Strateški plan informatizacije poduzeća

Gumex d.o.o.
Antonio Smoljan
Zoran Zovko

Sažetak
U trećoj, ujedno i posljednjoj fazi ćemo opisat rješenje za razvoj informatizacije u
poslovnim procesima koji su došli do izražaja u prethodnim fazama. U ovome radu je moguće
vidjeti nekoliko različitih načina opisivanja rješenja. To su opseg rješenja za koji je napravljen
dijagram poslovnih procesa, način izvedbe rješenja za koji je pripremljen ERA model i
dijagram korištenih tehnologija. Nakon toga, u svrhu lakše edukacije zaposlenika, pripremljeni
su use case dijagrami te dijagrami aktivnosti. Na samome kraju pokazuju se učinci i koristi od
rješenja

1. Uvod
Poduzeće Gumex d.o.o. je osnovano 2003. godine te se bavi obnavljanjem, prodajom i
montažom guma. Osim obnovljenih starih guma, moguće je kupiti i nove gume proizvedene
od strane svjetski poznatih proizvođača guma kao što su Contitnental, Sava, Goodyear i ostali.
Pored guma koje su primarna roba, nude se i drugi proizvodi namijenjeni automobilima kao
što su felge, motorna ulja i sredstva za čišćenje automobila. Trenutno, Gumex ima samo jednu
poslovnicu u Čitluku u kojoj radi 10 zaposlenika. [1]
U svrhu planiranja informatizacije poduzeća Gumex d.o.o., do sada su provedene dvije
faze u kojima su se analizirali misija, vizija i ciljevi poduzeća te na temelju njih je se došlo do
okvirnog plana za informatizaciju poduzeća.
U prethodnim fazama smo došli do zaključka da bi bilo najbolje informatizirati
organizacijsku jedinicu skladišta. Time bi se pospješili procesi kontrole skladišta i provjere
stanja na skladištu te direktno utječe na procese zaprimiti i skladištiti robu te izdati robu sa
skladišta.

2. Opseg rješenja
Početna faza prijedloga unapređenja je opseg rješenja. Opseg rješenja ćemo opisati tako
da ćemo istaknuti procese unutar postojećeg dijagrama poslovnih procesa. Dijagram
poslovnih procesa možemo vidjeti na slici 1.
 Slika 1. Dijagram poslovnih procesa

Među poslovnim procesima, vidimo pet obojanih procesa koji predstavljaju procese koji će
biti zahvaćeni informatizacijom. Među njima razlikujemo procese koji će biti pospješeni nakon
informatizacije (zeleno obojani) te procesi na koje će utjecati informatizacija bez nužnog
poboljšavanja (plavo obojani). U prvu skupinu spadaju procesi:
• Kontrolirati stanje na skladištu – zaposlenici imaju potpuni uvid u svu robu na
skladištu što značajno olakšava kontrolu skladišta
• Provjeriti stanje na skladištu – jednostavnije se mogu uočiti manjkovi robe u
skladištu koju treba nabaviti
• Dogovoriti prodaju – odjel za prodaju ima potpuni uvid u robu koju mogu prodati te
prilikom dogovaranja sa klijentom mogu lakše provjeriti što mogu ponuditi, a što ne
Među procesima na koje će informatizacija utjecati bez nužnog poboljšavanja se nalaze:
• Zaprimiti i skladištiti robu – zaposlenici u skladištu prilikom prijema, nakon
informatizacije, će morati dodati zaprimljenu robu u bazu podataka
• Izdati robu sa skladišta – slično kao u zaprimanju, zaposlenici će morati otpisati robu
sa skladišta
 3. Način izvedbe rješenja
Druga faza prijedloga unapređenja će biti način izvedbe rješenja. U tu svrhu su
pripremljena dva dijagrama. Prvi prikazuje sve tehnologije i uređaje pomoću kojih se planira
ostvariti informatizacija. Možemo ga vidjeti na slici 2.
Srž cijelog sustava je baza podataka koja se nalazi na serveru i kojoj se pristupa pomoću
API-ja. API-ju pristupaju aplikacija kojoj pristupaju zaposlenici te Web shop. Zaposlenici,

Slika 2. Način izvedbe rješenja

pomoću aplikacije mogu kontrolirati stanje na skladištu. Na primjer, zaposlenik u skladištu će

unositi i otpisivati robu sa skladišta pomoću aplikacije, dok će zaposlenici u prodaji i nabavi
imati evidenciju robe na skladištu da bi donijeli odluke o ponuđivanju, odnosno, nabavi robe.
Obzirom da API sadrži kompletne informacije o svoj robi na skladištu, otvara se mogućnost
da Web shop, kojemu pristupa klijent, koristi te iste informacije što pruža veliku agilnost Web
shopu te ažurne podatke.
 Drugi dijagram je ERA model koji vidimo na slici 3.
Temeljni entitet u ERA dijagramu je guma. Objekt u entitetu guma predstavlja skup guma

Slika 3. ERA dijagram

koji su istih svojstava (model i dimenzije) te se nalaze u istom skladištu te su došli istom
primkom (iz razloga jer se gume ne spajaju sa gumama iz prethodne primke). Primkama
upravljaju zaposlenici što je vidljivo na dijagramu. Vezano za otpis robe sa skladišta, imamo
rezervaciju i narudžbu kojima upravlja klijent. Tako da se može automatski, narudžbom ili
rezervacijom gume, otpisati ta ista guma sa skladišta.
Sljedeća je RACI matrica koju vidimo na sljedećoj slici.

Slika 4. RACI matrica

U RACI matrici imamo četiri uloge, to su: zaposlenik u skladištu, zaposlenik u nabavi,
zaposlenik u prodaji i klijent te četiri procesa: provjeriti stanje na skladištu, zaprimiti i skladištiti
robu, kontrolirati stanje na skladištu, izdati robu sa skladišta i dogovoriti prodaju. Kod prvog
procesa provjeriti stanje na skladištu kako je vidljivo na slici naručitelji zadatka su zaposlenik
u nabavi te zaposlenik u prodaji koji su ujedno savjetnici, dok je zaposlenik u skladištu
odgovoran za zadatke unutar procesa. Za drugi proces naručitelj zadatka je zaposlenik u
nabavi koji je ujedno i odgovoran za zadatke u procesu, zaposlenik u skladištu je također
odgovoran za određene zadatke u procesu, dok je zaposlenik u prodaji samo informiran. Treći
proces je kontroliranje stanja na skladištu gdje sudjeluje samo zaposlenik u skladištu koji je
ujedno i naručitelj i odgovoran za zadatke u procesu. Kod procesa izdati robu sa skladišta
naručitelj je zaposlenik u prodaji, dok su odgovorni za zadatke u procesu zaposlenik u
skladištu, prodaji i klijent, zaposlenik u nabavi je samo informiran. Naručitelj kod zadnjeg
procesa je zaposlenik u prodaji, odgovorni za zadatke su zaposlenik u skladištu, prodaji i
klijent, dok je zaposlenik u skladištu još konzultiran kod nekih zadataka.

4. Način korištenja rješenja

Da bi prikazali kako će se rješenje koristiti te time olakšati prilagodbu svim potencijalnim
korisnicima ovoga rješenja, koristiti ćemo use case dijagrame. Prvi use case dijagram
prikazuje mogućnosti koje ima svaki zaposlenik i možemo ga vidjeti na slici 5.
U poduzeću postoje tri različite skupine zaposlenika na čiji će rad utjecati aplikacija. To su
zaposlenici u skladištu, u prodaji i u nabavi. Sva tri tipa zaposlenika imaju mogućnost prijave

Slika 5. Use case dijagram (zaposlenici)

u sustav te nakon prijave imaju mogućnost pregleda robe na skladištu. Međutim, samo
zaposlenik u skladištu ima mogućnost unosa robe na skladište i otpisa robe sa skladišta.
Drugi dijagram prikazuje mogućnosti koje korisnik ima prilikom posjete web shopu.
Dijagram se može vidjeti na slici 6.
 Slika 6. Use case dijagram (klijent)

Klijent ima mogućnost prijave u sustav nakon koje može pregledavati dostupnu robu,
rezervirati robu te kupiti robu.
Osim use case dijagrama, pomoći će nam AS IS i TO BE dijagrami. Dijagrami su
napravljeni za aktivnost nabave i prodaje robe. Dijagrame za nabavu robe možemo vidjeti na
slikama 7 i 8.

Slika 7. Nabava robe AS IS

Tijekom primanja robe na skladištu, zaposlenici su dužni ručno unijeti svu pristiglu robu te
ručno napraviti inventuru što je spor proces.
U TO BE rješenju bi zaposlenici samo unijeli zaprimljenu robu u aplikaciju što značajno
olakšava taj proces.
 Slika 8. Nabava robe TO BE

Na slikama 9 i 10 možemo vidjeti dijagrame aktivnosti za prodaju robe.

Slika 9. Prodaja robe AS IS

U AS IS modelu, unutar skladišta je prilikom zaprimljene narudžbe, potrebno provjeriti

stanje skladišta tako da se prebroje gume što je spor proces čime, osim toga što se oduzima
vrijeme zaposlenicima, oduzima se i klijentovo vrijeme.
U TO BE modelu, zaposlenik u prodaji može provjeriti stanje na skladištu preko aplikacije
što značajno štedi i zaposlenikovo i klijentovo vrijeme.

Slika 10. Prodaja robe TO BE

5. Učinci i koristi rješenja

Na kraju faze, potrebno je odrediti koji su učinci i koristi rješenja. U svrhu toga je napravljen
troškovnik pomoću kojega se mogu odrediti ukupni troškovi informatizacije. Troškovnik se
može vidjeti na slici 11.
 Slika 11. Troškovnik

Aplikacija nije zahtjevna pa neće biti potreban veliki trošak za implementaciju sustava.
Cijela implementacija rješenja je podijeljena na stavke. Za samo kreiranje sustava koji će se
koristiti, potrebno je uložiti u programera i projektanta te nakon kreiranog sustava, potrebno je
educirati zaposlenike o korištenju sustava. Osim toga, potrebno je održavati sustav. Kada se
sve to zbroji, ukupni trošak je nešto više od 47 tisuća kuna.

6. Zaključak
U ovome radu je se, kroz nekoliko faza, pokazao način na koji bi sustav informatizacije
funkcionirao.
Prvo je određen opseg rješenja koji obuhvaća nekoliko poslovnih procesa uglavnom
vezanih za skladište. Nakon toga je prikazan način izvedbe rješenja pomoću dva dijagrama.
Ti dijagrami pokazuju da sama implementacija neće biti pretjerano zahtjevna jer ne postoji
puno entiteta kojima treba upravljati.
Zatim je pokazan način korištenja rješenja pomoću use case dijagrama i dijagrama
aktivnosti. Use case dijagrami pokazuju jednostavnost korištenja aplikacije od strane
zaposlenika što je korisno tako što edukacija zaposlenika neće oduzet značajan dio vremena,
a samim time i resursa. Dijagrami aktivnosti pokazuju kako, uvođenjem sustava, neke
aktivnosti koje su oduzimale dosta vremena neće biti više potrebne.
Na samom kraju su opisani učinci i koristi od implementacije. To je učinjeno pomoću
troškovnika na kojemu se vidi da informatizacija neće oduzeti previše resursa dok će se postići
razni benefiti.

Literatura
1. Razgovor s vlasnikom poduzeća
2. N. Vrček, K. Tomičić-Pupek, Strateško planiranje informacijskih sustava,
https://elf.foi.hr/pluginfile.php/104239/mod_resource/content/0/SPIS%2010%20M
etode%20i%20tehnike%20opisa%20rjesenja%201%20dio%200405%20do%201
005.pdf preuzeto 21.5.2020.
3. N. Vrček, K. Tomičić-Pupek, Strateško planiranje informacijskih sustava,
https://elf.foi.hr/pluginfile.php/104242/mod_resource/content/0/SPIS%2011%20M
etode%20i%20tehnike%20opisa%20rjesenja%202%20dio%201105%20do%201
705.pdf preuzeto 21.5.2020.
4. “RACI matrix” [Na internetu]. Dostupno:
https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix, pristupano:
21.5.2020. g.
5. „Draw.io” [Na internetu], dostupno: https://app.diagrams.net/, pristupano:
21.5.2020. g.
6. „Visual Paradigm” [Na internetu], dostupno: https://www.visual-paradigm.com/,
pristupano: 21.5.2020. g.