên drop down để
chọn trạng thái giao dịch muốn hiển thị. Lúc này màn hình sẽ hiển thị tất cả
các giao dịch có trạng thái mà ta đã chọn và hiển thị theo thời gian với các
giao dịch mới thực hiện nhất sẽ nằm ở trên còn các giao dịch cũ hơn sẽ nằm
bên dưới.

Ấn vào mũi tên

drop down

Chọn loại trạng thái

giao dịch muỗn hiển
thị
 Ngoài ta ta có thể chọn hiển thị giao dịch theo danh mục bằng cách
chọn loại danh mục trong mục Danh mục.

Ta cũng có thể tìm kiếm giao dịch theo tên bằng cách gõ tên giao dịch
muốn tìm vào khung tìm kiếm

Ấn để chọn loại trạng thái Nhập tên giao dịch muốn tìm
theo danh mục vào khung tìm kiếm

4.3. Cập nhật giao dịch

Trong quá trình thực hiện giao dịch, trạng thái của giao dịch sẽ thay đổi
theo thời gian và tiến độ thực hiện công việc hoặc do sai sót trong quá trình
nhập thông tin giao dịch khiến cho các thông tin của giao dịch đó không chính
xác sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quản lý giao dịch, đồng thời cũng làm
cho việc hoạch định các chiến lược Marketing gặp khó khăn và ra các quyết
định sai lầm. Do đó việc cập nhật thông tin và trạng thái giao dịch có ý nghĩa
quan trọng. Nó đảm bảo cho quá trình quản lý giao dịch luôn kịp thời và dảm
bảo cho việc ra quyết định Marketing của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.

Để chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin Giao dịch, tại trang Giao dịch, ta
kích chọn Giao dịch cần chỉnh sửa và cập nhật.
 Click để chọn giao dịch cần cập nhật hay
chỉnh sửa

Sau khi click chọn giao dịch cần cập nhật ta được màn hình thông tin
giao dịch:
 Trang cập nhật thông tin giao dịch cho ta biết các thông tin chi tiết của
giao dịch bao gồm:

+ Trạng thái hiện tại của giao dịch

Tên của giao dịch

Trạng thái hiện tại của giao dịch

 + Số thứ tự của giao dịch

+ Người quản lý của giao dịch và nhóm quản lý giao dịch

+ Người tạo giao dịch

+ Trạng thái của giao dịch

+ Xác suất thành công của giao dịch: xác suất thành công phụ thuộc
vào trạng thái hiện tại của giao dịch.

+ Doanh thu ước lượng: Là doanh thu sẽ thu về trong giao dịch đó. Giá
trị doanh thu ước lượng phụ thuộc vào xác suất thành công của giao dịch đó.
 + Ngày kết thúc giao dịch: Là ngày dự kiến mà giao dịch được hoàn
thành.

+ Tên của giao dịch.

+ Tên của khách hàng của giao dịch.

+ Trị giá của giao dịch: Giá trị giao dịch do ta nhập từ trước.

+ Gói: Thể hiện thông tin về gói giao dịch.

+ Mô tả: Thông tin mô tả giao dịch đã được điền trước đó.

+ Danh mục: là mục chứa giao dịch mà đã được chọn trước đó.

+ Khách hàng liên quan: Tên khách hàng, nhóm khách hàng liên quan
đến giao dịch đã được tạo trước đó.

+ Ngày tạo: Là ngày mà giao dịch đã được khởi tạo.

+ Chia sẻ: Lựa chọn chia sẻ thông tin giao dịch đã được chọn khi tạo
giao dịch.

Ngoài ra, trang cập nhật thông tin giao dịch còn cho ta biết một số
thông tin liên quan đến giao dịch nữa bao gồm:
 + Lịch sử cập nhật giao dịch: bao gồm các thông tin về người thay đổi
thông tin giao dịch, giá trị thông tin thay đổi, giờ và ngày thay đổi thông tin
giao dịch

+ Thông tin tập tin đính kèm của giao dịch: Thể hiện tên và số lượng
của tập tin đính kèm với thông tin giao dịch.

+ Ghi chú: bao gồm thông tin ghi chú và số lượng ghi chú liên quan
đến giao dịch đó.

+ Nhiệm vụ: Thông tin nhiệm vụ của giao dịch đó.

Để chỉnh sửa hoặc cập nhật một thông tin nào đó của giao dịch, ta đưa
con trỏ chuột đến thông tin cần chỉnh sửa. Khi xuất hiện biểu tượng thì ấn
vào đó. Khi đó mà hình chỉnh sửa thông tin sẽ hiện ra các giá trị mà ta có thể
lựa chọn để thay đổi thông tin đó của giao dịch. Sau khi đã lựa chọn được
thông tin thay đổi thì ta ấn vào biểu tượng để lưu thông tin cần thay đổi.
Nếu không muốn lưu thông tin vừa thay đổi thì ta ấn vào biểu tượng để
hủy quá trình cập nhật thông tin giao dịch, khi đó thông tin ta vừa chỉnh sửa
sẽ không được lưu lại.

Nhấn để cập nhật từng thuộc tính

Khi đã lựa chọn thay đổi thông tin giao dịch, ta sẽ đợi cho hệ thống
load thông tin cho đến khi xuất hiện thông báo Cập nhật thành công là thay
đổi thông tin giao dịch đã được tiến hành và lưu lại thành công.
 Ngoài ra ta có thể lựa chọn cập nhật tất cả các thuộc tính của giao dịch
bằng cách nhấn vào biểu tượng bên cạnh dòng Cập nhật tất cả các thuộc
tính. Trong màn hình thuộc tính của giao dịch, ta thay đổi các thuộc tính của
giao dịch cần thay đổi rồi ấn Lưu

4.4. Xóa giao dịch

Trong quá trình quản lý giao dịch, có thể do sai sót trong quá trình tạo
giao dịch mà người quản lý đã tạo ra giao dịch sai, không đúng thì ta phải tiến
hành xóa giao dịch.

Để xóa giao dịch, ta cần chọn giao dịch muốn xóa đi, sau đó ấn vào
Cập nhật tất cả các thuộc tính.
 Tại cửa sổ cập nhật tất cả các thông tin, ta ấn vào biểu tượng để thực
hiện xóa giao dịch. Khi đó cửa sổ Xóa giao dịch xuất hiện để yêu cầu ta xác
nhận thao tác xóa giao dịch.

Nếu chắc chắn xóa giao dịch đó thì ta ấn vào biểu tượng Xóa, còn nếu
không muốn xóa thì ấn vào Hủy.

4.5. Thay đổi trạng thái giao dịch

Trạng thái của giao dịch là tình trạng giao dịch tại thời điểm hiện tại.
Nó thể hiện cho ta biết quá trình thực hiện giao dịch đang ở trong giai đoạn
nào. Căn cứ vào tình trạng giao dịch và thời gian thì người quản lý giao dịch
có thể đánh giá được khả năng thành công hay thất bại của giao dịch. Từ đó
có thể đề ra các chiến lược Marketing phù hợp. Để thay đổi trạng thái của
giao dịch ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

+ Nhấn chọn vào tên trạng thái trên thanh biểu đồ trạng thái của giao
dịch:
Nhấn chọn trạng thái mới của
giao dịch

+ Nhấn chọn thay đổi trạng thái thông tin trong phần thông tin của giao
dịch, sau đó chọn trạng thái mới cho giao dịch rồi nhấn biểu tượng để cập
nhật thông tin mới cho giao dịch
Chọn trạng thái mới
cho giao dịch

+ Ta có thể nhấn chuột vào mục cập nhật tất cả các thuộc tính để tiến
hành cập nhật tất cả các thông tin thuộc tính cho giao dịch bao gồm cả trạng
thái của giao dịch:
 Sau khi chỉnh sửa và thêm các thông tin cần thiết cho giao dịch, ta nhấn
vào biểu tượng để cập nhật thông tin cho giao dịch. Hoặc nếu các thông
tin thay đổi chưa chính xác và ta muốn chỉnh sửa lại từ đầu hoặc không muốn
thay đổi thông tin giao dịch thì ta ấn vào biểu tượng để hủy thay đổi
thông tin của giao dịch.

Nếu ta lựa chọn lưu thông tin thay đổi thì sau khi ấn biểu tượng
ta cần đợi cho đến lúc có thông báo đã cập nhật thông tin thay đổi thì mới
hoàn thành.

Lưu ý cho bài:

Việc đầu tiên khi tạo Giao dịch là chọn Khách hàng, có thể là cá nhân
hoặc công ty. Tiếp theo là tên, nội dung của Giao dịch, giá cả, ngày
hết hạn hợp đồng và nhân viên phụ trách Giao dịch đó. Bạn có thể
chia sẻ thông tin Giao dịch này cho tất cả nhân viên hoặc với một vài
nhân viên và nhóm tham gia vào quá trình thực hiện Giao dịch. Điều
này tạo sự linh hoạt khi có nhiều người cùng làm việc nhóm, nhưng
vẫn không mất đi tính bảo mật của thông tin hợp đồng hoặc dự án.
Bạn cũng nên đặt category cho mỗi Giao dịch, kèm theo màu sắc phù
hợp để dễ dàng cho việc phân loại sau này.
 Bài 5: QUẢN LÝ BÁO CÁO

A. Mục tiêu

Sau khi học xong bài, người học có khả năng:

- Quản lý được các báo cáo của nhân viên

- Xem được các báo theo khách hàng, nhóm, giao dịch

B. Nội dung

Báo cáo là bản mô tả tình trạng công việc: kết quả hoặc quá trình thực
hiện của một cá nhân hay một nhóm, nhằm giúp đồng nghiệp, cấp trên hiểu
được thực sự mình đã làm được điều gì, điều gì đã xảy ra.

Tại sao cần có báo cáo?

Đối với tổ chức: đó là hồ sơ lưu lại để ghi nhớ các hoạt động của những
người trong tổ chức.

Đối với người đọc: hiểu được hoạt động của tổ chức, kiểm soát được
hoạt động của tổ chức và có thể đưa ra các phản ứng hợp lý.

Đối với người viết: tự mình nhìn nhận lại các hoạt động của cá nhân và
tổ chức mình đã làm, đào sâu suy nghĩ về các hành động đó để có nhận thức
sâu hơn về quá trình thực hiện và kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của mình hơn nữa trong tương lai.

Những yếu tố cơ bản của báo cáo

5W2H: Why, What, When, Where, Who, How, How much

Hoặc có thể rút ngắn thành 3W1H: Why, What, When, How
Ví dụ: Trong 1 tuần làm 1 trang web thương mại điện tử thì có ok hay
không?
Why:
 Tại sao cần phải làm công việc này? VD. Đơn giản đó là
yêu cầu của sếp giao cho bạn.
 Công việc có ý nghĩa như thế nào đối với bạn và công ty
bạn?
 Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
 Tại sao không diễn ra như đúng dự kiến?
  Tại sao những điều ta đưa ra là đúng?
 Tại sao có nhiều người truy cập? ...
Từ đó bạn sẽ xác định được mục tiêu giúp bạn chú trọng đến trọng tâm
và giúp cho công việc hiệu quả hơn.
What:
 Định nghĩa thương mại điện tử là gì?
 Ta cần làm gì?
 Các bước mà khác hàng yêu cầu là gì?
Thì bạn chắc chắn sẽ thực hiện tốt công việc được giao.
When:
 Công việc bắt đầu khi nào, khi bào bàn giao, khi nào
deadline?
 Trước đây đã có ai nghiên cứu chưa, khi nào?
 Khái niệm thương mại điện tử bắt đầu từ khi nào?
When thường phụ thuộc mức độ khẩn cấp và quan trọng của công việc.
Where:
 Làm việc ở đâu? ở nhà hay công ty
 Triển khai thương mại điện tử ở đâu?
 Kiểm thử ở công đoạn nào?
Who:
 Ai đã nghiên cứu vấn đề này?
 Ai phụ trách dự án này?
 Ai làm báo cáo?
 Có thể nhờ ai?
 Request đến ai?
 Ai kiểm tra?
 Ai hỗ trợ?
 Ai chịu trách nhiệm?
 Đang nghiên cứu đối tượng nào? (Thương mại điện tử)
 Khách hàng mục tiêu mà ta hướng đến họ là ai? ...
How:
 Làm như thế nào?
 Công việc này nên bắt đầu như thế nào?
  Các màn hình kết nối với nhau như thế nào?
 Làm thế nào để thực hiện kế hoạch đề ra?
How much:
 Dự án này chi phí bao nhiêu $?
 Công sức mình bỏ ra bao nhiêu $?
 So sánh sau khi làm xong thu được bao nhiêu?
 Đánh giá khả năng có làm được không? Lợi ích gì?
Tóm lại: Công cụ 5W2H thoạt nhìn rất đơn giản nhưng lại tỏ ra rất hiệu
quả nếu chúng ta sử dụng nó đúng đắn, khéo léo và thông minh.
Một số chú ý

Ai tiếp nhận báo cáo?

Tính thời sự của báo cáo? ( Nghĩa là có kịp thời hay không) : phản ánh
chuyên đề: báo cáo sự chậm trễ.

Thời điểm nên báo cáo

- Khi kết thúc công việc được giao.

- Báo cáo tình hình hiện tại của công việc.

- Khi cần thay đổi biện pháp để cải thiện công việc.

- Khi mắc lỗi.

- Khi tiếp nhận những thông tin mới.

- Khi tìm thấy biện pháp cải tiến mới cho công việc.

- Phân biệt giữa Sự thật và Cảm xúc.

- Sự thật là dữ liệu khách quan về sự vật.

Cảm xúc là nhận xét đánh giá chủ quan của người viết về sự vật đó.

=> Việc lầm tưởng giữa Sự thật và Cảm xúc là nguyên nhân tạo ra báo
cáo sai.
Báo cáo không chỉ báo cáo việc tốt mà có cả sai lầm. Chúng ta không
chỉ mãi ở tư thế người nghe mà hãy tự mình báo cáo khi cần thiết. Vì vậy, ta
cần học cách báo cáo, liên lạc một cách thông mịn kịp thời và không gây khó
chịu cho người khác.
Lập báo cáo trong trong BeeIQ CRM
 Tính năng Báo cáo (Report) của BeeIQ CRM giúp các doanh nghiệp
đánh giá hiệu suất công việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban
hoặc toàn bộ công ty theo từng giai đoạn ( tuần, quý, năm) thông qua số
lượng khách hàng, số lượt tương tác và hoạt động, số lượng giao dịch và
doanh thu.
Trong hoạt động Marketing, các chiến lược marketing muốn thành
công thì cần có các thông tin tổng hợp kịp thời, chính xác. Do đó vai trò của
lập báo cáo là vô cùng quan trọng, nó giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng
quát về các công việc đang thực hiện, từ đó đánh giá được các khó khăn và
thuận lợi của công việc. Thông qua các đánh giá đó mà nhà quản lý sẽ đưa ra
được các chiến lược Marketing phù hợp nhất với doanh nghiệp trong khoảng
thời gian đó.
Với BeeIQ CRM, các nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh
của công ty mình dưới 4 góc độ: Nhân viên, nhóm, khách hàng và giao dịch

5.1. Báo cáo nhân viên

Để xem báo cáo theo từng nhân viên, tại khung menu trái, ta nhấn chọn
Báo cáo sau đó nhấn vào chọn mục Nhân viên

Nhấn vào đây để chọn xem báo cáo

Nhấn vào đây để chọn xem

báo cáo theo nhân viên
 Tiếp theo ta cần chon tên nhân viên mà ta muốn xem báo cáo. Trong
drop down tại mục tên nhân viên ta có thể lựa chọn:

+ Tất cả nhân viên: Khi đó báo cáo sẽ tổng hợp thông tin của tất cả các
nhân viên theo các tiêu chí.

+ Lựa chọn một nhân viên cụ thể: Lựa chọn tên nhân viên để xem báo
cáo cho nhân viên đó.

Lựa chọn tên nhân viên

hoặc tất cả nhân viên

Tại mục báo cáo nhân viên, người quản lý (Owner) sẽ xem được báo
cáo theo từng chủ đề:

+ Khách hàng mới: Thông tin thể hiện nhân viên này đã có liên hệ hoặc
giao dịch với bao nhiêu khách hàng. Số khách hàng được chia ra là khách
hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp mà nhân viên này đang phụ trách.

+ Tương tác: Mục tương tác căn cứ vào số khách hàng của nhân viên
đó, và các thống kê về số lượng liên lạc của nhân viên với khách hàng qua các
kênh thông tin được liệt kê để xác định tỷ lệ tương tác giữa nhân viên và
khách hàng. Đây cũng là thông tin quan trọng để nhà quản lý đánh giá khả
năng của nhân viên, sự nhiệt tình và cố gắng của nhân viên trong công việc.

+ Hoạt động: Mục này thống kê số lượng nhiệm vụ ( hoạt động) mà

nhân viên đang phụ trách. Đây là tiêu chí để đánh giá năng lực và khả năng
của nhân viên.
 + Giao dịch: Thống kê số lượng giao dịch mà nhân viên này đang phụ
trách.

+ Doanh thu ước lượng: Thể hiện tình hình kinh doanh của nhân viên
đó.

Ngoài ra người quản lý có thể xem báo cáo cho từng nhân viên trong
một khoảng thời gian xác định nào đó bằng cách chọn khoảng thời gian trên
khung thời gian:

Nhấn vào để chọn khoảng thời gian

muốn xem bao cáo

Tại cửa sổ chọn khoảng thời gian xem báo cáo ta có thể lựa chọn theo
nhiều tiêu chí bao gồm:

+ Hôm nay: Xem báo cáo chi tiêt công việc của nhân viên được chọn
ngay trong ngày hôm nay.

+ Hôm qua: Xem báo cáo chi tiết công việc của nhân viên được chọn
trong ngày hôm qua.

+ Tuần này: Xem báo cáo chi tiết công việc của nhân viên được chọn
trong tuần này.

+ Tuần trước: Xem báo cáo chi tiết công việc của nhân viên được chọn
trong tuần trước.

+ Tháng này: Xem báo cáo chi tiết công việc của nhân viên được chọn
trong tháng này.
 + Custom: Ta có thể xem báo cáo chi tiết công việc của nhân viên được
chọn theo khoảng thời gian bất kỳ bằng cách chọn ngày bắt đầu và ngày kết
thúc của khoảng thời gian.

Chọn ngày bắt đầu

Chọn ngày kết thúc

Sau khi lựa chọn được khoảng thời gian muốn xem báo cáo ta ấn vào
biểu tượng để xác nhận lại khoảng thời gian muốn xem báo cáo chi tiết
công việc của nhân viên. Nếu không muốn xem báo cáo theo khoảng thời
gian đã chọn thì ấn vào biểu tượng .
 Ngoài ra trang thông tin báo cáo còn cho biết thông tin tổng hợp công
việc của nhân viên theo từng tiêu chí và có mô tả chi tiết nội dung tiêu chí.
Đây cũng là một thông tin quan trọng giúp nhà quản lý có thể đánh giá được
công việc và năng lực của nhân viên.

Trong trang thông tin công việc theo nhân viên, mỗi thông tin đánh giá
công việc của nhân viên. Để xem thông tin chi tiết từng công việc được tổng
hợp, ta chỉ cần ấn vào số công việc được thống kê.

VD: Muốn xem thông tin chi tiết về nhiệm vụ đã tạo của nhân viên đó
ta nhấn vào số bên cạnh mục Task đã tạo:

Nhấn vào để xem thông tin chi

tiết về nhiệm vụ đã tạo

Sau khi nhấn vào số để xem thông tin thì cửa sổ thông tin chi tiết sẽ
hiện ra:

Các thông tin chi tiết của của nhiệm vụ do nhân viên đó tạo ra sẽ hiện
ra bao gồm các thông tin:

+ ID: Số nhiệm vụ

+ Nội dung: Là nội dung của nhiệm vụ đó

+ Liên quan đến: Tên khách hàng, nhóm khách hàng liên quan đến
nhiệm vụ đó.
 + Trạng thái của nhiệm vụ đó.

+ Danh mục: Nhiệm vụ đó thuộc danh mục nào

+ Hạn hoàn thành: Thời gian mà nhiệm vụ đó phải hoàn thành, nếu ta
không đặt thời gian thì các nhiệm vụ sẽ tự đặt thời gian mặc định theo quy
định của phần mềm.

+ Người tạo: Tên nhân viên tạo ra nhiệm vụ đó.

+ Ngày tạo: Thời gian gồm ngày và giờ mà nhiệm vụ đó được tạo ra.

5.2. Xem báo cáo theo nhóm

Báo cáo theo nhóm giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá được thông
tin chi tiết của nhiệm vụ nhóm. Về cơ bản các bước xem báo cáo và đánh giá
chi tiết công việc nhóm cũng giống như xem báo cáo và đánh giá chi tiết công
việc nhân viên.

Để xem báo cáo nhóm, Ta tiến hành nhấn chọn mục Nhóm trong mục
báo cáo ở khung menu trái.

Chọn để xem báo cáo theo

nhóm
 Ngoài các thông tin chi tiết như mà ta có thể lựa chọn như phần báo cáo
nhân viên, trong mục xem báo cáo nhóm còn có bảng thống kê thông tin
nhiệm vụ, công việc của nhóm cho nhà quản lý dễ dàng theo dõi. Bảng này
bao gồm các thông tin:

- Nhóm: Liệt kê danh sách các nhóm

- Khách hàng mới: Bao gồm 3 thông tin là Leads, Contact và Accounts:
Cho ta biết số khách hàng của từng nhóm này
- Khách hàng tương tác: Cho biết số khách hàng mà nhóm này đã có
tương tác
- Email: Cho biết số liên lạc bằng email của nhóm với các khách hàng.
- Tin nhắn: Cho biết số liên lạc qua tin nhắn của nhóm với khách hàng.
- Nhóm Gọi bao gồm các thông tin:
+ Tổng: Cho biết tổng số cuộc liên lạc bằng điện thoại của nhóm với
khách hàng.
+ Gọi vào thành công: Cho biết tổng số lần nhóm nhận điện thoại liên
lạc do khách hàng gọi đến.
+ Gọi vào nhỡ: Cho biết số lần khách hàng gọi điện cho nhóm mà
không liên lạc được.
+ Gọi ra thành công: Cho biết số lần nhóm gọi điện liên lạc với khách
hàng thành công.
+ Gọi ra thất bại: Cho biết số lần nhóm gọi điện liên lạc với khách hàng
không thành công
 - Ghi chú: Cho biết tổng số ghi chú của nhóm
- Nhóm Tasks phụ trách: bao gồm các thông tin
+ Tasks đã tạo: Cho biết tổng số nhiệm vụ mà nhóm đã tạo.
+ Tổng: Số nhiệm vụ mà nhóm đang được giao phụ trách.
+ Hoàn thành đúng hạn: Số nhiệm vụ mà nhóm được giao đã
hoàn thành đúng hạn.
+ Hoàn thành trễ hạn: Số nhiệm vụ mà nhóm được giao hoàn
thành trễ hạn
+ Chưa hoàn thành: Số nhiệm vụ mà nhóm được giao chưa hoàn
thành.
- Tickets phụ trách: Bao gồm các thông tin
+ Tickets đã tạo: Số lượng công việc mà nhóm đã tạo.
+ Tổng: Số lượng công việc mà nhóm được giao phụ trách
+ Đúng SLA: Số lượng công việc mà nhóm phụ trách đã thực
hiện đúng thời gian quy định;
+ Vi phạm SLA: Số lượng công việc mà nhóm phụ trách thực
hiện sai thời gian quy định
+ Chưa hoàn thành: Số lượng công việc mà nhóm phụ trách chưa
hoàn thành.

5.3. Báo cáo khách hàng

Báo cáo khách hàng giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi số lượng
khách hàng, tình hình liên hệ với khách hàng và các thông tin liên quan đến
khách hàng. Phần mềm BeeIQ CRM không chỉ cho nhà quản lý xem các
thông tin báo cáo về thông tin về khách hàng mà còn cho ta xem các thông tin
dưới dang biểu đồ

Để xem báo cáo số lượng khách hàng ta cần chọn Khách hàng trong
menu trái.

Chọn để xem báo cáo theo khách hàng

Để xem biểu đồ thống kê số lượng khách hàng của từng nhân viên hoặc
tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm)

Sau khi chọn xem báo cáo khách hàng, để xem báo cáo khách hàng
theo từng nhân viên. Tại mục tất cả nhân viên ta chọn mũi tên Drop down để
lựa chọn theo tiêu chí:

+ Tất cả nhân viên: Xem báo cáo chi tiết về tình hình liên hệ khách
hàng cho tất cả nhân viên.

+ Lựa chọn tên một nhân viên cụ thể để xem các báo cáo khách hàng
của riêng nhân viên đó.

- Các tiêu chí để chia nhóm khách hàng bao gồm:

+ New: khách hàng mới

+ Hot: Khách hàng nóng

+ Potential: Khách hàng tiềm năng

 + Don’t Forget: Không được quên

+ Lost: Bị mất

+ Won: Khách hàng thành công

Sau khi lựa chọn tiêu chí để xem báo cáo theo nhân viên hay tất cả nhân viên,
phần mềm cũng sẽ đưa ra bảng tổng hợp theo nhiều nhóm bao gồm:

Phần mềm hỗ trợ ta xem báo cáo khách hàng của từng nhân viên hay
tất cả các nhân viên. Để lựa chọn xem báo cáo khách hàng cho từng nhân viên
hay tất cả các nhân viên. Ta chọn mũi tên Drop down và chọn tiêu chí.

Trong đó bao gồm các điều kiện lọc:

+ Tạo bởi: Nhân viên tạo liên hệ khách hàng, ta có thể chọn một nhân viên cụ
thể hoặc tất cả các nhân viên

+ Trạng thái: Lựa chọn trạng thái khách hàng mà ta muốn hiển thị báo cáo.
Trong đó bao gồm các lựa chọn
 Tất cả trạng thái: Hiển thị báo cáo khách hàng gồm tất cả các trạng thái

New: Hiển thị báo cáo khách hàng chỉ gồm khách hàng mới

Hot: Hiển thị báo cáo khách hàng chỉ gồm khách hàng nóng

Potiential: Hiển thị báo cáo khách hàng chỉ gồm khách hàng tiềm năng

Don’t Forget: Hiển thị báo cáo khách hàng chỉ gồm các khách hàng
không được quên.

Lost: Hiển thị báo cáo khách hàng chỉ gồm các khách hàng đã mất

Won: Hiển thị báo cáo khách hàng chỉ gồm các khách hàng thành công.

+ Nguồn contact/ Account: Lựa chọn báo cáo khách hàng bao gồm danh bạ
theo các nguồn:

Tất cả nguồn Contact/Account: Hiển thị báo cáo khách hàng mà danh
bạ lấy từ tất cả các nguồn

Facebook: Hiển thị báo cáo khách hàng mà danh bạ lấy từ Facebook

Antbuddy: Hiển thị báo cáo khách hàng mà danh bạ lấy từ nguồn mạng
Antbuddy.

Website: Hiển thị báo cáo khách hàng mà danh bạ lấy từ Website
 Đối tác cung cấp:Hiển thị báo cáo khách hàng mà danh bạ khách do đối
tác của doanh nghiệp cung cấp

Khách cá nhân: Hiển thị báo cáo khách hàng cá nhân

Khác: Hiển thị báo cáo khách hàng mà danh bạ lấy từ nguồn khác
không phải là một trong các nguồn trên

+ Ngành nghề của khách hàng: Xem báo cáo khách hàng thuộc ngành nghề
nào đó:

Tất cả ngành nghề: Hiển thị báo cáo khách hàng thuộc tất cả các ngành
nghề

Ngoài ra trong phần mềm BeeIQ CRM cũng chia công việc khách hàng
ra làm rất nhiều các ngành nghề khác nhau, điều này giúp cho nhà quản lý dễ
dàng xem báo cáo khách hàng theo từng ngành nghề khác nhau. Từ đó nhà
quản lý dễ dàng đánh giá được tác động của doanh nghiệp đến các nhóm nghề
khác nhau, các khách hàng tiềm năng và khách hàng vãng lại. Điều này sẽ
giúp cho nhà quản lý dễ dàng đề ra chiến lược Marketing phù hợp với các
nhóm khách hàng khác nhau để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất

+ Biểu đồ số lượng khách hàng theo các tiêu chí đánh giá

Lựa chọn xem báo cáo

theo tất cả nhân viên
hay từng nhân viên một

+ Danh sách khách hàng theo các tiêu chí theo cột
+ Biểu đồ đường thẳng số lượng khách hàng tương tác theo từng nhân viên
theo thời gian

+ Biểu đồ đường thẳng số lượng khách hàng tương tác của một nhân
viên theo thời gian
5.4. Báo cáo giao dịch
Bảng tổng hợp các giao dịch phát sinh sẽ cho nhà quản lý biết được số
lượng giao dịch phát sinh và giá trị của các giao dịch phát sinh. Bảng tổng
hợp giao dịch này sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được tình hình hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, qua đó nhà
quản lý sẽ có thể đưa ra các chiến lược Marketing thích hợp để phát triển hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp và xác định các khách hàng tiềm năng.

Để xem báo cáo giao dịch, ta cần chọn mục Giao dịch trong mục Báo
cáo trên menu trái
 Nhấn để chọn xem báo cáo giao dịch

Phần mềm BeeIQ CRM cho phép người sử dụng xem báo cáo giao dịch
của từng người quản lý giao dịch. Để lựa chọn xem báo cáo tồng hợp các giao
dịch của người quản lý giao dịch nào ta lựa chọn mũi tên Dropdown chỗ
Người quản lý giao dịch rồi chọn tên người quản lý mà ta muốn xem.

Nhấn để mở danh sách những người

quản lý giao dich rồi chọn tên người
quản lý giao dịch muốn xem

Sau khi chọn tên người quản lý giao dịch, ta tiếp tục chọn khoảng thời
gian mà ta muốn xem báo cáo giao dịch của người quản lý giao dịch đó. Để
lựa chọn xem báo cáo các giao dịch được thực hiện trong khoảng thời gian
nào thì ta có thể lựa chọn khoảng thời gian tại khung thời gian. Tại khung lựa
chọn khoảng thời gian các báo cáo được thực hiện ta có một số lựa chọn:

Nhấn để chọn khoảng

thời gian giao dịch
đưuọc thực hiện

+ This Week: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian tuần này.

+ Next Week: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian tuần tới.

+ Last Week: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian tuần trước.

+ This Month: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian tháng này.

+ Last Month: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian tháng trước.

+ This Quarter: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian quý này.

+ Last Quarter: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian quý trước.
 + This Year: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian năm nay.

+ Last Year: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian năm trước.

+ Custom: Xem báo cáo các giao dịch của người quản lý giao địch
được lựa chọn trong thời gian bất kỳ. Để lựa chọn khoảng thời gian bất kỳ
muốn xem báo cáo tổng hợp các giao dịch được thực hiện, ta lựa chọn ngày
tháng năm bắt đầu và ngày tháng năm kết thúc trong 2 bảng lịch.

Lựa chọn ngày tháng Lựa chọn ngày tháng

năm bắt đầu năm kết thúc

Sau khi lựa chọn được khoảng thời gian các giao dịch được thực hiện,
ta nhấn biểu tượng nút để thực hiện xem báo cáo, Nếu không muốn xem
báo cáo giao dịch theo khoảng thời gian vừa chọn ta ấn biểu tượng nút
để hủy bỏ thao tác chọn khoảng thời gian đó.

Tiếp theo ta lựa chọn đơn vị tiền tệ mà các giao dịch muỗn xem báo
cáo thực hiện. Việc tổng hợp báo cáo theo loại tiền tệ của giao dịch thực hiện
cho phép nhà quản lý có được cái nhìn tổng quát về các giao dịch, loại đơn vị
tiền tệ nào được ưa chuộng trong quá trình thực hiện giao dịch. Từ việc đánh
giá này sẽ cho nhà quản lý đề ra các chiến lược thích hợp để đảm bảo phát
triển số lượng giao dịch của doanh nghiệp. Để lựa chọn đơn vị tiền tệ của giao
dịch, tại khung biểu tượng $ ta lựa chọn mũi tên Drop down và chọn đơn vị
tiền tệ mà ta muốn xem báo cáo.
 Nhấn để mở danh
sách tiền tệ

Lựa chọn đơn vị tiefn

tệ của giao dịch

Các đợn vị tiền tệ được liệt kê trong phần mềm BeeIQ CRM là các từ
viết tắt đơn vị tiền tệ các nước theo tiêu chuẩn thế giới. Ví dụ:

+ VND: Việt Nam đồng là đơn vị tiền tệ của Việt Nam

+ USD: United State Dollar là đơn vị tiền tệ của nước Mỹ

+ EUR: Euro là đơn vị tiền tệ của khối đồng tiền chung Châu Âu.

...

Tiếp theo ta lựa chọn xem báo cáo các giao dịch được thực hiện theo
trạng thái của giao dịch đã được tạo hoặc đã được cập nhật bằng cách nhấn
vào ô Trạng thái giao dịch.

Nhấn để chọn xem báo cáo giao dịch

theo trạng thái của các giao dịch
 Bảng báo cáo tổng hợp giao dịch theo trạng thái của giao dịch cho ra 2
bảng kết quả bao gồm:

+ Bảng 1 là biểu đồ cột thống kê số lượng giao dịch theo trạng thái

+ Bảng 2 là bảng tổng hợp các giao dịch theo trạng thái bao gồm danh
sách các giao dịch và tổng giá trị các giao dịch.

Các giao dịch được phân làm 6 trạng thái theo tỷ lệ thành công của giao
dịch là:

+ Lead (0%) : các giao dịch mới bắt đầu. Đây là các giao dich mới bắt
đầu thực hiện nên tỷ lệ thành công chưa có.

+ Contacted (0%): các giao dich mới được liên hệ. Đây là các giao dịch
mới được đối tác liên hệ nên chưa chắc đã thành công.

+ Qualified (20%): các giao dịch có chất lượng tốt. Đây là các giao
dịch được đánh giá tốt nhưng chưa được phản hồi chính thức từ khách hàng.

+ Proposal made (50%): các giao dịch đã được đề nghị. Đây là các giao
dịch đã nhận được đề nghị từ phía khách hàng nên khả năng thành công rất
cao.

+ Won (100%): các giao dịch đã thành công. Đây là các giao dịch đã
được thực hiện thành công.

+ Lost (0%): các giao dịch thất bại. Đây là các giao dịch được xác nhận
là thất bại.

Bảng tổng hợp các giao dịch theo trạng thái được chia thành các cột,
mỗi cột thống kê các giao dịch theo trạng thái đó và tổng giá trị các giao dịch
theo trạng thái đó
 Số lượng giao dịch theo
trạng thái

Tổng giá trị của các

giao dịch theo
Tên trạng thái của
trạng thái
giao dịch

Lựa chọn xem báo cáo các giao dịch mới dự kiến thực hiện, tức là các
giao dịch mới được lên kế hoạch thực hiện trong tương lai chứ chưa đến thời
diểm thực hiện. Bản báo cáo sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch để chuẩn bị
tốt hơn nhằm đảm bảo cho các giao dịch đó có tỷ lệ thành công cao hơn. Để
lựa chọn xem báo cáo các giao dịch đang chờ thực hiện ta nhấn vào nút Giao
dịch đang chờ.

Nhấn để xem báo cáo giao

dịch đang chờ

Bảng tổng hợp báo cáo giao dịch đang chờ có dạng biểu đồ đường
thẳng cho ta biết số lượng giao dịch đang chờ trong khoảng thời gian lựa
chọn. Ngoài ra bảng cũng cung cấp cho nhà quản lý số lượng tổng các giao
dịch đang chờ thực hiện trong khoảng thời gian lựa chọn đó.

Xem báo cáo giao dich đã thành công là báo cáo tổng hợp các giao
dịch đã được thực hiện thành công. Bản báo cáo sẽ giúp nhà quản lý xác định
và đánh giá chất lượng của nhân viên quản lý giao dịch để có kế hoạch khích
lệ và khen thưởng nhân viên quản lý giao dịch có thành tích xuất xắc và các
nhân viên quản lý giao dịch có sự tiến bộ trong công việc. Điều này sẽ giúp
khích lệ tinh thần làm việc và sự cố gắng của tất cả các nhân viên trong doanh
nghiệp. Để xem báo cáo các giao dịch thành công của nhân viên quản lý giao
dịch trong khoảng thời gian đã chọn ta nhấn vào chọn ô Giao dịch thành công.

Nhấn để chọn xem báo

cáo giao dịch thành
công

Bảng báo cáo hoap dịch thành công có dạng biểu đồ đường thẳng cho
biết số lượng giao dịch thành công theo thời gian trong khoảng thời gian đã
được lựa chọn

Lưu ý cho bài:

- Bạn có thể chọn xem Báo cáo theo từng giai đoạn thời gian khác
nhau.

- Đối với Chủ (Owner) hoặc Quản trị viên (Admin), tại mục Báo cáo
(Report) sẽ xem được đầy đủ Báo cáo nhân viên, nhóm, khách hàng,
 Bài 6: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG GHI CHÚ

A. Mục tiêu

Sau khi học xong bài, người học có khả năng:

Thêm ghi chú, chỉnh sửa, xóa ghi chú cho khách hàng, nhiệm vụ hay các giao
dịch

B. Nội dung

6.1. Thêm ghi chú

Ghi chú bao gồm các thông tin bổ sung , các tệp tin đính kèm, nhân
viên chịu trách nhiệm, ... được thêm vào để giúp người sử dụng CRM có được
cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về khách hàng và các giao dịch.

Chức năng ghi chú được tích hợp cho 3 thao tác chính của CRM là

- Khách hàng
- Nhiệm vụ
- Giao dịch

Bất cứ khi nào bạn thêm mới Khách hàng/ Nhiệm vụ/ Giao dịch, bạn có
quyền thêm ghi chú để tạo thông tin tham khảo.

Ghi chú là các thông tin được người sử dụng ghi thêm vào để làm rõ
thêm cho nhiệm vụ, nhân viên nào đó.

Để thêm ghi chú cho một khách hàng nào đó, ta lựa chọn khách hàng
cần thêm ghi chú trong mục khách hàng.
 Chọn để xem danh sách khách hàng

Chọn khách hàng muốn thêm ghi

chú

Sau khi chọn khách hàng muốn thêm ghi chú, ta sẽ đến màn hình thông
tin khách hàng. Trong màn hình thông tin khách hàng ta chọn thẻ ghi chú
 Chọn tab ghi chú để xem danh
sách các ghi chú cho khách hàng
này

Màn hình Ghi chú cho ta biết các ghi chú và thông tin chi tiết của các
ghi chú bao gồm các thông tin:

+ Người tạo ghi chú

+ Thời gian thiết lập ghi chú

+ Nội dung của ghi chú

 Tên người tạo ghi
chú

Thời gian tạo

ghi chú

Nội dung ghi

chú

Để thêm ghi chú ta ấn vào biểu tượng nút . Khi đó ta sẽ chuyển

đến màn hình thêm ghi chú.

nhấn để thêm ghi chú

 Trong màn hình thêm ghi chú, ta cần điền các thông tin về ghi chú bao
gồm:

+ Nội dung của ghi chú: Nội dung mà muốn bổ sung hay mô tả cho rõ
ý hơn liên quan đến khách hàng này. Khi thêm ghi chú, nếu muốn thu hút sự
chú ý của một thành viên nào đó, bạn có thể sử dụng tính năng @mention.
Trong vùng soạn thảo nội dung ghi chú chỉ cần soạn @tên thành viên, hệ
thống sẽ tự động gửi email cho thành viên đó nội dung của ghi chú mà thành
viên đó được @mention
 Vùng soạn thảo nội dung
ghi chú

Khung soạn thảo nội dung còn cho ta các tùy chọn bổ sung để căn
chỉnh dữ liệu, lựa chọn font chữ và định dạng chữ cho đẹp hơn và dễ quan sát
hơn

Lựa chọn file đính kèm để mô tả hay bổ sung cho ghi chú. Ta nhấn vào
mục Choose File

ấn để chọn đính kèm file cho ghi chú

Khi đó ta sẽ chuyển đến cửa sổ chọn file đính kèm. Tại cửa sổ chọn
File đính kèm, ta chọn vị trí lưu file muốn đính kèm rồi chọn file muốn đính
kèm sau đó ấn Open

Chọn
đường dẫn
cho thư
mục chứa
Chọn file đính
file đính
kèm
kèm

Nhấn để đính kèm

file
 Sau khi đã đính kèm File, ta sẽ được chuyển về màn hình thêm ghi chú
bao gồm danh sách các file đính kèm vào ghi chú.

Nếu như muốn xóa bỏ file đính kèm, ta nhấn vào biểu tượng thùng rác
bên cạnh tên file đính kèm muốn xóa đi.

Nhấn để xóa file đính kèm

Muốn đính kèm thêm các file khác cho ghi chú này, ta thực hiện lại
thao tác đính kèm file như ở trên

Tiếp theo ta chọn thời điểm của ghi chú. Để lựa chọn thời điểm của ghi
chú, ta nhấn vào biểu tượng quyển lịch bên cạnh khung Thời điểm

nhấn để chọn thời điểm

cho ghi chú

Cửa sổ thời điểm ghi chú xuất hiện, ta chọn ngày tháng năm muốn
chọn
 Chọn tháng và năm
cho thời điểm của
ghi chú

Chọn ngày cho thời

điểm ghi chú

Để chọn ngày tạo ghi chú là thời điểm của ghi chú ta ấn vào ô
Để xóa thời điểm của ghi chú đã chọn trước đó, ta ấn vào ô
Để đóng cửa sổ chọn thời điểm của ghi chú ta ấn vào ô
Để chọn đối tượng cần chia sẻ ghi chú này ta nhấn chọn khung tròn bên
cạnh các lựa chọn trong phần chia sẻ:
+ Tất cả: Chia sẻ ghi chú này cho tất cả những thành viên của công ty
có tài khoản phần mềm BeeIQ CRM
+ Chỉ tôi: Không chia sẻ ghi chú này cho ai ngoài tôi

+ Tôi và nhóm: Chia sẻ ghi chú này cho tôi và nhóm nào đó. Khi lựa
chọn thao tác này, cửa sổ lựa chọn nhóm sẽ xuất hiện để ta lựa chọn nhóm mà
ta muốn chia sẻ ghi chú này. Để chọn hoặc tìm kiếm nhóm ta muốn chia sẻ
ghi chú này ta nhấn vào mũi tên dropdown để chọn nhóm muốn chia sẻ ghi
chú đó

nhấn đẻ mở danh
sách các nhóm
 Chọn nhóm

+ Tôi và nhân viên...: Lựa chọn chia sẻ ghi chú này cho một số nhân
viên khác. Cách làm tương tự như chia sẻ ghi chú cho nhóm danh sách. Tuy
nhiên ta có tìm kiếm nhân viên khác theo tên hoặc theo email của nhân viên
đó đã được đăng ký trong danh sách các nhân viên.

Đính kèm ghi chú này cho một giao dịch nào đó đã được tạo. Nếu ghi
chú này liên quan đến một giao dịch nào đó thì ta cần đính kèm ghi chú này
với giao dịch đó để dễ quản lý giao dịch và tránh sai sót trong quá trình thực
hiện giao dịch. Để đính kèm ghi chú này với một giao dịch khác, tại mục
Đính kèm ghi chú này đến một giao dịch, ta chọn mũi tên Dropdown ngay
bên cạnh khung Đính kèm ghi chú này đến một giao dịch để mở danh sách
các giao dịch.

Nhấn để mở danh sách

giao dịch
 Chọn giao dịch
muốn đính kèm

Lựa chọn đối tượng gửi email: Khi muốn chuyển ghi chú này cho nhân
viên hoặc nhóm để thông báo cho nhân viên hoặc nhóm đó biết thông tin ghi
chú, tại mục Gửi email, ta tích vào một trong các lựa chọn:

+ Mọi người: Khi tích chọn ô này thì ghi chú này sẽ gửi cho tất cả mọi
người trong danh bạ qua email đã được đăng ký trong thông tin khách hàng.

Gửi email cho tất cả mọi

người có trong danh bạ

+ Tùy chỉnh: Khi chọn ô này sẽ xuất hiện cửa sổ cho ta chọn nhân viên
hoặc nhóm mà ta muốn chia sẻ thông tin về ghi chú này. Khi lựa chọn nhóm
hoặc nhân viên trong danh sách thì ghi chú sẽ được gửi vào email của nhóm
và nhân viên đó.
 Chọn nhân viên muốn chia sẻ ghi chú

Chọn nhóm muốn

chia sẻ ghi chú

+ Không gửi email ghi chú này: Lựa chọn này sẽ không gửi thông tin
ghi chú này cho ai cả. Ghi chú sẽ chỉ lưu trong chương trình, khi đăng nhập
vào phần mềm BeeIQ CRM và xem thông tin về khách hàng thì mới xem
được ghi chú này.

Sau khi đã chọn được tất cả thông tin cho ghi chú, ta ấn biểu tượng
để lưu lại ghi chú. Nếu không muốn ghi lại ghi chú này thì ta ấn biểu
tượng để hủy thông tin ghi chú.

Lưu ý: Ghi chú là phần thông tin bổ sung cho khách hàng hoặc giao
dịch và có thể gửi cho nhiều người khác nên khi viết ghi chú nên viết rõ ràng
và có căn chỉnh để người khác đọc dễ hiểu và nắm bắt được. Trong trường
hợp ghi chú quan trọng cho nhân viên hoặc nhóm trong công việc của nhân
viên hoặc nhóm đó thì ta nên lựa chọn tùy chọn gửi email.

Sau khi lưu ghi chú thành công, các ghi chú liên quan đến thành viên
đó sẽ được sắp xếp thành một danh sách theo thứ tự thời gian tạo ghi chú để
người quản lý dễ dàng theo dõi
6.2. Chỉnh sửa ghi chú
Muốn chỉnh sửa ghi chú, ta vào danh sách ghi chú và chọn ghi chú cần
chỉnh sửa rồi chọn Cập nhật

Chọn cập nhật để

chỉnh sửa ghi chú

Tại trang Cập nhật, ta sửa những thông tin muốn chỉnh sửa của ghi chú
với cách nhập nội dung giống như cách tạo ghi chú. Sau khi hoàn thành ta ấn
Lưu để cập nhật ghi chú.

6.3. Xóa ghi chú

Nếu có ghi chú nào sai hay không cần thiết mà ta muốn xóa đi. BeeIQ
CRM cho phép ta thực hiện chức năng xóa ghi chú như sau:

Để xóa ghi chú, ta mở danh sách các ghi chú đang có của tài khoản đó
và chọn Xóa
 Chọn để xóa ghi chú

Sau khi chọn xóa ghi chú, cửa sổ xóa ghi chú sẽ xuất hiện
 Tại cửa sổ xóa ghi chú, nếu chắc chắn muốn xóa ghi chú này, ta chọn
Xóa để xóa ghi chú. Nếu không muốn xóa ghi chú nữa hoặc thao tác chọn xóa
ghi chú sai thì chọn Hủy để hủy thao tác xóa ghi chú.

Sau khi thực hiện thao tác xóa ghi chú, ghi chú sẽ biến mất khỏi danh
sách. Hệ thống sẽ tự động cập nhật lại danh sách ghi chú

6.4. Thêm bình luận cho ghi chú

Bình luận cho ghi chú là một tính năng của phần mềm BeeIQ CRM
giúp tạo một trang giúp cho các thành viên được chia sẻ ghi chú đó có thể trao
đổi thông tin với nhau về chủ đề của ghi chú đó. Qua đó giúp cho các thành
viên khác có thể hiểu thêm về ghi chú đó cũng như trao đổi các nội dung có
liên quan đến ghi chú đó. Đây cũng là một kênh thông tin quan trọng giúp cho
nhà quản lý có thể nắm bắt thông tin phản hồi của các thành viên liên quan
đến ghi chú đó. Từ những thông tin thu được đó, nhà quản lý có thể đưa ra
được những quyết định phù hợp để điều chỉnh nhiệm vụ của ghi chú đó hoặc
có những sự hỗ trợ thích hợp nhằm tăng tốc công việc.

Có 2 cách để thêm bình luận cho một ghi chú:

- Cách 1: Ta mở danh sách ghi chú của nhân viên đó. Sau đó chọn
ghi chú mà ta muốn thêm bình luận.
 Nhấn chọn để thêm bình
luận cho ghi chú này

Tại cửa sổ danh sách ghi chú, ta chọn Thêm bình luận vào ghi chú mà
ta muốn thêm bình luận. Cửa sổ thêm bình luận sẽ xuất hiện
 Khung soạn nội dung bình
luận

Tại cửa sổ soạn thảo, ta soạn nội dung bình luận cho ghi chú đó. Khung
soạn thảo được thiết kế thêm các chức năng hỗ trợ giúp cho việc soạn nội
dung bình luận trở lên rõ ràng và dễ quan sát hơn. Menu Formats cho ta các
lựa chọn để soạn nội dung bình luận:
 Trong đó:

+ Headings: Lựa chọn kiểu chữ soạn thảo nội dung bình luận là dạng
tiêu đề, và chọn 1 trong 6 loại Headings gồm Heading 1, Heading 2, Heading
3, Heading 4, Heading 5, Heading 6 với độ lớn giảm dần từ heading 1 đến
heading 6

+ Inline: Chế độ chọn kiểu chữ cho nội dung bình luận bao gồm:
Bold: Chữ đậm
Italic: Chữ nghiêng
Underline: Chữ gạch chân
Strikethrough: Kiểu chữ bị gạch ngang
Superscrips: Kiểu chữ tiêu đề trên
Subscrips: Kiểu chữ tiêu đề dưới
Code: Kiểu chữ viết mã lệnh
 + Blocks: Các thao tác căn chỉnh khối văn bản gồm:
Paragraph: Căn chỉnh đoạn văn bản
Blockquote: Chỉnh đoạn văn bản lùi vào so với lề trái
Div: Chỉnh thu nhỏ khoảng cách giữa các dòng trong nội dung
bình luận
Pre: Chỉnh các đoạn văn bản trong phần bình luận cách nhau 1
dòng.
 + Alignment: Điều chỉnh căn dòng cho đoạn văn bản nội dung bình
luận bao gồm:
Left: Đoạn văn bản được chọn căn lề trái
Center: Đoạn văn bản được chọn căn giữa trang
Rignt: Đoạn văn bản được chọn căn bên trái
Justify: Đoạn văn bản được chọn căn đều 2 bên lề.
Ngoài ra ta có thể chọn một số công cụ hiện sẵn để căn chỉnh nội dung
đoạn văn bản bình luận.
Tiếp theo ta chọn file muốn đính kèm bình luận. Để lựa chọn File muốn
đính kèm, ta ấn chọn mục Choose File trong khung Đính kèm và chọn đường
dẫn đến File muốn đính kèm, sau đó ta chọn file muốn đính kèm rồi nhấn
Open để đính kèm File vào bình luận
 Nhấn để chọn đính kèm File

Chọn đường dẫn đến file muốn đính

kèm

Nhấn đề đính kèm file

Chọn file đính kèm

Sau khi hoàn thành nội dung soạn thảo bình luận và đính kèm file vào
bình luận, ta nhấn Lưu để hoàn thành thêm bình luận.
- Cách 2: Để thêm bình luận cho ghi chú, ta có thể ấn vào xem
trong khung danh sách ghi chú. Cửa sổ nội dung ghi chú
 Nhấn để xem nội
dung ghi chú

Cửa sổ thêm nội dung bình luận có giao diện và chức năng giống hệt
cách 1, ta tiến hành thực hiện theo cách 1 là có thể thêm bình luận cho ghi
chú.

Lưu ý cho bài:

Khi đang thao tác Thêm ghi chú, nếu bạn muốn thu hút sư chú ý của
một thành viên nào đó, bạn có thể sử dụng tính năng @mention. Chỉ
cần sử dụng @tên thành viên, hệ thống sẽ gửi email về cho thành
viên đó nội dung của ghi chú mà mình được mention.