HỆ THỐNG XỬ LÝ VÀ QUẢN LÝ NGUỒN THU TẬP TRUNG BMC

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

(Dành cho nhà trường)

BMC 04/2021
1
 MỤC LỤC
PHẦN 1: NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM ............ 13

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ........................................................................................................................... 14

2.1. HỆ THỐNG ............................................................................................................................................................ 14

2.1.1. Khai báo thông tin Nhà trường................................................................................................................ 14
2.1.2. Khai báo các thông tin khác...................................................................................................................... 15
2.1.3. Phân quyền sử dụng các chức năng của phần mềm........................................................................ 15
2.1.4. Quản lí các mẫu phiếu in ........................................................................................................................... 16
2.2. QUẢN LÝ DỮ LIỆU ........................................................................................................................................... 17
2.2.1. Cập nhật danh sách lớp, danh sách học sinh vào Phần mềm lần đầu ...................................... 17
2.2.2. Cập nhật danh sách lớp, danh sách học sinh vào Phần mềm khi có thay đổi ........................ 17
2.2.3. Cập nhật danh mục phí và danh mục miễn giảm ............................................................................... 22
2.2.4. Thiết lập chế độ miễn giảm và xem danh sách học sinh hưởng miễn giảm .............................. 26
2.2.5. Chuyển lớp cho học sinh .............................................................................................................................. 27
2.3. HỌC PHÍ ................................................................................................................................................................... 29
2.3.1. Lập kế hoạch thu học phí............................................................................................................................. 29
2.3.2. Chỉnh sửa kế hoạch phí đối với những học sinh có số tiền học phí khác biệt ......................... 31
2.3.3. Thông báo, nhắc nợ học phí ....................................................................................................................... 32
2.3.4. Thanh toán học phí ........................................................................................................................................ 33
2.4. HOÁ ĐƠN ................................................................................................................................................................ 37
2.5. BÁO CÁO.................................................................................................................................................................. 43
2.5.1 Báo cáo Thu chi tại trường .......................................................................................................................... 43
2.5.2. Báo cáo chi tiết thu chi theo nội dung thu và người thu .................................................................. 44
2.5.3. Báo cáo chi tiết nợ phí theo nội dung ...................................................................................................... 45
2.5.4. Thống kê thanh toán phí theo nội dung ................................................................................................. 46
2.5.5. Báo cáo miễn giảm ......................................................................................................................................... 46
2.5.6. Báo cáo Tổng hợp tiền thu học phí .......................................................................................................... 47

PHẦN 3: QUY ĐỊNH VỀ ĐỐI SOÁT VÀ THANH TOÁN QUYẾT TOÁN .....................................48

PHẦN 4: THÔNG TIN LIÊN HỆ ...........................................................................................................50

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
PHẦN 1: NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Để đăng ký và sử dụng, Nhà trường cần chuẩn bị và thực hiện:

1. Đăng ký sử dụng Phần mềm Quản lý nguồn thu tập trung trực tuyến (BMC) và đăng ký tài khoản
truy cập vào phần mềm – Mẫu số: 01 (Mẫu biểu được đính kèm theo tài liệu tập huấn này)
2. Nhà trường truy cập vào Phần mềm thông qua đường dẫn: https://bmc.biller.vn/
3. BMC kích hoạt và cấp tài khoản truy cập vào phần mềm kiểm tra, trải nghiệm
4. Ký kết hợp đồng triển khai Phần mềm
5. Nhà trường chuẩn bị danh sách lớp, danh sách học sinh theo mẫu được cung cấp ngay sau khi đăng
ký sử dụng phần mềm. Bảng mẫu có cấu trúc như sau:

6. BMC tiến hành đưa dữ liệu học sinh vào Phần mềm
7. BMC hướng dẫn, hỗ trợ Nhà trường bắt đầu sử dụng Phần mềm.

13
PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

2.1. HỆ THỐNG
2.1.1. Khai báo thông tin Nhà trường

Ở chức năng này, BMC có thể khai báo theo phiếu đăng ký thông tin Nhà trường hoặc Nhà trường
chủ động khai báo thông tin hoặc cập nhật thông tin nếu có thay đổi. Các thông tin bao gồm: Tên
trường, Địa chỉ, Cơ quan chủ quản, Logo, Tạo thêm cơ sở hoặc khối mới…Đây là những thông tin
sẽ được thể hiện ở các tài liệu, báo cáo, thông báo,…Ví dụ mẫu in thông báo học phí, email thông
báo học phí, các báo cáo...
Các bước thực hiện, Nhà trường chọn “Hệ thống” => chọn “Cấu hình sử dụng” => chọn “Thông
tin chung” => Cập nhật thông tin trường, bao gồm:
• Tên Nhà trường: Tên đầy đủ của Nhà trường, Ví dụ Trường Tiểu học Lê Quý Đôn
• Địa chỉ: Địa chỉ Nhà trường
• Cơ quan chủ quản: Đơn vị chủ quản của Nhà trường
• Logo: Nhà trường có thể chèn Logo riêng từng trường
• Thông tin Hiệu trưởng, kế toán, thủ quỹ…
• Danh sách cơ sở: Nếu trường có nhiều cơ sở
• Danh sách khối lớp: BMC đã mặc định. Tuy nhiên trường hợp Nhà trường có tên Khối khác
hoặc bổ sung, sửa đổi thì Nhà trường chủ động chọn chức năng: Tạo mới, xóa, chỉnh sửa.

Các giao diện trên Phần mềm:

14
Sau khi nhập thông tin:

2.1.2. Khai báo các thông tin khác

- Khi kích hoạt và tạo tài khoản truy cập vào Phần mềm cho Nhà trường, BMC đã khai báo và
cấu hình các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình thiết lập và quản lý các khoản thu của
Nhà trường.
- Trường hợp Nhà trường cần thay đổi, bổ sung thêm, Nhà trường liên hệ BMC để được hỗ trợ
thực hiện hoặc BMC hướng dẫn nhà trường thực hiện.
2.1.3. Phân quyền sử dụng các chức năng của phần mềm
- Ngay khi nhận được đăng ký sử dụng Phần mềm, BMC sẽ cấp quyền cho các tài khoản đã đăng
ký được phép truy cập và được sử dụng các chức năng của Phần mềm.
- Trường hợp Nhà trường có sự thay đổi cán bộ, thay đổi phân quyền (giới hạn các chức năng
không được phép truy cập), BMC sẽ hỗ trợ Nhà trường thực hiện hoặc hướng dẫn Nhà trường
chủ động thực hiện trên Phần mềm.

Giao diện trên Phần mềm:

15
2.1.4. Quản lí các mẫu phiếu in

- Ở chức năng này cho phép Nhà trường có thể thay đổi các phiếu in phù hợp với quy định đặc
trưng của Nhà trường.
- Việc thay đổi các mẫu báo cáo, Nhà trường có thể chủ động thực hiện hoặc liên hệ BMC để
được hỗ trợ thực hiện hoặc hướng dẫn thực hiện.
- Các biểu mẫu trên hệ thống BMC đã thiết kế mặc định gồm các mẫu in được Nhà trường thường
xuyên sử dụng, cụ thể:

• Mẫu in Thông báo học phí: Là mẫu giúp Nhà trường in và gửi hoặc gửi trực tiếp, tự động từ
Phần mềm đến Phụ huynh học sinh (PHHS) về việc thông báo các khoản thu cần phải nộp cho
Nhà trường.

• Mẫu in Phiếu thu/Mẫu in Biên lai thu tiền: Là mẫu phiếu được Nhà trường sử dụng khi thực
hiện thu tiền từ PHHS. Là chứng từ, biên nhận được lập 02 bản, nhà trường giữ 01 bản, PHHS
giữ 01 bản, thể hiện số tiền, ai trả tiền, trả tiền cho ai, giao dịch diễn ra ngày nào, …. Tùy vào
từng khoản thu/ đặc thù riêng mà Nhà trường sẽ sử dụng mẫu phiếu phù hợp.

• Mẫu in Hóa đơn: Là mẫu Nhà trường sử dụng để xuất hoá đơn cho PHHS sau khi đã hoàn tất
việc thu tiền các khoản thu.

• Mẫu in Phiếu nhắc nợ học phí: Là mẫu phiếu giúp Nhà trường gửi thông báo đến những học
sinh còn nợ trong tháng.
Các giao diện trên Phần mềm:

16
2.2. QUẢN LÝ DỮ LIỆU
2.2.1. Cập nhật danh sách lớp, danh sách học sinh vào Phần mềm lần đầu
- Ngay khi nhận được danh sách lớp, danh sách học sinh từ Nhà trường, BMC tiến hành đưa dữ
liệu vào Phần mềm.

Giao diện trên Phần mềm:

2.2.2. Cập nhật danh sách lớp, danh sách học sinh vào Phần mềm khi có thay đổi
- Sau khi BMC đưa dữ liệu lớp, học sinh vào Phần mềm, Nhà trường vào Phần mềm kiểm tra lại
dữ liệu lớp, học sinh trước khi sử dụng các tính năng tiếp theo.
- Trường hợp Nhà trường cần thêm mới/chỉnh sửa thông tin lớp, thông tin học sinh,…Nhà
trường thực hiện: Vào chức năng “Dữ liệu” => chọn “Danh sách lớp học” hoặc chọn “Danh
sách học sinh”
a) Cập nhật thông tin Danh sách lớp học:
(Các trường có dấu * là các trường bắt buộc nhập)
• Mã lớp (*): Do Nhà trường tự đặt lưu ý mã lớp là duy nhất và không phân biệt chữ hoa thường.
• Tên lớp (*): Tên đầy đủ của lớp.
• Khối (*): Lựa chọn khối của lớp.
• Không hoạt động: Trường hợp trạng thái này được đánh dấu, lớp sẽ không xuất hiện trong
bảng kế hoạch thu phí.

17
Giao diện trên Phần mềm:

Các chức năng chi tiết:

- Thêm mới lớp: Cho phép điền các thông tin của lớp. Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn “Ghi
lại” để lưu thông tin lớp học vừa thêm mới; Trường hợp không lưu chọn “Hủy bỏ” để hủy bỏ.

18
 - Sửa/xóa thông tin lớp học: Trường hợp muốn thay đổi thông tin cho một lớp học, Nhà trường chọn
dòng có lớp học đó và chọn “Sửa thông tin lớp”/ “Xóa”, Phần mềm sẽ cho phép thay đổi thông tin
và chọn “Ghi lại” hoặc “Hủy bỏ”.

- Lưu ý khi chọn “Xóa”: Chỉ xóa được dữ liệu lớp khi chưa có thông tin học sinh trong lớp đó.
- Nhập/Xuất dữ liệu từ/ra file excel: Nhà trường chọn “Excel” cho phép đưa dữ liệu lớp học vào
Phần mềm bằng file excel lưu sẵn trong máy tính hoặc có thể xuất danh sách lớp học trong Phần mềm
ra file excel khi cần thiết.

19
b) Cập nhật Danh sách học sinh

Thông tin về lớp bao gồm (các trường có dấu * là các trường bắt buộc nhập):
• Mã học sinh (*): Do Nhà trường tự đặt, duy nhất, không được trùng, không phân biệt chữ hoa
thường, nghĩa là mã hs2020001 và mã HS2020001 coi là như nhau;
• Mã BMCID (*): Là mã được sinh tự động trong hệ thống BMC gắn liền với Mã học sinh của
Nhà trường và là mã để PHHS thực hiện thanh toán học phí trực tuyến;
• Họ đệm (*): Họ và đệm của học sinh, ví dụ Cao Bảo;
• Tên (*): Tên gọi của học sinh, ví dụ An;
• Ngày sinh (*): Ngày sinh của học sinh, ví dụ 15/01/2008;
• Giới tính: Nam/nữ;
• Lớp (*): Lớp hiện tại của học sinh, chọn từ danh sách lớp đã khởi tạo;
• Địa chỉ: Địa chỉ hiện tại của học sinh;
• Nơi sinh: Nơi sinh của học sinh;
• Họ tên bố, nghề nghiệp bố, họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ: Các thông tin về bố mẹ;
• Email, số điện thoại: Thông tin liên lạc với phụ huynh học sinh;
• Học bán trú: Đánh dấu ô này nếu học sinh học bán trú;
• Ra trường: Đánh dấu ô này nếu học sinh đã ra trường;
• Tạm ngưng: Đánh dấu ô này nếu dữ liệu về học sinh này không sử dụng nữa;
Lưu ý:
• Họ tên bố, họ tên mẹ, địa chỉ: Trong trường hợp một lớp có nhiều học sinh trùng tên và ngày
sinh, nếu Nhà trường sử dụng dịch vụ thu hộ học phí trực tuyến, trên màn hình của các đối tác
thu hộ sẽ hiển thị các thông tin này để phụ huynh học sinh biết và đóng học phí chính xác;
• Email: Được sử dụng khi Nhà trường gửi thông báo học phí và bản sao hóa đơn điện tử cho phụ
huynh học sinh;
• Số điện thoại: Được sử dụng khi Nhà trường gửi thông báo học phí cho phụ huynh học sinh.

20
 Các chức năng:

- Thêm mới học sinh: Cho phép điền các thông tin của học sinh. Sau khi điền đầy đủ thông tin, Nhà
trường chọn “Ghi lại” để lưu lại thông tin hoặc chọn “Hủy bỏ” nếu không muốn lưu lại.

- Sửa/Xóa thông tin học sinh: Trường hợp cần chỉnh sửa hoặc xóa thông tin của học sinh nào thì
Nhà trường chọn dòng của học sinh đó và chọn “Sửa học sinh” hoặc chọn “Xóa học sinh”.

21
 Lưu ý: Chỉ “Xóa” được dữ liệu học sinh khi chưa có bất kỳ thông tin nào liên quan đến học sinh
đó (ví dụ dữ liệu phí, dữ liệu thanh toán...).
- Nhập/Xuất dữ liệu từ/ra file excel: Nhà trường chọn “Excel” để có thể đưa dữ liệu học sinh từ file
excel có sẵn trong máy tính vào Phần mềm mà không cần phải nhập tay từng học sinh. Trường hợp
Nhà trường cần xuất danh sách học sinh khi cần thiết, Nhà trường chọn “Xuất ra file excel”.

2.2.3. Cập nhật danh mục phí và danh mục miễn giảm
- Sau khi hoàn thành việc cập nhật dữ liệu học sinh, Nhà trường tiến hành khai báo danh mục phí và
danh mục miễn giảm.
- Danh mục phí và Danh mục miễn giảm tùy vào đặc thù của địa phương mà Nhà trường khai báo các
Tên/mức phí, Tên/mức miễn giảm khác nhau. Vì vậy, Nhà trường sẽ chủ động hoàn toàn trong việc
khai báo chính xác nhằm giúp công tác lập/thu học phí, thực hiện chế độ miễn giảm, báo cáo được dễ
dàng, thuận lợi.
a) Cập nhật danh mục phí:
- Nhà trường thực hiện: Vào chức năng “Dữ liệu” => Chọn “Danh mục phí” và tiến hành “Thêm
mới học phí”.
- Thông tin về phí bao gồm (các trường có dấu * là các trường bắt buộc nhập):
• Mã phí (*): Do nhà trường tự đặt, lưu ý mã phí là duy nhất, và không phân biệt chữ hoa thường,
nghĩa là mã hoc_phi và mã Hoc_Phi coi là một;
• Tên phí (*): Tên của loại phí, ví dụ Học phí;
• Nhóm phí (*): Là một trong các nhóm phí sau: Thu theo ngày, Thu theo tháng, Thu không định
kỳ, Thu học kỳ 1, Thu học kỳ 2, Thu theo năm;
• Nguồn phí (*): Là một trong các nguồn sau: Học phí, Thu hộ-Chi hộ, Thu theo thỏa thuận,
Khác;
• Đơn vị tính: Phụ thuộc vào nhóm phí. Ví dụ đối các khoản học phí đơn vị tính là tháng hoặc
học kỳ, riêng đối với tiền ăn thì đơn vị tính sẽ là ngày;
• Chứng từ: Tuỳ theo quy định của từng địa phương, Nhà trường có thể gán các khoản phí là
Phiếu thu, Biên lai hay là Hoá đơn;

22
 • Tạm ngưng: Đánh dấu nếu phí không sử dụng để lập kế hoạch. Thường dùng để ẩn một phí
không sử dụng trong các tháng tiếp theo, tuy nhiên các tháng cũ phí vẫn còn hiệu lực;
• Tính khấu trừ: Cho phép phí tính khấu trừ, ví dụ phiếu ăn của học sinh, nếu không dùng hết (vì
lý do nghỉ học) thì sẽ được khấu trừ lại vào tháng sau;

- Bên cạnh việc thêm mới danh mục phí, Nhà trường có thể chỉnh sửa hoặc xoá các danh mục phí
vừa tạo.
+ Để chỉnh sửa phí Nhà trường thực hiện: Chọn phí cần sửa => “Sửa dữ liệu phí” và tiến hành
chỉnh sửa.

23
 + Để xoá danh mục phí vừa tạo, nhà trường thực hiện: chọn phí cần xoá => “Xoá phí”, hệ thống
hiển thị bảng hỏi xác nhận xóa. Nếu người dùng đồng ý xóa bấm chọn “OK”, ngược lại bấm chọn
“Huỷ”.

b) Cập nhật Danh mục miễn giảm

- Nhà trường thực hiện: Vào chức năng “Dữ liệu” => Chọn “Danh miễn giảm” và tiến hành Thêm
mới các danh mục cần miễn giảm.
- Thông tin về phí bao gồm (các trường có dấu * là các trường bắt buộc nhập):

• Mã miễn giảm (*): Do Nhà trường tự đặt, lưu ý mã miễn giảm là duy nhất, và không phân biệt
chữ hoa thường, nghĩa là mã ho_ngheo và mã HO_NGHEO coi là một;
• Tên miễn giảm (*): Tên của loại miễn giảm, ví dụ Hộ nghèo;
• Ghi chú: Thông tin ghi chú của miễn giảm;
• Ngày có hiệu lực: Ngày bắt đầu có hiệu lực của loại miễn giảm;
• Ngày hết hiệu lực: Ngày hết hiệu lực của loại miễn giảm.

- Nhà trường có 2 cách để cập nhật danh mục miễn giảm:

+ Số tiền miễn giảm: Nhà trường có thể nhập chính xác số tiền vào khoản miễn giảm
+ Phần trăm miễn giảm: Nhà trường có thể nhập trực tiếp tỷ lệ phần trăm được miễn giảm vào
từng khoản.

24
 Ví dụ: Giả sử học sinh thuộc diện hộ nghèo được miễn giảm 100% Bảo hiểm y tế thì Nhà trường
khai báo 1 trong 2 cách theo như hình bên dưới.

Cũng giống như Danh mục phí, tại Danh mục miễn giảm Nhà trường cũng có thể chỉnh sửa phí hoặc xoá
phí. Về thao tác Thực hiện tương tự như chỉnh sửa và xoá “Danh mục phí”.
Lưu ý: Sau mỗi thao tác thực hiện Nhà trường bấm vào “Ghi lại” để hệ thống ghi nhận lệnh vừa
hoàn tất.

25
2.2.4. Thiết lập chế độ miễn giảm và xem danh sách học sinh hưởng miễn giảm
- Chức năng này cho phép Nhà trường thiết lập chế độ miễn giảm cho từng học sinh cụ thể.
- Để thực hiện, Nhà trường vào “Dữ liệu” => “Thiết lập chế độ miễn giảm” => Chọn “Lớp” =>
Đánh dấu vào chế độ miễn giảm của học sinh cần miễn giảm => Điền dữ liệu ngày bắt đầu/ngày kết
thúc nếu cần thiết.

- Khi dữ liệu thay đổi, lệnh “Ghi lại” và “Hủy bỏ” sẽ có hiệu lực. Người dùng bấm “Ghi lại” để
ghi vào CSDL hoặc “Hủy bỏ” nếu muốn hủy thao tác.

- Sau khi đã thiết lập chế độ miễn giảm cho các học sinh, Nhà trường có thể xem lại danh sách này
tại “Danh danh sách học sinh miễn giảm”

26
Thao tác: Vào “Dữ liệu” => “Danh sách học sinh hưởng miễn giảm” => Chọn “Lớp”

2.2.5. Chuyển lớp cho học sinh

- Chức năng này giúp Nhà trường thực hiện chuyển lớp cho học sinh thuộc trường.
- Bên cạnh chức năng chuyển lớp, Nhà trường cũng có thể thao tác chức năng xác nhận ra trường
đối với từng học sinh tương ứng.
- Để chuyển lớp hoặc xác nhận ra trường cho học sinh, Nhà trường Vào “Dữ liệu” => “Chuyển lớp
cho học sinh” => Chọn “Chuyển lớp”/ “Xác nhận ra trường”.

27
+ Đối với chuyển lớp, Nhà trường thực hiện thao tác: “Chuyển lớp” => Chọn lớp và chọn bé cần
chuyển => Chọn lớp cần chuyển bé đến và Tháng bắt đầu chuyển => “Cập nhật”.

+ Đối với xác nhận ra trường, Nhà trường bấm chọn vào “Xác nhận ra trường” => Chọn “Lý do ra
trường” => “Cập nhật”.

28
2.3. HỌC PHÍ
2.3.1. Lập kế hoạch thu học phí
- Chức năng này cho phép Nhà trường định kỳ thực hiện lập kế hoạch thu học phí cho toàn từng lớp,
từng học sinh hoàn toàn tự động dựa trên các dữ liệu đã được khai báo ở các mục trước trên Phần mềm.
- Về cơ bản, học phí của các học sinh ở trong lớp là giống nhau, do đó đầu tiên nhà trường sẽ dùng
chức năng này để lên kế hoạch thu phí cho tất cả học sinh theo khối, theo lớp trước. Sau đó, trường hợp
có những học sinh có sự khác biệt trong số tiền thu (ví dụ: tiền học thêm anh văn nhưng có học sinh
đăng ký, có học sinh không đăng ký), thì Nhà trường sẽ dùng chức năng Lập kế hoạch thu học phí theo
học sinh để điều chỉnh lại.
- Sau khi lập kế hoạch thu học phí xong, thì kế hoạch thu phí có các trạng thái sau:
• Vừa tạo mới: Trạng thái này xuất hiện khi dữ liệu vừa được tạo mới và chưa được ghi vào CSDL,
sau khi gán phí, Nhà trường bấm vào “Ghi lại” để đảm bảo dữ liệu đã được lưu lại trên hệ thống và
không mất đi khi trường thực hiện những thao tác khác.
• Đang chỉnh sửa: Sau khi dữ liệu kế hoạch đã ghi vào hệ thống nhưng sau đó phát hiện chưa đúng,
Nhà trường thực hiện chỉnh sửa lại nhưng chưa ghi lại, thì các thông tin của kế hoạch đều đang ở chế
độ đang chỉnh sửa.
• Đang chờ duyệt: Sau khi hoàn thiện lập kế hoạch thu phí, đã ghi lại và chọn gửi đi thì kế hoạch
học phí sẽ chuyển sang trạng thái đang chờ để được duyệt. Lúc này, kế hoạch học phí sẽ được gửi
đến cho người được phân quyền phê duyệt, thông thường quyền phê duyệt được cấp cho Hiệu trưởng
hoặc Kế toán. Những quyền này được phân sẵn khi vừa triển khai phần mềm tại phần “Quản lý người
dùng” trong “Hệ thống”.
• Đã duyệt: Sau khi nhận được kế hoạch học phí đang chờ phê duyệt, Hiệu trưởng/cán bộ phụ trách
sẽ thực hiện kiểm tra và duyệt kế hoạch. Lúc này, kế hoạch học phí sẽ chuyển sang trạng thái đã được
duyệt. Ở trạng thái này, dữ liệu học phí của học sinh đã lập hoàn chỉnh, Nhà trường tổ chức việc thu
học phí qua các kênh thu tại trường hoặc qua kênh thu trực tuyến.

29
 Giao diện thực hiện trên Phần mềm:
Nhà trường chọn chức năng “Học phí” => “Lập kế hoạch thu học phí theo lớp” => Làm theo các
bước sau:
+ Bước 1: Chọn tháng và năm cần lập kế hoạch phí
+ Bước 2: Chọn khoản và nhập số tiền chính xác cho khoản phí đó
+ Bước 3: Bấm chọn vào khối hoặc lớp cần gán phí
+ Bước 4: Chọn lệnh “Gán” để dữ liệu được lưu lại

Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch thu học phí theo lớp, Nhà trường có thể thực hiện các lệnh sau đây:
Đối với người lập:

• Gửi đi: Gửi bảng kế hoạch thu học phí đến cấp phê duyệt. Chức năng này chỉ xuất hiện khi kế
hoạch học phí ở trạng thái “Đang chỉnh sửa”.
• Xóa bỏ: Xóa bỏ kế hoạch hiện thời. Chức năng này chỉ xuất hiện khi kế hoạch ở trạng thái Đang
chỉnh sửa.
• Sao chép: Sao chép kế hoạch của tháng hiện thời sang các tháng khác.

Đối với người duyệt:

• Từ chối: Khi phát hiện kế hoạch thu học phí chưa chính xách, người duyệt chọn “Từ chối” để
không duyệt kế hoạch hiện thời. Lúc này, lưới học phí chuyển về trạng thái “Đang chờ duyệt” để

30
 chỉnh sửa thông tin phí chính xác nhất.
• Duyệt: Chấp nhận kế hoạch hiện thời, người duyệt chọn “Duyệt” thì kế hoạch sẽ chuyển trang
trạng thái “Đã duyệt”. Chức năng này chỉ xuất hiện khi kế hoạch ở trạng thái Đang đợi duyệt
• Hủy duyệt: Khi đã duyệt xong kế hoạch nhưng có sự thay đổi, người duyệt phải chọn “Hủy duyệt”
thì trạng thái của kế hoạch chuyển về trạng thái “Chờ duyệt”. Để chuyển lại người lập, người duyệt
chọn “Từ chối” và tiến hành chỉnh sửa phí chính xác.

2.3.2. Chỉnh sửa kế hoạch phí đối với những học sinh có số tiền học phí khác biệt
- Với mỗi học sinh có những sự khác biệt về khoản thu, số tiền thu do khác số ngày, số môn tự chọn,
học thêm,…thì sau khi lập học phí chung toàn lớp, Nhà trường sử dụng chức năng “Lập kế hoạch
thu học phí theo học sinh”, chọn những học sinh khác biệt để điều chỉnh lại.
- Nhà trường thực hiện chỉnh sửa học phí theo thao tác: Vào “Học phí” => “Lập kế hoạch thu học phí
theo học sinh” => Chọn lớp có học sinh cần chỉnh sửa => “Xem kế hoạch”.
- Nhà trường chọn học sinh cần điều chỉnh và thực hiện chỉnh sửa học phí trực tiếp trên dòng của học
sinh đã chọn.

31
 Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch thu học phí theo học sinh, Nhà trường có thể thực hiện việc gửi và
duyệt, từ chối, hủy bỏ như phần “Lập kế hoạch thu học phí theo lớp”.

2.3.3. Thông báo, nhắc nợ học phí

- Sau khi lập xong kế hoạch thu học phí đã được duyệt, Nhà trường thực hiện gửi thông báo học phí
cho PHHS để nộp học phí đúng hạn.
- Trường hợp PHHS chậm nộp học phí, Nhà trường có thể nhắc nợ thông qua các hình thức thông báo
được hỗ trợ ở chức năng này.
- Khi lập và gửi thông báo học phí hoặc nhắc nợ học phí, Nhà trường chọn “Học phí” => “Thông báo,
nhắc nợ học phí” => Chọn lớp (hoặc chọn một số học sinh cần gửi thông báo) => Chọn hình thức gửi
thông báo.
Có 3 loại thông báo học phí:
• Bản in giấy: Nhà trường thực hiện in thông báo học phí theo mẫu có sẵn trong chức năng này và
gửi đến từng học sinh. Đây là phương pháp thủ công hiện nay đa số các trường đang dùng do chưa
chuyển đổi sang hình thức thông báo trực tuyến.
• Email: Đây là hình thức thông báo trực tuyến trong trường hợp PHHS có đăng ký email để nhận
thông báo từ Nhà trường, là hình thức thông báo đơn giản, nhanh chóng, không tốn kém.
• Tin nhắn: Trường hợp PHHS đăng ký nhận thông tin qua tin nhắn, thì Nhà trường có thể gửi tin
nhắn về cho phụ huynh học sinh. Tuy nhiên, đây là hình thức thông báo phát sinh chí phí gửi tin
nhắn phải trả cho nhà mạng viễn thông.

32
2.3.4. Thanh toán học phí
- Sau khi gửi thông báo học phí đến PHHS, PHHS có thể thanh toán học phí qua các kênh:
+ Tiền mặt tại trường
+ Qua các kênh thu hộ trực tuyến bằng tài khoản ngân hàng, thẻ ngân hàng, ví điện tử thông qua các
ứng dụng hỗ trợ như MoMo, Yschool. Các kênh thu hộ này Nhà trường sẽ không xử lý phần thanh
toán, mà chỉ cần theo dõi các báo cáo, thực hiện đối soát và nhận tiền về tài khoản ngân hàng được
chỉ định trong hợp đồng ký kết.
a) Thanh toán tiền mặt

Phần mềm cho phép Nhà trường thực hiện thu tiền học phí bằng tiền mặt bằng cách chọn “Học
phí” => Chọn “Thanh toán học phí”. Tại đây, để đưa dữ liệu học sinh vào tìm kiếm học phí, Nhà
trường có thể sử dụng:
33
 Trang bị thiết bị đọc mã vạch: PHHS cần cung cấp phiếu thông báo học phí khi thanh toán tiền.
Nhà trường sử dụng máy soi mã vạch soi vào mã vạch trên phiếu để thiết bị đọc được thông số và
truyền vào Phần mềm để truy vấn học phí.

Nhập mã học sinh (mã BMCID) hoặc tìm kiếm theo lớp, họ tên, ngày tháng năm sinh của học sinh
để tìm thông tin học sinh để truy vấn học phí.
Sau khi tìm được thông tin học phí, Nhà trường kiểm tra thông tin chính xác và chọn “Thanh toán”

34
 - Đối với trường hợp phụ huynh không mang theo Phiếu báo học phí, Nhà trường có thể truy vấn
thông tin học phí của học sinh bằng cách Vào mục “Tìm kiếm” => Chọn lớp => Nhập Họ và tên
học sinh => Sau đó bấm “Chọn” và thực hiện thanh toán.

- Trường hợp học sinh còn nợ nhiều tháng học phí, hệ thống sẽ liệt kê ra các tháng còn nợ và chi tiết
thông tin học phí. Thu ngân chọn các khoản mà phụ huynh đồng ý thanh toán, và chọn “Thanh
toán”.

b) Thanh toán chuyển khoản

- Trường hợp phụ huynh thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản Nhà trường Vào “Học phí”
=> Chọn “Thanh toán học phí” => tại “Kiểu thanh toán” chọn “Chuyển khoản” và tiến hành
“Thanh toán” để gạch nợ.

35
 Sau khi thu ngân đã thu tiền xong, thu ngân in phiếu thu, đóng dấu đã thu tiền và gửi cho PHHS.

c) Hủy thanh toán

- Trường hợp, đã chọn “Thanh toán” nhưng vì lý do nào đó PHHS không đủ tiền, hoặc thanh toán
nhầm…và Nhà trường cần huỷ giao dịch vừa thu, Nhà trường Vào “Học phí” => Chọn “Danh sách giao
dịch thanh toán” => Chọn Ngày thực hiện => “Tìm kiếm”.

36
 Sau khi Tìm kiếm Nhà trường tiếp tục Chọn giao dịch cần huỷ => Bấm chọn “Huỷ giao dịch” =>
Nhập “Lý do hoàn trả” => Chọn “Huỷ thanh toán” => tiếp tục nhập Mã xác nhận huỷ (mã này tự động
trên hệ thống) => Bấm chọn “OK”.

2.4. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

Các nội dung liên quan việc đăng ký, quản lý, xuất, báo cáo hóa đơn điện tử
- Sau khi PHHS đã thanh toán học phí qua các hình thức thanh toán, Phần mềm sẽ tự động phân loại
xuất Biên lai hoặc Hóa đơn tương ứng với các khoản phí đã được khai báo ở mục danh mục học phí.
- Để gán được Hóa đơn/Biên lai sau khi thu học phí, Nhà trường cần tạo Quyển hóa đơn, Mẫu số và
Ký hiệu Nhà trường sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp thông qua hợp đồng
và các biểu mẫu liên quan.
Lưu ý:
- Trường hợp Nhà trường đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của BMC, BMC sẽ cung cấp và hỗ
trợ toàn bộ các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế, khai báo thông tin hóa đơn ngay trên Phần mềm
nhằm giúp Nhà trường xuất và quản lý hóa đơn hoàn toàn tự động. Các thủ tục đăng ký sử dụng, ký
kết hợp đồng, mẫu biểu… được BMC cung cấp ngay khi Nhà trường đăng ký sử dụng.
- Trường hợp Nhà trường đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử khác,
độc lập với Phần mềm BMC, Nhà trường sẽ thực hiện quản lý hóa đơn và xuất hóa đơn bằng cách
nhập lại thông tin một cách thủ công, độc lập với Phần mềm.
- Hàng ngày hoặc định ký, Nhà trường thực hiện xuất hóa đơn/biên lai cho những khoản đã thu của
PHHS. Hàng tháng, Quý, theo quy định của đơn vị thuế địa phương, Nhà trường xuất báo cáo những
hóa đơn đã xuất, hóa đơn chưa xuất, báo cáo thuế giá trị gia tăng,…để nộp cho cơ quan thuế.

37
Hướng dẫn gán hóa đơn trên Phần mềm BMC
Bước 1: Vào “Hóa đơn” => Chọn “Quản lý biên lai/hóa đơn”

Bước 2: Chọn thời gian thanh toán

Bước 3: Bấm “Tìm kiếm”
Bước 4: Chọn những giao dịch cần xuất sang Hóa đơn điện tử
Bước 5: Bấm “Gán hóa đơn”

* Lưu ý: Nhà trường có thể chọn 1 học sinh, nhiều học sinh hoặc tất cả cùng lúc để gán hóa đơn
Bước 6: Tại màn hình “Thông tin thanh toán”, Người gán hóa đơn kiểm tra lại thông tin 1 lần nữa,
bao gồm:
• Nhân viên: Mặc định là nhân viên thu tại thời điểm thanh toán
• Ngày ghi nhận: Mặc định là ngày hệ thống tại thời điểm thanh toán
• Sau đó chọn “Gán hóa đơn”

38
Chữ ký số USB Token

Theo quy định của chi cục Thuế, để tiến hành nộp hóa đơn điện tử Nhà trường cần có USB Token.
Nếu Nhà trường lần đầu khai báo hóa đơn điện tử, BMC sẽ hỗ trợ cung cấp Chữ ký số USB Token.
Trước khi thực hiện ký hóa đơn điện tử, kế toán phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính sẵn
sàng để phục vụ cho việc ký số lên hóa đơn điện tử (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không
bị thu hồi). Nhà trường có thể chọn ký hóa đơn điện tử theo từng hóa đơn riêng lẻ hoặc hàng loạt hóa
đơn.

39
40
Kiểm tra số lượng hóa đơn

Sau khi gán xong hóa đơn, thông tin của học sinh vừa gán sẽ được tự động ghi nhận vào số
lượng hóa đơn đã sử dụng. Nhà trường cần xem lại đã gán bao nhiêu hóa đơn: Chọn “Hóa đơn” =>
“Lập hóa đơn” => “Hóa đơn bán hàng (02GTTT)”

Tại mục này, Nhà trường có thêm xem toàn bộ hóa đơn đã được gán và được đánh dấu tới số hóa
đơn mới nhất.
• Trạng thái: Hiển thị “Chờ ký” tức là đang được chờ để tiến hành ký hóa đơn điện tử.
• Trạng thái hóa đơn: Hiển thị tình trạng hiện tại như “Gốc”, “Xóa bỏ”, “Chỉnh sửa”,…

41
Nhà trường kiểm tra tình trạng hóa đơn với các thông số sau:
• Mẫu hóa đơn: Mẫu đã đăng kí với thuế
• Ký hiệu: Mẫu đã đăng kí với thuế
• Ngày sử dụng: Ngày Hóa đơn điện tử có hiệu lực sử dụng
• Số lượng: Số lượng hóa đơn đã đăng kí mua
• Đã xuất: Số lượng hóa đơn đã xuất
• Còn lại: Tổng số hóa đơn hiện có sau khi trừ số hóa đơn đã xuất

Hàng tháng/quý, Nhà trường vào xem báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn để báo cáo lên Cơ
quan Thuế, đồng thời chủ động theo dõi số lượng hóa đơn hiện để kịp thời mua thêm.
Nội dung báo cáo gồm có:
• Mã loại hóa đơn
• Tên loại hóa đơn
• Mẫu hóa đơn
• Ký hiệu
• Tổng số tồn đầu kỳ
• Số tồn đầu kỳ
• Số mua/phát hành trong kỳ
• Tổng số sử dụng/xóa/mất/hủy
• Tồn cuối kỳ

42
Lưu ý: Nhà trường xuất file dưới dạng XML để báo cáo lên Cơ quan Thuế địa phương

2.5. BÁO CÁO

2.5.1 Báo cáo Thu chi tại trường
- Báo cáo này cho phép tổng hợp thông tin những giao dịch được thanh toán tiền mặt tại trường
nhằm giúp thu ngân, kế toán đối chiếu tiền mặt, số liệu khớp đúng vào cuối ngày.
- Nhà trường chọn “Báo cáo thu chi tại trường” để xem một hay nhiều loại phí, trạng thái “Thành
công” hay “Đã hủy”, ngày thực hiện theo mong muốn. Sau đó ấn “Tìm kiếm” để xem hoặc Chọn
“Kết xuất” để xuất báo cáo ra file excel cần dùng hoặc chọn in để lưu báo cáo.

43
 Mẫu báo cáo thu chi tại trường

2.5.2. Báo cáo chi tiết thu chi theo nội dung thu và người thu
- “Báo cáo chi tiết theo nội dung và người thu” giúp Nhà trường theo dõi giao dịch thu học phí
của trường một cách chi tiết theo loại phí, người thu, hình thức thu bao gồm: tiền mặt, thu hộ hay
chuyển khoản.
- Để xuất báo cáo chi tiết thu chi theo nội dung và người thu, Nhà trường chọn “Báo cáo” => Chi
tiết theo nội dung và người thu => Chọn lần lượt “Loại phí”, “Ngày thanh toán”, “Kiểu thu” là
Thu hộ/chuyển khoản và Tiền mặt được thu bởi Kế toán hay là Thu ngân.

44
 Mẫu báo cáo thu chi theo nội dung thu và người thu

2.5.3. Báo cáo chi tiết nợ phí theo nội dung

- Đối với “Báo cáo chi tiết nợ phí theo nội dung”, Nhà trường có thể kiểm tra chi tiết các khoản nợ
phí theo từng lớp, từng khối để tiến hành nhắc nợ.
- Để xuất báo cáo chi tiết nợ phí theo nội dung, Nhà trường vào “Báo cáo” => Chọn “Chi tiết nợ
phí theo nội dung” => tiến hành chọn “Lớp”, “Loại phí” và Thời gian => Bấm chọn “Kết xuất”.

Mẫu báo cáo nợ phí theo nội dung

45
2.5.4. Thống kê thanh toán phí theo nội dung
- “Thống kê thanh toán phí theo nội dung” giúp Nhà trường có thể phân các loại phí đã thu theo
từng mục nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
- Để xuất danh sách Thống kê thanh toán theo nội dung, Nhà trường Vào “Báo cáo” => chọn
“Thống kê thanh toán phí theo nội dung” => tiến hành chọn “Lớp”, “Ngày thanh toán” và “Loại
phí” => Bấm chọn “Kết xuất”.

Mẫu thống kê thanh toán theo nội dung

2.5.5. Báo cáo miễn giảm

- “Báo cáo miễn giảm” giúp Nhà trường theo dõi danh sách học sinh và số tiền miễn giảm hàng
tháng/hàng năm.
- Để xuất báo cáo miễn giảm, Nhà trường vào “Báo cáo” => chọn “Báo cáo miễn giảm” => Lần
lượt bấm chọn “Lớp”, “Kỳ phí” và “Chế độ miễn giảm” => Chọn “Kết xuất”.

46
 Mẫu Báo cáo miễn giảm

2.5.6. Báo cáo Tổng hợp tiền thu học phí

- “Báo cáo tổng hợp tiền thu phí” thể hiện chi tiết và đầy đủ các khoản mục cần kiểm tra như miễn
giảm, số lượng học sinh còn nợ phí, số tiền đã thu qua các hình thức tiền mặt hoặc thu hộ,…
- Để xuất Báo cáo Tổng hợp tiền thu học phí, Nhà trường vào “Báo cáo” => chọn “Báo cáo Tổng
hợp tiền thu học phí” => sau đó chọn “Kỳ phí” và tiến hành “Kết xuất”.

Mẫu báo cáo danh sách học sinh đã thanh toán phí theo tháng:

47
PHẦN 3: QUY ĐỊNH VỀ ĐỐI SOÁT VÀ THANH TOÁN QUYẾT TOÁN
Việc thanh quyết toán học phí được thực hiện như sau: Số tiền thu được trong ngày T sẽ được Đơn vị thu hộ
của BMC chuyển một lần vào Tài khoản chuyên thu trong ngày làm việc hôm sau (ngày T+1) kể từ ngày thu
tiền từ khách hàng.
Việc thực hiện tổng hợp, xác nhận và chuyển khoản tiền khách hàng thanh toán học phí cho Nhà trường sau
khi BMC và Đơn vị thu hộ đối soát sẽ được Ngân hàng thực hiện vào ngày T+ .... sau khi thu tiền từ khách hàng.
Trường hợp ngày thanh toán tiền thu hộ rơi vào các ngày nghỉ của các Bên, Lễ, Tết thì việc chuyển tiền thanh
toán được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo liền kề.
Lưu đồ Đối soát và Thanh quyết toán

48
 Diễn giải
1. Khách hàng thực hiện thanh toán học phí tại các kênh trung gian thanh toán của Đơn vị thu hộ và
Đơn vị thu hộ xử lý giao dịch thành công vào ngày T

2. Vào ngày T + 1, BMC và Đơn vị thu hộ là bên cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thực hiện
đối soát các giao dịch đã thanh toán và gạch nợ thành công trong ngày T

3. Nếu dữ liệu đối soát trùng khớp, chuyển đến Bước 4, ngược lại, chuyển đến Bước 7

4. BMC và Đơn vị thu hộ thực hiện Quy trình xử lý các giao dịch sai lệch đã được thống nhất giữa
BMC và Đơn vị thu hộ (bao gồm cả tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, trung gian thanh toán
và ngân hàng)

5. Kết quả xử lý giao dịch sai lệch có dẫn dến hoàn tiền cho khách hàng? Nếu có, chuyển đến Bước
6, ngược lại, chuyển đến Bước 7

6. Đơn vị thu hộ là bên cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thực hiện hoàn tiền cho khách hàng
theo quy định

7. Đơn vị thu hộ là bên cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thực hiện chuyển tiền vào tài khoản
chuyên thu dòng tiền thu hộ của Ngân hàng

8. Vào ngày T+ ..., BMC và Đơn vị thu hộ là bên cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán tổng hợp
và xác nhận các giao dịch đã thanh toán và gạch nợ thành công trong kỳ đối soát trước đó

9. Ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản thu học phí của Nhà trường theo biên bản tổng hợp và xác
nhận của BMC và Đơn vị thu hộ

10. Nhà trường nhận tiền học phí. Kết thúc quy trình

49
PHẦN 4: THÔNG TIN LIÊN HỆ
Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Việt Nam Trực tuyến (VNO)
Địa chỉ: 191 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3
Hotline: 1900 6474 Zalo: 0838201003
Skype: Yschool.hotro Viber: 0986238393
Facebook: Yschool Email: Support@yopayment.vnsupp

50