TT NỘI DUNG THỜI GIAN

Chuẩn bị

Trao đổi về chương trình và

1 20/1/2022
hợp đồng hợp tác

9:00
2 Tiến hành kí kết hợp đồng
(21/1/2022)

3 Chuẩn bị danh sách khách mời 22/1/2022

4 Khảo sát địa điểm tổ chức 25/1/2022

5 Diễn tập văn nghệ 26/1/2022

6 Tiến hành trang trí 15-16/2/2022

 14:00 - 17:00
7 Tổng duyệt chương trình
(17/2/2022)

Trong sự kiện

7:00 - 7:50
1 Lễ tâm linh
(18/2/2022)

8:00 - 8:30
2 Đón khách
(18/2/2022)

8:30 - 8:40
3 Ổn định vị trí
(18/2/2022)

8:40 - 8:50
4 Văn nghệ khai mạc
(18/2/2022)
 8:50 - 9:20
5 Khai mạc
(18/2/2022)

9:20 - 9:30
6 Cắt băng khánh thành
(18/2/2022)

9:30 - 9:40
7 Văn nghệ
(18/2/2022)

9:45 - 9:50
8 Ký hợp đồng
(18/2/2022)
 9:50 - 10:00
9 Chơi trò chơi
(18/2/2022)

10:00 - 10:10
10 Bế mạc
(18/2/2022)

Sau sự kiện

Thu dọn sau khi kết thúc sự 11:00

1
kiện (18/2/2022)

Họp đánh giá hiệu quả lễ khai 15:00

2
trương (18/2/2022)

Chiều tối
3 Quyết toán hợp đồng
(18/2/2022)
 ĐỊA ĐIỂM

Email

Văn phòng công ty TNHH

vận chuyển Khoái Mã

Văn phòng công ty TNHH

Hoàng Kim

99 Hồ Ba Mẫu

Tại công ty TNHH vận

chuyển Khoái Mã

99 Hồ Ba Mẫu
99 Hồ Ba Mẫu

99 Hồ Ba Mẫu

Trước cửa phòng tổ chức sự

kiện

Sân khấu

Sân khấu
Sân khấu

Sân khấu

Sân khấu

Sân khấu
Sân khấu

Sân khấu

Toàn bộ khu vực lễ và tiệc

Tại văn phòng Khoái Mã

Tại văn phòng Khoái Mã

 MÔ TẢ CHI TIẾT

Trao đổi, thống nhất với ông Khoa về concept của buổi lễ,
khách mời, các tiết mục văn nghệ, các ý tưởng về lễ khai
trương và trang trí phòng, thiệp,...

Đưa ra bản hợp đồng với những điều khoản trao đổi từ
20/1/2022

Trao đổi với ông Khoa về khách mời do bên ông Khoa cung
cấp và đề xuất các khách bên mời mà bên GLC mời thêm

Đánh giá địa điểm tổ chức, xin sơ đồ phòng tổ chức sự kiện,

khảo sát xung quanh khu Hồ Ba Mẫu (tình hình giao thông,
bãi đỗ xe,...)

Thành viên của công ty TNHH Hoàng Kim sẽ hướng dẫn các
thành viên của quý công ty những động tác của bài mua và
nhảy
- Tiến hành trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng, bàn
ghế,...
- Bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện sẽ treo banner và
poster, tại khu vực cổng vào sự kiện sẽ có photobooth cho
khách mời check in đồng thời trưng bày những lẵng hoa của
khách mời
Tổng duyệt từ đầu cho đến cuối như một buổi khai trương
chính thức, theo đúng quy trình theo đúng kế hoạch

- Chuẩn bị đồ cúng khai trương, tiến hành theo nghi lễ cúng

được điều hành bởi thầy cúng
- Ông Khoa và toàn bộ nhân viên sẽ tiến hành sau đó thụ lộc
và đón khách

- Ông Khoa cùng một số nhân viên đón khách mời tại cổng
chào được đặt tại cửa phòng tổ chức sự kiện
- Với tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp, tại cổng chào
sẽ có 1 nhân viên đo thân nhiệt, xịt khuẩn giúp khách mời,
sau đó nhân viên của ông Khoa sẽ dẫn khách mời vào vị trí
trong hội trường (có thể checkin tại photobooth)

- MC và các nhân viên sẽ ổn định chỗ ngồi cho khách

- Gửi lời chào đến khách mời, tuyên bố lý do và bắt đầu buổi
lễ

MC giới thiệu tiết mục văn nghệ mở đầu cho buổi khai
trương, sau đó những vũ công sẽ ra chuẩn bị và bắt đầu biểu
diễn
- MC giới thiệu sự hiện diện của các khách mời đặc biệt
- Mời đại diện công ty TNHH Khoái Mã lên sân khấu phát
biểu cũng như giới thiệu đôi lời về sự kiện, thực trạng, tầm
nhìn và sứ mệnh của công ty cũng như những định hướng
phát triển trong tương lai
- MC mời những vị khách mời đặc biệt quan trọng lên phát
biểu lời chúc mừng khai trương nói chung và công ty TNHH
Khoái Mã nói riêng

MC giới thiệu ông Khoa và bốn vị khách mời đặc biệt lên
cắt băng khánh thành chụp ảnh và nâng ly rượu champagne
chúc mừng

MC giới thiệu tiết mục văn nghệ mở đầu cho buổi khai
trương, sau đó những vũ công sẽ ra chuẩn bị và bắt đầu biểu
diễn

Ông Khoa đại diện công ty ký hợp đồng với đối tác trước sự
chứng kiến của khách mời
- MC hỏi 5 câu hỏi về công ty và nghề vận chuyển
- Người chơi trả lời đúng sẽ được tặng quà

- Ông Khoa phát biểu suy nghĩ và nói lời cảm ơn với các
khách mời đã tham dự buổi lễ khai trương
- Tặng quà kỉ niệm cho khách mời

Sau khi buổi lễ kết thúc, khách ra về hết, bộ phận hậu cần
tiến hành dọn dẹp

Đánh giá tổng quát dịch vụ tổ chức sự kiện của buổi lễ, đưa
ra những thiếu sót cũng như tích cực cho công ty TNHH
Hoàng Kim

Bàn giao một số ảnh, video clip, thanh toán và quyết toán
hợp đồng, khuyến mại
 TRANG THIẾT BỊ NGƯỜI THỰC HIỆN PHÍA NHÀ ĐẦU TƯ

Máy tính xách tay Marketing của GLC Ông Khoa

Bộ phận marketing của

Hợp đồng Ông Khoa
GLC và ông Khoa

Điện thoại, máy tính, mạng

1 nhân viên GLC Ông Khoa
internet

Nhân viên công ty

Ông Khoa
TNHH Hoàng Kim

1 nhân viên GLC và đội

Loa đài, đạo cụ ngũ nhân viên của quý Ông Khoa
công ty

Hệ thống âm thanh, thiết bị Bộ phận hậu cần của

Ông Khoa
điện tử, ánh sáng, phông bạt GLC
 Công ty TNHH Khoái
Hệ thống loa đài, âm thanh,
Mã và công ty TNHH Ông Khoa
ánh sáng
Hoàng Kim

Bàn thờ, gà luộc, xôi, hoa

quả, tiền vàng, lì xì, hương, Ông Khoa, thầy cúng Ông Khoa
hoa, bánh keo,...

Ông Khoa, 2 hậu cần, 2

Số thứ tự ghế cho khách,
nhân viên, 1 quay phim, Ông Khoa
bàn, ghế,...
1 chụp ảnh.

Sân khấu, micro, loa đài MC, hậu cần Ông Khoa

MC, hậu cần, vũ đoàn,

Âm thanh, micro, ánh sáng Ông Khoa
quay phim, chụp ảnh,..
 MC, hậu cần, khách
Âm thanh, micro, ánh sáng mời, quay phim, chụp Ông Khoa
ảnh

Ruy băng đỏ, kéo, pháo MC, ông Khoa, hậu

(điện + giấy), rượu cần, khách mời, quay Ông Khoa
champagne phim, chụp ảnh, 6 lễ tân

MC, hậu cần, vũ đoàn,

Âm thanh, micro, ánh sáng Ông Khoa
quay phim, chụp ảnh

Bàn trải khăn đỏ, ghế, hợp MC, đối tác, lễ tân, hậu
đồng, bút, con dấu của công cần, quay phim, chụp Ông Khoa
ty ảnh
Quà cho người chơi trả lời
MC, người chơi, lễ tân Ông Khoa
đúng (voucher giảm giá)

Âm thanh, micro, móc chìa Lễ tân, quay phim, chụp

Ông Khoa
khóa kỉ niệm ảnh

Rác, túi đựng đồ Bộ phận hậu cần GLC Ông Khoa

Ông Khoa và đại diện

Ông Khoa
công ty GLC

Ông Khoa và dại diện

Hợp đồng, bút, con dấu Ông Khoa
công ty GLC
 Ý TƯỞNG

- Chủ đề sự kiện: "KHOÁI MÃ - vận chuyển an toàn, tiết

kiệm thời gian"
- Gợi ý cho ông Khoa một số mẫu concept mà công ty lựa
chọn
- Mời thêm các KOLs có tầm ảnh hưởng trên MXH và các
đối tác liên quan đến dịch vụ giao hàng
- Ngoài ra, mời thêm một số trang báo uy tín ví dụ như
trang báo Vietnam.net, VTC News, Vnexpress,...
- Bàn bạc về các điều khoản cần có trong hợp đồng

Hai bên ký kết bản hợp đồng đã thỏa thuận

- Sử dụng điện thoại, internet để tiết kiệm công sức

- Mời được nhiều người có trong các lĩnh vực giao hàng
hay bán hàng online

- Địa điểm tổ chức sự kiện có bãi đỗ xe rộng, giao thông

có hay bị tắc nghẽn không, kiểm tra chiều ngang, chiều
rộng của phòng tổ chức, xem xét cách bố trí sân khấu,
khán đài với vị trí khách mời
- Ngoài ra còn phải bảo đảm an toàn cho khách mời cũng
như toàn thể nhân viên nhu là có hệ thống báo cháy, công
cụ phòng cháy chữa cháy, có lối thoát hiểm khi gặp sự
cố,...

Bài múa "Nối vòng tay lớn", bài nhảy "Ngàn ước mơ Việt
Nam"

- Concept: Tone màu chủ đạo là xanh dương nhạt mix

xanh dương đậm
- Biểu tượng là hình chú ngựa đang chạy trên tia sét, sắp
xếp những lẵng hoa thành hai hàng tại khu vực cổng chào
sự kiện nhằm tạo điểm nhấn và trang trí bàn ghế
Diễn tập theo kịch bản chương trình đã đưa ra

Nghi thức cầu may giống như tín ngưỡng truyền thống

- Ông Khoa mặc bộ vest màu nhã nhặn, lịch sự

- 2 nhân viên mặc đồng phục của công ty TNHH Khoái
Mã kết hợp chân váy màu đen, cao gót đen đứng ở cửa
đón tiếp khách
- 2 lễ tân mặc áo dài ngồi tại bàn thu thiệp mời

Có 3 nhân viên đứng tại khu vực bàn ghế để hướng dẫn
khách mời vào đúng vị trí của mình

- Hát múa tập thể "Nối vòng tay lớn" do nhân viên công ty
TNHH Khoái Mã đảm nhận
Khi MC giới thiệu các khách mời cũng như là lời chúc
mừng từ khách mời thì bộ phận âm thanh, ánh sáng có
nhiệm vụ tạo hiệu ứng âm thanh vỗ tay vang lên, hệ thống
đèn led chiếu sáng các vị khách mời

- Lễ tân mặc áo dài đỏ bưng khay đựng dụng cụ cắt băng

lên sân khấu
- Nhạc nổi lên, MC giới thiệu, đếm ngược để ông Khoa và
khách mời đồng loạt cắt băng trong tiếng vỗ tay của khách
mời
- Pháo điện trên sân khấu phụt lên + hậu cần đứng hai bên
sân khấu bắn pháo giấy
- Sau đó lễ tân sẽ rót ly rượu cho các khách mời thưởng
thức để chúc mừng lễ khai trương

Bài nhảy "Ngàn ước mơ Việt Nam" do nhân viên của

công ty vận chuyển Khoái Mã

- Hậu cần kê bàn ghế

- Nhạc nổi lên, lễ tân dẫn ông Khoa và đối tác lên ký hợp
đồng
- Sau khi ký hợp đồng, pháo điện phụt lên, lễ tân mang
hoa cho đối tác tặng ông Khoa
- Chụp ảnh kỷ niệm
Sẽ có những mã giảm giá áp dụng lần đầu 20-50% khi sử
dụng dịch vụ bên công ty vận chuyển Khoái Mã

Tặng móc khóa hình chú ngựa cho toàn bộ khách mời đến
tham dự sự kiện của công ty Khoái Mã
 MỤC TIÊU

- Truyền tải hết thông điệp mà bên

chủ đầu tư mong muốn
- Đảm bảo chương trình đều được
lên kế hoạch chi tiết nhất, phân bố
thời gian hợp lý từ khâu chuẩn bị
đến khi chạy sự kiện
- Có những kế hoạch dự trù phòng
những vấn đề đột xuất xảy ra

Kí kết hợp đồng thành công, vừa tạo

lợi nhuận cho công ty TNHH Khoái
Mã, vừa tạo lợi nhuận cho công ty
TNHH Hoàng Kim

Đảm bảo số khách mời tham dự đạt

mức tối đa: 150 ghế bao gồm 60 ghế
khách mời của ông Khoa và 90-100
ghế khách mời của công ty GLC

Phù hợp với mục đích chương trình,

quy mô của sự kiện

Tiết kiệm tối đa chi phí phát sinh,

tăng sự đoàn kết của nhân viên công
ty vận chuyển Khoái Mã

Thể hiện tinh thần năng động, trẻ

trung, mạnh mẽ của quý công ty
- Đảm bảo hoạt động, công tác khi
diễn ra sự kiện, đồng thời đảm bảo
đúng quy trình của sự kiện
- Đảm bảo hoạt động, công tác
truyền thông khi sự kiện diễn ra và
công tác khi diễn ra sự kiện, xác
nhận kết quả trong và sau sự kiện
- Việc tổ chức sự kiện được thực
hiện đúng quy định về quảng cáo,
truyền thông của pháp luật

Phần khởi đầu của buổi khai trương

thể hiện được sự trang trọng của
buổi lễ, đồng thời thể hiện niềm tin
mong muốn thành công và may mắn
của chủ
đầu tư và đạt được nghi thức tâm
linh theo nguyện vọng của chủ đầu
tư

- Cho thấy được chu đáo, ân cần,

hiếu khách của công ty TNHH
Khoái Mã
- Kiểm soát được số lượng khách
mời tham dự, đảm bảo an toàn mùa
dịch

Ổn định vị trí của khách mời giúp

chương trình diễn ra một cách nhanh
chóng
Làm cho không khí của buổi khai
trương trở nên sôi động, giúp khách
mời cảm thấy ấn tượng ngay từ buổi
đầu lễ khai trương
- Giúp khách mời có 1 cái nhìn tổng
quát về doanh nghiệp hiện tại và
tương lai, giới thiệu về những khả
năng mà công ty có
- Quảng bá hình ảnh của công ty đến
với mọi người, đặc biệt là những
khách hàng có nhu cầu cao (trang
mạng bán hàng online; doanh
nghiệp công ty hay có hoạt động bán
hàng qua mạng,…); đối tác làm
việc,..

Sự kiện khai trương thành công rực

rỡ

Làm cho không khí của buổi khai

trương trở nên sôi động, giúp khách
mời cảm thấy ấn tượng ngay từ buổi
đầu lễ khai trương

- Sau buổi khai trương, công ty có

thể ký kết hợp tác với các đối tác
mới, các công ty vận chuyển khác ở
khu vực xung quanh và tại Việt Nam
- Mở rộng mối quan hệ với các cộng
tác viên, các nhà cung ứng dịch vụ
khác. Giúp công ty có thể có thêm
những mối quan hệ hợp tác mới và
thắt chặt quan hệ với khách hàng và
đối tác thân thiết
- Khuấy động bầu không khí
- Hỗ trợ công ty xây dựng hình ảnh
tốt để thuận lợi trong việc khai thác
thị trường mục tiêu một cách hiệu
quả nhất

- Thành công tuyên bố về việc thành

lập công ty đến với mọi người
- Cảm ơn khách mời đã tham dự
buổi lễ khai trương và kết thúc buổi
lễ thành công
- Tạo sự tin tưởng của nhân viên đối
với ngành vận chuyển nói chung và
công ty vận chuyển Khoái Mã nói
riêng
- Khiến cho nhân viên cảm thấy
công việc của họ là một công việc
vinh quang, từ đó sẽ có tinh thần
trách nhiệm và sự nhiệt huyết trong
công việc hơn

Dọn dẹp sạch sẽ đảm bảo an toàn vệ

sinh, từ đó thể hiện được sự chu đáo
và chuyên nghiệp của công ty

Nhằm rút kinh nghiệm và đưa ra

phương án cho các sự kiện tiếp theo
tốt hơn của công ty TNHH Hoàng
Kim

Thể hiện sự rõ ràng trong tài chính,

chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện