Debriefing opdracht ‘overlegstructuur’

Start: donderdag 25 maart 2021

Aantal dagen per week: 16 uur per week, mogelijk later uitbreiden
Locatie: Schijndel, Heerlen, Blerick en overige locaties
Opdrachtgever: Lieke Paijmans & Esther Dassen
Einddatum: Nader te bepalen

Contactpersonen

 Lieke Paijmans
06-10591942
Lieke.paijmans@berden.nl

 Esther Dassen
06-43237576
Estherdassen@berden.nl

Berden Mode, Wonen & Slapen

Berden is een familiebedrijf van 115 jaar oud, opgericht door Sjang en Agnes Berden in het
Limburgse Blerick. Waar het begon met een klein manufacturen winkeltje, is het bedrijf
inmiddels uitgegroeid tot een keten van winkels en warenhuizen met ruim 750
medewerkers. Het warenhuis verkoopt de complete productervaring op het gebied van
mode, wonen en slapen. Berden is gevestigd in Venlo, Blerick, Maastricht, Uden, Varsseveld,
Veghel, Geleen, Roermond, Heerlen, Sittard, Axel en Alphen aan den Rijn.

Deze opdracht is vooral gefocust op Berden Mode.

Opdracht
Hierboven werd vermeld dat Berden ongeveer 750 werknemers heeft, die allemaal werken
op verschillende locaties in Limburg en Brabant. Dit vraagt om een goede organisatie en veel
overleg. Binnen Berden zijn er twijfels ontstaan wat betreft de efficiëntie en effectiviteit van
de huidige vergaderstructuur. Het is van groot belang vergaderingen professioneel verlopen
op ieder niveau want op het hoogtepunt is er binnen Berden ongeveer 240 uur aan overleg.
Binnen deze overleggen zijn gemiddeld acht werknemers aanwezig.
De opdracht is opgedeeld in vier fasen waarbij de eerste twee gericht zijn op onderzoek.
Allereerst is het belangrijk om de huidige situatie opnieuw te schetsen. Hiervoor zullen
overleggen op ieder niveau (bv. directie, werk en afdelingsoverleg) worden bijgewoond. Het
is belangrijk dat deelnemers goed worden ondervraagt. Voordat hiermee begonnen kan
worden, moeten de definities vanuit de huidige vergaderingen worden bepaald. In de
tweede fase wordt een benchmark onderzoek gedaan om te kijken hoe andere grote
organisaties overleggen en vergaderen. Waar dit onderzoek wordt gedaan, wordt nader
bepaald. De gevonden theorie en ervaringen uit de eerste stappen moeten ervoor zorgen
dat er in de derde fase een goede gewenste situatie in kaart kan worden gebracht. In deze
fase is het essentieel dat er geluisterd wordt naar de behoeftes van de directie en
werknemers. Vanuit deze wensen moet er in samenhang met de theorie en ervaringen
vanuit het onderzoek een basis liggen voor een nieuwe overlegstructuur. De laatste fase
draait om het implementeren van de nieuwe structuur binnen Berden Mode, Wonen en
Slapen.

Het doel van het project is dat er aan het einde een plan ligt die een nieuwe overlegstructuur
biedt aan Berden. Dit plan moet ervoor zorgen dat de onderlinge samenwerking verbetert
en dat het belang van efficiënt en effectief vergaderen binnen heel de organisatie erkend
wordt. De implementatie van de nieuwe overlegstructuur behoort ook tot de opdracht.

Eerste doelstelling

 In het eerste overleg van SamenVooruit op ….. worden de eerste resultaten

gepresenteerd uit het onderzoek over de huidige situatie en benchmark.
Andere doelstellingen en deadlines worden nader bepaald in overleg.

Benodigdheden

 Literatuur
 Medewerking van werknemers voor onderzoek

Afspraken

 Vrijdag wordt een vaste werkdag op het kantoor van Berden in Schijndel
 De andere dag wordt waarschijnlijk een werkdag waar op verschillende locaties
gewerkt wordt

Aanleveren Berden

 Grondig onderzoek over de huidige situatie, benchmark en de gewenste situatie

 Een frisse en nieuwe overlegstructuur
 Een goed plan om de nieuwe structuur te implementeren in de organisatie
Aanleveren Fontys
Hieronder staan beroepsproducten die mij kunnen helpen om de LOCO-kwalificaties vanuit
school voldoende aan te tonen. Deze kunnen ook nog veranderd worden.

 Analyse rapportage (huidige situatie, benchmark en gewenste situatie)

 Strategisch communicatieadvies
 Debriefing
 Draaiboek nieuwe overlegstructuur
 Pitch
 Richtlijnen