Giao tiếp hiệu quả

Mục đích của tài liệu.

Theo quan sát ở 21CY Dự
HMIData
án của chúng ta, đôi lúc xuất hiện việc giao
tiếp chưa hiệu quả.
Về giao tiếp hiệu quả thì có rất nhiều khía cạnh tuy nhiên tác giả tài liệu
này chỉ rút ra vài điểm cảm thấy mọi người có thể cải thiện được ngay
để tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong dự án.
Tài liệu trình bày theo ý tưởng chưa được sắp xếp của tác giả.
Có vài ví dụ mà tác giả cảm thấy chưa được tốt cần cải thiện chứ không
có ý bêu xấu cá nhân ^^
Mong mọi người lượng thứ.
Thông tin giao tiếp bao gồm
Bất cứ khi nào cung cấp thông tin thì cũng NÊN nghĩ đến việc có đủ “3W1H” (đầy đủ là
5W1H nhưng tôi cần bạn nhớ 3W1H là đủ)
1. What?
- Là vấn đề gì?
- Là bug gì? DO
→ Nêu tổng quan về vấn đề cần trình bày.
2. Why?
- Tại sao lại có vấn đề/bug trên.
→ Nêu nguyên nhân phát sinh vấn đề/bug, không phải hiện tượng
3. How?
Để biết rằng mình đã cân nhắc về vấn đề này kỹ rồi.
→Nêu lên giải pháp để giải quyết vấn đề/bug
Đặc biệt là cần phải cân nhắc xem vấn đề trên có bao nhiêu trường hợp
tương tự và hướng giải quyết cho các trường hợp đó.
4. When:
Khi nào cần/có thể giải quyết vấn đề trên.
Phân tầng giao tiếp
DON’T DO

3W1H
3W1H

3W1H 3W1H

• Thông tin bị đứt gãy.
• Không thể triển khai ngang được trong team.
• Thông tin được truyền tải liền mạch qua các cấp.
• Giúp cho việc triển khai được liền mạch từ SWAT
↔ Leaders ↔ Members.
• Giúp cho việc triển khai ngang được thông suốt
trong teams.
Theo cục thống kê thì có 2 dạng câu hỏi mà 96.69% a/e chúng ta hay bị trả
lời không đúng trọng tâm.

1. Yes/No question: 1. Yes/No question:

Câu hỏi: Câu hỏi:
Do you….? Do you….?
Bạn có …. không? Bạn có …. không?
Trả lời Trả lời:
bla..bla..bla DON’T Yes/No/I don’t know. DO
2. Why question: 2. Why question:
Câu hỏi: Câu hỏi:
Why…? Why…?
Tại sao…? Tại sao…?
Trả lời: Trả lời:
Hiện tượng nhìn/nghe thấy Nguyên nhân của hiện
được tượng nhìn/nghe thấy được.
Báo cáo.
DO
DON’T ❖ Hãy nói rõ tình trạng công việc:
Done/In-progress/Delay?
Trường hợp “Delay” cần nói rõ delay bao nhiêu ngày, nguyên
nhân gây ra việc chậm chễ và biện pháp giải quyết.
Contact info
❖ Hãy thông báo kết quả công việc:
Làm được gì, chưa làm được gì, Kết quả ra sao?
PATH
→ Để người đọc report có thể hình dung được kết quả SƠ BỘ
ngay tức khắc chứ không cần phải mở tài liệu để đọc.
Tác giả
Ví du:
Dear anh,
PATH
Hiện tại em đã check XONG diff source code của team Connect.
OK, FINE Tất cả đều OK như expect.
Hoặc có diff nghi ngờ ở file abc.cpp

Kết quả chi tiết ở link: …..

GREAT
 Trình bày thông tin mail/message

DON’T DO

Nội dung của vấn đề

Chi tiết của vấn đề

Xem xét mong muốn

• Nhiều chữ quá, lúc bận là không bao giờ đọc kỹ.
• Nên xuống dòng nếu có thể, để nội dung vừa tầm mắt.
• Người đọc dễ bị đọc thiếu ý của người viết.
Tối đa 1 dòng 40~50 ký tự, nội dung ngắn gọn → Muốn đọc.
• Vấn đề phức tạp thì không nên viết mail, hãy viết
• Nên trình bày theo bố cục/phân đoạn → Dễ hiểu.
vào tài liệu.