Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
Kata-Kata Aluan
Saya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian
Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit
Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard
Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber
manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan,
perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan
dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan
bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.
DATUK FARIDA MOHD ALI Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima
Ketua Setiausaha, KKM aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam
KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan
teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan
yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).
Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh

KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan
yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam
pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini
termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan
dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan,
perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran,
lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar
anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping
itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang
didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang
ditetapkan.
Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan

Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit
ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan
keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan
menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam
penyampaian perkhidmatan di KKM.
Sekian, terima kasih.
DATUK FARIDA MOHD ALI

Ketua Setiausaha, KKM
PROSEDUR STANDARD
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 1 9/6/13 11:05 AM

SENARAI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
Tatacara Proses Perolehan & Perolehan Secara Kontrak Pusat/ 2
Kontrak Pusat Sistem Panel
Perolehan Secara Pembelian Terus 5
Perolehan Secara Sebutharga 8
Perolehan Secara Tender 15
Perolehan Secara Rundingan Terus 23
Permohonan Kelulusan Barangan Import daripada Kementerian Perdagangan 26
Antarabangsa dan Industri (MITI)
Perolehan Secara eBidding 32
Sebutharga/Tender Secara ePerolehan 45
Pengurusan Sistem Maklumat Perolehan Kerajaan (GPIS) 54
Pentadbiran Kontrak Perolehan Kerajaan 57
Tatacara Penerimaan Aset Alih Kerajaan 64
Tatacara Pendaftaran Aset Alih Kerajaan 66
Tatacara Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan 69
Tatacara Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan 71
Tatacara Pelupusan Aset Alih Kerajaan 73
Tatacara Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan 79
Tatacara Penerimaan Stok 91
Tatacara Merekod dan Menyimpan Stok 94
Tatacara Pengeluaran Stok 96
Tatacara Pengiraan Stok 98
Tatacara Pemeriksaan Stok 100
Tatacara Verifikasi Stor 102
Tatacara Pelupusan Stok Bernilai Rendah 104
Tatacara Kekurangan Stok Bernilai Rendah 106
PROSEDUR STANDARD 1

TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA KONTRAK PUSAT/

KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
2. SPP Bil. 5 Tahun 2007
4. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Menyemak dan memastikan perolehan Laman web Kementerian Kewangan/portal
perkhidmatan/bekalan tersenarai di dalam Kementerian Kesihatan Malaysia
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan/Pekeliling (www.treasury.gov.my)/(www.moh.gov.my)
Kementerian Kesihatan Malaysia.
2. a) Jika tersenarai dalam Kontrak Pusat: PEMBELIAN TERUS
Laksanakan perolehan dengan syarikat
panel yang dilantik dengan kaedah: Bekalan/Perkhidmatan Berlainan Fungsi dari
i. Pembelian Terus; atau Punca yang Sama Tidak Melebihi RM50,000
ii. Sebutharga. Setahun
b) Jika BUKAN tersenarai dalam Kontrak
Pusat: Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama
Laksanakan perolehan di pasaran terbuka Tidak Melebihi RM20,000 Setahun
dengan kaedah:
i. Pembelian Terus; atau Pakejkan Keseluruhan Perolehan
ii. Sebutharga; atau Perkhidmatan Kemudahan Latihan/Kursus
iii. Tender. tidak Melebihi RM50,000.00 Setahun
SEBUTHARGA
Bekalan/Perkhidmatan
Nilai Perolehan Tahunan/ Nilai Kontrak
Melebihi RM50,000 Hingga RM500,000
Kerja
Nilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang
Melebihi RM20,000 Hingga RM200,000
2 PROSEDUR STANDARD

TENDER
Bekalan/Perkhidmatan
Melebihi RM500,000
Kerja
Melebihi RM200,000
3. Melaksanakan perolehan mengikut tatacara
yang telah ditetapkan/bersesuaian.
PROSEDUR STANDARD 3

CARTA ALIRAN:
TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA
KONTRAK PUSAT/KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL
Mula
Semak Peruntukan
Semak Sama Ada Perkhidmatan/Bekalan Tersenarai

dalam Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel
Ya Tidak
Tersenarai?
Beli dengan Kontrak Pusat/

Mengikut Had Nilai Perolehan
Kontrak Pusat Sistem Panel
<RM50,000/ <RM50,000/
>RM50,000 >RM50,000
<RM50,000 >RM50,000
Pembelian Terus Sebutharga

<RM50,000
Pembelian Terus
>RM50,000 - RM500,000 >RM500,000
Sebutharga Tender
4 PROSEDUR STANDARD

PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS
PUNCA KUASA:

1. Menerima permohonan perolehan secara Perolehan Kurang daripada RM50,000
pembelian terus daripada pengguna.
2. Mengesahkan peruntukan.
3. Laksanakan kajian pasaran. Jawatankuasa Spesifikasi (dilantik oleh Ketua
Agensi yang menyediakan spesifikasi)
Maklumat yang Perlu Disediakan:

i. Maklumat Kualiti Barangan/
Perkhidmatan/Kerja;
ii. Kegunaan;
iii. Pembungkusan;
iv. Warna;
v. Kos Penyenggaraan
vi. Lokasi; dan
vii. Butir-butir Lain yang Berkaitan.
4. Menyemak nilai perolehan bekalan/ Bekalan/Perkhidmatan Berlainan Fungsi dari
perkhidmatan/kerja. Punca yang Sama Tidak Melebihi RM50,000
Setahun
Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama

Tidak Melebihi RM20,000 Setahun
Pakejkan Keseluruhan Perolehan

Perkhidmatan Kemudahan Latihan/Kursus
Tidak Melebihi RM50,000 Setahun
5. Lengkapkan maklumat Borang Permohonan Borang Permohonan Pesanan Kerajaan
Pesanan Kerajaan.
6. Pesanan Kerajaan diluluskan oleh pegawai Dokumen Pesanan Kerajaan
yang diberi kuasa.
7. Laksanakan pembelian terus. Keluarkan Pesanan Kerajaan Terlebih Dahulu
Sebelum Bekalan/Perkhidmatan Dilaksanakan
PROSEDUR STANDARD 5


8. Terima tuntutan pembayaran daripada Invois/Bil/Resit/Dokumen Sokongan
pembekal.
9. Kemukakan dokumen untuk pembayaran.
6 PROSEDUR STANDARD

CARTA ALIRAN:
PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS
Mula
Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran
Sediakan Nota Minta
Lengkapkan Maklumat Borang Permohonan Pesanan Kerajaan
Pegawai yang Diberi Kuasa Meluluskan Pesanan Kerajaan
Laksanakan Pembelian Terus
Terima Invois daripada Pembekal dan Dokumentasi yang Berkaitan
Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran
Tamat
PROSEDUR STANDARD 7

PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA
PUNCA KUASA:

1. Menerima permohonan untuk perolehan Nilai Perolehan Melebihi RM50,000 -
secara sebutharga. RM500,000
Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL

2. Menyediakan spesifikasi. Jawatankuasa Spesifikasi (dilantik oleh Ketua
Agensi yang menyediakan spesifikasi)

Perkhidmatan/Kerja
ii. Harga;
iii. Kegunaan;
iv. Kos Penyenggaraan;
v. Lokasi; dan
vi. Faktor-faktor Lain yang Berkaitan
3. Mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi
4. Melaksanakan kajian pasaran. Berdasarkan:
i. Perolehan Lampau; dan/atau
ii. Modul Kajian Pasaran Sistem eP; dan/
atau
iii. Maklumat Daripada Anggaran Syarikat/
Agensi Berkaitan
5. Menentukan syarat kelayakan penyebutharga Bekalan/Perkhidmatan
untuk pelaksanaan. Nilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak Melebihi
RM50,000 - RM500,000
Nilai RM50,000 - RM100,000 Dipelawa di

Kalangan Pembuat/Pembekal Tempatan
Bertaraf Bumiputera
8 PROSEDUR STANDARD

Nilai Perolehan Melebihi RM100,000 hingga
RM500,000 Terbuka Kepada Pembekal
Tempatan Bertaraf Bumiputera dan Bukan
Bumiputera
Kerja
Melebihi RM20,000 hingga RM200,000
6. Menyediakan dokumen sebutharga. Bekalan/Perkhidmatan
i. Lampiran Q, SPP Bil. 5 Tahun 2009;
ii. Arahan kepada Penyebut Harga;
iii. Syarat-syarat Am/Syarat-syarat Khas
yang Jelas (Tawaran ex-stock TIDAK
akan dipertimbangkan);
iv. Format Kontrak Jika Berkaitan;
v. Spesifikasi;
vi. Pengalaman/Senarai Pesanan Bekalan/
Perkhidmatan yang Sedang dan Telah
Dibuat (jika perlu); dan
vii. Lampiran B, SPP Bil. 5 Tahun 2009
Kerja
i. Lampiran Q, SPP Bil. 5 Tahun 2009;
ii. Arahan Kepada Penyebut Harga;
iii. Syarat-syarat Sebutharga;
iv. Borang sebutharga Termasuk Ringkasan
Sebutharga/Senarai Kuantiti (tetap/
sementara);
v. Spesifikasi;
vi. Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal
(jika ada);
vii. Jadual Kadar Harga (jika perlu);
viii. Pengalaman/Senarai Kerja dalam
Tangan; dan
ix. Lampiran B, SPP Bil. 5 Tahun 2009
7. Mempelawa tidak kurang daripada lima (5) Bekalan/Perkhidmatan
pembuat/pembekal. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Kerja
Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor/
CIDB/PUKONSA (Sabah)/UPKJ (Sarawak)
PROSEDUR STANDARD 9


8. Menampal Notis Sebutharga di Papan Maklumat Notis Sebutharga yang Ditawarkan:
Kenyataan Awam Agensi dan mempelawa i. Agensi yang Memanggil Sebutharga;
penyebut harga yang dikenalpasti dalam ii. Tajuk Sebutharga;
tempoh minimum tujuh (7) hari berturut-turut. iii. Syarat Kelayakan Penyebutharga;
iv. Bidang/Kelas/Kepala/Sub Kepala/Gred
Pendaftaran; dan
v. Tempat Sebutharga Perlu Dihantar,
Tarikh dan Waktu Tutup
9. Ketua Jabatan melantik Jawatankuasa
Pembuka Sebutharga secara bertulis.
10. Memasukkan anggaran harga Jabatan dalam Peti Tawaran Sebutharga Mempunyai Dua
peti sebutharga. (2) Kunci Berbeza dan Dipegang oleh Salah
Seorang Pegawai Kumpulan Pengurusan &
Profesional
11. Menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari Tempoh Sah Laku Sebutharga Adalah tidak
sebutharga ditutup (hari bekerja) sebagai Melebihi 90 Hari Selepas Sebutharga Ditutup
tarikh tutup pelawaan dan tawaran yang lewat
tidak akan diterima. Permohonan Lewat Diterima, Dicop LEWAT
dengan Waktu Terimaan dan Ditandatangani
oleh Pengantar Dokumen Serta Dokumen
Tidak Diproses
12. Menyediakan senarai semak dokumen yang Senarai Semak Seperti di Lampiran B,
dikemukakan oleh penyebutharga untuk SPP Bil. 5 Tahun 2009
semakan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga.
Lampiran Q Direkodkan oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebutharga (nombor siri, tarikh &
masa buka sebutharga)
13. Menyediakan Kertas Taklimat Sebutharga. Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam
Kertas Taklimat Sebutharga:
i. Salinan Borang/Notis Sebutharga;
ii. Salinan Spesifikasi Sebutharga;
iii. Jadual Sebutharga;
iv. Senarai Syarikat yang Telah Dijemput
dan Syarikat yang Menjawab/Tidak
Menjawab;
v. Salinan Sijil Pendaftaran dengan
Kementerian Kewangan/PKK/LPIPM/
CIDB;
vi. Laporan Penilaian Sebutharga;
10 PROSEDUR STANDARD

vii. Kertas Perakuan/Taklimat Sebutharga;
dan
viii. Lain-lain Maklumat Berkaitan
14. Membuat penilaian dan kemukakan Laporan Penilaian Teknikal/Harga MESTI
laporan kepada Urusetia Sebutharga oleh Ditandatangani oleh Ahli Jawatankuasa
Jawatankuasa Penilaian Harga/Teknikal yang
dilantik oleh Ketua Jabatan.
15. Jawatankuasa Sebutharga yang dilantik Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Dipengerusikan oleh Pegawai yang Dilantik
Secara Bertulis oleh Pegawai Pengawal
Pegawai yang Menanggung Kerja Ketua

Jabatan Tidak Dibenarkan Mempengerusikan
Mesyuarat Sebutharga
Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)
Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan

Ditandatangani oleh Semua Ahli Mesyuarat
Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara

Edaran
Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan

Bekalan dan Perkhidmatan
(SPP Bil. 4 Tahun 1995)
Jadual Sebutharga Ditandatangani oleh

Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga
16. Menyimpan maklumat lengkap mengenai Minit Mesyuarat Sebelumnya Hendaklah
pertimbangan dan keputusan Jawatankuasa Disahkan
Sebutharga.
Menyedia dan Memfailkan Keputusan
Minit Mesyuarat Sebutharga yang Telah
Ditandatangani oleh Semua Ahli
17. Mempamerkan keputusan muktamad Maklumat yang Perlu Dipamerkan:
sebutharga di papan kenyataan Agensi. i. Nama Syarikat yang Berjaya;
ii. Harga Tawaran; dan
iii. Tempoh Siap/Penghantaran
PROSEDUR STANDARD 11


18. Mengeluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja Seperti di Lampiran A6, SPP Bil. 5 Tahun 2009
dalam tempoh lima (5) hari setelah terima
keputusan Jawatankuasa Sebutharga. Surat Setuju Terima (SST) dan Kontrak
Disediakan Kepada Penyebutharga yang
Berjaya Bagi Kontrak yang Melebihi
RM200,000/berkala
Penyebutharga Berjaya Hendaklah

Mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi
Kontrak yang Melebihi RM200,000
Memastikan Buku Daftar Sebutharga Direkod

dan Diselenggara dengan Lengkap

CARTA ALIRAN:
PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA
Mula
Sediakan Spesifikasi, Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran.

Semak Kelayakan Penyebutharga
Pelawa Sebutharga
Pamerkan Notis Sebutharga di Papan Kenyataan

(sekurang-kurangnya 7 Hari)
Tutup Tawaran Sebutharga. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

Membuka Peti Tawaran pada Tarikh dan Masa yang Ditetapkan
serta Merekod Nombor Kod Setiap Penyebut Harga.
Penilaian Jawatankuasa Penilaian (harga & teknikal)
Sediakan Kertas Taklimat Sebutharga untuk Dimuktamadkan

oleh Jawatankuasa Sebutharga
Jawatankuasa Sebutharga yang telah Dilantik Secara Bertulis

oleh Pegawai Pengawal Memuktamadkan Keputusan
Tidak Diperakukan >RM50,000

>RM50,000
Bentangkan di
Diperakukan Lembaga Perolehan ‘B’
Kementerian Kesihatan
Malaysia

Pamerkan Keputusan Muktamad Jawatankuasa Sebutharga di Papan

Kenyataan Jabatan dengan Menyatakan Nama Syarikat yang Berjaya, Harga
Tawaran dan Tempoh Penghantaran/Siap Secepat Mungkin
Keluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja/Surat Setuju Terima (SST) kepada

Syarikat yang Berjaya dalam Tempoh 5 Hari. Selenggara Buku
Daftar Sebutharga
Tamat

PEROLEHAN SECARA TENDER
PUNCA KUASA:

1. Menerima permohonan untuk perolehan Nilai Perolehan Melebihi RM500,000
secara tender.
Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL
2. Menyediakan spesifikasi. Jawatankuasa Spesifikasi Hendaklah Dilantik
oleh Ketua Agensi yang Menyediakan
Spesifikasi
Spesifikasi yang Disediakan Hendaklah

Ditanda Araskan (benchmark) dengan
Barangan Buatan Tempatan yang Memenuhi
Piawaian yang Diiktiraf
Bagi Perolehan Peralatan ICT, Spesifikasi

Teknikal Hendaklah Diluluskan oleh MAMPU,
JPM

Perkhidmatan/Kerja;
ii. Kegunaan;
iii. Pembungkusan;
iv. Warna;
v. Kos Penyenggaraan;
vi. Lokasi; dan
vii. Lain-lain Maklumat Berkaitan
3. Mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi
Pastikan Perolehan Melalui Tender TIDAK

BOLEH Dibuat Secara Pecah Kecil


4. Melaksanakan kajian pasaran. Berdasarkan:
i. Perolehan Lampau; dan/atau
ii. Modul Kajian Pasaran Sistem eP; dan/
atau
iii. Maklumat Daripada Anggaran Syarikat/
Agensi Berkaitan
5. Tentukan syarat kelayakan petender untuk Bekalan/Perkhidmatan
Pelaksanaan. Nilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang
Melebihi RM500,000
Kerja
Melebihi RM200,000
Tender Tidak Melebihi RM30 Juta Dipelawa

Kepada Syarikat 100% Milik Warganegara
Malaysia
Tender Bernilai RM30-50 Juta Dipelawa

kepada:
i. Syarikat 100% Milik Warganegara
Malaysia; atau
ii. Syarikat Tempatan yang Disenaraikan di
Bursa Malaysia
Tender Melebihi RM50 Juta Dipelawa kepada:

i. Syarikat 100% Milik Warganegara; atau
ii. Syarikat Tempatan yang Disenaraikan di
Bursa Malaysia; atau
iii. Syarikat Usahasama yang
Diperbadankan di Malaysia dengan
Syarat Pegangan Ekuiti Asing tidak
Melebihi 49% dan Majoriti Ahli Lembaga
Pengarah, Pengurusan dan Pekerja
adalah Warganegara Malaysia.
6. Menyediakan dokumen tender. Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam
Dokumen Tender:
i. Syarat-syarat dan Arahan kepada
Petender (tawaran ex-stock TIDAK akan
dipertimbangkan);
ii. Spesifikasi;

iii. Borang tender; Contoh Surat Setuju
Terima Tender;
iv. Syarat-syarat Kontrak;
v. Senarai Kuantiti/Ringkasan Tender;
vi. Jadual Kadar Harga (jika berkenaan);
vii. Lukisan Teknikal/Pelan (jika berkenaan)
viii. Tempat Penghantaran;
ix. Tempoh Siap Penghantaran;
x. Cadangan Pemindahan Teknologi (jika
sesuai);
xi. Prestasi/Rekod Pengalaman;
xii. Profil dan Kedudukan Kewangan
Petender; dan
xiii. Senarai Semak Seperti di Lampiran A,
SPP Bil. 5 Tahun 2007
7. Mengiklankan tawaran tender. Tender tempatan
Sekurang-kurang Selama 21 Hari daripada
Tarikh Dokumen Tender Dijual/Lawatan Tapak;
dan
Sekurang-kurang dalam Satu (1) Akhbar

Harian Utama Bahasa Melayu
Tender antarabangsa
Sekurang-kurang Selama 56 Hari daripada
Tarikh Dokumen Tender Dijual/Lawatan tapak;
dan
Sekurang-kurang dalam Satu (1) Akhbar

Harian Utama Bahasa Melayu dan Satu (1)
Akhbar Berbahasa Inggeris
Kemukakan Salinan Kenyataan Iklan Tender

ke Laman Web Kementerian dan Pautan
(hyperlink) kepada Portal MyGOVERNMENT
(www.gov.my)
Masukkan Secara online Maklumat Tender

Kerja di Laman Web LPIPM/CIDB


8. Mempelawa tender untuk setiap jenis Bekalan/Perkhidmatan
perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja Berdaftar dengan Kementerian Kewangan
mengikut kod bidang yang telah ditetapkan.
Kerja
Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor/
CIDB/PUKONSA (Sabah)/UPKJ (Sarawak)
9. Memasukkan anggaran harga jabatan ke Peti Tender Mempunyai Dua (2) Kunci Berbeza
dalam peti tender. dan Dipegang oleh Salah Seorang Pegawai
Kumpulan Pengurusan & Profesional
10. Menyediakan senarai semak dokumen yang Seperti di Lampiran A, SPP Bil. 5 Tahun 2007
dikemukakan oleh petender untuk semakan
Jawatankuasa Pembuka Peti Tender.
11. Menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari Tempoh Sah Laku Tender Minimum adalah 90
tender ditutup (hari bekerja) sebagai tarikh Hari Selepas Tender Ditutup
tutup pelawaan tender.
Tawaran Tender yang Lewat Diterima,
Dicop LEWAT Dengan Waktu Terimaan dan
Ditandatangani oleh Pengantar Dokumen serta
Dokumen Tidak Diproses
12. Jawatankuasa Pembuka Peti Tender dilantik Senarai Semak dan Borang Jadual Tender
secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Dilengkapkan Seperti di Lampiran FI, F2
Jabatan. (bekalan/perkhidmatan) dan F3 (kerja)
Jadual Harga Tender Seperti di Lampiran G1

dan G2
13. Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga Jawatankuasa Penilaian Teknikal Hendaklah
hendaklah dilantik oleh Ketua Jabatan/Agensi Tidak Kurang daripada Tiga (3) Orang Ahli dan
yang mengiklankan tawaran tender. Seorang daripadanya Terdiri daripada Pegawai
Jawatankuasa Penilaian Harga Hendaklah

Tidak Kurang daripada Dua (2) Orang Ahli dan
Seorang daripadanya Terdiri daripada Pegawai
Penilaian Harga Secara Edaran TIDAK

DIBENARKAN

Penilaian Tender Dilaksanakan Tidak
Melebihi 30 Hari dari Tarikh Tawaran Tender
Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian
Laporan Penilaian Ditandatangani oleh Semua

Ahli Jawatankuasa
14. Menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk i. Laporan JK Penilaian Harga;
dibentangkan dalam Lembaga Perolehan KKM. ii. Laporan JK Penilaian Teknikal; dan
iii. Mengikut Format yang Telah Ditetapkan
15. Lembaga Perolehan KKM bersidang untuk Lembaga Perolehan ‘A’ KKM bagi Nilai
memuktamadkan keputusan tender. Perolehan Diantara RM20-RM50 Juta
-- Wakil Tetap adalah daripada Kementerian
Kewangan Malaysia
Lembaga Perolehan ‘B’ KKM bagi Nilai

Perolehan Melebihi RM500,000 - RM20 juta
-- Wakil Tetap adalah daripada Jabatan Kerja
Raya
Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)
Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan

Ditandatangani oleh Semua Ahli Mesyuarat
Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara

Edaran
Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan

Bekalan dan Perkhidmatan
(SPP Bil. 4 Tahun 1995)
16. Menyimpan maklumat lengkap mengenai Menyedia dan Memfailkan Keputusan Minit
pertimbangan dan keputusan Lembaga Mesyuarat Lembaga Perolehan KKM
Perolehan KKM.
Minit Mesyuarat yang Lepas Hendaklah
Disahkan oleh Ahli Jawatankuasa Lembaga
Perolehan KKM
17. Mempamerkan keputusan muktamad tender
di papan kenyataan agensi, laman web
Kementerian dan pautan (hyperlink) kepada
portal MyGOVERNMENT (www.gov.my).


18. Mengeluarkan Surat Setuju Terima (SST) Berdasarkan Syarat yang Telah Ditetapkan
kepada petender berjaya secepat mungkin dalam Dokumen Tender
sebaik sahaja keputusan Lembaga diperolehi
dan dalam tempoh sah laku tender. SST Ditandatangani oleh Pegawai Awam
yang Telah Diturunkan Kuasa Secara Bertulis
oleh Menteri KKM di Bawah Seksyen 2 Akta
Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)

CARTA ALIRAN:
PEROLEHAN SECARA TENDER
Mula
Sediakan Spesifikasi, Pengesahan Peruntukan

dan Laksanakan Kajian Pasaran. Sediakan Dokumen Tender
Keluarkan Notis Iklan di Akhbar Utama
Tutup Tender. Dokumen Tender Dibuka dan Dikod Penyenaraian Harga

oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang Dilantik Secara Bertulis
Hantar Dokumen/Contoh untuk Penilaian

Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Kewangan yang telah
Dilantik Secara Bertulis oleh Agensi yang Mengiklankan Tender
Terima Laporan Penilaian Teknikal/Harga dalam Tempoh 21 Hari

daripada Tarikh Dokumen Dikemukakan
Sediakan Kertas Taklimat Tender untuk Dimuktamadkan

oleh Lembaga Perolehan Kementerian Kesihatan Malaysia
Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian Kesihatan Malaysia
Tidak Diperakukan
Diperakukan?
Diperakukan

Keluarkan Surat Setuju Terima (SST)

kepada Syarikat yang Berjaya dalam Tempoh 5 Hari
Tandatangan SST dan Pastikan Bon Pelaksanaan Diterima daripada

Petender Berjaya Sekiranya Nilai Perolehan Melebihi RM200,000.00
Tamat

PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS
PUNCA KUASA:
1. Surat Arahan Perbendaharaan 17 April 2002
2. Surat Arahan Perbendaharaan 26 Mac 2008

1. Terima permohonan daripada pengguna Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara
hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) Rundingan Terus
bulan sebelum tarikh mula program/projek
dilaksanakan.
2. Pastikan maklumat-maklumat berikut i. Pengesahan Peruntukan;
disertakan bersama permohonan. ii. Justifikasi Permohonan; dan
iii. Dokumen Sokongan (sekiranya ada)
3. Sediakan deraf surat permohonan kepada Minit Ceraian
Pegawai Pengawal dan diangkat ke Kertas Cadangan
Kementerian Kewangan.
4. Terima keputusan daripada Kementerian
Kewangan.
5. a) Jika melibatkan UKAS, JPM: i. Kertas Cadangan Syarikat;
i. Permohonan diangkat kepada Unit ii. Perakuan Pegawai Pengawal;
Kerjasama Awam Swasta (UKAS), JPM. iii. Perakuan MOF ke Kabinet; dan
ii. Jawatankuasa di peringkat UKAS iv. Keputusan Kabinet
memproses permohonan dan diangkat
ke Jemaah Menteri.
iii. Terima keputusan daripada UKAS.
6. Tubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga. Surat Pelantikan oleh Pegawai Pengawal
7. Keluarkan Surat Niat kepada syarikat/
pembekal.
8. Laksanakan proses rundingan harga.
9. Bentangkan keputusan rundingan harga di
Lembaga Perolehan KKM/Jawatankuasa
Sebutharga Agensi (mana yang berkaitan).
10. Kemukakan Surat Setuju Terima (SST) kepada
syarikat yang berjaya.

CARTA ALIRAN:
PEROELHAN SECARA RUNDINGAN TERUS
Mula
Terima Permohonan daripada Pengguna
Sediakan Draf Surat Permohonan Kepada Pegawai Pengawal

dan Surat Permohonan ke Kementerian Kewangan
Kemukakan Surat Permohonan kepada Kementerian Kewangan

Setelah Dipersetujui oleh Pegawai Pengawal
Terima Keputusan daripada Kementerian Kewangan
Kemukakan Permohonan Kepada UKAS untuk Diangkat ke Jemaah Menteri
Terima Keputusan daripada UKAS
Tubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga
Laksanakan Proses Rundingan Harga
Bentangkan Keputusan Rundingan Harga di Lembaga Perolehan KKM
Kemukakan Surat Setuju Terima (SST) kepada Syarikat yang Berjaya

Maklumkan Keputusan Lembaga Perolehan KKM
kepada Kementerian Kewangan
Dapatkan Pengesahan Bon Pelaksanaan daripada Institusi Kewangan
Tandatangan Dokumen Perjanjian
Tamat

PERMOHONAN KELULUSAN BARANGAN IMPORT DARIPADA

KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI (MITI)
PUNCA KUASA:
2. Borang Lampiran A daripada laman web MITI

1. Mengenal pasti peralatan yang diperlukan oleh
hospital melalui semakan dengan Jabatan di
hospital/klinik yang terlibat.
2. Menyediakan senarai cadangan Pelantikan Senarai Nama Pengerusi dan Ahli
Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi.
3. Ketua Jabatan melantik Jawatankuasa Senarai Cadangan Nama Jawatankuasa
Penentuan Spesifikasi. Penentuan Spesifikasi
4. Menyediakan senarai cadangan pelantikan Senarai Nama Pengerusi dan Ahli
Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JKPT) dan
Jawatankuasa Penilaian Harga (JKPH) untuk
tujuan pelantikan.
5. Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
menyediakan spesifikasi.
6. Melaksanakan market survey/semakan
perolehan lampau untuk mengenalpasti
jenama, model, negara pembuat dan anggaran
harga jabatan.
7. Memastikan peruntukan mencukupi. Surat Pengesahan Peruntukan dari PTJ
Berkaitan
8. Mengemukakan permohonan ke Bahagian i. Spesifikasi;
Perolehan dan Penswastaan (tender) ataupun ii. Surat Pengesahan Peruntukan;
Bahagian Kewangan Hospital (sebutharga) iii. Anggaran Harga Jabatan;
untuk tujuan permohonan barangan import iv. Jenama, Model, Negara Pembuat; dan
dan pelantikan Jawatankuasa Penilaian v. Senarai Cadangan Jawatankuasa
Teknikal dan Harga. Penilaian Teknikal dan Harga
9. Melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan i. Senarai Cadangan Jawatankuasa
Harga. Penilaian Teknikal; dan
ii. Senarai Cadangan Jawatankuasa
Penilaian Harga

10. Menyediakan surat permohonan kelulusan i. Spesifikasi;
barangan import ke MITI. ii. Anggaran Harga Jabatan;
iii. Jenama, Model, Negara Pembuat;
iv. Surat Permohonan ke MITI; dan
v. Lampiran A (borang daripada MITI)
11. Mengemukakan surat permohonan kelulusan i. Spesifikasi;
barangan import ke MITI. ii. Anggaran Harga Jabatan;
iii. Jenama, Model, Negara Pembuat;
iv. Surat Permohonan ke MITI; dan
v. Lampiran A (borang daripada MITI)
12. Menunggu kelulusan barangan import
daripada MITI.
13. Setelah menerima keputusan daripada Surat Keputusan daripada MITI
MITI, semakan terhadap keputusan MITI
perlu dibuat samada pihak MITI meluluskan
barangan import ataupun tidak.
14. Sekiranya MITI meluluskan barangan import
maka proses pengiklanan boleh dimulakan.
15. Sekiranya MITI tidak meluluskan barangan Surat Keputusan daripada MITI
import maka perlu mengenal pasti syarikat
pengeluar tempatan yang disyorkan oleh MITI.
16. Setelah mengenal pasti syarikat pengeluar i. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar
tempatan maka dapatkan spesifikasi dan Tempatan; dan
katalog daripada pengeluar tempatan untuk ii. Katalog
penilaian teknikal.
17. JKPT perlu membuat penilaian teknikal bagi i. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar
barangan tempatan. Tempatan;
ii. Katalog; dan
iii. Spesifikasi Jabatan Pengguna
18. Sekiranya JKPT meluluskan spesifikasi Laporan Penilaian Teknikal bagi Peralatan
barangan tempatan maka urusan perolehan daripada Pengeluar Tempatan
boleh dilaksanakan dengan mempelawa
pengeluar tempatan.


19. Sekiranya JKPT tidak meluluskan spesifikasi i. Surat Keputusan daripada MITI;
barangan tempatan maka rayuan ke MOF ii. Laporan Penilaian Teknikal bagi
perlu dibuat supaya dapat memperolehi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan;
barangan import kerana barangan tempatan iii. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar
tidak lulus teknikal. Tempatan;
iv. Katalog;
v. Spesifikasi Jabatan Pengguna;
vi. Surat Permohonan ke MOF; dan
vii. Borang permohonan ke MOF
20. Setelah menerima kelulusan daripada MOF, Surat kelulusan daripada MOF
pelaksanaan perolehan secara tender/
sebutharga perlu dilaksanakan untuk
memperolehi barangan import.

CARTA ALIRAN:
PERMOHONAN KELULUSAN BARANGAN IMPORT DARIPADA
KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI (MITI)
Mula
Kenal Pasti Alat yang Hendak Dibeli
Sediakan Senarai Cadangan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
Pelantikan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
Menyediakan Senarai Cadangan Pelantikan

Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga
Penyediaan Spesifikasi oleh Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
Melaksanakan Market Survey/Semakan Perolehan Lampau

untuk Mengenal Pasti Jenama, Model, Negara Pembuat
dan Anggaran Harga Jabatan
Memastikan Peruntukan Mencukupi
Mengemukakan Permohonan ke Bahagian Perolehan

dan Penswastaan (tender) ataupun Bahagian Kewangan
Hospital (sebutharga) untuk Tujuan Permohonan Barangan Import
dan Pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga
Melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga

Menyediakan Surat Permohonan Kelulusan Barangan Import ke MITI
Mengemukakan Surat Permohonan Kelulusan Barangan Import ke MITI
Menunggu Kelulusan Barangan Import daripada MITI
Setelah Menerima Keputusan daripada MITI,

Semakan Terhadap Keputusan MITI Perlu Dibuat Sama Ada Pihak MITI
Meluluskan Barangan Import ataupun Tidak
Keputusan
MITI
Tidak Lulus Lulus
MITI MITI
Sekiranya MITI Tidak

Sekiranya MITI
Meluluskan Barangan
Meluluskan Barangan
Import maka Perlu
Import maka
Mengenal Pasti Syarikat
Proses Pengiklanan
Pengeluar Tempatan yang
Boleh Dimulakan
Disyorkan oleh MITI
Tender/Sebutharga
Setelah Mengenal Pasti

Syarikat Pengeluar
Tempatan maka Dapatkan
Spesifikasi dan Katalog
dari Pengeluar Tempatan
untuk Penilaian Teknikal

JKPT Perlu Membuat
Penilaian Teknikal
Barangan Tempatan
Penilaian
Tidak Lulus Teknikal Lulus
Teknikal Teknikal
Sekiranya JKPT Tidak

Meluluskan Spesifikasi Sekiranya JKPT
Barangan Tempatan Meluluskan Spesifikasi
maka Rayuan ke MOF Barangan Tempatan
Perlu Dibuat supaya maka Urusan Perolehan
Dapat Memperolehi Boleh Dilaksanakan
Barangan Import Kerana dengan Mempelawa
Barangan Tempatan Pengeluar Tempatan
Tidak Lulus Teknikal
Tender/Sebutharga
Setelah Menerima
Kelulusan daripada MOF,
Pelaksanaan Perolehan
Secara Tender/
Sebutharga
Perlu Dilaksanakan
Tamat

PEROLEHAN SECARA eBIDDING

PUNCA KUASA:
2. Tatacara Pengurusan Perolehan secara eBidding
4. Manual Pengguna Modul eBidding

KAWALAN UMUM
1. Urus setia menerima permohonan perolehan
daripada pengguna.
2. Urus setia mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi
3. Urus setia memastikan had nilai perolehan Jika Kurang daripada RM50,000,
sama atau melebihi RM50,000. Melaksanakan Perolehan Secara Pembelian
Terus Melalui Sistem eP
4. Urus setia memastikan perolehan mematuhi Kriteria eBidding:
kriteria eBidding. i. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan dan
Sistem Panel;
ii. Spesifikasi/Skop yang Standard/
Seragam;
iii. Siap untuk Diguna Pakai;
iv. Tidak Disuai Padan (customized); atau
v. Tidak Memerlukan Penilaian yang
Kompleks
Jika Tidak, Laksanakan Perolehan Secara
Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
5. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan melantik: Surat Lantikan Pelulus dan Jawatankuasa
i. Pelulus Pra-Kelayakan
ii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan
PERINGKAT PERSEDIAAN
6. Urus setia menyemak dan memastikan Kod Bidang dan Kriteria Kelayakan Pembekal
terdapat minimum lima (5) pembekal yang yang Ingin Dicadangkan (jika ada)
layak melalui menu ‘Semakan Bilangan
Pembekal’. Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara
Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP

7. Urus setia menubuhkan Jawatankuasa Minimum Tiga (3) Ahli Termasuk Minimum
Pra-Kelayakan dan diluluskan oleh Pegawai Seorang Pegawai yang Mahir, Berpengalaman
Pelulus. dan Berkelayakan Tentang Barangan/
Perkhidmatan Tersebut
Pengerusi Dilantik Secara Bertulis oleh

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Mengikut
Nilai Perolehan seperti Berikut:
i. Melebihi RM50,000 hingga RM500,000
Pegawai Kumpulan P&P/Gred
Lain yang Bersesuaian (jika tiada
pegawai kumpulan P&P) dengan
Kelulusan Bertulis daripada Pengerusi
Jawatankuasa Sebutharga; atau
ii. Melebihi RM500,000
Pegawai Kumpulan P&P
8. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menetapkan i. Kriteria Kelayakan Pembekal:
Kriteria Kelayakan Pembekal (jika ada). ii. Berdaftar dengan Kementerian
Kewangan;
iii. Kod Bidang yang Sesuai;
iv. Tempoh Pendaftaran Sentiasa Sah
(valid);
v. Pilihan Negeri (locality);
vi. Modal Berbayar; dan
vii. Lain-lain Perkara Bersesuaian.
9. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menyediakan Berdasarkan Kriteria eBidding
Spesifikasi.
10. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menyediakan i. Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan:
Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan. ii. Tawaran harga Pra-Kelayakan
(permulaan) Pembekal Hendaklah
dalam Lingkungan Nilai Peratusan yang
Dianggarkan oleh Agensi;
iii. Pematuhan Spesifikasi Mandatori;
iv. Pengalaman Minimum di Dalam Skop
Bidang Bekalan/Perkhidmatan;
v. Keperluan Minimum Kakitangan
Teknikal/Jawatan-jawatan Lain
Berkaitan; atau
vi. Lain-lain Perkara Bersesuaian.


11. Urus setia menetapkan Anggaran Harga Berdasarkan:
Jabatan. i. Harga Pasaran Semasa; dan/atau
ii. Harga Pembelian Lampau
12. Urus setia menetapkan Syarat/Terma dan Masukkan Peruntukan ‘Bantahan ke atas
Arahan kepada Pembekal semasa sertai Spesifikasi yang Menjurus kepada Sesuatu
eBidding. Jenama’ dalam Notis/Dokumen atau Taklimat/
Lawatan (jika ada)
13. Urus setia menyediakan Jadual Pelaksanaan/ Maklumat dalam Jadual Pelaksanaan/Bida:
Bida. i. Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak (jika
perlu);
ii. Tarikh Mula dan Tarikh Tutup Notis
Pelawaan;
iii. Tarikh Jemputan Pembekal yang Layak
Menyertai Bidaan atas Talian;
iv. Tarikh Pengesahan Jemputan; dan
v. Tarikh, Masa Mula dan Masa Tamat
Bidaan atas Talian
Persetujuan Pegawai Pengawal/Ketua
Jabatan/Pegawai yang Diturunkan Kuasa jika
Terdapat Perubahan kepada Tarikh-tarikh
Pelaksanaan eBidding
14. Urus setia menyediakan Pelan Kontingensi. Rujukan:
Para 10, SPP Bil. 10 Tahun 2012
PERINGKAT PRA-KELAYAKAN
15. Urus setia mencipta permintaan eBidding. Maklumat Permintaan eBidding untuk Dikunci
Masuk:
i. Pemilihan Kod Bidang;
ii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan;
iii. Kriteria Kelayakan Pembekal;
iv. Perincian Bida;
v. Jadual Pelaksanaan/Bida;
vi. Setting Paparan Pembekal; dan
vi. Perincian Item
16. Pelulus meluluskan permintaan eBidding.

17. Urus setia menyemak paparan automatik Tempoh Notis Pelawaan eBidding:
Notis Pelawaan eBidding di Portal eP. i. Minimum 5 Hari Berdasarkan Anggaran
Harga Jabatan dalam Nilai Sebutharga;
atau
ii. Minimum 14 hari Berdasarkan Anggaran
Harga Jabatan dalam Nilai Tender; dan
Waktu Terakhir Terima Tawaran Pra-Kelayakan
oleh Pembekal (tarikh tamat tempoh Notis
Pelawaan eBidding):
Jam 12.00 Tengah Hari (hari bekerja)
18. a) Jika eBidding TIDAK melibatkan taklimat/ Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara
lawatan tapak: Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
Urus setia menyemak dan memastikan
minimum lima (5) pembekal (kecuali
perolehan Sistem Panel) yang mengunci
masuk dan menyerah tawaran permulaan.
b) Jika eBidding melibatkan taklimat/lawatan Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara

tapak: Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
i. Pastikan minimum lima (5) pembekal
hadir taklimat pembekal/lawatan tapak1;
dan
ii. Kunci masuk Pendaftaran Kehadiran
Pembekal.
19. Jawatankuasa Pra-Kelayakan membuat Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan
penilaian Pra-Kelayakan untuk mengesyorkan Proses eBidding
senarai pendek minimum lima (5)
pembekal yang layak kepada Urus Setia
untuk pertimbangan Lembaga Perolehan/
Jawatankuasa Sebutharga.
20. Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Jawatankuasa Sebutharga
Perolehan membuat perakuan senarai pendek Anggaran Harga Jabatan Melebihi RM50,000 -
minimum tiga (3) pembekal yang layak1 RM500,000; atau
(kecuali perolehan Sistem Panel) dalam
tempoh 14 hari dari tarikh tamat tempoh Notis Lembaga Perolehan
Pelawaan eBidding. Anggaran Harga Jabatan Melebihi RM500,000
Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan

Proses eBidding


21. Urus setia mempelawa minimum tiga (3)
pembekal yang disenarai pendek oleh
Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga
Perolehan untuk bidaan atas talian.
22. Urus setia memastikan minimum tiga (3) Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan
pembekal yang dipelawa mengesahkan Proses eBidding
penyertaan bidaan atas talian.
PERINGKAT BIDAAN ATAS TALIAN
23. Urus setia memantau bidaan oleh pembekal. Tempoh Masa:
Minimum 1 jam/Maksimum 2 jam;
Nilai Penurunan Minimum Bidaan:

Anggaran Harga Nilai Penurunan
Jabatan Minimum
Melebihi RM50,000 RM200

– RM500,000
Melebihi RM500,000 RM1,000
– RM1 juta
Melebihi RM1 juta RM2,500
Tempoh Sah Laku Tawaran Pembida:

45 Hari dari Tarikh Bidaan atas Talian
24. Urus setia menyediakan dan menyerahkan Jadual Pelaksanaan/Bida yang Dikemaskini
penjadualan akhir bidaan kepada Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebutharga. Persetujuan Pegawai Pengawal/Ketua
Jabatan/Pegawai yang Diturunkan Kuasa jika
Terdapat Perubahan kepada Tarikh-tarikh
Pelaksanaan eBidding
25. Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga
Perolehan memutuskan pembekal yang
berjaya:
i. secara mesyuarat/edaran;
ii. dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja
selepas tamat tarikh bidaan atas talian;
dan
iii. berdasarkan pembida dengan harga
tawaran terendah.

PERINGKAT PEMILIHAN AKHIR PEMBEKAL
26. Urus setia mengeluarkan SST melalui
sistem dalam tempoh satu (1) hari dari
keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa
Sebutharga.
27. a) Urus setia memastikan pembida berjaya Makluman Keputusan kepada Semua Pembida
mengesahkan dan mengembalikan SST yang Gagal Dijana Secara Automatik oleh
melalui sistem dalam tempoh 14 hari dari Sistem
tarikh ianya dikeluarkan.
b) Jika pembida berjaya menolak SST/tidak
mengesahkan SST mengikut tempoh, urus
setia memutuskan tindakan bersesuaian:
i. Keluarkan SST kepada pembida di
kedudukan berikutnya; atau
ii. Bidaan semula (tanpa menjemput
pembida yang menolak/tidak
mengesahkan SST mengikut tempoh)
melibatkan minimum tiga (3) pembida;
atau
iii. Batal eBidding oleh Pelulus; dan
iv. Laporkan kepada Bahagian Perolehan
Kerajaan, Kementerian Kewangan
dengan segera.
28. Urus setia memastikan pembekal
mengemukakan Bon Pelaksanaan1 berserta
SST (jika berkaitan) melalui sistem dalam
tempoh 14 hari dari tarikh SST dikeluarkan.
PERINGKAT OBLIGASI KONTRAK
29. Pentadbir kontrak menerima dan
mengesahkan Bon Pelaksanaan1 (jika
berkaitan).
30. Pentadbir kontrak menyediakan dan mengunci Maklumat Kontrak:
masuk maklumat kontrak (jika berkaitan). i. Nama Kontrak;
ii. Nilai Kontrak;
iii. Tempoh Kontrak;
iv. Bon Pelaksanaan;
v. Syarikat Pembekal; dan
vi. Lain-lain Maklumat Berkaitan


31. Melaksanakan pentadbiran kontrak
1
1 Secara manual
2 Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis
untuk meluluskan pelaksanaan eBidding

CARTA ALIRAN:
PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Mula
KAWALAN UMUM
Terima Permohonan Perolehan
Pengesahan Peruntukan
Pastikan Had Nilai Perolehan Melebihi RM50,000
<RM50,000/
>RM50,000
>RM50,000 <RM50,000
Pastikan Perolehan Mematuhi Pembelian Terus

Kriteria eBidding Melalui eP
Patuhi Kriteria Tidak Sebutharga/Tender

eBidding? Melalui eP
Ya
Lantik:
i) Pelulus
ii) Jawatankuasa Pra-Kelayakan

PERINGKAT
PERSEDIAN
Semak dan Pastikan

Minimum 5 Pembekal yang Layak
Melebihi Tidak Sebutharga/Tender

5 Pembekal? Melalui eP
Ya
Tubuh dan Luluskan

Jawatankuasa Pra-Kelayakan
Tetapkan Kriteria
Kelayakan Pembekal
Sediakan Spesifikasi
Sediakan Kriteria
Penilaian Pra-Kelayakan
Tetapkan Anggaran Harga Jabatan
Tetapkan Syarat/Terma
dan Arahan kepada Pembekal
Sediakan Jadual
Perlaksanaan/Bida
Sediakan Pelan Kontingensi

PERINGKAT
PRA-KELAYAKAN
Cipta Permintaan eBidding
Luluskan Permintaan eBidding
Semak Notis Pelawaan eBidding
Jika TIDAK Melibatkan

Taklimat/Lawatan Tapak:
Semak dan Pastikan Minimum
5 Pembida yang Kunci Masuk
dan Serahkan Tawaran
Permulaan
Jika MELIBATKAN Taklimat/

Lawatan Tapak:
i. Pastikan Minimum
5 Pembekal Hadir
Taklimat; Pembekal/Lawatan
Tapak1; dan
ii. Kunci Masuk Pendaftaran
Kehadiran Pembekal; dan
iii. Pastikan Minimum
5 Pembida yang Kunci
Masuk dan Serah
Tawaran Permulaan
Melebihi 5 Tidak Sebutharga/Tender

Pembekal/Pembida Melalui eP
Ya

Buat Penialaian Pra-Kelayakan

untuk Senarai Pendek Sekurang-
kurangnya 5 Pembekal yang Layak
Sekurang-
kurangnya Tidak
Henti dan Batal Proses eBidding
5 Pembekal
yang layak
Ya
Buat Perakuan Senarai Pendek

Sekurang-kurangnya 3 Pembekal
yang Layak1 dalam Tempoh 5 atau
14 Hari Mengikut Anggaran
Harga Jabatan
Sekurang-
kurangnya Tidak
3 Pembekal
yang layak
Ya
Pelawa Pembekal yang telah

Disenaraikan Pendek untuk
Bidaan atas Talian
Semak dan Pastikan Sekurang-

kurangnya 3 Pembida yang
Sahkan Penyertaan
Bidaan atas Talian

Sekurang-
kurangnya Tidak
3 Pembida
yang layak
PERINGKAT
BIDAAN ATAS Ya
TALIAN
Pantau Bidaan oleh Pembekal

Mengikut Nilai Penurunan dan
Tempoh 1-2 Jam yang Ditetapkan
Sedia dan Serah Penjadualan

Akhir Bidaan Kepada Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa
Sebutharga
Putuskan Pembekal yang Berjaya

dalam Tempoh 7 Hari Bekerja
Selepas Tamat Tarikh
Bidaan atas Talian
PERINGKAT
PEMILIHAN
AKHIR
PEMBEKAL
Keluarkan SST Melalui Sistem

dalam Tempoh 1 Hari
Pastikan Pembida yang Berjaya

Sahkan SST Melalui Sistem
dalam Tempoh 14 Hari

Pembida Berjaya Tidak Ambil Tindakan Bersesuaian

Sahkan SST dan Lapor Segera ke MOF
Ya
Pastikan Pembekal Kemukakan

Bon Pelaksanaan1 (jika berkaitan)
dalam Tempoh 14 Hari
PERINGKAT
OBLIGASI
KONTRAK
Terima dan Sahkan Bon

Pelaksanaan1 (jika berkaitan)
Sediakan dan Kunci Masuk

Maklumat Kontrak (jika berkaitan)
Laksanakan Pentadbiran Kontrak1
1 Secara manual
2 Tamat
Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis
untuk meluluskan pelaksanaan eBidding

SEBUTHARGA/TENDER SECARA ePEROLEHAN
PUNCA KUASA:
5. Manual Panduan Pengguna ePerolehan

KAWALAN UMUM
1. a) Laksanakan ePerolehan bagi semua PTJ Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
yang eP enabled. (Pembelian Terus/Sebutharga/Tender/Kontrak
Kementerian/Kontrak Pusat/Panel dan Tidak
Termasuk Perkhidmatan Perunding); dan
Laporan Bulanan Penggunaan eP oleh CDCSB

b) Jika tidak laksanakan ePerolehan:
i. PTJ kemukakan permohonan berserta Tujuan:
justifikasi kepada Bahagian Perolehan Membolehkan Unit eP, MOF dan CDCSB untuk
dan Penswastaan KKM; dan Mengenal Pasti Kekangan yang Dihadapi oleh
ii. Bahagian Perolehan dan Penswastaan PTJ Berkenaan bagi Tujuan Pembangunan
KKM kemuka permohonan kelulusan ‘Next Gen eP 2015’
pengecualian kepada MOF melalui
Pegawai Pengawal.
PERSEDIAAN AWAL
2. Sediakan infrastruktur. i. Kemudahan ICT Boleh Diguna Pakai;
ii. Pengguna Berikut Hadir Latihan;
-- Urus Setia Sebutharga/Tender;
-- Pelulus;
-- Pengerusi Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi;
-- Pengerusi Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga/Tender;
-- Pengerusi Jawatankuasa Penilaian
Teknikal;
-- Pengerusi Jawatankuasa Penilaian
Kewangan; dan
-- Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga/
Lembaga Perolehan


iii. Semua Pengguna Dibekalkan Kad Pintar
Berdasarkan Kuasa dan/atau Had Nilai
yang Ditetapkan; dan
iv. Profil Pengguna Diwujudkan dan Aktif di
Dalam Sistem eP
3. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan laksanakan Surat Penurunan Kuasa Melulus Berdasarkan
penurunan kuasa1 kepada Pegawai Pelulus. Had Nilai Perolehan
4. Bentuk jawatankuasa dalam sistem. Surat Lantikan Ahli Jawatankuasa:
i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
ii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/
Tender;
iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal; dan
iv. Jawatankuasa Penilaian Kewangan
PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUTHARGA/TENDER
5. Muatnaik softcopy dokumen sebutharga/ Dokumen Sebutharga/Tender
tender ke dalam sistem
(saiz maksimum 10MB, jika lebih guna kaedah
zip/compressed file.
PELAWAAN SEBUTHARGA/TENDER
6. Semak dan pastikan hanya pembekal/ Pendaftaran Pembekal dengan MOF
syarikat yang eP enabled dibenarkan sertai
sebutharga/tender.
7. Pelawa minimum lima (5) pembekal/syarikat
yang layak bagi sebutharga.
PEMBERITAHUAN SEBUTHARGA/PENGIKLANAN TENDER
8. Semak paparan Notis Sebutharga/Iklan Tarikh Tutup Sebutharga/Tender Minimum 7
Tender yang dijana secara automatik di Papan Hari (sebutharga)/21 Hari (tender) dari Tarikh
Kenyataan Sebutharga/Tender dalam laman Sebutharga/Tender Mula Dipelawa atau Tarikh
web eP pada tarikh yang ditetapkan oleh Taklimat/Lawatan Tapak/Premis, yang Mana
Kementerian/Jabatan. Terkemudian

Tetapkan Jam 12 Tengah Hari Pada Hari
Sebutharga/Tender Ditutup (hari bekerja)
Sebagai Waktu Tutup Tawaran Sebutharga/
Tender. Selepas Waktu Tersebut, Dokumen
Sebutharga/Tender akan Dikeluarkan Secara
Automatik daripada Papan Kenyataan
Sebutharga/Tender dalam Laman Web eP dan
Tawaran Tidak Dapat Diserah dalam Sistem
Tender tempatan
Iklankan dalam Sekurang-Kurangnya 1 Akhbar
Harian Utama Bahasa Melayu dan Masukkan
Sesalinan Iklan ke dalam Laman Web Serta
Pautan (hyperlink) ke Portal MyGOVERNMENT
PENYERAHAN TAWARAN SEBUTHARGA/TENDER
9. Beri peringatan kepada pembekal/syarikat Nyatakan Peraturan Berkaitan Penggunaan
untuk serah tawaran secara atas talian ke Tawaran yang Dihantar Secara Manual
dalam sistem dan secara manual sebagai Sekiranya Terdapat Ganggungan kepada
back up. Sistem eP Berlaku dalam Dokumen
Sebutharga/Tender dan Maklumkan kepada
Pembekal:
“Tawaran yang Dihantar Secara Manual

Hanya boleh Diguna Pakai apabila
Gangguan kepada Sistem eP (aplikasi,
pangkalan data dan infrastruktur di Data
Centre eP) yang Diperakukan oleh Unit
eP Berlaku pada Hari Sebutharga Ditutup
dan Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga
Tidak Memberi Pelanjutan Waktu dan
Tarikh Tutup. Proses Selanjutnya Hendaklah
Dibuat Secara Manual Sehingga Selesai
Proses Pengeluaran SST. Proses di dalam
Sistem Akan Dihentikan Setakat Waktu dan
Tarikh Tutup Tawaran Sebutharga. Tawaran
Secara atas Talian yang Dihantar Tidak akan
Diguna Pakai di dalam Proses Penilaian dan
Pemilihan.”


PEMBUKAAN PETI TAWARAN SEBUTHARGA/TENDER
10. Buka peti tawaran pada masa dan tarikh yang Perakuan Bertulis oleh Unit eP, Kementerian
ditetapkan: Kewangan
a) Secara manual
(hanya jika terdapat gangguan kepada
sistem eP)
-- Buka Peti Tawaran Sebutharga/
Tender; dan
-- Serah tawaran sebutharga/tender
dan dokumen sokongan kepada Urus
Setia Sebutharga/Tender
-- Kemukakan laporan1 seperti di
Lampiran III, SPP 6/2008 jika
laksanakan Sebutharga/Tender secara
manual kepada Unit eP dalam tempoh
10 hari bekerja.
b) Secara atas talian
-- Buka peti elektronik;
-- Cetak maklumat untuk penilaian; dan
-- Tandatangan, catatkan nama dan
jawatan Ahli Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga/Tender pada Jadual
Sebutharga/Tender yang dijana
dari sistem dan pamer di Papan
Kenyataan.
PENILAIAN TEKNIKAL DAN KEWANGAN
11. Edar Jadual Perbandingan yang dijana dari
sistem, dokumen tawaran sebutharga/
tender dan dokumen sokongan/sampel (jika
berkaitan) kepada Jawatankuasa Penilaian
Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Kewangan.
12. Semak Buletin Tindakan dalam sistem untuk
tentukan sebutharga/tender telah dibuka dan
sedia dinilai.

13. Laksanakan proses penilaian:
i. Secara bermesyuarat;
ii. Muat naik laporan penilaian/dokumen
berkaitan ke dalam sistem; dan
iii. Cetak, tandatangan1 dan simpan laporan
untuk rujukan.
PERAKUAN KEPADA JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
14. Satukan laporan penilaian daripada Laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal
Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Laporan Jawatankuasa Penilaian Kewangan
Jawatankuasa Penilaian Kewangan yang
dijana melalui sistem.
15. Sediakan Laporan Urusetia1, muat naik ke
dalam sistem, senaraikan penyebut harga
ikut keutamaan dan serah secara atas talian
kepada Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga
Perolehan untuk pertimbangan.
16. Cetak dokumen melalui sistem dan edar
kepada semua Ahli Jawatankuasa Sebutharga
sebelum mesyuarat.
PERTIMBANGAN JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
17. Semak Buletin Tindakan dalam sistem untuk
pastikan sebutharga/tender telah sedia untuk
pertimbangan.
18. Laksanakan proses pertimbangan:
i. Secara bermesyuarat;
ii. Muat naik keputusan ke dalam sistem;
dan
iii. Cetak, tandatangan1 dan simpan laporan
untuk rujukan.
SURAT NIAT DAN SURAT SETUJU TERIMA
19. Keluarkan Surat Niat dan/atau SST secara
atas talian, cetak dan hantar kepada penyebut
harga yang berjaya.
20. Pastikan penyebut harga peraku/sahkan
penerimaan surat secara atas talian dalam
tempoh lima (5) hari.


DOKUMEN KONTRAK
21. Muat naik dokumen kontrak yang telah
ditandatangani1 ke dalam sistem dalam
tempoh empat (4) bulan dari tarikh SST
ditandatangani dan dikembalikan oleh
penyebut harga yang berjaya.
PENJANAAN LAPORAN
22. Jana laporan berikut daripada sistem
sepanjang tempoh sebutharga dilaksanakan
untuk rekod:
a) Laporan Diari Pengesanan Permintaan;
b) Laporan Diari Pengesanan Sebutharga/
Tender;
c) Laporan Perincian Cadangan;
d) Laporan Perincian Sebutharga/Tender; dan
e) Laporan Perincian Penilaian Sebutharga/
Tender.
LAPORAN eBIDDING
23. Kemuka Laporan “Pelaksanaan Sekurang- Format Laporan eBidding oleh MoF
kurangnya 75% Perolehan Kerajaan melalui
Sistem ePerolehan” ke Cawangan Audit
Dalam KKM melalui Bahagian Perolehan dan
Penswastaan KKM mengikut suku tahun untuk
pemantauan.

CARTA ALIRAN:
SEBUTHARGA/TENDER SECARA ePEROLEHAN
Mula
PERSEDIAAN AWAL
Sedia Infrastruktur
Buat Penurunan Kuasa1 Kepada Pengawai Pelulus
Bentuk Jawatankuasa
PENYEDIAAN DOKUMEN
SEBUTHARGA/TENDER
Muatnaik Softcopy Dokumen Sebutharga/Tender
PELAWAAN SEBUTHARGA/TENDER
Semak Bilangan Pembekal/Syarikat yang Layak
Pelawa Minimum 5 Pembekal/Syarikat
PEMBERITAHUAN SEBUTHARGA/
PENGIKLANAN TENDER
Semak Paparan di Papan Kenyataan Sebutharga/Tender

dalam Laman Web eP

PENYERAHAN TAWARAN
SEBUTHARGA/TENDER
Beri Peringatan1 Kepada Pembekal/Syarikat

untuk Turut Serah Tawaran secara Manual
PEMBUKAAN PETI TAWARAN

SEBUTHARGA/TENDER
Buka Peti secara Manual dan Teruskan Proses Perolehan

Sebutharga/Tender secara Manual sehingga Pengeluaran SST
Ya
Ada Gangguan Buka
kepada Sistem eP? Peti Elektronik
Kemuka Laporan
ke Unit eP, MOF
Tidak
dalam Tempoh
10 Hari Bekerja
PENILAIAN TEKNIKAL
DAN KEWANGAN
Edar Jadual Perbandingan
Semak Buletin Tindakan
Laksanakan Proses Penilaian1
PERAKUAN KEPADA JAWATANKUASA

SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
Satukan Laporan

Sediakan Laporan Urusetia1
Cetak dan Edar Dokumen
JAWATANKUASA SEBUTHARGA/
LEMBAGA PEROLEHAN
Semak Buletin Tindakan
Laksanakan Poses Pertimbangan1
SURAT NIAT DAN

SURAT SETUJU TERIMA
Keluarkan Surat Niat/Surat Setuju Terima, Cetak dan Hantar
Pastikan Penyebutharga Peraku/Sahkan

Penerimaan dalam Tempoh 5 Hari
DOKUMEN KONTRAK
Muatnaik Dokumen Kontrak yang telah

Ditandatangani dalam Tempoh 4 Bulan
PENJANAAN LAPORAN
Jana Laporan untuk Rekod
Tamat

PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PEROLEHAN KERAJAAN (GPIS)
PUNCA KUASA:
2. Garis Panduan Government Procurement Information System (GPIS)

1. Melaksanakan Pengurusan ID Pengguna:
i. Permohonan penambahan/penghapusan
ID pengguna melalui helpdesk GPIS;
ii. Permohonan penyelenggaraan ID
pengguna melalui helpdesk GPIS; dan
iii. Sedia senarai ID pengguna bagi PTJ
terlibat dan serah kepada Unit Data,
BPK, MOF 3 hari sebelum latihan dan
pelaksanaan GPIS di PTJ berkenaan
melalui Lampiran 1, SPP 7/2011.
2. Dapatkan senarai perolehan yang
dilaksanakan bagi setiap bulan bagi:
i. Pembelian terus;
ii. Sebutharga;
iii. Tender; dan
iv. eBidding.
3. Daftar semua kategori perolehan mulai Meliputi Semua Kategori Perolehan iaitu
1 Januari 2011 (berdasarkan tarikh SST bagi Bekalan, Perkhidmatan Bukan Perunding
sebutharga/tender, serta tarikh LO/ inden dan Kerja yang Mempunyai Rekod/Dokumen
kerja bagi pembelian terus/requisition/lantikan Berikut:
terus) dalam GPIS dan pastikan maklumat -- No. LO
sentiasa dikemaskini dengan tepat. -- No. Tender/Sebutharga
-- Tarikh SST
-- No. Kontrak
Tempoh masa pendaftaran:
-- Pembelian Terus/Requisition/Lantikan
Terus
Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas LO/Inden
Kerja Dikeluarkan

-- Sebutharga/Tender
Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas SST
Dikeluarkan Kerana Maklumat Tersebut
akan Dikemaskini Secara Automatik dalam
Portal MyPROCUREMENT yang Boleh
Diakses oleh Orang Awam
4. Lantik penyelia di peringkat Kementerian/
Jabatan/PTJ untuk pantau GPIS.
5. Pantau kemasukan dan kesahihan data yang
didaftarkan oleh PTJ.
6. Semak dan sahkan maklumat perolehan
yang didaftarkan dalam GPIS melalui Modul
Laporan Perolehan PTJ setiap bulan.
7. Sahkan dan bentang laporan keseluruhan Rujukan: Lampiran 2, SPP Bil. 7 Tahun 2011
pelaksanaan perolehan melalui Modul
Laporan JPKA (Pengurusan Perolehan) dalam
Mesyuarat JPKA setiap suku tahun.

CARTA ALIRAN:
PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PEROLEHAN KERAJAAN (GPIS)
Mula
Kemuka Senarai ID Pengguna kepada Unit Data, BPK, MOF dalam Tempoh
3 Hari Bekerja Sebelum Latihan dan Pelaksanaan GPIS di PTJ Berkenaan
Dapatkan Senarai Perolehan yang Dilaksanakan bagi Setiap Bulan
Daftar Perolehan Dalam GPIS:

i) Pembelian Terus/Requisition/Lantikan Terus
Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas LO/Inden Kerja Dikeluarkan
ii) Sebutharga/Tender
Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas SST Dikeluarkan
Lantik Penyelia di Peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ
Pantau Kemasukan dan Kesahihan Data yang Didaftarkan
Semak dan Sahkan Maklumat Perolehan yang Didaftarkan Setiap Bulan
Sahkan dan Bentang Laporan dalam Mesyuarat JPKA Setiap Suku Tahun
Tamat

PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN KERAJAAN
PUNCA KUASA:
2. Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)

1. Pastikan petender yang berjaya kemukakan Bon Pelaksanaan
Bon Pelaksanaan (BP)/Wang Jaminan i. Dalam Bentuk Ringgit Malaysia (RM)
Pelaksanaan (WJP) bersama-sama dengan ii. Dari Bank-bank/Institusi-institusi
SST. Kewangan yang Dibenarkan oleh
Perbendaharaan Sama Ada dalam
Bentuk Jaminan Bank/Syarikat
Kewangan/Bank Islam/Insurans/Takaful
iii. Dikemukakan dalam Tempoh 14 Hari
dari Tarikh Keluar SST
Kontrak Bekalan/Perkhidmatan
i. 2.5% daripada Jumlah Harga Kontrak
Bernilai Melebihi RM200,000 hingga
RM500,000; atau
ii. 5% daripada Jumlah Harga Kontrak
Bernilai Melebihi RM500,000; atau
iii. Bagi Kontrak Bermasa (periodic
contract) yang Berkuat Kuasa dalam
Tempoh 2 Tahun/Lebih, Peratus dan
Pengiraan Nilai Bon Pelaksanaan
Dikira Mengikut Anggaran Harga
Kontrak Setahun Sahaja dan Meliputi
Keseluruhan Tempoh Kontrak Bermasa;
iv. Menggunakan Format di Lampiran J1,
SPP 5/2007; dan
v. Sah Laku Jaminan Sehingga 12 Bulan
Selepas Tamat Kontrak/Obligasi Terakhir
Kontrak Kerja (tempatan)
i. WJP Sebanyak 5% daripada Jumlah
Harga Kontrak Bernilai Melebihi
RM200,000 Sebagai Memenuhi
Keperluan Bon Pelaksanaan;
ii. Menggunakan Format di Lampiran J2,
SPP 5/2007; dan


iii. Sah Laku Jaminan Sehingga 12 Bulan
Selepas Tamat Tempoh Tanggungan
Kecacatan (DLP)
2. Semak Surat Jaminan dengan Bank/Syarikat Rujukan: Lampiran L1 dan L2, SPP Bil. 5 Tahun
Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/ 2007
Syarikat Takaful yang berkenaan tentang
kesahihan BP yang dikemukakan syarikat/
firma.
i. Sekiranya ada pemalsuan:

ii. Buat laporan polis; dan
iii. Lapor kepada Perbendaharaan bagi
kontrak bekalan/perkhidmatan; atau
iv. Lapor pada PKK/CIDB bagi kontrak kerja.
3. Sediakan kontrak dan pastikan syarat i. Terma Kontrak yang Telah Dipersetujui
perjanjian kontrak disemak. dan Dimuktamadkan oleh Penasihat
Undang-Undang di Peringkat Negeri/
Kementerian;
ii. Klausa Pencegahan Rasuah Dimasukkan
dalam Dokumen Kontrak (Rujukan:
Lampiran H, SPP 10/2010); dan
iii. Pastikan Kontrak Dibuat atas Nama
Kerajaan Malaysia dan Ditandatangani
oleh Menteri atau Mana-mana Pegawai
Awam (atas jawatan) yang Diberi Kuasa
Secara Bertulis oleh Menteri, Mengikut
Bentuk Pemberikuasaan dan Had Nilai
yang Diperuntukkan Sebelum Kontrak
Ditandatangani
iv. [Rujukan: Jadual Sek. 9, Akta Kontrak
Kerajaan 1949 (Semakan 1973)]
4. Edar satu (1) salinan draf dokumen kontrak Draf Dokumen Kontrak
untuk semakan dan persetujuan bersama Surat Iringan
pihak syarikat.

5. a) Sekiranya dipersetujui, minta syarikat: Salinan kepada:
i. Buat salinan secukupnya; i. Pentadbir Kontrak
ii. Jilidkan dokumen kontrak; ii. Kementerian Kewangan (tender sahaja)
iii. Turunkan tandatangan dan disaksikan iii. Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri,
dengan sempurna; dan KKM
iv. Kemukakan kepada pentadbir kontrak iv. Jabatan Audit Negara
untuk tandatangan. v. Penasihat Undang-undang KKM
b) Jika tidak, pastikan syarikat kemukakan vi. Unit Audit Dalam KKM
semula kepada pentadbir kontrak untuk vii. Syarikat
semakan semula.
6. Pastikan syarikat dan pentadbir kontrak Tempoh Maksima Empat (4) Bulan dari Tarikh
tandatangan kontrak secepat mungkin. Keluarnya SST
(Rujukan: SPP Bil. 5 Tahun 2007)
Tarikh Kuat Kuasa Kontrak (effective date)

ialah Tarikh SST Ditandatangani oleh Petender
yang Berjaya
7. Pastikan syarikat buat pembayaran duti setem
di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)
i. Semua salinan dokumen kontrak
dimatikan duti setem dan diserahkan
kembali kepada pentadbir kontrak; dan
ii. Satu (1) salinan untuk simpanan syarikat
bagi tujuan pembayaran.
8. Daftar/Rekod kontrak yang telah Buku Daftar Kontrak
ditandatangani. i. Tender Terbuka; atau
ii. Tender Terhad; atau
iii. Rundingan Terus
9. Edar termasuk perubahan kontrak/Arahan
Perubahan, Sijil Lanjutan Masa (jika ada)
kepada Akauntan Negara di Negeri/Akauntan
Jabatan Mengakaun Sendiri dalam tempoh 14
hari dan simpan.
10. Selenggara Rekod Pembayaran Kontrak. Dokumen/Senarai Semak untuk Pembayaran:
i. Peruntukan Mencukupi;
ii. Dokumen Kontrak Teratur dan
Didaftarkan;
iii. Perolehan/Bekalan Tidak Melebihi Nilai
Kontrak yang Ditetapkan;


iv. Sahkan Mode of Payment (lump
sum/berkala) Berdasarkan Jadual
Pembayaran;
v. Barangan Dibekalkan dengan Sempurna:
a. Kuantiti Mencukupi;
b. Kualiti Mengikut Spesifikasi; dan
c. Tempoh Serahan dan Lokasi yang
Ditetapkn;
vi. DO (Nota Penghantaran)/Sijil T&C
(ujian dan pentauliahan)/LPO (Pesanan
Tempatan)/Invois/Bil/Resit dan Lain-lain
Dokumen Sokongan (jika perlu).
11. Ambil tindakan terhadap syarikat/firma
perunding atas kesalahan (jika ada) yang tidak
terhad kepada yang berikut:
i. Melanggar syarat pendaftaran
ii. Melanggar syarat tender/kontrak
iii. Jenayah dan tanggungan sivil
a) Lapor ke MOF berserta bukti dan dokumen
sokongan melalui Borang Aduan di
Lampiran 3, SPP 6/2010 dengan segera
melalui Kementerian; dan/atau
b) Ambil tindakan ke atas syarikat/firma
perunding mengikut terma dan syarat yang
diperuntukkan dalam perjanjian kontrak.
12. Denda syarikat (jika perlu): Bekalan/Perkhidmatan/Kerja:
i. Tertakluk kepada terma dalam kontrak; Denda (penalti/LAD) Dibayar Melalui Potongan
dan Tuntutan Bayaran kepada Syarikat
ii. Amaun denda ditentukan oleh Nota:
Pengurusan Jabatan mengikut kes i. LAD (Liquidated Ascertain Damages) –
(case-to-case basis). Kontrak Kerja
ii. Penalti – Kontrak Bekalan/Perkhidmatan
iii. Pemotongan Bon Pelaksanaan/Wang
Jaminan Pelaksanaan/Wang Tahanan
Tidak boleh Dibuat bagi Tujuan
Pembayaran Denda

13. Lepaskan Bon Pelaksanaan setelah obligasi
kontrak selesai/lebih awal bagi perkhidmatan
dan barang guna habis (consumable item)
sekiranya agensi puas hati dan tiada sebarang
tuntutan akan dibuat
a) Kontrak Bekalan/Perkhidmatan
i. Kemuka Surat Pelepasan (Letter of
Discharge) Jaminan Bank/Syarikat
Kewangan/Bank Islam/Takaful seperti di
Lampiran K, SPP 5/2007 kepada Bank/
Syarikat Kewangan/ Bank Islam/Syarikat
Insurans/ Syarikat Takaful berkenaan;
dan
ii. Simpan salinan asal/salinan yang telah
disahkan oleh Ketua Jabatan sebagai
rekod.
b) Kontrak Kerja
i. Keluarkan Perakuan Siap Kerja;
ii. Maklumkan kontraktor secara bertulis
untuk ganti Jaminan asal dengan
Jaminan baru bernilai 50% dari Jaminan
asal; dan
iii. Lepaskan Bon Pelaksanaan asal.

CARTA ALIRAN:
PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN KERAJAAN
Mula
Petender yang Berjaya Kemuka

Bon Pelaksanaan/Wang Jaminan Pelaksanaan
dalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh Keluar SST
Sahkan Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Insurans/Takaful
Tidak Laporan
Sah? Segera
ke MOF
Ya
Sediakan Kontrak dan Pastikan Syarat Perjanjian Kontrak Disemak
Edar Draf Dokumen Kontrak untuk Semakan Syarikat
Ada Pindaan
Ada Pindaan?
Tiada Pindaan
Pastikan Syarikat:
i) Buat Salinan Secukupnya
ii) Jilidkan Dokumen Kontrak
iii) Turunkan Tandatangan dan Disaksikan dengan Sempurna
iv) Kemukakan kepada Pentadbir Kontrak untuk Tandatangan
Pastikan Syarikat dan Pentadbir Kontrak

Tandatangan Kontrak Secepat Mungkin/Dalam Tempoh 4 Bulan

Pastikan Syarikat Bayar Duti Setem
Daftar Kontrak
Edar dan Simpan Dokumen Kontrak dalam Tempoh 14 Hari
Selenggara Rekod Pembayaran Kontrak
Melanggar Ya
Syarat Kontrak?
• Ambil Tindakan
Terhadap Syarikat/
Firma Perunding di
Tidak
atas dan Lapor
Segera ke MOF
• Denda Syarikat
Lepaskan Bon Pelaksanaan
Tamat

TATACARA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB A)
2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)
3. Surat Edaran Perbendaharaan

1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Penerima. Surat Pelantikan Pegawai Penerima Aset Alih
2. Pegawai Penerima memeriksa butiran aset Dokumen yang Perlu Disemak (jika
sebelum disahkan penerimaan. berkenaan):-
i. Pesanan Rasmi Kerajaan;
ii. Nota atau Bil Serahan;
iii. Invois;
iv. Dokumen Kontrak;
v. Kad Jaminan;
vi. Nota/Senarai Pembungkusan;
vii. Perakuan Kualiti daripada Pembekal;
viii. ‘Certificate of Origin’ bagi Barang
Import; dan
ix. Surat Jaminan Pengambilan Balik bagi
Barangan Berhad Tempoh Dokumen lain
yang Berkaitan
3. Jika:- Borang Laporan Penerimaan Aset Alih
a) Pengesahan tidak dapat dilakukan dengan Kerajaan (KEW-PA-1)
serta merta dokumen tersebut hendaklah
dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang atau diuji”.
b) Terdapat kerosakan atau perselisihan,
sediakan KEW-PA-1, sahkan dan
kemukakan kepada pembekal.
4. Pemeriksaan teknikal dilakukan oleh Pegawai
Bertauliah; jika perlu.
5. Pegawai Penerima perlu memastikan aset i. Surat Jaminan Pembekal
diterima dengan dokumen lengkap. ii. Manual Penggunaan
iii. Manual Penyelenggaraan

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Ketua Jabatan
Lantik Pegawai Penerima Aset
Pegawai Penerima
Periksa Butiran Aset Sebelum Disahkan Penerimaan
Pegawai Bertauliah
Lakukan Pemeriksaan Teknikal, Jika Perlu
Pegawai Penerima
Pastikan Aset Diterima dengan Dokumen Lengkap
Tamat

TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB B)

1. Pegawai Aset mendaftarkan aset dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); atau
tempoh dua (2) minggu dari tarikh Daftar Inventori (KEW.PA-3)
pengesahan penerimaan.
2. Pegawai Aset mengesahkan pendaftaran ke a) Dokumen yang Diperlukan bagi:-
atas punca maklumat dan dicop pengesahan i. Aset yang Dibeli:-
pendaftaran. ii. Pesanan Rasmi Kerajaan;
iii. Nota Serahan;
iv. Invois;
v. Dokumen Kontrak;
vi. Kad Jaminan;
vii. Manual Pengguna; dan
viii. Dokumen Lain yang Berkaitan
b) Aset Sewa Beli:-
i. Surat Ikatan Perjanjian; dan
ii. Dokumen Lain yang Berkaitan
c) Aset Diterima daripada Sumber Lain:-
i. Salinan Daftar Jika Terima Secara
Pindahan;
ii. Surat Kelulusan Penerimaan Hadiah; dan
iii. Salinan Sijil Lucuthak
d) Aset yang Belum Pernah Berdaftar:-
i. Maklumat di Fizikal Aset; dan
ii. Sumber Lain Berkaitan
3. Pegawai Aset menyenaraikan semua aset i. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4);
yang dimiliki. atau
ii. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
4. Pegawai Aset menyimpan Daftar Aset dalam i. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); dan
fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. ii. Daftar Inventori (KEW.PA-3)
5. Pegawai Aset mengemaskini KEW.PA-4 dan i. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4);
KEW.PA-5 dan mengemukakan Laporan ii. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5); dan
Tahunan setiap 15 Februari setiap tahun. iii. Laporan Tahunan Harta Modal dan
Inventori (KEW.PA-8)

6. Pegawai Aset melabelkan aset dengan Hak
Kerajaan Malaysia (HKM) dan nombor siri
pendaftaran.
7. Pegawai Aset menempatkan aset di lokasi
yang telah ditentukan.
8. Pegawai Aset mengemaskini KEW.PA-7 (2 Senarai Aset Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7)
salinan). Satu (1) salinan disimpan oleh
Pegawai Aset dan satu (1) salinan dipamer
dalam bilik Pegawai yang bertanggungjawab.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Pegawai Aset
Daftar Aset
Sahkan Pendaftaran Beserta Cop
Senaraikan Semua Aset dalam KEW.PA-4 dan KEW.PA-5
Daftar Aset Disimpan dalam Fail Kulit Keras di dalam Kabinet
Pegawai Aset/Ketua Jabatan

Kemaskini KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dan Kemukakan Laporan Tahunan
Sebelum 15 Februari pada Setiap Tahun
Pegawai Aset
Label Aset Hak Kerajaan Malaysia dan Nombor Siri Pendaftaran
Tempatkan Aset Mengikut Lokasi yang Ditetapkan
Kemaskini KEW.PA-7
Tamat

TATACARA PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB C)

1. Pegawai Aset melaporkan apa-apa kerosakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW. PA-9)
jika berlaku sebarang kerosakan.
2. Pegawai Aset menyediakan surat kebenaran i. Surat Kebenaran Ketua Jabatan; dan
Ketua Jabatan bagi aset aset yang ingin ii. Daftar Pergerakan Harta Modal dan
dibawa keluar dan merekod dalam KEW.PA-6. Inventori (KEW.PA-6)
3. Pegawai Aset dan Ketua Jabatan memastikan
aset menarik dan bernilai tinggi disimpan di
tempat yang selamat dan sentiasa di bawah
kawalan pegawai bertanggungjawab.
4. Pegawai Aset menguruskan pelantikan dua Surat Pelantikan Pegawai Pemeriksa
(2) orang Pegawai Pemeriksa untuk lantikan
Pegawai Pengawal.
5. Pegawai Pemeriksa melaksanakan i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal
pemeriksaan sekurang-kurangnya satu (1) kali (KEW.PA-10); dan
setahun dan mengemukakan laporan kepada ii. Laporan Pemeriksaan Inventori
Ketua Jabatan. (KEW.PA-11)
6. Ketua Jabatan mengemukakan KEW.P-10, i. KEW.PA-10;
KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 kepada Pegawai ii. KEW.PA-11; dan
Pengawal. iii. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori (KEW.PA-12)

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Pegawai Aset
Laporkan Kerosakan dengan Menggunakan KEW.PA-9
Ketua Jabatan (Pengarah)

& Pegawai Aset
Pastikan Ketua Jabatan Memberi Kebenaran Bertulis

Bagi Mana-mana Aset yang Ingin Dibawa Keluar
Pegawai Aset
Uruskan Pelantikan Pegawai Pemeriksa
Pegawai Pemeriksa
Laksanakan Pemeriksaan
Ketua Jabatan
Kemukakan KEW.PA-10, KEW.PA-11 & KEW.PA-12
kepada Pegawai Pengawal
Tamat

TATACARA PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB D)

1. Pegawai Aset memastikan manual/buku Manual/Buku Panduan Pengguna
panduan pengguna aset disimpan sebagai
rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
2. Pegawai Aset mengenal pasti dan i. Senarai Aset yang Memerlukan
menyenaraikan aset yang memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13); dan
penyelenggaraan. ii. Daftar Penyelenggaraan Daftar Harta
3. Pegawai Aset merancang program Modal (KEW.PA-14)
penyelenggaraan mengikut jadual.
4. Pegawai Aset merekod penyelenggaraan.
5. Pegawai Aset membuat penilaian ke atas
program penyelenggaraan.
6. Pegawai Aset menyelia dan memantau
penyelenggaraan yang dijalankan oleh pihak
swasta.

CARTA ALIRAN:
PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Pegawai Aset
Pastikan Setiap Manual/Buku Panduan Pengguna
Berkaitan Disimpan dengan Baik
Kenal Pasti Aset-aset yang Perlukan Penyelenggaraan
Senaraikan Aset yang telah Dikenal Pasti Tersebut ke dalam KEW.PA-13
Rancang Program Penyelenggaraan bagi Aset-aset di dalam KEW.PA-13
Laksanakan Penyelenggaraan mengikut Jadual yang telah Ditetapkan
Rekod Penyelenggaraan di dalam KEW.PA-14
Buat Penilaian ke atas Program Penyelenggaraan yang telah Dijalankan
Selia dan Pantau Penyelenggaraan yang Dilakukan oleh Pihak Swasta
Tamat

TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB E)

1. Pegawai Aset menguruskan pelantikan Surat Pelantikan Lembaga Pemeriksa
Lembaga Pemeriksa untuk kelulusan Pegawai
Pengawal (tempoh lantikan 2 tahun).
2. Pegawai Aset mengenal pasti aset yang perlu
dilupuskan.
3. Pegawai Aset mendapatkan PEP (KEW.PA-16), Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16
jika melibatkan aset mekanikal/peralatan
teknikal/perkakasan komputer dari pegawai
bertauliah seperti berikut:-
a) Alat Perubatan, Kenderaan, Alat Am – JKR
@ Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan;
b) Peralatan ICT – Pegawai IT @ Penolong
Pegawai IT yang bukan menguruskan aset
tersebut; dan
c) Peralatan Pergigian – Pegawai Pergigian
@ Juru Teknologi Pergigian yang bukan
menguruskan aset tersebut.
4. Pegawai Aset menyediakan maklumat/ Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih
keterangan aset dalam KEW.PA-17. Kerajaan (KEW.PA-17)
5. Lembaga Pemeriksa melaksanakan
pemeriksaan aset dalam tempoh satu (1)
bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan.
6. Lembaga Pemeriksa mengesyorkan kaedah KEW.PA-17
pelupusan yang sesuai, menandatangani
KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Unit
Pengurusan Aset dan Stor.
7. Unit Pengurusan Aset dan stor menyemak PEP (KEW.PA-16); dan KEW.PA-17
KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan
lengkap.


8. Unit Pengurusan Aset dan Stor
mengemukakan permohonan pelupusan
kepada Kuasa Melulus:-
a) Peringkat Jabatan – Nilai Perolehan asal
satu aset tidak melebihi RM10,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM100,000.
b) Peringkat Kementerian – Nilai Perolehan
asal satu aset tidak melebihi RM200,000
atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM1,000,000.
c) Peringkat Perbendaharaan – Nilai Perolehan
asal satu aset melebihi RM200,000
atau jumlah keseluruhannya melebihi
RM1,000,000.
9. Unit Pengurusan Aset dan Stor memastikan
aset yang dipohon lupus disimpan dalam
keadaan selamat sementara menunggu
keputusan dari Kuasa Melulus.
10. Unit Pengurusan Aset dan Stor melaksanakan Surat Kelulusan Pelupusan
pelupusan mengikut keputusan dalam tempoh
tiga (3) bulan dari surat kelulusan.
11. Pegawai Aset dan Stor mengemukakan
permohonan pelanjutan tempoh pelupusan
kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu
sebelum tamat tempoh pelupusan (jika
berkenaan).
12. Unit Pengurusan Aset dan stor mengemukakan
permohonan untuk meminda kaedah
pelupusan kepada Kuasa Melulus sebelum
tamat tempoh kelulusan pelupusan (jika
berkenaan).
13. Pegawai Aset menyediakan dan i. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan
mengemukakan KEW.PA-19 kepada Kuasa (KEW.PA-19);
Melulus beserta dokumen sokongan. ii. Salinan Resit bagi Pelupusan Kaedah
Jualan;
iii. Surat Akuan Terima bagi Pelupusan
Kaedah Pindahan/Hadiah; dan
iv. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18
bagi Pelupusan Kaedah Musnah

14. Pegawai Aset perlu mengemaskini rekod i. KEW.PA-2; atau
daftar aset. ii. KEW.PA-3
15. Pegawai Aset perlu mengemukakan laporan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan
suku tahun pelupusan kepada Ibu Pejabat, (KEW.PA-20)
KKM sebelum 15hb April/Julai/Oktober/Januari
tahun berikutnya.
16. Pegawai Aset mengemukakan laporan
tahunan pelupusan kepada Perbendaharaan
pada 15 Februari tahun berikutnya.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Pegawai Aset
Kenal Pasti Aset yang Perlu Dilupuskan
Dapatkan PEP KEW.PA-16, Jika Melibatkan Aset

Mekanikal/Peralatan Teknikal/Perkakasan Komputer
Sediakan Maklumat Aset dalam KEW.PA-17
Pegawai Aset & Lembaga Periksa

Laksanakan Pemeriksaan Bersama Lembaga Pemeriksaan
oleh Lembaga Pemeriksaan yang Dilantik
Sediakan Syor Lupus dan Kaedah Pelupusan yang Sesuai
Pegawai Aset
Semak KEW.PA-17 Tersebut dan Pastikan Dokumen Lengkap
Sebelum Kemukakan kepada Urus Setia Pelupusan Kementerian
Kementerian
(Unit Pengurusan Aset dan Stor)
Semak Laporan Lembaga Pemeriksa
Kembali Tidak
Lengkap
Kepada PTJ
Ya

Kementerian
Tentukan Kuasa Melulus
Peringkat Peringkat Peringkat Pengarah

Perbendaharaan Pegawai Pengawal Kesihatan Negeri
Nilai Perolehan Asal Nilai Perolehan Asal Nilai Perolehan Asal
Satu Aset Satu Aset Satu Aset
Melebihi RM200,000 Kurang daripada Kurang daripada
atau RM200,000 atau Jumlah RM10,000 atau Jumlah
Jumlah Keseluruhan Keseluruhan Kurang Keseluruhan Kurang
Melebihi RM1,000,000 daripada RM1,000,000 daripada RM100,000
Kementerian
Dapatkan Surat Kelulusan Pelupusan

Pegawai Aset
Laksanakan Pelupusan dalam Tempoh 3 Bulan
Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus Beserta Dokumen Lengkap
Kemaskini Rekod Daftar Aset
Kemukakan Laporan Suku Tahun Pelupusan kepada Ibu Pejabat, KKM

Sebelum 15Hb April/Julai/Oktober/Januari Tahun Berikutnya
Pegawai Aset/Kementerian
Kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan kepada Perbendaharaan

pada 15hb Mac Berikutnya
Tamat

TATACARA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB F)

(a) KELULUSAN DI PERINGKAT JABATAN KESIHATAN NEGERI
1. Pegawai yang terlibat dalam kes kehilangan
di PTJ melaporkan kehilangan dengan serta
merta kepada Ketua Jabatan.
2. Ketua Jabatan/Pegawai Aset/Pegawai yang
terlibat dalam kes kehilangan melaporkan
kehilangan kepada polis dalam tempoh 24 jam
dari waktu kehilangan diketahui.
3. Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal i. Laporan Awal (KEW.PA-28); dan
(KEW.PA-28) dalam tempoh dua (2) hari ii. Salinan Laporan Polis
bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan
kepada Pegawai Pengawal dan Ketua
Setiausaha Perbendaharaan. Salinan kepada
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan
wakil tempatan Ketua Audit Negara.
4. Jawatankuasa Penyiasat melaksanakan i. Laporan Awal (KEW.PA-28);
siasatan. ii. Salinan Laporan Polis; dan
iii. Semua Rekod Aset yang Berkaitan
5. Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
KEW.PA-30 yang lengkap kepada Unit
Pengurusan Aset dan Stor Kementerian
dalam tempoh dua (2) bulan dari KEW.PA-28
ditandatangani.
6. (i) Situasi Pertama: Kehilangan bukan
disebabkan kecurian, penipuan atau
kecuaian Pegawai Awam.


Setelah mendapat perakuan daripada Unit
bahawa tidak terdapat unsur kecurian,
penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan
nilai perolehan asal tidak melebihi RM10,000
setiap satu atau RM100,000 keseluruhan,
Pengarah JKN boleh menghapus kira.
7. Pegawai Aset merekodkan tindakan hapus a) Catatkan Keputusan Hapus Kira dalam
kira dilaksanakan dalam tempoh satu (1) Daftar Harta Modal/Inventori; dan
bulan dari tarikh kelulusan. b) Sediakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-31)
8. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan disebabkan
kecurian, penipuan atau kecuaian
Pegawai Awam.
Setelah mendapat perakuan daripada Unit

bahawa terdapat unsur kecurian, penipuan
atau kecuaian Penjawat Awam dan telah
dikenakan tindakan bayaran balik atau
surcaj, Pegawai Penyelia/Pegawai Aset perlu
memastikan bayaran balik dikutip atau
mengemukakan perakuan tersebut kepada
Lembaga Tatatertib untuk tindakan surcaj.
9. Pihak Berkuasa Tatatertib di PTJ
memaklumkan keputusan kepada
Perbendaharaan dalam tempoh sembilan
(9) bulan dari tarikh surat kelulusan
Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN
DAN HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
KELULUSAN DI PERINGKAT JABATAN KESIHATAN NEGERI
Mula
Pegawai Aset
Lapor Kehilangan Serta Merta kepada Jabatan
Ketua Jabatan/Pegawai Aset/

Pegawai yang Terlibat
Laporkan Segera kepada Polis dalam Tempoh 24 Jam
Pegawai Aset
Sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 dalam Tempoh 2 Hari Bekerja
dan Kemuka kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian
Bantu Jawatankuasa Penyiasatan untuk Sedia Maklumat
Jawatankuasa Penyiasat
Sedia Laporan Akhir KEW.PA-30 oleh Jawatankuasa Penyiasat
Kemuka Laporan Akhir KEW.PA-30

kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian

Pengarah JKN
Perakuan Kuasa Melulus jika Tiada Melibatkan Unsur Kecuaian
Peringkat Pengarah Kesihatan Negeri Nilai Perolehan Asal Satu Aset

Kurang daripada RM10,000 atau Jumlah Keseluruhannya
Kurang daripada RM100,000
Pegawai Aset
Laksanakan Tindakan
Tamat

(b) KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
1. Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian Laporan Akhir (KEW.PA-30)
menerima KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa
Penyiasat dalam tempoh dua (2) bulan dari
tarikh KEW.PA-28 ditandatangani.
2. Unit Pengurusan Aset dan Stor menguruskan Laporan Awal (KEW-PA-28); dan
pelantikan Jawatankuasa Penyiasat untuk Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat
kelulusan Pegawai Pengawal dalam tempoh Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-29)
dua (2) minggu dari tarikh KEW.PA-28
ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
3. (i) Situasi Pertama: Kehilangan yang tidak
melibatkan kecurian, penipuan atau
kecuaian Penjawat Awam dan nilai
perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM200,000 dan nilai keseluruhan
kurang daripada RM1,000,000 dan
disyorkan hapus kira
Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor

meneliti KEW.PA-30 dan mendapati
kehilangan tersebut tidak melibatkan kecurian,
penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan
nilai perolehan asal tidak melebihi RM200,000
bagi satu aset dan nilai keseluruhan kurang
RM1,000,000, maka Unit Pengurusan Aset dan
Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan
bagi kelulusan Pegawai Pengawal.
4. Setelah mendapat kelulusan hapus kira dari KEW.PA-31
Pegawai Pengawal, Unit Pengurusan Aset dan
Stor perlu memaklumkan keputusan kepada
PTJ supaya mengambil tindakan sewajarnya.
5. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan yang
melibatkan Kecurian, penipuan atau
kecuaian Pegawai Awam dan nilai
semasa aset bernilai kurang daripada
RM5,000 dan disyorkan tindakan
bayaran balik/surcaj


meneliti KEW.PA-30 dan mendapati
kehilangan tersebut melibatkan kecurian,
penipuan atau kecuaian Penjawat Awam
dan nilai semasa aset bernilai kurang
daripada RM5,000, maka Unit Pengurusan
Aset dan Stor perlu mengadakan mesyuarat
Jawatankuasa Penilaian Harga Aset Alih
(JPHA) bagi menentukan nilai semasa aset
yang hilang dan membentangkan kepada
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK) untuk persetujuan.
6. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu
menyediakan Kertas Pertimbangan untuk
kelulusan Pegawai Pengawal.
mengemukakan keputusan kepada PTJ.
8. Jika pegawai yang dikenakan tindakan Surat Kementerian Kewangan,
bayaran balik mengemukakan rayuan, KK/BKP(S)10/291/79/20 Jld.2(4)
permohonan rayuan tersebut akan bertarikh 25 November 2011 dan
dikemukakan kepada Perbendaharaan. KK/BKP(SULIT)09/664/20(5)
bertarikh 28 Disember 2012

CARTA ALIRAN:
KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
Mula
Unit Pengurusan Aset
dan Stor Kementerian
Terima Laporan Awal (KEW.PA-28) dari PTJ

dan Stor Kementerian/
Pegawai Pengawal
Lantik Jawatankuasa Penyiasat dengan Kembali
Kelulusan Pegawai Pengawal ke PTJ
Pegawai Aset
Semak Laporan Akhir (KEW.PA-30)
Tidak
Lengkap?
Jawatankuasa Penyiasat Ya
Tentukan Cuai/Tidak
dan Nilai Perolehan
Tidak Cuai dan Nilai Perolehan

Cuai dan Nilai Semasa
Asal Satu Aset Kurang daripada
Aset Bernilai
RM200,000 atau jumlah Keseluruhan
Kurang daripada RM5,000
Kurang daripada RM1,000,000
Sedia Kertas
Pertimbangan untuk
Kelulusan KSU

Tidak
Lulus?
Adakan Mesyuarat Jawatankuasa
Penilaian Harga Aset Alih dan
Ya
Bentangkan ke Mesyuarat JKPAK
untuk Persetujuan
Terima Kelulusan
Maklum Keputusan kepada PTJ
Tamat

(c) KELULUSAN DI PERINGKAT PERBENDAHARAAN
1. (i) Situasi Pertama: Kehilangan yang tidak
kecuaian Pegawai Awam dan nilai
perolehan asal melebihi RM200,000
seunit dan nilai keseluruhan melebihi
RM1 juta dan disyorkan Hapus kira

meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan
tersebut tidak melibatkan kecurian, penipuan
atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai
perolehan asal melebihi RM200,000 seunit
dan nilai keseluruhan melebihi RM1,000,000,
Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu
menyediakan kertas pertimbangan melalui
Pengawai Pengawal sebelum dikemukakan
kepada Perbendaharaan untuk kelulusan
hapus kira.
2. Setelah mendapat kelulusan hapus kira dari KEW.PA-31
Perbendaharaan, Unit Pengurusan Aset dan
Stor perlu memaklumkan keputusan kepada
PTJ supaya mengambil tindakan sewajarnya.
3. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan yang
kecuaian Penjawat Awam dan nilai
semasa aset bernilai melebihi RM5,000
dan disyorkan surcaj

meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan
tersebut melibatkan kecurian, penipuan atau
kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa
aset bernilai melebihi RM5,000, maka Unit
Pengurusan Aset dan Stor perlu mengadakan
mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Aset
Alih (JPHA) bagi menentukan nilai semasa
aset yang hilang dan membentangkan kepada
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK) untuk persetujuan.


menyediakan Kertas Pertimbangan untuk
syor Pegawai Pengawal untuk tindakan
surcaj sebelum dikemukakan kepada
Perbendaharaan.
mengemukakan keputusan kepada PTJ bagi
mengemukakan keputusan tersebut kepada
Lembaga Tatatertib.
Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu

mendapatkan keputusan Lembaga Tatatertib
dari tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN:
KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
Mula
dan Stor Kementerian
Terima Laporan Akhir (KEW.PA-30) dari PTJ

dan Stor Kementerian/
Pegawai Pengawal
Semak Laporan Akhir (KEW.PA-30) Kembali
ke PTJ
Pegawai Aset
Tidak
Lengkap?
Jawatankuasa Penyiasat Ya
Tentukan Cuai/Tidak
dan Nilai Perolehan
Cuai dan Nilai

Cuai dan Nilai Semasa
Perolehan Asal Satu Aset
Aset Bernilai
Melebihi RM200,000 atau Jumlah
Melebihi RM5,000
Keseluruhan Melebihi RM1,000,000
Sedia Kertas
Pertimbangan untuk
Kelulusan KSU
Tidak
Lulus?
Ya

Adakan Mesyuarat Jawatankuasa

Penilaian Harga Aset Alih dan
Bentangkan ke Mesyuarat JKPAK
untuk Persetujuan
Kemukakan kepada Perbendaharaan
Sediakan
Kertas Pertimbangan
Maklum Keputusan kepada PTJ
Persetujuan
Pegawai?
Tidak
Rayuan daripada Pegawai Ya
Tamat

TATACARA PENERIMAAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab A)

1. Jabatan membuat perolehan barangan dari i. Pesanan Tempatan
pembekal/membuat permohonan barang dari ii. Dokumen Sebutharga
Stor Pusat/Utama. iii. KEW.PS-10
2. Ketua Jabatan melantik Pegawai Penerima Surat Perlantikan oleh Ketua Jabatan
dan Pegawai Pengesah (mana-mana gred
jawatan yang difikirkan sesuai).
3. Pegawai Penerima memeriksa barang serta Dokumen yang Diperlukan (jika berkenaan):
merta dengan disaksikan oleh seorang i. Pesanan Rasmi Kerajaan;
Pegawai Pengesah sebelum disahkan ii. Nota atau Bil Serahan;
penerimaan. iii. Inbois;
iv. Dokumen Kontrak;
Pemeriksaan teknikal oleh pegawai yang v. Kad Jaminan;
bertauliah (jika berkaitan). vi. Nota/Senarai Pembungkusan;
vii. Perakuan Kualiti daripada Pembekal;
viii. ‘Certificate of Origin’ bagi Barang
Import;
ix. Surat Jaminan Pengambilan Balik bagi
Barang Berhad Tempoh
x. KEW.PS-10; dan
xi. Dokumen-dokumen Lain yang Berkaitan
4. Jika pengesahan tidak dapat dilakukan Pesanan Tempatan/Inbois hendaklah
dengan serta merta. Dicatatkan “Diterima dengan Syarat Ianya
Disahkan Kemudian Secara Diperiksa, Dikira,
Diukur, Ditimbang atau Diuji”
5. Penerimaan daripada pembekal:- Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)
a) Pegawai Penerima menyediakan KEW.PS-1. KEW.PS-1
b) Pegawai Pengesah memperakukan
penerimaan barang.
6. Penerimaan daripada Stor Pusat/Utama:- i. Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12)
memastikan barang-barang diterima ii. Salinan Borang Pesanan Dan
disertakan dengan KEW.PS-12 dan salinan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10)
KEW.PS-10.

7. Jika terdapat perselisihan, kerosakan atau Borang Penolakan Barang (KEW.PS-2)

barang tidak mematuhi spesifikasi Pegawai
Penerima sediakan KEW.PS-2 (2 salinan) dan
kembalikan kepada pembekal.
8. Barang yang tidak mematuhi spesifikasi/rosak Borang Laporan Terimaan Barang-Barang
sahaja dikembalikan kepada Pembekal. (KEW.PS-2) Disertakan Bersama
9. Pegawai Stor/Pegawai Penerima memperaku Stor Pusat dan Stor Utama
dan merekod barang-barang yang diterima. i. Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)
KEW.PS-1
ii. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)
iii. Kad Petak (KEW.PS-4)
Stor Unit
i. Kad Petak (KEW.PS-4)

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENERIMAAN STOK
Mula
Jabatan Membuat Perolehan
Ketua Jabatan
Lantik Pegawai Penerima dan Pegawai Pengesah
Pegawai Penerima
Periksa Barang
Pegawai Bertauliah
Lakukan Pemeriksaan Teknikal, jika perlu
Sediakan
KEW.PS-2 dan
Kembalikan
ke Pembekal
Mematuhi Tidak
Spesifikasi?
Pegawai Penerima Ya
Sahkan Penerimaan (KEW.PS-1)
Rekod dan Peraku Barang yang Diterima (KEW.PS-3 dan KEW.PS-4)
Labelkan Barang yang Diterima
Tamat

TATACARA MEREKOD DAN MENYIMPAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab B) dan (Bab C)

1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Stor. Surat Pelantikan
2. Pegawai Stor memastikan barang yang Borang Terimaan Barang-barang (BTB)
diterima oleh Pegawai Penerima betul seperti KEW.PS-1
yang dipesan.
3. Pegawai Stor merekodkan semua stok yang Stor Pusat dan Stor Utama.
diterima. i. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)
ii. Kad Petak (KEW.PS-4)
Stor Unit
i. Kad Petak (KEW.PS-4)
4. Pegawai Stor menempatkan Kad Petak
bersama stok kecuali bagi stok bahan-
bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang
disimpan diruang sejuk beku disimpan di
ruang berasingan.
5. Pegawai Stor menyediakan KEW.PS-5. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5
6. Pegawai Stor menyediakan Carta Lokasi dan i. Carta Lokasi Stok
Letakan Stok. ii. Carta Letakan Stok
7. Pegawai Stor merekodkan Lokasi Stok. KEW.PS-3 dan KEW.PS-4
8. Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu Label MDKD KEW.PS-8
(MDKD). Sekiranya Sistem MDKD tidak dapat
dilaksanakan, sediakan label MDKD KEW.PS-8.

CARTA ALIRAN:
TATACARA MEREKOD DAN MENYIMPAN STOK
Mula
Ketua Jabatan
Lantik Pegawai Stor
Pegawai Stor
Rekod Semua Stok yang Diterima
Penempatan Kad Petak
Sediakan KEW.PS-5
Sediakan Carta Lokasi dan Letakan Stok
Rekodkan Lokasi Stok
Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
Tamat

TATACARA PENGELUARAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab D)

1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Stor dan i. Surat Perlantikan
Pegawai Melulus. ii. KEW.PS-10/KEW.PS-11
2. Pegawai Stor terima borang pesanan/ i. KEW.PS-10
permohonan stok. ii. KEW.PS-11
3. Pegawai Stor mendaftarkan permohanan dan
beri nombor pengeluaran/permohonan.
4. Pegawai Stor menentukan kuantiti keluaran.
5. Pegawai Stor meluluskan kuantiti
pengeluaran.
6. Pegawai Stor merekodkan pengeluaran dan Stor Pusat dan Stor Utama.
menandatangani kad. i. Bahagian B, Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3)
ii. Kad Petak (KEW.PS-4)
Stor Unit
Kad Petak (KEW.PS-4)
7. Pegawai Stor menyediakan KEW.PS-12 Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12)
dan mencatatkan nombor pemesanan dan
pengeluaran di KEW.PS-12.
8. Pegawai Stor mencatatkan maklumat KEW.PS-10
pembungkusan dan penghantaran di
KEW.PS-10.
9. Sertakan KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 bersama i. KEW.PS-10
barang-barang yang dimasukkan dalam peti ii. KEW.PS-12
atau kotak atau seumpamanya.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENGELUARAN STOK
Mula
Ketua Jabatan
Lantik Pegawai Stor dan Pegawai Melulus
Pegawai Stor
Terima Borang Pesanan/Permohonan Stok
Daftarkan Permohonan
Tentukan Kuantiti Keluaran
Pegawai Melulus
Luluskan Kuantiti Pengeluaran
Pegawai Stor
Rekodkan Pengeluaran
Pegawai Stor dan Pegawai Melulus

Tandatangan dan Tarikh
Pegawai Stor
Sediakan KEW.PS-12
Catatkan Maklumat Pembungkusan dan Penghantaran di KEW.PS-10
Sertakan KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 bersama Barang
Tamat

TATACARA PENGIRAAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab E)

1. Pegawai Stor melaksanakan pengiraan stok. Kad Petak KEW.PS-4
2. Pegawai Stor mengemaskini dan membuat
satu garisan merah pada akhir transaksi serta
menandatangani KEW.PS-4.
3. Pegawai Stor mengesahkan pengiraan stok.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PENGIRAAN STOK
Mula
Pegawai Stor
Laksanakan Pengiraan Stok
Kemaskini dan Sahkan KEW.PS-4
Tamat

TATACARA PEMERIKSAAN STOK
PUNCA KUASA:

1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pemeriksa. Surat PELANTIKAN
2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan i. KEW.PS-3
pemeriksaan stok. ii. KEW.PS-14
3. Pegawai Pemeriksa buat satu garisan merah KEW.PS-3
pada akhir transaksi di KEW.PS-3 serta
menandatangani kad.
4. Pegawai Pemeriksa menyediakan laporan Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor
pemeriksaan. KEW.PS-14
5. Ketua Jabatan/Pegawai Stor mengambil
tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan
stok.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PEMERIKSAAN STOK
Mula
Ketua Jabatan
Lantik Pegawai Pemeriksa
Pegawai Pemeriksa
Rekodkan Pemeriksaan di KEW.PS-3
Sediakan Laporan Pemeriksaan
Pegawai Stor
Mengambil Tindakan ke atas Laporan Hasil Pemeriksaan Stok
Tamat

TATACARA VERIFIKASI STOR
PUNCA KUASA:

1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Surat Pelantikan (tempoh 2 tahun)
Kementerian melantik Pemverifikasi Stor.
2. Pemverifikasi Stor melaksanakan verifikasi Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor
stor dan mengesahkan ketepatan rekod-rekod (KEW.PS-14)
dan stok secara seratus peratus (100%).
3. Pemverifikasi Stor menyediakan dan i. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor
kemukakan KEW.PS-14 dan Laporan Tahunan (KEW.PS-14)
Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) ii. Laporan Tahunan Keseluruhan
kepada Ketua Jabatan. Pengurusan Stor (KEW.PS-15)
4 Ketua Jabatan menyemak, mengesah,
mengesyorkan penambahbaikan dan
mengemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-
15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi
mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
5. Ambil tindakan ke atas syor penambahbaikan
setelah mendapat kelulusan Pegawai
Pengawal di KEW.PS-15.
6. Ketua Jabatan melaksanakan pemeriksaan
mengejut dari semasa ke semasa.
7. Pegawai Stor mengambil tindakan pelarasan i. Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
stok setelah meendapat kelulusan Ketua ii. KEW.PS-3 (Bahagian B)
Jabatan dan merekod transaksi pelarasan iii. KEW.PS-4
stok.
8. Unit Pengurusan Aset menyemak, menyedia i. KEW.PS-14
dan menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan ii. KEW.PS-15
Stor untuk perakuan dan tandatangan iii. KEW.PS-16
Pegawai Pengawal.
9. Kemukakan Laporan Tahunan kepada i. KEW.PS-15
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun ii. KEW.PS-16
berikutnya.

CARTA ALIRAN:
TATACARA VERIFIKASI STOR
Mula
KSU/TKSU
Lantik Pemverifikasi Stor
Pemverifikasi Stor
Laksanakan Verifikasi Stor
Sediakan dan kemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15

kepada Urus Setia Unit Pengurusan Aset dan Stor
Ketua Jabatan/Pegawai Stor

Ambil Tindakan ke atas Syor Penambahbaikan
Pegawai Stor
Tindakan Pelarasan Stok Menggunakan KEW.PS-17
Unit Pengurusan Aset dan Stor

Menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan Stor
Kemukakan Laporan Tahunan Pengurusan Stor

ke Perbendaharaan Malaysia
Tamat

TATACARA PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab G)
2. Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa

1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pemeriksa Surat Pelantikan
Pelupusan Stok Bernilai Rendah.
2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah
pemeriksaan. KEW.PS-19
3. Pegawai Pemeriksa mengesyorkan kaedah
pelupusan yang sesuai dan mengemukakan
kepada Kuasa Melulus.
4. Pegawai Stor terima kelulusan dan kemaskini i. KEW.PS-3 (Bahagian B)
rekod. ii. KEW.PS-4 di ruang ‘keluar’
dan di ruang ‘baki’
5. Unit Pengurusan Aset dan Stor Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20
mengemukakan (KEW.PS-20) ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun
berikutnya.

CARTA ALIRAN:
TATACARA PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
Mula
Ketua Jabatan
Lantik Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah
Pegawai Pemeriksa
Syor Kaedah Pelupusan
Kemukakan KEW.PS-20 kepada Kuasa Melulus
Pegawai Stor
Terima Kelulusan dan Kemaskini Rekod

Kemukakan KEW.PS-20 kepada Perbendaharaan Malaysia
Tamat

TATACARA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab H)
2. Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa

1. Pegawai Stor merujuk di ruangan syor oleh i. KEW.PS-14
Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW. ii. Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok
PS-14 dan menyediakan KEW.PS-21. (KEW.PS-21)
2. Ketua Jabatan mengesahkan dan KEW.PS-21
mengemukakan KEW.PS-21 kepada
Kuasa Melulus.
3. Pegawai Stor terima kelulusan dan kemaskini i. KEW.PS-3 (Bahagian B)
rekod. ii. KEW.PS-4 di Ruang ‘keluar’
dan di Ruang ‘baki’
4. Unit Pengurusan Aset mengemukakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira
KEW.PS-22 ke Perbendaharaan sebelum Stok KEW.PS-22
15 Mac pada tahun berikutnya.

CARTA ALIRAN:
TATACARA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH
Mula
Pegawai Stor
Sediakan KEW.PS-21
Kemukakan KEW.PS-21 kepada Kuasa Melulus
Terima Kelulusan dan Kemaskini Rekod

Kemukakan KEW.PS-22 kepada Perbendaharaan Malaysia
Tamat

Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN

Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh

Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan

Sekian, terima kasih.

DATUK FARIDA MOHD ALI

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 1 9/6/13 11:05 AM

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 1 9/6/13 11:05 AM

TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA KONTRAK PUSAT/

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 2 9/6/13 11:05 AM

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 3 9/6/13 11:05 AM

Semak Sama Ada Perkhidmatan/Bekalan Tersenarai

Beli dengan Kontrak Pusat/

Pembelian Terus Sebutharga

>RM50,000 - RM500,000 >RM500,000

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 4 9/6/13 11:05 AM

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Maklumat yang Perlu Disediakan:

Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama

Pakejkan Keseluruhan Perolehan

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 5 9/6/13 11:05 AM

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 6 9/6/13 11:05 AM

Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran

Sediakan Nota Minta

Lengkapkan Maklumat Borang Permohonan Pesanan Kerajaan

Pegawai yang Diberi Kuasa Meluluskan Pesanan Kerajaan

Laksanakan Pembelian Terus

Terima Invois daripada Pembekal dan Dokumentasi yang Berkaitan

Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 7 9/6/13 11:05 AM

PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL

Maklumat yang Perlu Disediakan:

Nilai RM50,000 - RM100,000 Dipelawa di

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 8 9/6/13 11:05 AM

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 9 9/6/13 11:05 AM

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 10 9/6/13 11:05 AM

Pegawai yang Menanggung Kerja Ketua

Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)

Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan

Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara

Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan

Jadual Sebutharga Ditandatangani oleh

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 11 9/6/13 11:05 AM

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Penyebutharga Berjaya Hendaklah

Memastikan Buku Daftar Sebutharga Direkod

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 12 9/6/13 11:05 AM

Sediakan Spesifikasi, Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran.

Pamerkan Notis Sebutharga di Papan Kenyataan

Tutup Tawaran Sebutharga. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

Sediakan Kertas Taklimat Sebutharga untuk Dimuktamadkan

Jawatankuasa Sebutharga yang telah Dilantik Secara Bertulis

Tidak Diperakukan >RM50,000

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 13 9/6/13 11:05 AM

Pamerkan Keputusan Muktamad Jawatankuasa Sebutharga di Papan

Keluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja/Surat Setuju Terima (SST) kepada

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 14 9/6/13 11:05 AM

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

Spesifikasi yang Disediakan Hendaklah

Bagi Perolehan Peralatan ICT, Spesifikasi