MODUL UMUM 4: PILL DAN PELAN 3 KAKI

Pendahuluan

Modul ini bertujuan untuk membantu pengetua dan guru besar (PGB) memahami dan menggunakan
alat kualiti Pelan Intervensi Lima Langkah (PILL) dan Pelan 3 Kaki untuk meningkatkan kualiti
kepimpinan dan pengurusan sekolah dengan berkesan. Modul ini mengandungi langkah-langkah
yang seharusnya digunakan oleh PGB secara tertib. Kejayaan menggunakan modul ini bergantung
kepada sejauh mana PGB merungkai masalah sebenar yang dikenal pasti, diikuti dengan pelan
tindakan (intervensi) yang perlu dilaksanakan mengikut sasarannya

Objektif Modul

Pada akhir modul ini, PGB dapat:

mengaplikasi PILL dengan menggunakan secara tertib dalam mengurus sekolah

menggunakan Pelan 3 Kaki dalam menyediakan Pelan Tindakan Sekolah. .

Kerangka Modul

Gambar rajah di bawah menunjukkan kerangka Modul PILL yang boleh digunakan oleh PGB untuk
meningkatkan kualiti pengurusan di sekolah.

Mengenal pasti
Memahami

Menyenaraikan

Menyediakan

1 sasaran
2 punca masalah
4 Membuat prioriti

cadangan

5 Pelan Tindakan

intervensi
intervensi

▪
Kenal pasti
▪ Punca
▪
Senaraikan
§
Buat prioriti
▪
Buat pelan

masalah
masalah

cadangan-

terhadap

tindakan

pengurusan
yang

cadangan untuk

intervensi

dengan

yang perlu
dihadapi

menangani

yang

terperinci.

diberi
dalam

punca masalah
§
disenaraikan
▪
Nyatakan

keutamaan
pengurusan

yang hendak

Adakah ia

pegawai

▪
Senarai

▪
ditangani

mudah

bertanggungja

disokong
Bincangkan

dilaksana dan

wab dan tarikh

dengan

amalan terbaik

berimpak

pelaksanaan

data/KPI

pengurusan

tinggi?

Gambar Rajah Kerangka Modul Pill

Apa itu PILL?

PILL merupakan suatu alat kualiti yang boleh digunakan untuk meningkatkan kemajuan sesuatu
organisasi. PILL mengandungi langkah -langkah yang disusun secara tertib agar menepati matlamat
yang disasarkan. Langkah -langkah tersebut ialah

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 1

mengenal pasti masalah, memahami masalah, menyenaraikan cadangan intervensi, membuat
prioriti intervensi dan menyediakan pelan tindakan. PILL merupakan kaedah yang sangat popular
dan kerap digunakan oleh pihak Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

Pelaksanaan PILL

Sebagai panduan, PGB perlu mengumpulkan seberapa banyak data dan maklumat terhadap
aspek-aspek pengurusan yang perlu dibaiki dengan mengemukakan soalan-soalan yang
berkaitan. Di bawah dipaparkan contoh penyelesaian masalah dalam pengurusan Hal Ehwal
Murid (HEM).

1 Mengenal pasti masalah

Langkah 1 : Kenal pasti bidang sasaran dengan tepat dalam pengurusan HEM

Apakah aspek-aspek pengurusan HEM yang menghadapi masalah?

Siapakah yang bertanggungjawab terhadap aspek-aspek pengurusan HEM yang bermasalah/isu

yang berkaitan?

Apakah data dan maklumat yang berkaitan dengan masalah tersebut?

Berapa aspek pengurusan HEM yang perlu disasarkan?

Adakah aspek pengurusan HEM yang disasarkan tepat?

Dalam langkah 1, sekolah telah kenal pasti beberapa pengurusan HEM yang berupaya menjadi
isu/ masalah antaranya pengurusan disiplin, pengurusan kantin, pengurusan kesihatan,
pengurusan asrama dan sebagainya. Berdasarkan data dan maklumat yang diperoleh
menunjukkan pengurusan disiplin menjadi masalah utama yang membawa kepada kemerosotan
kecemerlangan murid. Kemudian, anda boleh meneruskan untuk mengambil langkah 2.

Aktiviti 1: Apakah kesannya sekiranya data dan maklumat yang diperoleh tidak tepat dan
lengkap?

2 Memahami punca masalah

Langkah 2 : Kenal pasti punca kepada masalah berkaitan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 2
Kenapa aspek pengurusan disiplin bermasalah?

Mengapa mereka menghadapi masalah seperti itu?

Apakah faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut?

Apakah punca sebenar?

Berdasarkan soalan di atas, anda boleh menggunakan pelbagai alat kualiti seperti Tulang Ikan
Ishikawa, 5W2H, Cause & Effect dan lain -lain (Sila rujuk Modul Umum 3: Alat dan Kaedah
Kualiti untuk maklumat lanjut) . Lihat contoh di bawah:

ALATAN

(machine)

MANUSIA

Pengurusan

(human)
disiplin lemah

(materials)

PERSEKITARAN

KAEDAH
BAHAN
(environment)
(method)

Gambar Rajah Tulang Ikan Ishikawa

Hasil daripada pengesanan menunjukkan masalah utama pengurusan disiplin lemah adalah
disebabkan faktor manusia (guru tidak cekap, guru kurang pengetahuan, guru kurang berinovatif
dan guru kurang rasa tanggungjawab). Kemudian, anda terus ke langkah 3.

Aktiviti 2 : Sekiranya tersilap mengenal pasti punca masalah sebenar, apakah

impaknya?

3 Menyenaraikan
cadangan intervensi

Mengumpulkan seberapa banyak cadangan intervensi melalui sumbang saran.

Apakah yang boleh dilakukan untuk menangani isu/masalah?

Apakah pendekatan lain yang mungkin berkesan?

Adakah intervensi yang lepas memberi impak?

Adakah intervensi yang lepas menjadi lebih berkesan dengan sedikit penambahbaikan?

Adakah intervensi baharu boleh mengatasi masalah yang dihadapi?

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 3

Melalui soalan-soalan di atas, banyak intervensi dikumpulkan antaranya Program Mentor
Mentee, Latihan Dalam Perkhidmatan (Taklimat dan bengkel), Bimbingan Individu, Program
Motivasi, dan Kursus di luar Sekolah. Seterusnya, anda memilih program yang paling utama
dalam langkah 4.

Aktiviti 3 : Sekiranya program intervensi yang lepas masih mempunyai kekuatan dan
disepakati untuk diteruskan, bagaimanakah pelaksanaannya agar program tersebut dapat
mencapai matlamat yang ditetapkan.

4 Membuat prioriti intervensii

Untuk memilih intervensi yang paling utama anda boleh menggunakan kaedah seperti gambar
rajah di bawah.

Letakkan cadangan intervensi dalam kuadrat yang sesuai dalam graf mengikut keutamaan
program berimpak tinggi dan mudah dilaksanakan.

Buat pilihan yang paling utama dan tepat.

Latihan Dalam

Impak

Perkhidmatan

(Taklimat dan

Bengkel )

Bimbingan
Program Motivasi

Individu
Program Mentor

Mentee

Kursus di Luar

Sekolah

Mudah dilaksana

Gambar Rajah Memilih Intervensi Mengikut Keutamaan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 4

Pemilihan telah dibuat iaitu tiga program paling utama untuk dilaksanakan iaitu Latihan Dalam
Perkhidmatan, Program Motivasi dan Program Mentor Mentee. Seterusnya, anda ke langkah 5.

Aktiviti 4: Setelah program berjalan, anda menyedari bahawa anda tersilap memilih
program. Apakah seharusnya anda lakukan.

5 Menyediakan Pelan
Tindakan

Setelah intervensi dipilih, anda perlu menyediakan pelan tindakan bagi memastikan
pelaksanaannya berjalan lancar dan tercapai sasarannya. Jadual berikut menunjukkan contoh
Pelan Tindakan.

Apakah yang perlu dilaksanakan?

Siapakah yang bertanggungjawab melaksanakannya?

Bilakah tarikh bermula dan berakhir?

Siapakah yang memantau pelaksanaannya?

Apakah tindakan seterusnya sekiranya terdapat kelemahan dalam pelaksanaannya?

Jadual Contoh Pelan Tindakan

PROGRAM

TINDAKAN

PEGAWAI
TARIKH
TARIKH
BIL

(APA YANG PERLU

UNIT
BERTANGGUNG

INTERVENSI

MULA
AKHIR

DIBUAT)

JAWAB

1
Latihan Dalam
1.
Mesyuarat
Hal Ehwal Murid
PGB & PK HEM
10 Jan
30 Okt

Perkhidmatan

penyelarasan

2016
2015

program.

2.
Pengagihan tugas.

2
Program
3.
Pelaksanaan
Hal Ehwal Murid
PGB & PK HEM
10 Jan
30 Okt

Motivasi

program.

2015
2015

4.
Pemantauan

Program

Program.

10 Jan
30 Okt

3
Mentor
5.
Tindakan
Hal Ehwal Murid
PGB & PK HEM
2015
2015

Mentee

penambahbaikan.

Aktiviti 5 : Hasil pemantauan pelaksanaan program yang berterusan berjalan dengan baik
tetapi masih tidak mencapai sasarannya. Apakah seharusnya anda lakukan.

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 5

Pelan Tindakan dalam format Pelan 3 Kaki (3 Feet Plan)

Pelan Tindakan yang disediakan juga boleh menggunakan format Pelan 3 Kaki (3 Fleet Plan).
Format ini sangat popular dan kerap digunakan oleh pihak KPM. Oleh itu adalah wajar untuk
mengetahui dan menggunakan format ini. Berdasarkan kaedah perancangan ini, terdapat 3
langkah yang perlu dilalui dan setiap langkah memerlukan satu format borang yang perlu
dilengkapkan. Langkah -langkah tersebut melibatkan:

a. Analisis Jurang

Langkah ini bertujuan untuk mengenalpasti masalah / realiti semasa yang berlaku. Gambarajah
berikut menunjukkan bentuk borang 1 (Analisis Jurang) yang perlu dilengkapkan:

b. Pelan Tindakan

Langkah kedua ini melibatkan perancangan program bagi mengatasi masalah yang telah
dikenalpasti. Gamba rajah berikut menunjukkan borang 2 (Pelan Tindakan) yang perlu
dilengkapkan

J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 6

Pelan Operasi

Langkah ketiga ini melibatkan perincian tindakan/ langkah-langkah bagi melaksanakan program/
intervensi yang dirancang untuk mengatasi masalah yang telah dikenalpasti. Gamba rajah
berikut menunjukkan borang 3 (Pelan Operasi) yang perlu dilengkapkan
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 7
Rumusan

Kejayaan menggunakan PILL bergantung kepada sejauh mana PGB mematuhi disiplin-disiplin
yang terkandung di dalamnya. Untuk tujuan tersebut, PGB seharusnya memperjelas dengan
mendalam kepada semua barisan pengurusan sekolah, guru -guru dan warga sekolah yang lain
agar sama-sama dapat memikul tanggungjawab bagi mencapai hasrat yang telah ditetapkan.
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 8