Az ügyvitel fogalma

1. Tágabb értelemben
Az ügyvitel a vállalkozások életében a különféle tevékenységek szervezési
előírásokkal való szervezése, irányítása, ellenőrzése.
Az ügyvitel alatt az ügyek folyamatos, szabályozott intézését értjük, amelynek
keretében meghatározzuk az ügyek elintézéséhez szükséges érdemi tennivalók
sorrendjét.
Az ügyvitel ennek megfelelően magában foglalja az ügyet megindító irat (pl.
megrendelés) átvételétől kezdve az ügyiratoknak az irattárba helyezéséig, illetve
kiselejtezéséig terjedő tevékenységeket.

2. Szűkebb értelemben
Az ügyvitel minden nyilvántartással, számolással, azaz írásbeliséggel járó
munkát magában foglal.
(Napjainkban az ügyvitelnek inkább ezt az értelmezését használjuk.)

Az ügyvitel általános feladatai

Minden vállalkozásnál célként meghatározható a bürokráciamentes,
gazdaságosan működő, gyors, gépesített, a vezetés információ rendszerét és
döntéseit elősegítő ügyvitel kialakítása.
1. Üzleti levelezés
Üzleti leveleknek azokat az írásműveket tekintjük, amelynek nem csupán két
ember személyes viszonya alapján íródtak, hanem valamilyen üzleti kapcsolat
révén.
2. Bizonylatolás
A turizmus és a vendéglátás lebonyolításával foglalkozó vállalkozások fontos
ügyviteli feladata a bizonylatok elkészítése, a bizonylatolás, amely a
bizonylatok szabályos kiállítását jelenti.
A bizonylat valamely tényt, körülményt bizonyító, igazoló hivatalos irat.
3. Forgatókönyv készítése
A forgatókönyv egy feladat végrehajtásának menetét leíró tervezet.
Jellemzői –
- segítséget nyújt az ismétlődő vagy hasonló feladatok megoldásában,
- visszatérő feladatoknál egy előzőleg elkészített forgatókönyv (amelyet a
végrehajtás során már ellenőriztek és szükség szerint ki is javítottak) alapjául
szolgálhat a következő elkészítéséhez.
4. Leltározás
A leltár a vállalkozás vagyonáról készített olyan tételes kimutatás, amely egy
meghatározott időpontra vonatkozóan részletesen, mennyiségben és értékben
mutatja a gazdálkodó szervezet vagyonát, eszközeinek és forrásainak a
valóságban is meglévő állományát.
5. Ellenőrzés
Az ellenőrzés fő feladata a kiadott rendelkezések helyességének és
végrehajtásának figyelemmel kísérése, a végrehajtásban jelentkező hibák
felfedése és a mulasztásért felelősök személyének megállapítása.
6. Elszámolás, elszámoltatás
Az ellenőrzés egyik fontos területe a valamilyen ügyletről készített számadás,
az elszámolás és az elszámoltatás.
Elszámolás és elszámoltatás
Az elszámolás, elszámoltatás az ügyletről készített számadás.
Az elszámolás és elszámoltatás között a lényeges különbség az ellenőrzést
megkezdő személyében van. Az elszámolásnál a számadást az ügyletben
résztvevő végzi, míg az elszámoltatásnál ez a személy ügyleten kívüli vagy a
munkamegosztásban fölérendeltségi viszonyban álló.

Az elszámoltatás lényege
Az értékre vonatkozó elszámoltatás lényege, hogy az értéknek egy feltételezett
állapotát hasonlítjuk össze egy tényleges, valóságos állapottal.
Az elszámoltatás alapelvei –
a) általában értékben történik,
b) meghatározott időszakra vagy konkrét ügyletre vonatkozik,
c) a nyitóértékből kell kiindulni,
d) figyelembe kell venni az időszak vagy az ügylet alatt bekövetkezett
értékváltozásokat,
e) meg kell állapítani a tényleges záróértéket.

Az üzleti gyakorlatban az elszámoltatáshoz az ún. áruforgalmi mérlegsort

használjuk és a feltételezett állapotot a számvitel segítségével, különböző
nyilvántartásokból határozzuk meg (könyv szerinti állapot) –
nyitókészlet + készletnövekedés = készletcsökkenés + zárókészlet

Az elszámoltatás formái
Az elszámoltatáshoz a mérlegsornak azt a tulajdonságát használjuk ki, mely
szerint bármelyik három adat ismeretében a negyedik adat egyenletrendezéssel
kiszámítható.
készletcsökkenés = nyitókészlet + készletnövekedés - zárókészlet
zárókészlet = nyitókészlet + készletnövekedés – készletcsökkenés

Ennek megfelelően az elszámoltatás alapformái –

1. A készletcsökkenés egybevetése
Az elszámoltatás e módszerénél a könyv szerinti készletcsökkenést vetjük
egybe a tényleges készletcsökkenéssel. Az elszámoltatásnak ezt a módszerét
alkalmazzuk azoknál a tevékenységeknél, ahol a tevékenység során valamilyen
készletet használunk fel (pl. termelés, értékesítés).

2. A zárókészlet egybevetése
Az elszámoltatás e módszerénél a könyv szerinti zárókészletet vetjük egybe a
tényleges zárókészlettel. Az elszámoltatásnak ezt a módszerét alkalmazzuk a
raktáraknál, illetve meghatározott készletcsoportoknál (pl. munkaruhánál, a
dolgozók részére kiadott egyéb eszközöknél).
Az iratkezelési szabályzat
A közfeladatot ellátó intézmények és egyéb hivatalok életében jelentős szerepet
töltenek be az iratok. Segítségükkel közvetítenek információt, kommunikálnak
az ügyfelekkel, ügyeket bonyolítanak le. Az iratok kezelését az ügyintézők,
illetve az iratkezelők végzik. Az iratkezelők nap mint nap iratokkal,
dokumentumokkal foglalkoznak. Iratkezelési tevékenységeik közé tartozik a
postán érkező iratok fogadása, iktatása, küldemények továbbítása, stb.
Összefoglalva: az iratkezelő látja el az összes olyan tevékenységet, amelytől
függ egy jól lebonyolított ügyintézés. Tőle függ, hogy mennyire áttekinthető
egy ügynek a menete. Az iratkezelő munkáját segíthetik a különböző
szabályzatok, amiket az irodai, titkári, ügyviteli munka során alkalmazunk,
illetve betartásuk fontos és kötelező.
Három alapvető szabályzat játszik fontos szerepet az irodában:
 Szervezeti és Működési Szabályzat
 Iratkezelési szabályzat, melynek mellékletét képezi az Irattári terv
 Titkos Ügyirat-kezelési Szabályzat
Az Iratkezelési szabályzat az iratok kezelésének részletesebb szabályait foglalja
magába. Minden intézmény köteles ilyen szabályzatot alkotni.
Vannak olyan intézmények, amelyek részére egységes iratkezelési szabályzatot
ad ki a kormány. Ilyenek a minisztériumok és az országos hatáskörű
szervezetek.
A közigazgatási szerveknek a minisztériumok készítik el az iratkezelési
szabályzatot.
Egyéb gazdasági szervezeteknél a felügyelő minisztériumok vagy az Országos
Levéltár által jóváhagyott iratkezelési szabályzatot szükséges elkészíteni.
Az iratkezelési szabályzat előírásait kell alkalmazni a gazdasági szervezeteknél
a teljes ügyvitelben megvalósuló minden iratkezelési tevékenységre.
Az SZMSZ
A hivatali szervezetek életében az iratok kezelésére vonatkozóan többféle
szabályzat is készül. Bármilyen szervezetről is van szó, elsőként azt a
szabályzatot kell elkészíteni, ami a működéshez szükséges alapvető előírásokat,
információkat tartalmazza. Ez a szabályzat a Szervezeti és Működési
Szabályzat. Vannak olyan intézmények, ahol törvényi előírás a szabályzat
elkészítése, majd annak elfogadtatása.
A Szervezeti és Működési Szabályzatot (SZMSZ) a munkavállalók és a
munkaadók együtt dolgozzák ki és fogadják el. Az elfogadást követően a
szabályzatban megfogalmazott irányelvek betartása minden részvevő számára
kötelező érvényű.
A szabályzat tartalmazza:
 a szabályzatot létrehozó társaság, egység, szervezet adatait,
 a társaság, egység, szervezet szervezeti felépítését,
 a feladat- és hatásköröket,
 a belső ellenőrzési rend kialakításának irányelveit,
 a minőségbiztosítási rendszerre vonatkozó szempontokat,
  a működés főbb szabályait,
 az ügyintézők feladatairól szóló leírásokat,
 iránymutatást az iratkezelési szabályzat kidolgozására vonatkozóan,
melyet elfogadtat és bevezet majd felügyel.
Iratkezelési szabályzat
Az iratkezelési tevékenység pontos és rugalmas ellátásához szabályzatokat
dolgoznak ki minden hivatali szervezetben. Alapvetően három szabályzat
határozza meg az iratkezelési tevékenységet. A szervezetek elsőként a
Szervezeti és Működési Szabályzatot dolgozzák ki, melyben meghatározzák a
szervezet működésére vonatkozó legfontosabb irányelveket, iránymutatást
adnak a feladat- és hatáskörökre vonatkozóan, felvázolják a szervezeti
felépítését. Ebben a szabályzatban fogalmazódnak meg azok az iránymutatások
is, amelyek az Iratkezelési Szabályzatban foglaltakra vonatkoznak majd. Ezeket
figyelembe véve kell kidolgozni azt a szabályzatot, ami az irodai tevékenység,
az iratkezelés szempontjából a legfontosabb.
Az Iratkezelési Szabályzatot minden hivatal a sajátosságainak, a helyi
körülményeinek, lehetőségeinek megfelelően dolgozza ki. Összeállításakor
figyelembe vehetik a szervezeten belül alkalmazott munkamegosztás módját, a
szervezet nagyságát, a horizontális és vertikális tagoltságát.
Mit tartalmaz a szabályzat?
 iratkezelés szervezete,
 iratkezelés felügyelete,
 beérkező iratok kezelése,
 iratnyilvántartás, iktatás,
 ügyintézéssel összefüggő feladatok
 kimenő levelek kezelése,
 irattározás,
 selejtezés.
Titkos ügyiratkezelési szabályzat
A hivatali szervek iratkezelési tevékenységeik során sokfajta iratot kezelnek.
Vannak olyanok is, amelyek speciális tartalmúak, amelyekre szigorúbb
szabályok érvényesek. Ilyen iratok pl. a szigorú számadású és a minősített
iratok. Ezeknek az iratoknak a kezelését törvények szabályozzák és határozzák
meg. Ezeket a szabályokat foglalja magába a Titkos ügyirat-kezelési szabályzat.
A szigorú számadási kötelezettség azt jeleni, hogy a nyilvántartásból
egyértelműen megállapíthatónak kell lennie az irat felhasználójának és az
összes felhasznált példány sorsának. Ilyenek pl. számla, közokirat,
bizonyítvány.
A különleges iratok körébe tartoznak a minősített iratok is, amelyek az
államtitkot, ill. a szolgálati titkot tartalmazó dokumentumok.
A speciális jelzéssel ellátott iratok átvételét a kézbesítőkönyvben is aláírással
kell igazolni. A minősített iratok az alábbi minősítési jelzőt tartalmazhatják:
„Szigorúan titkos!” „Saját kezű felbontásra!”, stb.

Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített,

folyamatos sorszámú
oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szerv
rendeltetésszerű működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és
megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál.
Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a
megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével –, amely
valamely szerv működésével,
illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagok, alakban,
bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Nem
tekinthető iratnak a szép- és tudományos irodalom, valamint a publicisztika. Az
irat fogalomkörébe tartozik a gépi adatfeldolgozással nyert adat
is.
Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel
való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását,
selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, selejtezését, illetve levéltárba
adását együttesen magába foglaló tevékenység.
Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a
működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és
nála maradó iratok irattári rendezését,
kezelését és őrzését végzi.
Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és
biztonságos őrzésére
alkalmas helyiség.
Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és
rendeltetésszerűen az
irattárba tartozó iratok összessége.
Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely
azonos tárgykörbe
(irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek
irataiból áll.
Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám.
Irattári jel: azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti
jellemzőit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja,
levéltári átvétel évének kódja stb.).
Irattári anyag: a szervezetnél keletkezett vagy hozzá érkezett minden irat,
melyre elintézésük után
is szükség lehet és így (meghatározott ideig) megőrzendő.
Levéltári anyag: történeti értékű, gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi,
politikai stb. szempontból jelentőséggel bíró iratok, melyeket keletkezési
idejüktől és őrzési helyüktől függetlenül
meg kell őrizni, és védelemben kell részesíteni. (A legfontosabbak őrzési és
megtekinthetőségi helye az Országos Levéltár, de számos egyéb, szakmailag
vagy területileg illetékes levéltár is működik.)
Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely
hasonmás (szöveg- és
formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott)
iratmásolat lehet.
Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles
példánya, amelyet az
első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.