Professional Documents
Culture Documents
1371451324.124تعلم فنون السكرتارية التنفيذية و ادارة المكاتب
1371451324.124تعلم فنون السكرتارية التنفيذية و ادارة المكاتب
ﻣﺎ ھﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ وﻣﺎ ھﻲ ﻣﻮاﺻﻔﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ؟
ﻣﻔﮭﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ
ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ
اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻮاﺟﺐ ﺗﻮﻓﺮھﺎ ﻓﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ
ﺑﻄﺎﻗﺔ وﺻﻒ وﻇﯿﻔﻲ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﯿﺮ
ﺑﻄﺎﻗﺔ وﺻﻒ وﻇﯿﻔﻲ ﻟﻤﺪﯾﺮ ﻣﻜﺘﺐ
ﺑﻄﺎﻗﺔ وﺻﻒ وﻇﯿﻔﻲ ﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺗﻨﻔﯿﺬي
اﻟﺘﻌﺮف ﻋﻠﻰ أﻧﻮاع اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ وأﻋﻤﺎل ﻛﻞ ﻧﻮع
اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ
اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﻤﺘﺨﺼﺼﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ
اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ
وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ
ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ
ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر واﻟﻮارد
وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ
ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ
ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر واﻟﻮارد
ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار:
• اﻟﺴﯿﺎﺳﺔ اﻟﺘﻲ ﯾﺠﺐ ان ﯾﻨﺘﮭﺠﮭﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻓﻲ ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت
اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻟﺰواره.
• ﻛﯿﻔﯿﺔ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﺮﺋﯿﺲ.
• ﻟﻘﺎءات ﻣﻔﺎﺟﺌﺔ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ.
ﺗﺮﺗﯿﺒﺎت اﻟﺴﻔﺮ واﻟﺤﺠﺰ:
• دور اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻓﻲ إﻋﺪاد اﻟﺮﺣﻠﺔ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ
• ﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ أﺛﻨﺎء ﻏﯿﺎب اﻟﺮﺋﯿﺲ
• أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺑﻌﺪ ﻋﻮدة اﻟﺮﺋﯿﺲ
اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺘﺼﻨﯿﻒ واﻟﻔﮭﺮﺳﺔ
ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت
• ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﺠﺘﻤﺎع واﻧﻮاﻋﮫ.
• وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻗﺒﻞ واﺛﻨﺎء وﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع.
ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺨﻄﺎﺑﺎت اﻻدارﯾﺔ واﻟﺘﺠﺎرﯾﺔ:
• ﺗﻌﺮﯾﻒ واھﻤﯿﺔ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻻدارﯾﺔ
• اﻧﻮاع اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻻدارﯾﺔ
• اﺟﺰاء اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻻدارﯾﺔ
• ﻛﯿﻒ ﯾﺘﻢ ﺗﻨﺴﯿﻘﮭﺎ
• اﻟﺘﻌﻤﯿﻤﺎت
• اﻟﻤﺬﻛﺮة اﻟﺪاﺧﻠﯿﺔ
• اﻟﻘﺮارات
اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت :ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ ﻧﻤﺎذج ﺧﻄﺎﺑﺎت وﻏﯿﺮھﺎ
ﺍﻋﺪﺍﺩ /ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ ٢
ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ
-١ﻣﻔﮭﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ:
ھﻲ ذﻟﻚ اﻟﺠﮭﺎز ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ اﻟﻤﻨﻈﻢ ﻟﻤﻜﺘﺒﺎت اﻻدارة اﻟﺼﺎدرة ﻣﻨﮭﺎ واﻟﻮاردة اﻟﯿﮭﺎ.
وﺗﻌﺘﺒﺮ ﺑﻤﺜﺎﺑﺔ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪ اﻷﯾﻤﻦ ﻟﻠﻤﺪﯾﺮ واﻟﻤﺴﺆﻟﯿﻦ ﻓﻲ إﻧﺠﺎز وأداء أﻋﻤﺎﻟﮭﻢ.
-٢ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ:
ھﻮ اﻟﻤﻮﻇﻒ اﻟﺬي ﯾﻘﻮم ﺑﻤﺴﺎﻋﺪة رﺋﯿﺴﮫ ﻓﻲ اﻧﺠﺎز اﻋﻤﺎﻟﮫ وﺣﻔ ﻆ اﺳ ﺮاره وﺗﺮﺗﯿ ﺐ وﺗﻨﻈ ﯿﻢ وﻗﺘ ﮫ
وﺗﺴﺠﯿﻞ ﻣﻌﺎﻣﻼﺗﮫ ﺑﺸﻜﻞ دﻗﯿﻖ وذﻟﻚ ﻟﺘﻨﻔﯿﺬ ﺧﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﺳﺒﯿﻞ ﺗﺤﻘﯿﻖ اﻻھﺪاف اﻟﻤﻨﺸﻮدة.
اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻌﻠﻤﯿﺔ:
• ان ﯾﻜﻮن ﺣﺎﺻﻼ ﻋﻠﻰ ﺷﮭﺎدة ﺗﺆھﻠﮫ ﻻﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ.
• أن ﯾﻜﻮن ﻣﻄﻠﻌﺎ ﻋﻠﻰ ﻗﻮاﻧﯿﻦ اﻟﻌﻤﻞ واﻟﻨﻈﺎم اﻟﺪاﺧﻠﻲ وﻗﻮاﻧﯿﻦ اﻟﺪوﻟﺔ..
• أن ﯾﻜﻮن واﺳﻊ اﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ ﻣﺎ ﯾﺠﺪ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل ﻋﻤﻠﮫ
• اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﺘﺤﺪث واﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﺑﻠﻐﺔ اﻟﺒﻠﺪ اﻟﻤﻮﺟﻮد ﺑﮫ ﺑﺎﻻﻇﺎﻓﺔ اﻟﻰ ﻟﻐﺔ اﺟﻨﺒﯿﺔ واﻻﻓﻈﻞ ﻟﻐﺔ اﻟﻌﺎﻟﻤﯿﺔ :اﻟﻠﻐﺔ اﻻﻧﺠﻠﯿﺰﯾﺔ .
• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ اﻟﺮﻏﺒﺔ ﺑﺎﻟﺘﻄﻮﯾﺮ اﻟﺬاﺗﻲ اﻟﻤﺴﺘﻤﺮ ورﻓﻊ اﻟﻜﻔﺎءة واﻟﺘﺪرﯾﺐ.
اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻌﻠﻤﯿﺔ:
• أن ﯾﻜﻮن اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣﻠﻤﺎ ﺑﺄﻣﻮر اﻹدارة اﻟﻤﻜﺘﺒﯿﺔ اﻟﺤﺪﯾﺜﺔ.
• أن ﯾﺠﯿﺪ اﺳﺘﺨﺪام ﺑﺮاﻣﺞ اﻟﻜﻤﺒﯿﻮﺗﺮ واﻵﻻت اﻟﻤﻜﺘﺒﯿﺔ وﺻﯿﺎﻧﺘﮭﺎ وﻣﺘﺎﺑﻌﺘﮭﺎ.
• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ إﻟﻤﺎم ﺑﻤﮭﺎرات إﻋﺪاد اﻟﺪراﺳﺎت واﻟﺒﺤﻮث واﻻﺳﺘﺒﯿﺎﻧﺎت
• أن ﯾﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻌﺒﯿﺮ وﺻﯿﺎﻏﺔ اﻟﻤﺮاﺳﻼت وإﯾﺼﺎل اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺔ ﺑﺴﻼﺳﺔ.
• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ ﻣﺒﺎدئ اﻟﺘﺮﺟﻤﺔ وإﯾﺠﺎد اﻟﻤﺴﻤﯿﺎت واﻟﻤﺼﻄﻠﺤﺎت واﻟﺘﺄﻟﯿﻒ.
• أن ﯾﺠﯿﺪ اﺳﺘﺨﺪام ﻗﻮاﻋﺪ اﻻﺗﺼﺎﻻت واﺳﺘﺨﺪام اﻟﮭﺎﺗﻒ وآداب اﻟﺤﺪﯾﺚ.
• أن ﯾﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻟﺤﺠﻮزات واﻟﻄﯿﺮان واﻟﻔﻨﺎدق.
• اﻹﻟﻤﺎم ﺑﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺘﺼﻨﯿﻒ واﻟﻔﮭﺮﺳﺔ
• اﻟﺨﺒﺮة اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ ﺑﺘ ﺼﻤﯿﻢ اﻟﻨﻤ ﺎذج ﻣﺜ ﻞ /ﻧﻤ ﻮذج اﻟﺒﺮﯾ ﺪ اﻟ ﺼﺎدر واﻟ ﻮارد /.ﻧﻤ ﻮذج ﺟ ﺪول اﻷﻋﻤ ﺎل /ﻧﻤ ﻮذج ﺑﻄﺎﻗ ﺔ دﻋ ﻮة /
ﻧﻤﻮذج ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع /ﻧﻤﻮذج ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻟﺰوار.
• اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﺟﺮاءات ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع
ﺭﻤﺯ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ ) ﻋﻠﻰ ﺴﺒﻴل ﺍﻟﻤﺜﺎل ( HD/M101 : ﺍﻟﻤﺴﻤﻰ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﻲ :ﺴﻜﺭﺘﻴﺭ
ﺍﻟﻘﺴﻡ :ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﺩﺍﺌﺭﺓ:ﺍﻟﺸﺌﻭﻥ ﺍﻹﺩﺍﺭﻴﺔ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ :ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ
ﻤﺴﻤﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭل ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ:
ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ
ﻤﺴﻤﻰ ﺍﻟﻭﻅﺎﺌﻑ ﺍﻟﺘﻲ ﻴﺸﺭﻑ ﻋﻠﻴﻬﺎ:
ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺎ
ﻤﻠﺨﺹ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ:
ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﺎﻻﻋﻤﺎل ﺍﻟﺭﻭﺘﻴﻨﻴﺔ ﻤﻥ ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺍﻟﺯﺍﺌﺭﻴﻥ ﻭﺘﺤﺩﻴﺩ ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ ﻭﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺍﻻﺘﺼﺎﻻﺕ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻭﺤﻔﻅ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ
ﻭﺍﻟﺴﺠﻼﺕ ﻭﺍﻟﺤﻔﺎﻅ ﻋﻠﻰ ﻭﻗﺕ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ.
ﻤﻬﺎﻡ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ:
.١ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺍﻟﺯﺍﺌﺭﻴﻥ ﻭﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﻴﻥ ﺍﻟﺫﻴﻥ ﻴﻘﺩﻤﻭﻥ ﻟﻤﻘﺎﺒﻠﺔ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﻭﺘﺤﺩﻴﺩ ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ.
.٢ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﺤﻔﻅ ﺍﻟﺭﺴﺎﺌل ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﻓﻲ ﻤﻠﻔﺎﺘﻬﺎ ﺍﻟﻤﻨﺎﺴﺒﺔ ،ﻭﻜﺫﻟﻙ ﺤﻔﻅ ﻭﺘﺭﺘﻴﺏ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ ﺒﻁﺭﻴﻘﺔ ﻤﻨﻅﻤﺔ
ﻴﺴﻬل ﺍﻟﺭﺠﻭﻉ ﺍﻟﻴﻬﺎ ﻋﻨﺩ ﻁﻠﺒﻬﺎ ﺃﻭ ﺍﻟﺤﺎﺠﺔ ﺍﻟﻴﻬﺎ.
.٣ﺍﻟﺭﺩ ﻋﻠﻰ ﺍﻻﺘﺼﺎﻻﺕ ﺍﻟﻬﺎﺘﻔﻴﺔ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻟﻠﺸﺭﻜﺔ ،ﻭﺘﺤﻭﻴﻠﻬﺎ ﻟﻼﺸﺨﺎﺹ ﺍﻟﻤﻌﻨﻴﻥ ﻭﺘﻭﺜﻴﻘﻬﺎ.
.٤ﺘﺴﻠﻴﻡ ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﺍﻟﻴﻭﻤﻲ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩ ﻭﺘﺴﺠﻴﻠﻪ ﻭﻓﺭﺯﻩ ﻭﺘﻭﺯﻴﻌﻪ ﻋﻠﻰ ﺍﻻﻗﺴﺎﻡ ﺍﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﻭﻜﺫﻟﻙ ﺍﻟﻌﻨﺎﻴﺔ ﺒﺎﻟﺒﺭﻴﺩ
ﺍﻟﺼﺎﺩﺭ ﻤﻥ ﺍﻟﻤﺅﺴﺴﺔ ﻭﺘﻭﺜﻴﻘﻪ.
.٥ﺍﻟﺘﺤﻀﻴﺭ ﻟﻼﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ،ﻭﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﺤﺎﻀﺭ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ.
.٦ﺩﺭﺍﺴﺔ ﻤﺎ ﻴﻁﻠﺒﻪ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﻤﻥ ﻤﻭﻀﻭﻋﺎﺕ ﻤﻊ ﺘﻘﺩﻴﻡ ﺍﻟﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﻜﺎﻤل ﺒﺨﺼﻭﺼﻬﺎ.
.٧ﺍﻻﻁﻼﻉ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﺼﺤﻑ ﺍﻟﻴﻭﻤﻴﺔ ﻭﻋﺭﺽ ﺍﻟﻤﻌﻠﻭﻤﺎﺕ ﺍﻟﻌﺎﻤﺔ ﻭﺫﺍﺕ ﺍﻟﻌﻼﻗﺔ ﺒﺎﻋﻤﺎل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ.
.٨ﻁﺒﺎﻋﺔ ﺍﻟﻜﺘﺏ ﻭﺍﻟﻤﺭﺍﺴﻼﺕ ﻭﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺘﻲ ﺘﻁﻠﺏ ﻤﻨﻬﺎ ﻤﻥ ﻗﺒل ﺭﺅﺴﺎﺀ ﺍﻻﻗﺴﺎﻡ ﺒﻌﺩ ﺃﺨﺫ ﻤﻭﺍﻓﻘﺔ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ
ﻋﻠﻴﻬﺎ.
.٩ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﻌﻤﻠﻴﺎﺕ ﺍﻟﻤﺴﺢ ﺍﻟﻀﻭﺌﻲ )ﺍﻟﻨﺴﺦ ﻭﺍﻟﺘﺼﻭﻴﺭ( ﺇﺫﺍ ﻤﺎ ﻁﻠﺏ ﻤﻨﻪ ﺫﻟﻙ.
.١٠ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﻭﺍﺠﺏ ﺍﻟﻀﻴﺎﻓﺔ ﻤﻥ ﻤﻨﺘﻭﺠﺎﺕ ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ.
ﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺎﺕ ﺃﺨﺭﻯ:
.١ﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺩﺍﺌﺭﺓ ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ ﻓﻲ ﺘﺠﻬﻴﺯ ﻤﻠﻔﺎﺕ ﺍﻟﻤﻭﻅﻔﻴﻥ.
.٢ﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺩﺍﺌﺭﺓ ﺍﻟﻤﺒﻴﻌﺎﺕ ﻓﻲ ﺍﺴﺘﻼﻡ ﻁﻠﺒﻴﺎﺕ ﺍﻟﻭﻜﻼﺀ ﻋﺒﺭ ﺍﻟﻬﺎﺘﻑ.
.٣ﺃﻱ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﺃﺨﺭﻯ ﺘﻁﻠﺏ ﻤﻨﻪ ﺘﺘﻌﻠﻕ ﺒﻤﺠﺎل ﻋﻤﻠﻪ ﻭﺍﺨﺘﺼﺎﺼﻪ.
ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ:
ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻗﺩ ﺇﺠﺘﺎﺯ ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ:
-٢ﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ -١ﻤﻔﺎﻫﻴﻡ ﻨﻅﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ
ﺍﻟﺨــﺒﺭﺍﺕ:
ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﻔﻀل ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻟﻪ ﺃﻯ ﻤﻥ ﺍﻟﺨﺒﺭﺍﺕ ﺍﻟﺴﺎﺒﻘﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ:
-ﺨﺒﺭﺓ ﺒﺎﻟﻌﻤل ﺍﻹﺩﺍﺭﻱ ﻻ ﺘﻘل ﻋﻥ ٧ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻤﻨﻬﺎ ﺴﻨﺘﻴﻥ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﻓﻲ ﻭﻀﻊ ﻭﻅﻴﻔﻲ ﻤﻤﺎﺜل )ﺨﺒﺭﺓ ﺨﺎﺭﺠﻴﺔ(
-ﺨﺒﺭﺓ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻜﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺘﻨﻔﻴﺫﻱ )ﺨﺒﺭﺓ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ(
-ﺨﺒﺭﺓ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻜﻤﻨﺴﻕ ﺸﺌﻭﻥ ﺇﺩﺍﺭﻴﺔ )ﺨﺒﺭﺓ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ(
ﺍﻟﻠـﻐــﺎﺕ:
-ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻟﻌﺭﺒﻴﺔ :ﺒﻁﻼﻗﺔ ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ
-ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻹﻨﺠﻠﻴﺯﻴﺔ :ﻴﻔﻀل ﺠﻴﺩ ﺠﺩﺍﹰ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ ) ( Technical Writing
-ﺘﻨﻅﻴﻡ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻤﻥ ﺍﻹﺩﺍﺭﺍﺕ ﻭ ﺍﻷﻗﺴﺎﻡ ﺍﻷﺨﺭﻯ ﻭ ﻋﺭﻀﻬﺎ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ
ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﻗﺭﺍﺭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﺒﺸﺄﻨﻬﺎ ﻭ ﺘﺴﺠﻴﻠﻬﺎ ﻓﻲ ﺍﻟﺴﺠﻼﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻬﺎ
-ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺃﻥ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻜﻬﺭﺒﺎﺌﻴﺔ ﻓﻲ ﺤﺎﻟﺔ ﺼﺎﻟﺤﺔ ﻟﻠﻌﻤل ﺒﺎﺴﺘﻤﺭﺍﺭ ﻭ ﻁﻠﺏ ﻤﺴﺌﻭﻟﻲ
ﺍﻟﺼﻴﺎﻨﺔ ﻤﻥ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻭ ﻤﻥ ﺨﺎﺭﺠﻬﺎ ﻭ ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﺃﻋﻤﺎل ﺍﻟﺼﻴﺎﻨﺔ ﻟﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺍﻟﻤﻭﺠﻭﺩﺓ ﺒﻤﻜﺘﺏ
ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ
-ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺘﻭﺍﻓﺭ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺩﻭﺍﺕ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﻴﺔ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﻌﻤل ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ
-ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺍﻟﺩﻋﻭﺍﺕ ﻟﻠﻤﺸﺎﺭﻜﻴﻥ ﻓﻲ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﻴﺩﻋﻭ ﻟﻌﻘﺩﻫﺎ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﺘﺴﺠﻴل ﺫﻟﻙ
ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻨﻤﺎﺫﺝ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ
-ﺤﺠﺯ ﺘﺫﺍﻜﺭ ﺍﻟﺴﻔﺭ ﻭ ﺍﻟﻔﻨﺎﺩﻕ ﻭ ﺒﻁﺎﻗﺎﺕ ﺩﺨﻭل ﺍﻟﻤﻌﺎﺭﺽ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺘﻨﻅﻴﻡ ﺭﺤﻼﺕ ﺍﻟﻌﻤل
-ﺘﻌﻠﻴﻡ ﻭ ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﻤﺴﺎﻋﺩﻴﻥ ﻭ ﺍﻻﺭﺘﻘﺎﺀ ﺒﻤﺴﺘﻭﺍﻫﻡ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﻲ ﺒﻤﺎ ﻴﺅﻫﻠﻬﻡ ﻟﺘﺤﻤل ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺔ
ﺒﻌﺩ ﺘﺭﻗﻴﺘﻪ ﻭ ﺘﻘﺩﻴﻡ ﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺘﻘﻴﻴﻡ ﺍﻷﺩﺍﺀ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻬﻡ
-ﻜﺘﺎﺒﺔ ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺃﺴﺒﻭﻋﻲ ﻟﺒﻴﺎﻥ ﻤﺎ ﺘﻡ ﺇﻨﺠﺎﺯﻩ ﻤﻥ ﺃﻋﻤﺎل ﻭ ﻤﺎ ﺘﻡ ﺘﺄﺠﻴﻠﻪ ﻤﻊ ﺒﻴﺎﻥ ﺍﻟﺴﺒﺏ ﻭ ﺭﻓﻌﻪ ﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻤﻜﺘﺏ
-ﺠﻤﻴﻊ ﻤﺎ ﺴﺒﻕ ﺫﻜﺭﻩ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺘﻡ ﻁﺒﻘﺎﹰ ﻟﻺﺠﺭﺍﺀ ﺍﻟﺭﺴﻤﻲ ﺍﻟﻤﻌﺘﻤﺩ ﻟﻠﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ
-ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻤﺴﺌﻭل ﻋﻥ ﺤﻔﻅ ﺠﻤﻴﻊ ﺴﺠﻼﺕ ﻨﻤﺎﺫﺝ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺈﺠﺭﺍﺀ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻭ
ﺠﻤﻴﻊ ﺃﻋﻤﺎﻟﻪ ﺘﺨﻀﻊ ﻟﻠﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ
ﺍﻟﻤﺅﻫﻼﺕ ﺍﻟﺩﺭﺍﺴﻴﺔ:
ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺤﻤل ﺍﻟﻤﺅﻫل ﺍﻟﺘﺎﻟﻲ:
-ﻤﺅﻫل ﻋﺎﻟﻰ ﻤﻨﺎﺴﺏ
ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ:
ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻗﺩ ﺇﺠﺘﺎﺯ ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ:
-١ﻤﻔﺎﻫﻴﻡ ﻨﻅﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ
-٢ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ ﻭ ﺸﺌﻭﻥ ﺍﻟﻤﻭﻅﻔﻴﻥ
ﺍﻟﺨــﺒﺭﺍﺕ:
ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﻔﻀل ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻟﻪ ﺃﻯ ﻤﻥ ﺍﻟﺨﺒﺭﺍﺕ ﺍﻟﺴﺎﺒﻘﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ:
-ﺨﺒﺭﺓ ﺒﺄﻋﻤﺎل ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﻻ ﺘﻘل ﻋﻥ ٥ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻤﻨﻬﺎ ﺴﻨﺔ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﻓﻰ ﻭﻀﻊ ﻭﻅﻴﻔـﻰ ﻤﻤﺎﺜـل
)ﺨﺒﺭﺓ ﺨﺎﺭﺠﻴﺔ(
-ﺨﺒﺭﺓ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻜﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﻤﺴﺎﻋﺩ )ﺨﺒﺭﺓ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ( ﺃﻭ ﺍﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻤﻠﻤﺎ ﺒﺎﻋﻤﺎل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻭ ﺘﺘﺩﺭﺏ
ﻋﻠﻴﻬﺎ .
ﺍﻟﻠـﻐــﺎﺕ:
-ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻟﻌﺭﺒﻴﺔ:ﺒﻁﻼﻗﺔ ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ
-ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻹﻨﺠﻠﻴﺯﻴﺔ:ﺠﻴﺩ ﺠﺩﺍﹰ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ )(Technical Writing
ﺍﻟﺘﺭﻗـﻴﺎﺕ:
ﺒﻌﺩ ﺇﻨﺘﻬﺎﺀ ﻤﺩﺓ ﻋﻤل ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ،ﻓﻰ ﺤﺎﻟﺔ ﺤﺼﻭﻟﻪ ﻋﻠﻰ ﻤﻌﺩل ﺘﺭﺍﻜﻤﻰ ﺨﻼل ﻤﺩﺓ ﺨﺩﻤﺘـﻪ
ﻻ ﻴﻘل ﻋﻥ %٩٠ﻓﻰ ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﺘﻘﻴﻴﻡ ﺍﻟﺴﻨﻭﻯ ،ﻴﺘﻡ ﺘﺭﻗﻴﺘﻪ ﺇﻟﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ.
ﻤﻌﺎﻴﻴﺭ ﺍﻟﺘﻘﻴﻴﻡ:
-١ﻨﺘﺎﺌﺞ ﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﺎﺕ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺈﺠﺭﺍﺀﺍﺕ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺇﺩﺍﺭﺓ ﻨﻅﺎﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ
-٢ﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺤﻀﻭﺭ ﻭ ﺍﻟﻐﻴﺎﺏ ﻭ ﺍﻹﻟﺘﺯﺍﻡ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ
-٣ﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻷﺴﺒﻭﻋﻴﺔ ﺍﻟﺘﻰ ﻴﺭﻓﻌﻬﺎ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﺭﺌﻴﺴﻪ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ )ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤـﺩﻴﺭ
ﺍﻟﻌﺎﻡ(
-٤ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﺭﺌﻴﺱ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ )ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ(
ﺍﻋﺪﺍﺩ /ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ ١٤
ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ
ﻋﻨﻮاﻧﮫ ورﻗﻢ
ﻣﻼﺣﻈﺎت ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺗﺼﺎل ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﻤﺘﺼﻞ اﺳﻢ اﻟﻤﺘﺼﻞ ﺑﮫ اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﯿﻮم واﻟﺘﺎرﯾﺦ م
ھﺎﺗﻔﮫ
ﻣﻮﺿﻮع
ﻣﻼﺣﻈﺎت ﻋﻨﻮاﻧﮫ ورﻗﻢ ھﺎﺗﻔﮫ اﺳﻢ اﻟﻤﺘﺼﻞ اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﯿﻮم واﻟﺘﺎرﯾﺦ م
اﻻﺗﺼﺎل
اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ........................................................................................ :
.....................................................................................................
ﺑﻌﺾ اﻻﺟﺎﺑﺎت او اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﻨﺪ اﻟﺮد ﻋﻠﻰ رﺳﺎﻟﺔ واردة واﻟﻤﺘﺼﻞ ﯾﺮﯾﺪ اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ ﻋﺪم وﺟﻮده
ﻗﻞ وﻻ ﺗﻘﻞ
٢-٢اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر
-وھﻮ ﻛﻞ ﻣﺎ ﯾﺼﺪر ﻋﻦ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻣﻦ ﻣﻠﻔﺎت ورﺳﺎﺋﻞ
-ھﻮ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺬي ﺗﻘﻮم اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺑﺈرﺳﺎﻟﮫ ﻣﺒﺘﺪﺋﺔ ﺑﺬﻟﻚ ﺧﻄﻮات اﻟﺮد ﻋﻠﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ:
-ﺟﻤﻊ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت
-إﻣﻼء اﻟﺨﻄﺎب وﻛﺘﺎﺑﺔ
-ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﺨﻄﺎب
-اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت
-إرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت إﻟﻲ وﺣﺪة اﻟﺒﺮﯾﺪ
ﻣﻼﺣﻈﺔ :ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﺗﻜﻮن ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ أو اﻟﻤﻮﻇﻒ اﻟﻤﺨﺘﺺ إﻣﺎ اﻟﺘﻮﻗﯿﻊ ﻓﯿﻜﻮن ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺪﯾﺮ
اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت -:ھﻲ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات واﻷوراق واﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺘﻲ ﺗﺮﻓﻊ ﻣﻊ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ إﻟﻲ اﻟﺠﮭﺎت اﻟﺨﺎرﺟﯿﺔ اﻟﻤﻌﻨﯿﺔ.
ﯾﺠﺐ أن ﯾﻜﻮن ﻣﺸﺎر إﻟﻲ ﻋﺪد وﻧﻮع اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت ﻓﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ.
ﻣﺘﻰ ﯾﺘﻢ إرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت إﻟﻲ وﺣﺪة اﻟﺒﺮﯾﺪ ؟
ﺑﻌﺪ أن ﯾﺘﻢ ﺗﻮﻗﯿﻌﮭﺎ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺪﯾﺮ
– Aﺧﻄﻮات ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر
-١ﺟﻤﻊ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺖ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻤﻮﺿﻮع اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ وﻃﺒﺎﻋﺘﮭﺎ
-٢ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺨﻄﺎب
-٣ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﺨﻄﺎب
-٤ﺗﻔﺮﯾﻎ ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻓﻲ ﺳﺠﻞ اﻟﺼﺎدرات وﯾﺤﺘﻮي ﻋﻠﻲ:
رﻗﻢ اﻟﺨﻄﺎب /ﺗﺎرﯾﺦ اﻹرﺳﺎل /اﺳﻢ اﻟﻤﺮﺳﻞ إﻟﯿﮫ وﻋﻨﻮاﻧﮫ /اﻟﻤﻮﺿﻮع اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ /اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت وﻋﺪدھﺎ
وﻧﻮﻋﮭﺎ /ﻃﺮﯾﻘﺔ اﻹرﺳﺎل /ﻗﯿﻤﺔ اﻟﻄﻮاﺑﻊ اﻟﺒﺮﯾﺪ.
-٥ﻃﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ووﺿﻌﮭﺎ ﻓﻲ اﻟﻐﻼف اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ
-٦ﻃﺒﺎﻋﺔ اﻟﻌﻨﻮان اﻟﻤﺮﺳﻞ اﻟﯿﮫ ﻋﻠﻰ اﻟﻐﻼف
-٧ﺗﺸﻤﯿﻊ اﻟﻐﻼف ووﺿﻊ اﻟﻄﻮاﺑﻊ اﻟﺒﺮﯾﺪﯾﺔ ﻋﻠﯿﮫ
-٨إرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت :ﻧﺤﺪد اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺘﻌﺠﻠﺔ واﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﯾﺔ ﻓﺎﻟﺴﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺘﻌﺠﻠﺔ ﺗﺮﺳﻞ ﻗﺒﻞ
اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﯾﺔ
-٣ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار:
ﻻ ﯾﺴﻤﺢُ وﻗﺖُ اﻟﻤﺪﯾﺮِ ﻋﺎدةً ﺑﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﺟﻤﯿﻊِ اﻟﺰاﺋﺮﯾﻦَ ،ﻓﻀﻼً ﻋﻦ أﻧّﮫ إذا ﻗﺎمَ ﺑﻤﻘﺎﺑﻠﺘِﮭﻢ ﺟﻤﯿﻌًﺎ ﻓﻘﺪْ ﯾﺘﺴﺒﺐُ ذﻟﻚ ﻓﻲ
ﺗﻀﯿﯿﻊِ وﻗﺘِﮫِ اﻟﺜﻤﯿﻦِ
ﻟﺬا ﻓﻌﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﻤﺪﯾﺮ.
أ -اﻟﺴﯿﺎﺳﺎتُ اﻟﺘﻲ ﯾﺠﺐُ أن ﯾﻨﺘﮭﺠَﮭﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ ﻓﻲ ﺗﻨﻈﯿﻢِ ﻣﻘﺎﺑﻼتِ اﻟﻤﺪﯾﺮِ ﻟﺰوارِهِ ﻣﻨﮭﺎ:
-اﻋﺪادُ ﺳﺠﻞٍ ﻟﻠﻤﺪﯾﺮِ ﻋﻦ ﻣﻮاﻋﯿﺪِ اﻟﻤﻘﺎﺑﻼتِ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎتِ اﻟﺘﻲ ﺳﯿﻘﻮمُ ﺑﺎﻻرﺗﺒﺎطِ ﺑِﮭﺎ إﻣﺎ ﻓﻲ:
• أﺟﻨﺪةٍ ﻣﻜﺘﺒﯿﺔٍ
• أو ﻓﻲ ﻛﺸﻮفٍ ﺧﺎﺻّﺔٍ ﯾﻮﺿﺢُ ﻓﯿﮭﺎ :ﺳﺠﻞ ﯾﻮﻣﻲ ﻟﻼرﺗﺒﺎﻃﺎت اﻟﻰ اﻟﻤﺪﯾﺮ او ﻛﺸﻒ اﻻرﺗﺒﺎﻃﺎت اﻟﯿﻮﻣﯿﺔ
وﺗﺎرﯾﺦُ ووﻗﺖُ اﺳﻢُ اﻟﺰاﺋﺮِ أو ﻣَﻦ
ﻣﻮﺿﻮع اﻟﺰﯾﺎرة ﻋﻨﻮاﻧُﮫ ووﻇﯿﻔﺘُﮫُ أو ﻋﻤﻠُﮫُ
اﻟﺰﯾﺎرةِﻣﺪﺗُﮫ ﺳﯿﺰوره اﻟﺮﺋﯿﺲُ
• ﺑﻌﺪ اﻋﺪاد اﻟﺴﺠﻞ ﯾﻌﺮﺿﮫ ﻋﻠﻰ ﻣﺪﯾﺮه ﻻﺑﺪاء اي ﻣﻼﺣﻈﺎت او ﺗﻌﺪﯾﻼت وذﻟﻚ ﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ وﻗﺒﻞ ﺑﺪا
اﻟﻤﻮاﻋﯿﺪ ﺑﻮﻗﺖ ﻛﺎﻓﻲ.
ﻋﻠﻰ ان ﯾﺠﮭﺰ ﻣﻌﮫ:
َ -اﻟﻤﺴﺘﻨﺪاتِ واﻟﺒﯿﺎﻧﺎتِ اﻟﺘﻲ ﻗﺪ ﯾﺤﺘﺎجُ إﻟﯿﮭﺎ ﻣﺪﯾﺮُهُ أﺛﻨﺎءَ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﻓﯿﺮﻓﻘﮭﺎ:
* ﻣﻊ ﺳﺠﻞ اﻻرﺗﺒﺎﻃﺎت اﻟﯿﻮﻣﯿﺔ .
* او ﯾﻘﺪﻣﮭﺎ ﻋﻨﺪ ﻛﻞ او ﺑﺪاﯾﺔ ﻛﻞ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ
-اﻻﻋﺘﺬار ﻋﻦ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ
ﻗﺪ ﯾﻌﺘﺬرُ اﻟﻤﺪﯾﺮُ ﻋﻦ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔِ اﻟﺰاﺋﺮِ ذي اﻟﻤﯿﻌﺎدِ اﻟﻤﺤﺪدِ ﺳﺎﺑﻘًﺎ ،وذﻟﻚ ﻟﻌﺬرٍ ﻃﺎرئٍ ،ﻓﻌﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮِ أن ﯾﻌﺘﺬرَ ﻟﮫ
ﺑﻠﺒﺎﻗﺔٍ وأن ﯾﺘﻮﻟّﻰ ﺗﻌﻠﯿﻞَ ھﺬا اﻟﺘﺼﺮفِ ﺗﻌﻠﯿﻼً ﻣﻘﻨﻌًﺎ وﻣﮭﺬﺑًﺎ ﺑﺤﯿﺚُ ﻻ ﯾﺴﻲء إﻟﯿﮫ ،أﻣﺎ إذا ﻛﺎن ھﻨﺎك ﻣﺘﺴﻌًﺎ ﻣﻦ
اﻟﻮﻗﺖِ ﻓﯿﻘﻮمُ ﺑﺘﻘﺪﯾﻢِ اﻻﻋﺘﺬارِ ﻋﻦ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﺗﻠﯿﻔﻮﻧﯿﺎ أو ﻛﺘﺎﺑﺔً ﻣﻊ اﻗﺘﺮاحِ ﻣﻮﻋﺪٍ ﺟﺪﯾﺪٍ.
رﺟﺎل اﻷﻋﻤﺎل
إذا أﺗ ﻲ رﺟ ﻞ اﻷﻋﻤ ﺎل وﻟ ﮫ ﻣﻮﻋ ﺪ ﻣ ﺴﺒﻖ ﺑﻌ ﺪ اﻟﺘﺄﻛ ﺪ ﻣ ﻦ أن اﻟﻤ ﺪﯾﺮ ﻣ ﺴﺘﻌﺪ ﻻﺳ ﺘﻘﺒﺎﻟﮫ ﯾ ﺘﻢ إدﺧﺎﻟ ﮫ
وإذا أﺗﻲ رﺟﻞ اﻷﻋﻤﺎل وﻟﯿﺲ ﻟ ﮫ ﻣﻮﻋ ﺪ ﻣ ﺴﺒﻖ ﯾﺘﺤﻘ ﻖ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣ ﻦ أھﻤﯿ ﺔ ﻣﻮﺿ ﻮع وﻋ ﺮض ﻣﻮﺿ ﻮﻋﺔ ﻋﻠ ﻲ
اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻓﺈذا ﻛﺎن ﻣﻮﺿﻮﻋﺔ ﻣﮭﻢ ﯾﺘﻢ إدﺧﺎﻟﮫ ﻋﻠﻲ اﻟﻤﺪﯾﺮ واذا ﻛﺎن ﻣﻮﺿﻮﻋﺔ ﻏﯿﺮ ﻣﮭﻢ ﯾﺘﻢ اﻻﻋﺘﺬار ﻣﻨﮫ.
ﻃﻼب اﻟﻮﻇﯿﻔﺔ
ﯾﺠﺐ أن ﯾﻜﻮن اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺻﺎدﻗﺎ ﻣﻌﮫ ﻓﺈذا ﻛﺎن ھﻨﺎك وﺿﯿﻔﺔ ﯾﺠﺐ أن ﯾﻮﺟﮭﮫ إﻟﻲ أي ﻗﺴﻢ ﯾﺘﻮﺟﮫ وان ﻟ ﯿﺲ ھﻨ ﺎك
داﻋﻲ ﻋﻠﻲ إدﺧﺎﻟﮫ ﻋﻠﻲ اﻟﻤﺪﯾﺮ.
اﻷھﻞ واﻷﺻﺪﻗﺎء
ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ أن ﯾﺄﺧﺬ اﻟﺘﻌﻠﯿﻤﺎت ﻣﻦ اﻟﻤﺪﯾﺮ ﺑﻜﯿﻔﯿﺔ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ھﺬه اﻟﻔﺌﺔ وذﻟﻚ ﻟﺨﺮوج اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣﻦ
اﻹﺣﺮاج.
اﻟﺼﺤﻔﯿﯿﻦ
ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ان ﯾﻜﻮن ﺣﺬرا ﻓ ﻲ اﻟﺘﺨﺎﻃ ﺐ ﻣﻌﮭ ﻢ ﻓ ﻼ ﯾ ﺼﺮح ﺑ ﺎي ﺷ ﻲء ﻟﻠﻨ ﺸﺮ ﻗﺒ ﻞ ﻋﺮﺿ ﮫ ﻋﻠ ﻰ رﺋﯿ ﺴﮫ
وﯾﺎﺧﺪ اﻟﻤﻮاﻓﻘﺔ.
زاﺋﺮ ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ
ﯾﺠﺐ اﻟﺘﺤﻘﻖ ﻣﻦ ان ﺳﺒﺐ اﻟﺰﯾﺎرة ﯾﺘﻌﻠﻖ ﺑﺎﻣﻮر اﻟﻌﻤﻞ ﻓﺈﻧﱠﮫُ ﯾُﺨﻄﺮُ ﻣﺪﯾﺮَهُ ﺑﺎﻟﻤﻮﻗﻒِ ﻓﻲ اﻟﺤﯿﻦِ.
اﻣﺎ إذا ﻛﺎن اﻟﺮاﻏﺐُ ﻓﻲ اﻟﺰﯾﺎرةِ ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ اﻟﺬﯾﻦ ﯾﻌﻠﻮنَ اﻟﻤﺪﯾﺮَ ﻓﻲ اﻟﻤﺮﻛﺰِ أو ﯾﺴﺎووﻧَﮫُ؛ ﻓﻌﻨﺪﺋﺬٍ ﯾﻌﻤﻞُ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ
ﻋﻠﻰ إﺗﻤﺎمِ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﻓﻮرًا ﺣﺘﻰ وﻟﻮ ﻛﺎﻧﺖْ دونَ ﻣﯿﻌﺎدٍ ﺳﺎﺑﻖٍ.
اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﻨﻮﻋﻲ
ﺗﺼﻨﯿﻒ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ او اﻟﻤﻮاد ﻻﻧﻮاع ﻣﺤﺪدة ﯾﻤﻜﻦ ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﻨﻮع اﻧﮫ اﻟﻠﻔ ﻆ او ﻋﺒ ﺎرة ﺗﻄﻠ ﻖ ﻋﻠ ﻰ ﻣﺠﻤﻮﻋ ﺔ اﻓ ﺮاد
ﻟﮭﻢ ﺻﻔﺎت ﻣﺸﺘﺮﻛﺔ ﻣﺜﺎل :اﻟﻤﻮﻇﻔﯿﻦ اﻟﺠﺪد
اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ
ﯾﺘﻢ ﺗﻘﺴﯿﻢ اﻟﻤﻠﻔﺎت اﻟﻰ ﻣﺠﻤﻮﻋﺎت ﺣﺴﺐ اﻟﻤﻮﻗﻊ اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ ﻓﺘﻮﺿﻊ ﻣﻠﻔﺎت اﻻﺷﺨﺎص اﻟﺬﯾﻦ ﯾﻘﻄﻨﻮن ﻣﺜﻼ ﺑﺤ ﻲ
او ﻣﺪﯾﻨﺔ او اي ﻣﺤﺎﻓﻈﺔ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ ﺧﺎص ﺑﺎﻟﻤﻜﺎن ﻧﻔﺴﮫ.
ﻛﻞ وﺛﯿﻘﺔ ﻟﮭﺎ ﻣﻮﺿﻮع ﺑﻄﺒﯿﻌﺔ اﻟﺤﺎل ﻟﺬا ﻣﻤﻜﻦ ان ﻧﺼﻨﻒ ﻣﻠ ﻒ ﻣ ﺜﻼ :ﻟﺘﻮﻇﯿ ﻒ ﻣﻤﻜ ﻦ ان ﯾﻜ ﻮن ﻋﺎﻣ ﺎ وﻣﻤﻜ ﻦ
ان ﻧﻘﺴﻤﮫ اﻟﻰ ﺗﺼﻨﯿﻒ ﺟﻐﺮاﻓﻲ وﻧﻘﻮم ﺑﻌﻤﻞ اﻟﺘﻮﻇﯿﻒ ﻗﺎھﺮة /اﻟﺘﻮﻇﯿﻒ ﻓﯿﻮم وھﻜﺬا.
اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﺘﺎرﯾﺨﻲ
ﯾﺘﻢ ﺗﺮﺗﯿﺐ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻃﺒﻘﺎ ﻟﻠﺘﺴﻠﺴﻞ اﻟﺘﺎرﯾﺨﻲ ﺳﻨﺔ /ﺷﮭﻮر /اﯾﺎم.
ﻛﺎﻟﺘﻘﺎرﯾﺮ اﻟﺪورﯾﺔ وﻣﺤﺎﺿﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت....
ﻟﻜﻦ ﻋﯿﺒﮫ اﻟﺮﺋﯿﺴﻲ ھﻮ اﻧﮫ ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺼﻨﻒ ان ﯾﻜﻮن ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﺑﺘﺎرﯾﺦ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﺬي ﯾﺒﺤﺚ ﻋﻨﮭ ﺎ واﻻ وﺟ ﺪ
ﻧﻔﺴﮫ ﻓﻲ داﺋﺮة اﻟﺒﺤﺚ اﻟﻄﻮﯾﻠﺔ ﻣﻦ اﻟﺘﻮارﯾﺦ ﻟﺤﯿﻦ اﻟﻮﺻﻮل ﻟﻠﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ.